MØTEPROTOKOLL Møtetid: 20.09.2016 kl. 18:00 Sted: Formannskapssalen Ski kontrollutvalg Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 6 av 7. Møtende medlemmer: Lars Christian Bilet (Frp), Roar Thun (Ap), Karl M. Johnsen (PP), Svein Kamfjord (V), Anne Marit Holene (Sp) Møtende varamedlemmer: Ellen-Ane Aspestrand (H) for Bente Njøs Paulshus (H) Ikke møtt: Janne Brit Myrmo (SV) Fra administrasjonene møtte: Audun Fiskvik, rådmann, sakene: 31,32,33 og 39 Tore Petter Stensrud, spesialrådgiver plan og bygg, sakene: 31 og 39 Fra Follo distriktsrevisjon IKS møtte: Steinar Neby, revisjonssjef Bjørn Tore Nedregård, forvaltningsrevisor Didrik Hjort, avdelingsleder Fra sekretariatet møtte: Jan T. Løkken, kontrollsjef Lene H. Lilleheier, møtesekretær Diverse merknader: Sak 39/16 ble behandlet som første sak i møtet Møteprotokoll godkjent 20.09.2016 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 59 (m): 920 16 409 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Side Saker til behandling 31/16 16/00163-7 Byggesaksbehandling - Praksis i Ski 3 32/16 16/00241-2 Henvendelse til kontrollutvalget fra KK88.no AS 4 33/16 16/00001-5 Forvaltningsrevisjon - Psykisk helsearbeid for barn og unge 34/16 16/00257-1 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 5 6 35/16 16/00255-1 Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 8 36/16 16/00212-2 Overordnet revisjonsstrategi 2016 9 37/16 16/00256-1 Sammenslåing av Follo distriktsrevisjon IKS med Østfold kommunerevisjon IKS 10 38/16 16/00258-1 Budsjett kontroll og tilsyn 2017 11 39/16 16/00259-3 Gjennomgang møteplass/isflatesaken 12 40/16 16/00261-1 Orienteringssaker 12 Eventuelt Ski kontrollutvalg 20.09.2016 Side 2 av 13
Ski KU-31/16 Byggesaksbehandling - Praksis i Ski 1) Revisjonen bes om å undersøke om det er grunnlag for å mistenke korrupsjon i byggesaksbehandlingen i Ski kommune. 2) Resultatet av undersøkelsene leveres i en rapport til utvalgets neste møte. Innkommet forslag fra utvalget: 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen til orientering. 2. Kontrollutvalget finner med bakgrunn i redegjørelsen fra rådmannen ikke grunnlag for å undersøke nærmere påstander/ mistanke om korrupsjon i byggesaksbehandlingen i Ski kommune. 3. Kontrollutvalget melder tilbake til ordfører og klagerne om kontrollutvalgets vedtak i saken. 4. Plan og byggesaksavdelingen oppfordres til meroffentlighet rundt vurderingskriterier ved dispensasjon i byggesaker. Votering: Innkommet forslag fra utvalget ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen til orientering. 2. Kontrollutvalget finner med bakgrunn i redegjørelsen fra rådmannen ikke grunnlag for å undersøke nærmere påstander/ mistanke om korrupsjon i byggesaksbehandlingen i Ski kommune. 3. Kontrollutvalget melder tilbake til ordfører og klagerne om kontrollutvalgets vedtak i saken. 4. Plan og byggesaksavdelingen oppfordres til meroffentlighet rundt vurderingskriterier ved dispensasjon i byggesaker. Ski kontrollutvalg 20.09.2016 Side 3 av 13
Ski KU-32/16 Henvendelse til kontrollutvalget fra KK88.no AS Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å ta henvendelsen fra KK88.no AS v/harald Marthinussen opp til nærmere behandling. Innkommet tilleggsforslag fra utvalget: Påstander om falske forklaringer bør eventuelt politianmeldes av fornærmede part. Votering: Innstillingen med tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å ta henvendelsen fra KK88.no AS v/harald Marthinussen opp til nærmere behandling. Påstander om falske forklaringer bør eventuelt politianmeldes av fornærmede part. Ski kontrollutvalg 20.09.2016 Side 4 av 13
Ski KU-33/16 Forvaltningsrevisjon - Psykisk helsearbeid for barn og unge Forvaltningsrevisjonsrapporten «Psykisk helsearbeid for barn og unge» legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Psykisk helsearbeid for unge» til orientering. 2) Kommunestyret merker seg at revisjonen har gitt følgende anbefalinger: a. Kommunen bør vurdere å gi ansvaret for psykisk helsearbeid for barn og unge en sterkere forankring på ledernivå i kommunen. b. Ansvar og prioriteringer bør komme frem i det kommunale plansystemet. c. Kommunen bør ha oversikt over barn og unge som er risikoutsatt i forhold til utvikling av psykiske vansker eller lidelser. d. Kommunen bør ha samlet oversikt over forebyggende tiltak. e. Kommunen bør ha avtaler som sikrer lovpålagte samarbeidsordninger for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. f. Brukerundersøkelse bør gjennomføres g. Kommunen bør gi føringer for valg av koordinator for individuell plan. 3) Rådmannen bes om å følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Psykisk helsearbeid for barn og unge» legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Psykisk helsearbeid for unge» til orientering. 2) Kommunestyret merker seg at revisjonen har gitt følgende anbefalinger: a. Kommunen bør vurdere å gi ansvaret for psykisk helsearbeid for barn og unge en sterkere forankring på ledernivå i kommunen. b. Ansvar og prioriteringer bør komme frem i det kommunale plansystemet. Ski kontrollutvalg 20.09.2016 Side 5 av 13
c. Kommunen bør ha oversikt over barn og unge som er risikoutsatt i forhold til utvikling av psykiske vansker eller lidelser. d. Kommunen bør ha samlet oversikt over forebyggende tiltak. e. Kommunen bør ha avtaler som sikrer lovpålagte samarbeidsordninger for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. f. Brukerundersøkelse bør gjennomføres g. Kommunen bør gi føringer for valg av koordinator for individuell plan. 3) Rådmannen bes om å følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Ski KU-34/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 2017-2020 1. Kontrollutvalget tar den overordnede analysen til orientering og slutter seg til planen for selskapskontroll for 2017 2020. 2. Selskapskontrollen gjennomføres av FIKS. 3. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til forslaget til plan for selskapskontroll 2017 2020. 2. Kontrollutvalget gis i fullmakt å endre planen i planperioden Innkommet forslag fra Anne Marit Holene: Kontrollutvalget ber sekretariatet ta initiativ til et felles møte mellom Landbrukskontoret og kontrollutvalgene i deltakerkommunene. Innkommet forslag fra Roar Thun: Sekretariatet bes om å ta opp i styret i FIKS, spørsmålet om en forvaltningsrevisjon av et av de interkommunale selskapene. Votering: Innstillingen med tillegg av de to innkomne forslagene ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalg 20.09.2016 Side 6 av 13
1. Kontrollutvalget tar den overordnede analysen til orientering og slutter seg til planen for selskapskontroll for 2017 2020. 2. Selskapskontrollen gjennomføres av FIKS. 3. Kontrollutvalget ber sekretariatet ta initiativ til et felles møte mellom Landbrukskontoret og kontrollutvalgene i deltakerkommunene. 4. Sekretariatet bes om å ta opp i styret i FIKS, spørsmålet om en forvaltningsrevisjon av et av de interkommunale selskapene. 5. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til forslaget til plan for selskapskontroll 2017 2020. 2. Kontrollutvalget gis i fullmakt å endre planen i planperioden Ski kontrollutvalg 20.09.2016 Side 7 av 13
Ski KU-35/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2017 2020. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer av prioriteringene i planperioden. Innkommet forslag fra utvalget: «Byggesak» og «Oppfølging av vedtak» legges til som prosjekter i planen. Votering: Kontrollutvalget sluttet seg til innstillingen med tillegg av innkommet forslag. 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2020 med tillegg av prosjektene «Byggesak» og «Oppfølging av vedtak.» 2. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2017 2020. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer av prioriteringene i planperioden. Ski kontrollutvalg 20.09.2016 Side 8 av 13
Ski KU-36/16 Overordnet revisjonsstrategi 2016 Kontrollutvalget tar overordnet revisjonsstrategi 2016 til orientering. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar overordnet revisjonsstrategi 2016 til orientering. Ski kontrollutvalg 20.09.2016 Side 9 av 13
Ski KU-37/16 Sammenslåing av Follo distriktsrevisjon IKS med Østfold kommunerevisjon IKS Saken oversendes kommunestyret med forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til forslaget om selskapsavtale for Østfold Follo Kommunerevisjon IKS med organisasjonsnummer 987 952 423. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Saken oversendes kommunestyret med forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til forslaget om selskapsavtale for Østfold Follo Kommunerevisjon IKS med organisasjonsnummer 987 952 423. Ski kontrollutvalg 20.09.2016 Side 10 av 13
Ski KU-38/16 Budsjett kontroll og tilsyn 2017 1. Ski kommunes utgifter for tilsyn og kontroll 2017 foreslås budsjettert til Kr 2 699 000 2. Saken oversendes Ski kommune og skal inngå i kommunens budsjett for 2017. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 1. Ski kommunes utgifter for tilsyn og kontroll 2017 foreslås budsjettert til Kr 2 699 000 2. Saken oversendes Ski kommune og skal inngå i kommunens budsjett for 2017. Ski kontrollutvalg 20.09.2016 Side 11 av 13
Ski KU-39/16 Gjennomgang møteplass/isflatesaken Kontrollutvalget tar rådmannens og ordførers redegjørelser til orientering. I møtet delte ordfører ut saksutskrift av kommunestyresakene 103/13 og 133/15. Rådmannen delte ut notat av 22.8.2016 «Historikk på kunstisflate i Ski idrettspark». Dokumentene legges ved saken. Innkommet forslag fra Roar Thun: Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. Redegjørelsene tilsier at kontrollutvalget åpner for forvaltningsrevisjon av denne saken. Utvalgets møte i november presiserer mandatet til revisjonen. Votering: Innkommet forslag fra Roar Thun ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. Redegjørelsene tilsier at kontrollutvalget åpner for forvaltningsrevisjon av denne saken. Utvalgets møte i november presiserer mandatet til revisjonen. Ski KU-40/16 Orienteringssaker Sakene tas til orientering. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sakene tas til orientering. Ski kontrollutvalg 20.09.2016 Side 12 av 13
Ski kontrollutvalg 20.09.2016 Side 13 av 13