K u l t u r s t y r e t Informasjonsbrosjyre om Kulturstyret
Innholdsfortegnelse Støtte fra Kulturstyret Side Hva er Kulturstyret? 3 Hva gir Kulturstyret støtte til? 3 Hvem gir Kulturstyret støtte til? 4 Typer støtte 5 Søknadsskjemaer 6 Søknadsfrister 8 Kulturstyrets søknadsbehandling, vedtak og rapporteringsfrister 8 Klagefrist 9 Det Kulturstyret ikke støtter 9 Vanlige spørsmål med svar 9 Utdrag fra Kulturstyrets tildelingskriterier 11 Kurstilbud 14 Sjekkliste 14 Kontaktinformasjon 16 I denne brosjyren finner du all informasjon du vanligvis vil trenge å vite for å søke støtte fra Kulturstyret. Studentliv er den avdelingen i Studentsamskipnaden i Oslo som er sekretariat for Kulturstyret. Dersom du har spørsmål om Kulturstyret etter å ha lest denne brosjyren, kan du kontakte Studentliv. Kontaktinformasjon finner du bakerst i brosjyren.
Hva er Kulturstyret? Hva gir Kulturstyret støtte til? Kulturstyrets formål er å støtte studentaktiviteter drevet av og for studenter ved utdanningsinstitusjoner tilknyttet SiO. Hvert år behandler Kulturstyret mellom 250 og 300 søknader, og fordeler ca 2,2 millioner kroner. Kulturstyret er et styre i SiO og består av 10 studenter som velges av Velferdstinget. Kulturstyret bevilger midler til kulturelle og sosiale tiltak etter søknad. Midlene som fordeles kommer fra semesteravgiften. For å motta støtte fra Kulturstyret må en forening ha fylt ut og levert inn riktig søknadsskjema. Skjemaet må leveres innen de frister som Kulturstyret har satt. Studentliv er sekretariat for Kulturstyret. Det gis støtte til aktiviteter drevet av og rettet mot studenter tilknyttet SiO. Det legges vekt på: - søkerens aktivitetsnivå og endringer i aktivitetsnivå fra forrige periode. - antallet SiO-studenter som engasjeres. - økonomistyring og driftskvalitet. - evne til egeninntjening. - deltakelse i studentkulturelle og studentpolitiske fora. - søkerens posisjon i det totale kulturbildet. - søkerens aktivitet rettet mot studenter. Utifra disse kriteriene skjer bevilgninger etter skjønn i forhold til Kulturstyrets instruks, tildelingskriterier og handlingsplan. Utdrag fra tildelingskriteriene kan du lese bak i dette heftet og handlingsplanen til Kulturstyret kan leses på nettsidene til Studentliv. En oversikt over hva Kulturstyret ikke støtter kan leses senere i denne brosjyren. 3
Hvem gir Kulturstyret støtte til? Kulturstyret gir hovedsakelig støtte til studentforeninger. I tillegg kan enkeltpersoner og ad hoc-grupper søke om prosjektstøtte. For å kunne søke må en forening ha egne vedtekter som er vedtatt av en generalforsamling. Vedtektene må beskrive formålet med foreningen, hvordan foreningen er organisert og hvordan driftsmidlene disponeres hvis foreningen blir oppløst. Nye organisasjoner og aktiviteter kan gis særlig støtte til oppstart, innkjøp av nødvendig utstyr og lignende. Det er bare foreninger ved læresteder tilknyttet Studentsamskipnaden i Oslo som kan søke støtte. Disse lærestedene er: Universitetet i Oslo, Arkitektur- og designhøgskolen, Det teologiske Menighetfakultet, Norges Musikkhøgskole, Norges Idrettshøgskole, Norges veterinærhøgskole, BI i Oslo og Kunsthøgskolen i Oslo. Fakta om Kulturstyret Kulturstyret ble opprettet i 1964 og har siden den gang behandlet litt over 10.500 søknader og bevilget ca. kr 45 mill. til ulike studentaktiviteter. Fra slutten av 1980-tallet begynte Kulturstyret å ta initiativ til opprettelsen av nye studentaktiviteter, og var for eksempel involvert i utviklingen av studentfestivalen, aktivitetene i fadderordningen ved UiO og fremveksten av noen av fakultetsforeningene ved UiO. Dessuten ble man opptatt av veiledning og kursing av studentforeninger. Utover 1990-tallet arbeidet Kulturstyret mye med etableringen av studenthuset på Chateau Neuf. Kulturstyret arbeider nært sammen med Studentliv, en avdeling i SiO som jobber med ulike tiltak for å bedre studentmiljøet. 4
Støttetyper Driftsstøtte - Støtte til driften av en forening gjennom et semester eller et år. - Ment for foreninger og tidsskrifter med jevn drift. - Eksempler på utgifter det kan søkes om støtte til er kontordrift, PR, kopiering og arrangementer som er en del av den vanlige driften. Investeringsstøtte - Støtte som gis til foreninger i en oppbyggingsfase hvor det er behov for investering i utstyr. - Støtten gis som lån eller bevilgning Underskuddsgaranti kan gis til større enkeltarrangementer eller prosjekter som er forventet å gå i balanse eller overskudd, men hvor det er knyttet usikkerhet til det økonomiske resultatet. Denne type støtte gis i tilfeller der arrangementet eller prosjektet ikke er en del av søkernes normale virksomhet, og vil normalt være knyttet opp til svikt i de budsjetterte inntekter, f.eks. billettinntekter. Eksempler er konserter og andre arrangementer som baserer seg på billettinntekter. Insitamentsstøtte er støtte til områder Kulturstyret ønsker å øke aktiviteten innenfor, spesifisert i Kulturstyrets handlingsplan hvert år. Prosjektstøtte Prosjektstøtte er delt inn i tre undertyper: Bevilgning, underskuddsgaranti og insitamentsstøtte. Bevilgning gis til enkeltarrangementer eller prosjekter som ikke er en del av søkerens normale drift og dermed ikke omfattes av driftsstøtten. Typiske eksempler er seminarer, konferanser, spesielle utgivelser, verveprosjekter og rekrutteringsprosjekter. 5
Søknadsskjemaer For å søke Kulturstyret om støtte må søkeren fylle ut et søknadsskjema med vedlegg innen den aktuelle fristen. Det finnes tre forskjellige skjemaer: For å søke om driftsstøtte, skal søkeren benytte seg av Skjema for søknad om driftsstøtte. For publikasjoner som skal søke om driftsstøtte, finnes et eget skjema som heter Skjema for søknad om driftsstøtte til publikasjoner. For å søke om prosjektstøtte skal Skjema for søknad om prosjektstøtte fylles inn og leveres. Søkeren kan velge å søke om driftsstøtte til tre forskjellige perioder: vår, høst eller hele året. Vær oppmerksom på at dersom du skal søke om støtte for hele året, må du levere inn søknaden din i vårsemesteret. Søknadsskjemaene kan du laste ned fra Studentlivs nettsider, eller hente hos Studentliv. Sammen med søknaden skal det leveres vedlegg som beskriver og utfyller søknaden. For å få søknaden behandlet må følgende vedlegg leveres: - Plan for driften eller arrangementet: En beskrivelse av aktiviteten for perioden foreningen søke støtte til. - Budsjett: En økonomisk plan for prosjektet eller foreningen for den perioden det søkes støtte til. - Regnskap: Hva søkeren har brukt pengene sine til i forrige søknadsperiode. - Rapport: En beskrivelse av forrige arrangement eller driftsperiode. - Foreningens vedtekter. - Tidsskrift skal også legge ved samtlige nummer fra forrige søknadsperiode og en spesifikasjon av antall trykte eksemplarer og trykkekostnader. 6 Hvert skjema har en veiledning som forklarer utfyllingen av de enkelte punkter. Det er viktig at søkeren leser og følger denne veiledningen nøye.
7
Søknadsfrister Kulturstyret har omtrent 10 møter i året hvor de behandler søknader. Ett møte i semesteret (vanligvis i mars og september) er hovedtildelingsrunde som er det møtet dere helst bør søke til hvis dere skal søke om driftsstøtte. Søknader som gjelder for hele året må leveres i vårsemesteret. Kulturstyrets møte er vanligvis 10 virkedager etter hver søknadsfrist. Ved søknad om støtte til et arrangement eller annet som finner sted på en bestemt dato, husk at søknaden må kunne behandles på et kulturstyremøte som er minst en uke før arrangementet eller prosjektet finner sted. Se nettsidene eller søknadsskjemaet for de gjeldende søknadsfristene. Kulturstyrets søknads-behandling, vedtak og rapporteringsfrister Etter Kulturstyrets møte sendes brev med vedtak ut i løpet av en uke. Eventuelt støttebeløp vil bli sendt til utbetaling. For å sikre at studentenes penger brukes til støtteberettigede aktiviteter blant studenter, kan Kulturstyret gjennomføre medlemsskapskontroll og regnskapskontroll av søkere. Regler og prosedyrer for dette finnes på nettsidene. Dersom søkeren mottar prosjektstøtte, skal regnskap og rapport leveres Kulturstyret innen tre måneder etter prosjektets dato. Vær oppmerksom på at dette også gjelder dersom søkeren ønsker å innløse en mottatt underskuddsgaranti. Underskuddsgarantier bortfaller og bevilgninger vil bli krevd tilbakebetalt dersom denne fristen ikke overholdes. Søkere som har fått driftsbevilgning og ikke søker ny driftsbevilgning i den påfølgende perioden må likevel sende regnskap og rapport for den perioden det er gitt støtte til. 8
Klagefrist Dersom dere vil klage på Kulturstyrets vedtak, må du sende inn klagen slik at Kulturstyret har den senest seks uker etter datoen vedtaket ble fattet. Les de fullstendige tildelingskriteriene på nettet for detaljer rundt klager på vedtak. Det gis ikke støtte til nedbetaling av gjeld. Kulturstyret kan ikke bevilge mer støtte enn det søkeren har søkt om. For alumniforeninger og studentorganer se Kulturstyrets tilleggsbestemmelser punkt 5 på våre nettsider. Det Kulturstyret ikke støtter Det gis ikke støtte til aktiviteter som omfattes av andre støtteordninger fra SiO, f.eks. idrettsaktiviteter og studentmedia. Søkernes egen reisevirksomhet, drift av radio- og tv-stasjon, oppussing eller møblering av lokaler er ikke støtteberettiget. Det samme gjelder for søkere der en uforholdsmessig stor del av foreningens midler går til foreningens egen aktive (f. eks. lønn og mat og drikke) Tiltak inkludert i undervisningen ved læresteder som er medlemmer av SiO kan ikke motta støtte. Faglige aktiviteter med rett til støtte fra lære-steder som er medlemmer av SiO er ikke støtteberettiget. Vanlige spørsmål og svar Hvordan søker dere penger fra Kulturstyret? For å søke må dere fylle ut riktig søknadsskjema (se foran i brosjyren) og legge ved vedleggene. Søknaden leveres innen en av fristene Kulturstyret har fastsatt. Disse fristene finner du på nettsiden. Søknaden sendes til Studentliv. Hvor finnes det hjelp til å fylle ut søknaden? Selve søknadsskjemaet har en veiledning for utfyllingen, og vi anbefaler at denne leses nøye. Et eksempel på hvordan et søknadsskjema skal fylles ut ligger på nettsidene. Dere kan også ta kontakt med Studentliv for hjelp. Hvordan kan dere finne ut om foreningen deres kan få støtte? Alle studentforeninger ved utdanningsinstitusjoner tilknyttet SiO kan i utgangspunktet få støtte. 9
10 Dersom dere er en annen type organisasjon bør dere kontakte Studentliv. Hvor mye kan dere søke om? Det viktigste er at søknadsbeløpet er basert på de utgifter og inntekter dere forventer å ha. Dere kan søke om så mye dere vil, men beløpet dere søker om må kunne begrunnes utfra foreningens budsjetterte utgifter. Søknadsbeløpet må også stå i budsjettet deres. Må alle feltene i søknadsskjemaet fylles ut? Ja, uansett hvor mange vedlegg som leveres inn med søknaden. Dette gjelder også feltene for nøkkeltall. En godt utfylt søknad sikrer best mulig behandling. I søknadsskjemaet ber dere om nøkkeltall. Hva er dette? Nøkkeltall er de viktigste tallene fra regnskapet deres. Det er ikke sikkert regnskapet deres er delt opp i de samme postene som nøkkeltallene, men det er viktig at dere fyller inn disse feltene. Oversikten over nøkkeltall gjør det lett for Kulturstyret å sammenligne dere med andre søkere. Nøkkeltallene viser også hvilke utgifter dere har som kan få støtte. Dere søker for første gang og har ikke regnskap, rapport og/eller bankkonto. Hva gjør dere? Dersom dere ikke har regnskap, må dere gjøre rede for den økonomiske situasjonen i foreningen. Dersom dere ikke har noen rapport, beskriv foreningen og hva dere har gjort/driver med. Dere kan søke uten bankkonto, men for å få utbetalt støtten må dere ha opprettet en bankkonto. Hvordan skal vedleggene være utformet? Det viktigste er at vedleggene er beskrivende, forklarende og oversiktlige. Husk at de skal leses av personer utenfor deres organisasjon. Dersom du lurer på vedlegget er godt nok, kan du kontakte Studentliv. Hva gjør dere dersom dere mangler noen av de vedleggene som kreves? Ta kontakt med Studentliv. Hvordan bestemmes støttebeløpet? Kulturstyret vurderer søknaden i forhold til tildelingskriteriene, og sammenligner driften eller arrangementet med lignende foreninger. Vi synes regnskap og budsjett er vanskelig, og vet ikke helt hva vi skal gjøre? Studentliv arrangerer kurs i regnskap for at dere skal bli i stand til å søke Kulturstyret om støtte. Mer informasjon om kursene finner du på nettsidene.
Utdrag fra tildelingskriterier for Kulturstyret i Studentsamskipnaden i Oslo (SiO) (Vedtatt av Hovedstyret i SiO 06.10.2005. Endret 06.11.2006)Gjeldende fra 01.01.06. Det er nok for en vanlig søker å sette seg inn i dette utdraget. Resten av tildelingskriteriene dreier seg i stor grad om Kulturstyrets interne forhold og saksbehandling. Vedtektene i sin helhet finnes på Studentlivs nettsider. Kulturstyrets formål Kulturstyret har som formål å styrke det sosiale og kulturelle tilbud til studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Oslo. Gjennom semesteravgiften disponerer Kulturstyret øremerkede midler til kulturelle og sosiale tiltak i studentmiljøet. Generelle krav til søkere - Kulturstyret bevilger kun til aktivitet drevet av og rettet mot studenter ved utdanningsinstitusjoner tilknyttet Studentsamskipnaden i Oslo. - Foreninger som ønsker å søke stønad fra Kulturstyret må ha egne statutter/lover som regulerer søkerens virksomhet. Disse må være vedtatt av en generalforsamling hos søkeren. - Søkerens statutter/lover skal sendes inn til Kulturstyret første gang man søker. - Søkeren må være innehaver av en egen post- eller bankgirokonto i foreningens navn. - Enkeltpersoner og ad hoc-grupper kan søke om prosjektstøtte. Kulturstyrets støttetyper Driftsstøtte Driftsstøtte er en bevilgning fra Kulturstyret som sammen med søkerens andre inntektskilder er ment å dekke søkerens normale aktivitet i løpet av et semester eller et kalenderår. Dette er den vanligste bevilgningsformen fra Kulturstyret, og vil være egnet for foreninger med en fast og oversiktlig aktivitet. Driftsstøtte omfatter også tildelinger til studentpublikasjoner med fast utgivelsestakt. Prosjektstøtte Søkere kan søke om støtte til større prosjekter eller til nyutviklingstiltak de ønsker å gjennomføre. Det finnes flere typer prosjektstøtte, jfr. nedenfor. Garanti om dekning av eventuelt -underskudd ved enkeltarrangement eller -prosjekt - Garanti om dekning av eventuelt underskudd ved enkeltarrangement eller -prosjekt 11
12 kan gis til større enkeltarrangement eller enkeltprosjekt som er forventet å gå i balanse eller overskudd, men hvor det er knyttet usikkerhet til det økonomiske resultatet. Normalt vil underskuddsgaranti kun gis i tilfeller der arrangementet eller prosjektet ikke er en del av søkerens normale virksomhet og dermed ikke omfattes av driftsstøtte. - Rapport og regnskap fra det formål man fikk innvilget garanti til, må sendes Kulturstyret innen den fastsatte fristen. Dersom man gjør krav på at hele eller deler av garantien skal utbetales, vil dette skje etter at Kulturstyret har godkjent rapporten og regnskapet. Bevilgning til enkeltarrangement eller -prosjekt - Bevilgning til enkeltarrangement eller prosjekt kan gis til større enkeltarrangement eller enkeltprosjekt som ikke er en del av søkerens normale virksomhet og dermed ikke omfattes av driftsstøtte. Insitamentstøtte - Insitamentstøtte gis til søknader som bidrar til å øke aktivitet innenfor områder som Kulturstyret ønsker å prioritere. Kulturstyret vil i sin årlige handlingsplan definere områder hvor man ønsker økt fokusering eller fortsatt satsing. Investeringsstøtte - Investeringsstøtte ytes sjelden, og da i hovedsak til foreninger som er i en oppbyggingsfase hvor det er behov for investeringer i utstyr av ulik art eller foreninger som har et prekært behov. Hva støtter Kulturstyret? Kulturstyrets vedtak skjer etter skjønnsutøvelse med utgangspunkt i instruksen, tildelingskriteriene og på bakgrunn av Kulturstyrets prioriteringer for perioden slik disse kommer til uttrykk i Kulturstyrets årlige handlingsplan. Ved behandlingen legger Kulturstyret særlig vekt på: - søkerens aktivitetsnivå. - antall SiO-studenter som engasjeres. - økonomistyring og driftskvalitet. - evne og mulighet til egeninntjening. - endringer fra forrige periode i aktivitetsnivå og antall studenter som engasjeres. - deltagelse i studentkulturelle og studentpolitiske fora. - søkers posisjon i det totale kulturbildet. Nye organisasjoner og aktiviteter kan gis særlig støtte ved oppstart.
Betingelser for bevilgning og utbetaling av denne Bevilget støtte skal benyttes i tråd med Kulturstyrets tildelingskriterier, opplysningene gitt i søknaden og eventuelle spesifikke føringer i Kulturstyrets vedtak. Søknader skal være undertegnet av juridisk og økonomisk ansvarlig for søknaden. Den som undertegner går god for opplysninger gitt i søknaden og aksepterer vilkårene for eventuell tildeling. Kulturstyret kan stille betingelser for utbetaling av støtte. Spesielt kan Kulturstyret kreve - revisjon av budsjett, der Kulturstyret og søkeren sammen går gjennom budsjettet for å gjøre det mer realistisk. - at søkeren oppfyller eventuelle særskilte krav fra Kulturstyret når det gjelder regnskapsførsel, økonomistyring og økonomiforvaltning. - regnskapskontroll, jfr. eget reglement. - medlemskontroll, jfr eget reglement. Kulturstyret kan kreve hele eller deler av en bevilgning tilbakebetalt dersom - det er uoverensstemmelse mellom opplysninger gitt i søknaden og de reelle forhold. - midler er brukt i strid med vilkårene for bevilgningen. - søkeren nekter Kulturstyret å gjennomføre regnskaps- eller medlemskontroll eller ikke har levert nødvendig underlagsmateriale til regnskaps- eller medlemskontroll innen fristen. - søkeren ikke oversender dokumentasjon som Kulturstyret har bedt om innen den fristen Kulturstyret setter. Ikke stønadsberettiget Tiltak eller søkere som omfattes på fast basis av andre stønadsordninger i Studentsamskipnaden i Oslo enn Kulturstyret vil normalt ikke motta støtte fra Kulturstyret. Dette gjelder f.eks. idrettsaktiviteter, aktiviteter på studentbyene og studentmedia. Kulturstyret bevilger ikke støtte til: - søkerens egen reisevirksomhet. - Søkere der en uforholdsmessig del av foreningens midler går til foreningens egne aktive, som for eksempel gjennom honorar og lønn eller mat og drikke - radio- eller TV-drift. - oppussing eller møblering av lokaler. Kulturstyret bevilger ikke støtte til aktiviteter eller gjenstander som dekkes av 13
fristasjonsytelser eller lignende ytelser fra utdanningsinstitusjonen. - tiltak der opplegget kan falle innenfor rammen av undervisningen ved instituttene/ lærestedene. - spesielle faglige aktiviteter (f.eks. ekskursjoner). - nedbetaling av gjeld. - Søkere som uten saklig grunn utestenger eller på annen måte negativt forskjellsbehandler på grunnlag av etnisitet, nasjonal opprinnelse, avstamning, seksuell orientering, funksjonshemming, kjønn, hudfarge, språk, religion eller livssyn, eller som oppfordrer andre til slik forskjellsbehandling, kan ikke innvilges støtte fra Kulturstyret Det bevilges ikke mer støtte enn søkeren selv søker om. Avslag og klageadgang Søkeren kan klage på Kulturstyrets vedtak. Slik klage må være Kulturstyret i hende senest seks uker etter den dato Kulturstyrets vedtak ble fattet. Kurstilbud Studentliv tilbyr kurs og veiledning til aktive i studentforeninger for at det skal være enklere å drive en studentforening og for at søkere skal kunne oppfylle kravene fra Kulturstyret. Kursene er gratis og åpne for aktive i studentforeninger på læresteder tilknyttet SiO. Dette er Studentlivs kurstilbud: - Lederkurs - Styrekurs for studentforeninger - Regnskapskurs for store foreninger - Regnskapskurs for små foreninger - En innføring i PR-arbeid -Kurs i PR - Grafisk arbeid - Kurs i PR - Karriereseminar Gjennom kurstilbudet ønsker vi å bidra til å strukturere den kunnskapen som eksisterer i foreningene og bevisstgjøre og motivere den enkelte kursdeltager til videre innsats. For kursdatoer og mer informasjon om de enkelte kursene, se Studentlivs nettsider. 14
Sjekkliste Jeg har sjekket de gjeldende søknadsfristene for min søknad. Jeg har lest denne brosjyren og satt meg inn i tildelingskriteriene. Jeg har valgt riktig søknadsskjema. Jeg har fylt ut alle punktene i søknadsskjemaet og lagt ved nødvendige vedlegg. Jeg har sendt/levert inn søknaden innen søknadsfristen.
Kontaktinformasjon Se www.sio.no/studentliv for - Fullstendige tildelingskriterier med tillegg og årets handlingsplan. - Søknadsskjemaer du kan laste ned. - Eksempler på utfylte søknadsskjemaer. - Gjeldende søknadsfrister. - Oversikt over Kulturstyrets tidligere tildelinger. Kontakt Studentliv For hjelp til utfylling av søknadsskjema. For hjelp med vedlegg. Dersom du er usikker på om du er støtteberettiget. Generelle spørsmål. Studentliv kontaktinformasjon Postadresse: Postboks 94 Blindern, 0314 Oslo E-post: studentliv@sio.no Telefon: 22 85 33 77 Besøksadresse: Idrettsbygningen på Blindern