Protokoll STYRE/RÅD/UTVALG: MØTESTED: MØTEDATO: KL. fra/til: Kommunestyret Kommunestyresalen 29.01.2015 18:00-00:00 Innkallingsmåte Forfall : Skriftlig : Karin Kvisten, Harald Ove Foss, Jens Ringen, Britt Tryggeset Vararepresentanter : Stein Erik Skjeldsvold, Eystein Fære Forseth, Marit Flutuen Ringen, Tor Helge Grimstad Antall repr. inkl. varamedlemmer : 23 Dessuten møtte : Rådmann Rannveig Mogren, Lars Erik Lunde, Marit Lang-Ree Finstad, Dag Høiholt-Vågsnes, Randi Kristiansen Møteleder Sak på dagsordenarbeidsmøte : Ordfører Hans Oddvar Høistad : Kommunereform. Innledning ved Trond Lesjø, regiondirektør i KS Hedmark/Oppland. Deretter var det gruppearbeid med tverrpolitiske grupper. Godkjenning av protokoll:
SAKER TIL BEHANDLING: Sak 1/15 Sak 2/15 Sak 3/15 Sak 4/15 Sak 5/15 Sak 6/15 RETNINGSLINJER - BYTTE AV SKOLEKRETS SKOLETILBUD OG SKOLESKYSSKOSTNADER FOR ELEVER BOSATT I ESPEDALEN SAMHANDLINGSREFORMEN - REVIDERT SAMARBEIDSAVTALE MED TJENESTEAVTALER OG SAMARBEIDSRUTINER FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "SELSKAPSKONTROLL EIDSIVA - OM ROLLER, HABILITET OG SPONSING" NÆRINGSFOND 2015 - FASTSETTING AV RAMME TIL PROSJEKTSTØTTE KOMMUNENS FRAMTIDIGE BARNEHAGETILBUD OG BARNEHAGESTRUKTUR
KS-1/15 Ark.: B12 Arkivsaksnr.: 14/1226 RETNINGSLINJER - BYTTE AV SKOLEKRETS 1. Søknad om bytte av skolekrets kan innvilges når skolen har ledig kapasitet og det ikke utløser ekstra kostnader, for eksempel klassedeling eller særskilt tilrettelegging. 2. Foresatt må som hovedregel selv ta ansvar for og betale for skoleskyss mellom hjem og skole ved bytte av skolekrets. Unntak er skolekretsendring for elever som av særlige grunner blir tildelt plass i annen skolekrets. 3. Ny praksis for skyss og skysskostnader gjelder for nye søknader. KS-2/15 Ark.: B12 &61 Arkivsaksnr.: 11/1724 SKOLETILBUD OG SKOLESKYSSKOSTNADER FOR ELEVER BOSATT I ESPEDALEN Inge Jostein Findalen, Bygdalista, satte fram dette forslaget: - Endring i punkt 2: fortsatt skolegang i Skåbu ut grunnskolen» - Nytt punkt 5: «Gausdal kommune tar kontakt med Nord-Fron og Sør-Fron kommuner for å utrede en felles skolekrets for de tre kommunene, jamfør Opplæringslova 8-1 andre ledd. Som en del av utredningen tar de tre kommunene kontakt med Oppland fylkeskommune for å utrede en fleksibel ordning av skoleskyss for elever bosatt i Espedalen. Resultatet av utredningen legges fram for kommunestyret i løpet av 2015.» Votering: -Punkt 1 enstemmig vedtatt. -Endringsforslaget i punkt 2 vedtatt med 14 mot 9 stemmer. -Punkt 3 og 4 enstemmig vedtatt. -Tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt, og går inn som nytt punkt 5. 1. Kommunestyrets vedtak i sak 7/12 oppheves 2. Under forutsetning av at familien Austheim selv forestår nødvendig transport av sine barn til skolen godkjennes fortsatt skolegang i Skåbu ut grunnskolen.
3. Som kompensasjon for egentransport tilstås familien et økonomisk vederlag på kr. 32.718,- pr år. Vederlaget reguleres årlig i takt med endringene av satsene i reiseregulativet. 4. Nødvendige budsjettmessige justeringer tas i forbindelse med behandling av økonomirapporten for første tertial 2015. 5. Gausdal kommune tar kontakt med Nord-Fron og Sør-Fron kommuner for å utrede en felles skolekrets for de tre kommunene, jamfør Opplæringslova 8-1 andre ledd. Som en del av utredningen tar de tre kommunene kontakt med Oppland fylkeskommune for å utrede en fleksibel ordning av skoleskyss for elever bosatt i Espedalen. Resultatet av utredningen legges fram for kommunestyret i løpet av 2015. KS-3/15 Ark.: 026 Arkivsaksnr.: 15/73 SAMHANDLINGSREFORMEN - REVIDERT SAMARBEIDSAVTALE MED TJENESTEAVTALER OG SAMARBEIDSRUTINER 1. Kommunestyret godkjenner avtalen som er reforhandlet mellom kommunen og SI som består av en samarbeidsavtale med tjenesteavtaler og samhandlingsrutiner. 2. Kommunestyret vedtar følgende fullmakt til å forvalte avtalene: a. Kommunestyret vedtar avtalen i tråd med loven. b. Ordføreren signerer samarbeidsavtalen. c. Rådmannen har fullmakt til å godkjenne endringer i tjenesteavtalene og samhandlingsrutinene dersom det oppstår behov i avtaleperioden og partene er enige i disse. Eventuelle endringer behandles først i OSU. KS-4/15 Ark.: 210 Arkivsaksnr.: 15/8 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "SELSKAPSKONTROLL EIDSIVA - OM ROLLER, HABILITET OG SPONSING"
1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til orientering herunder rapportens to hovedproblemstillinger med tilhørende hovedkonklusjoner: Problemstilling 1 Kombinasjon av roller og habilitet I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? Hovedkonklusjon I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke framkommet signaler om at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer når det gjelder å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler evaluering av direktør eller evaluering av konsernsjef og avlønning. Problemstilling 2 Sponsing I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Hovedkonklusjon Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falsk»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr 50 000 er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr 50 000. Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen.
2. Kommunestyret har merket seg at Eidsiva Energi AS i sitt svarbrev til rapporten (vedlegg 4 til rapporten) er positive til de anbefalinger som fremkommer. Med bakgrunn i dette forventer kommunestyret at selskapet følger opp revisjonsrapporten på tilfredsstillende måte. 3. Kommunestyret ber styret i LGE Holding AS ta opp med LGEs representant i generalforsamlingen i Eidsiva Energi AS om å følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet. Det vises spesielt til anbefalingene omkring sponsing: At kriterier for sponsing gjennomgås og at det vurderes om de er egnet til, og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Vurdere hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. At beslutningsprosesser om sponsing gjennomføres i tråd med selskapets egne rutiner. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. At det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. At man vurderer om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid. KS-5/15 Ark.: 153 Arkivsaksnr.: 15/55 NÆRINGSFOND 2015 - FASTSETTING AV RAMME TIL PROSJEKTSTØTTE 1. Formannskapet gis fullmakt til å disponere kr. 563.560 som ramme for bruk av midler fra næringsfondet i 2015, jfr. vedtatte vedtekter og retningslinjer. 2. Ubrukte midler fra tidligere år og eventuelle tilsagn som blir inndratt i løpet av året kan tillegges det disponible beløpet. 3. Det blir gjort slik budsjettendring: 14712.1901.3253 Tilskudd fra næringsfond økes med kr. 563.560 19501.1901.3253 Bruk av næringsfond økes med kr. 563.560
KS-6/15 Ark.: A10 Arkivsaksnr.: 14/1298 KOMMUNENS FRAMTIDIGE BARNEHAGETILBUD OG BARNEHAGESTRUKTUR Saken om kommunens framtidige barnehagetilbud og barnehagestruktur utredes parallelt med saken angående skolestruktur/skoleutbygging og behandles samtidig i kommunestyret. Arbeidsmøte om kommunereform Innledning ved Trond Lesjø, regiondirektør for KS Hedmark/Oppland Diskusjoner i tverrpolitiske grupper om kommunereform. Følgende problemstillinger var satt opp til drøfting i gruppene: - Kan kommunereformen gjøre det lettere å løse våre langsiktige utfordringer med befolkningsutvikling, arbeidsplasser og kompetanse? - Hvilke tema / vanskelige saker / særlige utfordringer mener kommunestyret må utredes / svares på i videre prosess? - For å få en brei debatt om kommunereformen hvordan involvere breie lag av folket og ungdommen spesielt? Referat fra gruppearbeidene blir sendt ut og bearbeidet videre av den folkevalgte arbeidsgruppen på deres møte 10. februar. ----