KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/15 Møtedato: 17.03.2015 Tid: kl 12.00 kl 15.00 Møtested: Kommunestyresalen, Nesset kommunehus Sak nr: 01/15 08/15 Møteleder: Paul E. Nauste, leder (Ap) Møtende medlemmer: Lars Myrset, nestleder (Frp) Vigdis Fjøseid (Ap) Forfall: ingen Ikke møtt: ingen Møtende vara: ingen Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, rådgiver Fra revisjonen: Ingen Av øvrige møtte: Liv Husby, rådmann (under sak 06/15 08/15) Rolf Jonas Hurlen, ordfører (under sak 08/15) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 8. DESEMBER 2014 PS 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 03/15 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2014 PS 04/15 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2014 PS 05/15 MØTEPLAN FOR 2015 PS 06/15 PS 07/15 PS 08/15 DELTAKELSE PÅ FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN FKT SIN FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2015 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 8
PS 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 8. DESEMBER 2014 Protokollen fra møte 8. desember 2014 godkjennes. Leder orienterte. PS 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 01/15 RS 02/15 RS 03/15 RS 04/15 Forslag til budsjett for 2015 for kontroll og tilsyn utskrift av protokoll fra Nesset kommunestyre 11.12.2014 i k-sak 109/14 Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 10.12.2014 Ny interkommunal revisjonsordning i M&R referat fra møte i styringsgruppa 17.11.2014 Ny interkommunal revisjonsordning i M&R referat fra møte i styringsgruppa 28.01.2015 Orienteringssaker: OS 01/15 OS 02/15 OS 03/15 OS 04/15 OS 05/15 Forbundsbasert kvalitetskontroll av Kommunerevisjonsdistrikt 2, M&R rapport fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 21.11.2014, vedlagt Kontrollrapport av regnskapsrevisjon Kontrollrapport av forvaltningsrevisjon Skriftlig tilbakemelding fra Kommunerev.distr. 2 M&R Endringer i kommuneloven og offentleglova, brev fra Kommunal- og moderniseringsdep., datert 19.12.2014 Kontrollutvalgene fyller sin funksjon på en god måte artikkel fra nkrf.no, publisert 09.01.2015 Årsrapport og regnskap for 2014 Skatteoppkreveren i Nesset kommune Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Nesset kommune brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert 16.02.2015 Sekretæren orienterte til den enkelte sak. Side 2 av 8
PS 03/15 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2014 Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for 2014. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til etterretning. Sekretæren gikk igjennom årsmeldingen. Det fremkom ingen merknader eller rettelser til det framlagte utkast til årsmelding. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til etterretning. PS 04/15 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2014 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2014 til orientering. Kontrollutvalget gikk igjennom de enkelte punkt i rapporten. PS 05/15 MØTEPLAN FOR 2015 Følgende møteplan for 2015 godkjennes: Uke Dato Møte nr Saker til behandling 12 17.03. 1/15 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2014 Møteplan for 2015 17 27.04. 2/15 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 for Nesset kommune Revisjonsberetning Selskapsavtale for nytt revisjonsselskap i Møre og Romsdal Resultat av selskapskontroll? Side 3 av 8
24 09.06. 3/15 Økonomirapport 1. tertial 2015 Revidering av reglement for kontrollutvalget Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Virksomhetsbesøk / alt. orientering fra enhetsleder? 40 30.09. 4/15 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2015 Revisjonsplan for revisjonsåret 2015 Budsjett for 2016 for kontroll og tilsyn Kontrollutvalgets rapport til kommunestyret om utvalgets virksomhet i valgperioden 2011-2015 50 09.12. 5/15 Økonomirapport 2. tertial 2015 Opplæring av nye utvalgsmedlemmer Bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt? Kontrollutvalgets leder i samråd med sekretariatet gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Sekretæren orienterte og gikk igjennom forslag til møteplan. Rådmann Liv Husby informerte kontrollutvalget om at regnskapet og ferdigstillelsen av årsmeldingen for 2014 blir litt forsinket grunnet arbeid med utskriving av eiendomsskatt. Det er ventet at årsmeldingen vil være ferdig 17. april. Foreslått dato for møte nr. 2/15 ble av den grunn endret fra 22. april til 27. april. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) Sekretariatets innstilling Følgende møteplan for 2015 godkjennes: Uke Dato Møte nr Saker til behandling 12 17.03. 1/15 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2014 Møteplan for 2015 17 22.04. 2/15 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 for Nesset kommune Revisjonsberetning Selskapsavtale for nytt revisjonsselskap i Møre og Romsdal Resultat av selskapskontroll? 24 09.06. 3/15 Økonomirapport 1. tertial 2015 Revidering av reglement for kontrollutvalget Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Virksomhetsbesøk / alt. orientering fra enhetsleder? 40 30.09. 4/15 Revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2015 Revisjonsplan for revisjonsåret 2015 Budsjett for 2016 for kontroll og tilsyn Kontrollutvalgets rapport til kommunestyret om utvalgets virksomhet i Side 4 av 8
valgperioden 2011-2015 50 09.12. 5/15 Økonomirapport 2. tertial 2015 Opplæring av nye utvalgsmedlemmer Bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt? Kontrollutvalgets leder i samråd med sekretariatet gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. PS 06/15 DELTAKELSE PÅ FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN FKT SIN FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2015 Utvalgets leder Paul Nauste deltar på Forum for Kontroll og Tilsyn FKT sin fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen 3. og 4. juni 2015. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Sekretærens innstilling..deltar på Forum for Kontroll og Tilsyn FKT sin fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen 3. og 4. juni 2015. PS 07/15 OPPFØLGINGSLISTE Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: Naustområde i Høvik Nesset kommune - manglende oppfølging av vedtak i Nesset formannskap og kommunestyre Kontrollutvalget mottok kopi av et brev til Nesset kommune, datert 6. juli 2012 fra grunneiere/nausteiere i Høvik. Rådmann redegjorde i møte 24.09.2012 for det som var skjedd i saken. Nausteierne som har klaget på manglende oppfølging fra kommunen sin side skulle få skriftlig svar fra Nesset kommune. Saken ble tatt opp igjen i møte 09.12.13 da kontrollutvalget igjen var blitt kontaktet av nausteierne fordi forholdene i Høvik naustområde fremdeles ikke var tilfredsstillende. Kontrollutvalget har fulgt opp og vært løpende orientert fra rådmann i 2014, siste gang i møte 08.12.2014. Det er sendt varsel til eier av naustområdet med pålegg om å fjerne den ulovlige moloen og det midlertidige deponiet. Eier blir også pålagt å tilbakeføre arealet slik det var før moloen ble bygd og steinfyllingen etablert. Frist for å utføre dette er satt til 1. april 2015. Kontrollutvalget ønsker å følge denne saken videre. Saken overføres fra oppfølgingslisten for 2013 og 2014 til oppfølgingslisten for 2015. 17.03.15: Kommunens administrasjon har sendt et nytt brev til eier av området og varslet om tvangsmulkt dersom frist for opprydding av området, som var satt til 1. april 2015, ikke overholdes. Side 5 av 8
Innkjøpsreglement for Nesset kommune Kontrollutvalget ble i 2013 kontaktet av Nordmøre Elektro As som stilte spørsmål til Nesset kommunes innkjøpsrutiner. Kommunens rutiner for innkjøp bør i all hovedsak være nedfelt i et eget innkjøpsreglement. I brev av 04.02.2014 fra rådmannen i Nesset til Nordmøre Elektro AS vises det til at Nesset kommune holder på å utarbeide innkjøpsrutiner. Iflg. opplysninger fra rådmann til kontrollutvalget er arbeidet med å lage Innkjøpsreglement for Nesset kommune i gang. Det er foreløpig ikke satt noen tidsfrist for når arbeidet skal være ferdig. Kontrollutvalget vil følge saken videre og overfører saken fra oppfølgingslisten for 2014 til oppfølgingslisten for 2015. 17.03.15: Kontrollutvalget vil be om en statusrapport for arbeidet med innkjøpsreglementet i utvalgets møte i juni. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Interkommunal barneverntjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll kommuner» - ny sak Rapporten ble lagt fram for kontrollutvalget i møte 23.06.2014 i sak PS 18/14 og behandlet av kommunestyret 02.10.2014 i k-sak 78/14. Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i løpet av 1. halvår 2015. Saken føres opp som ny sak på oppfølgingslisten for 2015. Sekretær orienterte. Utvalget gikk igjennom de saker som var opplistet i saksframlegget. PS 08/15 EVENTUELT Status og videre framdriftsplan i Nesset kommune knyttet til kommunereformen Etter ønske fra kontrollutvalget ble det i møtet gitt følgende orientering fra ordfører Rolf Jonas Hurlen om status og den videre framdriftsplan i Nesset kommune vedrørende den forestående kommunereformen: Siden den forrige kommunereformen i 1964 har kommunene fått flere og større oppgaver. Hensikten med reformen er å slå sammen kommuner til større og mer økonomisk robuste enheter som skal løse disse oppgavene på en god måte. Nesset kommune er i dag deltager i 43 forskjellige interkommunale samarbeid/selskap for å løse en del av disse oppgavene. Siden 1964 har folketallsutviklingen i Nesset vært negativ med en nedgang på 17,8 %. Det politiske miljøet i kommunen ser det som viktig å være aktivt med i prosessen for ny kommunestruktur i stedet for å bli tvangssammenslått mot deres vilje. Fylkesmennene har fått i oppgave å igangsette, følge opp og legge rammene for fylkesvise prosesser. Framdriftsplan for arbeid med kommunereformen lokalt er inndelt i tre faser: Fase 1 Oppstartsfase høsten 2014 Fase 2 Utredningsfase 2015 Fase 3 Beslutningsfase våren 2016 Frist for innsending av vedtak til Fylkesmannen er 01.07.2016. Nesset kommune har fått tildelt kr 200 000,- i skjønnsmidler fra fylkesmannen. Side 6 av 8
Nesset kommunestyre vedtok i møte 14.01.2015 at det skal utredes følgende alternativer i arbeidet med kommunereformen: a) Nesset som egen kommune b) Nesset og Sunndal c) Romsdalshalvøya med Midsund, Aukra, Fræna, Eide, Gjemnes, Molde og Nesset kommune d) Romsdal med Rauma, Vestnes, Midsund, Aukra, Fræna, Eide, Molde og Nesset e) Nesset kommune tar initiativ til felles drøftelser mellom kommunene Sunndal, Rauma og Nesset med sikte på å utrede de tre kommuner som en framtidig enhet. f) Mulighetene for grensejustering mot Gjemnes og Rauma utredes. Utredningsarbeidet vil gjennomføres av Telemarksforsking med fokus på regjeringens hovedmål i kommunereformen. Det er planlagt å gjennomføre innbyggerundersøkelser i Nesset i løpet av 2015 hvor man bl.a. ber om synspunkter på alternative kommunesammenslåinger. Parallelt med at en slik undersøkelse gjennomføres, vil kommunen drive et aktivt informasjonsarbeid hvor det er lagt opp til å gjennomføre 5 folkemøter forskjellige steder i kommunen. Kontrollutvalgets leder takket ordføreren for god og informativ orientering. Overskridelser i investeringsbudsjettet 2014 i Nesset kommune Under behandling av sak om Budsjettkorrigeringer 2. halvår 2014, ble det avdekket flere overskridelser i investeringsbudsjettet for 2014. Kommunestyret vedtok i møte 11.12.2014 å be utvalg for Teknisk, Næring og Miljø (TNM) om å utarbeide en fullstendig rapport om svikt i prosjektstyring knyttet til investeringsprosjekt. Kommunens administrasjon har laget en rapport som legges fram for politisk behandling i utvalg for TNM, formannskap og kommunestyre. Kontrollutvalget har fremsatte ønske om at rådmann kunne orientere kontrollutvalget om innholdet i utredningen og rapporten. Rådmann Liv Husby orienterte: Investeringsprosjektene går ofte over flere år og det skjer av og til at budsjettene sprekker. Bemanningen i teknisk avdeling har i perioder vært veldig ustabil det siste året med utskifting av personell og langtidssykemeldinger. Dette har vært en medvirkende årsak til at prosjektene ikke har vært godt nok fulgt opp av administrasjonen. Feilen i 2014 skyldes i stor grad dårlig oppfølging, skiftende ledelse i avdelingen og manglende oppfølging fra byggekomiteene. Grunnet enhetslederens sykefravær har rådmann fungert som teknisk sjef i en periode. Rådmann viste til prosjektet Badeplass Eidsvåg som et av prosjektene som fikk store overskridelser i forhold til vedtatt ramme. Underveis i arbeidet ble det satt fram forslag til endringer som økte kostnadene hvor det ikke ble fremmet sak til kommunestyret om tilleggsbevilgninger. Bemanningssituasjonen i Teknisk, samfunn og utvikling (TSU) har medført at kommunestyret ikke har blitt informert om endringer og behov for tilleggsbevilgninger. Administrasjonen vil for ettertiden sikre økonomisk styring og kontroll. Rapporten om svikt i prosjektstyringen er lagt fram for behandling i TNM og formannskapet og vil bli behandlet av kommunestyret i møte 26. mars 2015. Side 7 av 8
Paul E. Nauste Lars Myrset Vigdis Fjøseid leder nestleder Åse Solveig Eriksen sekretær Side 8 av 8