Spørsmål med svar fra oppdragsgiver. Anbud rammeavtale PC-utstyr og tjenester ref. 2014/401334 27.01.15 Spørsmål 3: Siden dette er en offentlig anskaffelse som bruker SSA-K som kontrakt har vi noen juridiske spørsmål. Spørsmål til punkt 1.5 Rett til avtale om vedlikehold og service I første setning i bestemmelsen har kunden rett til å inngå avtale med Leverandøren eller "med tredjepart som etter nærmere avtale kan utføre dette på Leverandørens vegne". Bestemmelsen forstås slik at det er leverandøren som skal ha en "nærmere avtale" med tredjeparten, men dette er uklart. Kan det bekreftes at bestemmelsen skal forstås slik at tredjeparten som skal utføre vedlikehold og service skal gjøre dette på vegne av leverandøren etter nærmere avtale med denne? Hvis så, kan det tas inn med Leverandøren mellom etter nærmere avtale og kan utføre dette i første setning? Spørsmål til punkt 2.1.1 Dokumentasjon, opplysningsplikt m.v. Etter bestemmelsen skal leverandøren levere dokumentasjon etter avtaleinngåelse knyttet til installasjonen, men i fjerde avsnitt første setning skal det også leveres dokumentasjon som har betydning for " drift av leveransen. Så tidlig i leveransen vil det ikke være mulig å levere dokumentasjon som har betydning for selve drifte, og det forespørres om dette er intensjonen til kunden eller om at bestemmelsen kan endres til at "og drift av leveransen" fjernes i punktet. Spørsmål til punkt 2.2.2 Definisjoner av feilnivåer I definisjonene av feilnivåer er det tatt inn at funksjoner skal anses å være kritiske/viktige "for kunden". Det vanskelig, om ikke umulig, for leverandøren å vite hvilken betydning samtlige funksjoner har for kunden, og at det skal legges til grunn hvilken vurdering kunden har av funksjonene vil kunne skape uklarheter og tvilstilfeller i forholdet mellom kunde og leverandør. Det forespørres derfor at det legges til grunn en objektiv standard i vurderingen av feilnivåene, som er vanlig i tilsvarende avtaler, ved at for Kunden erstattes med etter en objektiv vurdering i definisjonene. Spørsmål til punkt 2.3.4 Endelig godkjenning Leveringsdag Etter definisjonen i punkt 2.2.2 i avtalen vil B-feil kunne foreligge også dersom det er mindre funksjoner som ikke fungerer og som det finnes måter å omgå. At det ikke skal foreligge B-feil eller et antall C-feil skal for at leveransen skal godkjennes er veldig strengt, og kan også medføre at kunden kommer i en situasjon hvor leveranse ikke kan gjennomføres til tross for at feilene har mindre betydning for driftssettingen. Kunden vil derfor ikke kunne ta leveransen i bruk og vil ikke få fordelene av leveransen så raskt som forventet. Normalt vil både B- og C-feil utbedres etter driftssetting, og vil derfor ikke forhindre kunden i å ta systemet i bruk. Det forespørres derfor om andre avsnitt skal andre og tredje setning kan erstattes av følgende: A-feil anses som vesentlige. B-feil anses som vesentlige dersom flere B-feil samlet sett er vesentlige for Kundens mulighet til å sette leveransen i ordinær drift. C-feil anses som uvesentlige.
Spørsmål til punkt 3.5 Konsekvenser av endringsordre En endringsordre vil normalt iverksettes når kunden er klar for endringen og leverandøren kan levere denne. Ofte forutsetter endringer at kundens ressurser er klare til å bistå og motta endringen, og endringer blir derfor planlagt til å gjennomføres på et omforent tidspunkt. Det vil derfor ofte ikke være at endringer skal gjennomføres rett etter endringsordren er utstedt, og det forespørres om uten ugrunnet opphold i siste avsnitt erstattes med på avtalt tidspunkt som vil være en bedre løsning både for kunden og leverandøren. Spørsmål til punkt 3.7 Uenighet om det foreligger en endring En it-leveranse er et kompleks prosjekt, og det kan skje at partene følger opp krav mot den andre parten umiddelbart siden leveransen får prioritet. Bestemmelsen i punkt 3.7 tredje avsnitt er meget streng for leverandøren, og det forespørres om denne kan utgå eller modereres. Spørsmål til punkt 3.8 Omtvistet endringsordre Den største delen av kostnadene for it-leverandører er lønnskostnader, og selv om leverandøren aksepterer at denne skal utføre endringsordre selv om disse er omtvistet, vil leverandøren kunne få vesentlige kostnader ved endringsordre uten at disse dekkes fortløpende av kunden slik punkt 3.8 er formulert. At det stilles sikkerhet for kostnader ved endringsordre har liten betydning for leverandøren. Det forespørres derfor om at sikkerhetsstillelse i tredje avsnitts første setning erstattes med forskuddsbetaling, og at siste setning i avsnittet utgår. Spørsmål til punkt 4.1 Garantiens omfang For standard programvare og maskinvare som leveres har leverandøren liten eller ingen innvirkning på de garantier som programvare- eller maskinvareprodusenten har i sine standard vilkår. Leverandøren har heller ikke mulighet til å utføre garantiforpliktelser for programvare- eller maskinvareprodusenten har. Kravet om 1 og 2 år garantitid er derfor vanskelig, om ikke umulig, for leverandøren å oppfylle. Det forespørres derfor om at første avsnitt erstattes med: "For standard programvare og utstyr gjelder garantiene fra hhv programvare- og utstyrsprodusenter. Garantiperioden for programvare som skal utvikles av leverandøren bør også være nærmere markedsvilkår, og det forespørres at denne settes til 3 måneder som er vanlig i it-kontrakter. I andre avsnitt kreves det at feilretting skal skje i garantiperioden, men normalt vil det være for knapp tid til dette i garantiperioden, og det kan også være at dette ikke er ønskelig fra kunden side, siden det kan være feil som er mer hensiktsmessig fra kundens ståsted å utføre senere. Dessuten vil bestemmelsen være umulig å oppfylle for feil som avdekkes helt i slutten av garantiperioden. Det forespørres derfor om at i garantiperioden i andre avsnitt erstattes med innen rimelig tid. Spørsmål til punkt 5.1 Leverandørens ansvar for sine ytelser Leverandøren har liten eller ingen mulighet til å utbedre feil som avdekkes i standard programeller maskinvare som er en del av leveransen. Leverandøren kan videresende feilene til program- eller masinvareprodusenten, men utbedring må skje etter dennes standard lisens eller leveransebestemmelser. Vi regner med at kunden er klar over dette, men forespør om dette kan presiseres i punkt 5.1 i avtalen ved at følgende tas inn som ny andre setning i første avsnitt:
Leverandøren er imidlertid ikke ansvarlig for feil, mangler eller funksjonalitet i tredjepartsprodukter (herunder programvare) som leveres etter Avtalen. Spørsmål til punkt 8.2 Fakturering Den vesentlige delen av leverandørens kostnader er lønnskostnader, og dersom det tar lang tid fra leverandørens ytelser leveres til leverandøren får betaling for tjenestene, vil leverandøren ha store utlegg for kostnader som påløper ved leveranse av tjenestene til kunden. Fra tjenestene ytes til leverandøren får betalt kan det gå opp til 2 måneder, avhengig av når fakturering skjer. Det forespørres derfor om at betalingsfristen på fakturaer til kunden endres fra 30 til 21 dager i første avsnitt i punkt 8.2. Spørsmål til punkt 10.2.1 Begrenset disposisjonsrett For standard programvare som leveres vil programvareprodusenten ha sine standard lisensbestemmelser som ikke nødvendigvis er i overensstemmelse med punkt 10.2.1 i avtalen. Leverandøren eller kunden har i liten grad mulighet til å påvirke innholdet i de standard lisensbestemmelsene, og må derfor forholde seg til disse. Det forespørres derfor om følgende kan legges til som ny første setning i første avsnitt i punkt 10.2.1: For standard programvare gjelder lisensbestemmelsene fra programvareprodusenten som inntatt i bilag 2. Spørsmål til punkt 10.2.3 Rettigheter til tilpasninger Hvorvidt det er anledning til å gi kunden de rettigheter som er inntatt i bestemmelsens andre avsnitt avhenger av de rammer lovgivningen setter, samt lisensvilkårene fra programvareprodusenten for den programvare som tilpasses. Dette er forhold som verken kunden eller leverandøren kan avtale seg vekk fra, og for å forhindre at det tas inn regulering som bryter med nevnte, og som kan skape uklarheter i avtaleverket forespørres det om at følgende kan inntas i slutten av andre avsnitt: i den grad Kunden eller tredjepart har rett til å foreta nevnte etter ufravikelig lovgivning eller programvarens lisensvilkår. Leverandøren har ikke anledning til å utlevere kildekode for tredjepartsprogramvare, og det forespørres derfor om siste (tredje) avsnitt kan utgå. Spørsmål til punkt 11.5.2 Dagbot ved forsinkelse Dagbot er en forenklet erstatningsutbetaling slik at kunden ikke skal pålegges å dokumentere tap før erstatning utbetales. Normalt har ikke kunden krav på erstatning i tillegg til dagbot, men dette er ikke klart etter avtalen. Det forespørres derfor om det kan legges til eller kreve erstatning eller andre sanksjoner legges til i slutten av første setning i fjerde avsnitt av bestemmelsen slik at uklarheten rundt dette punktet fjernes. Markedsnivå for dagbotsats er 0,1 % av vederlaget for leveransen, totalt begrenset til 10 % av vederlaget, og det forespørres om dagbotsatsen kan reduseres til dette nivået. Spørsmål til punkt 11.5.5 Krav på erstatning I avtalens punkt 11.5.5 er det tatt inn en regulering av erstatningskrav som avviker i sterk grad fra markedsvilkår og alminnelig kontraktsrett. I bestemmelsen er det et krav om at
leverandøren skal godtgjøre at denne ikke er skyld i tapet. Utgangspunktet etter alminnelig kontraktsrett er at den som krever erstatning skal dokumentere at denne har hatt et tap som skyldes den som kravet rettes mot. I kontrakten er dette utgangspunktet snudd slik at leverandøren som er erstatningsansvarlig om denne ikke kan bevis sin uskyld. Dette gir en meget uklar og risikabel regulering for leverandøren, og det forespørres om at første avsnitt i bestemmelsen endres til markedsvilkår og utgangspunktet etter alminnelig kontraktsrett ved at bestemmelsen endres til følgende eller endres til en mer balansert regulering enn i avtalen nå: En part kan kreve erstattet ethvert dokumentert direkte tap som skyldes mislighold av den andre part. I første avsnitt av bestemmelsen står det også at tap av data skal anses som direkte tap, men dette gir ikke svar på hvilket tap som skal dekkes. Det forespørres om bestemmelsen kan klargjøres ved at følgende legges til som ny siste setning i første avsnitt: Leverandøren skal i tilfelle erstatte enhver direkte kostnad Kunden pådras som følge av datatapet, herunder merarbeid, bistand til rekonstruksjon av data og ethvert annet direkte tap. I det tilfelle at det ikke er ønskelig å klargjøre ovennevnte, bes det om å klargjøre om kunden vil kreve at leverandøren dekker indirekte tap som måtte oppstå som følge av datatap. Leverandører påtar seg normalt ikke ansvar for indirekte tap hos kundene siden det er vanskelig for leverandøren å vite hvor omfattende dette tapet kan være, det bes derfor om en redegjørelse for hvilke typer indirekte tap kunden kan påføres som følge av tap av data ved datahåndtering samt hvilket omfang tap av data kan medføre for kunden og som leverandøren vil være ansvarlig for. Vil kunden akseptere ovennevnte endringer i avtalen? Spørsmål til punkt 11.5.6 Erstatningsbegrensning I avtalens punkt 11.5.6 første avsnitt er det tatt inn en regulering av indirekte tap som fremstår som uklar, ved at det står at «erstatning for indirekte tap ikke kan kreves» som hovedregel. Så fremgår det i andre avsnitt at dette ikke gjelder «kostnader ved vanlige tiltak som kompenserer at Leveransen er forsinket eller har mangler, og kostnader ved tiltak som begrenser annet tap enn nevnt over». Dette gir en uklar regulering ved tjenesteleveranser, og det forespørres om kunden kan akseptere at andre avsnitt i bestemmelsen slettes. I tilfelle andre avsnitt ikke kan slettes, bes det om tilbakemelding på hvilke kostnader som vil kunne påløpe for Kundens virksomhet som følge av å begrense virkningene av forsinkelse eller mangel? Leverandøren har behov for å vite mer om dette for å vurdere risikoen ved leveransen. Tredje avsnitt i bestemmelsen angir begrensning for partenes erstatningsansvar etter avtalen, men hensett partenes ytelser og ansvar under avtalen, samt hva som er markedsvilkår for erstatningsansvar og at ansvar bør være koblet til de faktiske ytelser som er levert, forespørres det om at andre avsnitt skal erstattes med følgende eller en bestemmelse som reduserer partenes ansvar i større grad: Samlet erstatning er under enhver omstendighet begrenset til et beløp tilsvarende 50 % av kontraktssummen eksklusiv merverdiavgift. Vil kunden akseptere ovennevnte endringer i avtalen?
Spørsmål til punkt 12.3 Begrensning i Leverandørens tilbakeholdsrett I avtalens punkt 11.5.1 har kunden tilbakeholdsrett, mens leverandøren har ikke en tilsvarende rett, hvilket følger av punkt 12.3. Etter alminnelig kontraktsrett har hver av partene tilbakeholdsrett, og det er uklart hvorfor leverandøren ikke skal ha anledning til å stanse sine ytelser dersom kunden ikke betaler som avtalt. Det forespørres om siste setning i bestemmelsen kan endres til å være i overensstemmelse med markedsvilkår og alminnelig kontraktsrett ved at denne endres til følgende eller endres til en mer balansert regulering enn i avtalen nå: Leverandøren kan holde tilbake ytelser som står i forhold til Kundens mislighold etter Leverandøren har gitt rimelig varsel om at ytelsene vil bli holdt tilbake, og forholdet er drøftet mellom partene. Spørsmål til punkt 14. Hevingsoppgjør I avtalens punkt 14 første setning i andre avsnitt er det tatt inn en bestemmelse om restitusjon ved heving som avviker fra markedsbetingelser og alminnelig kontraktsrett ved at kunden kan kreve tilbakebetalt vederlag med renter ved heving. Reguleringen er et vesentlig avvik fra det som er normalt i tilsvarende kontrakter og alminnelige kontraktsrett, hvor det forutsettes at ytelsene som kunden har mottatt kan tilbakeføres til leverandøren dersom leverandøren skal ha plikt til å tilbakeføre vederlaget. Det forespørres derfor om første setning i andre avsnitt kan endres til å være i overensstemmelse med utgangspunktet etter alminnelig kontraktsrett ved at denne endres til følgende eller endres til en mer balansert regulering enn i avtalen nå: "Kunden kan kreve tilbakebetalt vederlaget ved heving fra Kundens side ved tilbakeføring av ytelsene som Kunden har mottatt fra Leverandøren." Dersom kunden skal kunne utnytte leveransen etter heving, er det rimelig at kunden betaler for bruken av leveransen etter heving. Dette gjelder spesielt dersom det er leverandøren som har hevet avtalen, eller dersom kunden mottar restitusjon av vederlaget etter hevingen. Det forespørres derfor om det i tredje avsnitt kan tilføyes med avtalt vederlag etter som avtalt også etter hevingen. Spørsmål til punkt 15.6 Force majeure Det er en rekke forhold som ligger utenfor leverandørens kontroll som kan utgjøre en ekstraordinær situasjon som ikke kan gjøre det mulig å oppfylle avtalen. For å forhindre uklarhet om slike omstendigheter og danne grunnlag for tvist mellom partene, forespørres det om at følgende kan legges til som ny andre setning i første avsnitt: Som Force Majeure-forhold regnes også streik, lockout, brann, kabelbrudd og vannskade. Tilsvarende følger det av alminnelig kontraktsrett at også ekstraordinære situasjoner som rammer leverandørens underleverandører skal anses å være fritaksgrunn for pliktene etter avtalen. Dette er ikke tilstrekkelig klart regulert i avtalen, og for å unngå uklarheter og tvister, forespørres det om følgende kan legges til i slutten av første avsnitt: Tilsvarende gjelder dersom en av partenes underleverandører blir utsatt for en ekstraordinær situasjon.
Svar spørsmål 3: Statens Standardavtaler (SSA) er utviklet for offentlig forvaltning og egner seg til ulike typer IKTanskaffelser, avtalene blir jevnlig oppdatert og forbedret. NII tar i bruk Statens standardavtaler i de anskaffelsene de er egnet. Det fremgår av FOA 17-2(1) at det kun kan foretas rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. NII anser at de endringene det henvises til samlet sett vil føre til vesentlige endringer av konkurransegrunnlaget. NII vil ikke foreta noen endringer eller tilføyinger i Statens Standardavtale.