Møteprotokoll Åmli kontrollutvalg Dato: 15.02.2016 kl. 09:00 Sted: Rådhuset, møterom Trongedalsnuten Arkivsak: 15/09715 Til stede: Tobias Wessel-Hansen Tangen (H), Rakel Birkeli Søraker (SP), Turid E. Haugstøyl (H) og Ole Martin Retterholt (FRP) Angrim Flaten (AP) møtt kl. 09:20 (sak 2/16-8/16) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Ansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes Ordfører Reidar Saga (sak 1/16) Rådmann Christina Ødegård (sak 2/16-3/16) Enhetsleder for samfunn Kristin Mood (sak 2/16) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 1/16 16/03206-1 Godkjenning av møteinnkalling 15.02.16 3 Møteprotokoll 1/16 15/09715-9 Godkjenning av protokoll fra møte 08.12.15 4 Saker til behandling 1
1/16 16/03219-1 Samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget 5 2/16 16/03239-1 Orientering om arbeidsmiljø ved teknisk avdeling 6 3/16 16/03242-1 Kommunens eierrolle - Eierskapsmelding 7 4/16 16/03006-2 Aust-Agder Revisjon IKS - engasjementsbrev Åmli kommune 8 5/16 16/03210-1 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Åmli kommune 9 6/16 16/03217-1 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Åmli kommune 10 7/16 16/03232-1 Orientering fra revisjonen i møte 15.02.16 11 8/16 16/03236-1 Eventuelt i møte 15.02.16 12 Åmli, 15.02.2016 Tobias Wessel-Hansen Tangen Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 1/16 Godkjenning av møteinnkalling 15.02.16 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 1/16 Møteinnkalling 15.02.16 godkjennes. Møteinnkalling 15.02.16 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte 08.12.15 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 1/16 Protokoll fra møte 08.12.15 godkjennes. Møtehandsaming Protokoll fra møte 08.12.15 godkjennes. 4
Saker til behandling 1/16 Samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 1/16 Ordfører Reidar Saga var invitert til kontrollutvalgets møte for å drøfte samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget. Rådmann deltok også i dialogen etter ønske fra utvalget. Både ordfører og kontrollutvalget var enige om å fortsette det gode samspellet som har vært frem til nå, og fortsatt jobbe for en god dialog i den kommende perioden. Resultatet av dialogen mellom ordfører og kontrollutvalget kan oppsummeres i følgende punkter: Ordfører møter i kontrollutvalget når utvalget eller ordfører selv ønsker det. Kontrollutvalget ved leder og sekretariatet inviteres til kommunestyret for å orientere om kontrollutvalgets arbeid. Ordfører tar initiativ. Kommunestyret tar eierskap til overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kommunestyret ble oppfordret til å bruke kontrollutvalget i større grad dersom de ønsker å få utredet/undersøkt en sak (innenfor kontrollutvalgets mandat). 5
2/16 Orientering om arbeidsmiljø ved teknisk avdeling 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 2/16 Saken legges frem uten innstilling. Rådmann Christina Ødegård og enhetsleder for samfunn Kristin Mood redegjorde for arbeidsmiljøet ved Teknisk avdeling og hvordan situasjonen har blitt håndtert i henhold til kommunens retningslinjer og gjeldende regelverk. Kontrollutvalget besluttet å lukke møtet under deler av behandlingen av saken jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. Utvalgets medlemmer stilte spørsmål til saken. Sekretariatet fremsatte slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å få tatt inn ett punkt om kontrollutvalget og revisors rolle i retningslinjene for varsling ved neste rullering. Kontrollutvalget ber om å få en tilbakemelding fra rådmann innen første kvartal 2017 om status i saken. Enstemmig for sekretariatet forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å få tatt inn ett punkt om kontrollutvalget og revisors rolle i retningslinjene for varsling ved neste rullering. Kontrollutvalget ber om å få en tilbakemelding fra rådmann innen første kvartal 2017 om status i saken. 6
3/16 Kommunens eierrolle - Eierskapsmelding 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 3/16 Saken legges frem uten innstilling. Rådmann Christina redegjorde for kommunens eierstrategi for selskap kommunen har eierinteresser i og hvordan strategien er forankret. Utvalgets medlemmer stilte spørsmål til saken. Sekretariatet fremsatte slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å fastsette overordnede prinsipper for deres eierskap ved å utarbeide en samlet eierskapsmelding for alle deres selskaper/samarbeid. Enstemmig for sekretariatet forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å fastsette overordnede prinsipper for deres eierskap ved å utarbeide en samlet eierskapsmelding for alle deres selskaper/samarbeid. 7
4/16 Aust-Agder Revisjon IKS - engasjementsbrev Åmli kommune 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 4/16 Ansvarlig regnskapsrevisor la frem engasjementsbrevet i møtet. På den måten har utvalgets medlemmer fått en orientering om forholdet mellom Åmli kommune som oppdragsgiver og Aust-Agder revisjon IKS som oppdragstaker. 8
5/16 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Åmli kommune 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 5/16 Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til orientering. Til møtet forelå undertegnede uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og forvaltningsrevisor. Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til orientering. 9
6/16 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Åmli kommune 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 6/16 Kontrollutvalget godkjenner Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Åmli kommune som den foreligger. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Åmli kommune som den foreligger til orientering. Sekretariatet gjennomgikk forslag til «Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Åmli kommune». Kontrollutvalgets medlemmer drøftet innholdet i årsmeldingen og vedtok å godkjenne den som den forelå. Kontrollutvalget godkjenner Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Åmli kommune som den foreligger. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Åmli kommune som den foreligger til orientering. 10
7/16 Orientering fra revisjonen i møte 15.02.16 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 7/16 Aust-Agder revisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Kort orientering om Aust-Agder revisjon IKS og deres arbeidsmetode Ansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes orienterte kort om Aust-Agder revisjon IKS og deres arbeidsmetode 2. Løpende revisjon Ansvarlig regnskapsrevisor orienterte om løpende revisjon. 3. Ivaretakelse av gaver gitt til kommunen rutiner og retningslinjer Ansvarlig regnskapsrevisor orienterte om kommunens rutiner og retningslinjer i forhold til gaver gitt til kommunen. 11
8/16 Eventuelt i møte 15.02.16 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 8/16 1. Innkommen post Ingen innkommen post. 2. Neste møte 18.04.16 kl. 09:00 3. Eventuelt a. Leder gav en kort oppsummering av kontrollutvalgskonferansen som ble avholdt i regi av NKRF på Gardermoen 2.-4. februar. b. Kontrollutvalget ønsker et bedriftsbesøk hos IATA IKS, gjerne i sammen med de andre eierkommunene. Sekretariatet initierer dette og melder tilbake i neste møte om hva slags opplegg det blir. c. Kontrollutvalget ber om å bli likestilt med kommunens øvrige hovedutvalg på kommunens elektroniske plattformer. Innkalling og protokoller gjøres tilgjengelig for kommunens øvrige politikere og kontrollutvalgets medlemmer får tilsendt sakspapirer fra kommunestyret og øvrige hovedutvalg. d. Leder orienterte om uheldig praksis rundt sakspapirer til lukkede møter/saker. Sekretariatet tar dialogen med administrasjonen. 12