KVALIFISERINGS - GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV Saksnummer 201600196
Side 2 av 12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Behovsbeskrivelse... 4 1.3 Anskaffelsens formål og omfang... 5 1.4 Tentativ tidsplan... 6 1.5 Kontrakt... 7 1.5.1 Kontraktsperiode... 7 1.6 Kunngjøring... 7 1.7 Tilleggsopplysninger... 7 1.8 Brudd på skatte- og avgiftsforpliktelser... 7 1.9 Brudd på konkurranselovgivningen... 8 1.10 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 8 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 8 2.1 Prosedyre... 8 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse... 9 2.3 Innlevering av forespørsel... 9 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører... 10 2.5 Opplysningsplikt... 10 2.6 Taushetsplikt... 10 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 10 2.8 Frist for begjæring av midlertidig forføyning... 10 3 Krav til leverandørene... 11 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 11 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 11 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 11 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 11 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 11 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 12 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE... 12 4.1 Avvisning... 12 VEDLEGG... 12 2
Side 3 av 12 1 OPPDRAGET Oslo kommune v/ Utviklings- og kompetanseetaten (UKE), heretter kalt oppdragsgiver, inviterer til konkurranse med forhandling i to trinn i forbindelse med anskaffelse av "Mobile Device Management" (MDM). 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune er en av Norges største arbeidsgivere med ca. 43 000 ansatte. Figuren over viser organiseringen av Oslo kommune pr. 06.04. 2016. Det er til sammen 45 virksomheter (etater, bydeler og foretak) og åtte byrådsavdelinger. For oppdatert og utfyllende informasjon, se Oslo kommunes nettsted http://www.oslo.kommune.no Utviklings- og kompetanseetaten, avdeling IKT leverandør hos oppdragsgiver vil stå for både gjennomføringen av denne konkurransen og oppfølgingen av avtalen som inngås. Avdeling for IKT- Leverandør har ansvaret for IKT- driftstjenester til kommunens virksomheter, samt for operativ informasjonssikkerhet for kommunens felles IKTinfrastruktur. 3
Side 4 av 12 Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Bjørn Tveiten E-postadresse : mdm2016@uke.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Behovsbeskrivelse Behov hos Helseetaten for en MDM-løsning Helseetaten (HEL) har pr. april 2016 ca. 2250 telefoner som benyttes av kommunens personell til daglig oppslag og dokumentasjon av helseopplysninger på brukere av hjemmesykepleie og praktisk bistand. Applikasjonen som benyttes er Gerica Gateway LMP (Lifecare mobil pleie). Det er en del svakheter i eksisterende oppsett av løsning som ønskes forbedret ved å implementere en ny MDM-løsning. Overordnet kan disse forbedringene oppsummeres slik: Erstatte manuelle rutiner for oppgraderinger Forbedre sikkerhet MDA-nettet er kostbart, erstatte eller forbedre Andre applikasjoner ønskes tatt i bruk på telefon-klienter Løsningen skal kunne enkelt forvaltes av UKE og virksomhetene skal kunne administrere og styre sine løsninger selv. En desentral forvaltningsmulighet tillegges vekt. Telefonene benytter MDA-nettverk (mobilt nettverk fra Telenor) med ende til ende kryptering og skal ikke knyttes til Wifi. All oppgradering av OS gjøres manuelt, ved at ansatte faktisk setter på WIFI, slår av MDA, kobler til Telenor, oppgraderer for så å stille tilbake til MDA for å kunne bruke Gerica. Dette er krevende for virksomhetene og har en viss risiko for at uønsket programvare kan bli lastet ned. Oppgradering av LMP skjer også manuelt på hver enhet, og ca. 30 % av disse feiler. Oppgradering av OS og LMP innebærer også store logistikkutfordringer fordi disse telefonene stort sett er i bruk i tjenesten og befinner seg på mange ulike lokasjoner. Virksomhetene i HEL ønsker seg medisinske oppslagsverk og kommunens kvalitetssystem på telefonene, i tillegg til noen andre apper fra enkelte bydeler. Grunnet utfordringer med eksisterende løsning, er dette satt på vent. Potensielle ønsker og behov i barnehagene Det er gjennomført en utredning, der man ser for seg at behovene til barnehagene kan løses ved en MDM-løsning. 4
Side 5 av 12 Behovene i barnehagene er i hovedsak basis MDM-funksjonalitet som: Støtte for IOS / Ipad o Sentral konfigurasjon/distribusjon av OS og applikasjoner, herunder støtte for «app-store» Når det gjelder sikkerhet, vil det være behov fjernsletting av enheter, og hindre at brukeren endrer lokale innstillinger Asset management, oversikt over enheter og deres bruk I dette utredningsarbeidet er det skissert en løsning som baserer seg på en sentral implementering i UKE og desentral styring i bydelene og i barnehagene. Potensielt behov for mail/kalender synkronisering med mobiltelefoner Et utbredt behov vil kunne være å sikre en kontrollert og sikker metode for synkronisering av mail og kalender med kommunens mail-løsning. Kvantativt vil dette kunne medføre brukere opptill 10-20 tusen brukere, avhengig av fremtidige beslutninger som tas i kommunen. Potensielt behov å etablere og styre «BYOD» - Bring you own device ( pc / nettbrett og mobile enheter ) En MDM-løsning skal kunne anvendes til å etablere en sikker og styrbar løsning for midlertidige brukere / konsulenter i kommunen som trenger midlertidig tilgang til kommunens løsninger og som har egen PC / nettbrett / mobil. Dette kan spare kommunen for store utgifter ved at man slipper å anskaffe disse PC-utstyr etc. og tilhørende logistikk kostnader. Hva skal løses umiddelbart og hva vil være opsjoner I denne anskaffelsen anses behov hos HEL som de primære behovene og skal løses ved å anskaffe lisenser og implementere løsningen. I tillegg skal løsningen rulles ut på Gericaklienter. De andre behovene vil anses som opsjoner som realiseres ved konkrete beslutninger i kommunen. Det er viktig at den implementerte MDM-løsningen kan utvides iht beslutninger. 1.3 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med prosjektet er: Å implementere en MDM-løsning i Oslo kommunes infrastruktur som settes i bruk på 5 Gerica-telefoner. Løsningen krever at det er en fungerende forvaltning, administrasjon og styring av disse telefonene.
Side 6 av 12 Mer stabile og fremtidsrettet løsning for styring av Gerica-telefoner som betyr bl.a. o Bedre datasikkerhet o Enkel applikasjonsstyring og utrulling o Enkel styring av klient-versjoner og oppgraderinger o Enkel oppgradering av operativsystem o Enkel drift og forvaltning o Kostnadseffektive løsning Denne løsningen skal kunne anvendes av andre virksomheter i Oslo kommunen for tilsvarende behov som HEL eller andre behov som kan dekkes av en MDM-løsning. Eksempel på dette kan være mail/kalender synkronisering til mobiltelefoner, BYOD- Bring You Own Device tilgang til kommunens løsninger på PCer tilhørende konsulenter, m.m. Omfanget av anskaffelsen Dette prosjektet skal ved hjelp av en MDM-leverandør dekke behovene til HEL, ved Å anskaffe (kjøp, vedlikehold & support) 2250 lisenser for en MDM-løsning Leverandøren skal bistå og sikre at løsningen blir implementert i Oslo kommunens driftsmiljø Leverandøren bistå og sikre at løsningen blir rullet ut på disse 2250 klienter (Gerica-telefoner). Dette inkluderer bl.a. o Informasjon til relevante aktører i HEL o Opplæring av brukere/forvaltere i HEL o Plan for pulje/flytting o Utrulling skal skje på en strukturert måte og det skal være tid til verifikasjon Leverandøren skal bistå under design og implementering av forvaltningsorganisasjon for løsningen. Dette betyr prosesser for å håndtere samhandlingen mellom Driftsleverandør (p.t. EVRY) UKE (kommunens interne driftsleverandør) HEL Bydeler. 1.4 Tentativ tidsplan Planlagt uke Aktivitet 22 Kunngjøring av kvalifikasjonsgrunnlag 27 (8/7-16) Frist for innlevering av kvalifikasjonssøknader 28 Evaluering av kvalifikasjon og utvelgelse av leverandører 29 Utsendelse av invitasjon til å innlevere tilbud og konkurransegrunnlag 36 (5/9-16 ) Tilbudsfrist 37-41 Tilbudsevaluering og forhandlinger 42 Valg av tilbud 42 Utsendelse av tildelingsbrev 43 Karensperiode 44 Kontraktsinngåelse 10.11.2016 Oppstart av kontrakt 6
Side 7 av 12 1.5 Kontrakt 1.5.1 Kontraktsperiode Kontrakten gjelder for en kontraktsperiode på tre år. For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for inntil ytterligere 1år + 1år + 1år på uendrede vilkår. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt. 1.1. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Tilleggsopplysning i konkurransen MDM, saksnummer 201600196 og sendes per e-post til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. 1.8 Brudd på skatte- og avgiftsforpliktelser Leverandøren og eventuelle underleverandører skal til enhver tid oppfylle sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter. Oppdragsgiver kan til enhver tid foreta kontroll av leverandøren og eventuelle underleverandørers oppfyllelse av forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter. Dersom leverandøren i ikke uvesentlig grad misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter, kan oppdragsgiver, etter at leverandøren er gitt en frist til å rette, heve kontrakten. Dersom leverandøren vesentlig misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter kan oppdragsgiver heve kontrakten uten at leverandøren er gitt en frist til å rette. Retten til å heve gjelder ikke dersom kravet formelt er bestridt overfor kompetent myndighet og leverandøren overfor oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet ikke er berettiget. Dersom leverandørens underleverandører i ikke uvesentlig grad misligholder sine 7
Side 8 av 12 forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter, kan oppdragsgiver, etter at underleverandøren er gitt en frist til å rette, kreve at leverandøren snarest mulig skifter ut sin underleverandør, uten kostnad for oppdragsgiver. Retten til å kreve utskifting gjelder ikke dersom kravet er formelt bestridt overfor kompetent myndighet, og leverandøren overfor oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet mot underleverandøren ikke er berettiget. Dersom leverandøren ikke skifter ut underleverandørsom den er forpliktet til å skifte ut, kan oppdragsgiver heve avtalen. 1.9 Brudd på konkurranselovgivningen Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at leverandøren har brutt konkurranselovens 10 eller 11 eller tilsvarende bestemmelser, kan oppdragsgiver heve kontrakten dersom dette etter en konkret vurdering anses for å være forholdsmessig. Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at leverandørens underleverandør har brutt konkurranselovens 10 eller 11 eller tilsvarende bestemmelser kan oppdragsgiver kreve at leverandøren snarest mulig skifter ut sin underleverandør, uten kostnad for oppdragsgiver. Retten til å kreve utskifting gjelder ikke dersom kravet er formelt bestridt overfor kompetent myndighet, og leverandøren overfor oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet mot underleverandøren ikke er berettiget. Dersom leverandøren ikke skifter ut underleverandør som den er forpliktet til å skifte ut, kan oppdragsgiver heve avtalen. Før heving etter første ledd og før krav om utskiftning av underleverandør i annet ledd skal oppdragiver vurdere den tid som er gått siden bruddet på konkurranselovens 10 eller 11 ble begått, hvilke selfcleaningtiltak som er iverksatt fra leverandøren eller underleverandørens side og eventuelt andre momenter som kan ha betydning for vurderingen av om hevingen eller utskiftningen er forholdsmessig. Dersom bruddet på konkurranselovgivningen direkte har rammet eller berørt Oslo kommune, vil heving alltid anses å være forholdsmessig. 1.10 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling i to trinn. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter til de som er kvalifisert og som inviteres til å delta i konkurransen. Forhandlinger er tillatt. 8
Side 9 av 12 2.2 Frist for forespørsel om deltakelse Siste frist for innlevering av forespørsel om deltagelse er 08.07.2016, kl. 12:00 Forespørsel skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 2.3 Innlevering av forespørsel Forespørselen skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Forespørselen skal være på norsk og leveres i ett eksemplar. Forespørselen skal i tillegg leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Forespørselen skal være tydelig merket med: «Forespørsel om kvalifisering MDM, saksnummer 201600196» Forespørselen skal leveres til: Adresse: Utviklings- og kompetanseetaten v/bjørn Tveiten resepsjonen i 5. etasje, Strømsveien 102, OSLO Postadresse Utviklings- og kompetanseetaten v/bjørn Tveiten Postboks 6538 Etterstad, 0606 OSLO 9
Side 10 av 12 Forespørselen skal leveres i A4-format innsatt i en ringperm med skilleark. Følgende skal vedlegges forespørsel om deltakelse: Dokumentasjon Skilleark Signert forespørsel om deltagelse i konkurransen undertegnet av person(er) 1 som har fullmakt til å forplikte leverandøren Attest for skatt og merverdiavgift, jf. punkt 3.2 2 HMS-egenerklæring (se vedlegg 2), jf. punkt 3.2 3 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 4 punkt 3.3.1 Foretakets siste årsregnskap, jf. punkt 3.3.2 5 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 6 punkt 3.3.3 Dokumentasjon på leverandørens kapasitet, jf. punkt 3.3.3 7 Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifiseringsgrunnlaget besvares/belyses. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.4 Valg blant overtallige kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver vil av de mottatte forespørsler om deltakelse i konkurransen, invitere de 3-4 leverandørene som best oppfyller kvalifikasjonskravene til å inngi tilbud. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørsel om deltakelse avvises, forkastes eller konkurransen avlyses. 2.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-8. 2.8 Frist for begjæring av midlertidig forføyning Ønsker leverandøren å begjære midlertidig forføyning mot en eventuell avvisning av leverandøren eller forkastelse av forespørsel om deltakelse i konkurransen, må det skje innen 15 dager, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 19-7. 10
Side 11 av 12 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Leverandøren skal levere HMSegenerklæring Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor vedkommende er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente kredittvurdering av leverandør og legge denne til grunn i evaluering av dette kriteriet som et supplement til etterspurte dokumentasjon. 11
Side 12 av 12 Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Tilbyderen skal ha erfaring fra Liste over de 3 viktigste leveranser eller utførte tjenester gjennomføring av tilsvarende de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, prosjekter (implementert MDMløsninger). tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Opplysningene føres inn i Vedlegg 1 Erfaringsgrunnlag. Leverandøren skal ha kapasitet til å gjennomføre oppdraget. En overordnet beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke, særlig de som er ansvarlig for kvalitetskontrollen. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV FORESPØRSLENE 4.1 Avvisning Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt attest for skatt og merverdiavgift eventuelt etter fastsatt tilleggsfrist for ettersending, og de leverandører som ikke oppfyller fastsatte kvalifikasjonskrav. For øvrig gjelder bestemmelsene om avvisning i forskriften 20-12 fullt ut. * * * Dato: 02.06.2016 Jon Øgar konstituert etatsdirektør VEDLEGG Vedlegg 1 Erfaringsgrunnlag Vedlegg 2 Formular for HMS-egenerklæring Godkjent og signert elektronisk 12