Sakshandsamar, innvalstelefon Vibeke Herskedal, 55 57 26 01 Vår dato 6.5.2013 Dykkar dato Vår referanse 2013/204 Dykkar referanse Rapport frå tilsyn med Kasa Ungdomssenter 2013 Adressa til verksemda: Fjøsangerveien 51, 5053 Bergen Tidsrom for tilsynet: 6. mars 2013 Kontaktpersonar i verksemda: Rolf Arne Nygård kasa.ungdomssenter.bergen@bufetat.no 1. Samandrag Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 6. mars 2013 tilsyn med Kasa Ungdomssenter. Denne rapporten gjer greie for avvik som blei påpeikte innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Tilsynet omfatta institusjonen si ivaretaking av ansvaret for medisinsk tilsyn og behandling for bebuarane. Det går fram av rettigheitsforskrifta 8 og internkontrollforskrifta 7 at institusjonen skal sørgje for at bebuarane får medisinsk tilsyn og behandling, og institusjonen pliktar å ha skriftlege rutinar som varetek dette ansvaret. Dette inneber mellom anna at institusjonen skal sørgje for at helsa til nye bebuarar vert kartlagt. Endringar i helsetilstand må fangast opp under opphaldet, og institusjonen pliktar å sørgje for bebuarane får naudsynt medisinsk behandling for både rus, somatisk og psykisk sjukdom. Det blei gitt to avvik under tilsynet: Avvik 1: Avvik 2: Leiinga ved institusjonen har ikkje gjennomført ei systematisk risikovurdering og skaffa seg oversikt over område der det er fare for svikt når det gjeld handtering av legemidlar. Prosedyren for legemiddelhandtering er ikkje evaluert for å avdekke og førebyggje brot på legemiddelhandteringa. Leiinga sin gjennomgang av legemiddelhandteringa har ikkje avdekka om legemiddelhandteringa fungerer som føresett, under dette om kompetansen er tilstrekkelig. Vibeke Herskedal tilsynsleiar Randi Alme Flataker revisor Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. 1
2 Innhald 1. Samandrag... 1 1. Innleiing... 3 2. Omtale av verksemda... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Kva tilsynet omfatta... 3 5. Funn... 4 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda... 4 7. Regelverk... 5 8. Dokumentunderlag... 5 9. Deltakarar ved tilsynet... 6
3 1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Kasa Ungdomssenter 6.mars 2013. Revisjonen inngår som ein del av Fylkesmannen si planlagde tilsynsverksemd i inneverande år. Fylkesmannen er gitt mynde til å føre tilsyn etter barnevernlova 2-3 fjerde ledd, jf. 2-3b. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Tilsynet omfattar institusjonen si ivaretaking av ansvaret for medisinsk tilsyn og behandling for bebuarane. Det går fram av rettighetsforskrifta 8 og internkontrollforskrifta 7 at institusjonen skal sørgje for at bebuarane får medisinsk tilsyn og behandling, og institusjonen pliktar å ha skriftlege rutinar som varetek dette ansvaret. Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte. 2. Omtale av verksemda Kasa Ungdomssenter er ein statleg barnevernsinstitusjon med seks avdelingar, Sandsli, Hop, Skjold, Morvik, Tertnes og Flatøy. Avdeling Hop, Flatøy, Morvik og Tertnes er godkjent for inntil fire plasser for ungdom av begge kjønn i alderen 13-18 år etter barnevernlova 4-4, 5. ledd, 4-12, 4-24 og 4-26. Avdeling Sandsli er godkjent for fire plasser for ungdom i alderen 16-19 år etter barnevernlova 4-4, 5.ledd og 4-12. Avdeling Skjold/Dyrhaugen er oppretta som særtiltak for ein ungdom. 3. Gjennomføring Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: Melding om tilsyn blei sendt ut 29. januar 2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Under tilsynet blei fem personar intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det vart dagen for tilsynet gjennomført intervju, opningsog sluttmøte. 4. Kva tilsynet omfatta Tilsynet omfattar institusjonen sin ivaretaking av ansvaret for medisinsk tilsyn og behandling for bebuarane. Dette omfattar somatisk, psykisk og rusrelatert helse. Det går fram av rettigheitsforskrifta 8 og internkontrollforskrifta 7 at institusjonen skal sørgje for at
4 bebuarane får medisinsk tilsyn og behandling, og institusjonen pliktar å ha skriftlege rutinar som varetek dette ansvaret. Dette inneber mellom anna at institusjonen skal sørgje for at helsetilstanden til nye bebuarar vert kartlagt. Endringar i helsetilstand må fangast opp under opphaldet, og institusjonen pliktar å sørgje for bebuarane får naudsynt medisinsk behandling for både rusrelatert, somatisk og psykisk sjukdom. Dersom bebuarar går på faste medisinar, skal institusjonen ha rutinar som sikrar at handtering av medisinar er forsvarleg. 5. Funn Avvik 1: Leiinga ved institusjonen har ikkje gjennomført ei systematisk risikovurdering og skaffa seg oversikt over område der det er fare for svikt når det gjeld handtering av legemidlar. Avvik frå: Internkontrollforskrifta 7 og 12f og rettighetsforskrifta 8. Avviket byggjer på følgjande observasjonar: Institusjonens praksis samsvarar med framlagte rutinar og rutinane er kjent for dei tilsette. Leiinga har ikkje vurdert om gjeldande praksis kan medføra at fare for svikt når det ved legemiddelhandteringa. Avvik 2: Prosedyren for legemiddelhandtering er ikkje evaluert for å avdekke og førebyggje brot på legemiddelhandteringa. Leiinga sin gjennomgang av legemiddelhandteringa har ikkje avdekka om legemiddelhandteringa fungerer som føresett, under dette om kompetansen er tilstrekkelig. Avvik frå: Internkontrollforskrifta 7 og 12g og h og rettighetsforskrifta 8. Avviket byggjer på følgjande observasjonar: Gjeldande prosedyrar viser til at det er vaktansvarleg som har ansvar for legemiddelhandtering under opphaldet. Dette er det eins oppfatning av hos tilsette. Evaluering av prosedyrane har ikkje omfatta gjennomgang om vaktansvarleg/tilsett har rett kompetanse og om det er nokon områder der det er fare for svikt. Gjennomgangen av eksisterande rutinar og praksis ikkje medført ei vurdering av om ein skal ha krav til at tilsett helsepersonell systematisk skal nyttast ved handtering av legemidlar. Tilsette har gjeve uttrykk for ein ved fleire høve manglar tilstrekkeleg kompetanse for å sikre forsvarleg legemiddelhandtering. 6. Vurdering av styringssystemet i verksemda Krav til innhald i styringssystemet går fram av forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barnevernsinstitusjonar 12 (innhald i internkontrollen). Ansvar og mynde var avklart men eit unntak: Ifølge prosedyre for medikamenthandtering skal legemiddelbehaldning registrerast på eige skjema og teljast ein gong kvar månad. Ansvaret er lagt til vaktansvarleg. Det er uklar kven som har ansvar for å følgje opp registreringa. Når det gjeld kompetanse, har institusjonen tilsett psykolog, vernepleiarar og barnevernfagleg personell. Det er ikkje eit krav at institusjonen skal ha tilsett helsepersonell, men tilsette gjev uttrykk for at denne kompetansen er ønskeleg i legemiddelhandteringa.
5 Både bebuarane og dei tilsette sine erfaringar blir i noko grad nytta i utviklinga av institusjonen. Sjølv om det delvis er gjort implisitte risikovurderingar av både det medisinske tenestetilbodet (somatikk, psykiatri, rus) og legemiddelhandteringa, meiner vi at dette bør gjerast eksplisitt for kvart område. Institusjonen bør ha ein større bevisstheit om dette. Det er oppgitt at risikoen for svikt er størst innan oppdaging, utgreiing og oppfølging av psykiske problem. Samarbeidet med barne- og ungdomspsykiatrien bør difor ha eit større fokus. Avklaring og behandling av ungdommane si psykiske helse, er viktig for å gje barna eit best mogeleg utgangspunkt for overgangen til vaksenlivet. Institusjonsleiinga bør leggje til rette for eit tett og godt samarbeid med barne- og ungdomspsykiatrien både i einskildsaker og generelt. Det er opplyst at det stadig oppstår situasjonar der dette ville vore nyttig. Det er lett å ta opp forhold som ikkje fungerer og det er ikkje meldt om at svikt ikkje blir retta opp. Leiinga har oversikt og gjennomgår status, behov og endringar som gjeld bebuarane på individnivå. Leiinga kan i større grad gjennomgå, vurdere og justere eigen praksis knytt til tema for tilsynet (oppfølging av det medisinske tilbodet), til dømes vurdering av behovet for å nytte tilsett helsepersonell ved handtering av legemidlar. 7. Regelverk FNs barnekonvensjon om barns rettar av 20. november 1989 Lov om barneverntenester av 17. juli 1992 nr. 100 Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjonar Forskrift om rettar og bruk av tvang under opphald i barnevernsinstitusjon 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet: Organisasjonskart Handbok klientretta arbeid: Prosedyre for medisinsk tilsyn og behandling Handbok klientretta arbeid: Prosedyre for medikamenthandtering Kontrollskjema for ungdom medisinsk tilsyn og behandling Kontrollskjema for medikamenthandtering Utdrag frå institusjonsplan som gjeld medisinsk tilsyn og behandling, samt målgruppe Rutine for kartlegging av helsetilstand ved inntak Dokumentasjon som blei gjennomgått: Mal - statusgjennomgang ungdom Mal - ansvarsteammøte Medisinhåndbok avdeling Hop, medisin gitt ungdom, kontrollskjema for utdeling av medisin
6 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Leiar og avdelingsleiar Rolf Arne Nygård ved avdeling Skjold og X X X Sandsli Ingvild S. Fauske Avdelingsleiar, avdeling Tertnes og Hop X X X Unni Strandman Avdelingsleiar, avdeling Flatøy og Morvik X X X Inge Sandane Miljøterapeut, avdeling Hop X X Tommy Hjellum Miljøterapeut, avdeling Flatøy X Frå Fylkesmannen deltok: Randi Alme Flataker, Helga Arianson og Vibeke Herskedal, tilsynsleiar