Farsund kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Vedtatt 11.04.16 Agder Sekretariat
Kapittel 1 - Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid ihht. kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kapittel 2 - Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kapittel 3 - Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Farsund kommune har benyttet samme revisjon i mange år, og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. 3.1 Revisjon av kommuneregnskapet Kommuneregnskapet for 2014 ble behandlet i kontrollutvalget 28. april 2015 og avgav følgende uttalelse til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes regnskap for 2014. Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 14 fra Kommunerevisjonen Vest. Det er avgitt standard revisjonsberetning. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Agder Sekretariat 2
Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 13. april 2015 og revisjonsbrevet datert 14. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til Farsund kommunes årsregnskap for 2014. I revisjonsbrev nr. 14 avgitt i forbindelse med årsoppgjøret 2014 kommenterte revisor følgende forhold: - Budsjettavvik drift og investering - 1B og presentasjon av skjemaet - Avsetning frie kapitalfond Rådmannens har orientert kontrollutvalget om oppfølgingen av de nevnte forhold. Kapittel 4 - Planlegging og gjennomføring av forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). 4.1 Planlegging av forvaltningsrevisjon. Vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 for Farsund kommune inneholder følgende områder/prosjekter for forvaltningsrevisjon i uprioritert rekkefølge: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 6 Offentlige anskaffelser Vurdere kommunens rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser. 7 Likestilling Undersøke kommunens arbeid med å redusere bruken av deltidsstillinger i henhold til vedtatte mål og strategier for kommunen. 9 Budsjettstyring og kontroll - Undersøke kommunens rutiner for budsjettering og budsjettkontroll for enhetene i helse- og omsorgssektoren. 11/12 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Vurdere om elever mottar et forsvarlig tilbud om tilpasset opplæring i grunnskolen og se på kommunens bruk av spesialundervisning. 16 NAV Farsund Undersøke om kommunens tjenestetilbud blir ivaretatt etter etableringen av NAV. Agder Sekretariat 3
4.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 4.2.1 FR Deltid i turnusbaserte enheter i helse- og omsorgssektoren. Prosjektplan for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte den 21.10.14. Rapport fra prosjektet Deltid i turnusbaserte enheter i helse- og omsorgssektoren forelå i august 2015 og ble fremlagt for kontrollutvalget i møte den 08.09.15, sak nr. 10. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning og verdsetter det gode arbeidet som utføres på området. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens forbedringsforslag i det videre arbeidet. PROBLEMSTILLINGER Følgende problemstilling lå til grunn for prosjektet: I hvilken grad følger kommunen opp kommunale mål om å redusere bruken av deltidsstillinger i helse- og omsorgssektoren? I prosjektplanen ble det utformet tre underspørsmål til problemstillingen: Hvordan følger kommunen opp mål om at ansatte skal tilbys minimum 50% stilling, og at flest mulig skal tilbys 100% stilling? Hvordan lyses ledige stillinger ut? Hvordan praktiserer kommunen bestemmelser om rett til redusert arbeidstid? KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Av rapporten fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS fremgår det at revisjonens helhetlige vurdering er at kommunen aktivt og systematisk arbeider for å nå målsettingen om å redusere bruken av deltidsstillinger. Ifølge rapporten skjer arbeidet på flere måter og i ulike arenaer, og det arbeides for å øke ansattes stillingsstørrelser og flest mulig i heltidsstillinger. Kommunens egne evalueringer og statistikk viser konkrete og positive resultater med hensyn til måloppnåelse. Rapporten inneholder følgende anbefalinger/forbedringsforslag til kommunens videre arbeid på området: Kommunen bør sikre en enhetlig fremstilling av retningslinjer for heltid/deltid. Kommunen bør sikre at det vises til hjemmel i forbindelse med tildeling av stilling ved fortrinnsrett. Kapittel 5 - Planlegging og gjennomføring av selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller Agder Sekretariat 4
ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. 5.1 Planlegging av selskapskontroll. I Plan for selskapskontroll for perioden 2012-2015 er følgende selskaper prioritert: 1. Lister bompengeselskap AS (planlegges gjennomført i 2015). 2. Q43 Q Fire Tre AS 5.2 Gjennomføring av selskapskontroll. Selskapskontroll i Q43 Q Fire Tre AS ble gjennomført i 2014. Rapport fra kontrollen ble behandlet i kontrollutvalgets møte den 02.12.14, sak 12. Utvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant følge opp rapportens anbefalinger knyttet til selskapet. 3. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger knyttet til Farsund kommune. 4. Når det gjelder rapportens felles anbefalinger til begge eierkommunene, ber kommunestyret om at eierrepresentanten følger opp disse og at det fremlegges sak for kommunestyret med forslag til endring av selskapsavtalen etter nødvendig samordning med Lyngdal kommune. Selskapskontroll i Lister bompengeselskap ble gjennomført i 2015. Rapport fra kontrollen ble behandlet i kontrollutvalgets møte den 08.09.15, sak 9. Utvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret vil ta med seg rapportens anbefalinger i det videre arbeid med eieroppfølging av selskapet. 3. Eiers representant i generalforsamlingen bes følge opp anbefalingene som er knyttet til styret. 4. Kontrollutvalget gis tilbakemelding om gjennomførte tiltak, både fra eiers side og fra selskapets side. Nedenfor følger en oversikt over problemstillinger, funn og konklusjoner samt anbefalinger. Kontrollen tok sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Særskilte anbefalinger til Farsund kommune som eier: 1. Vurdere om eierskapsmeldingen bør medta konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Agder Sekretariat 5
Anbefalinger til alle eierkommunene samlet: 1. KS anbefaler at bruk av valgkomite forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet. 3. Kjønnsrepresentasjon i styret er ikke i henhold til kommunelov som tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn. Vi anbefaler at eierne ivaretar kommunelovens krav. 3. Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Revisjonen har fått informasjon om at det ikke gjennomføres. Kommunen har en generell politikeropplæring. Revisjonen har ikke kunnet gjøre seg opp noen formening om opplæringens innhold slik den gjennomføres i dag, men presiserer nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Kapittel 6 Kontrollutvalget 6.1 utvalgets medlemmer. Farsund kontrollutvalg har fem faste medlemmer. Følgende medlemmer er valgt for perioden 2011-2015: Faste medlemmer Bjørn Pedersen, leder Kirsti Mathiassen Martin Reinertsen, nestleder Harald Skaar Anne Bente Aunevik Kjærre Varamedlemmer Morten Løwer Odd Harald Reve Hilde Tobiassen Årsland Jan R. Aase Marie Ann Salvesen Marthe Beate Edvardsen Magne Havaas Følgende medlemmer er valgt for perioden 2015-2019: Faste medlemmer Johnny Deisz, leder Richard Ivar Buch Martin Reinertsen Elisabeth Stølen, nestleder Randi Eik Personlig varamedlem Jane Arnesen Thales Torkildsen Jorunn Gjersdal Magne Abrahamsen Osmund Viken 6.2 Møter, saker og orienteringer. I løpet av 2015 har det vært avholdt 5 møter og behandlet 10 saker i tillegg til referatsaker. Agder Sekretariat 6
Utvalget har gjennom året fått følgende orienteringer/presentasjoner gjennom året: Dato Ansvarlig Tema 24.03.15 Rådmannen Presentasjon av ny rådmann 24.03.15 Rådmannen/økonomisjef Skatteoppkrevers årsrapport 28.04.15 Rådmann/økonomisjef Presentasjon av årsregnskap og årsberetning 16.06.15 Rådmann/kommunalsjef Omsorgstjenesten med utgangspunkt i Helseplanen 08.09.15 Revisjonen Selskapskontroll Lister bompengeselskap AS 08.09.15 Revisjonen Forvaltningsrevisjon Deltid 11.12.15 Sekretariatet Presentasjon Agder Sekretariat 11.12.15 Sekretariatet Arbeidet i kontrollutvalget 11.12.15 Revisjonen Presentasjon av Kommunerevisjonen Vest, V-A IKS 6.3 Ressurser til kontroll og tilsyn. Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn 2016 i sitt møte den 08.09.15 og oversendte det til kommunen i henhold til forskriften, som sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. 6.4 - Sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte. Agder Sekretariat 7