FREMDRIFTSRAPPORTERING I FORSKERUTDANNINGEN - en rutinebeskrivelse Forskningsadministrativ avdeling August 2015
Innholdsfortegnelse FREMDRIFTSRAPPORTERING I FORSKERUTDANNINGEN... 3 Fremdriftsrapportering hvem skal rapportere?... 3 Ph.d.-kandidat... 3 Veileder... 3 Fremdriftsrapportering hva skal rapporteres?... 3 Fremdriftsrapporteringsskjema... 4 Kvalitetssikring av data i FS... 4 Utplukk av data fra FS... 4 Teknisk gjennomføring... 6 Utsendelse av skjema... 6 Filter i skjema skal ikke rapportere... 6 Rapportdatabase... 6 Bruk av rapportdatabase... 7 Hvem skal ha tilgang... 7 Enkeltrapporter... 7 Samlerapporter... 7 Oppfølging av fremdriftsrapporter... 8 Oversikt over manglende rapportering... 8 Oppfølging av forsinkede kandidater... 8 Oppfølging av kandidater som ønsker oppfølgingssamtale... 9 Årshjul for fremdriftsrapportering... 10 Vedlegg... 12 Tidsplan for gjennomføring av fremdriftsrapportering høsten 2015... 12 E-postmaler til bruk av utsendelse av fremdriftsrapportering ph.d.-kandidater og veiledere... 13 2
FREMDRIFTSRAPPORTERING I FORSKERUTDANNINGEN Fremdriftsrapportering hvem skal rapportere? Ph.d.-forskriften, 9 Rapportering I løpet av avtaleperioden skal ph.d.-kandidaten og hovedveileder, hvert år levere separate skriftlige rapporter om framdriften av ph.d.-utdanningen. Rapportene skal sendes til og godkjennes av fakultetet eller av andre enheter som fakultetet har delegert dette til. Fakultet, veileder(e) og ph.d.-kandidaten plikter aktivt å følge opp forhold som kan medføre fare for forsinket eller manglende gjennomføring av ph.d.- utdanningen, slik at utdanningen, så langt som mulig, kan bli gjennomført innenfor normert tidsramme. Ph.d.-kandidat og veileder har et likeverdig ansvar for rapportering. Manglende eller utilfredsstillende framdriftsrapportering kan medføre tvungen avslutning av ph.d.-utdanningen før avtaleperiodens utløp. Veiledere som unnlater å følge opp rapporteringsplikten kan bli fratatt veilederansvaret. Ph.d.-kandidat Alle ph.d.-kandidater som er aktive kandidater, dvs er registrert med aktiv status i FS og har aktiv studierett. Ph.d.-kandidater som har levert avhandling før 1. oktober rapporteringsåret skal ikke fremdriftsrapportere Ph.d.-kandidater som har opptak og oppstartsdato etter 1.juli rapporteringsåret skal ikke rapportere Kandidater som er i sykepermisjon, fødselspermisjon eller lignende i rapporteringsperioden kan velge hvorvidt de vil rapportere. Kandidater som skal levere midtveisevaluering i rapporteringssemesteret skal levere, men blir ikke bedt om å fylle ut den tekstlige delen. Veileder Den hovedveileder som er registrert som aktiv i FS skal rapportere for ph.d.- kandidaten Fremdriftsrapportering hva skal rapporteres? Fremdriftsrapporten gjennomføres separat for veileder og ph.d.-kandidat. Fremdriftsrapportskjemaet utformes noe ulikt for veileder og kandidat, men er i stor grad utformet rundt de samme spørsmålene. Følgende skal rapporteres: Fremdriften siden siste rapportering skal rapporteres i fritekst. (max en halv side) og bør inneholde opplysninger om: o progresjon i forskningsprosjektet o eventuelle forskerutdanningskurs en har tatt utenfor UiB o eventuelle eksperimenter 3
o eventuelle feltarbeid o eventuelle publikasjoner en har gjennomført i rapporteringsperioden Forsinkelse i progresjon skal rapporteres og årsak indikeres. Ikke faglig årsak til forsinkelse i progresjon kan rapporteres, men skal IKKE utdypes med konkret informasjon i fritekst. All informasjon av sensitiv art må opplyses om via andre kanaler som medarbeidersamtale og lignende. Planlagt leveringstidspunkt for avhandling, spesifisert i måned og årstall Fremdriftsskjemaet kan også inneholde spørsmål om forskerskoler, veilederforhold og annet. Fremdriftsrapporteringsskjema Alle ph.d.-kandidater og veiledere blir tilskrevet direkte på e-post med egen lenke til skjema for fremdriftsrapportering. Veiledere får tilsendt individuelle skjema for hver enkelt kandidat som han/hun er veileder for. Skjema oppdateres årlig i forhold til eventuelle endringer i tilleggsinnhold utover innsamling av progresjonsrelatert informasjon. (Ex. Forskerskoler, opplevelse av veiledning). Fremdriftsrapporteringen med skjema legges frem for Forskningsutvalget (FU) for orientering 3. september 2015. Skjema utarbeides med obligatorisk svarkrav, det vil si at en må ha besvart alle spørsmål for å kunne levere fremdriftsrapporten. Skjema utarbeides i Surveyxact, et spørreundersøkelsesverktøy, hvor en administrerer utsendelse av skjema, purring og innsamling av skjema. Skjema for fremdriftsrapportering utarbeides på norsk (bokmål) og engelsk for både veiledere og ph.d.-kandidater. Kvalitetssikring av data i FS Grunnlag for identifisering av aktive ph.d.-kandidater og hovedveiledere som grunnlagsdata for utsendelse av fremdriftsrapporteringsskjema er data fra FS. Det er derfor avgjørende at data knyttet til ph.d.-kandidater og veiledere til enhver tid er oppdatert og kvalitetssikret. Utplukk av data fra FS Følgende data på ph.d.-kandidater hentes ut fra FS: o Fornavn o Etternavn o Tilhørighetssted (institutt, fakultet) o E-post o Aktiv studierett med startdato 4
o Registrert seg på studentweb o Språk (engelsk/norsk) o Navn hovedveileder o Levert avhandling o Tittel på avhandling Følgende data på veiledere hentes ut fra FS: o Fornavn o Etternavn o Tilhørighetssted (institutt, fakultet) o E-post o Navn på ph.d.-kandidat Et filter plukker ut de kandidater som har oppstartsdato etter 1. juli og kandidater som har levert avhandling innen 1. oktober. Kvalitetssikringsarbeid av FS-data: ferdigstilling 1.oktober E-poster til både kandidat og veiledere må kvalitetssikres. Flere veiledere og ph.d.- kandidater er registrert med to e-postadresser. Utsendelse av skjema skjer derfor til begge e-postadresser. Alle ph.d.-kandidater som skal fremdriftsrapportere må ha status som aktiv i FS og ha aktiv studierett Alle ph.d.-kandidater som skal fremdriftsrapportere må ligge inne med en e- postadresse i FS Ph.d.-kandidater som er tatt opp etter 01.07.15 vil ikke motta skjemaet Ph.d.-kandidater som har levert inn avhandling vil ikke motta skjemaet Kun de som er registrert som hovedveiledere i FS vil motta skjema for fremdriftsrapportering Hovedveiledere vil motta ett skjema for hver kandidat som veilederen er hovedveileder for Hovedveiledere må ligge med korrekt e-postadresse i FS Følgende rapporter skal benyttes for kvalitetssikring av data i FS. For å identifisere de som skal motta skjema vil en benytte seg av følgende FS-rapporter: Veiledningsforhold for student FS-rapport 732001 (sorterer på alle studentene som er knyttet til et enkelt program evt. sted) Veiledningsforhold for veiledere FS-rapport 732002 (sorterer listen med utgangspunkt i veileder og antall kandidater pr. veileder) Fakultetene må kvalitetssikre disse rapportene i forhold til stedkoder, e-postadresser og veiledertilknytning i rapportene 732001 og 732002. Dette må være ferdigstilt innen 1. oktober. 2. oktober lastes data fra FS til en egen database for grunnlagsdata på kandidater og veiledere. Disse dataene danner utgangspunktet for listen over de som får tilsendt skjema. 5
Teknisk gjennomføring Utsendelse av skjema Skjema til ph.d.-kandidater og veiledere sendes ut senest 13. oktober slik at kandidater og veiledere har 3 uker på å levere fremdriftsrapporteringen innen fristen 1. november. Purringer til veiledere og ph.d.-kandidater vil skje på følgende måte: o 3 dager før fristen (29. oktober i 2015) sendes ut en påminnelse til alle som ikke har levert. o 6. november purring med 7 dagers frist 13. november. Sendes ut til alle som ikke har levert. Filter i skjema skal ikke rapportere Selv om en har lagt inn utplukkskriterier fra FS vil det likevel kunne komme kandidater/veiledere med i listen over de som skal rapportere som kan ha andre grunnet til ikke å fremdriftsrapportere på det aktuelle rapporteringstidspunktet. Sykemeldt, permittert, sluttet For de kandidater som er sykemeldt, i permisjon eller har sluttet må gis anledning til å krysse av for dette i begynnelsen av skjema slik at de ikke trenger å svare på resten av fremdriftsrapporteringen. Dette vil fremkomme i endelig rapport i database at kandidat har rapportert sykemeldt, permittert eller sluttet. Midtveisevaluering For de kandidater som skal gjennomgå/har gjennomgått midtveisevaluering i rapporteringssemesteret er det lagt inn et filter i spørreskjemaet slik at de ikke skal levere den tekstlige delen av fremdriftsrapport. Det vil si at en likevel får inn alle andre kvantitative data om progresjonen, avslutningstidspunkt og opplevelse av veiledning. Dermed ivaretas instituttenes og fakultetenes behov for å ha sammenlignbare tall fra år til år på enkeltkandidater, samt at en får en god oppfølging på hver enkelt kandidat. En lignende løsning er lagt inn i skjemaet til veilederen for den aktuelle kandidaten som har hatt/skal ha midtveisevaluering på høstsemesteret. Forsinket progresjon For de som krysser av for forsinket progresjon og oppgir andre ikke faglige årsaker er det lagt inn en egen tekst som tydelig spesifiserer at en IKKE skal legge inn sensitive opplysninger i skjemaet. De som krysser av for dette valget som årsak til forsinket progresjon vil også få informasjon om at de tilbys en egen oppfølgingssamtale og kan krysse av dette som et mulig valg. Dette er for å identifisere de som ønsker konkret oppfølging med samtale i løpet av kort tid etter rapporteringstidspunkt. Rapportdatabase Etter endelig frist for rapportering av fremdriftsrapporter, midten av november, overføres alle fremdriftsrapporter fra spørreundersøkelsesbase til egen rapportdatabase hvor de legges til rette for bearbeiding i samlerapporter og uthenting av enkeltrapporter. Databasen er organisert med tilgangskoder slik at de enkelte brukerne logger inn med sitt UiB brukernavn og passord. Tilgangsoversikt styres fra Forskningsadministrativ avdeling. IT-avdelingen har ansvar for teknisk vedlikehold, drift og oppdatering av rapportdatabasen. 6
Bruk av rapportdatabase Databasen brukes som primærdatabase for lasting av grunnlagsdata fra FS til database. Dette er for å klargjøre listene over ph.d.-kandidater og veiledere før de lastes over i spørreskjemaverktøyet Surveyxact. Surveyxact brukes kun til å lage spørreskjema til fremdriftsrapportering samt foreta innsamling av fremdriftsrapportene. I rapportdatabasen legges alle fremdriftsrapporter fra veiledere og kandidater inn tilknyttet grunnlagsdata som hentes fra FS. Denne overføringen av rapporter fra Surveyxact til rapportdatabase gjøres kun én gang og etter at siste frist for rapportering er gått ut i midten av november. Hvem skal ha tilgang Rapportdatabasen er organisert med et hierarkisk tilgangssystem slik at enkeltrapportene tilknyttes stedkoder og kun brukere med tilgang til spesifikke stedkoder har rett til å lese enkeltrapporter. Fakultet og institutt definerer selv hvem som skal ha tilgang. Frist for å gi tilbakemelding om hvem som skal ha tilgang i 2015 er satt til 3. oktober. Erfaring kan tyde på at det er hensiktsmessig å kutte ned på antall personer som har tilgang til databasen. Basen kan brukes som et administrativt verktøy hvor fagpersoner kan få tilgang til samlerapporter og om nødvendig enkeltrapporter ved å få dette fra administrativt ansvarlige for fremdriftsrapporteringen ved hvert enkelt institutt/fakultet. Det er ikke nødvendig at fagpersoner har tilgang til databasen, men kan videreføres som et tilbud om fakultetene/instituttene ønsker det. Enkeltrapporter Instituttene skal ha tilgang til enkeltbesvarelsene fra ph.d.-kandidater og veiledere slik de tidligere hadde tilgang til papirbesvarelsene. Enkeltrapporter vil kun være tilgjengelige for maks 2-3 personer pr. enhet. Databasen har funksjonalitet for å skrive ut alle enkeltrapporter i én pdf-fil, det er i tillegg mulig å laste ned rapport for rapport enkeltvis hvis en ønsker det. Samlerapporter Samlerapporter vil kunne aggregeres på stedkodenivå, dvs. instituttnivå og fakultetsnivå. Instituttene vil kun få tilgang til samlerapporter på eget institutt, mens fakultetsnivået vil ha tilgang på samlerapporter for alle instituttene ved fakultetet. En kan også legge til rette for at en del brukere på instituttnivå kun får tilgang på samlerapporter for instituttet. På denne måten reduserer en antall mennesker med innsyn i enkeltrapportene. Følgende samlerapporter er tilgjengelige fra rapportdatabasen: Samlerapporter: Hvem har levert fremdriftsrapport, hvem har ikke: veileder/kandidat Hvem av de som har levert/ikke levert har ph.d.-registrert seg Enkeltrapport: matche veileders og kandidats rapport inkl tekstfelt Kandidater Totalrapport på institutt og fakultetsnivå i forhold til de spørsmål som inngår i undersøkelsen (uten tekstfelt) Kryssrapporter på forsinkelser og fornøydhet på veiledning Kryssrapport på år og måned for levering Kryssrapport på forskerskole og forsinkelser Kryssrapport forskerskoler og fornøydhet veiledning 7
Kryssrapport på progresjon og forsinkelse Hvem ønsker oppfølgingssamtale Veiledere Totalrapport på institutt og fakultetsnivå i forhold til de spørsmål som inngår i undersøkelsen (uten tekstfelt) Kryssrapporter på forsinkelser og fornøydhet på veiledning Kryssrapport på progresjon og fornøydhet veiledning Kryssrapport på år og måned for levering Kandidater og veiledere Rapport på hvor vi ser på leveringsdato: samstemmighet i forhold til veiledere og kandidater Rapport på hvor vi ser på oppfatning av progresjon: samstemmighet i forhold til veiledere og kandidater Oppfølging av fremdriftsrapporter Oppfølging av ph.d.-kandidater og veiledere er et ansvar som ligger på instituttnivå primært. Ved enkelte fakultet vil dette være et fakultetsansvar. I det følgende presenteres like fullt noen fremgangsmåter for bruk av samlerapporter og viktigheten av oppfølging av ulike kategorier kandidater i etterkant av fremdriftsrapporteringen. Enkeltrapportene generelt og samlerapportene spesielt gir mulighet for raskt å identifisere grupper av ph.d.-kandidater som har behov for umiddelbar oppfølging etter fremdriftsrapporteringen er over. Dette gjelder både kandidater som er sykemeldt, finansiering er gått ut og ph.d.-kandidater som ønsker en egen oppfølgingssamtale. Oversikt over manglende rapportering Samlerapporten med liste over hvem som ikke har levert fremdriftsrapport indikerer fort hvem fakultet/institutt bør kontakte for å avklare hvorvidt kandidaten fortsatt er aktiv i forskerutdanningsløpet eller hvorvidt veilederen fortsatt fungerer som veileder. Dette kan være viktig moment for oppfølging. Ph.d.-reglementet krever at både veileder og kandidat rapporterer årlig på fremdriften. Det kan være et grunnlag for tvungen avslutning av forskerutdanningsløpet om en ikke leverer fremdriftsrapport. Dette må fakultet/institutt vurdere individuelt, men det er viktig at manglende rapportering følges opp. Oppfølging av forsinkede kandidater Ph.d.-kandidater som anser seg selv som forsinket progresjonsmessig og har indikert ulike årsaker til dette bør følges opp med ulike tiltak i forhold til vurdering av hvilke tiltak som eventuelt kan settes inn for å forhindre ytterligere forsinkelse i progresjonen. Forsinkede kandidater kan også være kandidater med sykemelding, permisjoner eller utgått finansiering og bør få oppfølging individuelt i forhold til årsak til forsinkelse. Oppfølging av sykemeldinger, permisjoner Oppfølging av ph.d.-kandidater i sykemelding eller i permisjon gjøres i henhold til regulær oppfølging av ansatte ved UiB i henhold til fastsatte personalrutiner. Det er viktig at det registreres i tidskonto i FS slik at ph.d.-kandidaten blir registrert med forlengelse. For ph.d.- kandidater som ikke er tilsatt ved UiB er det viktig å følge opp kandidaten i forhold til å få dokumentert sykemelding eventuelt permisjon slik at de blir innvilget en forlengelse i forskerutdanningsløpet sitt og dermed får ny sluttdato. Det er viktig at dette skjer pr. søknad 8
og at det innvilges med eget vedtak en forlengelse av forskerutdanningsperioden og at tidskonto oppdateres henholdsvis. Oppfølging av kandidater med utgått finansiering Ph.d.-kandidater som har gått ut finansieringsperioden sin, men som fortsatt ikke har ferdigstilt sin doktorgradsavhandling bør følges opp i forhold til å lage en plan for ferdigstillelse med en tidsplan som ph.d.-kandidat og veileder kan gjensidig forplikte seg til. Oppfølging av kandidater som ønsker oppfølgingssamtale Ph.d.-kandidater som har bedt spesifikt om oppfølgingssamtale bør få tilbud om dette innen rimelig tid etter innlevert fremdriftsrapport. Det er derfor viktig å ta ut samlerapport med liste over hvilke kandidater det gjelder ganske raskt etter at rapportdatabasen åpnes for uttak av rapporter etter endt fremdriftsrapportering. 9
Årshjul for fremdriftsrapportering Måned Aktivitet Ansvarssted August Teknisk tilrettelegging av spørreundersøkelse og rapportdatabase Forberedelse tilgangsrettigheter og brukere Avklare utplukkskriterier til uthenting av grunnlagsdata fra FS September Revisjon av spørreskjema for fremdriftsrapportering Kvalitetssikre ph.d.- registrering og grunnlagsdata for ph.d.- kandidater og veiledere i FS Ferdigstille spørreskjema i Surveyxact Oktober Legge inn tilgangsrettigheter til brukere i rapportdatabase Hente ut grunnlagsdata fra FS Utsendelse spørreskjema veiledere ph.d.-kandidater Brukerstøtte i rapporteringsperiode for veiledere og ph.d.- kandidater Påminnelse og purring spørreskjema veiledere og ph.d.-kandidater November Purring veiledere og ph.d.- kandidater Stenge undersøkelse i Surveyexact, overføre rapporter til rapportdatabase Desember Åpne rapportdatabase med enkelt- og samlerapporter for fakultet og institutt Følge opp ph.d.-kandidater på grunnlag av fremdriftsrapporter i FA og IT FA og IT FA, IT og fakultetene FA, behandles i FU Fakultetene/instituttene FA FA, IT IT, SA bistår FA, IT FA FA FA FA,IT FA, IT Fakultet og institutt 10
henhold til egen prioritering av ulike kategorier for forsinkelse Januar - Mars Møte med adm. brukere av rapportdatabase, behov for tilrettelegginger? Kandidatoppfølging Evt. prioritering av fellestiltak for oppfølging av kandidater April Innmelding av status for oppfølging av fremdriftsrapportering i Forskerutdanningsmelding Mai Behandling av forskerutdmelding i FU Juni Evaluere fremdriftsrapporteringsverk tøy, adm brukere av rapportdatabase Revidere rutinebeskrivelse fremdriftsrapportering forskerutdanningen FA, IT Fakultet og institutt Fakultet og institutt FA, fakultet/institutt FA 11
Vedlegg Tidsplan for gjennomføring av fremdriftsrapportering høsten 2015 september-desember (tentativt, bestemmes endelig i samråd med fakultetenes ph.d.-koordinatorer og IT) Ph.d.-registrering FRIST 01.09. Fakultet/institutt Purring av ph.d.-registrering, 02.-30.09. Fakultet/institutt etterregistrering. Kvalitetssikring av data registrert på veiledere og ph.d.-kandidater Ta ut grunnlagsdata (lister) 02.10. IT fra FS på veiledere og ph.d.- kandidater, legge i rapportdatabase Kvalitetssikre fremdriftsrapporteringsliste (grunnlagsdata i rapportdatabase) rapportdatabase) Endelig ferdigstilling av fremdriftsrapporteringslister: veiledere/ph.d.-kandidater Laste over grunnlagsdata fra rapportdatabase til surveyxact Utsendelse survey til veiledere, ph.d.-kandidater Utsendelse til ph.d.- kandidaters mail nr 2 (via database) Påminnelse til veiledere og ph.d.-kandidater FRIST for innsendelse av rapport Påminnelse med ny frist 13. nov. til veiledere og ph.d.- kandidater 3.-9.10. Fakultet/institutt v/fremdriftsrapportansvarlige (adm. brukere av 12.10. IT, FA 12.10. IT, FA 13.10. FA, IT 15.10. FA, IT 29.10. FA 1.11. Kandidater, veiledere 06.11. FA Ny FRIST for innsendelse 13.11. Kandidater, veiledere av rapport Stenge surveyxact 14.11. IT, FA Ta ut data fra survey og 14.11. IT overføre til database Lage enkeltrapporter til 15.11.-1.12 IT fakultet og institutt Lage samlerapporter til institutt, fakultet og UiBnivå 15.11.-1.12 IT 12
E-postmaler til bruk av utsendelse av fremdriftsrapportering ph.d.- kandidater og veiledere MAILTEKSTER PH.D.-KANDIDATER FREMDRIFTSRAPPORTERING 2015 Distribusjonsmail: (sendes 13.10.15) Mail til kandidater som HAR REGISTRERT seg: Kjære <%b_1%> <%b_2%> (Fornavn, etternavn) Alle ph.d.-kandidater og hovedveiledere i forskerutdanningen er i henhold til ph.d.- reglementet 4.4. rapportering, forpliktet til å rapportere årlig om fremdriften i forskerutdanningen i forhold til forskningsprosjektet og opplæringsdelen. Fremdriftsrapportering gjennomføres ved bruk av et spørreskjema som ligger på nett. For å komme inn i ditt personlige skjema, følger du denne lenken: Du skal redegjøre for din progresjon det siste året i et fritekstfelt i skjemaet, så det kan lønne seg å skrive dette på forhånd og så kopiere og lime dette inn rett i skjemaet. Alle dine opplysninger vil bli behandlet konfidensielt. Fremdriftsrapporten din vil bli lest og gjennomgått på ditt institutt/fakultet, og skulle det være behov for å endre noe i ditt forskerutdanningsløp, vil instituttet/fakultetet følge opp dette med deg og din(e)veileder(e). Fremdriftsrapporten skal ha fokus på din faglige progresjon, skulle du ha sensitive opplysninger vedrørende sykemeldinger eller lignende som du ønsker å formidle som årsaker til forsinkelse i din progresjon er dette noe du bør gjøre ved å ta direkte kontakt med ditt institutt eller fakultet. Du skal IKKE oppgi opplysninger her av sensitiv art. Frist for innsending av fremdriftsrapport er 1. november. Med vennlig hilsen Forskningsadministrativ avdeling --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Dear <%b_1%> <%b_2%> (Fornavn, etternavn) All PhD candidates and main supervisors in doctoral education are according to the PhD regulation 4.4 reporting, obliged to report annually on the progress in doctoral education in relation to the research project and the training component. Progress report in doctoral education is conducted through an internet based survey. In order to access your personalized form, you must follow this link: 13
You must describe your progress during the last year in this questionnaire, so we recommend you to write the text beforehand in a separate document which you can copy and paste directly into the questionnaire. All your answers will be treated confidentially. Your progress report will be dealt with individually by the department and/or the research school where you are affiliated as a PhD candidate. If your progress is delayed, or other changes are needed your department will follow this up with you and your supervisor(s). The progress report should focus on your progress in the research project and the training component. Should you wish to share sensitive information related to your progress like sick leaves or the similar, we recommend you to contact your PhD coordinator at either the department or the faculty. You MAY NOT submit sensitive information in this form. Deadline for submission of progress report is 1 November Best regards Department for Research Management ------------------------------------------------------------------------------------------------- Mail til kandidater som IKKE HAR REGISTRERT SEG: (sendes 15.10.15) Kjære <%b_1%> <%b_2%> (Fornavn, etternavn) Alle ph.d.-kandidater og hovedveiledere i forskerutdanningen er i henhold til ph.d.- reglementet 4.4. rapportering, forpliktet til å rapportere årlig om fremdriften i forskerutdanningen i forhold til forskningsprosjektet og opplæringsdelen. Ph.d.- registreringen inngår i denne progresjonsoppfølgingen. Vi kan ikke se at du har registrert deg høsten 2015 og vi er dermed ikke sikre på om du fortsatt er aktiv som ph.d.- kandidat. Hvis du fortsatt anser deg som aktiv ph.d.-kandidat er det viktig at du fyller ut fremdriftsrapporten, hvis du ikke er aktiv som ph.d.-kandidat lenger er det fint om du krysser av for dette i skjemaet. Hvis årsaken til at du ikke har registrert deg er at du for tiden er i permisjon eller sykemeldt er det likevel viktig at du krysser av for dette i skjemaet, slik at ditt institutt/fakultet kan følge deg opp i forhold til dine rettigheter som ph.d.-kandidat. Fremdriftsrapportering gjennomføres ved bruk av et spørreskjema som ligger på nett. For å komme inn i ditt personlige skjema, følger du denne lenken: Du skal redegjøre for din progresjon det siste året i et fritekstfelt i skjemaet, så det kan lønne seg å skrive dette på forhånd og så kopiere og lime dette inn rett i skjemaet. Alle dine opplysninger vil bli behandlet konfidensielt. Fremdriftsrapporten din vil bli lest og gjennomgått på ditt institutt/fakultet, og skulle det være behov for å endre noe i ditt forskerutdanningsløp, vil instituttet/fakultetet følge opp dette med deg og din(e)veileder(e). Fremdriftsrapporten skal ha fokus på din faglige progresjon, skulle du ha sensitive opplysninger vedrørende sykemeldinger eller lignende som du ønsker å formidle som årsaker til forsinkelse i din progresjon er dette noe du bør gjøre ved å ta direkte kontakt med ditt institutt eller fakultet. Du skal IKKE oppgi opplysninger her av sensitiv art. Frist for innsending av fremdriftsrapport er 1. november. 14
Med vennlig hilsen Forskningsadministrativ avdeling --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Dear <%b_1%> <%b_2%> All PhD candidates and main supervisors in doctoral education are according the PhD regulation 4.4 reporting, obliged to report annually on the progress in doctoral education in relation to the research project and the training component. PhD registration is mandatory for all PhD candidates and is part of the overall quality assurance of researcher training and the follow-up of each individual candidate. We can not see that you have registered for the fall 2015, and hence we are not sure if you are still active as a PhD candidate. If you consider yourself as an active PhD candidate it is important that you submit your progress report. If you no longer are active as a PhD candidate, we would appreciate it if you submit this form and tick off for no longer active. If your lack of registering is due to you being on sick leave or on permitted leave, it is still important that you fill out the form and tick off for on sick leave or permitted leave in order for your department/faculty to follow you up and secure your rights as a PhD candidate. Progress report in doctoral education is conducted through an internet based survey. In order to access your personalized form, you must follow this link: You must describe your progress during the last year in this questionnaire, so we recommend you to write the text beforehand in a separate document that you can copy and paste directly into the questionnaire. All your answers will be treated confidentially. Your progress report will be dealt with individually by the department and/or the research school where you are affiliated as a PhD candidate. If your progress is delayed, or other changes are needed your department will follow this up with you and your supervisor(s). The progress report should focus on your progress in the research project and the training component. Should you wish to share sensitive information related to your progress like sick leaves or the similar, we recommend you to contact your PhD coordinator at either the department or the faculty. You MAY NOT submit sensitive information in this form. Deadline for submission of progress report is 1 November Best regards Department for Research Management ---------------------------------------------------------------------------------------------- MAIL TIL KANDIDATENES NR 2 MAILADRESSE (Sendes 15.10.15) Kjære <%b_1%> <%b_2%> 15
Dette er en etterutsending av en mail tidligere sendt ut til deg på din primære mailadresse. Ettersom du er registrert med to mailadresser i våre systemer sender vi ut denne mailen til deg på denne mailadressen, som er registrert i vårt system som din sekundære mailadresse. Hvis du ikke har mottatt denne mailen tidligere bør du kontakte ditt fakultet for å rette opp i den informasjonen vi har registrert på deg. Alle ph.d.-kandidater og hovedveiledere i forskerutdanningen er i henhold til ph.d.- reglementet 4.4. rapportering, forpliktet til å rapportere årlig om fremdriften i forskerutdanningen i forhold til forskningsprosjektet og opplæringsdelen. Fremdriftsrapportering gjennomføres ved bruk av et spørreskjema som ligger på nett. For å komme inn i ditt personlige skjema, følger du denne lenken: Du skal redegjøre for din progresjon det siste året i et fritekstfelt i skjemaet, så det kan lønne seg å skrive dette på forhånd og så kopiere og lime dette inn rett i skjemaet. Alle dine opplysninger vil bli behandlet konfidensielt. Fremdriftsrapporten din vil bli lest og gjennomgått på ditt institutt/fakultet, og skulle det være behov for å endre noe i ditt forskerutdanningsløp, vil instituttet/fakultetet følge opp dette med deg og din(e)veileder(e). Fremdriftsrapporten skal ha fokus på din faglige progresjon, skulle du ha sensitive opplysninger vedrørende sykemeldinger eller lignende som du ønsker å formidle som årsaker til forsinkelse i din progresjon er dette noe du bør gjøre ved å ta direkte kontakt med ditt institutt eller fakultet. Du skal IKKE oppgi opplysninger her av sensitiv art. Frist for innsending av fremdriftsrapport er 1. november. Med vennlig hilsen Forskningsadministrativ avdeling --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Dear <%b_1%> <%b_2%> This e-mail is a copy of an e-mail sent to you earlier this week to your primary e-mail address. Since you are registered with two e-mail addresses in our system we are resending this e-mail to you at this address which is registered in our database as your secondary e-mailadress. If you have not received this e-mail earlier we strongly encourage you to contact your faculty to correct the address information we have registered on you. All PhD candidates and main supervisors in doctoral education are according to the PhD regulation 4.4 reporting, obliged to report annually on the progress in doctoral education in relation to the research project and the training component. Progress report in doctoral education is conducted through an internet based survey. In order to access your personalized form, you must follow this link: 16
You must describe your progress during the last year in this questionnaire, so we recommend you to write the text beforehand in a separate document which you can copy and paste directly into the questionnaire. All your answers will be treated confidentially. Your progress report will be dealt with individually by the department and/or the research school where you are affiliated as a PhD candidate. If your progress is delayed, or other changes are needed your department will follow this up with you and your supervisor(s). The progress report should focus on your progress in the research project and the training component. Should you wish to share sensitive information related to your progress like sick leaves or the similar, we recommend you to contact your PhD coordinator at either the department or the faculty. You MAY NOT submit sensitive information in this form. Deadline for submission of progress report is 1 November Best regards Department for Research Management --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Påminnelsesmail: (sendes 29.10.15, sendes på nytt 06.11.15 med ny frist 13.11.15) Kjære <%b_1%> <%b_2%> For en tid tilbake sendte vi deg en e-post om fremdriftsrapportering på nett. Vi minner om fristen for innlevering av fremdriftsrapport den 1. november. Alle ph.d.-kandidater og hovedveiledere i forskerutdanningen er i henhold til ph.d.-reglementet 4.4. rapportering, forpliktet til å rapportere årlig om fremdriften i forskerutdanningen i forhold til forskningsprosjektet og opplæringsdelen. Fremdriftsrapportering gjennomføres ved bruk av et spørreskjema som ligger på nett. For å komme inn i ditt personlige skjema, følger du denne lenken: Ny frist for innsending er 13. november. Med vennlig hilsen Forskningsadministrativ avdeling ------------------------------------------------------------------------------------------------- Dear <%b_1%> <%b_2%> We have previously sent you an e-mail regarding the progress report survey on internet. We kindly remind you that the deadline for submitting the report is 1 November. All PhD candidates and main supervisors in doctoral education are according the PhD regulation 4.4 reporting, obliged to report annually on the progress in doctoral education in relation to the research project and the training component. 17
Progress report in doctoral education is conducted through an internet based survey. In order to access your personalized form, you must follow this link: The deadline for submission is extended to 13. November. Best regards Department for Research Management --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Informasjonsmail ikke levert rapport: (sendes 20.11.15) Kjære <%b_1%> <%b_2%> Vi kan ikke se å ha mottatt din fremdriftsrapport for forskerutdanningen 2015. Vi minner om at alle ph.d.-kandidater og hovedveiledere i forskerutdanningen er i henhold til ph.d.- reglementet 4.4. rapportering, forpliktet til å rapportere årlig om fremdriften i forskerutdanningen i forhold til forskningsprosjektet og opplæringsdelen. Fakultet, veileder(e) og kandidat plikter aktivt å følge opp forhold som kan medføre fare for forsinket eller manglende gjennomføring av forskerutdanningen, slik at utdanningen, så langt som mulig, kan bli gjennomført innenfor normert tidsramme. Manglende eller utilfredsstillende framdriftsrapportering kan medføre tvungen avslutning av forskerutdanningen før avtaleperiodens utløp. Alle fakultet og institutt får tilsendt oversikt på manglende fremdriftsrapporter og vil følge opp dette direkte med deg som ph.d.-kandidat og din hovedveileder. Med vennlig hilsen Forskningsadministrativ avdeling --------------------------------------------------------------------------------------------------- Dear <%b_1%> <%b_2%> We have not received your PhD progress report 2015. We remind you that all PhD candidates and main supervisors according to the PhD regulation 4.4 reporting, are obliged to report annually on the progress in doctoral education in relation to the research project and the training component. The Faculty, supervisor(s) and the doctoral candidate undertake to actively deal with matters which can lead to delays or the failure to carry out the research programme, so that the programme may be carried out within the standard timeframe, as far as this is possible. Deficient or unsatisfactory progress reporting may lead to compulsory termination of the research programme prior to the end of the contractual period. All faculties and departments will receive a list of deficient progress reports and will follow up this directly with you as PhD candidate and your main supervisor. 18
Best regards Department for Research Management MAILTEKSTER PH.D.-VEILEDERE FREMDRIFTSRAPPORTERING 2015 Distribusjonsmail: (sendes 13.10.15) Kjære hovedveileder Alle ph.d.-kandidater og hovedveiledere i forskerutdanningen er i henhold til ph.d.- reglementet, 4.4. Rapportering forpliktet til å rapportere årlig om fremdriften i forskerutdanningen i forhold til forskningsprosjektet og opplæringsdelen. Fremdriftsrapportering gjennomføres ved bruk av et spørreskjema som ligger på nett. For å fylle ut fremdriftsrapport for kandidat nr <%b_2%>, <%b_3%> følger du denne lenken: Du skal redegjøre for kandidatens progresjon det siste året i et fritekstfelt i skjemaet, så det kan lønne seg å skrive dette på forhånd og så kopiere og lime dette inn rett i skjemaet. Forhåndsformatert tekst (f.eks. fra Word) vil fremkomme som ren tekst uten formatering når det limes inn i tekstfeltet i undersøkelsen. Alle dine opplysninger vil bli behandlet konfidensielt. Fremdriftsrapporten vil bli lest og gjennomgått på kandidatens institutt/fakultet, og skulle det være behov for å endre noe i kandidatens forskerutdanningsløp, vil instituttet/fakultetet følge opp dette med deg og din kandidat. Fremdriftsrapporten skal ha fokus på kandidatens faglige progresjon, skulle du ha sensitive opplysninger vedrørende sykemelding eller lignende som du ønsker å formidle som årsaker til forsinkelse i kandidatens progresjon er dette noe du bør gjøre ved å ta direkte kontakt med kandidatens institutt eller fakultet. Du skal IKKE oppgi opplysninger her av sensitiv art. FRIST FOR INNSENDING AV FREMDRIFTSRAPPORT ER 1. NOVEMBER Med vennlig hilsen Forskningsadministrativ avdeling ------------------------------------------------------------------------------------------ Dear main supervisor 19
All PhD candidates and main supervisors in doctoral education are according to the PhD regulation 4.4 reporting, obliged to report annually on the progress in doctoral education in relation to the research project and the training component. Progress report in doctoral education is conducted through an internet based survey. In order to access the form to report on your PhD candidate with candidate number <%b_2%>, <%b_3%> you must follow this link: You must briefly describe the PhD candidate s progress during the last year in an open text field in the survey form. It is recommended, therefore, that you write the text beforehand in a separate document that you copy and paste into the open text field in the survey. All your answers will be treated confidentially. Your progress report will be dealt with individually by the department and/or the research school of the PhD candidate. If the progress is delayed, or other changes are needed the department will follow this up with you and your PhD candidate. The progress report should focus on the progress of the PhD candidate in the research project and the training component. Should you wish to share sensitive information related to the progress of your PhD candidate like sick leaves or the similar, we recommend you to contact the department or the faculty where the PhD candidate is affiliated. You MAY NOT submit sensitive information in this form. DEADLINE FOR SUBMITTING THE PROGRESS REPORT IS 1 NOVEMBER Best regards Department of Research Management --------------------------------------------------------------------------------------------------- Påminnelsesmail: (sendes 29.10.15, sendes på nytt 06.11.15 med ny frist 13.11.15) Kjære hovedveileder For en tid tilbake sendte vi deg en e-post om fremdriftsrapportering på nett. Vi minner om fristen for innlevering av fremdriftsrapport den 1. november. Alle ph.d.-kandidater og hovedveiledere i forskerutdanningen er i henhold til ph.d.-reglementet 4.4. rapportering, forpliktet til å rapportere årlig om fremdriften i forskerutdanningen i forhold til forskningsprosjektet og opplæringsdelen. Fremdriftsrapportering gjennomføres ved bruk av et spørreskjema som ligger på nett. For å komme inn i skjema for kandidat nr <%b_2%>, <%b_3%>, følger du denne lenken: Med vennlig hilsen Forskningsadministrativ avdeling ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20
Dear main supervisor We have previously sent you an e-mail regarding the progress report survey conducted on internet. We kindly remind you that the deadline for submitting the report is 1 November. All PhD candidates and main supervisors in doctoral education are according the PhD regulation 4.4 reporting, obliged to report annually on the progress in doctoral education in relation to the research project and the training component. Progress report in doctoral education is conducted through an internet based survey. In order to access the form for your PhD candidate with candidate number <%b_2%>, <%b_3%> you must follow this link: Best regards Department for Research Management --------------------------------------------------------------------------------------------------- Informasjonsmail ikke levert rapport: (sendes 20.11.15) Kjære hovedveileder Vi kan ikke se å ha mottatt din fremdriftsrapport for forskerutdanningen 2015 for din ph.d.-kandidat med nummer <%b_2%>, <%b_3%>. Vi minner om at alle ph.d.- kandidater og hovedveiledere i forskerutdanningen er i henhold til ph.d.-reglementet 4.4. rapportering, forpliktet til å rapportere årlig om fremdriften i forskerutdanningen i forhold til forskningsprosjektet og opplæringsdelen. Fakultet, veileder(e) og kandidat plikter aktivt å følge opp forhold som kan medføre fare for forsinket eller manglende gjennomføring av forskerutdanningen, slik at utdanningen, så langt som mulig, kan bli gjennomført innenfor normert tidsramme. Manglende eller utilfredsstillende framdriftsrapportering kan medføre tvungen avslutning av forskerutdanningen før avtaleperiodens utløp. Alle fakultet og institutt får tilsendt oversikt på manglende fremdriftsrapporter og vil følge opp dette direkte med deg som hovedveileder og din ph.d.-kandidat. Med vennlig hilsen Forskningsadministrativ avdeling Dear main supervisor We have not received your PhD progress report 2015 for your PhD candidate with number <%b_2%>, <%b_3%>. We remind you that all PhD candidates and main supervisors according to the PhD regulation 4.4 reporting, are obliged to report annually 21
on the progress in doctoral education in relation to the research project and the training component. The Faculty, supervisor(s) and the doctoral candidate undertake to actively deal with matters which can lead to delays or the failure to carry out the research programme, so that the programme may be carried out within the standard timeframe, as far as this is possible. Deficient or unsatisfactory progress reporting may lead to compulsory termination of the research programme prior to the end of the contractual period. All faculties and departments will receive a list of deficient progress reports and will follow up this directly with you as main supervisor and your PhD candidate. Best regards Department for Research Management 22