Innkalling til menighetsrådsmøte 19. juni 2017 Dato: Sted: Referent: Møteleder: Mandag 19. juni kl 19.10 - NB! Mandag + litt justert tid Menighetshuset Hilde Flaten Thorbjørn Brook Steen Medlemmer: Folkelisten (FL): Thorbjørn Brook Steen Inger Johanne Schjerven Prizzi Frank Erikstad Bjordal Rannveig Wahll Edvard Cock Martin Guddal Halvorsen Varamedlemmer (FL) Katrine Kristiansen Kristian Kragøe Andresen Berit van der Hagen Jørgen Haukland Strøm-Andresen --------------------------- Sogneprest John Egil Rø Daglig leder Hilde Flaten Nominasjonskomiteens liste (NL): Stig Asplin Åshild Watne Linett Bjørkto Erik Heim Varamedlemmer (NL) Fredrik Glad-Gjernes Elise Birgitte Haugsten Thomassen Per Frode Hove Inger Marit Brorson Christine Josepha Hauck 1
Saksliste til menighetsrådsmøte 19/6-2017 Saksinnhold oversikt over saker 58/17 Godkjenning av saksliste og innkalling 59/17 Godkjenning av referat fra møte 18. mai (vedlegg) 60/17 Byggesaken Overordnet orientering om status, framdrift og innspill (5 vedlegg) 61/17 Byggesaken Kaféprosjekt (4 vedlegg) 62/17 Byggesaken Oppgradering av kjellerstue (2 vedlegg) 63/17 Byggesaken Oppgradering av kjeller i kapell (1 vedlegg) 64/17 Byggesaken Detaljprosjektering menighetshus, kapell, barnehage, glassgang og utomhus (1 vedlegg) 65/17 Byggesaken Samtalerom og lagerplass (1 vedlegg) 66/17 Oppfølging av tidligere saker 67/17 Avstemming på biskop (vedlegg) 68/17 Møtedatoer høsten 2017 og våren 2018 (vedlegg) 69/17 Nattverdsform 70/17 Økonomi og budsjett: Rammer for lederkurs og økonomi (vedlegg) 71/17 Personalsaker 68/17 Orienteringssaker Haslumseter kapell (vedlegg) Datoer framover Referat fra AU (vedlegg) Trosopplæringsplanen (vedlegg) 69/17 Eventuelt 2
Saker 58/17 Godkjenning av saksliste og innkalling Saksordfører: Thorbjørn Brook Steen Forslag til vedtak: Saksliste og innkallingen godkjennes 59/17 Godkjenning av referat fra menighetsrådsmøtet 18. mai Saksordfører: Thorbjørn Brook Steen Referat fra MR 18/5. Forslag til vedtak: Referat fra tidligere møte godkjennes 60/17 Byggesaken Overordnet orientering om status, framdrift og innspill Saksordfører: Edvard Cock / Stig Asplin /Frank Bjordal 1. Rammesøknad Plan og Bygg 2. Godkjent driftsstøtte fra kommunen 3. Søknad Bispedømmerådet om opptak av lån 4. Bekreftelse fra KPMG 5. Innspill fra Ziesler (3 brev) Byggekomiteen orienterer og siste utvikling i arbeidet med de ulike delene av byggeprosjektet. Forslag til vedtak: Menighetsrådet takker for orienteringen. 61/17 Byggesaken Kaféprosjekt Saksordfører: Edvard Cock/Stig Asplin/Frank Bjordal 1. Kopi av invitasjon kafe sammenkomst lørdag 17. juni 2. Epost/innspill fra interesserte profesjonelle lokale drivere 3. Oppdaterte tegning/utnyttelse 2. Etasje alternativ 1, 2 og 3 4. Innspill/kommentarer fra stab/au mail fra Rannveig med kommentarer Stig vil orientere om status fremdrift ombygging kafe 1. Status og fremdrift. Entreprenøren er i full gang med arbeidene og alt er i rute med tanke på ferdigstillelse før 15 august. 3
a) Alle rivningsarbeider er gjort. b) Gamle elektriske ledninger og gammelt røropplegg er fjernet. c) Det er laget åpninger i sydveggen for de nye doble glassdørene mot terrassen. d) Gamle innganger til toalettene er fjernet og murt igjen. e) Brystningspanelet i spisesalen er nesten ferdig montert. f) Taket er senket med lydbøyler og bjelkelag (elektrikeren kommer på torsdag for å legge opplegg i taket, slik at taket kan gjøres ferdig). g) Det er kjørt bort minst 5 tilhengerlass med rivingsdeler og gammelt skrot. h) Kjellerrommet mot sydvest er ryddet på dugnad. Brukbare ting står i "likkjelleren" i kapellet, resten er kjørt bort. i) Hellene ved inngangen er lagt til side og en del vegetasjon på østsiden av terrassen er fjernet og kjørt bort. j) Første runde med gravemaskin er unnagjort. Dvs at det er laget grøft for støttemur til terrassen. k) Det er laget slisser i vegg/gulv på toalettene for nytt røropplegg. Totalt sett er arbeidet i god rute. Dessverre viste det seg at det ikke er krypkjeller under menighetssalene og kaféen, men dette er et mindre problem, og ødelegger på ingen måte for prosjektet. Nå venter vi først og fremst på Plan og Bygningskontoret og endelig godkjennelse og bestilling av terrassedører og ny inngangsdør. Edvard/Frank/Katrine redegjør mulige for mulige driftsformer og status samtaler med potensielle profesjonelle drivere, og behovet for å etablere et eget profesjonelt kjøkken, samt finansering av dette. Det har vært en stor diskusjon om vi skal sette bort driften av kaféen. Argumentene for dette har vært at vi da får en fullverdig og attraktiv kafé med godt utvalg og forutsigbar åpningstid. Dessuten vil det gi en solid leieinntekt til menigheten som kan bidra til daglig drift av våre aktiviteter. Selve kafeen vil også gjøre det mye mer attraktivt å bruke storsalen og peisestuen til større arrangementer, både begravelser, bryllup, jubileer og andre store feiringer. Utfordringen ligger i å få en avtale med kafé-driveren som sikrer bruk av kaféen til eget bruk og egne arrangementer. Dette må ligge som en forutsetning i avtalen med driveren. Hittil har vi vært i kontakt med flere som ønsker å drive en lokal kafe, hvor det har vært flere møter med de to mest aktuelle, Marisa Valente og Aleksandra Verdu. Se vedlagte forslag fra Marisa og kopi av kommunikasjon med Aleksandra. Vi opplever at forslaget fra Marisa hensyntar mange av de spørsmålene som er blitt reist i forhold til menighetens behov og ønsker. Forslag til vedtak: MR vedtar å bygge profesjonelt kjøkken som er klart for oppstart til kafeens åpning. Det nye kjøkkenets søkes finansiert gjennom innsamlede midler, og subsidiært midler fra investeringsfond. Dagens kjøkken består, slik at det vil være to kjøkken i bygget. 4
62/17 Byggesaken Oppgradering av kjellerstue Saksordfører: Edvard Cock/Stig Asplin/Frank Bjordal 1. Mail fra Kristoffer/Hilde 9. Juni 2. Diverse tegninger fra arkitektene Basert på samtaler med stab og ungdomsmedarbeidere, samt klager på kvaliteten på kjellerstuens som utleieobjekt, mener vi at kjellerstuen bør oppgraderes umiddelbart, slik at disse behovene blir adressert på en god måte. Katrine/arkitektene har med innspill fra Kristoffer og Hilde utarbeidet en plan for oppgradering av peisestuen. Forslag til vedtak: MR vedtar å oppgradere kjellerstue i henhold til skisserte planer. Dette søkes finansiert gjennom innsamlede midler, og subsidiært midler fra investeringsfond. 63/17 Byggesaken Oppgradering/tilpasning av kjeller i kapell Saksordfører: Edvard Cock/Stig Asplin/Frank Bjordal 1. Mail fra Grete Lyche med redegjørelse og tegninger Ullern Menighets gode ungdomsaktiviteter har behov for flere lokaler og har uttrykt et ønske om å kunne utnytte kjelleren under kapellet, med mulighet for en fremtidig sammenslåing med kjelleren i Menighetshuset. Lokalene er tidligere pusset opp, men aldri tatt i bruk av hensyn til bårerommet, som nå er avviklet. Det foreslås at lokalene oppgraderes/tilpasses slik foreslått av arkitektene. Forslag til vedtak: MR vedtar å oppgradere kjeller i kapellet i henhold til skisserte planer. Dette søkes finansiert gjennom innsamlede midler, og subsidiært midler fra investeringsfond. 5
64/17 Byggesaken Detaljprosjektering Menighetshus, kapell, barnehage, glassgang og utomhus Saksordfører: Edvard Cock/Stig Asplin/Frank Bjordal 1. Mail fra Christian Eeg 11. Juni med vedlegg Vi har tidligere engasjert Driv/Skaara til å gjennomføre forprosjekt og rammesøknad for de enkelte delprosjektene i hovedprosjektet Ullerns nye storstue. Vi har avventet å godkjenne utgifter til detaljprosjektering og anbudsfasen lengst mulig innenfor vedtatt tidsplan, for å verifisere våre forutsetninger mhp Byrådets positive vurdering av barnehagebehovet, Fellesrådets/Gravferdselsetatens villighet til å gi tilgang til nødvendige arealer til gunstige festevilkår, og Fellesrådets til å støtte positivt opp om en barnehagebygging finansiert ved opptak av lån. For å overholde en tidsplan som muliggjør en åpning av barnehagen høsten 2018, er vi avhengig av å få gjennomført detaljprosjektering som grunnlag for anbud på de forskjellige prosjektene. Som det fremgår av vedlagte skriv fra arkitektene vil man kunne dele opp denne prosjekteringen, men det vil ha som resultat at vi ikke får på plass anbud og detaljerte kostnadsoverslag for det arbeidet som utsettes. Forslag til vedtak: MR vedtar å godkjenne honorarestimatene og gå videre med den presenterte leveransplanen fra arkitektene. 65/17 Byggesak samtalerom og lager Saksordfører: Hilde Flaten (Vedlegg 6517 Notat om samtalerom og lagerplass) Stab og administrasjon har erfart at situasjonen uten det tidligere samtalerommet er vanskelig å finne gode løsninger på. Det foreslås en løsning med noe oppgradering og tilrettelegging av kontoret på toppen av trappa. Forslaget går på innkjøp av enkle kontormøbler som vil gjøre bruken av rommet lettere. Det forutsettes at dette anses som en del av byggeprosjektet og kan tas fra investeringsmidlene. Forslag til vedtak: Administrasjon innvilges de nødvendige beløp fra investeringsbudsjettet til å tilrettelegge kontoret for samtalerom. Oppgradering av lagerrommene tas opp igjen til høsten som en del av videre arbeid i byggeprosjektet. 60/17 Oppfølging av tidligere saker Saksordfører: Rannveig Wahll (2 vedlegg: Brainstorm økonomi og Prioriterte mål 2017) 6
Forslag til vedtak: Sakene følges opp som det framkom i møtet Forslag til vedtak: Sakene følges opp som det framkom i møtet 67/17 Avstemming på biskop (vedlegg) Saksordfører: Thorbjørn Brook Steen De nominerte er (i alfabetisk rekkefølge): Anne-May Grasaas (61), domprost i Oslo bispedømme. Kåre Rune Hauge (58), sokneprest i Høybråten, Fossum og Stovner menighet i Østre Aker prosti i Oslo. Marit Halvorsen Hougsnæs (57), direktør i Arbeidsgiverorganisasjonen for kirkelige virksomheter (KA) Sturla Johan Stålsett (53), professor ved Det teologiske menighetsfakultetet. Kari Veiteberg (56), bymisjonsprest ved Bymisjonssenteret Tøyenkirken Forslag til vedtak: Daglig leder sender inn resultat av avstemmingen 68/17 Datoforslag til møteplan for 2017 / 2018 Saksordfører: Thorbjørn Brook Steen Forslag til vedtak: Oppsatt forslag til møteplan vedtas. 65/17 Nattverdspraksis Saksordfører: John Egil Rø/Jorund Andersen Siste gudstjenesteutvalg tok opp igjen drøfting rundt nattverdspraksis med intinksjon eller bruk av særkalk og valg av rød eller hvit vin. Etter siste møte 6. juni i utvalget har de lagt fram vedlagte forslag til menighetsrådet. Forslag til vedtak: Gudstjenesteutvalgets forslag godkjennes. 66/17 Rammer og økonomi for lederkurs og ledere på leir Saksordfører: Hilde Flaten og Thorbjørn Brock Steen Vedlagt er informasjon som går ut som «promo» for neste års lederkurs. Vi tar en rask gjennomgang av praksis og hvilke følger dette får for økonomien. Om det skal gjøres endringer som får betydning for neste års budsjett må dette avgjøres nå. Forslag til vedtak: Daglig leder tar innspillene med seg i det videre arbeid med økonomiske rammer for menighetens lederkurs og bruk av ledere på leir. 7
68/17 Personalsaker Saksordfører: Hilde Flaten og John Egil Rø Hilde Flaten og John Egil Rø informerer om status i personalsaker Forslag til vedtak: MR takker for orienteringen 56/17 Orienteringssaker Saksordfører: Rannveig Wahll og Thorbjørn Brook Steen Trosopplæringsplanen Haslumseter kapell Referat fra AU 4. mai (vedlegg) Datoer framover 57/17 Eventuelt Thorbjørn Brook Steen, leder (sign) 8