Sirkulasjon av tidsskrifthefter Dato: 2016-06-07 I denne arbeidsflyten er sirkulasjon definert som en egen prosess i systemet. I Alma-språk vil det si å definere sirkulasjon som en work order (arbeidsordre). Med en work order har man kontroll på hvor heftet er når det sendes på sirkulasjon, samtidig som det ikke er tilgjengelig for lån eller bestilling fra sluttbruker. Andre måter kan også fungere, men dette er den metoden BIBSYS mener blir den mest passende ut i fra hva sirkulasjon er for noe. Konfigurering Før man kommer i gang med å sende hefter på sirkulasjon, må det gjøres noe konfigurering. Man må blant annet registrere en Work order Type og en Work Order Status, og koble dette opp mot en Circulation desk. Denne oppgaven gjøres bare en gang. Konfigureringen krever rollen General System Administrator (admin-rolle). 1. I Alma-menyen, velg Administration > General Configuration > Configuration Menu 2. I You are configuring skal man stå på det øverste nivået, altså institusjonsnivået Klikk på Work Order Types: 3. Velg Add Work Order Type: 1
4. Fyll ut, for eksempel som foreslått her: Velg Add and close. 5. Ved work order type SIRK, velg Actions Manage statuses: 6. Velg Add Status: 7. Registrer minimum Code og Name for statusen sirkulasjon: 2
Velg Add and Close. 8. Ny status er lagret: 9. Nå skal Work Order Type kobles mot den eller de utlånssteder som er involvert i sirkulasjon. I Alma-menyen, velg Fulfillment > Fulfillment Configuration > Configuration Menu 10. I You are configuring skal man nå velge nivået library (utlånssted). Velg deretter Circulations desks under overskriften Library: 11. Ved DEFAULT_CIRC_DESK, velg Actions Edit: 12. Velg fanen Work order types: 3
13. Velg Add work order: 14. Velg fra nedtrekksliste work order type Sirkulasjon som du nylig la inn, og oppgi work order time, som er et estimat for antall dager heftet kan få være ute på sirkulasjon. Work order time er bare til informasjon og gir ikke grunnlag for purring. Velg Add and close: 15. Velg Save: 4
16. Neste trinn i konfigureringen er å knytte en skriver til Acquisition department. Dette må være på plass før man kan skrive ut liste over sirkulanter. I Alma-menyen, velg Fulfillment > Fulfillment Configuration > Configuration Menu. 17. I You are configuring, sjekk at du er på library-nivået (utlånssted), og velg Printer: 18. Her er det mest sannsynlig allerede konfigurert en printer for utlånsstedet. Velg Actions Edit på denne printeren: 19. Nederst i skjermen, velg Acquisitions department fra nedtrekksliste: 5
20. Velg Attach Service Unit: 21. Lagre med Save: 22. E-postadresse for denne skriveren kan nå brukes av både Acquisitions department og utlånet: Registrere sirkulanter på tidsskrift I feltet Currently at øverst i Alma, pass på at du har valgt en Acquisitions department. 6
1. Gå til ordren for tidsskriftet. Dette kan gjøres fra flere steder i Alma. Her vises hvordan man gjør det fra skjermen Receive New Material (Alma menyen > Receiving and Invoicing > Receive) 2. Når man har funnet tidsskriftet, klikk på ordrenummeret til venstre: 3. Gå til fanen Interested Users: 4. Søk opp brukerne som skal stå som sirkulanter, én etter én, og velg Add user: 5. Første sirkulant er på plass: 7
Det er dessverre ikke mulig å velge hvilken rekkefølgen personene i listen skal ha. Man kan søke opp ett og ett navn om gangen og velge Delete (knappen til høyre utenfor navnet) for hver gang brukeren havner på feil plass, og så søke opp navnet på nytt inntil rekkefølgen er riktig. Dette er mulig, man får det riktig, men er tidkrevende spesielt hvis det er mange navn på listen. Lagre til slutt interested users med Go. 6. Tilbake i Receive New Material sees nå en gul hake som viser at tidsskriftet har interested users: Når konfigurering og sirkulanter er på plass, er det klart til å motta hefter og sende på sirkulasjon. Sende hefte på sirkulasjon I feltet Currently at øverst i Alma, pass på at du har valgt en Acquisitions department. 1. Mottak av heftet og utskrift av sirkulanter foregår i skjermen Receive New Material (Alma menyen > Receiving and Invoicing > Receive): 8
2. Velg Actions Print interested users for å få skrevet ut listen over sirkulanter: 3. Listen kommer på e-post: (OBS: At adressen blir med på brevet er ikke standard. Dette krever konfigurering.) 4. Motta heftet: Velg Actions Receive og motta på vanlig måte (se veiledningen Heftemottak): 9
5. Når heftet er mottatt, skal det sendes på sirkulasjon. I feltet Currently at, velg aktuelt utlånssted (library). 6. Fra Alma-menyen, velg Fulfillment > Resource requests > Scan in items. Velg Sirkulasjon i feltet Work order type. Systemet fyller automatisk inn samme verdi i Set status to. Oppgi barcode for heftet. Trykk OK. 7. Heftet er sendt på sirkulasjon: 8. For oversikt over hvilke hefter som til enhver tid er ute på sirkulasjon, gå til Fulfillment > Monitor Requests & Item Processes. I denne skjermen, velg Workflow Step Status Sirkulasjon. 10
9. Her ser man blant annet expiration date (dato for retur til biblioteket): Expiration date er estimert dato for sirkulasjonstid. Dette er bare et estimat. Når denne datoen er passert, blir det ikke automatisk sendt purring til sirkulantene. Man må sende ut purring manuelt (tips: brukersøk i Alma har en funksjon for dette: Send email to user ). 10. Når heftet er ferdig på sirkulasjon og skal tilbake til biblioteket, velg Fulfillment > Scan in items. Velg Sirkulasjon i feltene Work order type og Set status to. Oppgi barcode for heftet. Velg Done = Yes. Trykk OK. 11
11. Heftet er klart for hylla: 12