Unnt. off. Ofl 6 MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Arkivsak: 08/7499-1 Møtested: Møterom St. Olav Eiendom Møtedato: 30.10.2008, kl 09.00-11.00 Sak SAKSLISTE 28/08 IKT budsjett 2009 i nytt universitetssykehus 29/08 Budsjett bygningsteknisk drift 2009 30/08 Økonomisk rapportering 3.kvartal 2008 31/08 Organisering av systemeierskap tversgående systemer Unntatt offentlig ofl 6 Unnt. off. Ofl 6 32/08 Reforhandling av avtalen med Trondheim kommune/trondheim Parkering 33/08 Gjensidig leie av undervisningsrom i Kvinnebarn-senteret 34/08 Reklamasjonsoppfølging 35/08 Sammensetning og mandat - Skiltgruppen - 1 -
Sak 28/08 Sak 28/08 IKT budsjett 2009 i nytt universitetssykehus Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsaksnr.: 08/7391-1 Arkiv: 112 Innstilling IKT-gruppens budsjett for drift, forvaltning og utvikling av IKT i nytt universitetssykehus godkjennes. Forslaget oversendes eierne for innarbeidelse og endelig budsjettbehandling. Side 2 av 20
Sak 28/08 VEDLEGG - IKT-budsjett 2009 i nytt universitetssykehus BAKGRUNN Se vedlagte saksfremlegg Side 3 av 20
Sak 29/08 Sak 29/08 Budsjett bygningsteknisk drift 2009 Saksbehandler: Kjell Ivar Svaan Arkivsaksnr.: 08/7389-1 Arkiv: 112 Innstilling Kostnadsbudsjett for Sameiet St. Olav Hospital/NTNU for 2009 godkjennes slik det er foreslått. Forslaget oversendes eierne for innarbeidelse og endelig budsjettbehandling. Side 4 av 20
Sak 29/08 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Driftsbudsjett sameiet 2009. 2. Driftsbudsjett sameiet 2010-2011. 3. Beregnede årskostnader vedlikehold og utvikling. FAKTISKE OPPLYSNINGER Sameiets budsjett omfatter kostnadsbudsjett for 2009. I tillegg er det utarbeidet langtidsbudsjett for 2010 og 2011. Budsjettet er basert på sameiets budsjett og regnskap for 2008, hvor årskostnadsanalyse og erfaringstall er lagt til grunn. Målsetningen med årskostnadsanalysen er at bygningene og de tekniske installasjonene skal ha den mest gunstige sammensetningen av FDVU-kostnader (Forvaltning, Drift, Vedlikehold, Utvikling) over byggets levetid. Budsjettet omfatter kostnader knyttet til drift og vedlikehold av heis, rørpostanlegg, AGV, adgangskortkontrollsystem, SD-anlegg og tøyautomater. I budsjettet for 2009 inngår også beløp for periodisk vedlikehold. Beregnede årskostnader til vedlikehold og utvikling framgår av vedlegg (beregnede årskostnader vedlikehold og utvikling). Det tas hensyn til at NTNU s kostnader til rørpost, UPS og AGV dekkes av St. Olavs Hospitals universitetstilskudd jfr. avtale av 3.7.08 (samarbeid om universitetsklinikkfunksjonene). Forslag til budsjett 2009/vedtatt budsjett 2008 Alle tall er oppgitt i 1000-kroner Budsjett 2009 Budsjett 2008 Endring Forvaltningskostnader 7 673 9 498-1 825 Driftskostnader 68 233 56 145 12 088 Periodisk vedlikehold 16 016 0 16 016 Driftsbudsjett i 2008 kroner 91 921 65 643 26 278 4,4 % antatt prisstigning 4 045-4 045 Sum Driftsbudsjett 95 966 65 643 30 323 Driftskostnadene utgjør totalt 96 mill. kr. for 2009. Dette innebærer en økning på 30,4 mill. kr. i forhold til budsjett for 2008. Av økningen på 30,4 mill.kr. utgjør 16 mill.kr. vedlikehold. Sameiet budsjetterte ikke vedlikehold i 2008. Side 5 av 20
Sak 29/08 For øvrig skyldes økningen at sameiet overtar Bevegelsessenteret (juli 09), Gastrosenteret (mars 09) og Akutt- hjerte og lungesenteret (desember 09) samt årsvirkning for 1902-bygget (overtatt mars 08) og Forsyningssenteret (overtatt mai 08). Det er antatt 4,4 prosent prisstigning fra 2008 til 2009. Forvaltning Forvaltning omfatter i hovedsak kjøp av tjenester fra St. Olavs Driftsservice og gjelder internkontroll, oppdatering av FDV-dokumentasjon og drift/forvaltning av EDB-basert FDV- system. I sameiets totale budsjett inngår prosjektlederstilling i St. Olav Eiendom. Kostnadene fordeles på eierne ihht. den totale eierbrøk (73,9 % /26,1 %) i henhold til tidligere vedtak. Forsikringsbeløp er basert på informasjon fra forsikringsmegler. Drift I sameiets totale budsjett er også medtatt kjøp av tjenester i forbindelse med medvirkning og erfaringsoverføring fra Allmenn teknikk til Helsebygg Midt-Norge vedrørende systemvalg og drift-/vedlikehold av de tekniske fagene bygg, elektro og VVS. Kjøp av tjenester omfatter også tjenester vedrørende verifikasjon av levert kvalitet for alle fag i forbindelse med overtakelsesprosessen samt håndtering av reklamasjoner, feil og mangler for overtatte bygg. Kostnadene fordeles på eierne ihht. den totale eierbrøk. Drift-Utearealer Helsebygg har i notat av 20.8.2008 gitt en beskrivelse av utearealer omfang og ressursbehov. For sykehusparken går garantiperioden f.o.m 2008- t.o.m.2012(bare 2008 for plen). Totalt anslås 6500-7000 timer for vedlikehold av utearealet for sentra i fase1 og sykehusparken. Fram til 2012 antas sameiets kostnader å være i størrelsesorden 0,5-1,0 mill.kr. årlig. Etter 2012 øker denne posten vesentlig. Energi Energibudsjettet er basert på årsregnskap 2007 og utvikling hittil i 2008. Renhold Det legges til grunn at eierne også i 2009 utfører renhold av egne arealer/fellesarealer, og at renhold er tatt ut av sameiets budsjett og innarbeides i eiernes driftsbudsjetter. Vedlikeholds- og utviklingskostnader Vedlikehold omfatter normalt periodisk vedlikehold og utskiftinger. Kostnadsbudsjettet for 2009 omfatter bare det periodiske vedlikeholdet. Eierne må i tillegg dekke utlegg til utskiftinger, ombygginger, offentlige krav/pålegg og oppgraderinger etter hvert som behov oppstår. Dette er normalt investeringer og inngår ikke i driftsbudsjettet. Eierne må innarbeide dette i sine respektive budsjetter utenfor sameiet. Det er utarbeidet et eget vedlegg (beregnede årskostnader vedlikehold og utvikling) Side 6 av 20
Sak 29/08 for vedlikeholds- og utviklingskostnader basert på årskostnadsanalysene fra Helsebygg for å synliggjøre kostnadenes størrelse. Feil og mangler Hittil har Helsebygg/entreprenører dekket betydelige kostnader forbundet med feil og mangler ved byggene innenfor garantiperioden. Etter 3-års garantibefaring kommer vi over i en normal driftssituasjon, der eierne må dekke slike kostnader selv. Hver av eierne er ansvarlig for at det tilføres midler som stilles til sameiestyrets rådighet etter hvert som behov oppstår. Det foreligger forslag til avtale mellom Helsebygg og sameiet v/st. Olav Eiendom om at sameiet overtar ansvar for all reklamasjonshåndtering for nye bygg fra 1.4.09. Forslaget fra Helsebygg omfatter en samlet godtgjørelse på 10 mill.kr. Den økonomiske håndteringen av dette kan være at St. Olav Eiendom løser dette utenfor sameiebudsjett og regnskap. Dersom midler som stilles til rådighet ikke er tilstrekkelige, må hver av partene dekke merkostnaden. Eventuelt for mye utbetalt overføres sameiet. Beløpet på 10 mill. kr. er byggebudsjettets bidrag til å dekke administrative kostnader forbundet med reklamasjonsarbeid i perioden 1.4.09-30.6.14. Nødvendige midler til utbedringer/tilpasninger/endringer i forbindelse med med reklamasjonshåndtering og som ikke kan rettes mot leverandør, må tilføres i tillegg. Det forutsettes at forslag til avtale legges fram som egen styresak. DRIFTSBUDSJETT 2009 I budsjettet for 2009 er det lagt til grunn en prisjustering av kostnadene med 4,4 % (antatt prisstigning) i forhold til budsjett for 2008. Sameiets totale driftsbudsjett utgjør etter tillagt forventet prisstigning: Alle tall er oppgitt i 1000-kroner Driftsbudsjett 2009 St. Olavs Hospital NTNU 95 966 70 860 25 106 KONKLUSJON Kostnadsbudsjett for 2009 legges med dette frem for godkjennelse. Side 7 av 20
Sak 30/08 Sak 30/08 Økonomisk rapportering 3.kvartal 2008 Saksbehandler: Kjell Ivar Svaan Arkivsaksnr.: 08/3432-5 Arkiv: 025 Innstilling Saken tas til orientering. Side 8 av 20
Sak 30/08 VEDLEGG 1. Sameieregnskap per 30.09.2008 2. Kommentarer til regnskap Side 9 av 20
Sak 31/08 Sak 31/08 Organisering av systemeierskap tversgående systemer Saksbehandler: Åge Lien Arkivsaksnr.: 08/7490-1 Arkiv: 030.33 Innstilling Sameiestyret slutter seg til konklusjonene i sluttrapport Systemeierskap tversgående system dat 29.08.08. Side 10 av 20
Sak 31/08 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: - Sluttrapport Systemeierskap tversgående system dat. 29.08.2008 BAKGRUNN Sambruksplanen for overlevering og ibrukstagelse av nytt St. Olavs Hospital i Trondheim skal sikre at det nye sykehuset blir overlevert og tatt i bruk på en måte som er optimal og kostnadseffektiv for alle parter. Sameiet forbereder overtakelse av byggefase 2, og har blant annet overtatt første del av følgende tversgående systemer «Automatisk Gående Vogn» (AGV) ble overtatt 04.10.2006. Systemet dekker varetransport av forbruksartikler fra sentralt lager mot brukerne i nye sentra. St. Olavs Hospital er foreløpig det eneste sykehuset i Norge med en slik løsning. Rørpost fase 1 ble overtatt 23.06.2006. Rørpostsystemet er en bærebjelke i senterstrukturen. Det dekker områdene prøvetaking/prøvesvar, blodtransport og journaltransport. Anlegget har ca. 1 200 sendinger per døgn. Avfallssugsystemet sørger for at avfallet suges ut i rør og kildesorteres automatisk utenfor sykehusområdet. Dette er et av verdens mest moderne avfallsystem for sykehus, med kildesortering i fire deler. Systemet gir høy sikkerhet, godt arbeidsmiljø, god hygiene og lave driftskostnader Sameiestyret har som et ledd i overtakelsesprosessen besluttet å utrede ulike modeller for systemeierskap, og dermed ulike modeller for forvaltning, drift og vedlikehold av disse systemene i nytt sykehus. Arbeidet er gjort av en prosjektgruppe oppnevnt gjennom sambruksplanen med deltakelse fra St Olavs Hospital, NTNU og HBMN. DRØFTING Prosjektgruppen har ønsket å vektlegge visse kriterier for valg av fremtidig forvaltningsmodell for tversgående systemer: Sameiet skal ha færrest mulig aktører å forholde seg til Leietakerne skal ha færrest mulig aktører å forholde seg til Det bør etableres et klart skille mellom bestiller og utfører av tjenestene Avtalene skal forvaltes av det miljøet som har løpende kontakt med leietaker/bruker, og med de tjenester som skal leveres og kontrolleres iht. SLA Systemforvalter skal utøve forvaltning av tversgående systemer på vegne av sameiet. Det er jobbet med to ulike alternativer for hvor forvalter skal innplasseres i organisasjonen: 1. Forvaltningen av tversgående systemer i Sameiet v/st. Olav Eiendom 2. Sette bort forvaltningen til St. Olav Driftsservice Side 11 av 20
Sak 31/08 Prosjektet anbefaler modell 1 ut fra følgende avveining: Fordeler: Klare, adskilte roller mellom bestiller og forvalter Avstand fra driften gjør det lettere å drive strategi- og utviklingsarbeid Større fokus på tversgående systemer hos Eiendom, og det kan bli lettere å skaffe investeringsmidler Lettere å skifte leverandør fordi bestiller og utfører er adskilt Styrker bestillerkompetansen og den tekniske kompetanse hos St. Olav Eiendom Ulemper: Forvalter er fjernt fra den daglige drift av det tekniske anlegget Større vansker med hurtig tilpasning til daglige utfordringer Kompetansen finnes ikke i St. Olav Eiendom i dag, det må rekrutteres internt eller eksternt Duplisering av kompetanse innenfor Divisjon St. Olavs Driftsservice og St. Olav Eiendom (overlappende kompetanse mellom bestiller og utfører innenfor samme organisatoriske enhet) KONKLUSJON Prosjektets konklusjon: Det utnevnes én systemforvalter for tversgående system hos St. Olav Eiendom. Systemforvalter forvalter systemene på vegne av Sameiet Det etableres avtaler mellom Sameiet v/st. Olav Eiendom og utførerne o Service leveranseavtale mellom St. Olav Eiendom og St. Olav Driftsservice ang. drift, vedlikehold og support. Avtalen skal være et vedlegg til Driftsavtalen mellom Sameiet v/st Olav Eiendom og Driftsservice o Tjenesteavtale mellom Sameiet v/st. Olav Eiendom og Hemit som gjelder IKT Tjenesteansvarlig hos Hemit og fagansvarlig hos Driftsservice blir systemforvalterens motparter i avtaleforholdene Alle avtaler som gjelder teknisk drift og vedlikehold av tversgående systemer inkorporeres under driftsavtalen mellom Driftsservice og Sameiet Hemit tar ansvar for å legge avtaler som gjelder vedlikehold, utvikling, support eller drift av IKT-systemer inn under tjenesteavtalen Systemforvalter fremmer saker som gjelder IKT for Sameiets IKT-gruppe, og saker som gjelder tekniske problemstillinger for St. Olav Eiendom Side 12 av 20
Sak 32/08 Sak 32/08 Reforhandling av avtalen med Trondheim kommune/trondheim Parkering Saksbehandler: Åge Lien Arkivsaksnr.: 08/7493-1 Unnt. off. Ofl 6 Arkiv: 030.2 Side 13 av 20
Side 14 av 20 Sak 32/08
Sak 33/08 Sak 33/08 Gjensidig leie av undervisningsrom i Kvinnebarn-senteret Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsaksnr.: 08/2786-6 Arkiv: 030.0 Innstilling Gjensidig leie godkjennes som foreslått. Side 15 av 20
Sak 33/08 VEDLEGG Vedlegg som følger saken: 1. Bekreftelse fra instituttleder og klinikksjef dat. 09.10.2008 2. Sak 057/2005 vedrørende prinsipper for leie av areal i nytt universitetssykehus 3. Oversikt gjensidig leie BAKGRUNN Barne-og ungdomsklinikken har etter omorganisering behov for et rom der en større personellgruppe kan jobbe sammen. Klinikken ønsker å leie rom 241.04.062 i Kvinnebarnsenteret. Dette rommet er eid 100 % av NTNU. Klinikksjef og instituttleder har godkjent leie av rommet. Ihht vedtatte prinsipper for leie av areal i nytt universitetssykehus mellom St. Olavs Hospital og NTNU (vedlegg 2), skal gjensidige leieforhold oversendes Sameiestyret for godkjenning. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Omdisponeringen får følgende konsekvenser for areal- og kostnadsbildet: Rom Leierettsareal Andel fellesareal 241.04.062 36,26 kvm 36,66 kvm Fra NTNU (100 %) Til STOH (100 %) Økt kostnad for endring 254 516 kr/år Leiekostnaden inkluderer felleskostnader og energi. KONKLUSJON Gjensidig leie godkjennes som foreslått. Side 16 av 20
Sak 34/08 Sak 34/08 Reklamasjonsoppfølging Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 08/7393-1 Arkiv: 039 Innstilling Forslag til avtale godkjennes. Det avsettes et budsjett for håndtering av reklamasjonssaker som ikke kan rettes mot entreprenør. Side 17 av 20
Sak 34/08 VEDLEGG 1. Avtale om overføring av ansvaret for oppfølging av reklamasjonssaker og restanser ved universitetssykehuset Nye St. Olavs Hospital. BAKGRUNN Etter overtakelser av bygg fra Helsebygg Midt-Norge til Sameiet går man inn i en fase der det erfaringsvis oppstår en rekke problemer med bygg og tekniske installasjoner. Man går inn i en garantiperiode på 3 år, der det i hovedsak er entreprenør som må bekoste utbedring av reklamasjonsberettigede feil og mangler. Hittil har det vært Helsebygg Midt-Norge sitt ansvar å sørge for at feil og mangler innmeldt av Sameiet har blitt utbedret kostnadsfritt innenfor garantiperioden. Med bakgrunn i Helsebygg Midt-Norge sin nedtrapping av organisasjonen ønsker Helsebygg at Sameiet representert av St. Olav Eiendom overtar reklamasjonsansvaret etter overtakelse, slik at dette blir overført i god tid før Helsebygg legger ned sin organisasjon. Det er utarbeidet et forslag til avtale, vedlegg 1, som skal sikre at arbeidet videreføres av Sameiet. DRØFTING Avtalen innebærer tilføring av midler til den administrative håndteringen av reklamasjoner og restanser. Det tilføres NOK 6 500 000,- for å dekke inn 6 årsverk til å håndtere denne oppgaven fra 01.04.2009 frem til 30.06.2014. Videre tilføres det NOK 3 500 000,- til innkjøp av ekstern bistand. Det er fra Sameiets side usikkert hvor store ressurser Helsebygg Midt-Norge til nå har brukt på arbeidet med å håndtere reklamasjoner og restanser. Vi kan dermed ikke konkludere med at foreslåtte ressurser vil kunne håndtere fremtidig arbeidsmengde. For byggefase 1 arbeider vi fortsatt med uavsluttede saker vedrørende dette tema, og for Laboratoriesenteret og Kvinnebarn-senteret er det nå over 3 år siden overtakelse. Vi har i dag ingen grunn til å mene at arbeidsmengdene blir mindre for de byggene som blir overtatt i de kommende år. Således vil en mer riktig bemanning sannsynligvis være 2 personer ut 3 års garantiperiode for de 3 senter som overtaes i 2009, og så en nedtrapping til 1 person for håndtering av kunnskapssenteret, dvs. til sammen om lag 9 årsverk. Det må også nevnes at de som til nå har arbeidet med reklamasjoner i Helsebygg Midt-Norge, har hatt fagstøtte fra en stor organisasjon. I tillegg til de administrative kostnadene forbundet med reklamasjoner, er det i forbindelse med byggefase 1 brukt ikke ubetydelige midler til tilpasninger samt retting av feil og mangler som ikke kan rettes mot entreprenør. For å kunne utbedre slike forhold er det nødvendig at eierne tilfører midler til planlegging og utførelse av disse. KONSEKVENSER Det er usikkert hvorvidt de administrative ressurser som det legges opp til i avtalen dekker fremtidig behov. Eierne må forberede seg på at man underveis må tilpasse kapasiteten til behovet. Eierne må også avsette budsjett for å håndtere reklamasjoner som ikke kan rettes mot entreprenører, men som allikevel må gjennomføres. Side 18 av 20
Sak 35/08 Sak 35/08 Sammensetning og mandat - Skiltgruppen Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 08/1147-2 Arkiv: 030.79 Innstilling Sammensetning av eksisterende skiltgruppe godkjennes. Skiltgruppen rapporterer til Sameiet. Gruppen skal ivareta framtidig endringer av skiltingen i det integrerte universitetssykehuset, basert på skiltmanualen utarbeidet i samarbeid med Helsebygg Midt-Norge. Side 19 av 20
Sak 35/08 VEDLEGG Ingen BAKGRUNN FUE oppnevnte i mars 2006 ei gruppe bestående av representanter for St. Olav, NTNU og brukerorganisasjonene til å bistå HBMN v/bjørn Remen i en jobb med gjennomgang av utvendig skilting for byggefase 1. Gruppa konkluderte etter et par møter med at det burde oppnevnes en permanent gruppe som kunne være Sameiets rådgiver i forhold til framtidig skilting. Utspillet ble oversendt sameiet fra FUE sekretariatet 30.08.2006. Senere har samme gruppen bistått HBMN v/hege Herdlevær i arbeidet med evaluering av skilting. Da rapporten ble behandlet i FUE august 2007, var det enighet om at det burde være én permanent gruppe som har medvirkning når det gjelder skilting i fase og og i det framtidige integrerte sykehuset. Sameiet har så langt ikke offisielt oppnevnt en slik skiltgruppe. Ut fra samme tanke, om at det bør være de samme personene som rådgir i alle prosesser vedrørende skilting, har FUE nå oppnevnt samme gruppe (enkelte medlemmer er skiftet ut etter avtale med hhv St. Olav og NTNU) som rådgiver for innvendig skilting i byggefase 2. FAKTISKE OPPLYSNINGER Dette er den aktuelle sammensetning av gruppa: Rolf Katai: Anestesi og akuttmedisin Marit Urkedal Jenssen: Akuttmottak (erstatter Eva Grundskog) Tore Hassel: KB, fase 1 Bjørn Ringen: AT Ivar Myrstad: Nevro, fase 1 Ketil Kjeldsberg: Transport & sikkerhet (erstatter Nils Nesjan) Per Gunnar Haugen: Blindeforbundet Irene Sumstad: NTNU KONKLUSJON Sameiet ser behovet for å formelt oppnevne/godkjenne skiltgruppens sammensetning og mandat, slik at gruppen ivaretar Sameiets interesser på området. Sameiet vil be Skiltgruppen om å oppnevne en leder for gruppen. Side 20 av 20