REVISJON R etningsliner for tildeling og handtering av forskingsmidlar tildelt av Helse Møre og Romsdal HF Hensikt og omfang Forsking er ei av fire hovudoppgåver for spesialisthelsetenesta. Føretaka er grunnfinansiert av sentrale styresmakter til å utføre denne oppgåva. Helse Møre og Romsdal HF (HMR) og Samarbeidsorganet Helse Midt-Norge RHF og NTNU (SO) sine forskingsmidlar er eit økonomisk bidrag til forskingsaktiviteten og infrastrukturbygginga av forsking i føretaket. Dette dokumentet tek for seg gjeldande retningsliner for tildeling av forskingsmidlar i regi av HMR. Ansvar og framgangsmåte a) Utlysning og rutinar for søking HMR sine forskingsmidlar blir tildelt søkarinstitusjon/søkar etter nærare gitte retningsliner gjennom eiga årleg utlysning. Utlysninga som er medio juni kvart år er samordna med utlysninga av forskingsmidlar frå (det «nye») Samarbeidsorganet for forsking, innovasjon og utdanning for Helse Midt-Norge (SO). Utlysingane i dei to organa blir revidert årleg. Revisjonen blir lagt fram for høvesvis Forskingsutvalet HMR og overordna SO for godkjenning. I det vidare er det lista opp viktige punkt som ein må ta omsyn til når ein skal søke/forvalte forskingsmidlar frå HMR. b) Krav til søkar For å kunne søke på forskingsmidlar i HMR må ein være tilsett i minst 50 prosent fast stilling. Søkarinstitusjon er normalt den institusjon/klinikk som søkar har arbeidsavtale med. I dette ligg det at ein kan søke dersom ein er: fast tilsett i minimum 50 prosent stilling ved ein av klinikkane i HMR tilsett i minimum 50 prosent stilling i hovudadministrasjonen i HMR tilsett i privat, ideell institusjon som Helse Midt-Norge RHF/HMR har avtale med Forskingsmidlane kan ikkje nyttast til andre føremål enn prosjektet det er søkt støtte til. Den som får tildelt midlar skal sende årleg rapport til HMR etter nærare gitte retningsliner (lenke inn her). c) Tildelingsbrev og prosjektkode
Kvar kandidat som søker, og får støtte til prosjekt, vil få skriftleg melding frå forskingssekretariatet i HMR. Kvart prosjekt vil få tildelt ei eiga prosjektkode frå økonomiavdelinga. Denne skal nyttast når ein mellom anna søker om overføring av forskingsmidlar til eiga avdeling. d) Oppstart prosjekt I tildelingsbrevet vil det gå klart fram kor lang tid ein har til å førebu igangsetting av prosjektet (normalt 6-8 månadar). Forskingsadministrasjonen SKAL ha skriftleg melding om når prosjektet startar opp. Det er laga, eige, elektronisk skjema for innmelding av prosjektopning). e) Forseinka oppstart prosjekt Dersom ein ikkje kjem i gong med prosjektet innan tidsfristen som står definert i tildelingsbrevet, MÅ ein kontakte forskingssekretariatet SNARAST. Dersom dette ikkje skjer kan tildelte midlar bli inndregne. f) Prosjektrekneskap Prosjektleiar er ansvarleg for å føre eige prosjektrekneskap/»skyggerekneskap» (kor mange timar ein arbeidar på prosjektet til kva pris, kjøp av utstyr, reiser, kurs, konferansar mm). Føring av rekneskap er viktig for å holde kontroll på kor mykje pengar ein tek ut av prosjektet til ei kvar tid. Rekneskapet skal leggjast ved den årlege rapporteringa til HMR. Forskingsadministrasjonen kan bistå med å setje opp forslag til slikt rekneskap (vi må lage en felles standard. Oppgåve for Tor- Åge/Christer) Uttak av prosjektmidlar skal skje via næraste overordna som så tek kontakt med kontrollar for overføring. Prosjektkode skal ALLTID giast opp samt at det skal definerast kva føremål midlane skal gå til. Prosjektleiar må ta kontakt med forskingsadministrasjonen i HMR snarast dersom ein ser at det kan bli budsjettsprekk. g) Søknad om overføring frå år til anna av ikkje brukte prosjektmidlar Ein kan legge inn søknad om å få overført ubrukte prosjektmidlar frå eit år til neste inntil ein gong. Dersom slik søknad ikkje blir lagt inn innan rimeleg tid etter tildeling eller prosjektleiar på annan måte ikkje gir beskjed til forskingssekretariatet om utsetjing av startdato, vil prosjektmidlar kunne bli inndregne og ein må søkje om støtte på nytt. Ved vurdering av overføring av prosjektmidlar skal følgjande vektleggjast: Årsaka til søknaden Det skal ligge ved uttale frå rettleiar/klinikksjef/avdelingsleiar el liknande om forventning til fullføring av prosjektet Det skal ligge ved ny og revidert tidsramme/prosjektplan
Søknaden skal innehalde ny/oppdatert økonomiplan/prosjektrekneskap Avslag på søknad: Søknaden manglar grunngjeving Søknaden handlar om å bruke midla til andre føremål enn opphavleg søknad Søknaden har som føremål å overføre personleg stipend til andre. HMR føreset at forskingsprosjekta, og eventuelle søknadar om ekstra driftskostnadar er realistisk budsjettert, slik at det ikkje kjem ekstra søknad/blir bunde opp fleire midlar enn det som faktisk skal brukast i perioden. Det er utarbeidd eige søknadsskjema for overføring av midlar (lenke inn her). h) Prosjektleiar sitt ansvar Alle prosjekt får som nemnt over tildelt eiga prosjektkode via økonomiavdelinga. Prosjektleiar/eigar MÅ søkje refusjon av lønsmidlar og andre utlegg via lønsavdelinga eller gjere avtale om at heile eller delar av løna til prosjekteigar/medarbeidar skal belastast prosjektet i perioden. Refusjonskravet skal ha påskrift frå næraste overordna. Dersom prosjektet har bakt inn løn til prosjektmedarbeidarar mv. skal prosjektleiar/prosjektet sjølve sørgje for internfakturering/utbetaling av løn til vedkomande. Det må liggje føre kontrakt mellom partane om kva timesatsar som ligg til grunn for prosjektmedarbeidaren. Alle krav som vedkjem prosjektet skal merkast med tildelt prosjektkode. i) Tilsetjing i stilling i samband med prosjekttildelinga Forskar: Personell som er finansiert av HMR sine forskingsmidlar skal tilsetjast i den institusjon/ søkarinstitusjon/avdeling ein høyrer til i føretaket. Personell kan være ph.d-student, postdoktor, forskar (i forskarstilling) og/eller støttepersonell (studiesjukepleiar/prosjektmedarbeidar). Ph.d-stipend/kontrakt: Ph.d-stipend kan tildelast anten som 100 prosent stilling eller 50 prosent. Det er ikkje høve til å ha stilling i eksempelvis stillingsbrøk 40-60 eller liknande. Kandidaten skal tilsetjast i den institusjonen ein skal høyre til. Dersom delt stilling skal det inngåast kontrakt både med føretaket og med utdanningsinstitusjonen grada blir knytt til. Før tilsetjing og utbetaling av stipend må det ligge føre stadfesting på at kandidaten er teken opp på ph.d-studium og i kor stor stilling. Før utbetaling av stipend skal det også sendast skriftleg melding, og med dokumentasjon på oppstartdato, til forskingsadministrasjonen i HMR. (Sjå over om gjeldande reglar dersom ein ikkje kjem i gong med studien eller ikkje sender melding om dato for oppstart). Dersom ph.d-kandidaten disputerer før tildelt stipendet er nytta fullt ut, kan resterande midlar etter søknad kunne nyttast til å dekkje kostnader til ferdigstilling og publisering av artiklar
som ikkje inngår i graden, men der ein nyttar «overskotsmateriale» ein har samla inn i samband med ph.d-arbeidet. Restmidlar utover dette skal betalast tilbake til føretaket. Ein skal sende melding til forskingssekretariatet når grada er levert og godkjent for disputas. Ph.d-kandidaten kan inngå kontrakt i 50 eller 100 prosent stilling. Kandidaten er formelt knytt til den institusjonen som ein vel å avlegge grada - eksempelvis ved NTNU eller annan institusjon. Det er dermed HR-avdelinga ved NTNU/aktuelt universitet som er ansvarleg for alle rutinar/reglar rundt kontraktsinngåing samt personalansvar i høve stillingsprosent. Ph.d-stipendet sin storleik: Stipendiatar som har legeutdanning i botn får ein rundsum forskingsmidlar etter faste satsar vedteke av SO. Satsen som er i tråd med Forskingsrådet sine satsar - dekker løn med sosiale utgifter og drift så som reise, møtekostnadar, deltaking i ph.d-kurs, møte med rettleiar, konferansar mm. I nokre høve kan det vere behov for å søke ekstra driftsmidlar til kjøp av analyser, kostbare registerdata, kostbar programvare (som ikkje er standard), midlar til røntgen, laboratoriekostnader mm. I slike tilfelle kan kandidaten søke enten SO om toppfinansiering ved neste hovudutlysing (juni kvart år) eller ein kan søke Såkornmidlar på inntil 100.000,- NOK frå HMR (utlysning fire gongar per år). E in kan ikkje søke om ekstra midlar til å fullføre ph.d-arbeidet utover normert tid DISKUSJON I FU jf FU-sak. j) Utrekning av lønn dersom ein ikkje er ph.d-stipendiat Tilsette i HMR som får tildelt forskingsmidlar får tilskot tilsvarande basisløna vedkomande har i si vanlege stilling inkludert eventuelle ærtillegg (jf. at ein må være tilsett i minst 50 prosent fast stilling i føretaket for å kvalifisere til denne ordninga). Ekstra vakter, meirarbeid eller ekstrabelastningar i ordinær stilling inngår ikkje som del av prosjektmidlane. K ) Ubrukte forskingsmidlar for ph.d-kandidatar Ved tildelinga av forskingsmidlar skal kandidaten normalt kome i gang med arbeidet innan 6 månadar frå tildelingsdato (dato vil være presisert i tildelingsbrevet). Tildelingsdato gjeld frå den dagen tildelingsbrev er motteke. Ved spesielle situasjonar kan sekretariatet for forsking gi høve til oppstart utover denne tidsramma. Det skal då ligge føre eigen søknad med grunngjeving. Dersom kandidaten av ulike grunnar må takke nei til prosjektmidlar, skal ein gi beskjed til sekretariatet for forsking i HMR snarast og seinast tre veker etter tildeling. Hovudregel er at ubrukte forskingsmidlar skal gå tilbake til HMR for ny tildeling av aktuelle prosjekt. Midlane blir tildelt prosjekt som eventuelt står på varaliste. Dersom slik liste ikkje finnast, blir midlane lyst ut til liknande/andre forskingsføremål. l) Permisjonar og sjukmelding for ph.d-kandidat/prosjektleiarar Søknad om foreldre og omsorgspermisjon skal sendast til arbeidsgjevar/hr-avdelinga og handsamast etter gjeldande reglar for den institusjon/avdeling det er inngått kontrakt med.
Prosjektansvarleg skal melde frå om lengre permisjonar eller lengre sjukmeldingar til sekretariatet for forsking (utover 3 mnd eller lengre). Det kan søkast permisjon frå forskingsprosjektet på anna grunnlag enn foreldre-og omsorgspermisjon. Søknad med grunngjeving skal sendast arbeidsgjevar (institusjonen/-ane ein er knytt til) samt sekretariatet for forsking i HMR). B indingstid for ph.d-stipend DISKUSJON/INNSPEL FU HMR opplever stor pågang for å få tildelt ph.d-stipend. Dette er positivt. Føretaket opplever også at kandidatar som har fått stipend reiser frå føretaket rett etter avslutta utdanning. (Frå og med dags dato): HMR set i verk krav om to års bindingstid etter avslutta ph.d-utdanning dersom ph.d-midlane er tildelt av føretaket/hmr. Krav og kontrakt om bindingstid vil bli førelagt kvar av kandidatane ved oppstart av prosjektet (må utarbeidast i samarbeid med HR-avdelinga). Årsrapportering Alle som får tildelt forskingsmidlar frå HMR skal sende inn årleg rapport til sekretariatet for forsking i HMR via dette skjemaet. I rapporten skal ein gjere greie for status på prosjektet, eventuelle avvik og vidare framdrift mv. Normalt skjer slik rapportering medio januar kvart år. Sluttrapport Alle som har fått tildelt forskingsmidlar frå HMR skal sende sluttrapport når prosjektet er fullført til sekretariatet for forsking på følgjande adresse: forsking@helse-mr.no Dette må skje snarast og seinast etter at siste publikasjon er godkjend (elektronisk mal for sluttmeldings-skjema under utarbeiding) Dekningsbidrag Dekningsbidrag i eit forskingsprosjekt er institusjonen sine felleskostnader som husleige for kontor/arbeidsplass, leige av PC med standard programvare, telefon, printing, bibliotektenester og andre administrative fellestenester. Det skal ikkje reknast dekningsbidrag for forskarar/prosjektleiarar tilsette i føretaket som har fått tildelt midlar frå HMR. Arkivering Alle relevante prosjektdokument skal arkiverast i ephorte-arkivet. Saker med vedlegg som har personlege element i skal lagrast på konfidensielt område. Revisjon/internkontroll HMR sin revisor har til ei kvar tid rett til å kontrollere at tildelte forskingsmidlar blir forvalta i samsvar med vilkåra i tildelinga. Riksrevisjonen har likeså høve til å føre tilsyn.
K ontaktinformasjon All korrespondanse om forsking skal foregå via forsking@helse-mr.no eller via følgjande kontaktpersonar: Therese Istad (ansvarleg rådgjevar forskingsadministrasjonen Therese Stern (prosjektmedarbeidar)