Referat fra Kretsstyremøte (Med forbehold om styrets godkjenning i neste styremøte) Tid/sted: Color Line stadion, Ålesund, mandag 13. februar 2017 Til stede: Forfall: Referent: Kopi til: Bård Dalen, Tone Engeseth, Kirsti Slotsvik, Toivo Nilsen og Bjørn Oskar Haukeberg. Lena Pedersen og Gina B. Rundtom Bjørn Oskar Haukeberg Kontrollkomite, valgkomite og ansatte. Sakliste Gjennomgang/vedtak av sakliste Godkjenning av referat
KS/08/17 Offentliggjøring av KS-referat Bakgrunn: Styret ba i forrige møte om å få lagt fram en sak om offentliggjøring av KS-referatene. Dette med bakgrunn i det generelle fokuset som det har vært det siste året på åpenhetskulturen i norsk idrett generelt. Saksopplysninger: Som frivillig organisasjon er ikke idretten underlagt de samme offentlighetskravene som f.eks. kommunene. Det betyr at det ikke er noen lovhjemmel som pålegger idretten å offentliggjøre saklister og referat fra møter. Det er heller ikke noe krav om offentliggjøring av årsrapporter utover at disse skal legges fram for kretsting og godkjennes av klubbenes representanter der. Et par fotballkretser praktiserer i dag at referat/protokoll fra styremøtene legges ut, det samme gjelder idrettskretsen. Vurdering: Åpenhet kan være et viktig bidrag for å bygge enda større tillit i en organisasjon. I tillegg kan åpenhet om behandling av saker være med å styrke informasjonen ut til klubbene og på den måten bidra til å forankre planer/vedtak på en bedre måte ute i klubbleddet. I kvalitetsklubbkonseptet er åpenhet et viktig prinsipp blant annet skal alle planer, retningslinjer, rollebeskrivelser, etc. ligge lett tilgjengelig for klubbenes medlemmer, enten det er i en klubbhåndbok eller på nettsidene. Kravet om åpenhet er her en viktig forutsetning for å bygge en felles forståelse for hvordan klubben skal utvikles videre. Dette bør være retningsgivende også for kretsstyret. Personalsaker eller saker av forretningsmessig karakter bør som utgangspunkt ikke offentliggjøres. Innstilling fra daglig leder: Styret i SFK vedtar at kretsstyrets saklister, med utredninger og vedtak, skal offentliggjøres på SFKs nettsider senest 10 dager etter møteslutt. Personalsaker eller saker av forretningsmessig karakter skal som utgangspunkt unntas offentliggjøring. Kretsstyret besluttet: Styret i SFK vedtar at kretsstyrets saklister, med utredninger og vedtak, skal offentliggjøres på SFKs nettsider senest 10 dager etter møteslutt. Personalsaker eller saker av forretningsmessig karakter skal unntas offentliggjøring.
KS/09/17 Utarbeidelse av kretshåndbok Bakgrunn: Styret har det siste året drøftet både organisering og styrets rolle/ansvar. Det er gjort vedtak om ny organisasjonsstruktur og beskrivelser av ulike roller i organisasjonen. Samtidig har kretsen gjennom sitt ansvar for utviklingen av kvalitetsklubbkonseptet jobbet tett inn mot klubbene med mye av det samme tydelige planer, rollebeskrivelser og organisering. Og at alt dette skal gjøres tilgjengelig for klubbens medlemmer gjennom en klubbhåndbok gjerne offentliggjort på klubbens nettsider. NFF og kretsene har det siste året begynt å se nærmere på om det skal utvikles et konsept for kvalitetskrets altså at det lages et sett med kriterier som må være oppfylt for at vi skal kunne defineres som kvalitetskrets, eller standardkrets. Saksopplysninger: Kretsenes ansvar og oppgaver er beskrevet i NFFs lover. Der er også styrets oppgaver beskrevet, og forholdet mellom styret og administrasjonen. SFK har i tillegg utarbeidet både organisasjonsplaner, delegert myndighet fra styret til daglig leder, utarbeidet rollebeskrivelser, tiltaksplaner og en rekke andre beskrivelser av vår daglige virksomhet. Felles for mye av dette er at det er forankret i vedtak på kretstinget, i styret, eller i administrasjonen hvis ansvaret er delegert dit. Disse vedtakene er da gjerne gjort på ulike tidspunkt og dermed kan det være vanskelig å finne en god oversikt. Vurdering: Spesielt gjennom arbeidet med kvalitetsklubb har vi fått fram betydningen av å ha gode oversikter over noe av det mest sentrale i drift og utvikling av en klubb. Gode planer og rollebeskrivelser er et helt avgjørende utgangspunkt for å utvikle kvalitet men dette forutsetter naturligvis at flest mulig i klubben kjenner til planene. I kvalitetsklubbkonseptet på nivå en er det i dag totalt 20 kriterier som må være oppfylt. Ett av disse kriteriene er en klubbhåndbok der blant annet alle de 19 andre kriteriene skal være med, pluss noe til. I sum skal denne klubbhåndboken gi en god oversikt over hvordan klubben er organisert og hvilke planer den har for å nå de målene en har satt seg. Fotballkretsene har ikke en tilsvarende håndbok. Vi mangler også en samlet oversikt over vedtatte retningslinjer, kriterier, beskrivelser etc. som legges til grunn for å drifte og utvikle aktiviteten som kretsen har et ansvar for. Vi mangler med andre ord en kretshåndbok. Derfor bør det settes i gang et arbeid med å få samlet organisasjonsplaner, rollebeskrivelser, gjennomføringsplaner, avtalemaler og tilsvarende. Deretter bør dette struktureres og legges inn i en kretshåndbok som igjen kan legges ut på våre nettsider. KS bør ha som mål at førsteutkastet til en kretshåndbok bør være klar til augustmøtet. Saken legges fram uten innstilling fra daglig leder.
Kretsstyret besluttet: Styret vedtar at det etableres en kretshåndbok.
KS/10/17 Satser for gebyr og bøter i 2017 Bakgrunn: Det er kretsstyrets oppgave å årlig fastsette nivået for gebyr og bøter. Saksopplysninger: Kretsstyret vedtok i fjor følgende satser for gebyr og bøter: Bot for trekking av lag og/eller ikke møtt til obligatorisk seriekamp: 11er og 9er lag Inntil kr. Seniorlag 10.000,- G19 1. Div 10.000,- G19/J19 øvrig 6.000,- G15/16 og J15/16 1. div 6.000,- G15/16 og J15/16 øvrig 4.000,- G13/14 og J13/14 1. div 5.000,- G13/14 og J13/14 øvrig 4.000,- 7er og 5er lag Inntil kr. Senior 5.000,- G19/J19 4.000,- G15/16 og J15/16 4.000,- G13/14 og J13/14 3.000,- Her gjelder også reglene i Breddereglementets 9-2 som blant annet sier at ved andre gangs uteblivelse fra kamp så skal laget med mindre særlige forhold tilsier noe annet utelukkes fra fortsatt spill i inneværende sesong. Reiseavstandsgebyr ikke møtt til kamp: I tillegg påløper reiseavstandsgebyr i henhold til Breddereglementets 9-3 som tilfaller laget som ikke fikk kamp. Krav om dette må fremmes innen 30 dager. Bruk av ikke spilleberettiget spiller(e): Inntil kr 3.000 pr. spiller på 11-er lag i seniorklassene Inntil kr 1.000,- pr. spiller på for 7-er lag i seniorklassene Inntil kr 2.000,- pr. spiller på i 1. divisjon aldersbestemte klasser over 12 år Inntil kr 1.000,- pr. spiller på i øvrige aldersbestemte klasser over 12 år Manglende søknad om cuper/fotballskoler: Inntil kr 3.000,- Manglende kamprapportering Klubber kan ilegges et gebyr på inntil 1.500,- for manglende eller mangelfull elektronisk kamprapportering i FIKS for alle klasser over 12 år. Feil omberamming Klubber kan ilegges et gebyr på inntil 1.500,- for brudd på retningslinjene for omberamming av kamper i alle klasser over 12 år.
Vurdering: Det ble på kretstinget i desember stilt spørsmål vedrørende saksbehandlingen og kanskje spesielt språkbruken i den skriftlige korrespondansen rundt sanksjonssaker. I den forbindelse har daglig leder sett nærmere på andre kretsers praksis på området og finner ikke noe som skulle tyde på at vi er avvikende på området. Daglig leder har også vært i kontakt med juridisk avdeling i NFF og fått bekreftet at saksgangen vi har er riktig i henhold til NFFs reglement. For å møte større forståelse for praksis rundt sanksjonssaker kan det informeres bedre om dette i forkant av sesongen. Når det gjelder eventuelle endringer i satsene for bøter og gebyr så ble det foretatt en liten justering på noen av disse i 2015 sesongen, og basert på fjorårets totale bøtenivå mener daglig leder det ikke bør foretas en ytterligere oppjustering av disse for 2017 sesongen. Innstilling fra daglig leder: Satsene for bøter og gebyr for 2017 holdes på samme nivå som i 2016. Kretsstyret besluttet: Satsene for bøter og gebyr for 2017 holdes på samme nivå som i 2016.
KS/11/17 Organisering av miniturneringer Bakgrunn: På kretstinget i desember ble det vedtatt å endre gjennomføringen av miniturneringene for de tre yngste årsklassene fra og med årets sesong (6-8 år). Disse skal nå arrangeres som fire faste turneringer for alle klasser fordelt i soner. Ytterligere detaljer fastsettes av styret. Saksopplysninger: Administrasjonen har allerede fastsatt de fire datoene hvor årets miniturneringer skal avvikles. Dette er: Lørdag 13. mai Lørdag 11. juni Lørdag 26. august Lørdag 16. september Vurdering: Styret må så snart som mulig ta stilling til hvordan selve organiseringen av disse miniturneringene skal være i 2017, eventuelt om noe av dette ansvaret skal delegeres til administrasjonen. I dette ligger det blant annet følgende spørsmål: Arbeidsfordeling mellom krets og arrangørklubb hva gjør krets og hva overlates til arrangørklubb? Faglige temaer for turneringsdagene og hvordan eventuelle fagtemaer skal gjennomføres/presenteres? Premiering på turneringene skal det deles ut premier på hver enkelt turnering eller som i dag etter sesongslutt? Profilering/representasjon på turneringene i hvilken grad skal SFK være synlig på disse turneringene? Saken legges fram uten innstilling fra daglig leder. Kretsstyret besluttet: Styrets ansvarlige får i samarbeid med administrasjonen ansvaret for å utarbeide en prosjektbeskrivelse for måten årets miniturneringer skal gjennomføres. Denne skal også inneholde en beskrivelse over hvilket ansvar arrangørklubbene skal ha. På alle turneringene skal både Fair play og Eat Move Sleep være fagtemaer. Alle deltakerne vil få utdelt medalje på siste turneringsdag. SFK vil i tillegg kåre Årets arrangør som vil få utdelt diplom og kroner 5.000,-. SFK tar mål av seg å være representert på alle turneringene. I tillegg skal det lages profileringspakker som klubbene kan benytte.
Orienteringssaker Referat fra lederforum for kvalitetsklubber 12 av 15 kvalitetsklubber var representert på det første lederforumet som ble avviklet i Spjelkavik. Klubblederne var enig i at en ønsket et lederforum som et overordnet organ for oppfølgingen av kvalitetsklubbene der en blant annet fastsatte nettverkssamlingene. En var også innom noen av de foreslåtte måleindikatorene og var enig om at kvalitetsklubbansvarlige kunne arbeide videre med disse. Referat fra forum for treneransvarlig i kvalitetsklubber Ni av 15 kvalitetsklubber var representert på det første forumet for treneransvarlige i kvalitetsklubb. Målet med forumet er å bidra til en mer levende treneransvarlig i klubb. På møtet kom det opp mange ulike behov og det neste steg blir nå for SFKs ansvarlige å oppsøke disse treneransvarlige ute i klubbhverdagen. Sparebanken Møre støtter innkjøp av 3er baner Med stor støtte fra Sparebanken Møre har våre klubber på Sunnmøre bestilt nesten 50 baner for 3er fotball. Klubbene betaler bare 10.000 pr. bane som ellers ville kostet rundt 35.000 ferdig levert i Ålesund. Banene er bestilt fra Tsjekkia og skal leveres innen midten av april. Alle banene produseres i bankens blåfarge og med logoene til både banken og fotballkretsen. Terminlistemøter 4. og 5. divisjon menn Tirsdag 17. januar ble det avholdt terminlistemøte for både 4. og 5. divisjonsklubbene. Alle klubbene var representert og fikk en gjennomgang av både regler og retningslinjer. Norgesmesterskapene for aldersbestemte klasser NFF har sendt ut skriv til alle kretsene med datoer og kvoter for de ulike klassene innenfor NM for aldersbestemte klasser. SFK har samme antall plasser i år som i fjor. SFK har også fått i oppdrag å administrere de regionale kvalifiseringene for G16 og J16, noe Trøndelag Fotballkrets tidligere har hatt ansvaret for. Retningslinjer for sesongen 2017 NFF har sendt ut en gjennomgang av fokusområdene for at kamper i topp- og breddefotball kan avvikles innenfor positive rammer. NFF har et kontinuerlig fokus på fair play og gode holdninger for alle nivåer og serier og håper dette etterleves på best mulig måte. Dommerhonorar for 2017 NFF har vedtatt nye satser for dommerhonorar breddefotballen. De fleste satsene som nå endres har stått stille siden 2012 og gjelder i hovedsak aldersbestemt fotball. Spillemidler til utstyr Det kom inn svært få søknader fra klubbene på Sunnmøre i fjor om spillemidler til utstyr. Bare seks klubber søkte og alle disse vil da få tildelt midler dersom de innen gitte frister melder tilbake kopi av faktura. Totalt vil det da bli fordelt nesten 40.000 kroner på disse. Innkalling til møte i Idrettskretsens Anleggsråd Møre og Romsdal idrettskrets kaller inn til møte i anleggsrådet tirsdag 14. februar i Molde. SFK vedtok å melde seg ut av anleggsrådet for noen år siden og stiller derfor ikke. Vi har
etterlyst ved flere anledninger en gjennomgang av rådet sitt ansvar uten at det så langt foreligger noen kursendring. Senest ble dette drøftet på et særkretsmøte i oktober i fjor. Da ble vi lovet en snarlig tilbakemelding uten at det så langt er kommet noe. Forurensing fra kunstgressbaner Forum for natur og friluftsliv i Møre og Romsdal har sendt brev til alle kommunene i fylket der de hevder at kunstgressbanene våre er en stor kilde til forurensing av naturen gjennom gummigranulat som kommer på avveie, og spesielt det som forsvinn ut i havet. NFF er klar over at dette kan by på utfordringer for noen av våre kunstgressbaner, spesielt de som ligger i nærheten av rennende vann. Både disse og alle andre baneeiere blir nå gjort oppmerksom på at de i større grad må sikre at granulaten blir gjenbrukt etter brøyting. Gjennomgang av NFFs Tinghefte Lørdag 4. og søndag 5. mars avvikles Forbundstinget i Oslo og Tingheftet med alle sakene som skal opp til behandling er nå sendt ut. Den varslede saken om endringer i representasjonen blir ikke fremmet nå der ber Forbundsstyret om å få enda ett år før det legges fram et konkret forslag. Ellers foreslås det: President velges for fire år ved første valg. Utvidelse av valgkomite med en ungdomsrepresentant Herd foreslår at 3. divisjonsklubber også skal få to representanter Forslag om ungdomsrepresentant i Forbundsstyret Alle klubber skal tilby aktivitet for begge kjønn Etisk komite skal velges av Forbundstinget Senke aldersgrensen for juniorfotball Alle dommere må forevise gyldig politiattest Utfordringer knyttet til andrelag Forslag om bedre forsikringsordninger Forslag om åpenhet i NIF Forslag om å endre cupkassa Økte bevilgninger til toppklubber kvinner Økte bevilgninger til breddefotballen