2011 REIS & RYK Håndbok for deltakere i 2011 Dette dokumentet inneholder verktøy, hjelpemidler og veiledninger for deltakere i Reis & Ryk-programmet
TIDSPLAN... 3 PROGRAM FOR STARTSAMLING I ASKVOLL 6. OKTOBER 2011... 4 REGISTRERING PÅ PROSJEKTETS HJEMMESIDER... 6 MÅL OG PLAN FOR UTENLANDSOPPHOLDET... 7 VISJONEN... 7 STRATEGIEN... 7 KOMPETANSEBEHOVET... 8 FOKUS... 9 AKTIVITETER UNDER UTENLANDSOPPHOLDET... 9 FINNE UTENLANDSKE PARTNERE/VERTSBEDRIFTER... 10 FORESPØRSEL OM PRAKSISOPPHOLD... 11 PROSJEKTSAMMENDRAG - PROJECT SUMMARY... 13 SAMARBEIDSAVTALEN - LETTER OF INTENT (LOI)... 15 ARBEIDSPLANEN WORK PROGRAMME... 17 KONTRAKTSVILKÅR... 18 VILKÅR FOR DELTAKELSE... 18 STØRRELSE PÅ TILSKUDD OG TIDSPUNKT FOR UTBETALING... 18 FORPLIKTELSER I FORBINDELSE MED MOTTAKELSE AV LDV-STIPEND... 19 SLUTTRAPPORTERING... 19 VEDLEGG... 20 ARBEIDSPLAN / WORK PROGRAMME... 20 VEILEDENDE SATSER FOR DELTAKERE I LDV MOBILITETSPROSJEKT 2011-2013... 20 Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 2
TIDSPLAN I prosjektet legges det opp til følgende fremdriftsplan: Aktivitet Tidspunkt Startsamling 6. oktober 2011 Arbeid med å finne vertsbedrift i utlandet (samarbeidsavtale og program for oppholdet) Forberedende seminar Utplassering i Europa Mellom startsamling og forberedende seminar 8. des. Rapportering fra oppholdet Juni 2012 Erfaringssamling Juni 2012 Etter forb seminar og til 30. mai 2012 Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 3
Program for startsamling i Askvoll 6. oktober 2011 Tid: 10:00 16:00 Sted: Verket Pub 10:00 Velkommen, presentasjon av deltakerne 11:30 Lunch 12:30 Inspirasjons- og innovasjonsreiser som verktøy for bedriftsutvikling 13:30 Informasjon om økonomi, tidsplan og hjelpemidler i prosjektet 14:00 Hva skal prosjektet bidra med i din bedrift? Hvordan finne vertsbedrift i utlandet? Arbeid i mellomperioden før forberedende samling? 16:00 Vel hjem Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 4
REGISTRERING PÅ PROSJEKTETS HJEMMESIDER Som deltaker i prosjektet må du oppgi data om deg selv og sende oss informasjon om din fremdrift i prosjektet. Dette utgjør blant annet grunnlaget for at vi skal kunne følge deg opp og betale ut stipendet til deg. Disse opplysningene sender du oss via prosjektets hjemmesider på internett-adressen: www.reisogryk.no. Nedenfor følger instruksjon i hvordan du gjør dette: 1) Gå inn på hjemmesidene www.reisogryk.no 2) Logg deg på med brukernavn og passord som du får tilsendt på mail etter startsamlingen. 3) Følg instruksjonene på skjermen Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 6
MÅL OG PLAN FOR UTENLANDSOPPHOLDET For å få et effektivt og nyttig utenlandsopphold er det viktig at du tenker nøye gjennom målene og legger en god plan for gjennomføring. Vi ønsker å forankre prosjektet i bedriftens mål. Først starter vi med de langsiktige målene. Visjonen Hvor skal bedriften/organisasjonen være om 3-5 år? Strategien Hvordan skal bedriften/organisasjonen nå målet? Hvilke tiltak skal til? Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 7
Kompetansebehovet Reis & Ryk-programmet Hvilken kompetanse trengs for å nå bedriftens mål? Hva trengs av: 1. Kunnskaper 2. Ferdigheter 3. Holdninger 4. Vilje Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 8
Fokus Reis & Ryk-programmet Hvilket fokus skal du ha under utenlandsoppholdet? Det er viktig at du snakker med vertsbedriften din om hvilke mål og ønsker du har for oppholdet, og at dere sammen blir enig om et program som er mulig å gjennomføre. Dette må gjøres i god tid før utreise. Aktiviteter under utenlandsoppholdet Hvilke aktiviteter ønsker du å delta i under utenlandsoppholdet? Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 9
FINNE UTENLANDSKE PARTNERE/VERTSBEDRIFTER I forbindelse med å få fram en avtale med utenlandske partnere er det greit om du bruker følgende dokumenter: I. Forespørsel om praksisopphold Brukes gjerne til innledende kontakt med potensielle partnere. II. III. IV. Prosjektsammendrag (Project summary) Dette dokumentet brukes for å forklare den utenlandske partneren om det prosjektet som du deltar i. Brukes i forbindelse med den innledende kontakten. Utkast til samarbeidsavtale (LOI) Dette dokumentet trenger vi og du. Det er et dokument hvor den utenlandske vertsbedriften stadfester at den ønsker å ha deg i praksisopphold. Mal for arbeidsprogram Dette dokumentet beskriver nærmere hva som skal skje under din utplassering og slår fast rollene til involverte partnere. På de etterfølgende sidene finner du eksempler på og omtale av hvert av disse dokumentene. Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 10
Forespørsel om praksisopphold Forespørselen om praksisopphold bør helst være på engelsk (eller annet relevant språk). Dokumentet på neste side viser et eksempel som du kan bruke som utgangspunkt for en slik forespørsel. Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 11
Ditt navn Din stilling Din adresse Ditt poststed Poststed, dato Adresse vertsbedrift Dear Sir, I am currently taking part in a business development project funded by EUs Leonardo da Vinci Programme and Innovation Norway. Related to this I would very much like to have a two week work placement in your company. The goal of the project is to exchange knowledge across national borders and to promote mobility in Europe. Your company (hosting company) will not have any other duties than providing a job opportunity for two weeks, sharing your knowledge and giving me an opportunity to take part in different work situations. Together we will set up a work programme if you agree. No housing or other hospitality duties or costs follow. Our company is aware of the high standards of your company s operations. We think that we have a lot to learn from you. Because I work as a quality manager, I would like to take part in the different activities in your company that conduct quality surveillance and management. On the other hand, I think that I have some interesting experiences and practices to share with you. Please see the enclosed files Short summary and Letter of intent to learn more about the project, and hopefully reply to me soon whether you can offer me a two weeks work placement in your company in the period. I look forward to hearing from you. Yours Faithfully Ditt navn Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 12
Prosjektsammendrag - Project summary Prosjektsammendraget nedenfor kan brukes sammen med forespørselen om praksisopphold. Du finner dokumentet i elektronisk versjon på webben. Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 13
Innovation through New Knowledge A summary of the project Background and project aims The main idea of our project is to exchange ideas and knowledge across borders in Europe, and to increase the networks of the organizations involved. We are searching for partners in Europe In order to carry out this project we need partners in Europe that are interested in receiving personnel from Norway for a two week work placement. The hosting company will not have any other duties than providing a job opportunity for two weeks, sharing their experience. No housing or other hospitality duties or costs follow. The placements will take place during the period of December 2011 May 2012. The Norwegian participants involved The participants in this project are all from small companies in Norway. They have years of experience within their field and they are very interested in sharing their knowledge with the personnel in the organizations they visit. Project Promoter and Project Coordinator The company Apriori Utvikling AS is the coordinator of the project. Apriori Utvikling AS has coordinated projects within the framework of the EU Leonardo da Vinci-programme for seven years. Over 300 persons have been sent out on placements through these projects. For more information you can visit www.reisogryk.no Costs All costs will be covered by the project and the participants from Norway. They have received grants to cover travel and subsistence. Contact If you have any questions, please contact: Mrs. Ninette Sjåfjell Project Manger Apriori AS Mobile: +47 45 48 70 02 E-mail: ninette@aprioriweb.com The project Innovation through New Knowledge in small Companies has been nominated as the Norwegian candidate for the European Quality in Mobility Award 2005. Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 14
Samarbeidsavtalen - Letter of Intent (LOI) Et Letter of Intent er det samme som en intensjonsavtale eller samarbeidsavtale og utarbeides i forkant av at utplassering gjennomføres. Det er deltaker som sender over forslag til LOI til den utenlandske kontakten som man ønsker å være hos i utplasseringsperioden. Vi anbefaler LOI som sendes til den utenlandske kontakten utformes i henhold til malen på neste side. En elektronisk kopi av dokumentmalen kan lastes ned fra Reis og ryk sine hjemmesider. Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 15
[This text should be copied on to the company letter] Leonardo da Vinci mobility program Innovation through New Knowledge Apriori Utvikling AS (Project manager) Kjerringnesset 8 8480 Andenes Norway [Date, place] Letter of intent We confirm that we will participate in the mobility project Innovation through New Knowledge within the framework of the Leonardo da Vinci programme. We will host [Mrs. /Mr. Name] from Norway for two weeks. [He/ She] will train and work in our organization or organizations/companies we cooperate with. The main goal is to exchange knowledge and ideas in the same field of business. The placements are to take place from [Period of exchange] Best regards, [Signature] Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 16
Arbeidsplanen Work Programme Arbeidsplanen for utenlandsoppholdet er viktig for at du skal få et godt utbytte av din utplassering. Denne planen er grunnlaget for den utenlandske vertsbedriften sin tilrettelegging og for din gjennomføring. Som vedlegg helt bak i dette dokumentet finner du en oversikt over hva planen skal inneholde. Du finner også en elektronisk kopi av planen på prosjektets hjemmesider. Bruk denne når du skal planlegge og avtale med din vertsbedrift. Etter at du har mottatt LOI kan du fylle ut et forslag til arbeidsprogram som sendes vertsbedriften for videre raffinering og justering. Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 17
KONTRAKTSVILKÅR Vilkår for deltakelse Som deltager er du forpliktet til å delta i prosjektet innenfor oppsatte tidsplan og fastsatte retningslinjer. Det innebærer blant annet å delta på startsamling, forberedende seminar før utreise og erfaringsseminar etter hjemkomst. Deltageren skal straks underrette Apriori om problemer som kan være til hinder for en vellykket avvikling av oppholdet, eller om eventuell avbrytelse av oppholdet. Hvis deltagelse i prosjektet ikke fullføres i henhold til prosjektets rammer, kan det kreves at deltageren må tilbakebetale hele eller deler av tilskuddet. Deltageren må holde Apriori underrettet underveis og gjøre nødvendig registrering på prosjektweben. Egen informasjon om framgangsmåte til web., samt brukernavn og passord, vil bli sendt ut av prosjektleder. Størrelse på tilskudd og tidspunkt for utbetaling Tilskudd til kost og losji vil bli tildelt ut fra hvilket land du reiser til (jfr. tabell for retningsgivende satser 2011). Det vil i tillegg bli dekket reisekostnader på inntil 500 euro, basert på dokumenterte utgifter til og fra vertslandet. På dette prosjektet er det 2 uker som er maks tildeling. 2 uker forutsetter at deltakeren har to hele arbeidsuker fra mandag -fredag + reisedager på toppen. Utbetalingen av stipendet skjer i to omganger. 80 % underveis i prosjektet, og 20 % etter at alle har alle har reist og prosjektet er avsluttet. Første utbetaling forutsetter at dato for utreise er satt, og at arbeidsprogram og kontrakt for oppholdet er levert. Sluttutbetaling forutsetter at nødvendig rapporter er levert og at deltakeren har vært med på minst et erfaringsseminar. Stipendet overføres deltakerens bankkontonummer (registrert på prosjektweben) så snart prosjektet har mottatt utbetaling fra Leonardo da Vinci. Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 18
Forpliktelser i forbindelse med mottakelse av LDV-stipend Forsikring er obligatorisk. Deltaker er selv ansvarlig for å ordne med reiseforsikring. Tilskuddet må bare brukes til reiseutgifter og ekstra levekostnader som følge av oppholdet. Det kan ikke samtidig mottas tilskudd fra andre EU-program slik at det oppstår dobbelfinansiering. Deltakeren garanterer at han/hun for hele perioden for reise og utplasseringsopphold har ordnet med reiseforsikring som gir nødvendig sosial og økonomisk sikkerhet i tilfelle av ulykker, alvorlig sykdom og kriminelle handlinger han/hun kan bli utsatt for. Deltagerne er forpliktet til å nevne at tilskuddet kommer fra Leonardo da Vinci-programmet og Innovasjon i alle sammenhenger hvor prosjektet omtales. Deltageren er inneforstått med at han/hun representerer norsk næringsliv i utlandet og vil oppføre seg på en måte som er representativ for Norge og for en næringslivsrepresentant. Videre er deltageren forpliktet til å følge regler som er vedtatt av mottakerlandets arrangører og følge eventuelle pålegg om taushet vedrørende mottakerorganisasjonens/ bedriftens virksomhet. Sluttrapportering Etter hjemkomst er deltageren er forpliktet til å besvare et elektronisk spørreskjema som er tilgjengelig i Leonardos oppfølgingsdatabasen. En egen deltagerrapport om oppholdet skal i tillegg leveres til Apriori via prosjektweben. Leonardo krever dokumentasjon på at oppholdet har funnet sted. Gyldig dokumentasjon er signert work programme, Letter of intent, i tillegg til flybilletter/reisebilletter og boardingpass. Rapporter og regnskap/reisedokumentasjon skal leveres til Apriori senest 4 uker etter hjemkomst. Ved å bekrefte påmeldingen elektronisk på weben, erklærer undertegnede herved at han/hun er blitt informert om ovenstående betingelser for å motta tilskudd, samt er blitt kjent med, og aksepterer de faglige målene for oppholdet. Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 19
Vedlegg Arbeidsplan / Work Programme Veiledende satser for deltakere i LDV mobilitetsprosjekt 2011-2013 Brukerhåndbok 2011 rev 03.10.2011 20