Forskerutdanningen ved IME fakultetet 2010 Årlig rapportering fra ph.d. kandidater og hovedveiledere

Forskerutdanningen ved IME fakultetet 2010 Årlig rapportering fra ph.d. kandidater og hovedveiledere Etter mi meining er [kandidaten] eit uvanleg sterkt forskingstalent. [Veilederrapport, 2010] F ORORD IME-fakultetet ønsker å kontinuerlig forbedre vår tilrettelegging av ph.d.-utdanningen. Den årlie framdriftsrapporteringen er dels en undersøkelse av doktorgradskandidatenes progresjon som kan gi grunnlag for hvordan hver enkelts framdrift kan forbedres, og dels et tiltak for å innhente erfaringer fra vår forskerutdanning for å få grunnlag for generelle forbedringer på institutt eller fakultetsnivå. Doktorgradskandidatene gir uttrykk for tilfredshet med forskerutdanningen og kvaliteten på denne, men de peker også på et forbedringspotensial med konkrete innspill som de gir uttrykk for vil gi en positiv effekt for den enkelte kandidat og fagmiljøene. Doktorgradskandidatene og veiledere har gitt instituttene og fakultetet et grunnlag for det videre kvalitetsarbeidet. Denne oppsummeringen er et bidrag til å formidle et virkelighetsbilde av en interessant og utfordrende forskerutdanning. Det er interessant og inspirerende å betrakte seg selv med andre innen doktorgradsutdanningen både for den enkelte doktorgradskandidat og veileder. Utvalg for forskning og forskerutdanning vil legge vekt på tilbakemeldingene fra doktorgradskandidater og veiledere i det kontinuerlige kvalitetsarbeidet med vår forskerutdanningen. Bjarne E. Helvik Prodekanus for forskning

1 Innledning Alle ph.d. kandidater og hovedveiledere skal årlig innen 1. mars rapportere om progresjonen i forskningsarbeidet. Instituttene, instituttleder og instituttets representant i Utvalg for forskning og forskerutdanning, har vurdert rapportene både med henblikk på rapportering til fakultetet og med henblikk på tiltak for oppfølging av generell art på instituttet eller personlig art overfor enkeltpersoner. 1.1 Rapporteringsprosessen Den årlige rapportering, fra ph.d. kandidater og hovedveiledere, har til hensikt å vise status for vår doktorgradsutdanning. Hovedhensikten er å gi et virkelighetsbilde for å kunne fremme forbedringer for den enkelte, fagmiljøet og kunne lære av hverandres erfaringer. Avvik i form av manglende progresjon, utfordringer relatert til veiledning, integrering faglig og sosialt, eller etiske problemstillinger gripes fatt i konkret for å gi et grunnlag til forbedringer. Den årlige rapportering gir et grunnlag for medarbeidersamtaler. Instituttene har ansvaret for å følge opp den enkelte ansatt på individnivå, og iverksettelse av forbedringstiltak. Den årlige rapporteringsprosessen ved IME-fakultetet er fremstilt i Figur 1. Figur 1: Årlig rapporteringsprosess ved IME-fakultetet 1.2 Datainnsamling Melding om den årlige rapporteringen ble sendt ut til kandidater som epost og informert om gjennom de vanlige kommunikasjonskanaler, instituttene og innsida. 2 purringer er gjennomført i de samme kanalene. Fakultetsadministrasjonen mottok, i tillegg til de elektroniske årsrapportene, 8 rapporter på tidligere papirskjema eller i eget format. 1.3 Datagrunnlaget for rapporten Datagrunnlaget for rapporten er 330 rapporter fra ph.d. kandidater og 261 rapporter fra hovedveiledere. Dataene er sammenholdt med data fra Felles studentdatasystem (FS), per 6. mai 2010, hvor antallet registrerte ph.d. kandidater i FS var 418. Disse har studierett. - Totalt antall kjente ph.d. kandidater er 423. I Figur 2 framgår antallet aktive doktorgradskandidater i søylediagram fordelt etter opptaksår. 60 doktorgradskandidater ved fakultetet er tatt opp før 2004. I figuren er opptak, avlagt og avbrutt doktorgrad per år tatt med (FS). En av hovedutfordringene er å skille mellom de som arbeider aktivt med sin utdanning helt eller delvis, de som har midlertidig opphold i studiene (med eller uten permisjon) og de som reelt har avsluttet utdanningen uten å disputere. Siste grunne kan fjernes fra registeret i FS. 2

Aktive doktorgradskandidater i 2010 og opptak, avlagte og avbrutte doktorgradsstudier ved IME fakultetet i perioden 2002-2009 (FS) 120 Antall aktive kandidater 2010 iht startdato (FS) Avlagt per år (FS) Avbrutt per år (FS) Opptak per år (FS) 100 107 99 87 93 80 60 68 56 60 64 61 54 56 68 66 40 20 0 51 44 45 35 40 30 28 32 29 25 22 24 10 7 8 8 13 16 11 5 før 2002 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Figur 2: Aktive kandidater per 2010, og FS nøkkeltall for perioden 2002-2009 Totalt er det 60 kandidater tatt opp før 2004, dette utgjør 14% av den totale bestående studentgruppen. 7 kandidater (12%) i denne gruppen har eller vil fullføre i løpet av første halvår 2010. Det foreligger ingen rapportering for 28 av kandidatene (47%) tatt opp før 2004. I Figur 3 er antallet kandidater fordelt etter tilhørende institutt, og sammenholdt med antallet rapporter fra henholdsvis ph.d. kandidater og hovedveiledere. - Svarprosenten for ph.d. kandidater er 78%, og 62% for veiledere. IME FAKULTETET: ÅRLIG RAPPORTERING 2010 Rapportering fordelt etter institutt og totalt for fakultetet IME (TOTALT) Veileder rapporter Ph.d. rapporter ITEM ITK Enhet IMF Elkraft IET IDI 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Figur 3: Årlig rapportering for 2010 ph.d. og veilederrapporter Prosent 3

I Figur 4 framkommer det at i 55% av tilfellene er mottatt rapporter fra både kandidater og veiledere, mens det i 29% av tilfellene er mottatt rapport fra en av partene. For 1 av 6 kandidater er det ikke mottatt rapport. Det er variasjoner mellom instituttene, og i forholdet mellom veileders rapportering og kandidatrapporteringen. IME FAKULTETET: ÅRLIG RAPPORTERING 2010 Rapportering fordelt etter om begge, en part, eller manglende rapportering. Fordelt etter institutt og totalt for fakultetet Begge parter En part Ingen IME (TOTALT) ITEM ITK Enhet IMF Elkraft IET IDI 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Prosent Figur 4: Årlig rapportering for 2010 fordelt etter om begge, en eller ingen av partene har rapportert 2 Framdriftsevaluering 2010 - resultater Rapporten er basert på 330 rapporter fra doktorgradskandidater og 261 rapporter fra veiledere. 2.1 Oppstart til forskerutdanningen 2.1.1 Introduksjonsseminar og forskningsplan Doktorgradsstudenter er en viktig rekrutteringskilde til den vitenskapelige staben og utfører en stor andel av forskningsvirksomheten ved fakultet. Erfaringene tilsier at det er utfordringer i oppstart, bl.a. utarbeidelse av forskningsplan, og usikkerhet vedrørende gjennomføringen av studiet. For å bedre dette har fakultetet iverksatt tiltak i form av et introduksjonsseminar for alle sine doktorgradsstudenter. - 73% av de aktuelle kandidatene (det vil si tatt opp i perioden juli 2008 til februar 2010) har deltatt på fakultetes felles ph.d. introduksjonsseminar. - 85% av kandidatene har godkjent forskningsplan. IME fakultetet har siden våren 2009 gjennomført introduksjonsseminaret 4 ganger på fakultetsnivå. Introduksjonsseminaret tar opp flere forhold som kandidatene peker på som viktige for deres oppstart og progresjon: - Avklaring av institusjonens forventinger og plikter - Skrivekurs etterlyses av kandidater og foreslås fra veiledere, både med hensyn til språk og vitenskapelig publisering - Sosiale / faglige aktiviteter etterlyses, i tillegg til informasjon omkring praktiske forhold for nye studenter ved etterlyses, spesielt viktig for utenlandske studenter. 4

2.1.2 Veiledning Det er ulik praksis med hensyn til antall veiledere mellom instituttene. Ved institutt for datateknikk og informasjonsteknologi svarer 4/5 avkandidatene at de har 3 eller flere veiledere. Ved institutt for matematiske fag er det omtrent like mange av kandidatene som har en som to veiledere. For de øvrige instituttene har flertallet av kandidatene 2 veiledere. - Over 70% av doktorgradskandidatene har 2 eller flere veiledere. Det er godt samsvar mellom kandidatenes og veileders oppfatning av hyppighet vedrørende veiledning/faglig drøftinger. - Halvparten av kandidatene har veiledning ukentlig - En fjerdedel av har veiledning månedlig - 15 ph.d. kandidatene (5%) svarer at veiledningen ikke fungerer tilfredsstillende Kandidatene gir uttrykk for positive erfaringer med veiledningen, men peker også på et forbedringspotensial: - God oppfølging ved innlevering på forhånd gir god tilbakemelding - Diskusjon omkring artikler og fagplan gir gode tilbakemeldinger og godt utbytte for det videre forskningsarbeidet - Det kan være nyttig å få på plass en referansegruppe innen ph.d. fagmiljøer - I kandidatrapportene gir flere uttrykk for et ønske om ekstra biveilder både med hensyn til faglig nærhet og geografisk nærhet til veileder. Kandidater gir også uttrykk for et ønske om konkret tilbakemelding eller bekreftelse på om arbeidet holder et faglig godt nivå. Tilbakemeldingene på kandidatene er generelt meget gode. Men veiledere uttaler at det er en utfordring å motivere kandidater til å fullføre når finansieringsperioden er gått ut og kandidatene er i arbeid. I enkelte tilfeller har det ikke vært kontakt mellom veileder og kandidat siste kalenderår. - hovedveiledere gir uttrykk for at samarbeidet knyttet til veiledning ikke fungerer tilfredsstillende i 17 tilfeller (7%) Fagseminar blir nevnt som et mulig tiltak for å bedre integreringen i fagmiljøet. Enkelte veiledere påpeker faren ved at de pålegges mange arbeidsoppgaver, og av denne grunn kan føle det som om de blir en flaskehals i forhold til å gi kandidaten tilbakemelding. 2.1.3 Etiske problemstillinger relatert til forskningsarbeidet Det er viktig at kandidater som er eller tror de vil komme opp i et etisk dilemma i forbindelse deres forskning så raskt som mulig rådfører seg med veileder, instituttet eller fakultetet. - 6 av kandidatene (2%) svarer at de har eller ser det som sannsynlig at de i det nærmeste året, vil komme opp i etiske dilemma i forbindelse med gjennomføringen av sin forskning. 2.1.4 Midtveisevaluering Midtveisevaluering er tatt i bruk av 2 institutter ved fakultetet, institutt for datateknikk og informasjonsteknologi (IDI) har siden 2004 lengre erfaring med denne evalueringsformen enn institutt for telematikk (ITEM) som innførte ordningen i 2007. 2.2 Opplæringsdelen I kandidatgruppen svarer 61% at de har avlagt og bestått alle emner i opplæringsdelen. I tilfeller med forsinkelser oppgir kandidatene flere forhold: - lovhjemmlede permisjoner, - sykdom, - mer arbeid enn beregnet med pliktarbeid, - utsatt/flyttet eksamen for enkelt emner bl.a. grunnet forskningstermin, eller at enkelt emner ikke er bestått med karakteren B eller bedre. 5

2.2.1 Ph.d. kandidatenes vurdering av opplæringsdelen Generelt vurderer doktorgradskandidatene at opplæringsdelen gir bredde i deres faglige kompetanse, at denne er relevant i forhold til avhandlingen, og at kvaliteten på opplæringsdelen er høy. Våre kandidaters vurdering er positiv, se Figur 5, sett i sammenheng med tall fra tidligere undersøkelse både med hensyn til Forskerforbundets stipendiatmedlemmer fordelt etter fagområdet Matematikk og Naturvitenskap (n=177, innenfor Teknologi var det 15 respondenter i utvalget) og i forhold til medlemmer ved NTNU (n=165) (NIFU STEP Rapport 38/2009). Prosentandelen fra NIFU STEP fra fagområdet MN og for kandidater ved NTNU er presentert i parantes: - 84% av kandidatene er helt eller delvis enig i at opplæringsdelen gir bredde til sin faglige kompetanse - 75% av kandidatene er helt eller delvis enig i at opplæringsdelen er relevant i forhold til avhandlingen - 79% av kandidatene er helt eller delvis enig i at kvaliteten på opplæringsdelen er høy Hvordan vurderer du opplæringsdelen på doktorgradsprogrammet du er tatt opp på? (Kilde: IME, ph.d. årlig rapportering 2010; MN og NTNU, Forskerforbundets undersøkelse 2009, NIFU STEP) 100 % IME NTNU MN 90 % 84 % 80 % 79 % 75 % 70 % 60 % 59 % 63 % 65 % 68 % 50 % 48 % 49 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Kvaliteten på opplæringsdelen er høy Opplæringsdelen er relevant i forhold til avhandlingen Opplæringsdelen gir meg bredde i min faglige kompetanse Figur 5: Ph.d. kandidatenes vurdering av opplæringsdelen 5% av kandidatene er helt eller delvis uenig i at opplæringsdelen gir bredde i sin faglige kompetanse. 13% opplever helt eller delvis at opplæringsdelen er mindre relevant i forhold til avhandlingen. 9% er helt eller delvis uenig i at kvaliteten på opplæringsdelen er høy. Nylig tilsatte kandidater har benyttet svaralternativet Ikke relevant/vet ikke. 2.2.2 Ph.d. kandidatenes opplevelse av egen forskerutdanningen fram til nå Doktorgradskandidatene ble i den årlige rapporteringen bedt om å ta stilling til utsagn om deres doktorgrads-/stipendiatperiode fram til nå og vurdere denne. Resultatet fra dette er framstilt i Figur 6. 6

Våre kandidaters vurdering, se Figur 6, er sett i sammenheng med undersøkelsen blant Forskerforbundets stipendiatmedlemmer innen fagormrådet matematikk og naturvitenskap (NIFU STEP Rapport 38/2009). I hvilken grad er du enig i følgende utsagn om doktorgrads-/stipendiatperioden til nå? Fram til nå har jeg fått (Kilde: IME, ph.d. årlig rapportering 2010; MN, Forskerforbundets undersøkelse 2009, NIFU STEP) IME MN erfaring med å samarbeide med næringslivet 10 % 34 % faglig utenlandsopphold delta på internasjonale forskningskonferanser delta på nasjonale forskningskonferanser delta i forskningsprosjekter sammen med forskere/seniorforskere delta i faglige nettverk i utlandet delta i faglige nettverk i Norge erfaring med å arbeide i en forskninggruppe trening i systematisk/analytisk tenkning 33 % 47 % 49 % 54 % 50 % 51 % 55 % 45 % 48 % 54 % 56 % 63 % 73 % 76 % 76 % 81 % trening i å skrive vitenskapelige artikler trening i å håndtere kompliserte problemstillinger en grundig metodisk skolering en grundig teoretisk skolering 58 % 62 % 64 % 73 % 72 % 71 % 81 % 79 % Figur 6: Ph.d. kandidatenes vurdering av doktorgradsperioden 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % - 79% av kandidatene er helt eller delvis enig i at de har fått en grundig teoretisk skolering - 62% av kandidatene er helt eller delvis enig i at de har fått en grundig metodisk skolering - 71% av kandidatene er helt eller delvis enig i å ha fått trening i å håndtere kompliserte problemstillinger - 81% av kandidatene er helt eller delvis enig i å ha fått trening i å skrive vitenskapelige artikler - 76% av kandidatene er helt eller delvis enig i å ha fått trening i systematisk/analytisk tenkning - 56% av kandidatene er helt eller delvis enig i å ha fått erfaring med å arbeide i en forskningsgruppe - 48% av kandidatene er helt eller delvis enig i å ha fått delta i faglige nettverk i Norge (45%) - 55% av kandidatene er helt eller delvis enig i å ha fått delta i faglige nettverk i utlandet - 50% av kandidatene er helt eller delvis enig i å ha fått delta i forskningsprosjekter sammen med forskere/seniorforskere - 49% av kandidatene er helt eller delvis enig i å ha fått delta på nasjonale forskningskonferanser - 73% av kandidatene er helt eller delvis enig i å ha fått delta på internasjonale forskningskonferanser - 33% av kandidatene er helt eller delvis enig i å ha fått et faglig utenlandsopphold - 34% av kandidatene er helt eller delvis enig i å ha fått erfaring med å samarbeide med næringslivet 7

2.3 Publisering IME-fakultet står for en femtedel (19,2%) av den totale publikasjonsproduksjonen ved NTNU. I Figur 7 viser linjen fakultetets produksjon av publikasjonspoeng i perioden 2005-2009. Søylene viser instituttenes produksjon i samme tidsrom. Når det gjelder publisering på nivå 2 har matematisk institutt den høyeste andelen publisering på opp mot 35%, de øvrige instituttenes andel av publikasjonspoeng på nivå 2 er på mellom 5-15%. Publikasjonspoeng ved IME-fakultetet, totalt og per enhet, i perioden 2005-2009 600 500 489,8 240 220 200 Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap Institutt for elektronikk og telekommunikasjon Publikasjonspoeng (Fakultet) 400 300 200 289,4 332,7 359,9 413,2 180 160 140 120 100 80 Publikasjonspoeng (Institutt) Institutt for elkraftteknikk Institutt for matematiske fag Institutt for teknisk kybernetikk Institutt for telematikk 100 60 40 Q2S - Centre for Quantifiable Quality of Service in Communication Systems 20 IME TOTALT 0 2005 2006 2007 2008 2009 År 0 Figur 7: Publikasjonspoeng ved IME fakultetet i perioden 2005-2009 Den årlige rapportering viser at 73-85% av doktorgradskandidater i sitt andre til femte år etter kandidatenes oppgitt opptaksår har publisert i siste kalenderår. Omlag 30% av doktorgradskandidatene med opptaksdato i 2009 og 2010 har publisert i siste kalenderår. Kandidatene har i liten grad vedlagt publikasjonsliste. Andel av doktorgradskandidatene som har publisert siste kalenderår fordelt etter opptaksår ved IME fakultetet (n=330) 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % Prosent 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 2003 og tidligere 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Kandidatenes opptaksår Figur 8: Doktorgradskandidatenes publisering siste år fordelt etter oppgitt opptaksår 8

2.4 Avslutning og finansiering I framdriftsrapporteringen svarer 78% av kandidatene at de arbeider fulltid med doktorgraden. Omtrent like mange, 74%, svarer at de tror de vil kunne fullføre studiet etter den opprinnelige finansieringsplanen. 51 kandidater svarer at de ikke per i dag har finansiering for fullføring av studiet. 2.4.1 Oppfølgingssamtale Fakultetsadministrasjonen har foretatt innledende kontakt og samtale med 13 kandidater. 2 kandidater har ikke besvart gjentatte henvendelser verken på telefon eller epost. Samtalene med kandidatene resulterte i at de på eget initiativ ville vurdere om de skulle ta direkte kontakt med veileder eller instituttleder. Samtalenes varighet var på mellom en halv time og en time. - 15 kandidater (5%) ba om individuell samtale i forbindelse med framdriftsrapporteringen 3 Konkluderende merknader Andelen som rapporterer skal forbedres både med hensyn til ph.d. kandidater og hovedveileder, slik at framdriftsrapporteringen kan gi et best mulig utgangspunkt til forbedringer, bidra til en tettere oppfølging, og for å gi et godt virkelighetsbilde av virksomheten, for eksempel knyttet til medarbeidersamtaler. Ph.d. kandidater og hovedveiledere skal levere hver sin årlige rapport innen 1. mars hvert år, jfr. 9 i forskrift for ph.d.-studiet ved NTNU. Ph.d. kandidater er ansvarlig for å holde all informasjon vedrørende bostedsadresse og epostadresse ajour i Studentweb. Fakultetsadministrasjonen har iverksatt ordinær prosedyre og følger opp, sammen med instituttene og hovedveiledere, for bl.a. å avklare kandidatenes intensjoner om fullføring av sin forskerutdanning. Den årlige rapporteringen skal videreutvikles i samarbeid med instituttenes og fakultetets behov. Erfaringer og innspill framkommet i framdriftsrapporter gir grunnlag til forbedringer. Behovet for skrivetrening/kurs og engelsk og norsk språkkurs blir nevnt i flere kandidat- og veileder rapporter, i tillegg til ønske om bedre integrering både faglig og sosialt. Formidling av informasjon med hensyn til administrative prosedyrer blir gjennomgått i introduksjonsseminaret og er tilgjengelig på fakultetes nettsider. Aktiviteter for doktorgradskandidater kunngjøres også på innsida. Godkjenning av forskningsplan skal skje innen 6 måneder. Av de som oppgir at deres forskningsplan ikke er godkjent er 3/4 av disse kandidatene tatt opp i 2009/2010, mens 1/5 er tatt opp i 2008. Enkelt individer, tatt opp i 2007 og 2006, svarer at deres forskningsplan ikke er godkjent. Dette vil bli fulgt opp av veileder og fakultetsadministrasjonen. Det er gitt en mulighet for å benytte seg av midtveisevaluering for alle ph.d. programmer ved fakultet som trer i kraft august 2010. Utvalg for forskning og forskerutdanning har drøftet midtveisevaluering, og vil følge opp dette med hensyn til å komme fram til beste praksis for fagmiljøene. 3.1 Oppfølging Instituttene er ansvarlig for oppfølging av den enkelte doktorgradskandidat: 5% av kandidatene har bedt om og fått individuell samtale Systematisk individuell oppfølging på instituttnivå Informasjon om forskerutdanningen, e.g. oppstart, gjennomføring og avslutning av forskerutdanningen, er gitt og oppdateres kontinuerlig på fakultetets nettsider. Den årlige rapportering understreker at det er viktig å ha fokus på kandidatenes tilknytning til forskergrupper (både faglig og sosialt), i tillegg til deltagelse i nasjonalt eller internasjonalt nettverk. Tilbakemeldingene både fra kandidater og veiledere setter også fokus på forskningsformidling både med hensyn til skrivetrening, metode og språk. Ut over dette synes det at det er tiltak for den enkelte som er avgjørende for deres progresjon og kvalitet. 9

Ved innvilgelse av forskningstermin (hvert 5. år ved IME-fakultet) skal det oppnevnes en setteveileder for ph.d.-kandidater. Instituttet er også ansvarlig for å opprettholde stabile faggrupper i det hjemlige fagmiljøet, og skal ha en plan for avvikling av forskertermin. IME-fakultet har sett det som en styrke å ha et godt innarbeidet introduksjonsseminar for sine ph.d.- kandidater, og følger opp i høst med en pilot for et to-dagers ph.d. veilederkurs. I tillegg kommer andre seminarer initiert av fakultetet (e.g. ITovation, IPR-seminarserie) og instituttene. FAKTABOKS: PHD VEILEDERKURS Seminar for ph.d. veiledere (beta) Samarbeid med UNIPED Seminar over to dager med prosjektarbeid i mellom kursdagene Oppstart 6. september, 20 påmeldte, deltagelse fra alle institutter Egne krefter, best practice fra veildere med god statistikk FAKTABOKS: PHD INTRODUKSJONSSEMINAR Ph.d. introduksjonsseminar (hvert semester) Bakgrunnsinformasjon: Rettigheter, forskrifter og prosedyrer Erfaringer fra arbeid med doktorgraden Forventninger til doktorgradsarbeidet Oppstart, rapportering, evaluering og fullføring Fokus på: Ansvar og forventninger (institusjonens og egne) Etiske problemstillinger Publisering (og internasjonal deltagelse i konferanser og nettverk) Kvalitet Bedre forskningsresultater Mindre frafall og bedre gjennomstrømning (ift. normert tid) 10