Brukarmanual for RefLex Eit oppslagsverk for skoleeigarar (kommunar og fylkeskommunar) Fotograf Jannecke Sanne Normann
Brukermanual for RefLex 1. KVA ER REFLEX?... 3 1.1 Tilgang og roller i RefLex... 3 1.2 Krav til nettlesar... 3 1.3 Brukarmanual, brukarstøtte og rettleiingsmateriell... 4 1.3.1 Vegvisar... 4 2. VAL OG INFORMASJON PÅ FØRSTESIDA I REFLEX... 5 3. SJÅ PÅ TEMA OG SPØRSMÅL... 6 3.1 Velje tema... 6 3.2 Informasjon om tema og undertema... 7 3.3 Sjå på spørsmål og rettleiing... 8 4. SJÅ RESULTATA / SAMANLIKNE EIGENVURDERINGAR... 9 4.1 Velje tema og sjå hovudoversikt... 9 4.2 Gjennomførte eigenvurderingar i temaet... 10 4.2.1 Korleis få oversikt over eigenvurderingane... 10 4.2.2 Kva du kan gjere med eigenvurderingane... 11 4.2.3 Returnere og gi tilgang til eigenvurderingar og automatiske e postmeldingar... 12 4.2.4 Eksportere (laste ned) vedlegg og eigenvurderingar til Excel og Word filer... 13 4.2.5 Utsjånaden på Excel og Word filer... 14 4.4 Samanlikne eigenvurderingar... 15 4.4.1 Samanlikning spørsmål for spørsmål... 15 4.4.2 Oppsummering av samanlikningane... 16
1. KVA ER REFLEX? RefLex er eit nettbasert dataverktøy der skolane (gruppe av lærarar og leiinga) kan vurdere om eigen praksis er i samsvar med krava i lover og forskrifter som gjeld for skolen. Dette kallar vi å gjennomføre ei eigenvurdering for å vurdere etterleving av regelverket. Skolane og skoleeigar (kommune eller fylkeskommune) får i RefLex oversikt over og kan samanlikne eigenvurderingar frå ulike grupper på skolen. Skoleeigaren kan også samanlikne vurderingar frå fleire skolar. RefLex er utvikla av Utdanningsdirektoratet. Ved spørsmål om bruk, kontakt Fylkesmannen. 1.1 Tilgang og roller i RefLex Du får tilgang til RefLex gjennom pålogging via UBAS (Utdanningsetatens system for brukaradministrasjon) på lik linje med fleire andre verktøy frå Utdanningsdirektoratet (for eksempel ståstadsanalysen). Innlogging skjer via www.udir.no/reflex eller via Skoleporten. Brukarrettleiing til UBAS finn de på udir.no. Innlagde data vil i første omgang berre vere tilgjengelege for den aktuelle skolen. Skoleleiaren gir skoleeigaren tilgang til eigenvurderingar gjorde på skolen. Skoleeigaren gir eventuelt Fylkesmannen tilgang dersom skoleeigaren vel å bruke RefLex ved tilsyn. Etter fem forsøk med feil passord blir brukaren sperra. NB! Dersom du etter fire feil forsøk, ventar i ti minutt, får du fem nye forsøk. Sjå elles «Gløymt passord». Dersom du manglar eller har gløymt passord, klikk for å få tilsendt på nytt. Da kjem du til eit nytt bilete der du tastar inn e postadressa di (epostadressa som er brukarnamnet i UBAS). Du må endre til nytt passord før du kan logge på. Dersom du ikkje får e post, kan årsaka vere: mindre enn fem minutt sidan førre gongen du bad om nytt passord, i så fall: vent! e postadressa du er registrert med, er ikkje lenger gyldig e posten stoppa i eit spamfilter (vanleg) 1.2 Krav til nettlesar For å kunne bruke RefLex må du ha ein maskin med tilgang til ein nyare nettlesar. For Internet Explorer må du ha versjon 9 eller nyare. Du kan i staden bruke nettlesarar som Google Chrome, Safari og Firefox. Dersom du bruker Internet Explorer 8, kan du fylle ut eigenvurderinga. Men du får ved å bruke versjon 8 ikkje sett på dei fullførte eigenvurderingane for blant anna å samanlikne. 3
1.3 Brukarmanual, brukarstøtte og rettleiingsmateriell Ved spørsmål om bruk skal skoleeigaren kontakte Fylkesmannen. Skoleeigaren kan også kontakte Fylkesmannen for å få meir informasjon/rettleiing i bruken av systemet. Det er også utvikla ei eiga rettleiing som skisserer prosessen mellom skoleeigaren og skolen ved bruk av RefLex. Brukarmanualen kan du bruke når du står fast i korleis du skal bruke ein funksjon, eller korleis du skal få gjort ei bestemt oppgåve i RefLex. Bruk innhaldsoversikta for å finne det du har behov for. Elles er det rettleiing direkte i verktøyet. Første gong du loggar på verktøyet, kan du på nokre sider sjå ei forklaring med ein vegvisar som viser viktige funksjonar. Nedanfor ser du eksempel på ein slik vegvisar. 1.3.1 Vegvisar Ein vegvisar står på nokre sider første gong du loggar på. Han viser sentrale funksjonar og kva dei inneheld. Trykk på NESTE for å sjå fleire sentrale funksjonar. Du får etter kvart høve til å avbryte vegvisaren. 4
2. VAL OG INFORMASJON PÅ FØRSTESIDA I REFLEX 1. Korleis du kan få meir informasjon om RefLex. 2. Korleis du kan skifte mellom bokmåls eller nynorskversjon av RefLex. 3. Korleis du kan sjå i kva for tema skolane kan gjennomføre eigenvurderingar. 4. Korleis du kan sjå på og samanlikne gjennomførte eigenvurderingar frå skolane. 5. Korleis du kjem tilbake til førstesida når du er på andre sider i verktøyet. 5. Klikk her, og du kjem alltid tilbake til førstesida. Namn du er pålogga med. Namn på kommune/fylkeskommune. 3. Klikk her for å sjå i kva for tema skolane kan gjennomføre eigenvurderingar. 2. Innstilt på skoleeigars offisielle språk. Klikk for å endre til bokmåls eller nynorskversjon. (Tilgjengeleg på alle sider i RefLex). 4. Klikk her for å sjå og samanlikne eigenvurderingar frå skolane. Sida du er på, har feit skrift. 1 a. Klikk her for å opne rettleiinga som beskriv gjennomføringsfasane. 1 b. Klikk her for å opne brukarmanualen som beskriv funksjonane. 1 c. Klikk her for å opne meir informasjon om RefLex: Korleis bruke og nytteverdien. Tilleggsinformasjonen lukkar først når du går ut av sida. 5
3. SJÅ PÅ TEMA OG SPØRSMÅL 3.1 Velje tema Når du vel Tema for eigenvurdering, kjem du til ei side der du vel temaet du ønskjer å sjå nærmare på. 1. Korleis velje det temaet du vil sjå nærmare på? 2. Kven kan svare på temaet (lærarar, leiing eller begge)? 2. Kva for målgruppe som kan fylle ut temaet. 1. Klikk på temaet du vil sjå på. 6
3.2 Informasjon om tema og undertema 1. Kva for undertema har temaet? 2. Kvar kan du få lenkje til rettleiingar om temaet? 3. Korleis går du vidare for å sjå på spørsmåla i temaet? 4. Korleis gå tilbake til førre sida i RefLex? 4. Klikk Tilbake for å komme til førre sida (eller bruk tilbakeknappen i nettlesaren). 3. Gå frå undertema til undertema ved å klikke på temaet. Undertemaet du er på, er markert med oransje. Namn på temaet du har valt. 1. Undertema (her 1. 4.) som skolane skal svare på. 2. Lenkje til rettleiing. 3. Klikk her for å sjå spørsmåla. 7
3.3 Sjå på spørsmål og rettleiing 1. (a, b) Kva er eit inngangsspørsmål? 2. (a, b, c) Korleis du opnar og ser innhaldet i forklaringane til spørsmåla. 3. (a, b) Korleis skolane kan svare på spørsmåla. 4. Korleis skolane kan laste opp dokument (dokumentasjon) til svaret på spørsmålet. 5. Korleis du kan manøvrere vidare i temaet. 1 a. Inngangsspørsmål er for å avgjere om det er aktuelt for ein skole å svare på enkelte av spørsmåla. 4. Skolane kan laste opp dokument som underbyggjer svaret dei har gitt. 2 c. Forklaringa til spørsmålet gir lenkje til rettsleg grunnlag og forklaring på sentrale ord/omgrep i spørsmålet. 2 a. Klikk her for å få fram ei kort forklaring til spørsmålet. 1 b. Svarer skolen nei, vil påfølgjande spørsmål om emnet bli «deaktivert» og sett som «IKKJE AKTUELT» å svare på. 3 a. Skolane kan svare JA eller NEI når dei fyller ut. 2 b. Klikk her for å lukke forklaring til spørsmålet. 3 b. Her kan skolane gi ei utgreiing som grunngir kvifor dei har svart JA eller NEI. 5. Nedst på sida til høgre kan du klikke NESTE eller FØRRE for å gå mellom undertema (eller bruk temaoversikta til venstre). 8
4. SJÅ RESULTATA / SAMANLIKNE EIGENVURDERINGAR 4.1 Velje tema og sjå hovudoversikt Når du vel Gjennomførte eigenvurderingar, kjem du til ei side der du vel i kva for tema du vil sjå på gjennomførte eigenvurderingar. 1. Korleis ser det ut dersom ingen skolar har fullført ei eigenvurdering? 2. Korleis velje i kva for tema du vil sjå nærmare på gjennomførte eigenvurderingar? 3. Kven som kan svare på temaet (målgruppe)? 4. Kva fortel fordelinga om talet på JA og NEI? 5. Kor mange skolar har svart på temaet? (Minst éi (gruppe) på skolen må ha svart) 6. Kva for dato vart det sist gjennomført ei eigenvurdering på dei ulike tema? 7. Korleis får du beskjed dersom det er gjort endringar med eit tema? 1. Dersom ingen skolar har fullført eigenvurdering i temaet, ser sida slik ut. 7. Her kan det stå meldingar frå Utdanningsdirektoratet, for eksempel at spørsmåla i eit tema er endra. 3. Kven som kan svare på temaet. 2. Klikk på i kva for tema du vil sjå nærmare på gjennomførte eigenvurderingar. 4. Samla tal på ja og nei svar (og eventuelt ikkje aktuelt) for dette temaet. Viser samla svar frå sist gjennomførte vurderingar frå ein med rolle skoleleiar frå aktuelle skolar. Dersom det er inga oversikt over ja og nei her, har berre lærarar svart på temaet. 5. Talet på skolar som har gjennomført eigenvurdering i temaet. 6. Dato for sist gjennomførte eigenvurdering frå ein skole i dette temaet. 9
4.2 Gjennomførte eigenvurderingar i temaet Når du har valt tema (jf. kapittel 4.1), kjem du til ei side som gir oversikt over dei gjennomførte eigenvurderingane frå lærarar og leiinga i dette temaet på alle skolane. 4.2.1 Korleis få oversikt over eigenvurderingane 1. Korleis du får oversikt over fordelinga på Ja, Nei (og ikkje aktuelt) på vurderingane. 2. Korleis du ser om de har gitt Fylkesmannen tilgang til ei eigenvurdering. 3. Korleis du i tillegg til fullførte vurderingar (dei du har tilgang til), kan få oversikt over eigenvurderingar som er påbegynt (skolen ikkje har gitt skoleeigaren tilgang) eller returnert (standard vising er «Fullført»). 4. Korleis du vel berre å sjå svar frå leiinga eller lærarane (standard er «Alle»). 5. Korleis du vel berre å sjå svar frå ein gitt periode (standard er «Alle»). 6. Korleis du fjernar filtrereringar, jf. 3, 4 og 5, og får vising av «Alle» for alle filtreringsmoglegheiter. 7. Korleis du blar deg vidare dersom ikkje alle vurderingane er viste. 4. Klikk her for å velje å sjå berre svar frå lærarar, eller berre svar frå leiinga. 6. Klikk her for å fjerne «filtreringane» på SVAR FRÅ, STATUS eller DATO. 5. Klikk her for å velje å sjå berre svar frå siste månad eller siste 2, 3 osv. månader. 1. Før musepeikaren over grafen for å sjå % fordeling Ja/Nei/Ikkje aktuelt for vurderinga. 3. Klikk her for å få oversikt over vurderingar som er «Påbegynt» eller som er «Returnert» i tillegg til dei som er Fullført (standard). Fullført betyr at skolen har gitt de tilgang til å sjå innhaldet. Påbegynt betyr at skolen gjennomfører / har gjennomført vurderinga, men har (enno) ikkje gitt de tilgang. Returnert betyr at de eller Fylkesmannen har returnert vurderinga til skolen. 7. Gå til ny side dersom ikkje alle vurderingane er vist. Vel kor mange som er vist på kvar side. 2. Her vil det gå fram om Fylkesmannen har fått tilgang til vurderinga. 10
4.2.2 Kva du kan gjere med eigenvurderingane 8. Korleis du ser på berre éi bestemt eigenvurdering. 9. Korleis du vel den (dei) eigenvurderinga( ane) du vil gjere noko med / arbeide vidare med. 10. Korleis du samanliknar eigenvurderingar. 11. Korleis du lagrar éi eller fleire eigenvurderingar som eigne filer. 12. Korleis du kan returnere ei eigenvurdering til skolen eller gi Fylkesmannen tilgang til ei vurdering (når Fylkesmannen har tilsyn med skolen). 10. Hak av eigenvurderingane du vil samanlikne (sjå pkt. 9) og klikk på SAMANLIKN. 9 b. Klikk her for å hake av alle eigenvurderingane i utvalet. 9 a. Klikk for å hake av dei eigenvurderingane du vil ha i utvalet. 11. Hak av eigenvurderingane du vil opprette som Excel eller Word fil og klikk på EKSPORTER. Du får dialogboks for ulike val i kva du vil eksportere. Sjå vidare prosess i kap. 4.2.4. 12. Klikk MEIR for å få fram knappane RETURNER TIL SKOLEN og GI FYLKESMANNEN TILGANG (sjå også kap. 4.2.3). Hak av (jf. pkt. 9.) og klikk på ein av knappane. Stadfest valet i dialogboksen. 8. Klikk direkte på eigenvurderinga for å sjå på den eine sjå kap. 3.3 for visingsmodus. (Eller klikk SAMANLIKN sjå pkt. 10). 11
4.2.3 Returnere og gi tilgang til eigenvurderingar og automatiske e postmeldingar I enkelte tilfelle vil du som skoleeigar (eventuelt Fylkesmannen dersom eigenvurderinga inngår i tilsyn) returnere ei eigenvurdering til skolen for endring. Årsaka til dette kan vere at eigenvurderinga inneheld opplysningar som bidreg direkte eller indirekte til å identifisere ein person. RefLex skal ikkje innehalde slike personopplysningar. Ei anna årsak kan vere at vurderinga har manglar, og du som skoleeigar (eventuelt Fylkesmannen) ønskjer at skolen skal gi meir utfyllande svar. 1. (a, b) Korleis du returnerer ei eigenvurdering og kan sjå kva for eigenvurderingar som er returnerte. 2. Korleis skolen (og brukaren som har gjennomført vurderinga) får beskjed om at du som skoleeigar (eventuelt Fylkesmannen) har returnert ei eigenvurdering. 3. Korleis Fylkesmannen får beskjed om at du som skoleeigar har gitt Fylkesmannen tilgang til ei eigenvurdering (ved tilsyn). 1 a. Korleis returnere, sjå kapittel 4.2.2 punkt 9. og 12. 1 b. Korleis sjå kva for vurderinger du eller Fylkesmannen har returnert, sjå kapittel 4.2.1 2. Skolen (+ brukar på skolen) får ein automatisk generert e post som fortel at dei har fått tilbake ei eigenvurdering. De (eventuelt Fylkesmannen) må i tillegg gi beskjed i eiga melding til skolen om kvifor vurderinga er returnert / kva som må endrast. De får kopi av denne e postmeldinga når Fylkesmannen returnerer eigenvurderinga. Til xx skole ved yy [namn oppgitt på gruppa som gjennomførte vurderinga] Denne e posten er generert automatisk fordi eigenvurdering frå yy fullført xx.xx.20xx er blitt returnert for redigering. I RefLex vil eigenvurderinga stå merkt som «returnert». Vi ber brukaren som har gjennomført eigenvurderinga, om å gjere nødvendige endringar og setje eigenvurderinga til fullført på nytt. Ta kontakt med skoleeigar (eventuelt skoleleiar) dersom du har spørsmål. Vennleg helsing xx kommune (eventuelt xx Fylkesmann eller xx skole) 3. Fylkesmannen får ein automatisk generert e post til sitt postmottak som fortel at skoleeigaren har opna for Fylkesmannen, jf. kapittel 4.2.2 punkt 12. Til Fylkesmannen Eigenvurdering opna for tilsyn (namn tema) Vi viser til at Fylkesmannen har opna tilsyn med (namn skole) og bedt (namn skoleeigar) sende inn eigenvurderingar frå skolen. Denne e posten er generert automatisk fordi (namn skoleeigar) har gitt Fylkesmannen tilgang i RefLex til eigenvurderingar frå (namn skole). Ta kontakt med (navn skoleeigar) dersom de har spørsmål. Vennleg helsing (namn skoleeigar) 12
4.2.4 Eksportere (laste ned) vedlegg og eigenvurderingar til Excel og Word filer 1. Korleis velje kva for svar som skal visast i Excel fila eigenvurderingane blir eksporterte til? 2. Korleis velje kva for kolonnar som skal visast i Excel fila eigenvurderingane blir eksporterte til? 3. Korleis velje å eksportere eigenvurderingar til Word? 4. (a, b) Korleis laste ned vedlegg frå eigenvurderingane (i ulike filformat)? 1. Klikk for å eksportere vurderinga( ane) til Excel fil. Klikk i feltet SVAR og vel å vise ALLE svar (standard), berre JA, berre Nei eller berre IKKJE AKTUELT. 2. Klikk i feltet KOLONNAR og vel kva du vil ta med: Alle (standard), berre Ja/Nei/Ikkje aktuelt, berre Utgreiing eller berre oversikt over Vedlegg. 3. / 4 a. Klikk for å eksportere eigenvurderinga( ane) til Word fil. Du får da eit val om du vil ha med vedlegg. 4 b. Klikk «med vedlegg» for å få med alle vedlegg som er lasta opp saman med eigenvurderingane + eigenvurderingane som Word filer. Vedlegga blir eksporterte / lasta ned i sitt originalformat. «utan vedlegg» gir berre eigenvurderingane i Word filer. Stadfest eksporten/nedlastinga ved å klikke på EKSPORTER. Filene vil bli eksporterte / lasta ned til nedlastingsmappa på PC. Dette kan variere avhengig av oppsett/operativsystem. Klikk på mappa for å opne og sjå både eigenvurdering og eventuelle vedlegg knytte til eigenvurderinga. Kvar eigenvurdering får si eiga mappe med skolenamn, namn på gruppa som har gjort eigenvurdering og dato for vurderinga. Vedlegg får i namnet ei automatisk nummerering som vedlegg 1, 2 osv., deretter skolenamn, deretter opphavleg filnamn. 13
4.2.5 Utsjånaden på Excel og Word filer 1. Korleis er utsjånaden på Excel filene du eksporterer / lastar ned? 2. Korleis er utsjånaden på Word filene du eksporterer / lastar ned? 1. Excel Juster kolonnebreiddene for å få betre oversikt. Kvar eigenvurdering blir ei rad (og kvart spørsmål ein kolonne). Her har vi ved eksport gjort val slik at berre neisvara blir viste og berre kolonnen for svar (ikkje utgreiing og oversikt vedlegg). Utvalet kan igjen vere grunnlag for sortering og omarbeiding. 2. Word Kvart undertema er vist som eit eige ark i ei Excelarbeidsbok for heile temaet. Etter kvart spørsmål følgjer svaret og eventuelt innhaldet i utgreiinga. Undertema og spørsmål har kronologisk rekkjefølgje. Eventuelle vedlegg blir synlege med namna på vedlegga. NB! Du kan ikkje klikke for å få opna vedlegget (inga lenkje). Dersom same dokument er lenkja til fleire spørsmål, blir filnamnet for kvart spørsmål vist. 14
4.4 Samanlikne eigenvurderingar 4.4.1 Samanlikning spørsmål for spørsmål Du kjem til sida der du kan samanlikne eigenvurderingar, etter at du har haka av dei vurderingane du vil samanlikne og klikka på SAMANLIKN (jf. kapittel 4.2.2). 1. Korleis du ser fordelinga på ja og nei svar spørsmål for spørsmål. 2. (a, b) Korleis du ser kva for eigenvurderingar som inneheld ei utgreiing og/eller eit vedlegg, og korleis du opnar og lukkar visinga av dette. 3. Korleis du kan opne vedlegget for å sjå innhaldet? 4. (a, b, c) Korleis du manøvrerer mellom spørsmåla og eventuelt går vidare til å sjå alle tema. 5. Korleis du går vidare til oppsummering av svara. 5. Klikk her for å komme til oppsummeringsvising av eigenvurderingane, sjå 4.4.2. Temaet du er inne i. 1. Du kjem direkte til første spørsmål i eigenvurderinga. Talet på JA, NEI (og IKKJE AKTUELT) gjeld for ditt utval av eigenvurderingar. Eksporter vurderingane til Word eller Excel sjå 4.2.4. 4 a. Klikk for å bevege deg til ønskt spørsmål. 4 b. Klikk for å bevege deg til nytt undertema (her 2. undertema) 3. Klikk her for å opne vedlegget for å sjå innhald. 2 a. + betyr at eigenvurderinga inneheld utgreiing eller dokument for dette spørsmålet. Trykk på + for å vise dette. 2 b. Når du har opna visinga, får du. Klikk for å lukke visinga. 4 c. Klikk her for å komme til neste spørsmål. 15
4.4.2 Oppsummering av samanlikningane 1. Korleis du kjem til oppsummering av samanlikningane. 2. Korleis du får oversikt over samla tal på ja og nei svar for heile temaet. 3. Korleis du får oversikt over samla tal på ja og nei svar per undertema. 4. Kvifor rekkjefølgja av spørsmåla ikkje følgjer innhalds /nummeringsrekkjefølgja. 5. Korleis du kan sjå kva for skolar/grupper som har svart ja eller nei (eller ikkje aktuelt). 6. Korleis du kan sjå utgreiing og dokumentasjon til spørsmål i eigenvurderingane. 7. Korleis du går frå oppsummering til undertema. (Sjå også spørsmål 3.) 1. Når du har klikka her, kjem du til Oppsummeringsvising av eigenvurderingane. Eksporter vurderingane til Word eller Excel, sjå 4.2.3. 2. Klikk for å velje anten å sjå berre talet på NEI (som her) eller berre talet på JA / IKKJE AKTUELT. Talet er totalt for temaet i dei utvalde eigenvurderingane. 3. Du klikkar på valde undertema for å sjå berre det samla talet på Ja/Nei per undertema (sortert som Oppsummering sjå punkt 4). 5. Klikk + for å sjå kva for skolar/grupper som har svart NEI (el Ja). Klikk for å lukke. 4. Spørsmåla er sorterte etter fallande tal på NEI (el. JA) og deretter etter nummerering. 6. + betyr at denne eigenvurderinga har utgreiing/dokumentasjon knytt til svaret. 7. Klikk her for å komme til førre/neste undertema. 16
17