REPRESENTANTSKAPET FOR MOVAR IKS NR. 3/214 Medlemmene i representantskapet for MOVAR IKS innkalles til ekstraordinært møte: TORSDAG, 4. SEPTEMBER 214 KL. 9: PÅ VANSJØ VANNVERK Til behandling: Side: PROTOKOLL FRA MØTE 2. JUNI 214 1-2 REPR. SAK NR. 6/214 3-15 RENOVASJONSANBUD 215 22 VALG AV DRIVSTOFF REPR. SAK NR. 7/214 16 2 REVISJON AV SELSKAPSAVTALEN FOR MOVAR IKS OPPNEVNELSE AV UTVALG REFERATER (Se egen referatliste) 21-52 ORIENTERING Leder av representantskapet vil gi en orientering om arbeidet til den nedsatte hurtigarbeidende komiteen i forbindelse med brannsamarbeidet. EVENTUELT Forfall bes meddelt MOVAR IKS på tlf. nr. 69 26 21 1 eller e-post movar@movar.no. Rygge, 29. august 214 Brit G. Plassen (sign.)
1 MOVAR IKS REPRESENTANTSKAPSMØTE NR. 2 214 År 214, mandag 2. juni holdt representantskapet i MOVAR IKS møte på Vansjø Vannverk. 14 medlemmer til stede av 15: Av medlemmene møtte: Forfall medlemmer: Dessuten møtte: Inger-Lise Skartlien, leder Tage Pettersen, Moss kommune Arild Svenson, Moss kommune Joakim Sveli, Moss kommune Tomas Colin Archer, Moss kommune Bjørn Mikarlsen, Rygge kommune Erik Szkutak, Rygge kommune René Rafshol, Råde kommune Kjell Løkke, Råde kommune Tom Anders Ludvigsen, Vestby kommune Kjell Gunnar Bakke, Vestby kommune Jeanette Hoel, Vestby kommune Reidar Kaabbel, Våler kommune Tom André Brubak, Våler kommune Hanne Kristin Tollerud, Moss kommune Det var ikke innkalt varamedlem grunnet tidspunkt for melding av forfall. Johan Isak J. Hjertebråten, styrets nestleder Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til saksliste. PROTOKOLL FRA MØTE 29. APRIL 214 BLE ENSTEMMIG VEDTATT. Til å medundertegne protokollen ble enstemmig valgt Tom Anders Ludvigsen og Bjørn Mikarlsen. REPR. SAK NR. 5/214 KLAGEADGANG I FORBINDELSE MED MOSS KOMMUNES UTMELDELSE AV BRANNSAMARBEIDET I MIB. Innstilling til vedtak: Representantskapet i MOVAR IKS gjøres kjent med deres mulighet til å påklage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. En eventuell klage må fremmes inne 7. juni 214. Hver av selskapets eiere står fritt til å påklage utmeldelsen.
2 Behandling: Representantskapets leder orienterte om det prosessuelle ved utmeldelsen, og bakgrunnen for at Moss kommune kunne delta i debatt, men var avskåret fra å votere i saken. Følgelig var det 1 stemmeberettigede til sak 5/214 til stede på møtet. (Samtlige representanter fra de øvrige 4 eierkommunene.) Under debatten fremsatte Kjell Løkke følgende forslag til endring av innstilling; «MOVAR påklager ikke utmeldelsen», og viste til at dette eventuelt fikk være en vurdering av den enkelte eierkommune. Dette ble bifalt av de øvrige stemmeberettigede. Representantskapets leder fremsatte korrigert innstilling til vedtak: Representantskapet i MOVAR IKS avstår fra å klage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Hver av selskapets eiere står fritt til å påklage utmeldelsen. En eventuell klage må fremmes inne 7. juni 214. Votering: Dette ble enstemmig besluttet. (1 av 1). Vedtak: Representantskapet i MOVAR IKS avstår fra å klage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Hver av selskapets eiere står fritt til å påklage utmeldelsen. En eventuell klage må fremmes inne 7. juni 214. EVENTUELT: Det fremkom ingen forhold under dette punktet. Neste ordinære representantskapsmøte blir avholdt etter nærmere innkalling om ca 6 måneder. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet 13:45.
3 REPRESENTANTSKAPET FOR MOVAR IKS Repr.sak 6/214 Styresak 18/214 REVISJONSANBUD 215 22 VALG AV DRIVSTOFF. Fremlagt: 1. Utskrift av protokoll fra styremøte 6-214. 2. Saksfremlegg for styret til styresak 18/214. Styrets innstilling til representantskapet: I N N S T I L L I N G : Styret ønsker, basert på signaler som er fremmet fra representantskapet gjennom strategisk plan, og eierne gjennom felles renovasjonsplan, en konkretisering av hvordan representantskapet ønsker å veie økonomi og miljø i denne saken. Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret anbefaler derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode 215-22. Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 215 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. Straks representantskapet har konkretisert avveiningen økonomi/miljø vil styret ta stilling til valg av drivstoff i forbindelse med renovasjonsanbudet 215-22.
4 SAKSORIENTERING: MOVAR IKS har gjennomført anskaffelsesprosess slik at man parallelt har fått inn pris på biogass og diesel som drivstoff, jfr. styrets behandling av sak 12/214. Tilbudsåpning er foretatt og man er derfor kjent med prisforskjellen på de to drivstoffalternativene. Adm. direktør vil i møtet gi en orientering om miljøeffekter, historisk kostnadsutvikling og forventet innvirkning på renovasjonsgebyrene. Rygge, 29. august 214 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør
5 Styresak nr. 18/214 Utskrift Av Protokoll, for så vidt angår nedenstående. År 214, tirsdag 26. august 214 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon. 7 medlemmer til stede av 8. STYRESAK NR. 18/214 RENOVASJONSANBUD 215 22 VALG AV DRIVSTOFF Direktørens forslag til vedtak: Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret velger derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode 215-22. Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 215 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. Behandling: Styret diskuterte saken bredt, og bl.a. i hvilken grad eierne igjennom representantskapet burde involveres. Forutsatt at det var flertall for å sende saken videre til representantskapet, med styrets anbefaling på drivstoffvalg, ble det utformet forslag til vedtak; Styret ønsker, basert på signaler som er fremmet fra representantskapet gjennom strategisk plan, og eierne gjennom felles renovasjonsplan, en konkretisering av hvordan representantskapet ønsker å veie økonomi og miljø i denne saken. Mariana Oberti fremmet følgende forslag; Styret i MOVAR IKS finner den totale kostnadsforskjellen med opptil 14,5 %, mellom biogass og diesel for stor. Styret velger derfor diesel som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode da dette vil gi lavere renovasjonsgebyr for innbyggerne.
6 Votering I: Ved votering fikk Mariana Obertis forslag en stemme (Mariana Oberti) og falt. Votering II: Det ble votert og det var 5 stemmer for å sende saken til representantskapet. (Ketil Reed Aasgaard, Hege Solberg Sandtrø, Marit Børud Kamark, John A. Ødbehr, Mariana Oberti) og 2 stemmer mot (Tore Fredriksen, Einar Nordbotten). Votering III: Deretter ble det votert over direktørens opprinnelige forslag, som en anbefaling fra styret overfor representantskapet; Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret anbefaler derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode 215-22. Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 215 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. Forslaget fikk 6 stemmer (Ketil Reed Aagaard, Hege Solberg Sandtrø, Marit Børud Kamark, John A. Ødbehr, Tore Fredriksen, Einar Nordbotten) og ble vedtatt. Vedtak: Innstilling til representantskapet; Styret ønsker, basert på signaler som er fremmet fra representantskapet gjennom strategisk plan, og eierne gjennom felles renovasjonsplan, en konkretisering av hvordan representantskapet ønsker å veie økonomi og miljø i denne saken. Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret anbefaler derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode 215-22. Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 215 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. Straks representantskapet har konkretisert avveiningen økonomi/miljø vil styret ta stilling til valg av drivstoff i forbindelse med renovasjonsanbudet 215-22.
7 --O-- Videresendes representantskapet med sakens dokumenter vedlagt. Kjellerød, 29. august 214 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør
8 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 18/214 RENOVASJONSANBUD 215 22 VALG AV DRIVSTOFF Fremlagt: Disposisjonsavtale AGA Direktørens forslag til V E D T A K : Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret velger derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode 215-22. Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 215 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. SAKSORIENTERING I kommunenes plandokument «Samordning av avfallshåndteringen i kommunene Moss, Rygge, Råde, Vestby og Våler» er reduserte klimautslipp fra innsamling og behandling av avfall et mål. Dette skal oppnås ved at man blant annet skal utrede og sette krav til at renovasjonskjøretøy benytter biogass eller naturgass som drivstoff. I ny strategisk plan for selskapet, som ble vedtatt i april 214 er også tiltak for å redusere klimabelastningen vektlagt. Biogass er et fornybart drivstoff, produsert ved nedbrytning av organisk avfall eller slam, og dermed representerer det ikke noe netto CO 2 -utslipp. Som det ble orientert om i styresak 8/214, vil overgang til biogass direkte kunne medføre en reduksjon på inntil 47 tonn CO 2 pr. år.
9 Som styret er kjent med fra direktørens orienteringer i styremøtene, orienteringssak 1/14 og styresak 8/214, skal selskapet ut med nytt renovasjonsanbud for avtaleperioden 215 til 22. Konkurransen omfatter innsamling og transport av kildesortert avfall fra boligeiendommer, fritidseiendommer, returpunkter og et mindre antall næringskunder i kommunene Moss, Rygge, Råde, Vestby og Våler. Administrasjonen har gjennomført anskaffelsesprosessen slik at man parallelt har fått inn pris på biogass og diesel som drivstoff, jfr. styrets behandling av sak 12/14. Tilbudsåpning er foretatt og vi er nå inne i en prosess med gjennomgang av dokumenter og kontrollregning med påfølgende kontraktsforhandlinger. Vi har ikke kommet så langt i prosessen at man bør tilkjennegi hvem som kan være aktuelle kontraktpartner eller nivå på kontraktene. Det vi derimot nå har tilstrekkelig oversikt over, er prisforskjeller på benyttelse av biogass kontra diesel. For kommunene samlet gir det en kostnadsforskjell på ca. 1%, med kommunevise sprang i størrelsesorden 8% til 14,5%. Innsamling og transportkostnadene danner grunnlag i dag for ca. 5% av renovasjonsgebyret, slik at dette i gjennomsnitt påvirkes i størrelsesorden 5%. Dersom MOVAR velger biogass som drivstoff til sine renovasjonskjøretøy, har AGA sagt seg villige til å etablere en fyllestasjon for Biogass. Stasjonen vil ha kapasitet til å kunne betjene andre biogasskjøretøy i regionen, og AGA ønsker denne plassert på Solgård Avfallsplass sitt område. Dette vil være en stor fordel for renovasjonskjøretøyene, som uansett kommune leverer avfallet her. Ved eventuelt valg av biogass som drivstoff bør biogassfyllestasjonen være operativ allerede fra 1.4.215. Det betinger raske og positive behandlinger i administrative og styrende organer både i MOVAR og Moss kommune. MOVARs rolle i selve etableringen av biogassfyllestasjonen vil være som grunneier, og at vi står for opparbeidelse/klargjøring av tomten. Opparbeidelse av arealene har en kostnadsramme på inntil 2 mill., som legges inn i investeringsbudsjettet for 215. Kostnadene vil på sikt dekkes gjennom leieinntekter på tomten, som beløper seg til 275,- pr. år, og som indeksreguleres. Administrasjonen ser betydelige miljømessige fordeler for regionen utover det at man benytte biogass som drivstoff til renovasjonskjøretøyene. Som følge av etablering av en fyllestasjon for biogass vil flere aktører kunne vurdere biogass som drivstoff på sine kjøretøy fremover. Både Østfold Fylkeskommune og NHO har vært aktive pådrivere for en slik utvikling. Rygge, 9. august 214 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Freddy Tangen (sign.) Sektorsjef renovasjon
1
11
12
13
14
15
16 REPRESENTANTSKAPET FOR MOVAR IKS Repr.sak 7/214 Styresak 19/214 REVISJON AV SELSKAPSAVTALEN FOR MOVAR IKS OPPNEVNELSE AV UTVALG. Fremlagt: 1. Utskrift av protokoll fra styremøte 6-214. 2. Saksfremlegg for styret til styresak 19/214. Styrets innstilling til representantskapet: I N N S T I L L I N G : Styret henstiller til representantskapet å oppnevne et utvalg som har som mål å utarbeide forslag til ny selskapsavtale, samt en utvidelse av selskapet låneramme for å gjøre selskapet i stand til å møte fremtidige investeringsbehov. Styret ønsker at representasjon i utvalget inkluderer medlemmer fra styret og administrasjonen. SAKSORIENTERING: Dagens vedtatte selskapsavtale har, foruten enkelte revisjoner og utvidelser, fulgt selskapet siden starten. I forbindelse med granskingsrapporten om MME ble det pekt på mangler ved dagens selskapsavtale, og den vide formålsparagrafen ble spesielt fremhevet. Generelt kan man si at dagens vedtatte selskapsavtale fremstår som utgått på dato. Styret i MOVAR IKS henstiller til representantskapet å oppnevne et utvalg for å vurdere revisjon av avtalen med utgangspunkt i utkast til avtale fra 211. Rygge, 29. august 214 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør
17 Styresak nr. 19/214 Utskrift Av Protokoll, for så vidt angår nedenstående. År 214, tirsdag 26. august 214 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon. 7 medlemmer til stede av 8. STYRESAK NR. 19/214 REVISJON AV SELSKAPSAVTALEN FOR MOVAR IKS Direktørens forslag til vedtak: Styret oppnevner et utvalg som har som mål å få på plass en ny selskapsavtale, samt en utvidelse av selskapet låneramme for å gjøre selskapet i stand til å møte fremtidige investeringsbehov. Behandling: Adm. direktør presiserer at det i saksfremlegget er en faktafeil mhp årsak til at saksbehandlingen i forbindelse med revisjon av selskapsavtale har stoppet. Det var ikke uenighet rundt fordelingsnøkkel for brann, men uenighet om valgkomité, og som nevnt i saksnotat representasjon i selskapets styrende organer. Styret anser selskapsavtalen som et rent eieranliggende, og lånerammen er en del av denne. Følgelig må oppnevnelse av utvalg foretas av representantskapet. Følgelig utferdiget styret følgende forslag til vedtak; Styret henstiller til representantskapet å oppnevne et utvalg som har som mål å utarbeide forslag til ny selskapsavtale, samt en utvidelse av selskapet låneramme for å gjøre selskapet i stand til å møte fremtidige investeringsbehov. Styret ønsker at representasjon i utvalget inkluderer medlemmer fra styret og administrasjonen. Votering: Ved votering ble styrets forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Vedtak: Som utformet av styret. --O--
18 Videresendes representantskapet med sakens dokumenter vedlagt. Kjellerød, 29. august 214 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør
19 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 19/214 REVISJON AV SELSKAPSAVTALEN FOR MOVAR IKS Direktørens forslag til V E D T A K : Styret oppnevner et utvalg som har som mål å få på plass en ny selskapsavtale, samt en utvidelse av selskapet låneramme for å gjøre selskapet i stand til å møte fremtidige investeringsbehov. SAKSORIENTERING Dagens vedtatte selskapsavtale har, foruten enkelte revisjoner og utvidelser, fulgt selskapet siden starten. Det ble tidligere nedsatt et utvalg som skulle se på nye styrende dokumenter for selskapet. Til å bistå i prosessen ble selskapet Agendum AS engasjert. I tillegg til en selskapsavtale inneholdt de nye styrende dokumentene en eieravtale samt retningslinjer for valgkomite ved oppnevnelse av medlemmer til selskapets styre. Nye styrende dokumenter ble behandlet i representantskapet i mai 211 (Repr.sak 2/211), og ble deretter sendt ut til eierkommunene for behandling. De nye dokumentene ble aldri vedtatt av samtlige eierkommuner, noe som trolig skyldes uenighet rundt fordelingsnøkkel for brann og representasjon i selskapets styrende organer. Styret i MOVAR har siden 212 gjennomgått og revidert sentrale interne styringsdokumenter for selskapet. Her kan nevnes instruks for styret og direktør, samt at styret har vedtatt et nytt fullmaktsreglement for selskapet. Styret har dessuten jobbet frem en ny strategisk plan for selskapet, som ble vedtatt av representantskapet i april 214. I forbindelse med granskingsrapporten om MME ble det pekt på mangler ved dagens selskapsavtale, og den vide formålsparagrafen ble spesielt fremhevet. Generelt kan man si at
2 dagens vedtatt selskapsavtale fremstår som utgått på dato. Det er derfor ønskelig og få vedtatt nye styrende dokumenter som regulerer forhold mellom eierne og selskapet på en god måte. Styret er fra arbeidet med ny strategisk plan kjent med at selskapet både i forbindelse med å møte den store veksten i regionens befolking, og for å møte fremtidige nye krav, er avhengig av å gjennomføre større investeringer. Det er planlagt gjennomført flere utredninger for komme frem til gode løsninger for å møte disse utfordringene i gjeldende planperiode. Dagens låneramme, som er trukket opp med ca. 411 millioner (pr. 1.1.14), forventes å bli begrensende for gjennomføringer av aktuelle tiltak, og bør derfor økes. Det foreslås å nedsette et utvalg, som med utgangspunkt i tidligere utkast til styrende dokumenter, kan utarbeide forslag til ny selskapsavtale med tilleggsdokumenter/vedlegg. Dette arbeidet bør sees i sammenheng med kommende avklaring i forhold til MIB, sett i lys av Moss kommunes utmeldelse av brannsamarbeidet. Rygge, 8. august 214 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør
21 REPRESENTANTSKAPET FOR MOVAR IKS REFERATLISTE TIL MØTE NR. 3/214 4. september 214 Ref.nr.: * 6/214 MOVAR IKS PROTOKOLL FRA STYREMØTE NR. 4/214, 22.5.214, Telefonstyremøte * 7/214 MOVAR IKS PROTOKOLL FRA STYREMØTE NR. 5/214, 18.6.214 * 8/214 MOVAR IKS PROTOKOLL FRA STYREMØTE NR. 6/214, 26.8.214 * er trykte vedlegg.
22 MOVAR IKS STYREMØTE NR. 4 214 Torsdag 22. mai 214 kl. 8: avholdt styret for MOVAR IKS telefonstyremøte. 8 medlemmer av 8 deltok: Av medlemmene deltok: Av vararepresentantene møtte: Forfall av medlemmer: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, Styreleder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune Johan Isak J. Hjertebråten, Råde kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Einar Nordbotten, ansatt Per Christian Rasmussen, ansatt Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTET 11. APRIL BLE ENSTEMMIG GODKJENT. STYRESAK NR. 13/214 REPR.SAK NR. 5/214 KLAGEADGANG I FORBINDELSE MED MOSS KOMMUNES UTMELDELSE AV BRANNSAMARBEIDET I MIB Direktørens forslag til innstilling: Representantskapet i MOVAR er gjort kjent med muligheten til å påklage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal og moderniseringsdepartementet. Man vurderer muligheten til å vinne frem med en slik klage som liten, og avstår derfor fra å innklage utmeldelsen. Hver av selskapets eiere står imidlertid fritt til å påklage utmeldelsen.
23 Behandling: Styrets leder informerte om det prosessuelle ved en deltakers utmeldelse, og følgelig om bakgrunnen for at styret har denne saken til behandling. Styrets medlemmer diskuterte hvorvidt en innstilling burde inneholde noen føring fra styret overfor representantskapet i forhold til eventuell klage på Moss kommunes utmelding av brannsamarbeidet. I saksfremlegget fastslås det at det er representantskapet som på vegne av selskapet formelt kan vedta å fremme en klage til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. I løpet av diskusjonen ble det fremsatt alternative formuleringer av innstilling overfor representantskapet. Det var uenighet om sannsynligheten for å vinne frem med en klage burde inngå i innstillingen. Tore Fredriksen ville ha med at sannsynligheten for å vinne frem med en klage var vurdert som liten. De øvrige i styret (Ketil Reed Aasgaard, Marit Børud Kamark, Hege Solberg Sandtrø, John Ødbehr, Mariana Oberti, Einar Nordbotten) stemte for følgende innstilling; Representantskapet i MOVAR IKS gjøres kjent med deres mulighet til å påklage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. En eventuell klage må fremmes innen 7. juni 214. Hver av selskapets eiere står fritt til å påklage utmeldelsen. Johan Isak J. Hjertebråten sto også bak denne innstillingen, men ønsket at styret samtidig innstilte på å ikke innklage utmeldingen. Marit Børud Kamark bemerket at styret på et senere tidspunkt på et selvstendig grunnlag må vurdere konsekvensene av Moss kommunes utmeldelse, og behandle dette i rette fora. Adm. direktør bekreftet at dette vil bli fremmet senere, men at dette må sees i sammenheng med sannsynlig utfall av de pågående og foreslåtte prosessene. Styret var enstemmige på at dette ikke bør nedfelles som noe eget punkt i vedtaket om klageadgang på utmeldelsen fra Moss kommune. John Ødbehr forlot telefonmøtet 8:45 før endelig formulering av vedtak, men endelig innstilling overfor representantskapet ble som tidligere votert på møtet; Styrets innstilling til representantskapets vedtak: Vedtak: Representantskapet i MOVAR IKS gjøres kjent med deres mulighet til å påklage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. En eventuell klage må fremmes innen 7. juni 214. Hver av selskapets eiere står fritt til å påklage utmeldelsen.
24 EVENTUELT Adm. direktør informerte om at Fagforbundet har sendt ut streikevarsel med mulig oppstart kommende uke. Et stort antall ansatte er varslet tatt ut ved en eventuell streik. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 8:5. Ketil Reed Aasgaard Styreleder Johan Isak J. Hjertebråten Hege Solberg Sandtrø Marit Børud Kamark John Ødbehr Mariana Oberti Tore Fredriksen Einar Nordbotten
25 MOVAR IKS STYREMØTE NR. 5 214 Onsdag 18. juni 214 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon. 8 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, Styreleder Johan Isak J. Hjertebråten, Råde kommune Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Per Christian Rasmussen, ansatt Inger-Lise Skartlien, Leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTET 22. MAI BLE ENSTEMMIG GODKJENT. STYRESAK NR. 14/214 FORVALTNINGSREVISJON I MOVAR UTFØRT AV ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON Direktørens forslag til vedtak: Styret i MOVAR IKS ber administrasjonen gjennomføre de tiltakene til forbedringer og korreksjoner som forvaltningsrevisjonsrapport fra Østfold kommunerevisjon påpeker med hensyn på gebyrgrunnlag og selvkostregnskaper. Behandling: Adm. direktør gjennomgikk alle områdene forvaltningsrevisjonen fikk mandat til å kontrollere, og de spesifikke forslagene til endringer som rapporten påpekte. Samtlige anmerkninger gjelder området «gebyrgrunnlag og selvkostregnskap». Votering: Styret vedtok enstemmig fremlagte forslag til vedtak. Vedtak: Som innstilt.
26 STYRESAK NR. 15/214 FAGBEFARING I FORBINDELSE MED VIDEREUTVIKLING AV STYRETS ARBEID Direktørens forslag til vedtak: Styret i MOVAR IKS ber administrasjonen arrangere en fagbefaring høsten 214 i tråd med handlingsplanen for videreutvikling av styrets arbeid. Behandling: Adm. direktør foreslo befaring hos IVAR IKS, og aktuelle datoer ble diskutert. Votering: Styret vedtok enstemmig fremlagte forslag til vedtak. Vedtak: Som innstilt. STYRESAK NR. 16/214 PROSJEKTSTILLING PÅ BRANN- OG REDNING I KS BEDRIFT Direktørens forslag til vedtak: 1. Styret i Movar IKS støtter forslaget om å opprette en prosjektstilling på brann- og redning i KS Bedrift innenfor rammene som er skissert i saksfremlegget utarbeidet av KS Bedrift. Opprettelsen av prosjektstillingen vil medføre økt kontingent for Movar IKS. Behandling: Kost/nytte av en prosjektstilling ble grundig debattert. Det var enighet i styret om at det burde stilles tydeligere krav til stillingen og til resultater. Det ble følgelig foreslått et nytt pkt. 2 til forslag til vedtak; 2. Styret forutsetter en tydeliggjøring av stillingens mandat samt milepælsrapportering i toårsperioden. Votering: Korrigert forslag til vedtak i to punkter ble votert samlet, og ble enstemmig besluttet. Vedtak: 1. Styret i Movar IKS støtter forslaget om å opprette en prosjektstilling på brann- og redning i KS Bedrift innenfor rammene som er skissert i saksfremlegget utarbeidet av KS Bedrift. Opprettelsen av prosjektstillingen vil medføre økt kontingent for Movar IKS. 2. Styret forutsetter en tydeliggjøring av stillingens mandat samt milepælsrapportering i toårsperioden.
27 O-SAK NR. 22/214 DIREKTØRENS ORIENTERING Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 23/214 RESULTATRAPPORTERING OG LIKVIDITET Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 24/214 ÅRSBERETNING FOR RESERVEVANNSAMARBEIDET 213 MELLOM MOVAR IKS, FREDRIKSTAD OG SARPSBORG KOMMUNE Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 25/214 PROTOKOLL FRA MØTER I AMU Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 26/214 AVSLUTNING AV PROSJEKT 65 UTBEDRING BUNNLEDNINGER MOSSEREGIONEN BRANNSTASJON Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering.
28 Behandling: Korrigert saksnotat ble utdelt på møtet, da tilsendte sakspapirer benyttet for høyt tall som total prosjektkostnad. Beløpet i opprinnelig saksfremstilling var inkludert merverdiavgift, og redusert for MVA-beløpet ble prosjektet avsluttet godt innenfor bevilget ramme. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. EVENTUELT Det fremkom ikke poster under eventuelt, men prosess for eventuell økning av selskapets låneramme ble diskutert. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 1:4. Ketil Reed Aasgaard Styreleder Johan Isak J. Hjertebråten Hege Solberg Sandtrø Marit Børud Kamark John A. Ødbehr Mariana Oberti Tore Fredriksen Per-Christian Rasmussen
29 25.6.214 Direktørens orientering Styremøte 18.6.214 Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 18/13 Revidert kostnadsramme bokprosjekt MOVARs historie 1989 til 214. Opprettholder rammen, og vedtar E-bok. Tekst er ferdig. Jobbes med bilder og utforming av boka. Adm./Innen jubileet i sept. 33/13 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri Oversendes eierkommunene for vedtak. Ikke implementert. Avventer behandling i eierkommunene. Adm (Etter vedtak i eierkommunene) 4/14 Evaluering av styrearbeidet i 213 Handlingsplan sak 7/214 Studietur jfr. Sak 15/14 Styret/ Befaring høsten 214 Møte 1-214 Eventuelt. Spm Mariana Oberti Ønsker sak/orientering om beredskap ved Solgård Avfallsplass. Se O- sak 21/214. Beredskapsplan under arbeid. Presenteres for styret. Adm/ Ila 214. 12/214 Valg av drivstoff ifm nytt renovasjonsanbud Styret foretar valg av drivstoff etter at innkommende tilbud er innkommet og vurdert Adm. Legger frem sak i august, gitt at evaluering av tilbudene er gjennomført. Adm/August 214 13/214/ Rep.skapssak 5/14 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Det vil bli fremlagt sak som synliggjøre konsekvensene av utmeldingen. Adm/høst 214 Status MIB: Bunnledningen på Tykkemyr utbedret, jfr. O- sak Vestby kommune har utbedret ventilasjonsanlegget ved Vestby brannstasjon Vår andel av kostnadene belastes husleien i tråd med leieavtalen, ca. 67,- pr. år MOVAR/MIB bidrar med bakgrunnstall for åpningsbalanse og intitelle kostnader FMBR Prosjekt «Renere arbeidsplass» i MIB 1
3 25.6.214 Status Renovasjon: Nytt renovasjonsanbud kunngjøres denne uken på Doffin/TED Mye jobb med kvalitetssikring Fremmer sak trolig i august om valg av drivstoff AGA er klare til å etablere fyllestasjon dersom valget blir biogass Etablering av fyllestasjon krever midlertidig. Arbeidet med dette startes nå for ikke å miste tid Innsamlingsordningen for farlig avfall forventes igangsatt til høsten Rapportering Benchmarking 214 gjennomført. Styret får seg forelagt resultater i august- eller septembermøte Renovasjon hadde stand under Mossedagene Godt besøk MOVAR Solgård Avfallsplasss nomimert til Mossiana-prisen Statkraft bygger om varmesentralen Ingen gassleveranse p.t. Utfordringer med renhet på glass og metall Gir trekk Ut med info til kundene Status VA: Høyt vannforbruk bl.a. pga hagevanning God kapasitet i vannverket Leveransen til Vestby er problematisk, da uttaket er ujevnt og tidvis overstiger avtalt menge med Moss Tiltak (kort og lang sikt) må vurderes sammen med Vestby og Moss kommune Status håndtering av avløpslam: Kontrakt tegnet med Rune Jørgensen AS om transport til sluttbruker Tidligere: Håndtering på slamplass i egenregi, og avsetning av slam via Høst AS Plassen på Solgård er for liten. Vil komme tilbake til styret med forslag om opprettelse av nye slamplass utenfor fremtidig deponiområde Ser ut til å komme ut med ca. 3% reduksjon i kostandene kontra laveste tilbud etter første anbudskonkurranse (som ble avlyst) Prosjektleder VA går av med pensjon 1.7. Vi starter rekruttering og håper på ansettelse over ferien Status Administrasjon: Sentrale tarifforhandlinger gjennomført. MOVAR del i ny bedriftsavtale for konkurranseutsatt virksomhet Dette er en egen tariffavtale og ikke en særavtale lenger (SGS 171) MIB er ikke omfattet av denne, men av ordinær HTA Budsjettarbeidet er i gang Hvert område rapporterer foreløpige tall, som danner grunnlag for en grov oversikt Som i fjor gjennomføres møter med rådmennene før/etter ferien Budsjettet behandles i styremøte i september og i rep.skapsmøte i november IA-bedrift MME meldt oppløst ved konkurs Lisbeth Smestad ansatt som ny innkjøper. Begynner 11.8. 2
31 25.6.214 Om MOVAR i media: Ny måkestrid i nedre Vansjø MA 3.4.214 Kan stoppe Moss kommune fra å melde seg ut MA 26.4.214 Dette kan gjøres bedre (Forvaltningsrevisjon) MA 29.4.214 Ros til MOVAR (Forvaltningsrevisjon) MA 3.4.214 Kaster stadig mer søppel MA 6.5.214 Full tenning om brann (Utmelding Moss) MA 7.5.214 Innfører plastsortering MA 8.5.214 Ordføreren er arrogant MA 12.5.214 Avgang i fyr og flamme BA 4.6.214 Sverre Gulbrandsen 8 år MA 5.6.214 27 kan få Mossiana prisen MA 11.6.214 3
32 25.6.214 MOVAR IKS Regnskap 3.4.14 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 MOVAR IKS Totalt pr. 3.4.14 Omsetning inkl. internfakturering: kr. 95 517 Resultat 7 111 Avskrivninger 1 66 Finanskostnader 1 787 Varekostnad (Produksjonskostnad) 24 684 Driftskostnader 21 878 Personalkostnader 29 397 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 Likviditet pr. 3.4.14 Tall i NOK 1 Pr. 3.4.14 Pr. 31.12.13 Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) 55 821 36 267 Kortsiktige fordringer 16 763 19 886 Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån. -4 5 SUM 72 584 51 653 Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg. 45 834 3 949 Arbeidskapital 26 75 2 74 Forutsatt ordinær drift er denne likviditeten tilfredsstillende. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette enten betyr drift med underskudd eller utbetaling til kommunenes fond (Selvkostfondene er p.t. høyere enn arbeidskapitalen.) Vi vurderer en likviditetsmodell med rullerende 12 mnd. Fremskrivning som PwC har foreslått. Finner vi denne formålstjenlig, blir den presentert på neste møte. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 1
33 25.6.214 MOVAR Totalt, Resultat 3.4.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning. 1 9 8 7 6 5 4 3 1 5-5 -1-1 5-2 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 Regnskap 214 Budsjett 214 1 Omsetning Regnskap 213 Resultat Budsjett 3.4.14 3.4.14 7 111 7 129 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 MOVAR IKS totalt pr. 3.4.14 For tidlig å gi noen prognose for 215, da avvik som følge av periodiseringer mest utslagsgivende på regnskaper med få måneders drift. Imidlertid svært god treff med budsjett 1. tertial 214. Underliggende drift i de ulike sektorene er tilfredsstillende. Ingen hendelser så langt i 214 som ikke er håndterbar økonomisk. Tilfredsstillende likviditet. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 8 Adm. og Tekn. Resultat 3.4.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kr., inkl. intern omsetning. 7 1 6 5 5 4-5 3 2-1 1 Regnskap 214 Budsjett 214 Regnskap 213 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Omsetning Resultat Budsjett 3.4.14 3.4.14 38-32 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 2
34 25.6.214 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene tilnærmet som budsjettert. (Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer.) Flere svingninger på kontonivå i driftskostnadene i de 4 første månedene. Totalt sett utligner disser hverandre, og ingen radikale overskridelser. Kan få betydning for noen budsjettposter 215 hvis avvikene vedvarer. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 Vansjø Vannverk Resultat 3.4.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner Inkl. internomsetning. 14 12 1 8 6 4 5 4 3 2 1-1 -2-3 -4-5 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 Omsetning Regnskap 214 Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat Budsjett 3.4.14 3.4.14 878 47 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Ingen unormale avvik mellom regnskap og budsjett hverken mhp. omsetning eller kostnader ved drift av vannverket så langt i 214. Kostnadssiden noe påvirket av periodisering, bl.a. lønnskostnadene. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 3
35 25.6.214 Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat 3.4.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning 18 16 14 12 1 8 6 4 2 Omsetning Regnskap 214 Budsjett 214 Regnskap 213 3 2 5 2 1 5 1 5-5 -1 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Resultat Budsjett 3.4.14 3.4.14 52 2 423 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Omsetning betydelig høyere enn budsjettert, og også i forhold til 213. Skyldes en fuktig vår. Kostnader rimelig statiske og uavhengig av mottatt mengde. Kostnadssiden er påvirket av periodisering. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 Solgård Avfallsplass - Resultat 3.4.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 16 14 12 1 8 6 4 5-5 -1-1 5-2 -2 5 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 Omsetning Regnskap 214 Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat Budsjett 3.4.14 3.4.14 699 1 82 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 4
36 25.6.214 De viktigste avvikene ved drift av Solgård avfallsplass. Ligger etter budsjett omsetningsmessig, men er tilnærmet likt samme periode i 213. Innsparinger i forhold til budsjett på transport av vann Moss (leie av kapasitet i kommunens rørledning) grunnet kreditnota vedrørende 213. Flere svingninger på kontonivå i driftskostnadene i de 4 første månedene, og netto noe innsparing i forhold til budsjett. Noe påvirket av periodisering, bl.a. lønnskostnadene. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 Husholdningsrenovasjon - Resultat 3.4.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 26 24 22 25 2-25 18-5 16 14 12-75 -1 1-1 25 8 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 6 4 Regnskap 214 Budsjett 214 2 Omsetning Regnskap 213 Resultat Budsjett 3.4.14 3.4.14 4 2 4 31 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 De viktigste avvikene ved drift av husholdningsrenovasjon. Rimelig akseptabelt samsvar mellom budsjett og regnskap pr. 3.4.14. Resultat vil variere i de enkelte kommuner. Det har vært foretatt nedjustering av pris i to kommuner, og andre har uendret pris. Likevel viser totalregnskapet 1. tertial et overskudd. Det er budsjettert med en stilling ifm mottak av farlig avfall. Denne er ikke besatt og vil først få eventuell regnskapsmessig virkning fom høsten 214. Det er knyttet spenning til prisutviklingen av tjenesten, da man i disse dager utlyser nytt renovasjonsanbud, som vil gjelde fra og med regnskapsåret 215. Dessuten er det besluttet endringer i renovasjonssystemet for Råde og Rygge med virkning fra 215. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 5
37 25.6.214 22 2 18 16 14 12 1 8 6 MIB - Resultat 3.4.14 i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 75 5 25-25 -5-75 -1 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 4 Regnskap 214 2 Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat 3.4.14 Budsjett 3.4.14 Omsetning - 929 58 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. I posten «varekjøp» inngår Brannvarsling 11-sentralen (ABØ) og denne har en overskridelse på kr. 543 pr. 3.4.14. Vil sannsynligvis utjevnes i løpet av 214. Det forekommer avvik på flere ulike typer lønnskostnader, mens totalbudsjett for personalkostnader har avvik på kun kr. 7 5,- pr. 3.4.14. Poster med overskridelser er bl.a. kursutgifter, og på både rep. og vedlikehold biler samt drivstoff. Det er også merforbruk vedrørende brukerbetaling av nødnett samt kunngjøringer/annonser. Jevnlige utfordringer på personellsiden mhp å fylle stillinger med kvalifisert mannskap. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 25.6.214 6
38 MOVAR IKS STYREMØTE NR. 6 214 Tirsdag 26. august 214 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon. 7 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Av varamedlemmene møtte: Meldt forfall: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, Styreleder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Einar Nordbotten, ansatt Per-Christian Rasmussen, ansatt Johan Isak J. Hjertebråten, Råde kommune (Varamedlem ikke innkalt grunnet for kort frist.) Inger-Lise Skartlien, Leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTET 18. JUNI BLE ENSTEMMIG GODKJENT. STYRESAK NR. 17/214 KLAGEBEHANDLING ETTER OPPRETTHOLDELSE AV VEDTAK FATTET AV BRANNSJEF I MEDHOLD AV DELEGERT MYNDIGHET Direktørens forslag til vedtak: 1. Klage fra AFK eiendom FKF på pålegg om retting av avvik for krav om å gjennomføre brukers/virksomhets plikter som eier av bygg, samt klage på saksbehandlingsfeil, avvises. 2. Som grunn for å avvise klagen og opprettholde pålegg vektlegges det at MIBs interne rutiner for saksbehandling er fulgt. Rutinene er basert på føringer som er gitt i gjeldende regelverk, herunder Forskrift av 26. juni 22 nr. 728 om brannforebyggende tiltak og brannsyn (forebyggendeforskriften), Forskrift av 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (interkontrollforskriften) samt føringer gitt i Styrende dokumenter for tilsyn utgitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB).
39 Behandling: Brannsjefen redegjorde for saken. Under diskusjonen formulerte styret et korrigert forslag til vedtak, hvor de to opprinnelige punktene ble redigert og slått sammen, og et nytt punkt to ble formulert; 1. Klage fra AFK eiendom FKF på pålegg om retting av avvik for krav om å gjennomføre brukers/virksomhets plikter som eier av bygg, samt klage på saksbehandlingsfeil, avvises med henvisning til Forskrift av 26. juni 22 nr. 728 om brannforebyggende tiltak og brannsyn (forebyggendeforskriften), Forskrift av 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (interkontrollforskriften) samt føringer gitt i Styrende dokumenter for tilsyn utgitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). 2. Styret ber MIB styrke sine rutiner ved å sende skriftlig forhåndsvarsel ved ileggelse av pålegg. Votering: Det ble kun votert over styrets korrigerte forslag til vedtak, og dette ble enstemmig besluttet. Vedtak: Som utformet av styret. STYRESAK NR. 18/214 RENOVASJONSANBUD 215 22 VALG AV DRIVSTOFF Direktørens forslag til vedtak: Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret velger derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode 215-22. Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 215 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. Behandling: Styret diskuterte saken bredt, og bl.a. i hvilken grad eierne igjennom representantskapet burde involveres. Forutsatt at det var flertall for å sende saken videre til representantskapet, med styrets anbefaling på drivstoffvalg, ble det utformet forslag til vedtak;
4 Styret ønsker, basert på signaler som er fremmet fra representantskapet gjennom strategisk plan, og eierne gjennom felles renovasjonsplan, en konkretisering av hvordan representantskapet ønsker å veie økonomi og miljø i denne saken. Mariana Oberti fremmet følgende forslag; Styret i MOVAR IKS finner den totale kostnadsforskjellen med opptil 14,5 %, mellom biogass og diesel for stor. Styret velger derfor diesel som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode da dette vil gi lavere renovasjonsgebyr for innbyggerne. Votering I: Ved votering fikk Mariana Obertis forslag en stemme (Mariana Oberti) og falt. Votering II: Det ble votert og det var 5 stemmer for å sende saken til representantskapet. (Ketil Reed Aasgaard, Hege Solberg Sandtrø, Marit Børud Kamark, John A. Ødbehr, Mariana Oberti) og 2 stemmer mot (Tore Fredriksen, Einar Nordbotten). Votering III: Deretter ble det votert over direktørens opprinnelige forslag, som en anbefaling fra styret overfor representantskapet; Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret anbefaler derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode 215-22. Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 215 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. Forslaget fikk 6 stemmer (Ketil Reed Aagaard, Hege Solberg Sandtrø, Marit Børud Kamark, John A. Ødbehr, Tore Fredriksen, Einar Nordbotten) og ble vedtatt. Vedtak: Innstilling til representantskapet; Styret ønsker, basert på signaler som er fremmet fra representantskapet gjennom strategisk plan, og eierne gjennom felles renovasjonsplan, en konkretisering av hvordan representantskapet ønsker å veie økonomi og miljø i denne saken.
41 Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret anbefaler derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode 215-22. Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 215 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. Straks representantskapet har konkretisert avveiningen økonomi/miljø vil styret ta stilling til valg av drivstoff i forbindelse med renovasjonsanbudet 215-22. STYRESAK NR. 19/214 REVISJON AV SELSKAPSAVTALEN FOR MOVAR IKS Direktørens forslag til vedtak: Styret oppnevner et utvalg som har som mål å få på plass en ny selskapsavtale, samt en utvidelse av selskapet låneramme for å gjøre selskapet i stand til å møte fremtidige investeringsbehov. Behandling: Adm. direktør presiserer at det i saksfremlegget er en faktafeil mhp årsak til at saksbehandlingen i forbindelse med revisjon av selskapsavtale har stoppet. Det var ikke uenighet rundt fordelingsnøkkel for brann, men uenighet om valgkomité, og som nevnt i saksnotat representasjon i selskapets styrende organer. Styret anser selskapsavtalen som et rent eieranliggende, og lånerammen er en del av denne. Følgelig må oppnevnelse av utvalg foretas av representantskapet. Følgelig utferdiget styret følgende forslag til vedtak; Styret henstiller til representantskapet å oppnevne et utvalg som har som mål å utarbeide forslag til ny selskapsavtale, samt en utvidelse av selskapet låneramme for å gjøre selskapet i stand til å møte fremtidige investeringsbehov. Styret ønsker at representasjon i utvalget inkluderer medlemmer fra styret og administrasjonen. Votering: Ved votering ble styrets forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Vedtak: Som utformet av styret.
42 O-SAK NR. 27/214 DIREKTØRENS ORIENTERING Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 28/214 ØKONOMI, LIKVIDITET OG PROGNOSERAPPORTERING Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 29/214 MOSS KOMMUNES UTMELDELSE AV MIB REPRESENTANTSKAPETS OPPNEVNELSE AV KOMITÉ. Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Representantskapets leder informert om planlagt prosess vedrørende brannsamarbeid. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 3/214 MOSSEPORTEN MILJØENERGI KONKURS Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering.
43 O-SAK NR. 31/214 AVSLUTNING AV PROSJEKT 211 ETABLERING AV VANNMÅLERE I MOSS Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 32/214 AVSLUTNING AV PROSJEKT 516 SOLGÅRD AVFALLSPLASS UTSKIFTNING AV CONTAINERE Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 33/214 AVSLUTNING AV PROSJEKT 539 SOLGÅRD AVFALLSPLASS KJØP AV BULLDOSER Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. EVENTUELT Det innkalles til ekstraordinært telefonstyremøte torsdag 4. september 214 kl. 18:. Til behandling vil være drivstoffvalg i forbindelse med renovasjonsanbud.
44 Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl 12:1 Ketil Reed Aasgaard Styreleder Marit Børud Kamark Hege Solberg Sandtrø Mariana Oberti John A. Ødbehr Einar Nordbotten Tore Fredriksen
45 29.8.214 Direktørens orientering Styremøte 26.8.214 Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 18/13 Revidert kostnadsramme bokprosjekt MOVARs historie 1989 til 214. Opprettholder rammen, og vedtar E-bok. Tilnærmet ferdig. Boka legges på minnepinner. Adm./Ferdig til sept. 33/13 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri Oversendes eierkommunene for vedtak. Ikke implementert. Avventer behandling i eierkommunene. Adm (Etter vedtak i eierkommunene) 4/14 Evaluering av styrearbeidet i 213 Handlingsplan sak 7/214 Studietur jfr. Sak 15/14 Forbereder styretur til Stavanger/IVAR 24-25.9. Adm. Se dagens orientering. Møte 1-214 Eventuelt. Spm Mariana Oberti Ønsker sak/orientering om beredskap ved Solgård Avfallsplass. Se O- sak 21/214. Beredskapsplan under arbeid. Adm/ Ila 214. 12/214 Valg av drivstoff ifm nytt renovasjonsanbud Styret foretar valg av drivstoff etter at innkommende tilbud er vurdert Tilbudene er evaluerert, og innstilling foreligger så snart valg av drivstoff er gjort. Sak fremlegges for styret 18/214 Adm/August 214 13/214/ Rep.skapssak 5/14 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Rep.skapet nedsatt hurtigarbeidene komite, jfr. O-sak 29/214 Adm/høst 214 14/214 Forvaltningsrevisjon I MOVAR utført av Østfold kommunerevisjon Styret ber adm gjennomføre tiltak i tråd med revisjonens anbefaling. Innarbeides ved budsjettering 215 Adm/høst 214 Fagbefaring Stavanger Forslag til program: Avreise morgenfly 24.9. Program 24.9. Besøk og befaring hos IVAR IKS: Løsninger for å håndtere stor regional vekst og endrede rammevilkår Bærekraftige og innovative løsninger Samlokalisering med Lyse Stordriftsfordeler og nye tilbud til kommunene Effektiv drift Besøke SNJ (Sentralrenseanlegg), matavfallsmottak og gjødselfabrikken m.v. 25.9.: Besøk hos Stavanger kommune Renovasjon: Løsninger for å håndtere vekst og fortetning Bruk av ny teknologi bl.a. for økt kundeservice Drift av renovasjonskjøretøy på biogass Styremøte (etter lunsj) med telefonoverføring til Huggenes Hjemreise etter styremøte 1
46 29.8.214 Status budsjettarbeidet: Utkast fra avdelingene gjennomgås. En del tidligere felleskostnader legges ut på avdelingen (f.eks. porto, IT-hardware og en del lisenskostnader), jfr. forvaltningsrevisjonen. Fordelingsnøkkel for øvrige felleskostnader må også gjennomgås og dokumenteres. Usikkerhet i forhold til MIBs budsjett. Møter avtales med Rådmennene i begynnelsen av september. Budsjettet er tenkt styrebehandlet i september og i rep.skapet i november. Annet: Funnet feil i faktureringen av sigevann fra Moss kommune Utgjør trolig ca. 2,4 millioner frem til 1.1.214. Lisbeth Smestad startet i stillingen som innkjøper 11.8. Stillingen som Prosjektleder etter Hans Wold, som gikk av 1.7., er lyst ut. Norsk Vanns årskonferanse avholdes 2.-3.9.14 Adm. dir. skal bidra i en parallell sesjon om innovasjon 3.9. Workshop for «Vanneksperter» under årets TV-aksjon 1.9. Utbrettfolder for Strategisk plan utarbeidet. Vil forsøke å få denne trykket før møtene med Rådmennene og turen til Stavanger. 2
47 29.8.214 MOVAR IKS Regnskap 3.6.14 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 MOVAR IKS Totalt pr. 3.6.14 Omsetning inkl. internfakturering: kr. 137 471 Resultat 11 392 Varekostnad Avskrivninger 15 978 Finanskostnader 4 333 (Produksjonskostnad) 36 42 Personalkostnader Driftskostnader 37 96 31 442 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 Likviditet pr. 3.6.14 Tall i NOK 1 Pr. 3.6.14 Pr. 31.12.13 Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) 34 763 36 267 Kortsiktige fordringer 16 66 19 886 Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån. -4 5 SUM 51 423 51 653 Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg. 24 419 3 949 Arbeidskapital 27 4 2 74 Forutsatt ordinær drift er denne likviditeten tilfredsstillende. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette enten betyr drift med underskudd. Bør ikke bli noe problem i inneværende år. (Selvkostfondene er pr. 1.1.14 på 28 325, altså marginalt høyere enn arbeidskapitalen.) Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 1
48 29.8.214 MOVAR Totalt, Resultat 3.6.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning. 15 14 13 12 11 1 9 8 7 6 5 4 4 5 3 1 5-1 5-3 -4 5 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 3 Regnskap 214 2 Budsjett 214 1 Omsetning Regnskap 213 Resultat Prognose Budsjett 3.6.14 214 214 11 392 3-3 31 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 MOVAR IKS totalt pr. 3.6.14 Effekten av nedbør/klima og periodisering gjør prognosen usikker. Lønnsoppgjør med virkningstidspunkt 1. mai ikke forhandlet. Kostnad som følge av lønnsøkning ikke hensyntatt i halvårsregnskapet. Ingen hendelser så langt i 214 som ikke er håndterbare teknisk og økonomisk. Innsparing vareforbruk/produksjonskostnad har flere årsaker, men en vesentlig sum skyldes lav kostnad vedrørende leie av rørkapasitet i Moss kommune for vann fra Solgård til Kambo. (HB-konto 441). Dette er tidligere kommunisert, og dreier seg om kreditnota vedr. for høy belastning i 213. I tillegg forventes feilfakturert sum for sigevann tilbakeført fra Moss kommune, ca. 2,4 millioner. Underliggende drift i de ulike sektorene ansees som god. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 12 Adm. og Tekn. Resultat 3.6.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kr., inkl. intern omsetning. 8 1 8 6 6 4 2-2 4-4 2 Regnskap 214 Budsjett 214 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 213 Omsetning Resultat Prognose Budsjett 3.6.14 214 214 1 646 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 2
49 29.8.214 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene tilnærmet som budsjettert. (Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer.) Flere svingninger på kontonivå i driftskostnadene 1. halvår. Totalt sett utligner disser hverandre, og ingen radikale overskridelser. Lønnskostnader: Innkjøper beregnet ansatt tidligere på året, samt ikke gjennomført lønnsoppgjør slår ut. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 Vansjø Vannverk Resultat 3.6.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner Inkl. internomsetning. 2 17 5 15 12 5 1 7 5 5 12 1 8 6 4 2-2 -4-6 -8 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 5 Omsetning Regnskap 214 Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat Prognose Budsjett 3.6.14 214 214 1 266-874 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Inntekten ligger over budsjett, og forsterkes etter hvert av rekordproduksjonen i juli (Høyeste månedsproduksjon i historien). Slamkostnader godt under budsjett, som følge av nye avtaler, samt at del slam ikke er overtatt av Høst. Bytte av aktivt kull ikke påbegynt pr. 3.6. Lønnskostnader påvirket av ikke gjennomført lønnsoppgjør. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 3
5 29.8.214 Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat 3.6.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning 25 22 5 2 17 5 15 12 5 1 7 5 2 5 2 1 5 1 5-5 -1 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 5 2 5 Omsetning Regnskap 214 Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat Prognose Budsjett 3.6.14 214 214 2 559 + - 887 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Omsetning tydelig høyere enn budsjettert, og vesentlig høyere enn fjoråret. Dette utjevnes noe etter juli som har vært nedbørfattig. Lavere varekostnad; Liten kostnad levering slam som følge av ny avtale, og at slam ikke er overtatt av Høst. Andre driftskostnader ligger over budsjett pr. 3.6.214, noe som bl.a. skyldes høyt forbruk på vedlikeholdskontoene for maskiner og utstyr, samt bygg. Kostnader rimelig statiske og uavhengig av mottatt menge. Følgelig er det pr. 3.6.14 et «for godt» resultat med tanke på nedregulering av selvkostfondet. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 Solgård Avfallsplass - Resultat 3.6.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 25 22 5 2 17 5 15 12 5 1 7 5 5-5 -1-1 5-2 -2 5-3 -3 5-4 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 5 2 5 Omsetning Regnskap 214 Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat Prognose Budsjett 3.6.14 214 214 1 855 3 5 711 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 4
51 29.8.214 De viktigste avvikene ved drift av Solgård avfallsplass. Ligger etter budsjett omsetningsmessig, også i forhold til samme periode i 213. Gjelder særlig levert husholdningsavfall og farlig avfall fra husholdningene, så dermed trolig periodisering årsaken). Lønnsregulering 214 ikke forhandlet. Innsparinger i forhold til budsjett på transport av vann Moss (leie av kapasitet i kommunens rørledning) grunnet kreditnota vedrørende 213. (Imidlertid økning i kostnad sigevann til Kambo RA.) Netto innsparing i forhold til budsjett er ca 1 mill. 1. halvår. NB! I tillegg kommer feilfakturering ca. 2,4 mill. Noe lønnskostnader vil i 2. halvår belastes husholdningsrenovasjon, da ansatte på Solgård Avfallsplass (avd 5) vikarierer på funksjoner på avd 55. Flere planlagte vedlikeholdsoppgaver så langt ikke påbegynt 1. halvår 214 fører til innsparinger i forhold til budsjett. Enkelte poster også med overskridelser, bl.a. rep. og vedl.hold kjøretøy. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 Husholdningsrenovasjon - Resultat 3.6.14 i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 35 32 5 1 5 3 1 27 5 25 5 22 5 2 17 5-5 15 12 5-1 1 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 7 5 Regnskap 214 5 Budsjett 214 2 5 Omsetning Regnskap 213 Resultat Prognose Budsjett 3.6.14 214 214 2 74 - negativ - 1 481 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 De viktigste avvikene ved drift av husholdningsrenovasjon. Omsetning fallende fra 213 grunnet lavere gebyrer til forbruker. Annet halvår belastes for økte lønnskostnader for tjenester utført av ansatte i avdeling 5 (Solgård Avfallsplass) basert på forbruk timer. Rimelig akseptabelt samsvar mellom budsjett og regnskap pr. 3.6.14. Salgsinntekter av gjenvinningsvarer er lavere enn budsjett, og også i forhold til fjoråret. Resultat vil variere i de enkelte kommuner. Det er utarbeidet prognoser for 214 pr. kommune som blir presentert i budsjettmøtene som avtales med de respektive i disse dager. Sektoren har stort selvkostfond. Våler kommune har en post som overskrider 5 år og skulle vært nedregulert, noe som også er påpekt i rapport fra Østfold kommunerevisjon. Det er budsjettert med stilling ifm mottak av farlig avfall. Denne er ikke besatt og vil først få eventuell regnskapsmessig virkning fom høsten 214. Sommerrenovasjon utfakturert, mens kostnadene påløper utover i annet halvår. Anbud for renovasjonstjenesten 215 22 er gjennomført. Når dette skrives er det ikke konkludert. Det er dessuten besluttet endringer i renovasjonssystemet for Råde og Rygge med virkning fra 215. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 5
52 29.8.214 35 32 5 3 27 5 25 22 5 2 17 5 15 12 5 1 MIB - Resultat 3.6.14 i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 6 3-3 -6-9 -1 2 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 7 5 Regnskap 214 5 2 5 Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat 3.6.14 Prognose 214 Budsjett 214 Omsetning 1 325-5 - 5 Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Meget god budsjettdisiplin og kostnadskontroll i hele sektoren, og følgelig ligger samtlige 4 avdelinger rimelig tett på forventet resultat. Etterbetaling vedrørende lønnsoppgjør 214 vil slå mest ut for MIBsektoren annet halvår pga størst antall ansatte. (Spesielt avd 65 - Beredskap). Poster med overskridelser er bl.a. bilkostnader (rep. og vedlikehold) og kursutgifter, mens et større antall poster viser innsparinger både i forhold til budsjett og til fjoråret. Jevnlige utfordringer på personellsiden mhp å fylle stillinger med kvalifisert mannskap. NB! Pga ferieavvikling er ikke tallene kvalitetssikret med Brannsjefen. Høyere ytelse lavere kostnader i miljøets interesse 29.8.214 6