Møtebok for Asker kirkelige fellesråd Tid: 26.02.2015 kl. 19:00 Sted: Kirkelia 5, Møterom Fremmøtte: Nils Inge Haus Leder Ingrid Torild Raustøl Tellsgård Nestleder Aud Stønjum Vara medlem Per Øystein Funderud Medlem Berit Øksnes Geistlig representant Annemor Onarheim Kommunal representant Fra administrasjonen: Øyvind Stabrun kirkesjef Maud Berntsen personalsjef Forfall: Bjørn Andreas Schwendsen Medlem Saker behandlet på møtet: Saksnr Tittel 04/2015 Innkalling, saksliste og referatsaker 05/2015 Godkjenning av protokoll 06/2015 Regnskap 2014 Årsavslutning 07/2015 Årsrapport 2014 08/2015 Kjøkkenet i Holmen menighet 09/2015 Fordelingsnøkkel knyttet til nye orgler i Vardåsen og Heggedal 10/2015 Personalsituasjonen 11/2015 Orienteringssaker 12/2015 Eventuelt Asker, 26.02.2015 Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Asker kirkelige fellesråd 26. februar 2015 Side 1 av 5
AKF 2015/04 Innkalling, sakliste og referatsaker Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møtebok 29. januar 2015 Referatsaker Innkalling godkjennes Sakliste godkjennes Det er ingen referatsaker Det ble etterlyst referat fra utvalg og andre møter så som bygningsutvalg og styringsgruppe for kirkesaker. Innkalling godkjennes Sakliste godkjennes Godkjenning av møtebok 29. januar 2015 Det er ingen referatsaker Side 2 av 5
AKF 2015/06 Regnskap 2014 Årsavslutning Siri Bakke deltok i møtet og gikk gjennom regnskap og årsavslutning med noter. Asker kirkelige fellesråd fastsetter Årsregnskap 2014. AKF 2015/07 Årsrapport 2014 Saksdokument: Årsmelding 2014 Nytt av året er innledning. Den kan trenge mer luft. Ta med Frivillighetsutvalget, der prosten representerer Asker kirkelige fellesråd. Årsrapport 2014 tas til etterretning med de kommentarer som fremkom i møtet. Asker kirkelige fellesråd vedtar Årsrapport 2014 med de endringene som fremkom i møtet. AKF 2015/08 Kjøkken i Holmen menighet Da Asker kirkelige fellesråd ble gjort kjent med budsjettoverskridelser i forbindelse med bygging av nytt kjøkken i Holmen menighet, ble det bedt om en utredning for å klargjøre hva årsaken til overskridelsen var. Administrasjonen burde hatt en mye bedre rapportering underveis på dette og noe glapp i overgangen til ny kirkesjef. Det må utarbeidet helt andre rutiner på det å følge opp byggeprosjekter og rapporteringene underveis både til kirkesjef, og også til fellesrådet/bygningsutvalget. Det å legge opp til langtidsbudsjetter mht investeringer nummerer hvert prosjekt og ha gode budsjetter for hvert enkelt prosjekt, vil bidra til en bedre oversikt. Det er klart at AKF har en utfordring, da mye av våre prosjekter Side 3 av 5
gjennomføres av frivillige og at vår bygge/prosjektavdeling består av en person. Det er allikevel ingen tivl om at vi har et forbedringspotensiale.. Asker kirkelige fellesråd tar orienteringen til etterretning med de kommentarer som kom frem i møtet. AKF tar orienteringen til etterretning og ber adm. jobbe med å lage gode rutiner for gjennomføring av store investeringsprosjekter. AKF 2015/09 Fordelingsnøkkel knyttet til nye orgler i Vardåsen og Heggedal. Ordstyrer: Ingrid Tellsgård Det er yttret et ønske fra orgel utvalget i Vardåsen om å få en forutsigbarhet knyttet til finansieringen av orgel i Vardåsen menighet. Det jobbes hard i både Vardåsen og Heggedal menigheter med å samle inn egenandelen til nye orgler og begge menigheter har ambisjoner om å få orgel innen 2018. Det er lang bestillingstid på orgler (2 år) og det kreves fra alle parter en forutsigbarhet knyttet til finansieringen. Asker kirkelige fellesråd gjorde et vedtak om å sette av 750 000 kr av investeringsmidlene fra Asker kommune i årene fremover. Forutsigbarheten i disse midlene er også usikre. I kommunenes handlingsprogram for perioden 2015-2018 ligger det en forutsigbarhet, men med nytt kommunestyre fra høsten 2015 kan dette også endres. Det er derfor vanskelig for Asker kirkelige fellesråd å komme med garantier for kjøp av nye orgler på dette tidspunkt. Asker kirkelige fellesråd kan vedta å prioriterer å jobbe for en ekstrabevilgning over flere år til kjøp av nye ogler. På bakgrunn av dette kan det være mulig å gi garantier for igangsetting av bestilling av nye orgler. Når det gjelder en fordelingsnøkkel knyttet til fordelingen av de avsatte midlene, er det flere faktorer som er komplisert: 1. Det må være en rettferdig fordeling og oppleves rettferdig for menighetene. Menighetene må ikke oppleve å bli satt opp mot hverandre. 2. Skal en menighet ha mulighet til å kassere ut hele det avsatte beløpet når de selv har samlet inn sin egenandel? Eller skal hver menighet bare kunne kassere ut det beløpet som er avsatt til det spesifikke orgelet? 3. De to menighetene bør sette opp en realistisk finansieringplan 4. Fellesrådet bør følge opp finansieringsplanen itl menghetene og legge opp et løp i samarbeid med Asker kommune. AKF Viser til tidligere vedtak i orgelsaken. (sak50/14 og 56/14) og gjør ingen endringer. Fellesrådet prioriterer fortsatt arbeid opp mot kommunen for å sikre finansiering av orgler i Vardåsen og Heggedal menigheter. Enstemmig vedtatt. Side 4 av 5
AKF 2015/010 Personalsituasjonen Refereres ikke AKF 2015/11Orienteringssaker Refereres ikke AKF 2015/12 Eventuelt Inge saker til eventuelt Side 5 av 5