KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og del II for anskaffelse av Vakttjenester Anskaffelsesnummer: NT-0170-14 Tilbudsfrist: 2.5.2014 kl. 12:00
1. INNLEDNING... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Anskaffelsens omfang... 4 1.4 Avtale og avtalemessige forhold... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Fremdriftsplan... 4 2. GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyren... 5 2.2 Kostnad ved utarbeidelse av tilbud... 5 2.3 Taushetsplikt... 5 2.4 Etiske retningslinjer... 5 2.5 Forbehold og avvik... 5 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.7 Vedståelsesfrist... 6 2.8 Tilleggsopplysninger... 6 2.9 Offentlighet... 6 3. KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Lovbestemte krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 4. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 9 4.1 Avvisning av tilbud... 9 4.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 9 4.3 Tildelingskriterier... 9 5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 10 5.1 Innlevering av tilbud... 10 5.2 Tilbudets utforming... 11 6. VEDLEGG... 11 6.1 Vedlegg 1 Prismatrise... 11 6.2 Vedlegg 2 Avtale med bilag... 11 Side 2
1. INNLEDNING 1.1 Oppdragsgiver Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Norsk Tipping AS skal tilby attraktive spill i ansvarlige former, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene. Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2013 for ca. 21,6 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel. Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 400 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via internett og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapets produktportefølje: - Lotterispillene Lotto, VikingLotto, Joker, Keno og Eurojackpot - Sportsspillene Tipping og Oddsen - Skrapespillet Flax - Nettbaserte spill Instaspill (kasino, bingo, skrapespill og underholdningsspill) - Spillterminalene Multix og Belago. I tillegg opererer Norsk Tipping spillet Extra på vegne av ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering. Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Norsk Tipping AS Postadresse: Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar Gateadresse: Måsåbekkvegen 20., 2315 Hamar E-post: NT-0170-14@norsk-tipping.no Eventuelle spørsmål skal rettes til ovennevnte epostadresse. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen. 1.2 Anskaffelsens formål Norsk Tipping har til hensikt å inngå avtale om stasjonært og mobilt vakthold. Norsk Tipping ønsker tilbud på vakttjenester i og rundt Norsk Tippings bygg på Hamar Vest i de tidsrommene eget driftspersonale ikke er til stede. Dette omfatter én stasjonær vakt innendørs, samt ambulerende vakttjeneste utendørs på kveld/natt. For nærmere beskrivelse av behovet vises det til avtalens Bilag 1, kundens krav til leveranser. Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Side 3
1.3 Anskaffelsens omfang Oppdraget omfatter: - Stasjonær vakttjeneste på hverdager mellom kl.16:00 og 07:00 og hele døgnet på lørdager, søndager og helligdager. - Ambulerende vakttjeneste med tre besøk hver natt mellom kl. 21:00 og 07:00. - Eventuelle utrykninger ved utløst alarm eller lignende. For nærmere beskrivelse av omfanget vises det til avtalens Bilag 1, kundens krav til leveranser. 1.4 Avtale og avtalemessige forhold Det skal inngås én - 1 avtale med én - 1 leverandør, gjeldende fra 1. juni 2014. Avtaleperioden er på 2 år, med opsjon på forlengelse på ytterligere 1+1 år, slik at total mulig lengde på avtalen blir 4 år. Avtale er vedlagt, se Vedlegg 2. Dersom tilbyder har egen bransjespesifikk avtale som bør være med, bes denne vedlagt tilbudet. Denne vil i så fall tas med som bilag til avtalen. Ved eventuell motstrid har Norsk Tippings avtale forrang. Taushetserklæring for eksterne, jf. avtalens Bilag 10, skal signeres av Leverandøren ved avtaleinngåelse. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no 1.6 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Dato Tidspunkt Kunngjøring på Doffin 17.3.2014 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 22.4.2014 kl. 12:00 Frist for å levere tilbud 2.5.2014 kl. 12:00 Meddelelse om valg av leverandør 9.5.2014 Utløp av karensperiode 20.5.2014 Signering av avtale Uke 21 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfristen er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. Side 4
2. GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA av 07. april 2006 nr. 402). Anskaffelsen gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene(jf. 3.1 3.4) vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Tilbyderen oppfordres derfor til å gi sitt beste tilbud. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og stille spørsmål ved eventuelle uklarheter. Henvendelsen skal skje skriftlig til oppdragsgivers e-post jf. pkt. 1.1. 2.2 Kostnad ved utarbeidelse av tilbud Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. 2.4 Etiske retningslinjer Etiske retningslinjer for leverandører til Norsk Tipping AS vil være del av avtalen, ref. avtalens Bilag 9. 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ avtale eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA 11-11(1). Side 5
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin. 2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må i sitt tilbudsbrev vedstå seg sitt tilbud i tre - 3 måneder fra tilbudsfrist. 2.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e-post, jf. 1.1, innen utløp av spørsmålsfristen som er angitt i pkt. 1.6. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at også dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-post, jf. 1.1. 2.9 Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om oppdragsgivers privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av tilbud med vedlegg: Originaldokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres* *Denne skal være skannet, og leveres kun på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. Side 6
3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Lovbestemte krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt. Skatteattest for merverdiavgift. En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Se: http://www.skatteetaten.no/no/bedrift-ogorganisasjon/merverdiavgift/skatteattest/ Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Utfylt HMS-egenerklæring. Link til nedlastning her 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være Firmaattest et lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Det kreves tilfredsstillende Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og økonomi revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. Siste tilgjengelige delårsregnskap for inneværende år, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av saklige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Norsk Tipping har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik saklig Side 7
grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Erfaring Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Gjennomføringsevne og Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet kapasitet. av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Kvalitetssikringssystem Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Godkjenning Dokumentasjon utstedt av tillatelses- og kontrollmyndighet på at tilbyderen er offentlig godkjent vaktselskap etter Lov om vaktvirksomhet - LOV-2001-01-05-1 samt Forskrift om vaktvirksomhet av 28. mars 2011 Side 8
4. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1 Avvisning av tilbud Oppdragsgivers plikter og rettigheter mht. avvisning av tilbud framkommer av FOA 11-11 og 11-12. 4.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn, jf. FOA 13-1(1). Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 13-1(2). 4.3 Tildelingskriterier Kun tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt prismatrise Responstider 20 % Besvarelse av kravene 4, 5 og 6 Kvalitet på tilbudte vektere 20 % Besvarelse av krav 7 Rekruttering og opplæring 10 % Besvarelse av krav 8 Gjennomføring 10 % Besvarelse av krav 9 Side 9
5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud - Tilbudet skal leveres/sendes til den gateadresse/postadresse som angitt, jf. pkt. 1.1. - Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: «Tilbud NT-0170-14» - Tilbudet skal leveres i 1 - ett eksemplar, innsatt i ringperm med skilleark. - Identisk skannet kopi av tilbudet leveres på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). NB! Avtalens Bilag 2 samt prismatrise ønskes i tillegg innlevert i originalformat (redigerbart) i den elektroniske versjonen. - Tilbudet skal være klargjort i henhold til pkt. 2.9 (sladdet versjon). Denne versjonen skal leveres sammen med det øvrige tilbudet, og leveres kun på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). - Tilbudet skal være Norsk Tipping i hende innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. - Tilbudet inklusive eventuelle vedlegg skal leveres på norsk. - Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. Side 10
5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av nedenstående tabell. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget og i utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må 1 framkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Brevet må inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse til leverandørens kontaktperson. 2 Skatteattest for skatt, jf. 3.1 3 Skatteattest for mva., jf. 3.1 4 HMS-egenerklæring, jf. 3.1 5 Firmaattest, jf. 3.2 Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning 6 for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette, jf. 3.3 7 Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen, jf. 3.3 Siste tilgjengelige delårsregnskap for inneværende år, dersom det er mer enn 8 seks måneder siden siste årsregnskap, jf. 3.3 Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall, jf. 9 3.3 10 Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 3.4 Leverandørens svar på dokumentasjonskrav i forhold til tildelingskriterier, jf. 4.3 11 12 NB! Bilag 2 leverandørens beskrivelse av leveranser, skal leveres i wordformat i tillegg til skannet PDF i den elektroniske kopien Utfylt prismatrise, jf. 5 NB! Leveres i Excel-format i tillegg til skannet PDF i den elektroniske kopien 6. VEDLEGG 6.1 Vedlegg 1 Prismatrise 6.2 Vedlegg 2 Avtale med bilag Side 11