Fylkesmannen i Nord-Trøndelag

Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Saksbehandler: Gunn Oddny Olsen Tlf. direkte: 74 16 83 76 E-post: gol fmnt.no Flatanger kommune Postboks 24 7770 Flatanger Deres ref.: Vår dato: Vår ref.: 2011/3438 Arkivnr: M OTTATT 4JUN 2011 19-1P :P"er kommune Sta,0 Varsel om tilsyn med Flatanger kommunei Lauvsnes skole og Utvorda oppvekstsenter - elevenes psykososiale skolemhjø F lkesmannen fører tils n med offentli e skoler Etter opplæringsloven (lov 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa) 14-1 andre ledd, har departementet hjemmel til å føre tilsyn med offentlige skoler. Denne myndigheten er delegert til Fylkesmannen. Tils n med skolens arbeid med elevenes s kososiale skolemirø Det skal i 2011 gjennomføres felles nasjonalt tilsyn med temaet skolens arbeid med elevenes psykososiale skolemiljø, jf. opplæringsloven kapittel 9a og især 9a-1. Dette har også vært tema for felles nasjonalt tilsyn i 2010. Tilsynets tema er delt i tre deler: 1. Skolens forebyggende arbeid, jf. 9a-4, jf 9a-3 første ledd 2. Skolens individrettede handlingsplikt, jf. 9a-3 andre og tredje ledd 3. Skolens plikt til samhandling og involvering av ulike råd og utvalg, jf. 9a-5, 9a-6 og kapittel 11 ("brukennedvirkning") Formål med tils net Det overordnede målet med tilsynet er å styrke arbeidet med det psykososiale miljøet ved skolene og skolenes evne til å forebygge og håndtere krenkende atferd på skolen. Gjennom undersøkelser av skolenes praksis skal eventuelle lovbrudd i forbindelse med tilsynstemaet avdekkes. Gjennom pålegg om retting vil Fylkesmannen kreve at eventuelle lovbrudd rettes opp. F Ikesmannen skal føre tils n med Flatan er kommune/lauvsnes skole o Utvorda o vekstsenter Fylkesmannen har besluttet å kontrollere Flatanger kommunes etterlevelse av bestemte lovkrav i opplæringsloven kapittel 9a og 11. Tilsynet gjennomføres med Lauvsnes skole og Utvorda oppvekstsenter. Eventuelle pålegg vil være rettet til kommunen som skoleeier, og ikke til den enkelte skole. Postadresse: Postboks 2600 7734 Steinkjer Besøksadresse: Statens hus Strandveien 38 Telefon: 74168000 e-post: postmottak fmnt.no Telefax: 74168053 Org.nr.: 974 772 108 Internett: www.fmnt.no

Side 2 av 3 Wennomførin av tils net Tilsynet utføres ved en gjennomgang av innhentet dokumentasjon, intervjuer og samtaler ved skolen. Vi vil gjennomføre intervjuer med rektor, inspektør/trinnleder, eventuell sosiallærer, kontaktlærere, assistenter og egne samtaler med elev- og foreldrerepresentanter. Se tervjuplan i vedlegg 1 for nærmere informasjon. Ved eventuelle vedtak om pålegg om endring, vil Flatanger kommune motta forhåndsvarsel i samsvar med forvaltningsloven 16, og ha anledning til å uttale seg før et endelig vedtak fattes. Det vil være adgang til å påklage det endelige vedtaket, jf. forvaltningsloven kapittel 6. Tids lan for tils net Tilsynet åpnes gjennom dette brevet. Foreløpig tidsplan er som følger: 01.06.2011 Felles formøte for nasjonalt tilsyn høst 2011 26.08.2011 Frist for innsending av dokumentasjon til Fylkesmannen Uke 36/2011 Gjennomføring av åpningsmøte, intervjuer og samtaler ved den enkelte skole Uke 38/2011 Utsendelse av foreløpig tilsynsrapport, med eventuelt varsel om vedtak Uke 39/2011 Sluttmøte felles for kommunen og begge skolene Uke 42/2011 Utsendelse av endelig tilsynsrapport, med eventuelt vedtak Fylkesmannen tar forbehold om endringer i planen. Vi vil avholde åpningsmøte, intervjuer/samtaler ved den enkelte skole mens det blir felles sluttmøte for kommunen og skolene. Påle om å sende inn dokumentas'on Fylkesmannen pålegger med dette Flatanger kommune/lauvsnes skole og Utvorda oppvekstsenter å sende inn den dokumentasjonen som framgår av vedlegg 2 til dette brevet. Vi ber om at kommunen innhenter den etterspurte dokumentasjonen fra skolen og sender den til Fylkesmannen. Frist for innsendelse er 26. au ust 2011. Dokumentasjonen som sendes inn kan unntas fra innsyn i den grad dette er hjemlet i offentlighetsloven. Klageadgang Plikten til å sende inn informasjon følger av opplæringsloven 14-1 andre ledd. Fylkesmannens pålegg om å sende inn dokumentasjon kan påklages, jf. forvaltningsloven 14 annet punktum. Eventuell klage skal fremsettes overfor Fylkesmannen innen tre dager etter at dette brevet er mottatt. Klagen avgjøres av Utdanningsdirektoratet. Dersom Fylkesmannen finner det "påtrengende nødvendig" for å gjennomføre sine oppgaver etter

Side 3 av 3 loven, kan tilsynet gjennomføres før klagen er avgjort, jf. forvaltningsloven 14 tredje punktum. Skolen har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18 flg. Spørsmål angående tilsynet kan rettes til tilsynsleder Gunn Oddny Olsen, tlf 74 16 83 76. ed hilsen -(Pdc."...k (A)CkA" A e-berit Wanderås Assisterende direktør (e.f.) AlLwObL(-\. Gunn Oddny Olseni Seniorrådgiver Oppvekst- og utdanningsavdelingen Vedlegg 1 Gjennomføring av tilsynet ved Lauvsnes skole og Utvorda oppvekstsenter 2 Redegjørelse og dokumentasjon fra skolen Kopi til: Lauvsnes skole Utvorda oppvekstsenter 7770 FLATANGER 7777 NORD-STATLAND

- VEDLEGG 1 - Gjennomføring av tilsynet ved Lauvsnes skole Det felles nasjonale tilsynet i 2010 og 2011 har som mål å komme nærmere inn på selve skolehverdagen. Et utslag av dette er at det skal gjennomføres åpningsmøte, intervjuer og samtaler på de utvalgte skolene, i motsetning til tidligere hvor tilsynet ble gjennomført på rådhuset. Det blir felles sluttmøte for kommunen og begge skolene. Fylkesmannen ber derfor skolen om å ordne med lokaler hvor åpningsmøte, intervjuer og samtaler kan gjennomføres. Kommunen bestemmer sted for felles sluttmøte. Dersom lokalene ikke har utstyr for å vise presentasjoner (prosjektør og lerret) ber vi om tilbakemelding på dette. Vi ber om at det blir lagt til rette for at flest mulig av de involverte i tilsynet kan delta på åpningsmøtet og sluttmøtet. Å nin sm ter Lauvsnes skole Det avholdes åpningsmøte med foreldre den 7. september skole. Vi ber om at rektor sørger for at noen låser opp lokalene. 2011 kl 19 ved Lauvsnes 7. september 2011 kl 14.00 blir det åpningsmøte for ansatte og elever ved skolen. Åpningsmøtene ledes av tilsynsleder hos Fylkesmannen. Møtet varer inntil 60 minutter. Hensikten med åpningsmøtet er å gi de personene fra skolen/kommunen som blir involvert i tilsynet, informasjon om tilsynets formål og omfang, og hvordan det vil bli gjennomført. Det gis anledning også for øvrige aktører fra skolen, som ikke er direkte involvert i tilsynet, til å delta på åpningsmøtet. Dagsorden for åpningsmøtet er: - Presentasjon av deltakerne Rektor gir tilsynsmyndigheten en kort presentasjon av skolen* Fylkesmannen redegjør for tilsynets formål og omfang Fylkesmannen redegjør for tema for tilsyn, beskriver forløpet av tilsynet, redegjør for intervjuteknikk og bruk av resultater * Ettersom Fylkesmannen ikke har arrangert et formøte for den enkelte kommune forut for tilsynet, ber vi om at skolen gir en presentasjon av sin virksomhet på åpningsmøtet (ca 10 min). Interv'uer o samtaler 7. o 8. se tember 2011 Det framgår av intervjuplanen nedenfor hvem Fylkesmannen ønsker å ha intervjuer/samtaler med. Dersom de oppsatte tidspunktene ikke passer, ber vi om tilbakemelding på dette og forslag til nye tidspunkt. Fylkesmannen ber om at skolen gir slik tilbakemelding så snart som mulig! Vi ber spesielt om at skolen velger ut 2-3 representanter fra elevrådet som vi gjerne vil ha en samtale med. Kontaktlærer for elevrådet kan delta i samtalen dersom det er ønskelig.

Videre ber vi skolen om å kontakte/velge ut 2-5 foreldrerepresentanter (FAU/ andre medlemmer i skolemiljøutvalg / samarbeidsutvalg). Disse ønsker vi skal delta i en felles samtale i etterkant av åpningsmøtet tirsdag 7. september. Dersom det er øvrig personale, utover de som er satt opp til intervju, som skolen anser vil kunne ha nyttig informasjon knyttet til arbeidet med skolemiljøet, ber vi om tilbakemelding på dette! "u I 2011 Sluttm te - uke 39 Det vil bli gjennomført et felles sluttmøte med kommunen og begge skolene der vi presenterer de funnene vi har gjort gjennom tilsynet. I forkant av sluttmøtet vil kommunen og skolen ha mottatt Fylkesmannens foreløpige tilsynsrapport. Hensikten med sluttmøtet er å presentere konklusjonene fra tilsynet, uttrykt ved eventuelle pålegg og anbefalinger som er formulert, samt å avklare eventuelle misforståelser eller feil ved de faktiske forhold som er lagt til grunn for pålegg. Kommunen ved ledernivå og rektorene skal være tilstede på sluttmøtet, men sluttmøtet er ellers åpent for alle som har vært involvert i tilsynet samt andre aktuelle personer kommunen og skolen ønsker å ha med. Fylkesmannen tilbyr også en sekvens med veiledning på slutten av møtet dersom kommunen ønsker det.

- VEDLEGG 1 - Gjennomføring av tilsynet ved Utvorda oppvekstsenter Det felles nasjonale tilsynet i 2010 og 2011 har som mål å komme nærmere inn på selve skolehverdagen. Et utslag av dette er at det skal gjennomføres åpningsmøte, intervjuer og samtaler på de utvalgte skolene, i motsetning til tidligere hvor tilsynet ble gjennomført på rådhuset. Det blir felles sluttmøte for kommunen og begge skolene. Fylkesmannen ber derfor skolen om å ordne med lokaler hvor åpningsmøte, intervjuer og samtaler kan gjennomføres. Kommunen bestemmer sted for felles sluttmøte. Dersom lokalene ikke har utstyr for å vise presentasjoner (prosjektør og lerret) ber vi om tilbakemelding på dette. Vi ber om at det blir lagt til rette for at flest mulig av de involverte i tilsynet kan delta på åpningsmøtet og sluttmøtet. Å nin sm ter Utvorda o vekstsenter Det avholdes åpningsmøte med foreldre den 8. september 2011 kl 19.00 ved Utvorda oppvekstsenter. Vi ber om at rektor sørger for at noen låser opp lokalene. 9. september 2011 kl 8.30 blir det åpningsmøte for ansatte og elever ved skolen. Åpningsmøtene ledes av tilsynsleder hos Fylkesmannen. Møtet varer inntil 60 minutter. Hensikten med åpningsmøtet er å gi de personene fra skolen/kommunen som blir involvert i tilsynet, informasjon om tilsynets formål og omfang, og hvordan det vil bli gjennomført. Det gis anledning også for øvrige aktører fra skolen, som ikke er direkte involvert i tilsynet, til å delta på åpningsmøtet. Dagsorden for åpningsmøtet er: - Presentasjon av deltakerne Rektor gir tilsynsmyndigheten en kort presentasjon av skolen * Fylkesmannen redegjør for tilsynets formål og omfang Fylkesmannen redegjør for tema for tilsyn, beskriver forløpet av tilsynet, redegjør for intervjuteknikk og bruk av resultater * Ettersom Fylkesmannen ikke har arrangert et formøte for den enkelte kommune forut for tilsynet, ber vi om at skolen gir en presentasjon av sin virksomhet på åpningsmøtet (ca 10 min). Interv'uer o samtaler 8. o 9. se tember 2011 Det framgår av intervjuplanen nedenfor hvem Fylkesmannen ønsker å ha intervjuer/samtaler med. Dersom de oppsatte tidspunktene ikke passer, ber vi om tilbakemelding på dette og forslag til nye tidspunkt. Fylkesmannen ber om at skolen gir slik tilbakemelding så snart som mulig! Vi ber spesielt om at skolen velger ut 2-3 representanter fra elevrådet som vi gjerne vil ha en samtale med. Kontaktlærer for elevrådet kan delta i samtalen dersom det er ønskelig.

Videre ber vi skolen om å kontakte/velge ut 2-5 foreldrerepresentanter (FAU/ andre medlemmer i skolemiljøutvalg / samarbeidsutvalg). Disse ønsker vi skal delta i en felles samtale i etterkant av åpningsmøtet onsdag 8. september. Dersom det er øvrig personale, utover de som er satt opp til intervju, som skolen anser vil kunne ha nyttig informasjon knyttet til arbeidet med skolemiljøet, ber vi om tilbakemelding på dette! Sluttm te - uke 39 Det vil bli gjennomført et felles sluttmøte med kommunen og begge skolene der vi presenterer de funnene vi har gjort gjennom tilsynet. I forkant av sluttmøtet vil kommunen og skolen ha mottatt Fylkesmannens foreløpige tilsynsrapport. Hensikten med sluttmøtet er å presentere konklusjonene fra tilsynet, uttrykt ved eventuelle pålegg og anbefalinger som er formulert, samt å avklare eventuelle misforståelser eller feil ved de faktiske forhold som er lagt til grunn for pålegg. Kommunen ved ledernivå og rektorene skal være tilstede på sluttmøtet, men sluttmøtet er ellers åpent for alle som har vært involvert i tilsynet samt andre aktuelle personer kommunen og skolen ønsker å ha med. Fylkesmannen tilbyr også en sekvens med veiledning på slutten av møtet dersom kommunen ønsker det.

VEDLEGG 2 - Redegjørelse og dokumentasjon fra skolen A) Rede ' relse Vi ber om at skolen svarer på følgende spørsmål i en egen redegjørelse. I den grad det foreligger dokumentasjon som understøtter redegjørelsen, ber vi om at det henvises til denne underveis i redegjørelsen. Tema: Foreb ende arbeid internkontroll 'f. o lærin sloven 9a-3 f rste ledd o 9a-4 f rste ledd 1. Hvilke mål har skolen satt seg for det psykososiale miljøet på skolen? 2. Hvilke interne rutiner har skolen for arbeidet med det psykososiale skolemiljøet? 3. På hvilken måte skaffer skolen seg kunnskap om miljøet på skolen? For eksempel rutiner for kartlegging, inspeksjonsrutiner, elevsamtaler osv. 4. På hvilken måte brukes resultater fra kartlegginger/undersøkelser? 5. I hvilken grad er skolens ledelse involvert i den daglige gjennomføringen av det systematiske og kontinuerlige arbeidet med det psykososiale miljøet? Tema: Den individrettede handlin s likten f. o lærin sloven 9a-3 andre o tred"e ledd 6. På hvilken måte er alle de ansatte på skolen gjort kjent med sin plikt til å undersøke, varsle og gripe inne dersom de har mistanke eller kjennskap til krenkende atferd? 7. Hvilke rutiner har skolen når det gjelder varsling til skolens ledelse dersom de ansatte oppdager krenkende atferd? 8. Er det på skolen diskutert/fastsatt hva dere anser som uønsket atferd? 9. Er det fattet enkeltvedtak om det psykososiale miljøet på skolen på bakgrunn av forhold som dere selv har oppdaget? (ikke kommet henstilling fra foreldre) 10. Er det fattet enkeltvedtak på skolen etter henstillinger fra foreldre om deres barns psykososiale miljø? 11. Er foreldrene påskolen informert om deres rett til å få enkeltvedtak? Hvis ja, hvordan er dette gjort? Tema: Brukermedvirknin o lærin sloven 9a-5 o 9a-6 samt ka ittel 11. 12. Er det opprettet elevråd, FAU, samarbeidsutvalg og skolemiljøutvalg ved skolen? 13. På hvilken måte er skolemiljøutvalget sammensatt? 14. Hvilke rutiner foreligger for informering av de ulike råd/utvalg om forhold som vesentlig betydning for skolemiljøet? 15. Hvor ofte har det vært gjennomført møter i skolemiljøutvalget og samarbeidsutvalget siste skoleår? 16. På hvilken måte er elevene involvert i det systematiske arbeidet med det psykososiale miljøet?

B) Dokumentas'on I den grad det foreligger, ber vi om at følgende dokumentasjon oversendes. Dersom skolen har dokumentasjon utover den som følger nedenfor - og dere anser denne som relevant for tilsynet - ber vi om at dette legges ved. - Planer/rutiner for arbeidet med psykososiale miljøet - Rutiner for kartlegging/undersøkelser - Rutiner for inspeksjon/inspeksjonsplaner - Resultatet fra øvrige lokale kartlegginger/undersøkelser - Rutiner for varsling av skolens ledelse - Ordensreglement, og ev. andre regelverk for oppførsel på skolen - Referat fra de tre siste møtene i skolemiljøutvalget, elevrådet og foreldrerådet. - Maler for elevsamtaler/foreldresamtaler (dersom trivsel er tema) - Eksempler på enkeltvedtak (anonymisert) - Eksempler på klager/henstilling fra elever eller foreldre (anonymisert)