USIT 3.1 Organisasjonsevaluering
USIT 3.1 Presentasjon av sluttrapport Oppgaven Hvordan har vi jobbet Presentasjon av funn og anbefalinger Oppsummering og veien videre Rapporten ligger her: https://www.usit.uio.no/om/itdir/org-utv/usit-31/evaluering/sluttrapport/index.html 14. april 2016 USITs allmøte 3
Formålet for prosjektet har vært å evaluere: om planlagt organisering og fordeling av arbeidsoppgaver er implementert i samsvar med plan i USIT 3.0 om mål for ny organisering i USIT 3.0 er oppnådd/på vei til å oppnås om dagens organisering støtter og tilrettelegger for UiOs behov for IT-tjenester, utledet gjennom USITs strategiske prioriteringer 14. april 2016 USITs allmøte 4
14. april 2016 5 USITs allmøte Prosjektgruppa
Informasjonsinnhenting Workshop med IT-lederne Spørreundersøkelse til alle USITs ansatte, 111 svar Dybdeintervjuer, 9 intervjuer Workshop med alle USITs ledere (sjefersamling) Allerede eksisterende skrevet materiell 14. april 2016 USITs allmøte
Organisering og fordeling av arbeidsoppgaver som planlagt? Ganske mye som planlagt Boksene på plass Men, Ansvarsdeling mellom UAV og Drift Premissgiver-/bestillerrolle Utvikling drift 14. april 2016 USITs allmøte 7
Organisering og fordeling av arbeidsoppgaver som planlagt? Integrasjons- og arkitekturansvarlig, kvalitetsansvarlig og teknologiansvarlig Behov for økt fokus Konstellasjoner, ikke nødvendigvis funksjoner Som arkitektur- og teknologiråd? Bruker-/kundeansvarlig (KAM) og leveranseforvalter Behov nærme tjenestene Product Owner? 14. april 2016 USITs allmøte 8
Mål i USIT 3.0 oppnådd? Kunde- og brukerorientering Samordning og samhandling Ledelseskraft 14. april 2016 USITs allmøte 9
Kunde- og brukerorientering Tjenestekvalitet og brukeropplevelse 14. april 2016 USITs allmøte 10
Problemstilling Er USIT hensiktsmessig organisert i forhold til å løse de oppgaver og utfordringer vi er stilt overfor i universitetets IT-virksomhet?". Evaluere om mål for ny organisering i USIT 3.0 er oppnådd/på vei til å oppnås Evaluere kriteriet kunde- og brukerorientering
Kunde- og brukerorientering Kundens/brukernes behov for tjenester skal stå sentralt, og ikke fagområdene og fagfunksjonene i seg selv
Roller og begreper USIT har ulike roller i ulike sammenhenger Leverandør Tjenestetilbyder Premissgiver Samarbeidspartner Kunde- og brukerorientering forstås forskjellig
USITs organisering Tre avdelinger UAV IT-drift Stab UAVs mandat: [ ] er ansvarlig for utvikling, tilrettelegging og forvaltning av IT-løsninger for universitets brukere, samt oppfølging av brukere og brukergrupper og være pådriver, medspiller og kontaktpunkt for deres anvendelse av ITtjenestene, -systemene og -ressursene. Ulik oppfatning av samspillet og fordelingen mellom avdelingene
Tilbakemeldinger Workshop med IT-lederne og dybdeintervjuer med ITledere og ledere i LOS Positivt Samarbeidet mellom USIT og IT-lederne har blitt bedre enn før Informasjonsflyten har blitt bedre, småproblemer blir ryddet opp og vi forstår hverandre bedre nå når vi er bedre kjent Ønske om forbedringer Være premissleverandør og diskusjonspartner for USIT IT-lederne peker også på udekt informasjonsbehov Det eksisterer mange ulike informasjonskanaler som vanskeliggjør at informasjon kommer til rett sted til rett tid De ønsker også mer informasjon om det USIT har av tjenester og hva det er vi jobber med
Tilbakemeldinger spørreundersøkelsen 40% USIT har god dialog med brukerne om hva som skal til for å dekke deres behov på best mulig måte 38% 35% 30% 28% 25% 20% 15% 14% 10% 5% 4% 7% 9% 0% I svært liten grad I liten grad I noen grad I stor grad I svært stor grad Vet ikke / ingen formening USIT har god dialog med brukerne om hva som skal til for å dekke deres behov på best mulig måte
Områder USIT bør ta tak i Tydeliggjøre roller ansvar og myndighet sett opp mot UiO Tydeliggjøre kunde- og brukerbegrepet og hva dette innebærer i ulike situasjoner Mer systematisert kunde- og brukeroppfølging enn det vi har i dag Tydelig ansvarsfordeling, prosesser, verktøy og metodikk fra behov til avslutning av aktivitet må gås opp og defineres Helhetlig grep om informasjon og informasjonskanaler til våre kunder og brukere vedrørende IT-tjenestene ved UiO
Strategisk retning Evaluering om dagens organisering støtter og tilrettelegger for UiOs behov for ITtjenester, utledet gjennom USITs strategiske prioriteringer Kriteriene tjenestekvalitet og brukeropplevelse Bred støtte om retningen Engasjement
Undersøkelser SUIT Noen resultater fra 2015 Alle universiteter ligger rundt 75% som er fornøyd/meget fornøyd med IT-tjenestene Noen flere på UiO enn andre universitet som mener ITtjenestene er enkle å bruke (63% vs rundt 50%) Svarprosent på 35% samlet, UiO 22% LOS brukerundersøkelse Bedre på kvalitet enn involvering Studentundersøkelsen Variasjon på kvalitet
Variasjon knyttet til kvalitet, metodikk, rutiner, standarder ved USIT 60% 50% 43% 52% 40% 36% 30% 20% 10% 0% 1% 13% 17% 8% 2% 21% 29% 26% 9% 26% 23% I svært liten grad I liten grad I noen grad I stor grad I svært stor grad Vet ikke / ingen formening 22% 11% 20% 5% 3% 2% 1% 14% 18% I min enhet følger vi faste prosedyrer for sikre at arbeidet vårt holder god kvalitet Jeg vet hvilken kvalitet som forventes på mine leveranser I min enhet har vi definert kvalitetsindikatorer på alle områder jeg mener er viktige I min enhet har vi gjentatte målinger på kvalitetsindikatorer
Samordning og samhandling 14. april 2016 USITs allmøte 21
Gjenbruk UiO har mange rutiner, men få standarder Jenny Nornes, USIT ledermøte høsten 2011 14. april 2016 USITs allmøte 22
Sunn fornuft satt i system Vi må finne dypstrukturen Det som ligger under overflaten vil ofte være det som gir styringskraft og retning Det eksisterende skal ikke nedkjempes men forbedres: Finne beste, og kontinuerlig forbedre beste praksis! Hvis vi alle skjerper oss litt så når vi langt Arbeidsglede 14. april 2016 USITs og allmøte optimisme! 23
14. april 2016 USITs allmøte 24
Scope for samhandling/samordning Internt på USIT, mellom grupper, seksjoner, underavdelinger Mellom USIT (som fremstår som enhetlig, koordinert, tydelig og samordnet) og lokal IT Mellom USIT (som fremstår som enhetlig, koordinert, tydelig og samordnet) og andre IT-faglige miljøer, f.eks. i LOS 14. april 2016 USITs allmøte 25
Samhandling utover GA23 IT-ledernettverket er på rett vei! Mindre snakk om printere, mer strategi Anbefaling: Etablér lignende flater for IT i forskning og IT i utdanning IT-drift har mer systematisk, oppsøkende dialog med lokal IT på enhetene (fakultetsnivå). Samhandling med andre IT-miljøer: Mye bra, men bør koordineres mer 14. april 2016 USITs allmøte 26
Samordning i GA23 Spørreundersøkelsen i kortversjon: 71% mener vi har en god arbeidsflyt i noen, stor eller svært stor grad. Bra eller dårlig? Alle mener at sin enhet er bedre en de andre enhetene til å informere og involvere Veldig mange sier de har faste prosedyrer for å sikre god kvalitet Litt færre sier de har kvalitetsindikatorer Enda færre sier at de måler disse 14. april 2016 USITs allmøte 27
Samhandling og samordning - Prosjektgruppa mener Omorganiseringen av USIT medførte et økt behov for samhandling på tvers av linjeorganiseringen Bedre samhandling i IT-drift IT-drift har et forbedringspotensialet både når det gjelder samhandling og samordning Særlig pekes det på at svært mange oppgaver nå involverer to eller tre av linjene Interne bestillinger tar for lang tid og i en presset ressurssituasjon må det utøves mer ledelse med hensyn på hva som prioriteres Arbeidsprosesser må tunes, måles, oljes, og evalueres! Bedre samhandling i UAV UAV har et forbedringspotensialet både når det gjelder samhandling og samordning Ujevne styrkeforhold mellom seksjonene i UAV Manglende ledelse har bidratt til å forverre situasjonen Arbeidsprosesser må tunes, måles, oljes, og evalueres! 14. april 2016 28 USITs allmøte
Samhandling og samordning - Prosjektgruppa mener Behov for bedre samhandling mellom IT-drift og UAV USIT bør ikke samordne for enhver pris, men for å få synergier og verdi mellom fagområder og tiltak Samarbeid i det nære fungerer godt, men jo lengre man kommer utenfor grupper og seksjoner blir det større utfordringer USIT bør bedre informasjonsflyten både vertikalt og horisontalt i organisasjonen Vesentlig mangel er beskrivelse av standard prosesser på tvers av organisasjonen Det er mange rutiner, men få standard prosesser Parallellarbeid fører til manglende standardisert teknologi som igjen gjør det vanskelig å prioritere etter ønsket strategisk retning 14. april 2016 29 USITs allmøte
Planverk er viktig! Felles, reelle planleggingsprosesser må initieres fra USIT toppledelse nedover i organisasjonen. Dette gjelder særlig spennet mellom årsplaner ovenfra og tiltak nedenfra. Jevnlig revisjon og iterasjon Årsplaner utformes i dag nedenfra og opp, får sjelden tilbakemeldinger og samkjøres i svært liten grad på tvers Dette må gjøres på tvers av linja, f.eks. må seksjons/gruppeledere i ITdrift og UAV samhandle om utforming av årsplaner, det må ikke kun gå opp til direktørnivå og samkjøres der Mangel på ordentlige tilbakemeldinger oppleves som demotiverende og forsterker følelsen av at rapportering primært er en skrivebordsøvelse. Tertialer er ekstremt forutsigbare sett av tid nå! 14. april 2016 30 USITs allmøte
Samhandling og samordning - Anbefalinger Felles prosesser og standarder for hele USIT Fortsette og styrke arbeidet rundt tjenestegrupper og prosjekter Endre årsplanarbeid og planverk til å følge USITs strategiske retning. Planverket må komme ovenfra, ikke nedenfra. Analysere og identifisere tjenesteområder som kan samordnes Involvere brukeren i løsningsprosessen som 14. april 2016 31 USITs allmøte premissleverandør og diskusjonspartner
Anbefalinger Klarere retningslinjer på interne leveranser Synliggjøring av de økonomiske konsekvensene av arbeidet Rutiner for USIT å legge ned tjenester (mangler livssyklus metodikk) 14. april 2016 USITs allmøte 32
Informasjonsarenaer USIT har et uoversiktlig mangfold av informasjonskanaler. Rydd opp, evaluer og bruk disse mer systematisk! 14. april 2016 USITs allmøte 33
Møteplasser USIT trenger flere arenaer for faglig utveksling og påfyll. Eksempler på ting som har fungert bra er f.eks. Diverse forum (utvikler/windows) AV-faglig nettverk Åpne møter (ELK, Zabbix). Evaluer disse og lag fler! 14. april 2016 USITs allmøte 34
TL;DR (Kortversjonen for de over 50) If all printers were determined not to print anything till they were sure it would offend nobody, there would be very little printed. Benjamin Franklin 14. april 2016 USITs allmøte 35
TL;DR (Kortversjonen for de over 50) We must, indeed, all hang together, or assuredly we shall all hang separately Benjamin Franklin Arbeidsglede og optimisme! Jenny Nornes 14. april 2016 USITs allmøte 36
Ledelseskraft 14. april 2016 USITs allmøte 37
Ledelseskraft Strategisk ledelse og målstyring Beslutninger og gjennomføringsevne Lederkompetanse- og kapasitet 14. april 2016 USITs allmøte 38
Strategisk ledelse og målstyring 40% 35% 35% 36% 32% 30% 30% 28% 25% 23% 20% 18% 15% 15% 15% 10% 6% 11% 8% 12% 9% 8% 7% 5% 2% 4% 0% I svært liten grad I liten grad I noen grad I stor grad I svært stor grad Vet ikke / ingen formening 14.04.2016 Jeg kjenner meget godt til USITs strategi I min enhet diskuterer vi hvordan strategien skal overføres til konkrete planer for den enkeltes arbeid I min enhet er vi flinke til å fase ut tjenester som vi ikke lenger burde tilby
Ledelseskraft Strategisk ledelse og målstyring Endre planprosessen Mangler en underdirektør En svakhet, må endres Beslutninger og gjennomføringsevne Bedre beslutnings- og prioriteringsprosesser Gjennomføring, oppfølging og lojalitet til beslutninger Ledelseskompetanse- og kapasitet Tillit hos medarbeiderne 14. april 2016 USITs allmøte 40
Understøtter USITs organisering UiOs behov for IT-tjenester utledet gjennom USITs strategiske prioriteringer? 14. april 2016 USITs allmøte 41
Strategiske prioriteringer Forskning og utdanning er førsteprioritet Cloud og BYOD er modellen (plattformen) Tjenestekvalitet, brukeropplevelse og sikkerhet er kriteriene
IT-Drift
Potensiale for bedre samhandling
Premissgiverrollen
UAV
Ledelse
Ta premissgiverrollen
Stab og Støtte
Støtte
På tvers... Dra samme lass samme vei...
Hvordan
Koordinering
Rammebetingelser innkjøp
Informasjon
Ledelseskraft
Time to value vs godt nok
Sikkerhet og juss vs godt nok
Kompetansedreining
Dette gir Endringsevne
Oppsummering og veien videre 14. april 2016 USITs allmøte 61
Anbefalinger fra prosjektgruppa til ITdirektøren En mer systematisert kunde- og brukeroppfølging Endring av USITs planprosesser Standardisere og strukturere våre arbeidsprosesser Forbedre samhandling og samarbeid gjennom økt ledelseskraft Systematisert kompetansedreining og -styring Lederavklaring for UAV 14. april 2016 USITs allmøte 62
Fokus på USITs organisering i forhold til ny strategisk retning og nye arbeidsprosesser Strategisk satsning på IT-ledernettverket partnerrollen, forankring Kontaktflate mellom USIT og utdanningsmiljøet (etter modellen ITledernettverk) Kontaktflate mellom USIT og forskningsmiljøet (etter modellen ITledernettverk) 14. april 2016 USITs allmøte 63
Veien videre Essensielt å iverksette tiltak Sjefersamling 28. april IT-direktøren beslutter Prosjektgruppa legges ned 14. april 2016 USITs allmøte 64