SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Odd Arve Rakstad Arkiv: 056 A20 Arkivsaksnr.: 11/682-3 Overordna samarbeidsavtale: SFFK og kommunane TILRÅDING: ::: Sett inn innstillingen under denne linja Kommunestyret vedtek: 1. Det vert oppretta styre for interkommunalt IKT-samarbeid med dei andre Sogn regionråd kommunane og Sogn og Fjordane Fylkeskommune med heimel i kommunelova 27. 2. Styret får mynde til å utøve IKT-samarbeidet i høve vedtektene for samarbeidet slik dei er definert i Overordna samarbeidsavtale mellom Sogn og Fjordane Fylkeskommune (SFFK) og kommunane Balestrand, Leikanger, Luster, Sogndal, Vik, Aurland og Lærdal (Sogn Regionråd) om IKT-tenester. 3. Rådmannen får mynde til å signere samarbeidsavtalen og aktuelle delavtalar. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja DOKUMENT: Framlegg til:»overordna samarbeidsavtale mellom Sogn og Fjordane Fylkeskommune (SFFK) og kommunane Balestrand, Leikanger, Luster, Sogndal, Vik, Aurland og Lærdal om IKT-tenester. (vedl) Kommunelova Lov og forskrift om offentlege anskaffingar SAKSUTGREIING: Kort samandrag Sogn regionråd kommunane har hatt avtalar om IKT-samarbeid med Sogn og Fjordane Fylkeskommune. Avtalane har vore rundt GIS-tenester og nettverkstenester. Desse avtalene gjekk ut i 2008 og 2009, men har fungert i praksis fram til dags dato. IKT-gruppa til Sogn regionråd har hatt mandat til å utarbeide utkast til nye avtalar. For å oppnå stordriftsfordeler innan IKT, og for at samarbeidet skal vere eigenregi i høve
innkjøpsregelverket, tilrår IKT-gruppa at Sogn regionråd kommunane og Sogn og Fjordane Fylkeskommune, med heimel i Kommunelova 27, inngår eit IKT-samarbeid. Rådmannen tilrår at det vert vedteke å inngå IKT-samarbeid med dei andre Sogn regionråd kommunane og Sogn og fjordane fylkeskommune. Kommunestyret har vedtaksmynde i saka. Saksutgreiing: Sogn regionråd kommunane har dei siste åra hatt IKT-samarbeid med Sogn og Fjordane Fylkeskommune rundt GIS og nettverk. Desse avtalane gjekk ut i 2008 og 2009. IKT-gruppa til Sogn regionråd har hatt mandat til å utarbeide nye samarbeidsavtalar. IKT-gruppa består av følgjande personar: Geir Svendsen, IKT-ansvarleg Vik kommune (leiar) Karina Nerland, Dagleg leiar Sogn regionråd Carl-Richard Nyborg-Christensen, Regional IKT medarbeidar Sogndal kommune Petter Stenstadvold, rådgjevar IKT Sogn og Fjordane fylkeskommune I tillegg til å arbeide med sjølve samarbeidsavtalane, har IKT-gruppa vurdert organiseringa av samarbeidet og tilhøva til lov og forskrift om offentlege anskaffingar. For at eit slikt samarbeid ikkje skal vere i strid med lov og forskrift om offentlege anskaffingar, må ein organisere samarbeidet slik at tenestene blir utført som eigeneregi. IKT-gruppa har utgreia desse forholda ved å nytte juristane i innkjøpstenesta til Sogn og Fjordane Fylkeskommune og jurist Nina Ramstad Aatlo i KS. Innkjøpsregelverket set strenge krav til å kunne definere slike samarbeid som eigenregi. Eit av dei viktigaste krava er at alle samarbeidspartnarane skal ha reellt høve til å vere med å styre det som skjer i samarbeidet. Konklusjonen frå juristane er klar: Samarbeidspartnarane kan definere samarbeidet som eigenregi berre dersom samarbeidet blir organisert som eit interkommunalt samarbeid etter kommunelova 27. Partane kan velje å opprette samarbeidet som eit eige retts-subjekt, men det er tilstrekkeleg å opprette eit styre for samarbeidet. I tillegg set lova krav om at samarbeidet må utarbeide vedtekter. I høve kommunelova 27 er det kommunestyret og fylkestinget som har mynde til å opprette styret for samarbeid etter kommunelova 27. Alternativet til eit interkommunalt IKT-samarbeid, er at kvar enkelt samarbeidspartner lyser ut dei tenestene dei ikkje ønskjer å utføre sjølve, eller ikkje har ressursar til å utføre sjølve, på offentleg anbod. Forslaget vart handsama i Sogn regionråd si rådmannsgruppe 10.6.2011. Rådmannsgruppa går samrøystes inn for å opprette IKT-samarbeidet med dei andre SR kommunane og Sogn og fjordane fylkeskommune. Økonomiske konsekvensar Dei økonomiske konsekvensane er dekka innanfor gjeldande driftsbudsjett, og langsiktige økonomiske konsekvensar er innarbeidd i økonomiplanen.
Vurdering Sidan ein juridisk sett har 2 val når det gjeld drift av IKT-tenestene, vurderer ein her desse 2 alternativa opp mot kvarandre når det gjeld faktorane kostnad, kvalitet, effektivitet og tilhøve til eksisterande IKT-samarbeid. Dei to alternativa som blir vurdert er: 1. Inngå IKT-samarbeid etter kommunelova 27 med dei andre SR kommunane og Sogn og Fjordane fylkeskommune 2. Utføre alle IKT-tenestene sjølve eller lyse dei heilt eller delvis ut på anbod Kostnad Ei problemstilling er korleis ein kan vite om alternativ 1 er det mest kostnadseffektive for samarbeidspartnarane. For å bli viss på dette, har IKT-gruppa jobba grundig med detaljert kostnadsfordelinga i utkasta til dei 2 første delavtalane rundt GIS og Nettverk. Alle medlemmene i IKT-gruppa er samde om at dei kostnadsfordelingane ein har kome fram til, medfører lågare kostnader for kvar enkelt samarbeidspartnar enn det det er mogeleg å oppnå ved å velje alternativ 2. Ved å velje alternativ 1 oppnår ein i tillegg stordriftsfordeler som lågare kostnader, kompetansebygging internt i samarbeidet og at det er mogeleg å trekkje på kvarandre ved mangel på lokale ressursar. Kvalitet Når ein skal velje mellom dei to alternativa er det også viktig å drøfte kva alternativ som gir best kvalitet på IKT-tenestene. Her er det truleg slik at både private aktørar og IKT-tilsette hjå samarbeidspartnarane kan produsere gode tenester. Det er mest uråd å vite kva som er det beste alternativet på førehand. Likevel vil det vere slik at ein oppnår størst kontinuitet i tenestetilbodet ved å velje alternativ 1. Samla sett har kommunane og Sogn og fjordane fylkeskommune stabil arbeidskraft innan IKT. Ved val av alternativ 2, må dei tenestene ein vel å setje vekk til private, lysast ut på anbod minimum kvart fjerde år. Dette kan i verste fall resultere i meir skiftande kvalitet på tenestetilbodet. Ved val av alternativ 2, veit ein ikkje om resultatet blir ein tenesteleverandør som kan yte kvalitet eller ein som har problem med å levere gode tenester. Effektivitet IKT-teneste tilbodet til kommunane og fylkeskommunen er stort og mangfoldig. Status pr i dag er truleg at ikkje alle kommunane er gode på alle tenestene. Blant SR kommunane og Sogn og fjordane fylkeskommune, er det likevel truleg minst ein part som er dyktig på kvar av tenestene. Dette betyr at ved å velje alternativ 1, kan alle samarbeidspartane på kort tid heve kvaliteten på dei IKT-tenestene som er dårlegast hjå dei sjølve. Tenester som kommunen ikkje alt har etablert, kan kommunen kostnadseffektivt etablere på kort tid. Tilhøve til eksisterande IKT-samarbeid Det forslaget til IKT-samarbeid som vert lagt fram er ope og fleksibelt. Kvar samarbeidspart avgjer sjølv kva tenester samarbeidsparten ønskjer å samarbeide om gjennom dette samarbeidet. Dei to første delavtalane rundt GIS og nettverk er i utgangspunktet felles for alle samarbeidspartnarane, men kvar part står fritt til å trekkje seg ut også av desse delavtalane. Framlegget er i utgangspunktet ei formalisering av det ekisterande samarbeidet rundt nettverk og GIS. Formaliseringa opnar også for utvida samarbeid for dei av partane som ønskjer det. Dette betyr at enten ein vel alternativ 1 eller alternativ 2, har valet ikkje direkte innverknad på eksisterande IKT-samarbeid. Etter ei samla vurdering, der ein spesielt har lagt vekt på kostnad, kvalitet, effektivitet og tilhøve til eksisterande IKT-samarbeid, vert alternativ 1 tilrådd.
Aktuelle delavtaler: Leikanger kommune har i fleire år hatt avtale med Sogn og Fjordane fylkeskommune om drift av ikt-løysinga og telefoni. Frå 2011 er avtalen utvida til også å omfatte skulane og barnehagane. Det har vidare vori inngått avtale om kommunenett og drift av GIS-løysing saman med dei øvrige kommunane i Sogn. Desse avtalene kan vidareførast under den overordna samarbeidsavtalen
... Sett inn saksutredningen over denne linja