VENNESLA KOMMUNE MØTEINNKALLING Plan- og økonomiutvalget Dato: 22.09.2015 kl. 9:00 Sted: Ordførers kontor Arkivsak: 15/00010 Arkivkode: 033 Mulige forfall meldes snarest til forfall@vennesla.kommune.no eller til Hilde Grundetjern tlf. 38 13 73 32 / 38 13 72 00 Saksdokumenter sendes også til varamedlemmer, men disse møter bare etter nærmere beskjed. SAKSKART Side Saker til behandling 51/15 15/02052-1 Ny organisering av byggeprosjekter 2 52/15 15/01522-4 Gnr/bnr 6/251 - Tvidøblane - tilbud om kjøp av tomt 4 Referatsaker 19/15 15/00449-5 Referat fra styremøte i Knutepunkt Sørlandet 28.08.15 5 Vennesla, 08.09.2015 Torhild Bransdal ordfører 1
Saker til behandling 51/15 Ny organisering av byggeprosjekter Arkivsak-dok. 15/02052-1 Arkivkode. --- Saksbehandler Tellef Mykland Saksgang Møtedato Saknr 1 Plan- og økonomiutvalget 22.09.2015 51/15 2 Kommunestyret 08.10.2015 SAMMENDRAG: Kommunestyret behandlet i et møte den 21.05.2015, sak 25/15, revisjonsrapport vedr Vennesla svømmehall. Det ble da fattet enstemmig vedtak: 1 Kommunen foretar en revisjon av Plan- og byggekomiteens organisering og mandat, der man rendyrker en 2-nivå modell, hvor administrasjonen har ansvaret for det faglige innhold og beslutningsgrunnlag, som deretter legges frem til politisk behandling. På bakgrunn av dette vedtak foreslås dagens organisering opphevet. Samtidig foreslås det en ny administrativ prosjektgruppe med ansvar tillagt rådmannen. Rådmannens forslag til vinnstilling: 1 Dagens ordning med politisk oppnevnt Plan- og byggekomite med tilhørende vedtatt instruks opphører. Dette gjøres gjeldende f.o.m kommende valgperiode. 2 Pågående prosjekter sluttføres med gjeldende ordning 3 Fremtidige byggeprosjekter gjennomføres av administrasjonen i tråd med vedtatt investeringsreglement. Rådmannen sammensetter prosjektgrupper for gjennomføring avhengig av prosjektenes omfang. 4 For spesielle prosjekt kan plan- og økonomiutvalget dersom det er ønskelig vedta involvering fra politisk nivå ved gjennomføring av forprosjekt. Vedlegg: Instruks for Plan- og byggekomite Investeringsreglement 2
Bakgrunn for saken: På bakgrunn av rapport fra Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS, i forbindelse med gjennomgang av prosjekt Ny svømmehall, er det fremkommet anbefalinger om å endre dagens modell for gjennomføring av byggeprosjekter. Kontrollutvalget fremmet sak til kommunestyret med forslag til vedtak for de anbefalte endringene. Merknader: Rådmannen har med bakgrunn i vedtaket hatt en gjennomgang av organiseringen og kommet frem til følgende forslag: Rådmannen v/ administrativ prosjektgruppe gis ansvaret for nyoppføring av de bygninger som kommunestyret er bevilgende myndighet for. Gjeldende investeringsreglement legges til grunn for behandling og fremdrift i byggeprosjekt. I tråd med dette initieres forprosjekt via økonomiplan og årsbudsjett. Forprosjekt skal alltid godkjennes av PLØK/kommunestyre. Neste fase er detaljprosjektering og anbud. I alle faser der kalkyler/anbud vurderes å overskride vedtatt bevilgning går/rapporteres saken tilbake til PLØK/kommunestyre for behandling. Flytskjemaet i investeringsreglementet benytter begrepet «Byggenemd». Ved opprettelse av ny organisering av byggeprosjekter vil dette begrepet være å forstå som den administrative prosjektgruppen. Det oversendes tertialvis prosjektregnskap til PLØK-utvalget. Denne behandles sammen med den ordinære tertialrapporten. I tillegg avgis det sluttrapport for prosjektene, sammenholdt med opprinnelig bevilgningsvedtak. Rådmannen skal sørge for at ansatte og andre ressursgrupper får medvirke i henhold til lover og regler. Lag/foreninger og andre medvirker i den grad det er påkrevd og hensiktsmessig. Instruks for prosjektgruppen utarbeides. I særegne bygg eller byggeprosjekter kan det være hensiktsmessig med sterkere politiske føringer ved gjennomføring av forprosjekt, og plan- og økonomiutvalget gis derfor mulighet til å vedta dette i forslag til vedtak. Eksempler på slike prosjekt er arkitektkonkurranse ala Kulturhuset og et bygg/anlegg med flere interessegrupper og ulike behov. Dagens plan- og byggekomite har ett prosjekt, Ny svømmehall. Rådmannen foreslår at komiteen fullfører dette prosjektet. 3
52/15 Gnr/bnr 6/251 - Tvidøblane - tilbud om kjøp av tomt Arkivsak-dok. 15/01522-4 Arkivkode. 6/251 Saksbehandler Olav Nilsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Plan- og økonomiutvalget 22.09.2015 52/15 SAMMENDRAG: I 2002 kjøpte Sørlandet Boligbyggelag ( daværende KOBB ) tomt Gnr/Bnr 6/142 av Vennesla kommune. Det ble også inngått en opsjon på kjøp av nabotomta Gnr/Bnr 6/251 som ligger rett nord for denne, se vedlagte kartutsnitt. Den gangen tomta ble kjøpt var det med tanke på oppføring av ungdomsboliger, men dette har det vist seg å ikke være så stor etterspørsel på i markedet. Sørlandet Boligbyggelag ønsker nå å kjøpe nabotomta Gnr/Bnr 6/251 av Vennesla kommune, slå disse to tomtene sammen og komme med et tilbud på bygging av boliger for funksjonshemmede, noe som Vennesla Boligstiftelse nå har ute en konkurranse på. Opsjonen på nevnte tomt er utgått på dato, og det kan heller ikke legges opp til en kobling i forhold til ovennevnte konkurranse, da dette vil kunne oppfattes som en forfordeling i forhold til andre interessenter og tilbydere. På den annen side har en forståelse for at en sammenføying av disse to tomtene uansett vil være fornuftig og hensiktsmessig. Rådmannen vil derfor tilrå at Sørlandet Boligbyggelag kan kjøpe eiendommen Gnr/bnr 6/251 av Vennesla kommune til vanlig verditakst i tråd med potensialet i vedtatt reguleringsplan. Rådmannens forslag til vedtak: Vedlegg: Situasjonskart Sørlandet Boligbyggelag gis anledning til å kjøpe kommunens eiendom Gnr/bnr 6/251 til en takst som er i tråd med potensialet i vedtatt reguleringsplan. Det settes en frist på kjøp av eiendommen til 31.12.2015. Rådmannen får fullmakt til godkjenning av takst og gjennomføring av salget. 4
Referatsak Saknr Arkivsak Tittel Dokumenter 19/15 15/00449-5 Referat fra styremøte i Knutepunkt Sørlandet 28.08.15 5