Utvalg: Møtested: Fellesnemnd Nye Lyngdal Kommunestyresalen, Lyngdal Rådhus Møteprotokoll Dato: 12.01.2017 Tidspunkt 10:00 14:15 Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Vara for Reidun Bakken Leder KRF Jan Kristensen Nestleder H Per Jan Ougland Medlem H Sten Sørensen Medlem KRF Johan Ekeland Medlem AP Eivind Arnt Husøy Medlem AP Sebastian Sjøberg Medlem SP Karsten Fidjeland Medlem SP Steinar Bjørnstøl Varamedlem V Torunn Tjomsland Tønnes Seland Medlem BYGDELISTE Mikal Stene Medlem FRP Unni Nilsen Husøy Medlem FRP Følgende fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Norman Udland Rådmann Lyngdal kommune Kjell Olav Hæåk Rådmann Audnedal kommune Ann Karin Fuglestad Rådgiver Lyngdal kommune, sekretær DIVERSE: Orientering om Fellesnemndas arbeid og mandat jfr. Intensjonsavtalen mellom Audnedal og Lyngdal ved rådmann Kjell Olav Hæåk. Orientering om organisasjonskulturprosjektet i samarbeid med Universitetet i Agder ved Morten Øgård (UiA). Fellesnemnda hadde følgende merknad: Administrasjonen utarbeider en sak vedrørende hvordan et organisasjonskulturprosjekt kan bli del av sammenslåingsprosessen.
Informasjon om den «rådhusløse kommunen» i Nederland v/rådmann Norman Udland. Fellesnemnda hadde følgende merknad: Administrasjonen utarbeider en sak til neste møte som inneholder ulike alternativer for mulige opplegg og reisetidspunkter. Oppsummering og veien videre ved ordfører Jan Kristensen. I møtet ble representantene forelagt et utdrag fra rapport fra Telemarksforskning «Gode grep på veien til ny kommune» (kap.7, Anbefalinger om gode grep på veien til ny kommune). Dette ble gjennomgått og kommentert i oppsummeringen. Saksliste Saksnr Innhold Politiske saker PS 1/17 Godkjenning av innkalling og saksliste Politiske saker PS 2/17 Valg av leder og nestleder til Interimnemnd / Fellesnemnd Nye Lyngdal PS 3/17 Møteplan for Interimnemnd våren 2017 PS 4/17 Møtegodtgjørelse for Interimnemnd PS 5/17 Referater RS 1/17 Å bygge en ny kommune - råd fra tidligere sammenslåinger, KMD RS 2/17 Forslag om forenkling av regelverket for kommunevåpen RS 3/17 Informasjon om seminarrekke for kommuner som har gjort gjensidig vedtak om sammenslåing RS 4/17 Oversikt interkommunale samarbeid Audnedal/Lyngdal RS 5/17 Møtereferat om infrastrukturmidler ved kommunesammenslåing Audnedal-Lyngdal PS 1/17 Godkjenning av innkalling og saksliste INNKALLING: SAKSLISTE: Innkalling og saksliste godkjennes.
PS 2/17 Valg av leder og nestleder til Interimnemnd / Fellesnemnd Nye Lyngdal Som leder til Interimnemd/Fellesnemd Nye Lyngdal velges: Som nestleder til Interimnemd/Fellesnemd Nye Lyngdal velges:.... Jan Kristensen (H) foreslo Reidun Bakken som leder og Jan Kristensen som nestleder. Avstemming: Forslaget fra Jan Kristensen (H) ble enstemmig vedtatt. Som leder til Interimnemnd/Fellesnemnd Nye Lyngdal velges: Reidun Bakken. Som nestleder til Interimnemnd/Fellesnemnd Nye Lyngdal velges: Jan Kristensen. PS 3/17 Møteplan for Interimnemnd våren 2017 1. Interimnemnda vedtar følgende videre møteplan for våren 2017. Torsdag 16.2.2017, i Audnedal Torsdag 27.4.2017, i Lyngdal 2. Ved behov kan det innkalles til møtetidspunkter utover disse datoene. Administrasjonens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. 1. Interimnemnda vedtar følgende videre møteplan for våren 2017. Torsdag 16.2.2017, i Audnedal Torsdag 27.4.2017, i Lyngdal 2. Ved behov kan det innkalles til møtetidspunkter utover disse datoene.
PS 4/17 Møtegodtgjørelse for Interimnemnd 1. Møtegodtgjørelse for deltakelse i Interimnemnd settes til kr 1000,- per møte per representant. 2. Ordfører mottar ikke møtegodtgjørelse for deltakelse i Interimnemnd, da dette regnes som godtgjort innenfor den fastsatte godtgjørelsen. Varaordfører mottar godtgjørelse på lik linje med øvrige representanter. 3. Andre forhold som eksempelvis tapt arbeidsfortjeneste, skyssgodtgjørelse og øvrige bestemmelser følger den enkelte kommunes vedtatte retningslinjer for dette. Administrasjonens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. 1. Møtegodtgjørelse for deltakelse i Interimnemnd settes til kr 1000,- per møte per representant. 2. Ordfører mottar ikke møtegodtgjørelse for deltakelse i Interimnemnd, da dette regnes som godtgjort innenfor den fastsatte godtgjørelsen. Varaordfører mottar godtgjørelse på lik linje med øvrige representanter. 3. Andre forhold som eksempelvis tapt arbeidsfortjeneste, skyssgodtgjørelse og øvrige bestemmelser følger den enkelte kommunes vedtatte retningslinjer for dette. PS 5/17 Referater REFERATER: RS 1/17 Å bygge en ny kommune råd fra tidligere sammenslåinger: RS 2/17 Forslag om forenkling av regelverket for kommunevåpen: RS 3/17 Informasjon om seminarrekke for kommuner som har gjort gjensidig vedtak om sammenslåing: Fellesnemnda hadde følgende merknad: Forslag om hvem som skal reise på de neste møtene tas opp som egen sak. RS 4/17 Oversikt over interkommunale samarbeid Audnedal/Lyngdal:
Fellesnemnda hadde følgende merknader: -Det bør utarbeides en ny oversikt som inneholder liste over hvilke samarbeid som både Audnedal og Lyngdal er med i. -Det bør utarbeides en oversikt som viser de samarbeidene som det er nødvendig at trenger en avklaring i løpet av prosessen. RS 5/17 Møtereferat om infrastrukturmidler ved kommunesammenslåing Audnedal-Lyngdal: Referatene tas til etterretning med følgende merknader: RS 3/17 Informasjon om seminarrekke for kommuner som har gjort gjensidig vedtak om sammenslåing: Forslag om hvem som skal reise på de neste møtene tas opp som egen sak. RS 4/17 Oversikt over interkommunale samarbeid Audnedal/Lyngdal: -Det bør utarbeides en ny oversikt som inneholder liste over hvilke samarbeid som både Audnedal og Lyngdal er med i. -Det bør utarbeides en oversikt som viser de samarbeidene som det er nødvendig at trenger en avklaring i løpet av prosessen.