PROTOKOLL FRÅ STYREMØTE I HELSE BERGEN HF STAD: Finstuen, Bikuben konferansesenter MØTETIDSPUNKT: 28.9.2016, kl. 10.00 14.00 Styremøtet var ope for publikum og presse DELTAKARAR FRÅ STYRET Svein Gjedrem Signy Midtbø Riisnes Bjørn Østbø Mona Hellenes Ivar Eriksen Anne-Margrete Bollmann Arvid Langeland Geir Arne Sunde Irene Hopsdal Linda Karin Gangstøe Leiar Nestleiar Vara FORFALL Karen-Anne Stordalen DELTAKARAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Eivind Hansen Anne Sissel Faugstad Clara Gjesdal Kristin Pundsnes Mona Høgli Gunn Synnøve Dahl Administrerande direktør Viseadministrerande direktør Viseadministrerande direktør Økonomi- og finansdirektør Kommunikasjonsdirektør Referent 1
SAKSLISTE Sak 70/16 A Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 71/16 A Godkjenning av protokoll Sak 72/16 O Administrerande direktør si orientering Sak 73/16 O Rapport frå verksemda Sak 74/16 A Budsjett 2017 Sak 75/16 A Overdraging av delar av EPJ-forvaltning til Helse Vest IKT Sak 76/16 A Strategiarbeid Helse Bergen - prosess Sak 78/16 O Eventuelt Styret sitt kvarter Saksdokumenta er unntatt offentlegheit iht. offentleglova 23 1. ledd Sak 79/16 O Konflikten mellom Spekter og Akademikerne 2
Sak 70/16 A Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtak [samrøystes] Innkalling og dagsorden vart godkjent. Sak 71/16 A Godkjenning av protokoll frå styremøtet 31. august 2016 Vedtak [samrøystes] Protokollen vart godkjent og underskriven. Sak 72/16 O Administrerande direktør si orientering 1. Rapportering tilsynssaker Ingen kommentarar. 2. Orientering om relevante lover, forskrifter og styremaktskrav Ingen kommentarar. 3. Oversikt over aktuelle høyringar Det var etterspurt kva Helse Bergen hadde svara i høyringa om «Innføring av automatisk frikort for egenandelstak 2 og avvikling av sykdomslisten i fysioterapiordnignen m.m.». Administrasjonen vil kome tilbake til dette. 4. Saker til oppfølging etter styremøtet Ingen kommentarar. 5. Deltaking i andre selskap Oversikta som var vedlagt mangla nokre aktuelle styre. Oversikta vil bli oppdatert og presentert saman med årleg sak om selskap som Helse Bergen har eigarinteresser i. Styret ber også om at det på eit styreseminar vert tatt opp tema knytt til rekruttering av styredeltakarar frå Helse Bergen i andre styre, kva mandat dei har og eigarstrategiar i selskap som Helse Bergen har interesser i. 3
Det vart vist til styresak frå Helse Vest RHF Sak 103/15 «Styring av de regionale helseforetakene sine felles eide selskaper» som kan danne grunnlag for diskusjon på eit seminar. Styret vil og bli orientert om ryddinga i legat som er gjort i Helse Bergen dei siste åra. 6. Rapport frå tilsyn med sepsisbehandling Helse Bergen Tiltak på bakgrunn av avvik frå tilsyn med sepsisbehandling i Mottaksklinikken vart presentert. Målingane tyder på at situasjonen er noko betre enn då tilsynet vart gjennomført. Det vil bli sendt ein plan for det vidare arbeidet til Fylkesmannen innan 1. oktober. 7. Oppfølging kompetansestrategien i Helse Bergen Rekruttering av spesialsjukepleiarar er ei stor utfordring for føretaket. Dette er og ei utfordring ved andre føretak, både regionalt og nasjonalt. Utfordringane og tiltak knytte til dette vart presentert. Administrasjonen vil kome tilbake med årleg oppdatering av status for dei ulike områda som ligg i kompetansestrategien. 8. Mottaksmodellen Orientering om denne saka var gjort i rapporten frå verksemda. 9. Høyring: «Endringer i EØS-forskriften om godkjenning av helsepersonell» Det vart orientert om at høyringa omfatta gjennomføring av EØS-forskrifta. Helse Bergen har i høyringssvaret sitt støtta forslaga til Helse- og omsorgsdepartementet. 10. Høyring: NOU «Først og fremst» Saka vart utsett då sentrale medarbeidarar for denne saka er i streik. 11. Aktuelle mediesaker Det vart orientert om saker frå media dei siste månadane som omhandla Helse Bergen. 12. Nye internettsider vert lansert 28.09.2016 i Helse Vest Dei nye nettsidene vart vist og orientert om. 13. Endring i leiarstillingar Tilsetting av ny Personal- og organisasjonsdirektør er nær føreståande. Det vil bli lyst ut stilling som direktør ved Revmatologisk avdeling og ved Klinikk for hovud- hals. Det vil og bli lyst ut stilling som ny leiar i Føretakssekretariatet då seksjonsleiar der skal slutte. 4
Oppfølgingssaker Tema om deltaking i andre selskap sine styre vil bli tatt opp på eit seminar. Administrasjonen kjem tilbake med informasjon om svar i høyringa «Innføring av automatisk frikort for egenandelstak 2 og avvikling av sykdomslisten i fysioterapiordnignen m.m.». Vedtak [samrøystes] Styret i Helse Bergen tar meldingane til orientering. Sak 73/16 O Rapport frå verksemda Oppsummering I somatisk sektor er aktiviteten høgare enn det ein har planlagt for hittil i år for Ø-hjelp døgnopphald. Elektive døgnopphald er lågare enn det ein har planlagt for. Ein ser også vriding frå dagopphald til polikliniske konsultasjonar, i tråd med justering i regelverket. I psykisk helsevern for vaksne er det noko færre opphaldsdøgn enn det ein har planlagt for hittil i år, medan dagbehandling er noko over plan. Det er færre polikliniske konsultasjonar enn planlagt. Ved psykisk helsevern for barn og unge har aktiviteten hittil i år vore noko høgare enn fjoråret, men lågare enn kva ein har planlagt for. Dette gjeld både for opphaldsdøgn og polikliniske konsultasjonar, medan det er noko fleire utskrivingar enn kva ein har planlagt for. Innan rusområdet er det færre opphaldsdøgn og polikliniske konsultasjonar enn kva ein har planlagt for. Ventetidene har synt ei positiv utvikling siste året, og ventetidene ligg under dei nasjonale krava for alle område. Det økonomiske resultatet i august synte eit negativt budsjettavvik på kr. 2,1 mill. og hittil i år er det eit relativt lite negativt avvik. Både inntekter og kostnadar er høgare enn budsjettert. Det vert vurdert som realistisk å nå det budsjetterte resultatet for året totalt sett og årsprognosen er difor som budsjettert. Styret ber om at innhaldet i rapporten frå verksemda vert litt utvida. Styret ber i tillegg om at tala for radiologisk aktivitet vert splitta mellom Mottaksklinikken og annan radiologisk aktivitet. Det vart og bede om tal som viser samanhengen mellom straum av pasientar, ventetid og ventande. Vidare ber styret om å få tilsendt dei foilane frå presentasjonen i møtet som ikkje låg i rapporten frå verksemda. 5
Vedtak [samrøystes] Styret tar saka til orientering. Sak 74/16 A Budsjett 2017 Oppsummering Premiss og føresetnader for budsjettet 2017 vert kjent når statsbudsjettet vert lagt fram 6. oktober 2016. Helse Vest har gjeve førebelse budsjettpremiss, og desse premissa vert lagt til grunn i budsjettarbeidet fram til nye premissar er klare. Dei ulike einingane i Helse Bergen har fått tildelt budsjettrammer for 2017. I det vedlagde notatet til styresaka er sjukehuset sine hovudutfordringar for budsjett 2017, og dessutan innrettinga som er gjort i arbeidet med å fordele sjukehuset si tildelte budsjettramme skissert. Oppfølging: Det vart bede om at dokumentet frå Helse Vest om medikamentkostnadar og prioritering vert sendt ut til styret. Vedtak [samrøystes] Styret i Helse Bergen tar gjennomgangen av budsjettet for 2017 til orientering, og ber om at budsjettarbeidet følgjer tidlegare vedteken plan. Sak 75/16 O Overdraging av delar av EPJ-forvaltninga til Helse Vest IKT Oppsummering Innføring og vidareutvikling av felles regionale IKT-løysingar i Helse Vest stiller krav til ytterlegare samordning innanfor EPJ-området. Strategi for Felles EPJ fram mot 2020 har peika på at området bli meir komplekst og arbeidskrevjande. Det vert innført felles system innanfor fleire og fleire funksjonsområder. Identiske system vert sett opp likt og skal forvaltast på ein måte som skal sikre lik bruk på tvers av føretaksgrensene i Helse Vest. Det er behov for å utvikle ei heilskapleg forvalting der den totale bemanningskapasitet og kompetanse vert nytta på ein kostnadseffektiv måte. 6
I Direktørmøtet 6.april sak 28/16 «Optimalisering av EPJ-forvalting» gav AD sin tilsluttning til at ein starta vidare arbeid med verksemdsoverdraging av utvalde oppgåver og personell knytte til forvaltinga. Oppgåver som no skal flyttast frå helseføretaka til Helse Vest IKT er følgjande: Journalsamanslåing Meldingar, overvaking og sakshandsaming (relatert til DIPS, men også andre system for Helse Førde sidan dei har sentralisert all meldingsoppfølging.) Opplæring (utvikle og vedlikehalde opplæringsmateriell, opplæring av nytilsette og studentar, opplæring i ny funksjonalitet i EPJ) Vedlikehald av sengelister, register, behandlingsplanar, med meir. Administrerande direktør orienterte styret om at det etter at styresakene vart sende ut vart klart at saksdokumenta i denne saka ikkje gav tilstrekkeleg informasjon. Det vart difor halde ein utdjupande presentasjon i møtet med informasjon henta frå sak frå direktørmøtet 6. april 2016, sak 28/16 Optimalisering av EPJ-forvaltning. Styret var opptatt av at dei tenestene som no vert ført over frå Helse Bergen til Helse Vest IKT, vert tatt hand om på ein tilfredsstillande måte gjennom eksisterande avtalar. Det vart på bakgrunn av dette føreslått å legge til eit vedtakspunkt 5: Styret ber om at dei aktuelle oppgåvene vert bygd inn i tenesteavtalen mellom Helse Vest IKT og Helse Bergen. Det vart også lagt fram eit alternativt forslag til dei fire vedtakspunkta i saka frå Arvid Langeland. Han bad om at saka vart utsett med følgjande grunngjeving: Me røysta for utsetjing av saka av di prosessen før styremøtet har vore for dårleg og at saka delvis som eit resultat av det er vorten for dårleg opplyst. Me vil nemna fylgjande detaljar: Det har vore halde informasjonsmøte for tillitsvalde som fleire aktuelle tillitsvalde ikkje var kalla inn til. I drøftingsmøtet den 20. september kom det tydeleg fram at eit fleirtal av dei tillitsvalde meinte at saka ikkje var nok opplyst og dei bad difor om eit nytt drøftingsmøte. Det vart det ikkje teke omsyn til. Helse Bergen var pr. 20. september til overmål byrja med samtalar med overflyttingsaktuelle medarbeidarar før vedtak var gjort. Då saka var føre i AMU vart det hevda at «dette er en regional beslutning som er støttet av direktørene, og den kan ikke reverseres.» Det kjem òg fram i referatet frå AMU-møtet at det var uvisse om dette var ei verksemdsoverdraging eller ei omstilling. Sakspapira til styremøtet var på berre ei og ei halv side og soleis mykje kortare enn saksførelegget som til dømes vart brukt i Helse Stavanger HF. I det utsende sakspapiret stod det under konklusjon: «Det er gjennomført informasjon til tilsette, tillitsvalde og verneombod. Det har vært gjennomført drøftingsmøter med tillitsvalde og saka er handsama i AMU.» Sakspapiret gav soleis inntrykk av at tillitsvalde eller verneombod ikkje hadde merknader korkje til prosessen eller sjølve endringsframlegget. 7
Rett nok vart det delt ut nye sakspapir i styremøtet, og det vart gjeve noko fyldigare informasjon om saka munnleg og på skjerm. Men det vart i røynda ikkje høve til å lesa dei nye sakspapira, og ut frå orienteringa som vart gjeven var det vanskeleg å ta stilling til om dette for Helse Bergen sin del er ei verksemdsoverdraging eller ei omstilling. Det at det har vore gjeve inntrykk av at saka alt var avgjord før ho kom til styret, er svært uheldig. (Sitat frå Arvid Langeland) Forslaget til alternativt vedtak (fekk to stemmer) 1. Styret ber om at saka om overdraging av delar av EPJ-forvaltning vert utsett. Vedtak [mot to stemmer] 1. Styret godkjenner at det vert gjennomført overdraging av verksemd knytt til delar av EPJ-forvaltning frå Helse Bergen HF til Helse Vest IKT AS. 2. Overdraginga skal gjennomførast i tråd med gjeldande lover og avtalar. Tilsette som vert overførte frå føretaket til Helse Vest IKT beheld sine rettar i tråd med gjeldande lover og avtalar, jf. særleg Arbeidsmiljølova 16. 3. Styret ber administrasjonen i Helse Bergen HF i samarbeid med Helse Vest IKT om å gjennomføre overdraginga i god dialog med involvert personale. 4. Styret ber administrasjonen i Helse Bergen HF om å bidra til å gjennomføre overdraginga fortrinnsvis frå 15.10.2016 og seinast frå 01.11.2016. 5. Styret ber om at innhaldet i denne servicefunksjonen til Helse Bergen vert bygd inn i teneseteavtalen. (forslag i møte) Sak 76/16 A Strategiarbeid Helse Bergen - prosess Oppsummering Den gjeldande strategi- og arealplanen til Helse Bergen går ut i 2016, sjølv om fleire av tiltaka i denne har lenger tidshorisont. Arbeidet med rullering av strategiplanen og arealplanen må skje i ein parallell prosess, som ledd i arbeidet med utviklingsplanen for Helse Bergen. Dette arbeidet skal starte opp hausten 2016 og det må koordinerast med Nasjonal helse- og sjukehusplan (Meld. St. 11 (2015 2016)) og Helse Vest sin strategi, Helse2030. 8
Det vart frå styret stilt spørsmål om korleis sentrale område som vert regionalisert og nasjonalisert kan ivaretakast i Helse Bergen sin strategiprosess, til dømes IKT og innkjøp. Styret vil bli involvert og halde jamleg oppdatert i heile prosessen. Vedtak [samrøystes] Styret i Helse Bergen sluttar seg til det skisserte opplegget for arbeidet med å utarbeide ein strategisk plan for verksemda. Sak 77/16 O Eventuelt Arvid Langeland tok opp fylgjande under eventuelt: Bruk av ISF i budsjett og rekneskap i Helse Bergen Det er ynskjeleg at styret får meir informasjon om Helse Bergen sin praksis med bruk av ISF i budsjett og rekneskap. Det vart føreslått at dette vert tema på eit styreseminar. Møte vart lukka med heimel i offentleglova 23 1. ledd Sak 78/16 O Konflikten mellom Spekter og Akademikarane Sjå eigen protokoll Styret sitt kvarter Skriv og meldingar - Protokoll frå føretaksmøtet i Helse Bergen 31.08.16 Neste styremøte er onsdag 26. oktober 2016 kl. 10.00-14.00. i Bikuben. 9
10
Dato 26. oktober 2016 Svein Gjedrem Styreleiar Signy Midtbø Riisnes Nestleiar Ivar Eriksen Bjørn Østbø Mona Haugland Hellesnes Ann-Margrete Bollmann Arvid Langeland Karen-Anne Stordalen Sett Irene Hopsdal Geir Arne Sunde Linda Karin Gangstøe Vara 11