BÆRUM KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING (Konkurransen gjennomføres i ett trinn) etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og II (under EØS terskelverdi og uprioriterte tjenester) «Oppdragskontrakt for kjøp av tjenester til gjennomgang av barneverntjenesten» Websaksnr. 2015/135918 Tilbudsfrist: 19.08.2015 kl. 10.00
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.3 ANSKAFFELSENS OMFANG... 3 1.4 VEDLEGGOVERSIKT... 4 1.5 FREMDRIFTSPLAN... 4 1.6 KONTRAKT OG KONTRAKTSPERIODE... 4 1.7 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 REGLER FOR KONKURRANSEN... 4 2.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 5 2.3 OFFENTLIGHET... 5 2.4 FORBEHOLD... 5 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 5 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.2 OBLIGATORISKE KRAV... 6 3.3 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 6 3.4 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 6 3.5 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 4 BRUK AV UNDERLEVERANDØR... 8 5 KRAV TIL TILBUDET... 8 5.1 TILBUDETS UTFORMING... 8 5.2 KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV... 8 5.3 ALTERNATIVE TILBUD... 9 5.4 DELTILBUD... 9 5.5 ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD... 9 5.6 INNLEVERINGSSTED... 9 6 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 6.1 REGISTRERING AV TILBUD... 9 6.2 TILBUDSÅPNING... 10 6.3 AVVISNING PÅ GRUNN AV FORHOLD VED TILBUDET... 10 6.4 AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD... 10 7 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN... 10 7.1 TILDELINGSKRITERIER... 10 OPPDRAGSGIVER VIL MED BAKGRUNN I EN VURDERING AV TILBUDENE OPP MOT TILDELINGSKRITERIENE GÅ VIDERE MED FORHANDLING MED INNTIL TRE (3) TIL FEM (5) TILBYDERE.... 11 7.2 OPPDRAGSGIVERS BESLUTNING OM KONTRAKTSTILDELING... 11 Bærum kommune 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Bærum kommune v/anskaffelsesenheten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med inngåelse av oppdragskontrakt for kjøp av tjenester til gjennomgang av barneverntjenesten. For informasjon om kommunene, se nett. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Tjenestested: e-post Kari Bustgaard Anskaffelsesenheten kari.bustgaard@baerum.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver. Tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver utleveres senest - 6 - dager før utløpet av fristen for å levere tilbud. Spørsmål knyttet til konkurransegrunnlaget må derfor være fremsatt i rimelig tid forut for dette. Svar på spørsmål vil bli sendt alle som har meldt sin interesse for konkurransen. Det blir ikke oppgitt hvem som har stilt spørsmålet. 1.2 Anskaffelsens formål I forbindelse med arbeidet med gjennomgang av barneverntjenesten så ønsker kommunen en gjennomgang knyttet til om barnevernstjenesten fungerer etter hensikten, vurdert med bakgrunn i de ressurser som anvendes og resultater som oppnås. Se vedlegg 1. 1.3 Anskaffelsens omfang Utredningen skal fremskaffe et solid kunnskapsgrunnlag. Rapporten skal inneholde anbefalinger til kvalitetsforbedringer. Oppdragstart er 01.10.2015 og endelig utredningsrapport til oppdragsgiver skal foreligge 01.02.2016. Se vedlegg 1. Bærum kommune 3
1.4 Vedleggoversikt Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg: Vedlegg 1 - Tjenestebeskrivelse/kravspesifikasjon Vedlegg 2 - Prisskjema Vedlegg 3 - Kontraktsutkast Vedlegg 4 - Tilbudsbrev Vedlegg 5 - Forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) Vedlegg 6 - Referanse/CV mal til bruk for pkt. 7.1 1.5 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøringen er sendt til Doffin.no 02.07.2015 Frist for å levere tilbud 19.08.2015 kl.10.00 Fase med avklaring- og forhandlinger Ca. uke 35-39 Utsendelse av tildelingsbrev Ca. uke 38-39 Kontraktsinngåelse etter 10 dagers Ca. uke 40 klage/karensfrist Oppstart av kontrakt Senest uke 40 Tilbudets vedståelsesfrist 6 måneder fra tilbudsfristen Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. 1.6 Kontrakt og kontraktsperiode Oppdragsgiver har til hensikt å inngå én oppdragskontrakt. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt. Kontrakten gjelder til oppdrag er fullført iht. frister i vedlegg 1. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristen utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på www.doffin.no. Dersom rettelse, supplering eller endring kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen reguleres av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlig anskaffelser og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser del I og II. Bærum kommune 4
2.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. 2.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova jf. FOA 3-5. Innkomne tilbud vil være skjermet for innsyn frem til leverandøren er valgt, jf. offentleglova 23 tredje ledd og jf. forvaltningsloven 19 første ledd bokstav b. Deretter er tilbudene offentlig tilgjengelige med unntak av opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6 jf. og jf. forvaltningsloven 13 første ledd nr. 1. Dersom tilbyder mener at tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, kan det leveres ytterligere en kopi (i PDF-format) der disse opplysningene er sladdet. Ved begjæring om innsyn, vil oppdragsgiver foreta en selvstendig vurdering av hva som kan anses som taushetsbelagte opplysninger. 2.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget, herunder kontrakten. Endelig tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Dersom leverandøren har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at forbeholdene samlet sett anses som vesentlige. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelig kvalifikasjoner vil følgende krav og dokumentasjonskrav legges til grunn: Bærum kommune 5
3.2 Obligatoriske krav Krav Krav 1 - Skatteattester Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Krav 2 - HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt HMS- egenerklæring. HMSegenerklæring skal signeres av både daglig leder og en representant for de ansatte. Skjema for HMS- egenerklæring kan hentes på nettadressen: http://www.regjeringen.no/upload/kilde/fad/red/2006/0032/dd d/andre/280340-hms-egenerklaering.rtf 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Krav 3 Firmaattest Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Krav 4 Økonomi Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister, eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonskrav Utvidet kredittvurdering/rapport, ikke eldre enn 3 måneder, fra et offentlig godkjent kredittvurderingsselskap som inneholder kredittvurdering av leverandøren typisk angitt ved bokstavkarakter eller kortfattet tekst, samt forklaring til disse. Rapporten skal basere seg på siste kjente regnskapstall. Dato må tydelig fremkomme. Bærum kommune 6
Krav Kredittverdigheten som legges til grunn for å bli kvalifisert for denne konkurransen er A (kredittverdig) eller kredittrating AN. Leverandører med lavere rating enn B vil bli avvist. Dokumentasjonskrav Selskaper uten tilfredsstillende kredittvurdering, nystartede selskaper med kredittrating AN, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene vil ikke alltid kunne dokumentere at kravet er tilfredsstilt. I slike tilfeller vil det likevel kunne kompenseres med tilfredsstillende kredittvurdering som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Slik alternativ dokumentasjon skal følge som en del av tilbudet. 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Krav 5 - Gjennomføringsevne Det kreves meget god gjennomføringsevne og at leverandøren har en organisasjon som har kapasitet til å gjennomføre iht. kontrakten. Dokumentasjonskrav Generell oversikt over ressurspersoner og erfaringskompetanse for fagpersoner/konsulenter som Leverandøren besitter innenfor aktuelt fagområde, enten de tilhører foretaket eller ikke. Krav 6 - Erfaring Det kreves god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Krav 7 - Kvalitetsstyringssystem Det kreves et godt og velfungerende kvalitetsstyringssystem for de ytelser som skal leveres. I begrepet kvalitetsstyringssystem ligger det at leverandøren har en bevissthet rundt eksempelvis kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering og kvalitetsforbedring. Organisasjonskart, samt en beskrivelse av hvordan leverandøren sikrer tilgang til kvalifisert personale. Generell liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år for de tilbudte konsulenter, herunder opplysninger om leveransens verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker med kontaktinformasjon for evt. referanseinnhenting. Hvilken rolle de tilbudte konsulenter har hatt i referanseprosjektene, må fremgå (eksempelvis prosjektleder, prosjektmedarbeider). Redegjørelse for leverandørens kvalitetsstyringssystem vedlegges. Eksempelvis kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering og kvalitetsforbedring. Bærum kommune 7
4 BRUK AV UNDERLEVERANDØR Dersom en leverandør skal benytte underleverandør(er) for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene under punkt 3.4. og 3.5, må det legges frem en forpliktende erklæring om at han har den nødvendige råderett over underleverandøren(es) kapasitet. Det skal i så fall legges frem en signert forpliktelseserklæring fra underleverandør(er) - vedlegg 6, samt en kort beskrivelse av hvilke(n) kapasitet(er) underleverandør skal utføre. 5 KRAV TIL TILBUDET 5.1 Tilbudets utforming Leverandør skal forsikre seg om at tilbudet som leveres er i henhold til denne tilbudsinnbydelsen. Det er leverandørens ansvar å levere et korrekt og komplett tilbud. Tilbudet skal være skriftlig og leveres på norsk i merket og lukket konvolutt/forsendelse. Tilbud skal merkes: Websaksnr 2015/135918 «Oppdragskontrakt for kjøp av tjenester til gjennomgang av barneverntjenesten.» Anskaffelsesenheten v/ Kari Bustgaard. Tilbudsbrevet skal være datert og signert av en person som har fullmakt til å signere på vegne av leverandøren. Tilbudet kan ikke leveres per e-post. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer i papirversjon. I tillegg skal tilbudet leveres på minnepinne på følgende måte: 1. Fullstendig tilbud i PDF-format. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument / én fil i PDF-format. 2. Prisskjema. 3. Eventuelt sladdet tilbud i PDF-format. Dersom leverandøren mener det er relevant, kan det i tillegg leveres en kopi av tilbudet der opplysninger som leverandøren anser som taushetsbelagte opplysninger er sladdet. Sladdet kopi leveres som ett dokument / én fil i PDF-format. 5.2 Komplett tilbud skal bestå av Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Dokumentasjon Signert tilbudsbrev (vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget) Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skilleark 1 Bærum kommune 8
Dokumentasjon Skilleark Skatteattest- og merverdiattest, jf. punkt 3.2 2 HMS-egenerklæring, jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 3 punkt 3.3. Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. 4 punkt 3.4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 5 punkt 3.5. Signert forpliktelseserklæring fra underleverandør (vedlegg 5 til 6 konkurransegrunnlaget) jf. punkt 4 Dokumentasjon av krav til ytelsen jf. vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget 7 (dokumentasjon av tildelingskriteriene jf. punkt 7.1 ) Vedlegg 6 i utfylt stand iht. pkt. 7.1 Fullstendig utfylt prisskjema (vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget) 8 5.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternativt tilbud innenfor rammen av oppdraget. Se vedlegg 1. 5.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 5.5 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres. 5.6 Innleveringssted Tilbudet kan leveres eller sendes til: Leveringsadresse: Bærum kommune Kommunegården 1 etg. Veiledningstorget 1304 Sandvika Postadresse: Bærum kommune Anskaffelsesenheten v/ kontaktperson Kari Bustgaard 1304 SANDVIKA 6 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 6.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Ved levering på oppgitt sted hos oppdragsgiver vil leverandør få kvittering for innlevert tilbud. Bærum kommune 9
6.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted etter innleveringsfristen. Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 6.3 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan avvises. Leverandøren oppfordres til å følge de anvisninger som gis i konkurransegrunnlaget og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter pr e-post til kontaktpersonen (se punkt 1.1. i dette dokumentet). 6.4 Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 7 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 7.1 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontrakt og kravspesifikasjon, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingskriterier nedenfor som knytter seg til ytelse/det konkrete tilbudet må ikke forveksles med kvalifikasjonskriterier pkt. 3.5 som knytter seg til firma/leverandør generelt. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium og vekt Kvalitet: 60 % 40 % Tilbyder skal redegjøre for hvordan de ulike oppgaver (ref. Vedlegg 1 kravspesifikasjonen) skal gjennomføres/løses, samt beskrive hvilke metoder som vil benyttes. Tilbyder skal i løsningsforslaget redegjøre for hvordan tilbyder vil sørge for aktiv medvirkning og involvering av ansatte og brukere. Tilbyder skal legge ved kortversjon-cv for tilbudt(e) konsulent(er). CV skal inneholde oversikt over referanseprosjekter siste fem år. Utfylling av informasjon ( ref. Vedlegg 6 Mal.). Tilsvarende gjelder for konsulenter/forskere som tilbyder knytter til seg som ressurspersoner eller underleverandører inn i dette oppdraget. Bærum kommune 10
20% Leverandørens forslag til fremdriftsplan beskrives. Se vedlegg 1. Pris : 40% Pris skal oppgis i Vedlegg 2 Prisskjema. Det skal fremgå: - Totalpris for oppdraget - Antall timer fordelt på de ulike konsulentene - Timepris for de ulike konsulentene (hhv senior/junior-ressurs) Oppdragsgiver vil med bakgrunn i en vurdering av tilbudene opp mot tildelingskriteriene gå videre med forhandling med inntil tre (3) til fem (5) tilbydere. 7.2 Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles skriftlig og samtidig til berørte leverandører. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for tildeling av kontrakt. Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk kontrakten og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier. Bærum kommune 11