Økonomistyring i Hordaland fylkeskommune Prosjektplan/engagement letter Januar 2013
Innhald 1. Føremål og problemstillingar... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Føremål og problemstillingar... 3 2. Revisjonskriterium og metode... 4 2.1 Revisjonskriterium... 4 2.1.1 Grunnprinsipp i kommunelova... 4 2.1.2 Budsjettoppfølging og rapportering... 4 2.2 Metode... 5 2.2.1 Dokumentanalyse... 5 2.2.2 Intervju... 5 2.2.3 Verifiseringsprosessar... 5 3. Tid og ressursbruk... 6 3.1 Nøkkelpersonell... 6 3.2 Tidsbruk... 6
1. Føremål og problemstillingar 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet i sak 59/12, 18.12.12, utarbeidd prosjektplan for forvaltningsrevisjon av økonomistyring i Hordaland fylkeskommune. Prosjektet er prioritert i kontrollutvalet sin plan for forvaltningsrevisjon. Det vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 1.2 Presiseringar Økonomistyring omfattar aktivitetar og prosessar både på strategisk nivå og operativt nivå i organisasjonen. Strategisk nivå omfattar strategiar og planlegging. På operativt nivå inngår aktivitetar som budsjettering, avviksanalyse, rapportering, og iverksetting av korrigerande tiltak. I denne gjennomgangen vil vi fokusere på dei operative aktivitetane i økonomistyringa. I forvaltningsrevisjonen av økonomistyring vil vi kartlegge og vurdere økonomistyringa på operativt nivå knytt til ordinær drift, og ikkje økonomistyringa i investeringsprosjekt. 1.3 Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet vil vere å kartlegge og vurdere om fylkeskommunen har budsjetterings- og registrerings-, og rapporteringsrutinar som sikrar god økonomistyring. Med bakgrunn i føremålet er det formulert følgjande problemstillingar: Har fylkeskommunen ei føremålstenleg organisering av budsjett- og økonomistyringsfunksjonane? Har einingane tilstrekkeleg bemanning og økonomistyringskompetanse? I kva grad har Hordaland fylkeskommune ein føremålstenleg budsjettprosess? Bidrar prosessen til at fylkeskommunen får eit realistisk budsjett for einingane sine driftskostnader? Blir alle relevante informasjonskjelder nytta i budsjettarbeidet? Blir det sett opp realistiske føresetnader for budsjettet? Blir det gjennomført risikovurderingar i budsjettprosessen? I kva grad er det etablert føremålstenlege rutinar for økonomistyring knytt til: o Budsjettoppfølging o Avviksanalyser og avvikshandsaming o Prognosar o Rapportering og oppfølging I kva grad vert det sett i verk korrigerande tiltak ved avvik?
2. Revisjonskriterium og metode 2.1 Revisjonskriterium Innsamla data vil bli vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lovar, regelverk og andre relevante fylkeskommunale vedtak og retningslinjer. Kriteria vil bli utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon. 1 Dette omfattar både rettskjelder og retningslinjer/føringar som er vedtekne i Hordaland fylkeskommune. Lista med kriterium under er ikkje uttømmande for det som kan vere relevant for prosjektet. 2.1.1 Grunnprinsipp i kommunelova Av kommunelova 46 nr. 3 går det fram at «årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen eller fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret.» Dette inneber at dei einskilde løyvingane og inntektsrammene budsjettet byggjer på skal vere ført opp ut frå kva som kan påreknast, og at også anslag over inntekter og utgifter skal vere realistiske (jf. Ot.prp. nr. 43, 1999-2000). Budsjettet skal vere fullstendig. Det vil seie at alle forventa inntekter, innbetalingar og bruk av avsetningar samt utgifter, utbetalingar og avsetningar i året skal takast med (jf. budsjettforskrifta 6). 2.1.2 Budsjettoppfølging og rapportering Det er fleire faktorar som medverkar til god økonomistyring. Mellom anna må innhaldet i rapporteringa vere relevant og avvik frå budsjett må følgjast opp. Tidsriktig økonomirapportering: Overordna administrativt nivå og politisk nivå bør regelmessig få informasjon om den økonomiske utviklinga. Det er krav i budsjettforskrifta 10 om at administrasjonssjefen gjennom budsjettåret [skal] legge fram rapporter for kommunestyret eller fylkestinget som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Rapporteringsinnhald: Innhaldet i rapporteringa må være nøyaktig og av god kvalitet. Dette inneber at rapporteringa også bør innehalde pålitelege og realistiske prognosar for forventa resultat ved årsslutt. Oppfølging av avvik: Vesentlege endringar i høve til opprinneleg budsjetterte inntekter og utgifter skal innarbeidast i budsjettet. I kommunelova 47, punkt 2 og 3 står det: «2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 1 RSK 001, standard for forvaltningsrevisjon
3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet.» Vidare går det fram av forskrift for årsbudsjettet for kommunar og fylkeskommunar: «10. Budsjettstyring Dersom administrasjonssjefen eller kommune- eller fylkesrådet finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret foreslås nødvendige tiltak. 11. Endringer i årsbudsjettet Det skal foretas endringer i årsbudsjettet når det må anses påkrevd. Kommunestyret skal selv foreta de nødvendige endringer i årsbudsjettet.» I følgje kommunelova ( 46 nr. 6) kan ikkje fylkeskommunar budsjettere med underskot. Viss einingar eller tenesteområde ligg an til å få underskot må det settast i verk tiltak som bringer økonomien i balanse. Viss ei eining/område ikkje får utvida økonomiske rammer, må det settast i verk tiltak som reduserer utgiftene. 2.2 Metode 2.2.1 Dokumentanalyse Revisjonen vil innhente dokumentasjon knytt til eksisterande system, rutinar og prosedyrar på økonomiområdet. Dokumentanalysen vil omfatte gjennomgang av sentrale dokument og økonomisk rapportering på ulike nivå i Hordaland fylkeskommune. 2.2.2 Intervju Revisjonen vil mellom anna gjennomføre intervju med økonomidirektør, budsjettsjef og fylkeskasserar. I tillegg vil det bli gjennomført intervju med leiarar og ansvarlege for økonomifunksjonar/lokale økonomimedarbeidarar i nokre utvalde avdelingar, seksjonar og einingar. Totalt tek vi sikte på å intervjue 10-12 personar. 2.2.3 Verifiseringsprosessar Oppsummering av intervju blir sendt til intervjuobjekt for verifisering og det er informasjon frå det verifiserte intervjuet som vil bli nytta i rapporten. Høyringsutkast til rapport vil bli sendt til fylkesrådmannen for verifisering og uttale. Fylkesrådmannen verifiserer faktadelen i rapporten og blir oppmoda til å gje ein uttale til dei vurderingar og forslag til tiltak som følgjer av rapporten. Fylkesrådmannen sin uttale vil bli vedlagt den endelege rapporten.
3. Tid og ressursbruk 3.1 Nøkkelpersonell Prosjektleiar for prosjektet vil vere Gunnar Hoff, som er statsautorisert revisor og Director i Deloitte. I tillegg vil teamet bestå av Gunnar Husabø (statsvitar) og Ida Nerbø (siviløkonom). Deltakarane har erfaring frå liknande prosjekt i kommunesektoren. 3.2 Tidsbruk Med utgangspunkt i føremålet for prosjektet og plan for gjennomføring av revisjonen reknar vi med å bruke 294 timar på å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer førebuing av prosjektet, utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, analyse av empiri i høve til revisjonskriterium, utarbeiding og kvalitetssikring av rapport. Timebudsjettet inkluderer ikkje førebuing og presentasjon av rapport i fylkestinget. Ein slik presentasjon vil bli fakturert etter timeforbruk, opptil 6 timer. Prosjektet vil kunne starta opp så snart vi får ei stadfesta bestilling frå kontrollutvalet. På grunn av at nøkkelpersonell i fylkeskommunen er sentrale i avslutninga av årsrekneskapen og utarbeiding av årsmelding for 2012 vil vi tilrå at prosjektet startar opp etter at arbeidet med årsrekneskapen er avslutta. Framdrifta er avhengig av at fylkeskommunen held fristar for å sende over dokumentasjon vi har behov for i samband med undersøkinga og held avtalar for gjennomføring av intervju. Kostnadane ved prosjektet vil bli fakturert i samsvar med avtale mellom Deloitte og Hordaland fylkeskommune Bergen, 24. januar 2013 Stein Ove Songstad Oppdragsansvarlig partner
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. 2013 Deloitte AS