Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 20.april 2016

Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 20.april 2016 SAK NR 17-2016 Økonomiske konsekvenser 2016-2017 Forslag til vedtak: 1. Styret tar saken til orientering 2. Styret ber administrerende direktør legge fram de økonomiske utfordringene beskrevet i saken for de regionale helseforetakene og Helse- og omsorgsdepartementet Gjøvik, 13.april 2016 Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør

Sak 17-2016 Økonomiske konsekvenser 2016-2017 1 Administrerende direktørs vurdering Denne saken legger fram for å belyse den økonomisk utfordrende situasjon for HDO i 2016-2017. Dette med utgangspunkt i budsjett 2016, økonomisk langtidsplan for HDO 2017-2020, samt konsekvensene som påføres HDO som følge av manglende finansiering fra andre aktører i nødnettprosjektet, Administrerende direktør mener at denne saken på en god måte belyser de hovedområdene som er identifisert, men ser at det er store avhengigheter til blant annet kvalitet på leveranser fra leverandøren. Dette kan HDO bare delvis påvirke, og de økonomiske konsekvensene for HDO må overvåkes videre. Endelig beslutning om eierskap og forvaltning i nødnett er løftet til Helse og omsorgsdepartementet, og HDO avventer tilbakemelding på dette. Administrerende direktør mener at denne saken er et godt grunnlag for videre dialog med de regionale helseforetakene (som eiere av HDO), og Helse og omsorgsdepartementet for å avklare videre finansiering. 2 Faktabeskrivelse I styremøte 17.mars 2016, sak 12-2016 Økonomisk langtidsplan, vedtok Styret følgende: Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret vedtar drift av nødnett, forvaltning av nødnett samt opplæring som baseline i forelagt Økonomisk langtidsplan for 2017-2020. 2. Styret tar videre til foreløpig etterretning de oppgaver som er forespeilet i perioden 2017-2020 utover baseline hvor evt. senere vedtak kan påvirke Økonomisk langtidsplan. 3. Styret ser dette som et godt grunnlag for videre dialog med eierne om utvikling av Økonomisk langtidsplan. Ferdigstillelsen av Nødnett ble behørig markert i Kirkenes 1.desember 2015. Dette markerte slutten på innføringsperioden stilt til rådighet av staten. Til tross for dette, vil innføringen av Nødnett i helsetjenesten tidligst ferdigstilles i overgangen mellom 1. og 2. kvartal i 2017. Det er i denne sammenheng viktig å sikre at forventet funksjonalitet og komponenter til helsetjenesten leveres i henhold til kontraktsfestede krav og avklarte forventninger til løsningen. Den formelle avslutningen av innføringen har medført en ny økonomisk situasjon for Direktoratet for nødkommunikasjon (DnK), hvilket igjen vil påvirke pågående aktiviteter og initiativ knyttet til ferdigstillelsen av landsdekkende innføring i helse. Flere av områdene som helse skal ferdigstille mangler finansiering, hvilket medfører økt risiko for at forutsetningene for nødnett i helsetjenesten ikke vil innfris. Helsedirektoratet og Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap har i felles brev til Justis og beredskapsdepartementet datert 22. desember 2015 bedt om at DNK sikres tilstrekkelig finansiering for å sluttføre prosjektperioden. HDO og Helsedirektoratet har også fremsendt felles sak til helsetjenestens styringsgruppe for nødnett (HSN) vedrørende «Utfordringer med kvalitet i løsningen og ledetid forbundet med feilretting».

Denne saken omhandler følgende områder: Optimalisering av Dekning i Nødnett (ODIN) Implementering av lydlogg for å tilfredsstille ny akuttmedisinforskrift Oppgradering av de gamle kontrollrommene fra fase 0 og 1 til den justerte løsningen (retrofit). Manglende feilrettinger og kvalitet på leveranser fra leverandør Forsinkelser i innføring og driftsetting Etterfakturering fra DNK for 2014 og 2015 Manglende finansiering av disse områdene vil gjøre at helsetjenesten blir stående med en løsning som ikke tilfredsstiller forskriftskrav, kontraktkrav og brukernes forventninger. Løsningen vil ikke kunne oppgraderes videre, hverken i kontrollrommene eller i nettet grunnet avhengigheter mellom ulike versjoner av programvare. Dette vil igjen påføre helsetjenesten økte driftskostnader, forvaltningskostnader, og en økt risiko for feil i leveranse av nødnett relaterte tjenester til helseforetak og kommuner. 2.1 Odin 2.1.1 Kort beskrivelse Prosjekt ODIN omfatter planlagt gjennomføring av prosjektet Optimalisering av Dekning i Nødnett (ODIN). Hensikten med prosjektet har vært å styrke og forbedre dekningen i radionettet i Nødnett. Så lenge Nødnett har vært under utbygging har DNK hatt midler til disse dekningsforbedringene. Nødnett er ikke lenger under utbygging, og det gis i hovedsak gode tilbakemeldinger på Nødnett, inkludert dekningen med en oppnådd dekningsgrad på 86 prosent av fastlandet. DNK har derfor vurdert at videre utbygging av dekning er et av områdene som ikke kan prioriteres høyt i en totalvurdering av behov i inneværende år. 2.1.2 Utfordring Nye økonomisk realiteter for DNK medfører konsekvenser for prosjektet ODIN. Finansiering av dekningsaktiviteter vil i det videre følge vanlig budsjetterings- og bevilgningsregime. Videre utbedring av dekning vil dermed måtte spilles inn som egen aktivitet i årlig budsjettprosess framover. Kartleggingen av dekning gjennom fylkesvise dekningsmøter er gjennomført i fase 0, 1 og 2. Samme type kartlegging planlegges gjennomført for resten av landet i løpet av 2016. Dette fordi det fortsatt er nødvendig med innhenting av informasjon fra brukerne om hvor det er behov for ytterligere dekning. Hvilke av de identifiserte tiltakene som vil iverksettes vil vurderes og prioriteres i DNK, men det vil være betydelig færre enn forespeilet da prosjektet ODIN ble startet opp. Dette vil trolig medføre en utsettelse/forsinkelse av forventet dekningsutbedring i radionettet. En sannsynlig konsekvens av dette, er at HDO må forvente et større antall saker innmeldt som Incidents og mulige feil der radiobrukere beveger seg i områder med variabel dekning. Det er i skrivende stund vanskelig å tallfeste økonomiske konsekvenser av en slik utsettelse, men økt ressursinnsats for å håndtere økt saksmengde synes naturlig å regne med. Dette vil også kunne få operative konsekvenser for helseforetak og kommuner, uten at dette er belyst nærmere i denne saken.

2.2 Lydlogg 2.2.1 Kort beskrivelse Helse og Omsorgsdepartementet vedtok 20. mars 2015 «Forskrift om krav til og organisering av kommunal legevaktordning, ambulansetjeneste, medisinsk nødmeldetjeneste m.v. (akuttmedisinforskriften)». I forskriftens 12 bokstav e gjengis at kommunene har ansvar for å ha et system for sporing/posisjonering av samtaler. Dette kravet trådte i kraft 1. mai 2015, og innebærer at legevaktsentralene må være utstyrt med lydlogg. Helsetjenestens driftsorganisasjon for Nødnett HF er i mail fra Helsedirektoratet, datert 17.04.2015, anmodet om å delta i planleggingen av innføring av lydlogg for små kontrollrom. Helsedirektoratet ønsker at lydlogg blir en del av standardleveransen til disse kontrollrommene, og har gjennom avklaringer med DNK kommet til enighet om anskaffelse av lydlogg. Anskaffelsen kan skje over Nødnett kontrakten, og anskaffelseskostnadene dekkes i hovedsak av DNK. Dette arbeidet har vært gjennomført uten at HDO som driftsoperatør og tjenesteleverandør av Nødnett i helse har vært tilstrekkelig involvert. Dette har tidligere være diskutert med Helsedirektoratet og Helse- og omsorgsdepartementet. 2.2.2 Utfordring Det fremgår av tilgjengelig underlag at investeringskostnader til selve anskaffelsen opprinnelig var tenkt dekket av DNK, innenfor nødnettprosjektets anskaffelser. Det var også signalisert at kostnader til opplæring av HDO sitt driftspersonell også kunne dekkes innenfor prosjektkostnadene etter nærmere avtale med Helsedirektoratet. Tilgjengelig informasjon fra Helsedirektoratet sier videre at inndekning av øvrige kostnader for HDO, i utgangspunktet skal dekkes gjennom brukerbetaling fra foretakene og kommunene som benytter tjenesten. Dette vil omfatte: Økte driftskostnader til drift og overvåking, herunder bemanning, driftsverktøy og prosedyrer og rutiner, samt økte driftskostnader til leverandøren. Økte driftskostnader til prosjektaktiviteter som teknisk innføring, testing, avtaleinngåelse og opplæring. Udekkede investeringskostnader for anskaffelse og etablering av sentralisert lydlogg på samtlige 16 CICCS inkludert underliggende legevaktsentraler og akuttmottak. Udekkede investeringskostnader til lokalt utstyr for lagring, sikkerhetskopiering og brannmur Udekkede investeringskostnader til anskaffelse/supplement av testmiljø. Tabellen nedenfor gjengir de samlede kostnadsmessige utfordringer innen Lydlogg for 2016.

Driftskostnader Ressurskostnader HDO 500 000 1 500 000 Transmisjonskostnader 7 000 3 12 252 000 Support kostnad 54 584 15 818 760 Samlet driftskostnad 1 570 760 Investeringskostnad Etablering av transmisjon 30000 15 450 000 Kjøp lagring og back-up 900000 1 900 000 Investering LL på 16 CICCS (Tall hentet fra HDIR pres i HSN) 12 000 000 Samlet investeringskostnad 13 350 000 Total kostnad 14 920 760 2.3 Retrofit 2.3.1 Kort beskrivelse Kontrollrommene til akuttmottak og legevaktsentraler i trinn 1/fase 0 av utbyggingen (Oslo, Østfold og Søndre Buskerud) og trinn 2/fase 1 (Hedmark og Oppland) anvender i dag en løsning hvor ICCS er lokalisert på det enkelte kontrollrom. Det derfor tatt initiativ til å oppgradere samtlige kontrollrom innenfor kommune- og spesialisthelsetjenesten i disse fylkene for å komme på samme nivå som resten av landet. Dette arbeidet er beskrevet som retrofit fase 0 & 1 innen nødnett helse. Den anbefalte løsningen er at HDO ivaretar gjennomføringen av retrofit fase 0 og 1. Dette vil sikre at retrofit gjenbruker den erfaring og kompetanse som er bygget opp i HDO under landsdekkende innføring. Prosjektet var planlagt å starte i 2016, og avslutter i 2017. Planleggingen av retrofit er basert på at den totale oppgraderingen vil beløpe seg til 67 MNOK, hvor helse var forespeilet å måtte dekke 18 MNOK og DNK de resterende 49 MNOK. I brev fra DnK (ref. 11/272-11-GUFO) datert 3.mars 2016, bekrefter DNK at Retrofit er prioritert ned, og at midler ikke lenger er tilgjengelig. Helse blir i brevet forespurt om tiltaket ønskes gjennomført gjennom egen finansiering. 2.3.2 Utfordring Basert på dette er de viktigste utfordringene: Helse vil i overskuelig fremtid måtte drifte ulike tekniske løsninger for Nødnett (radiotilknyttede kontrollrom og CICCS-løsning). Dette er og har vært en stor utfordring, og er lite hensiktsmessig for HDO som driftsorganisasjon. HDO ønsker samme tekniske løsning for Nødnett så snart som mulig. Funksjonalitets Release 5 (FR5) vil implementeres i Nødnett fra sommer 2016. FR5 er ikke kompatibel med den løsning som i dag forefinnes på akuttmottak og legevaktsentraler i fase 0 og 1 (radiotilknyttede kontrollrom). Dette vil medføre at FR5 ikke kan implementeres på Norges største AMK sentral som dekker 1.7 millioner av Norges befolkning.

ISI-prosjektet for sammenkobling av nødnett med Sverige har tekniske forutsetninger som gjør at dette ikke kan gjennomføres uten en oppgradering av kontrollrommene i fase 0. Alle kontrollrom må også oppgraderes til FR6. Datahall må anskaffes for en eventuell oppgradering av fase 0 & 1. HDO har vært i dialog med leverandør og innhentet tilbud. Det kan ikke gjennomføres bestilling den tid finansiering ikke er avklart. Bestilling av datahall og ferdigstilling tar tid og vil potensielt forsinke en oppgradering ytterligere. Det er en rekke åpne spørsmål knyttet til bestilling og teknisk løsning på de respektive små CR i fase 0 og 1. Som eksempel kan nevnes at det er flere legevaktsentraler som er på flyttefot. HDO har som en følge av at retrofit ble initiert, gitt beskjed om at det ikke er nødvendig å etablere tekniske rom for de nye lokasjonene for disse legevaktsentralene. Dersom Retrofit ikke gjennomføres eller blir forsinket betyr dette at det må foretas bygningsmessige endringer for å få på plass det utstyret som de har i dag. Dette vil medføre økte kostnader som legevaktssentralene ikke har fått beskjed om. Dette er eksempel på spørsmål som må besvares før en oppgradering kan gjennomføres. Den tid finansiering ikke er avklart er det uhensiktsmessig fra HDO sin side å bruke ressurser for å besvare disse spørsmålene. Dette vil potensielt forsinke en oppgradering ytterligere. Dersom Retrofit ikke gjennomføres må det allikevel foretas HW-refresh og oppgradering til nytt operativsystem for alle radiotilknyttede kontrollrom. Tabellen nedenfor gjengir de estimerte kostnadsmessige utfordringer innen Retrofit av fase 0 og 1. Driftskostnader Innføring og implementering NA NA NA 7 450 000 Leie Datasenter og kontorlokaler NA NA NA 8 500 000 Samlet driftskostnad 15 950 000 Investeringskostnad CICCS 17 200 000 2 NA 34 400 000 Samlet investeringskostnad 34 400 000 Total kostnad 50 350 000 2.4 Manglende feilretting og kvalitet på leveranser fra leverandør 2.4.1 Kort beskrivelse HDO erfarer at det er krevende å få utført feilretting og utbedringer i leveransene etter at løsningen og det enkelte kontrollrom er satt i drift. Kvalitetsproblemer som meldes, kan ta så lang tid og virke så uoverkommelige for brukerne, at de som ikke strengt tatt må, lar være å benytte utstyret. Her kan nevnes at pilotprosjektet «Bruk av Nødnett i Lier kommune» ble terminert høsten 2015 av denne årsak. DNK er enig i at feilrettingen har tatt for lang tid, og at driftskvaliteten må bli bedre. Leverandøren har derfor iverksatt en rekke tiltak, herunder overføring av verktøy og kompetanse fra andre land til driften i Norge.

2.4.2 Utfordring HDO og HDOs kunder opplever at leverandøren ikke følges opp i tilstrekkelig grad i feilrettingsprosesser. Det kan synes som at det ikke er sammenheng mellom avtalt SLA, faktisk responstid og eskalering mellom HDO, DNK og MSI. HDO har en tilsvarende SLA mot sine kunder og brukere, som i realiteten er en speiling av den foran nevnte. Dette innebærer at når leverandøren bruker for lang tid, blir HDO alene ansvarlig for konsekvensene overfor egne brukere og kunder. Resultatet av dette er at mengden feil blir unødvendig høy, og at HDO derav må sette på ekstra ressurser for å holde feilsituasjonen under kontroll. Tabellen nedenfor gjengir de samlede kostnadsmessige utfordringer innen området. Driftskostnader Økt ressursbehov i drift for å håndtere driftssituasjonen 87 500 4 6 2 100 000 Samlet driftskostnad 2 100 000 Investeringskostnad Enh pris Antall Mnd Sum Samlet investeringskostnad 0 Total kostnad 2 100 000 2.5 Forsinkelser i innføring 2.5.1 Kort beskrivelse Innføringsprosjektet og driften har møtt flere tekniske utfordringer i prosjektets faser. HDO opplevde tekniske problemer ved kontrollromsløsningen for AMK-sentraler høsten 2014 og for legevaktsentraler og akuttmottak høst og vinter 2015-16. Ved begge tilfeller har leverandørens retting av feil tatt urimelig lang tid, sett opp mot de kostnader som påløper både innførings- og driftsorganisasjonen i ventefasen. Spesielt gjelder dette i sistnevnte tilfelle, hvor leverandørens fremdrift innen feilretting medførte en samlet ventetid på 21 uker. Prosjektet kom i gang med innføringen av de første små kontrollrommene 29 mars, etter en stans på nærmere 21 uker. Rot-årsaken til feilen ble funnet, og de nødvendige tiltakene for å rette opp avvikene ble iverksatt. Saken ble lukket i uke 11. 2.5.2 Utfordring Feilsituasjoner i innføring og prosjekt som resulterer i stans og forsinkelser, resulterer enten i forlengelse av prosjektet, at flere ressurser må settes på, eller en kombinasjon av disse. Dette vil medføre økte totale kostnader relatert til innføringen, fordi innføringsorganisasjonen må opprettholdes i en lenger periode enn opprinnelig tenkt. Det anses ikke som realistisk å redusere kostnadene ved å nedbemanne prosjektet i stopperioden, dels pga. usikkerhet, og dels pga. mulig effekt.

Tabellen nedenfor gjengir de samlede kostnadsmessige utfordringer innen området. Driftskostnader "Ventekostnader" Eksterne ressurser 262 500 5 5 6 562 500 "Ventekostnader" Interne ressurser 87500 10 5 4 375 000 Reopplæring NA NA NA 2 000 000 Ekstra Reisekostnader 1 025 000 Samlet driftskostnad 13 962 500 Investeringskostnad Enh pris Antall Mnd Sum Samlet investeringskostnad 0 Total kostnad 13 962 500 Videre er det i 2016 ikke bevilget statlige midler for å finansiere innføring av nødnett i kommunehelsetjenesten, noe som medfører en underdekning på finansiering på ca. 10 mnok. i 2016. 2.6 Etterfakturering for 2014-15 fra DNK 2.6.1 Kort beskrivelse Anskaffelse, bruk og drift av Nødnett er regulert i kontrakter mellom leverandørene, DNK, etatsvise driftsorganisasjoner (xdo) og brukerne. Alle brukerorganisasjoner som skal benytte Nødnett må bestille et abonnement og inngå en kundeavtale med DNK. Med hjemmel i St.prp. 100S krever DNK årlige betalinger fra brukermiljøene og driftsorganisasjonen for bruk av Nødnett. Kostnadene deles inn i følgende kategorier: Support og garanti kostnader Abonnementsavgift for radio Abonnementsavgift for operatørplasser Transmisjonsavgift for transmisjon mellom MSO og CR/CICCS Transmisjonsavgift for transmisjon mellom CICCS og små CR

2.6.2 Utfordring Noen av disse kostnader mellomfaktureres HDO fra DNK, før HDO viderefakturerer den enkelte kunde. Andre kostnader faktureres kun HDO som kunde, eller HDO som aktør innen driftssamarbeidsavtalen mellom DNK og den enkelte tjeneste/etat. Etter hvert som installert volum stadig øker, påløper også større kostnader. Det er i denne sammenheng en tilsvarende økende utfordring at HDO mottar flere fakturaer i 2016 som gjelder 2015 og 2014. Det har ikke vært mulig for HDO å ta høyde for dette ifm budsjettering forut for inneværende år, til tross for at HDO har hatt en dialog med DnK om dette i forkant. Dette resulterer i at gamle fakturaer belaster resultatet for 2016, og at andre viktige oppgaver må nedprioriteres. Tabellen nedenfor gjengir de samlede kostnadsmessige utfordringer innen området. Driftskostnader 1 Konfigurasjonsfrys fase 2,3 og 4 NA NA NA 442 050 1 Flytting av CR 5098 1 NA 5 098 1 Utarbeidelse av tilbud NA 2 NA 80 390 2 Transmisjonskostnad CR 409 2015 61 590 5 NA 307 950 3 Transmisjonskostnad CR 417 2015 116 000 3 NA 348 000 4 Transmisjonskostnad CR 411 2015 61 590 5 NA 307 950 5 Abb kostnad radio Lav Q1/15 1 876 28 NA 52 535 5 Abb kostnad radio Meget Lav Q1/15 1 024 200 NA 204 750 6 Abb kostnad radio Lav Q2/15 1 876 28 NA 52 535 6 Abb kostnad radio Meget Lav Q2/15 1 024 200 NA 204 750 6 Transmisjon til CR Q2/15 NA NA NA 271 136 Samlet driftskostnad 2 277 144 Investeringskostnad Enh pris Antall Mnd Sum Samlet investeringskostnad 0 Total kostnad 2 277 144

3 Administrerende direktørs vurderinger Administrerende direktør mener at vedtatt budsjett 2016 og økonomisk langtidsplan for HDO 2017-2020 er et godt grunnlag for økonomisk styring av HDO videre. Det er imidlertid behov for å tydeliggjøre ansvar og konsekvenser av vedtak fattet utenfor helsetjenesten. Demme saken utreder en serie kostnadsmessige utfordringer som totalt beløper seg til 83,6 millioner. Felles for de listede utfordringene er at kostnadene enten allerede er forpliktet, eller anses som nødvendige for å oppfylle forskriftskrav. Oppsummert beløper konsekvensene seg til: Oppsummering Driftskostnader Ref Kostnadselement Sum Kap 3.1 Optimalisering av Dekning i Nødnett (ODIN) Kap 3.2 Implementering av lydlogg 1 570 760 Kap 3.3 Retrofit av små CR fase 0 og 1 15 950 000 Kap 3.4 Manglende feilrettinger 2 100 000 Kap.3.5 Forsinkelser i innføring og driftsetting 13 962 500 Kap 3.6 Etterfakturering fra DNK for 2014 og 2015 2 277 144 Samlet driftskostnad 35 860 404 Oppsummering Investeringskostnad Ref Kostnadselement Sum Kap 3.2 Implementering av lydlogg 13 350 000 Kap 3.3 Retrofit av små CR fase 0 og 1 34 400 000 Samlet investeringskostnad 47 750 000 Total Kostnad 83 610 404 Administrerende direktør ser at den uavklarte situasjonen knyttet til finansiering av områdene beskrevet i denne saken vil utfordre HDOs totale kostnadsbilde, ifht driftbarhet og kvalitet på tjenestene til helseforetak og kommuner. Denne situasjonen vil kunne påvirke HDOs leveransekapasitet og omdømme. Videre ser administrerende direktør at det vil være behov for å revidere budsjett og prognoser, avhengig av hvilke beslutninger som kommer fra Helse- og omsorgsdepartementet. Administrerende direktør har i denne saken ikke tatt inn en vurdering av eventuelle operative konsekvenser for helseforetakene og kommuner, som følge av manglende kvalitet på leveranser fra HDO.