Motta og behandle fjernlånsbestilling Dato: 2015-09-28 Oppdatert: 2016-03-22 Dette dokumentet beskriver prosessen fra du mottar en fjernlånsbestilling til du har hentet dokumentet på hylla og lånt det ut til bestillende bibliotek. For å behandle fjernlån kreves rollene Fulfillment Services Operator (scope = biblioteket) Fulfillment Services Manager (scope = institusjonen) 1. En innkommet fjernlånsbestilling vil havne i tasks-listen som New lending requests - unassigned Du kan også få opp bestillingen fra Alma menyen: Fulfillment > Resource Sharing > Lending Requests 2. En ny bestilling vil være unassigned, og havner i fanen Unassigned inntil noen har startet behandlingen av den (da vil den automatisk bli assigned til den brukeren som er pålogget), eller du kan velge Reassign og fordele den til deg selv eller noen andre fra nedtrekksmenyen du da får opp. 1
Merk at når du begynner å behandle bestillingen eller velger å tildele den til deg selv, vil den havne i fanen Assigned to me. 3. Bestillingen er klar til å behandles. Videre arbeidsflyt er avhengig av interne rutiner i ditt bibliotek. Hvis annet personale henter bøker fra hylla, i magasinet etc. kan det være behov for å få bestillingene sendt til Requests-pick from shelf lista. I så fall følger du veiledning fra punkt 4 7. Hvis du fra bestillingen ønsker å gå rett på hylla og hente dokumentet, kan du følge veiledningen fra punkt 8. 4. Du har nå fått en forespørsel om fjernlån, og neste steg er å registrere en bestilling (request) på det eksemplaret du skal sende. Velg Manage Fulfillment Options. 5. Du får nå opp oversikt over eksemplarer tilgjengelig for bestillingen. 2
Fra Action-knappen kan du velge View items (for å få flere detaljer om eksemplaret) og Request. I eksemplet over er det bare et eksemplar, så jeg velger Request for dette eksemplaret. 6. Alma forventer at en institusjon har en sentral fjernlånsavdeling som behandler alle fjernlånsbestillingene. Ettersom vi har definert alle utlånssteder som Resource sharing libraries trenger vi ikke sende fra oss dokumentet, men må nå sende eksemplaret til vårt eget bibliotek. Velg Ship physically i feltet Request type og velg ditt bibliotek i feltet To. I feltet Add Request Attributes velger du avd. + fjernlån, f.eks. NOBEL Fjernlån (tz0006). Klikk på knappen Add Request Attribute etterpå for å legge til location, deretter Submit. 7. Du har nå bestilt boka fra ditt bibliotek, og bestillingen havner i tasks-listen som Requestspickup from shelf. 8. Videre arbeidsflyt er å skrive ut hentelapp og hente boka på hylla. Velg Print slip frå bestillingen. Hvis du har mange bestillinger kan du markere alle og velge Print slip report for å skrive ut hentelapper for alle. Det er også mulig å filtrere bestillingene i kolonnen til venstre. 3
Hvis du tar ut hentelapper flere ganger pr dag kan du f.eks. filtrere etter bestillinger som ikke er skrevet ut via avgrensningen i venstre kolonne: Print slip vil generere en Resource Request Slip Letter: 9. Boka hentes på hylla og må scannes inn for å fortelle systemet at dokumentet er funnet og er klar for sending. Det er to måter å gjøre dette på: A. Via Fulfillment > Resource Requests > Scan in items. Scann inn strekkoden (barcode) og klikk OK. 4
Når du har scannet inn dokumentet får du følgende kvittering, der kolonnen Destination angir hvor dokumentet skal sendes: NB! Hvis du har hentet boka rett fra hylla uten å gå via Manage Fulfillment Options, må du benytte Ship item fra bestillingen for å få registrert utlånet, som beskrevet i punkt B under. B. Scanne inn dokumentet direkte fra bestillingen: finn bestillingen via Fulfillment > Resource Sharing > Lending Requests. Fra bestillingen velger du Ship item og scanner inn strekkoden på dokumentet. Merk: det er viktig å fylle inn riktig verdi i feltet Location i denne prosessen. Denne styrer hvilke utlånsregler som vil gjelde for fjernlånet. Her skal du velge avd.+ Fjernlån. 5
Dokumentet er klart for å sendes til bestillende bibliotek. Bestilling har nå status Shipped Physically. 10. Hvis du haket av for Automatically Print slip da du scannet inn dokumentet, skal det nå ha blitt generert en Resource Sharing Shipping Slip Letter. Alternativt kan du generere denne fra Action > Print Slip: 11. Dokumentet lånes automatisk ut til det bestillende bibliotek, og status for dokumentet endres til Shipped physically. Du kan søkes opp bestillingen fra Fulfillment > Resource Sharing > Lending requests, og se at status har blitt riktig: 6
12. Fjernlånsbestillingen er nå effektuert og dokumentet er klart for å sendes til det bestillende bibliotek. Merk at fjernlån ikke skal lånes ut som en vanlig utlånstransaksjon. Når en lending request har status Shipped physically er boka lånt ut til bestillende bibliotek. 7