LOV OG ARBEIDSORDNING FOR DISTRIKT 104 J AV MULTIPPELDISTRIKT 104 LIONS CLUBS INTERNATIONAL Vedtatt av Distriktsmøtet 2003 i Spydeberg med senere endringer, sist vedtatt av Distriktsmøtet 2016 i Fredrikstad Side 1 av 13
LOV FOR DISTRIKT MD 104J Kapittel I Navn 1. Denne organisasjonsenhet skal betegnes som Distrikt 104 J, Lions Clubs International, heretter referert til som Distriktet. 2. Denne lov er gitt i samsvar med Constitution and By-Laws for Lions Clubs International, og Lov for Lions Multippeldistrikt 104 (MD104). Dersom det er punkter i denne lov som er i strid med ovennevnte lover, gjelder de ovennevnte lover. Kapittel II Formål 3. Å gi Distriktet en administrativ oppbygging som fremmer hensikten med og målet for Lions Clubs International i Distriktet. Medlemskap grenser: 4. Distriktets medlemmer er lionsklubbene i dette Distriktet som er charteret av Lions Clubs International. 5. Distriktet omfatter kommunene Aurskog-Høland, Enebakk, Fet, Frogn, Lørenskog, Nesodden, Nittedal, Oppegård, Rælingen, Skedsmo, Ski, Sørum, Vestby og Ås kommuner i Akershus fylke, samt samtlige kommuner i Østfold fylke. Distriktsorganisasjonen: 6. Styre, råd og tillitsvalgte. Distriktet skal ha et Distriktsstyre og Distriktsråd som utgjør Distriktets ledere. Distriktsstyret består av Distriktguvernøren (DG), forrige års Distriktguvernør (IPDG), første og andre Visedistriktguvernør (VDG 1 og VDG 2), Distriktssekretær (DS) og kasserer (DK). Distriktsrådet består av Distriktsstyret samt Soneledere (SL). 7. Valg av distriktguvernør, første og andre visedistriktguvernør. Distriktguvernøren, første og andre visedistriktguvernør velges på det årlige Distriktsmøtet i Distriktet. Visedistriktguvernør 1 er eneste kandidat til neste års Distriktguvernør. Visedistriktguvernør 2 er eneste kandidat til neste års Visedistriktguvernør 1. Distriktsmøtet velger også soneledere og de fagsjefer Distriktet finner det formålstjenlig å ha. Distriktguvernøren utpeker sin distriktssekretær og distriktkasserer. Kapittel III Distriktsmøtet 8. Tid og sted. Et årlig Distriktsmøte skal avholdes ved slutten av Distriktguvernørens arbeidsår, dog senest 3 uker før Riksmøtet. Sted for Distriktsmøtet velges året før, og distriktguvernøren bestemmer tidspunktet for møtet. Side 2 av 13
9. Delegater. Alle klubber som har betalt sin kontingent til Distriktet, MD104 og Lions Clubs International pr. 01. mars, har rett til å sende delegater til Distriktsmøtet på basis av de medlemmer som har tilhørt klubben i minst ett år og én dag i hht. Det internasjonale kontors register pr. ovennevnte dato, etter følgende formel: - klubber som har til og med 14 medlemmer: 1 delegat - klubber som har 15 til 24 medlemmer: 2 delegater - klubber som har 25 til 34 medlemmer: 3 delegater. osv. Tidligere distriktguvernører har full delegatstatus på Distriktsmøtet utenom sin klubbs kvote. Hver delegat har én stemme ved valg og ved fremlagte saker det stemmes over. Avstemmingen avgjøres ved alminnelig flertall, dersom ikke annet er bestemt i disse lover. Ved stemmelikhet anses forslaget som falt. 10. Stemmetall. Stemmetallet fastsettes på grunnlag av fremmøtte delegater. Det er ikke anledning til å stemme med fullmakt. 11. Distriktsmøtets funksjon. Distriktsmøtet skal fatte vedtak om budsjett, kontingent og innkomne forslag, samt velge Distriktets tillitsmenn i henhold til Distriktets Arbeidsordning. Kapittel IV Endringer ikrafttreden 12. Endringer. Endringer i denne lov kan bare vedtas av Distriktsmøtet med minst 2/3 flertall av avgitte stemmer. Blanke stemmer regnes ikke med i avgitte stemmer. 13. Endringsforslag. Endringsforslag til loven skal være behandlet av Distriktets lovkomité, og være utsendt til klubbene sammen med innkalling og øvrige sakspapirer til Distriktsmøtet. 14. Ikrafttreden. Alle endringer til denne lov trer i kraft ved avslutning av det Distriktsmøtet hvor endringen er behandlet, dersom intet annet er bestemt i endringsforslaget. 15. Automatisk oppdatering. Alle endringer i den internasjonale lov og arbeidsordning som berører denne lov, trer automatisk i kraft ved avslutning av den internasjonale Convention hvor endringen er behandlet. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Sist endret april 2016 Side 3 av 13
ARBEIDSORDNING FOR DISTRIKT 104J Kapittel I Distriktsmøtet 1. Stedsvalg. Alle klubber kan søke om neste års arrangement av Distriktsmøtet. Det er likevel vanlig at viseguvernørens egen klubb har fortrinnsrett. Alle søknader må være kommet til distriktguvernøren innen 1. februar det året valget foretas, og inneholde informasjon om møteromkapasitet, overnattingsmuligheter, rom for sosiale arrangementer og foreslåtte ledsagerarrangementer, samt et foreløpig budsjett. 2. Endring av møtested. Distriktguvernøren skal, dersom det finnes gode grunner for det, kunne endre møtested for Distriktsmøtet uten at dette fører til ansvar for ham/henne eller andre medlemmer av Distriktsrådet. 3. Innsending av forslag. Distriktguvernøren skal sende melding til klubbene om tid og sted for kommende Distriktsmøte senest 15. desember. Det skal der også minnes om fristen for innsending av forslag til saker som ønskes behandlet, og forslag til kandidater til tillitsverv i Distriktet. Forslag som ønskes behandlet på Distriktsmøtet, kan sendes inn av en klubb, av Distriktsstyret eller av en komité nedsatt av Distriktsstyret eller rådet. Forslagene sendes Distriktguvernøren, og må være sendt innen 1. februar. Distriktsstyret skal behandle alle innkomne forslag, og gi sin innstilling til Distriktsmøtet. 4. Forslag til kandidater. Forslag til kandidater til tillitsverv i Distriktet kan fremmes av en klubb eller av Distriktsstyret. Forslag sendes leder av valgkomiteen, og må være sendt innen 1. februar. 5. Innkalling. Innkalling til Distriktsmøtet vedlagt dagsorden, beretninger, regnskapsstatus for inneværende år, fjorårets endelige regnskap med revisjonsberetning, samt innkomne forslag med Distriktsstyrets innstillinger, sendes klubbene, Distriktsrådet, fagsjefene og Hedersrådets medlemmer senest 30 dager før Distriktsmøtet avholdes. 6. Gjennomføring. Distriktguvernøren er ansvarlig for gjennomføring av Distriktsmøtet, men kan overlate ansvaret for den praktiske del av distriktsmøtearrangementet til én eller flere av Distriktets klubber. 7. Distriktsmøte-oppnevnelser. Distriktguvernøren skal oppnevne et tellekorps for Distriktsmøtet. Distriktsmøtet velger, etter forslag fra Distriktsstyret, to møteledere og to møtereferenter. Distriktsmøtet velger, etter forslag fra møteleder, to delegater til å underskrive møteprotokollen. Møteleder oppnevner redaksjonskomité bestående av forslagstillere og ett medlem av Lovkomitéen i de tilfelle slikt behov oppstår. 8. Distriktsmøtets funksjon. Distriktsmøtet skal behandle og fatte endelig vedtak i alle saker som gjelder eget distrikt, herunder - sluttrapport fra forrige års Distriktguvernør - foreløpig rapport fra årets Distriktguvernør - rapporter fra Distriktets øvrige tillitsvalgte - rapporter fra distriktaktiviteter - rapporter fra komiteer oppnevnt av Distriktsstyre/-råd - endelig regnskap fra foregående år - foreløpig regnskapsrapport for inneværende år - budsjett (rammebudsjett), kontingent og distriktsmøteavgift for kommende Lionsår Side 4 av 13
- Innkomne forslag Videre skal Distriktsmøtet velge - Distriktguvernør for kommende Lionsår - Visedistriktguvernør 1 og 2 samt øvrige medlemmer av Distriktsrådet som er på valg - Distriktets fagsjefer som er på valg - Medlemmer i Distriktets faste komiteer - Distriktets revisorer Distriktsmøtet skal foreta en grundig og rådgivende behandling av saker som er fremmet for årets Riksmøte. Distriktsmøtet bør sluttbehandle saker som har særlig betydning for Distriktet. 9. Skriftlig valg. Valg av DG, VDG 1 og VDG 2 og der det er flere enn én kandidat, skal skje skriftlig. Andre avstemninger kan skje ved stemmetegn hvis det er bare én kandidat, og ingen forlanger skriftlig valg. Ved valg mellom flere kandidater anses den valgt som får mer enn halvparten av de avgitte stemmer. For øvrig nyttes samme fremgangsmåte som ved valg på Riksmøter. 10. Presentasjon av kandidater. Der hvor det er flere enn én kandidat til et verv skal kandidatene gis anledning til å presentere seg for Distriktsmøtet. Presentasjonen skal ikke kunne gis av stedfortreder. Kandidater til vervene som Distriktguvernør og Visedistriktguvernører skal alltid gi en personlig presentasjon (maks. 5 min.), selv om det bare er én kandidat. 11. Møteprotokoll. Møteprotokoll skal innen 30 dager gjøres tilgjengelig på Distriktets web-sider, med kopi til MD104 og Lions Clubs International. 12. Gjennomføring av beslutninger. Det påligger den til enhver tid sittende Distriktguvernør å gjennomføre beslutninger som er fattet av Distriktsmøtet. 13. Finansiering Sammen med distriktkontingenten oppkreves en distriktsmøteavgift pr. Lionsmedlem i stedet for registreringsavgift. Denne skal dekke de administrative kostnadene til å arrangere selve Distriktsmøtet, og fastsettes av Distriktsmøtet for det kommende år, basert på arrangørens foreløpige budsjett. Arrangørklubben(e) er ansvarlige for eventuelle underskudd ved arrangementet. Arrangørklubben(e) kan i en ekstraordinær situasjon søke Distriktet om bistand til å dekke et eventuelt underskudd. Dersom arrangementet går med overskudd, tilfaller 50% av overskuddet over kr. 10.000 Distriktet. Disse midlene øremerkes dekning av eventuelle fremtidige underskudd ved Distriktsmøtearrangementet. Kapittel II Møtevirksomhet 14. Distriktsrådsmøte. Det skal avholdes ordinære distriktsrådsmøter hvert kvartal i arbeidsåret, fortrinnsvis i august, november, februar og april. Første møte skal være avholdt før 15. august. Distriktguvernøren kan innkalle til ekstraordinært distriktsrådsmøte på kort varsel, dersom dette synes påkrevet. Distriktguvernøren innkaller til, og leder distriktsrådsmøtene. Distriktsrådet er beslutningsdyktig dersom minst halvparten av medlemmene er til stede. Side 5 av 13
Fagsjefene har møteplikt, men ikke stemmerett på Distriktsrådsmøtet. Tidligere distriktguvernører (PDG) har møte- og talerett, men ikke stemmerett. Distriktguvernøren kan innkalle komitémedlemmer til Distriktsrådsmøtet i forbindelse med behandling av bestemte saker. 15. Distriktsstyremøte. Det skal holdes minst 2 ordinære styremøter i året. Distriktguvernøren eller et flertall av styremedlemmene kan forlange at det innkalles til ekstraordinært styremøte på kort varsel. Distriktguvernøren innkaller til, og leder distriktsstyremøtene. Distriktsstyret er beslutningsdyktig dersom minst halvparten av medlemmene er til stede. 16. Sonemøte. Det skal avholdes minst 4 møter i Distriktguvernørens rådgivende komité (sonemøter) i løpet av arbeidsåret, i tillegg til et presidenttreff som arrangeres før fiskalåret begynner. Ett sonemøte avholdes i september og ett i januar. På januarmøtet foreslår sonen kandidat til vervet som soneleder og ass. soneleder for neste arbeidsår. På sonemøtene møter alle sonens presidenter og sekretærer, samt andre medlemmer som Sonelederen finner det ønskelig å innkalle relatert til aktuelle tema for møtet. Soneleder fastsetter tid og sted for Sonemøtene, og innkaller til og leder møtene. 17. Fellesmøter. Det kan etter behov arrangeres ulike fellesmøter/temamøter i henhold til langtidsplaner og etter initiativ fra andre Lions, for eksempel Høst-kickoff og Dette er Lions. Kostnadene ved slike møter fordeles på deltagerne. Kapittel III Organisasjonsmodell 18. Distriktsinndeling. Distriktet deles inn i soner, for tiden 7 soner, som fastsettes av Distriktsmøtet. Regioninndelingen er utelatt. Ved inndelingen skal det tas tilbørlig hensyn til praktiske og geografiske forhold, samt klubbenes egne ønsker. Endring av sonetilhørighet for enkeltklubber avgjøres av Distriktguvernøren. 19. Distriktsstyre og råd. Distriktsstyret sammen med Sonelederne utgjør Distriktsrådet. I tillegg har Distriktet et antall fagsjefer så tett som mulig opp til fagsjefene i multippeldistriktet. Distriktguvernøren kan ikke samtidig ha andre verv i Distriktet. For de øvrige verv ønsker man i størst mulig grad unngå at samme person har flere verv samtidig. Side 6 av 13
De enkelte verv og funksjonsperiode er: Distriktsrådet Distriktsstyret DG Distriktguvernør velges for 1 år IPDG Forrige års Distriktguvernør velges for 1 år VDG1 Visedistriktguvernør 1 velges for 1 år VDG2 Visedistriktguvernør 2 velges for 1 år DS Distriktssekretær utpekes av DG DK Distriktkasserer utpekes av DG Soneledere SL1 Soneleder sone 1 velges for 1 år SL2 Soneleder sone 2 velges for 1 år SL3 Soneleder sone 3 velges for 1 år SL4 Soneleder sone 4 velges for 1 år SL5 Soneleder sone 5 velges for 1 år SL6 Soneleder sone 6 velges for 1 år SL7 Soneleder sone 7 velges for 1 år 20. Fagsjefer. Distriktets organisasjonsmodell legges så nært opp til multippeldistriktets modell for fagsjefene som mulig i den grad disse er relevante for Distriktet. Følgende fagsjefer er faste. Distriktguvernøren kan ved behov utnevne andre fagsjefer for sitt år. IRC Fagsjef for hjelpearbeid velges for 2 + 2 år ITC Fagsjef for informasjonsteknologi velges for 2 + 2 år PRC Fagsjef for PR og informasjon velges for 2 + 2 år GLT Fagsjef for lederutvikling og opplæring velges for 3 år GMT Fagsjef for klubb og medlemsutvikling velges for 3 år NAC Fagsjef for rusforebyggende og holdningsskapende tiltak velges for 2 + 2år YCE Fagsjef for ungdomsarbeid og ungdomsutveksling velges for 2 + 2 år 21. Assisterende soneledere. Disse velges av eget Sonemøte og er automatisk kandidat til Soneleder påfølgende år. Ass. Soneleder har møte- og talerett, men ikke stemmerett, på Distriktsrådsmøtet. ASL1 Ass. Soneleder sone 1 ASL2 Ass. Soneleder sone 2 ASL3 Ass. Soneleder sone 3 ASL4 Ass. Soneleder sone 4 ASL5 Ass. Soneleder sone 5 ASL6 Ass. Soneleder sone 6 ASL7 Ass. Soneleder sone 7 22. Revisorer. Distriktet har 2 revisorer som velges på Distriktsmøtet for ett år om gangen. Gjenvalg er tillatt. 23. Faste komitéer. Distriktet har følgende faste komitéer som velges av Distriktsmøtet og/eller utpekes i kraft av sin funksjon. For å sikre best mulig kontinuitet skiftes de valgte komitémedlemmene ut i tur og orden. De valgte komitémedlemmene skal ikke samtidig ha andre tillitsverv i Distriktet. Med unntak av de faste medlemmene, skal komitémedlemmene komme fra forskjellige soner. De valgte medlemmene kan gjenvelges for én periode. Side 7 av 13
Valgkomité. Distriktets valgkomité og funksjonstid: IPDG fast medlem, komiteens leder VDG 1 fast medlem Komitémedlem velges for 2 år Komitémedlem velges for 2 år Valgkomitéens mandat er å aktivt jobbe for å identifisere aktuelle kandidater til Distriktets forskjellige verv, behandle alle rettidig innkomne forslag på kandidater, og fremlegge en prioritert kandidatliste til Distriktsmøtet. Prioriteringen skal ikke begrunnes. Distriktsstyret innstiller medlemmer til valgkomitéen. Budsjettkomité. Distriktets budsjettkomité og funksjonstid: VDG 1 fast medlem, komiteens leder DK fast medlem Komitémedlem velges for 2 år Komitémedlem velges for 2 år Budsjettkomitéens mandat er å utarbeide kommende års driftsbudsjett for Distriktet, basert på planlagte og vedtatte aktiviteter. Lovkomité. Distriktets lovkomité og funksjonstid: Komitémedlem velges for 2 år, komitéens leder Komitémedlem velges for 2 år IPDG fast medlem Lovkomitéen skal være rådgiver for distriktets organer i lovsaker. Den skal også ha ansvar for at Distriktets lover og arbeidsordninger blir ajourført og revidert i samsvar med endringer i nasjonale og internasjonale lover og arbeidsordninger. Rådgivende komité. I hver sone opprettes en rådgivende komité bestående av Soneleder og president og sekretær fra alle klubbene i sonen. Komitéene skal ha 4 møter i året. Oppgavene til komitéen er bl.a. å gi råd og innspill til sonelederen i spørsmål rundt Lionismen og klubbene, samt å gi informasjon fra Distriktet til klubbene. Medlemskomité. Distriktets komité for medlems- og klubbutvikling og funksjonstid. Komitéen ledes av GMT som velges for 3 år og utpeker egne komitémedlemmer Medlemskomiteen skal aktivt involveres i etablering av nye klubber, medlemsrekruttering og pleie, og ellers bistå klubbene i spørsmål om klubbmiljø. Hedersråd. Distriktets Hedersråd består av alle tidligere distriktguvernører (PDG) i distriktet. IPDG er rådets leder. Hedersrådets oppgave er å ivareta kontinuitet og tradisjoner i Distriktets handlinger, og være et rådgivende organ for Distriktguvernøren. Hedersrådet skal ha minst ett møte i året, hvor bl.a. VDG 1 s planer for sitt DG-år drøftes. 24. Andre komitéer og funksjoner. Distriktsstyret kan også oppnevne komitéer for spesielle saksområder når det er behov for det. Funksjonstiden for slike komitéer utløper ved utløp av funksjonstiden for det Distriktsstyre som har oppnevnt komitéene. Gjenoppnevning kan skje av nytt Distriktsstyre. Side 8 av 13
Kapittel IV Krav til Distriktets tillitsvalgte 25. Felles krav til kandidatene. I tillegg til de eksplisitte kravene for de nedennevnte tillitsvalgte, stilles det følgende krav til Distriktets tillitsvalgte: - være aktivt medlem av klubb i eget distrikt, og være a jour med sine økonomiske forpliktelser - ha sin klubbs godkjenning på å stille som kandidat 26. Distriktguvernør. Valgbar som Distriktguvernør er Lionsmedlem som dessuten tilfredsstiller følgende krav: - tjenestegjør som Visedistriktguvernør 1 i sitt Distrikt på valgtidspunktet 27. Visedistriktguvernør 1. Valgbar som Visedistriktguvernør 1 er Lionsmedlem som dessuten tilfredsstiller følgende krav: - tjenestegjør som Visedistriktguvernør 2 i sitt distrikt på valgtidspunktet. Visedistriktguvernør 2. Valgbar som Visedistriktguvernør 2 er Lionsmedlem som dessuten tilfredsstiller følgende krav: - har innehatt følgende tillitsverv: - medlem av styret i en Lionsklubb i minst 3 år, hvorav 1 år som president - soneleder eller regionleder eller distriktssekretær eller distriktkasserer i 1 år. - kun ett av de nevnte verv godskrives det enkelte år, dersom flere av vervene innehas samtidig. 28. Soneleder. Valgbar som Soneleder er Lionsmedlem som dessuten tilfredsstiller følgende krav: - har vært medlem av styret i en Lionsklubb i minst 3 år, hvorav 1 år som president 29. Øvrige tillitsvalgte. Øvrige tillitsvalgte; fagsjefer, distriktssekretær og kasserer og komitémedlemmer, er valgbare dersom de har sittet i sin klubbs styre i minst 2 år. Kapittel V Ledighet 30. Ledighet i vervet som Distriktguvernør/Visedistriktguvernør. I tilfelle funksjonen som Distriktguvernør/Visedistriktguvernør 1/Visedistriktguvernør 2 skulle bli stående ubesatt, skal nærmeste underordnet fungere i vervet inntil ny Distriktguvernør/Visedistriktguvernør 1/Visedistriktguvernør 2 er utpekt i henhold til prosedyren beskrevet i de internasjonale lover og arbeidsordninger. 31. Ledighet i andre verv. Ved ledighet i øvrige verv i løpet av arbeidsåret, skal Distriktguvernøren utpeke et Lionsmedlem til dette vervet for gjenværende del av arbeidsåret. For flerårige verv, skal det foretas suppleringsvalg for gjenværende del av funksjonstiden ved første ordinære Distriktsmøte. Kapittel VI Tillitsvalgtes rettigheter og plikter 32. Generelt. De tillitsvalgtes rettigheter og plikter følger de tilsvarende angitt i Lov og Arbeidsordning for MD 104 og Constitution and By-Laws for Lions Clubs International. Distriktet presiserer nedennevnte punkter. Side 9 av 13
33. DG-elect. I perioden fra Distriktsmøtet til den valgte Distriktguvernøren innsettes i sin funksjon på den internasjonale kongressen bærer denne tittelen "DG-elect". DG-elect har rett og plikt til å delta i den internasjonale kongressen og i "DG-elect skolen" som arrangeres i forbindelse med den internasjonale kongressen. Før DG-elect reiser til den internasjonale kongressen skal distriktssekretær og kasserer være utpekt. Før avreise til den internasjonale kongressen skal DG-elect gi rapport til MD 104's sekretariat om soneinndelingen og om hvilke Lions som er valgt til de forskjellige tillitsverv i Distriktet. Rapporten gis på spesielt skjema utarbeidet av Lions Clubs International. 34. Distriktguvernøren. Distriktguvernørens funksjonstid er ett år, som regnes fra innsettelsen på den internasjonale kongressen til etterfølgeren på samme måte innsettes i funksjonen det påfølgende år. Distriktguvernøren representerer klubbene i Distriktet overfor multippeldistriktet, i det nordiske og europeiske samarbeid og overfor Lions Clubs International. Distriktguvernøren representerer på den annen side også den internasjonale president og Lions Clubs International overfor distriktets klubber. Distriktguvernøren er medlem av Guvernørrådet og eventuelle andre komiteer og utvalg Guvernørrådet velger ham/henne inn i. 35. Visedistriktguvernørene. Visedistriktguvernørene (VDG 1 og 2) velges av Distriktsmøtet. Funksjonstiden er den samme som bestemt for Distriktguvernøren. VDG 1plikter å stille som kandidat til vervet som neste års Distriktguvernør. VDG 2 plikter å stille som neste års VDG 1. Begge skal derfor bruke året som VDG til å sette seg godt inn i Distriktets organisasjon samt Distriktguvernørens funksjoner og gjøremål. VDG 1 plikter videre å delta i MD 104's opplæringsprogram for VDG er. 36. Sonelederen. Sonelederen er medlem av Distriktsrådet og har møteplikt her. Etter avtale med Distriktguvernøren fastsetter Soneleder tid og sted for Sonemøtene. Sammen med Distriktguvernøren fastsettes også hovedtema for sonemøtene. Sonelederen er ansvarlig for innkalling, gjennomføring og ledelse av sonemøtene. I løpet av Lionsåret skal Sonelederen ha foretatt minst ett klubb-besøk i samtlige klubber i sonen. Rapport fra klubb-besøkene sendes Distriktguvernøren. Sonelederen skal avholde Presidenttreff før Lionsårets begynnelse for å planlegge felles oppgaver og aktiviteter i det kommende år. Kapittel VII Økonomiforvaltning 37. Kontingent. Det skal innkreves en årlig kontingent av hvert lionsmedlem i Distriktet i henhold til Distriktets lover Kap.V, 11. Kontingenten fastsettes av Distriktsmøtet på grunnlag av budsjettforslag for kommende Lionsår. I tillegg til kontingenten innkreves en distriktsmøteavgift for hvert lionsmedlem, til dekning av de administrative kostnadene til å arrangere selve Distriktsmøtet. Side 10 av 13
Distriktkassereren er ansvarlig for innkreving av kontingenten fra Distriktets klubber. Dersom dette er hensiktsmessig, kan Multippeldistriktet foreta selve innkrevingen og overføre midlene til Distriktet. 38. Budsjett. Budsjettforslaget utarbeides av Distriktets Budsjettkomité. Budsjettforslaget skal foreligge før 1. februar, og skal som andre saker som legges frem for Distriktsmøtet, behandles av Distriktsstyret, som avgir sin innstilling til Distriktsmøtet. Disponeringen av budsjettet er Distriktsstyrets ansvar. Budsjettet er et rammebudsjett og Distriktguvernøren kan med Distriktsstyrets godkjenning foreta omdisponeringer mellom budsjettpostene innenfor den totale rammen for budsjettet. Hverken Distriktguvernør, Distriktsråd eller styre kan fatte vedtak om økonomiske forpliktelser som ikke er hjemlet i vedtatte budsjett. Overskridelser av budsjettets totalramme bør ikke forekomme. Mulig overskridelse skal meldes til Distriktsrådet tidligst mulig. I budsjettet skal det innarbeides de nødvendige midler til driftsutgifter for de forskjellige fagsjefer, herunder utgifter til lederopplæring, seminarer for nye medlemmer og trykking av nødvendig informasjonsmateriell. I budsjettet skal det, så langt det er mulig, søkes avsatt et beløp til Distriktguvernørens rådighet, til dekning av for eksempel jubileumsgaver og andre uforutsette utgifter. Budsjettering og regnskapsførsel skal for øvrig skje i henhold til Distriktets økonomireglement. 39. Regnskap. Distriktets budsjett- og regnskapsår er sammenfallende med Lionsåret, 01.07. til 30.06. påfølgende år. Distriktguvernøren skal fremlegge regnskapsrapport (status) for inneværende år på Distriktsmøtet. Endelig, revidert regnskap fremlegges for godkjenning på neste års Distriktsmøte. Distriktkassereren fører Distriktets regnskap i henhold til Distriktets regnskapsbestemmelser, og står ansvarlig overfor Distriktsstyret. Det kreves ordentlige regnskaper med bilag for alle aktiviteter og prosjekter som omfattes av disse bestemmelser. Regnskapene føres i henhold til norsk regnskapsstandard. Alle prosjekter og aktiviteter over klubbnivå, med unntak av enkeltstående soneaktiviteter hvor klubbene fordeler alle inntekter og utgifter, skal inkluderes i Distriktets regnskaper. Regnskapsbøker og bilag skal oppbevares på en betryggende måte i 5 år. Alle bilag skal være attestert av Distriktguvernør, henholdsvis aktivitets-/prosjektleder. Distriktets midler skal plasseres i bank på den for Distriktet mest lønnsomme måte. Regninger fra Distriktets tillitsvalgte må være innsendt før avslutning av regnskapsåret for å bli honorert. Etter anmodning fra Distriktguvernøren foretar Distriktkassereren nødvendige utbetalinger, dokumentert med regnskapsbilag. Distriktkassererens disposisjonsrett og garantiordning (forsikring) skal være begrenset oppad til det beløp Distriktsstyret fastsetter. Omkostninger ved garantiordninger skal betraktes som en administrativ utgift og belastes Distriktets regnskap. 40. Årsoppgjørsdisposisjoner. Årsregnskapet skal vise Resultat- og Balansekonto, samt Distriktguvernørens beretning. Distriktets overskudd skal tillegges Distriktets egenkapital. Side 11 av 13
Distriktets underskudd skal gå til reduksjon av egenkapitalen. Dersom Distriktet kommer ut med negativ egenkapital, plikter Distriktsstyret på første møte å komme med forslag til hvorledes egenkapitalen igjen skal bli positiv (ut fra fortsatt drift prinsippet). Distriktsmøtet kan, etter forslag fra Distriktsstyre eller klubb, vedta å disponere deler av et overskudd i året til bestemte (distrikts)aktiviteter. 41. Revisjon. Alle Distriktets regnskaper skal være levert Distriktets valgte revisorer senest 31.08 i året etter regnskapsåret. Merknader eller forespørsler fra revisor skal besvares snarest. Revidert regnskap, med revisors beretning, skal legges frem på nærmeste Distriktsmøte etter regnskapsavslutningen. 42. Refusjon av utgifter for tillitsvalgte. I forbindelse med budsjettvedtak fastsetter Distriktsmøtet rammer for refusjon av utgifter som Distriktets tillitsvalgte har i forbindelse med utøvelse av sine verv. Denne refusjon skal delvis dekke de utgifter til reiser, representasjon, kontorutgifter o.l. som ikke dekkes av Lions Clubs International eller av MD104. Refusjonen gjøres i henhold til de satser som for enhver tid gjelder for MD104. I de tilfelle overnatting er nødvendig, dekkes likevel værelsesprisen fullt ut. Utgifter for den tillitsvalgtes ledsager i forbindelse med deltagelse på Distriktets arrangementer, kan dekkes innenfor budsjettrammene. Utgifter til DG-elect s deltagelse på den årlige internasjonale verdenskongress (Convention) som ikke dekkes av Lions Clubs International eller MD104, kan helt eller delvis dekkes over Distriktets budsjett. Lions Clubs International dekker DG-elect s utgifter i forbindelse med DGelectskolen. Utgifter til reise og opphold for DG-elect s ledsager i forbindelse med deltagelse i verdenskongressen ut over det beløp som dekkes av Lions Clubs International og MD104, kan dekkes av Distriktet etter de samme regler. Dokumenterbare utgifter som Distriktguvernørens ledsager har når han/hun har representasjonsoppgaver ved Distriktguvernørens deltagelse på Guvernørrådsmøter, Riksmøter, nordiske og europeiske møter, dekkes også av Distriktet etter de samme regler. Kapittel VIII Opplæring av ledere og tillitsvalgte 43. Opplæring av ledere og tillitsvalgte i Distrikt og klubber skal tilpasses Multippel-distriktets opplæringsstrategi. Det forventes at de tillitsvalgte på alle nivåer i Distriktet benytter seg av de opplæringstilbud som gis. Klubbene pålegger seg selv møteplikt til Distriktets kurser for påtroppende presidenter, sekretærer og kasserere. Distriktets opplæring av påtroppende tillitsvalgt skal normalt være gjennomført innen utgangen av mai måned. Distriktets GLT sammen med DG-elect, har ansvaret for gjennomføring av opplæringen. Side 12 av 13
Kapittel IX Stifting av nye klubber 44. Distriktguvernøren er ansvarlig for stifting av nye klubber i Distriktet. Dette skal skje i samarbeid med Multippeldistriktets og Distriktets GMT. Stifting av nye klubber skal skje i samsvar med direktiver og retningslinjer utarbeidet av Lions Clubs International. Kapittel X Overlevering 45. Alle tillitsvalgte i Distriktet har ansvar for en forsvarlig overlevering til etterfølger ved skifte av person i vervet. Overleveringen skal omfatte overføring av arkiver og skriftlig materiell, samt muntlige orienteringer. Overlevering skal finne sted før Lionsårets begynnelse, 1. juli. Kapittel XI Bruk og disponering av Distriktsbanneret. 46. Distriktbanneret disponeres av Distriktguvernøren. Distriktbanneret skal deles ut til: - Medlemmer av Distriktsrådet første året de sitter i rådet. - Jubilerende klubber - Arrangørklubb for Distriktsmøtet - Arrangørklubb for Distriktaktiviteter. Distriktguvernøren kan for øvrig dele ut banneret til klubber og personer (også ikke-lions) som han/hun ønsker å gi en oppmerksomhet. DG-Elect kan disponere et begrenset antall til bruk under Convention. Kapittel XII Endringer av Arbeidsordningen. 47. Endringer i Distriktets arbeidsordning kan vedtas av Distriktsmøtet med alminnelig flertall. Eventuelle blanke stemmer regnes ikke med i antall avgitte stemmer. Forslag til endringer må være sendt Distriktguvernøren innen 1. februar, og utsendt til klubbene sammen med innkalling og øvrige sakspapirer til Distriktsmøtet. Endringer trer i kraft fra avslutningen av det Distriktsmøte endringen er vedtatt, dersom annet ikke er sagt i vedtaket. -------------------------------------- SLUTT ----------------------------------------------------- Sist endret april 2016 Side 13 av 13