KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/16 Møtedato: 24.10.2016 Tid: Kl. 10.00 kl. 12.40 Møtested: Rauma Energi AS, Øran Vest Sak nr: 32/16 35/16 Møteleder: Møtende medlemmer: Lars Ramstad, leder (H) Eirik Jenssen, nestleder (Ap) Hilde Mjelva (V) Knut Dagfinn Samset (Krf) Torbjørn Ådne Bruaset (Sp) Forfall: Ingen Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Fra revisjonen: Bjarne Dyrnes, konst. daglig leder Møre og Romsdal Revisjon IKS Av øvrige møtte: Oddbjørn Vassli, rådmann (under OS 24/16,OS 25/16 og sak 34/16) Alf Vee Midtun, adm. direktør Rauma Energi AS (under OS 26/16) Arne Steffen Lillehagen, styreleder Rauma Energi AS (under OS 26/16) Jon Monsås, Økonomisjef Rauma Energi AS (under OS 26/16) Leder Lars Ramstad ønsket velkommen og ledet møtet. Det var ingen merknader til innkallingen. Orienteringssakene ble behandlet først i møte. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 32/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 19. SEPTEMBER 2016 PS 33/16 PS 34/16 PS 35/16 REFERAT OG ORIENTERINGER OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT PS 32/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 19. SEPTEMBER 2016 Kontrollutvalgets vedtak Protokollen fra møte 19. september 2016 godkjennes. Til å signere protokollen velges: 1. Torbjørn Ådne Bruaset 2. Knut Dagfinn Samset Side 1 av 7
Kontrollutvalgets behandling Protokollen fra møt 19. september 2016 godkjennes. Det foreslås at Torbjørn Ådne Bruaset og Knut Dagfinn Samset velges til å underskrive protokollen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer (5 voterende) Sekretariatets innstilling Protokollen fra møte 19. september 2016 godkjennes. Disse velges til å underskrive protokollen: 1.. 2.. PS 33/16 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 17/16 RS 18/16 Oppdatering av delegasjonsreglement for 2016-2020 - saksprotokoll fra kommunestyrets møte 27.9.2016 i K-sak 98/2016. Nestleder Eirik Jenssen opplyste om at han i kommunestyremøte måtte fremme et tilleggsforslag for å sikre den endringen i delegasjonsreglementet som kontrollutvalget hadde oppfordret til ble korrigert. Endringen ble vedtatt. Svar på henvendelse om forvaltningsrevisjon av ROR IKT, brev datert 28.9.2016 fra Kontrollutvalget i Molde til Kontrollutvalget i Rauma. Sekretær orienterte om at kontrollutvalget i Molde vil få orienteringen de har etterspurt fra ROR IKT i sitt møte 7.12.2016. Orienteringssaker: OS 24/16 Orientering om oppfølging av vedtak i sak PS 23/15 Rådmann Oddvar Vassli orienterte om at de ikke kom til å bestille en arbeidsmiljøkartlegging av resten av hjemmebasert pleie og omsorg, men det skal gjennomføres en medarbeiderundersøkelse for alle ansatte i kommunen. Det er KS som har utviklet opplegget og administrasjonen selv som gjennomfører medarbeiderundersøkelsen. Sekretær viste til at AMU følger tett opp den arbeidsmiljøundersøkelsen som er gjennomført på Hjemmebasert pleie og omsorg arbeidslag 2. Når det gjelder oppfølging av pkt. 3 i vedtaket, så får ikke kontrollutvalget tilsendt tilsynsrapporter fra rådmannen slik det ble oppfordret til i vedtaket. Rådmannen kan opplyse at det ikke blir gjennomført så mange tilsyn. Kontrollutvalget ønsker å få tilsendt alle tilsynsrapporter fra eksterne tilsyn, Side 2 av 7
dvs. fra fylkesmannen, fylkeslegen og arbeidstilsynet. Det er ønskelig at kopi sendes til sekretariatet straks kommunen mottar slike tilsynsrapporter. OS 25/16 Nummerer brev nr. 1/2014 Rådmann Oddbjørn Vassli opplyser at ROR innkjøp har fått på plass 11 av 25 rammeavtaler som ligger i planen, dette er rådmannen godt fornøyd med. Det er innført e-handel på alle rammeavtaler. Alle med bestillingsfullmakter har fått opplæring, og det er elektroniske rutiner tilgjengelig for alle. Rådmannen gir uttrykk for at det har skjedd mye positivt på kort tid innen innkjøpsområdet. OS 26/16 Rauma Energi AS Kontrollutvalgets leder Lars Ramstad takket for at utvalget fikk komme på besøk og orienterte om bakgrunnen for at utvalget hadde bedt om en orientering knyttet til disse temaene. Styreleder Arne Steffen Lillehagen ønsket utvalget velkommen og understreket at ansvarsområdet deres er sterkt regulert av myndighetene. Status knyttet til Herje kraftverk Adm. direktør Alf Vee Midtun orienterte utvalget om status for Herje kraftverk. Herje kraftverk er et småkraftverk som produserer årlig 13 GWh. I konsesjonen ligger det et samarbeid med genbanken, eiet av fylkesmannen. I september 2015 fikk de et rørgatebrudd etter at produksjonen bare hadde vært i gang siden mai samme år. Rørgatebruddet skyltes mangler ved reparasjonsarbeid som ble gjennomført som følge av at det i anleggsperioden kom en stein inn i rørgata og skadet glasfiberoverflaten. Fisken i genbanken overlevde, men det har i etterkant vært diskutert hvordan de skal sikre stabil levering av vann til genbanken. Etter rørgatebruddet har det vært skiftet ut mye rør. For ca. 3 uker siden var arbeidet avsluttet og det er klart for å fylles opp med vann så snart den pågående streiken er avsluttet. Rauma Energi AS har en diskusjon med konsulentselskapet om størrelsen på erstatningen, da den tilbydde erstatningssummen er mindre enn det tapet Rauma Energi AS mener de er påført. Utbygging av Verma kraftverk Styreleder Arne Steffen Lillehagen viste til at ekstraordinær generalforsamling i forrige uke vedtok å bygge ut Verma kraftverk for 396 mill. kroner. Selskapet har brukt eksterne konsulenter for å utarbeide grunnlaget for beslutningen. Kommunestyret fikk i den ekstraordinære generalforsamlingen en grundig gjennomgang av prosjektet. Adm. direktør Alf Vee Midtun gav kontrollutvalget et sammendrag av den presentasjonen. Arbeidet med prosjektet for å bygge ut Verma kraftverk har pågått siden 2009, men arbeidet ble intensivert i 2015. Det ble da valgt FinCorp som finansiell rådgiver ved låneopptak, Deloitte ble valgt til å utarbeide finansielle analyser av Verma kraftverket og Multiconsult ble valgt som konsulentselskap. Prosjektet som nå er vedtatt, omfatter blant annet oppgradering av eksisterende inntaksdam, ny kraftstasjon og rørgate i fjell, opprusting av tilkomstveger og ny jernbanebru. Side 3 av 7
Midtun opplyser at den årlige kraftproduksjonen etter utbyggingen skal bli 106 GWh, mot i dag 70 GWh. Prosjektet blir lånefinansiert, og det er lagt opp til en egenkapitalandel på minst 25 %. Selskapet inngår avtale med Handelsbanken om å være selskapets bankforbindelse. Dette er et stort prosjekt og styreleder og adm. direktør legger ikke skjul på at det er risikoer forbundet med et slikt prosjekt. Det nevnes risikoer knyttet til; - damarbeidet - fjellarbeidet - kraftprisene - finansielle risikoer - produksjon i anlegget - størrelsen på selskapet, for å ta på seg et så stort prosjekt. Det er i prosjektet lagt inn en buffer på 30 mill. kroner. Det blir fra selskapet understrekte at det var viktig å komme i gang med utbyggingen nå. Dersom anlegget er kommet i drift innen 2020 vil de være sikret tilskudd gjennom tilskuddsordningen med grønne sertifikat i 15 år. De vil da få et tilskudd på 15 øre på den nye produksjonen som utbyggingen vil tilføre, dvs. på 36 Gwh. Oppfølging av selskapskontroll Rauma Energi AS Styreleder påpeker at Stortinget nå har sluttet seg til Reiten-rapporten, som revisjonsrapporten i stor grad støttet seg til. Det store spørsmålet for selskapet er det med funksjonelt skille, og de er spent på hvordan forskriftene vil bli utformet. Det er gitt en overgangsperiode på 5 år for å gjennomføre dette skillet. Styreleder er redd for at et slikt skille kan føre til vanskeligere konkurranseforhold for selskap av deres størrelse, enn for de store energiselskapene. Avslutningsvis ble kontrollutvalget kort orientert om noe av det andre som selskapet arbeidet med som; sikring av strømnettet, nye koblingsstasjoner og utbygging av fiber. Adm. direktør understreker at det er et høyt aktivitetsnivå i selskapet. Styreleder Arne Steffen Lillehagen, adm. direktør Alf Vee Midtun og økonomisjef Jon Monsås svarte på spørsmål underveis i orienteringen. Kontrollutvalgets leder ønsket på vegne av utvalget lykke til med arbeidet og takket for orientering. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) Side 4 av 7
PS 34/16 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Omsorgstrappen Under behandling av revisjonsrapporten «Samhandlingsreformen i Rauma kommune» sak 37/14 kom det fram at det gjenstår noen trinn i Omsorgstrappen. Rauma kommune arbeider nå aktivt for å få på plass gode omsorgstilbud mellom det å ha litt hjelp i eget hjem og det å ha sykehjemsplass. 24.10.16: Kontrollutvalget ønsker å ha med seg problemstillingen videre under oppfølging av sak fra 18.04.16 «Hjemmebasert helse- og omsorg». Kontrollutvalget avslutter oppfølging av saken «Omsorgstrappen». Oppfølging av vedtak i sak PS 23/15 I kontrollutvalgets møte 08.06.15 sak PS 23/15. Ble det fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen å klargjøre ansvarsforhold knyttet til avvikshåndtering slik at enhetsledere ikke har ansvar for oppfølging og behandling knyttet til enhetsleders avvik, og at det blir sikret at alle ansatte er kjent med avviksrutiner og er trygg på å bruke disse. 2. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen til å be bedriftshelsetjenesten gjøre en undersøkelse av arbeidsmiljøet i enhet for Hjemmebaserte helse- og omsorgstjenester. 3. Utvalget ber om at rådmannen alltid sender kopi av tilsynsrapporter til kontrollutvalget. Når det gjelder oppfølging av pkt. 1. vises det e-post lagt frem i dagens møte OS 20/15. Vedtaket pkt. 2 og 3 må følges videre. 24.10.16: Rådmannen orienterte jf. OS 24/16. Kontrollutvalget velger å avslutte oppfølging av denne saken. Nummerert brev nr. 1/2014 Kontrollutvalget fikk fremlagt nummeret brev nr. 1/2014 til Rauma kommune i sak 07/15 2.3.2015. Det nummererte brevet knyttet seg til innkjøpsavtaler som ikke hadde vært ute på anbud. Revisor har rapportert tilbake til kontrollutvalget og kommunen har fulgt opp ved at kommunestyret i september gjorde vedtak om at Rauma kommune inngår interkommunalt samarbeid på innkjøpsområdet fra 1.1.2016. Kontrollutvalget ønsker en statusrapport høsten 2016. 24.10.16: Rådmannen orienterte jf. OS 25/16. Kontrollutvalget vil følge med på innkjøpsområdet videre, men velger å avslutte oppfølging av denne saken. Delegasjonsreglement Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak i KU-møte 01.02.16, PS 05/16: «Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen om i forbindelse med at delegasjonsreglementet skal revideres, å gjøre en nærmere vurdering av om kompetanse til å ta opp lån kan delegeres til formannskapet». 24.10.16: Saksprotokoll fra K-sak 98/2016 fremlagt i dagens møte RS 17/16. Oppfølging av saken avsluttes. Hjemmebasert helse- og omsorg I KU-møte 01.02.16 OS 02/16 hadde rådmannen en orientering og gjennomgang av underveisevaluering av hjemmebasert helse- og omsorgstjeneste i Rauma kommune. Rådmannen sa at det nå var hovedprioritet å få på plass systemer, rutiner og praksis som sikrer forsvarlige helsetjenester, samt jobbe med felles holdninger og retning på tjenesten. Kontrollutvalget ønsker å følge saken videre. 24.10.16: Kontrollutvalget ønsker også å ta med seg videre at det må følges opp at det er gode tilbud på alle trinn i «omsorgstrappen». Side 5 av 7
Forvaltningsrevisjonsrapport «Samhandlingsreformen i Rauma kommune» Forvaltningsrevisjonsrap. «Samhandlingsreformen i Rauma kommune ble behandlet i Rauma kommunestyre 16.12.14, K-sak 116/2014. I kontrollutvalgets møte 01.02.16, PS 04/16, ble administrasjonens oppfølging av anbefalingene i rapporten gjennomgått. Kontrollutvalget fattet vedtak om at de ønsker å holdes orientert fra administrasjonen om den videre oppfølgingen av anbefalingene, da spesielt knyttet til det arbeidet som er planlagt: 1. Implementering av folkehelsegruppen, 2. Arbeidet med å høyne kvaliteten innen koordinerende enhet, 3. Samarbeidsavtalen mellom helseforetaket og kommunen, knyttet til ansvarsfordeling og opplæring. 24.10.16: Rådmannen orienterte om at folkehelsegruppa er implementert og at det også er laget en egen strategi for folkehelsearbeidet. Når det gjelder samarbeidsavtalen med helseforetaket, så er det en felles utfordring som alle kommunene arbeider med. Etter anbefaling fra rådmannen, avslutter kontrollutvalget oppfølging av denne saken. Kontrollutvalgets behandling Utvalget gjennomgikk sakene i oppfølgingslisten. Rådmannen uttrykte i møte at utvalget heller burde være opptatt av oppfølging av den omstillingen i helse og omsorgssektoren som vil skje som følge av etablering av helsehuset, jf. utviklingsplan for helse og omsorg 2017-2018, fremfor å se på fragmenter i gamle enkeltsaker. Rådmannen anbefalte derfor utvalget å avslutte oppfølging av flere saker. Til dette møtet var det gitt orienteringer knyttet til to saker på oppfølgingslisten: Oppfølging av vedtak i sak PS 23/15 Nummerer brev nr. 1/2014 Det ble ikke foreslått å føre opp nye saker på oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer (5 voterende) Sekretariatets innstilling I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: PS 35/16 EVENTUELT Rauma Boliger AS Kontrollutvalgets leder Lars Ramstad har fremmet et ønske om at kontrollutvalget får en orientering fra Rauma Boliger AS. Kontrollutvalgets behandling Utvalget diskuterte innspillet fra utvalgsleder. Kontrollutvalgets konklusjon Kontrollutvalget ønsker orientering fra Rauma Boliger AS i møte 28.11.2016. Utvalget kom med følgende stikkord for hva de ønsker orientering om: Forholdet mellom Rauma Boliger AS og Rauma kommunale boligstiftelse. Økonomisk situasjon Hvor reelt er behovet for boliger til flyktninger i dag? Vedlikeholdsbehov Side 6 av 7
Rapport 2. tertial Denne saken stod ikke på sakskartet, da rapporten ikke var ferdigstilt fra administrasjonen før kontrollutvalgsmøte. Formannskapet skal behandle 2. tertialrapporten i møte 1.11.2016. Rådmannen Oddbjørn Vassli ga utvalget en liten orientering i møtet. Rådmannen informerte om at prognosen er et merforbruk i forhold til budsjett på ca. 5 millioner kroner. Det er i hovedsak pleie og omsorg som har merforbruk. Det blir også lagt frem en budsjettjusteringssak. Her blir det korrigert i forhold til merforbruket, slik at en ved årsslutt skal komme i balanse. Budsjettet er bl.a. styrket med det som står igjen på disposisjonsfondet og med laver pensjonskostnader. Rådmannen sier at målet er at kommunen skal være ute av ROBEK når årsregnskapet er godkjent. Lars Ramstad Eirik Jenssen Hilde Mjelva leder nestleder Knut Dagfinn Samset Torbjørn Ådne Bruaset Jane Anita Aspen sekretær Side 7 av 7