Endelig rapport etter undersøkelse av Brønnøy kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Brønnøy kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Organisasjonsnr: Rådhuset 8905 Brønnøysund Tidsrom for undersøkelsen: 24. - 25. september 2013 Kontaktperson i kommunen: Robert Hjelle Fra Kartverket: John Thomas Aalstad Anders Østeraas Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. - Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for oppmålingsforretninger og matrikkelføring blir overholdt. For disse blir heller ikke gebyret redusert. Kommunen har også restanser på midlertidige forretninger etter gammel delingslov. - Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningene uten å ta i bruk regelverket om ikke fullført oppmålingsforretning.
2 - Kommunen utleverer matrikkelinformasjon uten registrering av den som mottar nabolister. Kartverket kom med følgende merknader under undersøkelsen: - Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. - Delegeringsreglement for vedtak etter matrikkelloven er ikke oppdatert - Kommunens rutiner for forvaltning av matrikkelloven i liten grad skriftlige. Utarbeidet dato: 4. november 2013 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Østeraas ledet tilsynet i Brønnøy
3 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Omfang 3. Dokumentunderlag 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Kartverkets sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Brønnøy kommune i perioden 24. 25. september 2013. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Brønnøy kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, se vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 24, 33 og 34, matrikkelforskriften 9, 27, 34, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d, har krav til at landmåler skal dokumentere at bruksretter er undersøkt. Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. Matrikkelforskriften 38 første ledd, bokstav c, inneholder krav om at det ved grensejustering skal foreligge avtale med partenes underskrift. Matrikkelforskriften 41, fjerde ledd har krav til at punktene skal måles med en nøyaktighet som oppfyller krav i gjeldende standard godkjent av Kartverket. Matrikkelforskriften 41, femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Matrikkelloven 24 og matrikkelforskriften 9 inneholder bestemmelser om utsending av matrikkelbrev til rekvirent og relevant underretning til berørte naboer, herunder også opplysning om anledning til klage og klagefrister. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjonen. Dette ble bekreftet i intervjuene: Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er spurt om det foreligger andre bruksretter.
6 Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering. I de to utleverte sakene som går ut på grensejustering mangler signert avtale mellom partene. Det er ikke laget rapport fra målingene og beregningene, jfr. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. Ved gjennomgang av sakene kom det fram at det ikke blir opplyst om klageadgang og klagefrister ved utsendelse av matrikkelbrev til partene ved saksavslutning. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 2 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for oppmålingsforretninger og matrikkelføring blir overholdt. Der tidsfristen ikke blir overholdt blir gebyret heller ikke redusert. Kommunen har også restanser på midlertidige forretninger etter gammel delingslov. Avvik fra: Matrikkelloven 22 og 51 jf. matrikkelforskriften 18 og 66 Kommentar: Matrikkelforskriften 18 første ledd setter frist for å fullføre oppmålingsforretning og matrikkelføre denne. Fristen er 16 uker. Fjerde ledd krever at kommunen avkorter gebyret hvis fristen oversittes. Videre stiller matrikkelforskriftens 66 2. ledd krav om at kart og eventuell delingsforretning skal være fullført og målebrev skal være gjort ferdig og undertegnet innen 31. desember 2012. Slike saker skal nå fullføres etter reglene om oppmålingsforretning i matrikkeloven, se matrikkeforskriftens 66, 3. ledd. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jamfør matrikkellovens 35 3. ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene at 16 ukers fristen for å gjennomføre oppmålingsforretning og fullføre matrikkelføring ikke overholdes. Videre at kommunene ikke reduserer oppmålingsgebyret på eget initiativ for saker der fristen er oversittet. Det går også fram av intervjuene at kommunen har utfordring med å gjennomføre nye matrikkellovsaker, og samtidig avvikle restanse på midlertidige forretninger etter gamle delingslov. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 3 Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om ikke fullført oppmålingsforretning.
7 Avvik fra: Matrikkelloven 6, 34, matrikkelforskriften 25. Kommentarer: Matrikkelloven 34 sier at alle grensene for nye matrikkelenheter skal merkes og måles. Grensemerking kan utelates dersom det ikke er til ulempe for utnytting av matrikkelenheten og når det er tvist om grenser, eller eiendommen er så stor at det er urimelig å kreve oppmåling eller når det av andre grunner ikke er formålstjenlig, jf. matrikkelloven 10, fjerde ledd, bokstav a c og matrikkelforskriften 39, 41andre ledd og 42. Matrikkelloven 6 andre ledd sier: Når det ligg føre særlege grunnar, kan kommunen etter søknad frå den som har rekvirert forretninga føre ny matrikkeleining inn i matrikkelen utan at oppmålingsforretninga er fullført, jf. matrikkelforskriften 25 (ikke fullført oppmålingsforretning). For saker der kommunen etter søknad fra rekvirent finner at området bør bli ferdig opparbeidet før grensemerker settes ned, kan kommunen opprette matrikkelenheten i matrikkelen, uten at oppmålingsforretningen er fullført. Saken skal fullføres innen 2 år. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om ikke fullført oppmålingsforretning. Kommunen utsetter merking av grenser i enkelte utbyggingsfelt. Enhetene føres likevel i matrikkelen som fullført. Endelig merking skjer når feltet er ferdig opparbeidet. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 4 Kommunen utleverer matrikkelinformasjon uten at det skjer registrering av den som mottar nabolister. Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentar: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter matrikkelforskriftens 11 eller utlevering etter matrikkelforskriftens 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon underskrive på at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av dem som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. Kommunen har ikke rutiner for slik registrering. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet.
8 5. Merknader Det ble gitt følgende merknad under undersøkelsen: MERKNAD 1 Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Kommentar: Matrikkelforskriftens 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunen ikke setter som vilkår at adressenummerskilt er satt opp før brukstillatelse gis. MERKNAD 2 Delegeringsreglement for vedtak etter matrikkelloven er ikke oppdatert Kommentar: Kommunelovens 23 om administrasjonssjefens oppgaver og myndighet, her nr. 4 for delegering av vedtaksmyndighet. Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. Observasjon: Kommunens delegeringsreglement er sist oppdater i juni 2009 og delegerer myndighet i saker etter delingsloven. Dette ble bekreftet i intervjuene. MERKNAD 3 I Brønnøy kommune er rutinene for forvaltning av matrikkelloven i liten grad skriftlige. Kommentarer: Mangel på skrevne rutiner eller sjekklister kan for tilfellet av nyansettelser eller langtidsfravær av fagpersoner i kommunen føre til avvik. Videre ser vi at mangelen på rutiner eller sjekklister kan være årsaken til at det er variabel kvalitet på saker når det gjelder oppfyllelse av krav til dokumentasjon. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner eller sjekklister.
9 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling. Ved intervjuer den 24. september 2013 ble 4 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 25. september 2013 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 10
11
12
13
14
15
16
17
18 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Personvern og matrikelen, versjon datert 11.04.2013. 4. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser versjon 3.10.2011 5. Føringsinstruks for matrikkelen, versjon 2.10, oppdatert 03.09.2013 6. Årsrapport 2012 for Geodata / Oppmåling, Brønnøy kommune 7. Virksomhetsplan 2013 for Plan og Utvikling, Brønnøy kommune 8. Brønnøy kommune delegeringsreglement vedtatt 17.06.2009 9. Organisasjonskart Brønnøy kommune 10. Stillingsbeskrivelser for ingeniører på geodata / oppmåling 11. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger (alt. for grensejusteringssaker) 12. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
19 VEDLEGG 3 Deltakere på Kartverket sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Brønnøy kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Gunvald Eilertsen Rådmann / virksomhetsleder X X X Robert Hjelle Oppmåling og fører matrikkel X X X Wenche-Lill Fagerland Oppmåling og fører matrikkel X X X Bjørn Morten Johansen Byggesaker og fører matrikkel X X X Fra Kartverket deltok John Thomas Aalstad og Anders Østeraas, med sistnevnte som tilsynsleder.