Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 13/186 Møtedato/tid: 17.12.2013, kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Eva Overholt (leder) Eivind Stende Oddrun Husby Jan M. Leinum Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Forfall: Andre møtende: Sverre B. Midthjell, Konsek Torbjørn Brandt, Konsek Kopi: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon 908 30 248, eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 10.12.2013 Eva Overholt (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek
Sakliste 031/13 032/13 033/13 034/13 035/13 036/13 Referatsaker Aktuelle saker fra utvalgene Bestilling av forvaltningsrevisjon - tiltak overfor barn og unge i særlig utsatt situasjon Avtaler om gjennomføring av forvaltnings- og finansiell revisjon Møteplan for kontrollutvalget 2014 Eventuelt
Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 17.12.2013 Saksnr 031/13 Torbjørn Brandt 033, &17 13/186-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg NKRFs kontrollutvalgskonferanse 5.-6. februar 2014 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. NKRFs kontrollutvalgskonferanse 5.-6. februar 2014 2. Konsek midlertidig sekretariatsoppdrag for Trondheim kommune 1.12.2013-30.6.2014
NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2014? Vi har gleden av å invitere til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 5. - 6. februar 2014 den 10. i rekken, og som vanlig på Gardermoen. Fra den første konferansen i 2005 med ca. 300 deltakere har dette årlige arrangementet etablert seg som det viktigste treffpunktet for kontroll og tilsyn i kommunal sektor. Programmet for denne "jubileumskonferansen" vil omhandle dagsaktuelle temaer som den nye regjeringens varslede kommunereform og det igangsatte utvalgsarbeidet med utforming av en ny kommunelov. Dessuten vil gjengangere som etikk, granskinger og intern kontroll bli dekket. Program Onsdag 5. februar 2014: 09.00: Registrering og kaffe Utstilling 10.00: Velkommen Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) 10.10: Åpning Statssekretær Jardar Jensen (H), Kommunal- og moderniseringsdepartementet 10.30: Kommunereform - om arbeidet, vurderinger og prosesser Statssekretær Jardar Jensen (H), Kommunal- og moderniseringsdepartementet Erfaringer Foredragsholder annonseres senere 11.30: Lunsj 12.45: Kommunelovutvalget Leder for kommunelovutvalget Oddvar Flæte, tidl. fylkesmann i Sogn og Fjordane Betrakninger om kommunenes behov Ordfører Bente Elin Lilleøkseth (Ap), Løten kommune og nestleder i KS Hedmark 13.40: Pause Utstilling
14.00: Rettslig gransking av Troms Kraft AS - hva kan vi lære? Siviløkonom og partner Leiv L. Nergaard, Norscan Partners, rettslig oppnevnt gransker av Troms Kraft AS 14.45: Pause Utstilling 15.05: Helseledere i utakt med etikken - kontrollkomiteens rolle Kontrollkomiteleder Rolf Jarle Brøske (H), Trondheim kommune 15.40: Pause Utstilling 16.00-17.00: Etikk i kommunal sektor Filosof Henrik Syse 19.30: Middag Torsdag 6. februar 2014: 09.00: Fra frisk BRIS til MOTVIND: Revisjon av en IT-anskaffelse i Trondheim kommune. Funn - viktige oppfølgingsområder for kontrollutvalgene Forvaltningsrevisor Kathrine Moen Bratteng, Trondheim kommune Et tema annonseres senere... 10.00: Pause Utsjekking Utstilling 10.30: Åpne møter - mulighet for å lukke møter. Habilitet Avd.direktør Siri Halvorsen, Kommunal- og moderniseringsdepartementet 11.30: Lunsj 12.45: Effektivisering av kommunene. Bruk av statistikk - fallgruver Seniorrådgiver Håvard Moe, KS-Konsulent as 13.30: Pause Utstilling 13.50: Rådmannens intern kontroll - hva kan kontrollutvalgene forvente? Spesialrådgiver Tina Skarheim, KS 14.45: Kåseri - til ettertanke på veien hjem Journalist Tone Holmquist, Kommunal Rapport 15.15-15.20: Avslutning Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) (Det tas forbehold om endringer i programmet. Sist oppdatert 27. november)
Nøkkelopplysninger 5. februar 2014, 10:00-6. februar 2014, 15:20 Fra/til Påmeldingsfrist 19. desember Kr 5 900 inkl. helpensjon (ikke-medlemmer*: kr 6 300) Kr 4 800 inkl. dagpakke (lunsj mm) (ikke-medlemmer*: kr 5 200) Ekstra overnatting m/frokost fra 4. - 5. februar 2014: kr 1 300 Pris *) Deltakere fra kontrollutvalg hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger rett ved siden av Sted Clarion, bli benyttet til overnatting. Etterutdanning 13 timer iht. NKRFs krav til etterutdanning Foredragsholder Se programmet
Aktuelle saker fra utvalgene Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 17.12.2013 Saksnr 032/13 Torbjørn Brandt 033, &17 13/186-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Informasjon om aktuelle saker fra utvalgene tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget har selv vedtatt fordeling av kommunens politiske organer mellom kontrollutvalgets medlemmer. De respektive ansvarlige har ansvar for å se igjennom sakene for møter i utvalgene og orientere kontrollutvalget om aktuelle saker. Følgende er ansvarlige: Kommunestyret: Eva Overholt og Ingrid M. TørhaugSkagseth Administrasjonsutvalget: Eva Overholt Arbeidsmiljøutvalget: Ingrid M. Tørhaug-Skagseth Plan- og miljøutvalget: Oddrun Husby Helse, kultur og oppvekstutvalget: Jan M. Leinum Formannskapet: Eivind Stende
Bestilling av forvaltningsrevisjon - tiltak overfor barn og unge i særlig utsatt situasjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 17.12.2013 Saksnr 033/13 Sverre B. Midthjell 216 12/134-12 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot helhetlig innsats overfor barn og unge i en særlig utsatt situasjon. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 287 timer, med levering innen 17. september 2014. Saksutredning Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 ble vedtatt av kommunestyret i sak 57/12, med området Helhetlig innsats overfor barn og unge som første prioritet. I etterkant av dette bestilte kontrollutvalget i sak 26/12 forvaltningsrevisjon med fokus på helhetlig innsats overfor barn og unge. Revisor presiserte skisse til innretning på prosjektet i sak 33/12, og kontrollutvalget fattet følgende vedtak om presisering: Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget ber om at prosjektet innrettes med fokus på tidlig innsats i barnehage og skole, kontakt med hjemmet og overganger i utdanningsløpet. På bakgrunn av dette leverte Revisjon Midt-Norge rapporten Tidlig innsats overfor barn og unge som ble behandlet i kommunestyret i sak 38/13. Kommunesetyret fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Tidlig innsats overfor barn og unge til orientering, og merker seg særlig at revisjonen påpeker manglende oppfølging av lovpålagt styrking av opplæring i 1.-4. trinn. 2. Kommunestyret ber rådmannen vurdere nødvendige tiltak for å ivareta kommunens lovpålagte ansvar for tidlig innsats i norsk/samisk og matematikk, og eventuelt fremme forslag i forbindelse med budsjett for 2014. 3. Kommunestyret ber rådmannen vurdere om PPT har tilstrekkelig kapasitet og eventuelt fremme forslag i forbindelse med budsjett for 2014. 4. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å foreta videre undersøkelser rettet mot tiltak overfor barn og unge i en særlig utsatt situasjon.
5. Kommunestyret ber rådmannen sikre at overgangen fra barnehage til skole blir ivaretatt systematisk, slik at erfaringer og observasjoner som er gjort i barnehagen blir med inn i skolen. Det vil føre til at tidlig innsats kan spisses på et tidlig stadium. Det må settes av nok kapasitet og kompetanse til dette både i barnhage og skole. På bakgrunn av punkt 4 i kommunestyrets vedtak valgte kontrollutvalget i sak 29/13 å utsette utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon og heller gå videre med å bestille forvaltningsrevisjon i tråd med kommunestyrets vedtak. Muligheter for prosjektet Kommunestyret har med vedtak i sak 38/13 bedt kontrollutvalget rette undersøkelser mot tiltak overfor barn og unge i en særlig utsatt situasjon. I sak 33/12 presenterte revisor skisse til innretning for prosjektet der det ble forespeilet fire forslag til innretning, der av Barn og unge som på ulike måter er i en utsatt situasjon var et av de aktuelle forslagene. Revisor pekte i presentasjonen på barnevern, flyktningebarn, barn av rusmisbrukere eller psykisk syke og utenforskap som aktuelle grupper, og at det var mulig å gjøre en undersøkelse av samarbeid og tiltak på tvers overfor disse. Kommunen har i 2012 vedtatt en ruspolitisk handlingsplan der forebyggende tiltak rettet mot barn og unge har en fremtredende posisjon. Dette kan være et viktig utgangspunkt, men det er også overfor andre ting enn rus barn og unge kan være utsatte. Forebygging av kriminalitet er et tilgrensende tema som også har vært aktuelt i kommunestyret de siste årene. Å falle utenfor det vanlige skoleløpet og derfor ha problemer med å kvalifisere seg til arbeidsmarkedet er en annen utfordring for mange unge. Det vil være naturlig at et prosjekt tar utgangspunkt i hva kommunen gjør for å identifisere barn og unge som står i fare for å utvikle problemer innenfor disse områdene, og hvordan kommunen jobber på tvers av enheter for å følge opp og iverksette riktige tiltak. I følge forslaget til avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget 287 timer til rådighet til forvaltningsrevisjon i 2014. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at hele potten på 287 timer settes av til et forvaltningsrevisjonsprosjekt innrettet mot helhetlig innsats overfor barn og unge i en særlig utsatt situasjon. Revisjonen bes komme tilbake med et nærmere forslag til innretning til kontrollutvalgets neste møte.
Avtaler om gjennomføring av forvaltnings- og finansiell revisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 17.12.2013 Saksnr 034/13 Torbjørn Brandt 033, &17 13/186-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til avtaler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 2014. Vedlegg Forslag til avtale om finansiell revisjon 2014 Forslag til avtale om forvaltningsrevisjon 2014 Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 122. Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 92.
Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Dialogen mellom kontrollutvalg og revisjon er viktig for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre sine oppgaver. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget, og gir stor frihet for kontrollutvalget til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og revisjonen, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. Formuleringene i avtalene er de samme som for 2013. Det er kun timetall og datoer som er endret. Timetall for 2014 For 2014 er behovet for regnskapsrevisjon anslått til 338 timer, og ramme satt av til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 287 timer. Dette er en liten reduksjon fra 2013 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til for 2013. Kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for 2014.
Møteplan for kontrollutvalget 2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 17.12.2013 Saksnr 035/13 Sverre B. Midthjell 033 11/274-17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møtedatoer for 2014: 12. mars 6. mai 11. juni 3. september 1. oktober 3. desember Møtene avholdes normalt kl 09.00 Saksutredning Kontrollutvalget har etablert en praksis med 6 møter årlig. Dette viser seg å være hensiktsmessig i forhold til kontrollutvalgets saksmengde. I tillegg til kontrollutvalgets møter er det noen andre arrangementer det kan være relevant for kontrollutvalgets medlemmer å delta på. I 2013 har kontrollutvalget brukt å ha møter på tirsdager kl 9. Dette vil i mange tilfeller gi kollisjoner med møter i HOKU og PMU, som kan gjøre det vannskeligere for rådmannens representanter å møte, og å finne møterom. Forslaget til plan er derfor satt opp med utgangspunkt i å flytte møtene til onsdager. I tillegg er planen forsøkt tilpasset til forslaget til datoer for kommunestyret for å passe med eventuelle saker som skal fremmes for kommunestyret. I denne tabellen vises en oversikt over forslag til mulige møtedatoer og andre relevante arrangement og datoer: Måned KUmøte Januar Februar Mars April Mai Juni 1 Kst.1 Annet 6. 12. 27. 6. 11. 22. 19. NKRF KU-konf: 5.-6. Vinterferie: 17.-21. Påske: 17.-21. FKT-konferanse: 3.-4. (Haugesund) Kommunestyrets møtedatoer er enda ikke vedtatt. Datoene i denne oversikten er foreløpige.
Juli August September Oktober November Desember 3. 1. 11. 16. 3. 11. KonSek-samling: 14. Oversikt over saker Under følger en gjennomgang av saker til behandling som vil ha konsekvens for møteplanene. Dette må anses som tentative planer som naturlig er mer usikre jo lenger fram i tid man beveger seg. Kontrollutvalget har tidligere uttrykt ønske om generelle orienteringer om områder for å bli kjent med kommunens virksomhet. I oversikten nedenfor er det lagt inn aktuelle forslag til slike. Oversikt over saker til behandling 12. mars Årsmelding for kontrollutvalget 2013 Rapport fra selskapskontroll Trønderenergi Forslag til generell orientering: Skaun ungdomsskole 6. mai Regnskap 2013 Forslag til generell orientering: Driftskontoret (brann, vei, vann, avløp, renhold av kommunale bygg) 11. juni Tilbakemeldingsbrev årsrevisjon 2013 Forslag til generell orientering: Besøk i en barnehage 3. september Budsjett for kontrollutvalget 2015 Prosess for plan for forvaltningsrevisjon 2015-2016 Forslag til generell orientering: Kultur, fritid og frivillighet 1. oktober Status for regnskapsrevisjon 2014 Rapport fra forvaltningsrevisjon Forslag til generell orientering: Barn, familie og helse 3. desember Møteplan for 2014 Plan for forvaltningsrevisjon 2015-2016 Forslag til generell orientering: Rossvollheimen Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet legger med dette fram forslag til møteplan. Det er rom for å gjøre justeringer i planen dersom kontrollutvalget ønsker dette.
Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Skaun kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Torbjørn Brandt 033, &17 13/186-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato 17.12.2013 Saksnr 036/13