Saksframlegg MIDLERTIDIG OPPGAVEENDRING FOR UTFØRELSE AV SELSKAPSKONTROLL Arkivsaksnr.: 08/34786 Forslag til vedtak/innstilling: 1. Kontrollkomiteen vedtar med bakgrunn i endrede forhold i Kontrollkomiteens sekretariat at ansvaret for å gjennomføre selskapskontroll legges til Trondheim kommunerevisjon i påvente av en endelig evaluering/ nyorganisering av sekretariatet. Saksfremlegg - arkivsak 08/34786 1
Saksutredning: I denne saken tas opp behov for endring i forhold til gjennomføring av selskapskontroll i Trondheim kommune Fakta Personalsak i kontrollkomiteens sekretariat har ført til at sekretariatet består av Kari Aarnes, leder for Bystyresekretariatet, konstituert fra 22.08.2008 og rådgiver Lars Settemsdal. Den vedtatte evalueringen i bystyresak 92/08 vil derfor få et endret utgangspunkt. Etter forskrift om kontrollutvalg 14 skal selskapskontrollen omhandle eierskapskontroll, dvs. kontroll med forvaltningen av eierinteresser i det aktuelle selskapet, herunder at myndigheten utøves i tråd med gjeldende regler og i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, som eventuelt må utføres i samsvar med forskrift om revisjon kap.3. Retningslinjene forutsetter at det er revisjonen som skal gjennomføre eventuelle forvaltningsrevisjoner. Det er kommunen selv som i bystyrevedtak i sak 92/08 har fastsatt at oppgaven med selskapskontroll er lagt til Kontrollkomiteens sekretariat. Uten denne bestemmelsen kunne Kontrollkomiteen valgt annet uavhengig organ for å få gjennomført selskapskontroll i hht forskriftene for selskapskontroll kap 6. Kontrollkomiteen kan enten kjøpe tjenesten eller fast legge tjenesten til f.eks Trondheim kommunerevisjon. Vurdering: Kontrollkomiteen trenger noe lengre tid før en helhetlig sak om fremtidig organisering av et sekretariat for komiteen legges frem. I mellomtiden er behov for avklaringer med hensyn til hvilke instans som kan følge opp selskapskontroll. Trondheim kommunerevisjon har den nødvendige kompetanse hva angår både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av kommunalt eide aksjeselskaper. Trondheim kommunerevisjon kan innenfor dagens bemanning utføre både selskapskontroll og forvaltningsrevisjon, og tilfredsstille forventningene til gjennomføring av plan for forvaltningsrevisjon. Oppgaven foreslås derfor midlertidig overført. Kontrollkomiteens leder 22.09.2008 Morten Kokaas leder Vedlegg: Saksfremlegg - arkivsak 08/34786 2
1. Kommunelovens 80 2. Forskrifter om kontrollutvalg kap 6 3. Retningslinjer for gjennomføring av selskapskontroll i Trondheim kommune 4. Reglement for kontrollkomiteens sekretariat 5. Saksprotokoll for bystyresak 92/08 Årsregnskap, revisjonsberetning og årsmelding for Kontrollkomiteen Saksfremlegg - arkivsak 08/34786 3
Vedlegg 1 Kommunelovens 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Saksfremlegg - arkivsak 08/34786 4
Forskrifter om kontrollutvalg kap 6: Vedlegg 2 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14. Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. 15. Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Saksfremlegg - arkivsak 08/34786 5
Reglement for kontrollkomiteens sekretariat Vedlegg 3 1 Virkeområde Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) kap. 12 og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner vedtatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004, gjelder i sin helhet. I tillegg vedtar bystyret følgende reglement for kontrollkomiteens sekretariat : 2 Kontrollkomiteens sekretariat Kontrollkomiteen skal på vegne av Bystyret føre løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. For å utføre denne oppgaven, skal komiteen ha sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller komiteens behov, jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20. Bystyret skal etter lovendring med ikrafttredelse 01.07.2004 sørge for sekretærbistand til kontrollkomiteen, jf. kommuneloven 77 nr. 10. Trondheim bystyre vedtok 30.09.2004, i sak 152/2004, opprettelse av ny sekretariatsfunksjon fra 01.01.2005 med en personalressurs på minst to årsverk. En av de ansatte skal tilsettes som leder for sekretariatet. Sekretariatet skal være samlokalisert med bystyresekretariatet. 3 Sekretariatets kompetanse Kontrollkomiteens sekretariat skal ha en bredt sammensatt kompetanse for å sikre at kontrollkomiteen skal fungere godt og utøve sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. 4 Uavhengighet/organisatorisk plassering Sekretariatsfunksjonen skal være uavhengig, og kan ikke legges til kommunens administrasjon eller revisjon. Sekretariatets ansatte kan ikke inneha annet lønnet arbeid, stilling eller være medlem i folkevalgte organer i Trondheim kommune. For øvrig gjelder de alminnelige habilitetskrav som følger av forvaltningsloven 6. Sekretariatet skal ikke utføre revisjonsoppgaver, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Sekretariatet er direkte underordnet kontrollkomiteen, og skal følge de retningslinjer og pålegg som komiteen gir. Saksfremlegg - arkivsak 08/34786 6
5 Sekretariatets oppgaver Sekretariatet er komiteens operative ledd, og skal påse at de saker som behandles av kontrollkomiteen er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt, jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20. Videre fastsettes at sekretariatet skal ha følgende oppgaver : Forberede saker for behandling i kontrollkomiteen. Dette innebærer å utrede alle forhold i tilknytning til saken slik at komiteen har best mulig grunnlag for å fatte vedtak. Skrive saksfremstilling og forslag til innstilling/vedtak i alle saker som skal behandles av komiteen. Følge opp at kontrollkomiteens vedtak blir iverksatt, herunder føre restanseliste. Følge opp at bystyrets vedtak innenfor kontrollkomiteens ansvarsområde blir iverksatt. Yte bistand til kontrollkomiteen ved utarbeidelse av plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og plan for gjennomføring av selskapskontroll. Yte bistand til kontrollkomiteen ved utarbeidelse av overordnet analyse. Yte bistand til kontrollkomiteen ved bestilling av revisjoner og ved kvalitetssikring av gjennomførte revisjoner. Dette omfatter bl.a utredning av bestillingsbehov og innhold i bestillinger, og oppfølging av bestilte oppdrag. Yte bistand til kontrollkomiteen når komiteen skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap Yte bistand til kontrollkomiteen ved utarbeidelse av komiteens årsrapport. Yte bistand til kontrollkomiteen ved utarbeidelse av forslag til årsbudsjett og årsregnskap. Ivareta de praktiske sekretariatsfunksjoner. Dette omfatter bl.a tilrettelegging av møter, postbehandling, arkivering, videreformidling av vedtak og behandling av godtgjøring og reiseregninger fra komiteens medlemmer. Oppdatering av kontrollkomiteens nettsider. Behandle henvendelser til kontrollkomiteen. For øvrig skal sekretariatet yte generell sakkyndig bistand til kontrollkomiteen slik at kontrollkomiteens ansvar og oppgaver etter lov og forskrift blir forsvarlig ivaretatt, samt sørge for at de oppgaver kontrollkomiteen til enhver tid pålegger sekretariatet blir gjennomført. 6 Innhenting av opplysninger Sekretariatet kan på vegne av kontrollkomiteen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument, samt foreta de undersøkelser som finnes nødvendige for å gjennomføre oppgavene. Dette omfatter bl.a alt skriftlig materiale, herunder elektronisk informasjon og regnskapsmateriale. Kontrollkomiteen og dens sekretariat er underlagt lovbestemt taushetsplikt i medhold av forvaltningsloven 13 mv. Saksfremlegg - arkivsak 08/34786 7
7 Saksbehandling Kontrollkomiteens sekretariat følger de saksbehandlingsrutiner som følger av reglement for bystyrekomiteene, sist endret av Bystyret 28.10.2004. For øvrig gjelder saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven og kommuneloven. 8 Anvisningsmyndighet Sekretariatets leder har anvisningsfullmakt innenfor ansvarsområdet. Fullmakten skal utøves i samsvar med det til enhver tid gjeldende reglement for attestasjon og anvisning i Trondheim kommune. Utgifter som gjelder sekretariatsleders egne forhold som lønn, godtgjørelser, reiser og tilsvarende anvises av kontrollkomiteens leder. 9 Ikraftredelse Reglementet trer ikraft straks det er vedtatt. Saksfremlegg - arkivsak 08/34786 8
Vedlegg 4 RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV SELSKAPSKONTROLL I TRONDHEIM KOMMUNE, JF. KOMMUNELOVEN 80, 3. LEDD 1. Plan for selskapskontroll i medhold av forskrift om kontrollutvalg 13, 2. ledd, utarbeides for inneværende valgperiode årlig. 2. Kontrollkomiteens sekretariat foretar på vegne av kontrollkomiteen den obligatoriske eierskapskontrollen, mens revisjonen skal foreta eventuelle forvaltningsrevisjoner i selskapene. 3. Kontrollkomiteen, kontrollkomiteens sekretariat og revisjonen kan hos interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjene, kreve enhver opplysning som finnes påkrevd for å kunne utøve selskapskontrollen fra selskapets daglige leder, styret og selskapets valgte revisor, jf. kommuneloven 80, 1. ledd. 4. Kontrollkomiteens sekretariat rapporterer fortløpende til kontrollkomiteen om gjennomførte eierskapskontroller. 5. Kontrollkomiteen avgir rapport til bystyret om hvilke kontroller som er gjennomførte og om resultatene av disse en gang årlig med utgangspunkt i plan for selskapskontroll. 6. Målet for rapporterting av selskapskontrollen er å gi kontrollkomiteen et korrekt og dekkende grunnlag for å vurdere forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskapene. rapportene må inneholde faktaomtale om selskapet, alle prinsipielle forhold og merknader og opplysninger om selskapets oppfølging av disse. selskapet og den som utøver kommunens eierfunksjon skal gis anledning til å uttale seg om de forhold som omtales i rapporten, og eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. 7. Kontrollkomiteen, kontrollkomiteens sekretariat og revisjonen har rett til å være til stede på selskapets (interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjene)generalforsamling/representantskapsmøte, og skal varsles om når disse møtene finner sted. 8. Interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjene skal rutinemessig sende følgende dokumenter til kontrollkomiteen: årsregnskap med revisjonsberetning styrets årsberetning protokoller og referater beretning fra den som utøver kommunens eierinteresse virksomhetsplaner kopi av nummererte påpekninger fra den valgte revisor Saksfremlegg - arkivsak 08/34786 9
Saksfremlegg - arkivsak 08/34786 10