Godkjenning av innkalling

Adresse: Kolstadgata 1 SAK 1, FORBEREDT AV MARCUS SÆTHERSHAGEN Godkjenning av innkalling Vedtektene definerer fristen for å kalle inn til årsmøte til å være minst fire uker før den avholdes, som i dette tilfellet ville vært 17. august 2014. Innkallinga ble tilgjengeliggjort 13 dager før denne fristen. Vedtektene spesifiserer videre at årsmøtet skal avholdes innen medio («midten av») desember hvert år. Det har vært forsøkt årsmøte på vårdelen, noe som Styret i utgangspunktet ønsket å gjøre i 2014. Flyttinga av lokale til Frivillighetshuset har dog tatt mye ressurser, og da lokalet er en sentral del av drifta til KANDU, var det en nødvendighet å flytte møtet til over sommeren slik at lokalet kunne være mer klargjort. Innkallinga ble publisert på nettsida vår, www.kandu.no, og promotert på sosiale medier. Innkalling ble også sendt via e-post i form av nyhetsbrev. Innkallinga følger presedens med publisering kun via digitale medier. Med unntak av vedtektsendringer er det ikke innkommet andre saker til behandling på årsmøtet enn det som er påkrevd i tråd med vedtektene fra andre enn Styret. Det foreslås følgende agenda: 1. Godkjenning av innkalling 2. Konstituering 3. Godkjenning av regnskap for 2013 4. Økonomistatus 2014 5. Budsjett 2015 6. Orienteringer a) Orientering fra Styret b) Orientering fra Kontrollkomiteen c) Orientering fra Valgkomiteen 7. Arbeidsprogram 8. Langtidsprogram 9. Vedtektsendringer 10. Valg 11. Eventuelt a) Innvilgelse av æresmedlemskap til Vegard Skjefstad Vedtaksforslag: Innkallinga godtas og møtet regnes som gyldig innkalt. Sakslista vedtas. Side 1 av 3

Adresse: Kolstadgata 1 VEDLEGG A - FØRSTEINNKALLING Til: Medlemmer av KANDU i 2014 Kontrollkomiteen Styret Valgkomiteen Innkalling til KANDUs generalforsamling 2013 Oslo, 4. august 2014 KANDU inviterer alle medlemmer til årets generalforsamling som holdes klokka 14:00 søndag 14. september i KANDUs lokaler i Frivillighetshuset. På årsmøtet kan alle medlemmer diskutere saker, komme med forslag og være med på å vedta hva organisasjonen skal gjøre i tiden som kommer. Lørdag 13. september blir det også sosial aktivitet på samme sted mer informasjon kommer. Hva skjer? Generalforsamlinga holdes hvert år og er det øverste organet i organisasjonen. Generalforsamlinga kan fatte vedtak i alle saker innenfor de reglene som er fastsatt i vedtektene. Når og hvor Møtet holdes i KANDUs lokaler i Frivillighetshuset, Kolstadgata 1 på Tøyen i Oslo. Tidspunkt for møtet er kl 14. Hvem kan delta Personer som er medlem av KANDU kan delta på møtet. For å få stemmerett på, må du ha vært medlem og betalt kontingent minimum 10 dager før møtet, med mindre du er fritatt for innbetaling av kontingent. Lang reisevei? Hvis du har lang reisevei kan du søke KANDU om å få dekket deler eller hele reisekostnaden. Ta kontakt med kontoret på kontoret@kandu.no for mer informasjon. Saker som behandles Generalforsamlingen skal alltid ta opp følgende saker: Godkjenning av innkalling Valg av møteledelse og referatunderskrivere Regnskap Budsjett for kommende år Årsberetninger Arbeidsprogram Side 2 av 3

Adresse: Kolstadgata 1 Valg Stille til valg? KANDU trenger alltid aktive medlemmer som ønsker å gjøre en real innsats. I tillegg til de som hjelper til med enkeltarrangement skal vi besette Styret, Valgkomiteen og Kontrollkomiteen. Ta kontakt med valg@kandu.no snarest mulig om du ønsker å stille til valg. En nominasjon må være sendt innen 20 dager før møtet holdes for å ha rett til å stille, men valgkomiteen kan også foreslå personer etter denne fristen. Andre saker Dersom det er saker som ikke står på listen over som du mener bør tas opp, må dette meldes senest 20 dager før møtet holdes - og sendes til kontoret@kandu.no. Sakspapirer Sakspapirer er tilgjengelig på www.kandu.no, og vil fortløpende bli oppdatert. Side 3 av 3

SAK 2, FORBEREDT AV MARCUS SÆTHERSHAGEN Konstituering Konstituering er det punktet som sørger for at møtet kan gjennomføres. Dette er kombinasjon av de tidligere sakene Valg av møteledelse og Valg av referatunderskrivere. 2.1 Valg av møteledelsen Møteledelsen skal være en nøytral part som har mål om å få møtet i havn i god tid, sørge for muligheten til balanserte debatter og eventuelt sette «strek» for debatt som glir ut. Møteledelsen består av en eller to personer som referenter og en til to møteledere (ordstyrer). I tillegg skal to personer utgjøre tellekorpset. Kjartan Lindøe har vært ordstyrer på generalforsamlingene våre i mange år. Han har erfaring fra verv i blant annet Hyperion. Mikal Kvamsdal har vært generalsekretær i Hyperion og har nå avslutta en periode som generalsekretær i Unge Venstre. Vedtaksforslag: Kjartan Lindøe og Mikal Kvamsdal er møteledere for generalforsmalinga. Habiba Elisabeth Stray er referent for generalforsamlinga. Martin Torp og Kontrollkomiteen utgjør tellekorps for generalforsamlinga. 2.2. Valg av referatunderskrivere To referatunderskrivere skal bekrefte at innholdet i referatet tilsvarer realiteten som ble diskutert og vedtatt på generalforsamlinga. Vedtaksforslag: Ida Marie Munkerud og Mikal Kvamsdal er referatunderskrivere for Generalforsamlinga. 2.3. Møteregler Møtereglene skal sørge for at generalforsamlinga blir gjennomført på en ryddig og rettferdig måte. Reglene som foreslått er en oppdatering av de reglene som har vært brukt siden 2005. Vedtaksforslag: Møtereglene vedtas. Side 1 av 2

Forslag til møteregler for generalforsamlinga 1. Alle deltakerne har tale- og forslagsrett. Kun KANDUs medlemmer som er innmeldt minst ti dager før møtet, og som har betalt kontingenten, har stemmerett. Personer som er fritattt for innbetaling av kontingent (gratismedlemskap) må ha vært medlem i minimum ti dager for å ha stemmerett. 2. Generalforsamlinga skal velge ordstyrer(e), eventuell bisitter, referenter, tellekorps og to personer til å godkjenne protokollen. Ordstyrer og bisitter kan ikke ha stemmerett. 3. Tegning til innlegg skjer ved å rekke opp 1-en finger. 1. Tegning til replikk skjer ved å rekke opp 2-to fingre. 2. Det må også fremvises personlig nummer (utdelt), for taleliste. 4. Innlegg skal ikke vare mer enn 2-to minutter. 5. Til hvert hovedinnlegg kan det gis inntil 2-to replikker, samt 1-en svarreplikk i etterkant av replikkene. Taletid per replikk er maks 1-ett minutt. Det er ikke replikk på replikk. 6. Saksopplysninger og forslag til dagsorden tas øyeblikkelig etter pågående replikkveksling. Saksopplysninger skal kun inneholde fakta, statistikk eller lignende. 7. Når ordstyrer finner at alle argumenter er fremkommet, foreslår vedkommende at strek settes. Alle forslag må være innkommet før strek settes. Oppheving av strek kan vedtas med absolutt flertall. 8. Alle forslag som fremmes skal fremsettes skriftlig og undertegnet på forslagsark for å kunne bli referert fra ordstyrer før votering. 9. Forslag til øyeblikkelig avslutning av debatt kan fremmes, men må vedtas med 2/3 flertall. 10. Ved all votering skal dørene være lukket. 11. Det voteres ved håndsopprekking, med mindre et stemmeberettiget medlem krever skriftlig avstemning ( 8-10) 12. Personvalg skal foregå etter følgende prosedyre: 1. Valgkomiteen offentliggjør sin innstilling i sin helhet. 2. Presentasjon av kandidatene. 3. Valgtale fra kandidatene. 4. En støttetaler per kandidat dersom begge kandidatene har dette. 5. En kandidat er valgt dersom kandidaten får minst 50% av stemmene (absolutt flertall). 13. Alle avgjørelser treffes med simpelt flertall, hvis ikke annet er bestemt i vedtekter eller forretningsorden. Simpelt flertall oppnås når et alternativ har flere stemmer enn de andre. Blanke stemmer teller ikke. 14. Diskusjoner foregår i møtesalen, ikke i sosiale media, e-post o.l. 15. Personlig angrep og usømmelig ordbruk skal ikke tiltales av ordstyrer. Dersom vedkommende ikke retter seg etter ordstyrers henstilling, kan ordstyrer bortvise vedkommende. Berusede personer har ikke adgang til generalforsamlinga. Møtereglene er endra etter første publisering. Side 2 av 2

Sak 3, forberedt av Andreas-Johann Østerdal Ulvestad Godkjenning av rekneskap for 2013 I 2013 var økonomiarbeidet todelt. Ocon Regnskap AS, eit statsautorisert rekneskapsbyrå, har stått for sjølve bokføringa av reknskapen i tråd med gjeldande rekneskapsstandardar. Dagleg økonomiarbeid har vore gjort av kasserar Andreas-Johann Østerdal Ulvestad. Under dagleg økonomiarbeid er det innhenting og kvalitetssikring av bilag, kontering, bankkontakt, føring av skuggerekneskap, systematisering, arkivering, fakturering, oppfølging og meir. Som vanleg har KANDU assistert The Gathering sitt økonomiteam med kompetanse, råd og andre ressursar. Sponsorkontaktar i The Gathering og TG-leiinga har hatt tilgang til eit delt dokument (via google docs) som viser status for alle TG-tilknytta faktura, i hovudsak sponsorar. På denne måten har dei vore i stand til å sjølv styre purringer på sponsorar. Rekneskapen vår er delt inn i to avdelinger; The Gathering og KANDU. Kostnadar som må fordelast på fleire år er bokføyrd under KANDU, og The Gathering er eit reint arrangementrekneskap. Merk at særs mykje av utgiftane som brukast til KANDU kjem The Gathering til gode, til dømes via innkjøp av utstyr, tilgjengeleggjering av lokale, arrangering av helgemøter, administrasjonsressursar og meir. Ei tredje avdeling, HOVE-festivalen, eksisterer og som ei teneste til frivillige som vil arbeide på HOVE under KANDU-namnet. Denne avdelinga går i null, og presenterast ikkje i regnskapen. Over dei neste sidane vil det bli presentert rekneskap for dei to ulike avdelingane samt budsjettnoter. Rekneskapen er endeleg og godkjent av Brønnøysundregistra. Rekneskapen er føyrd etter gjeldande rekneskapsstandardar og det er krevd høg kvalitet for bilag og dokumentering av inntekter og utgifter. KANDU har for tredje år på rad sendt rekneskapen til revisjon hjå Signare Audit and Advisory ved revisor Simen Jagland. Revisor krevd avskriving av sponsormidlar frå tidlegare TG som ikkje lengre er sett på som realistisk å kreve inn, og rekneskapen er godkjend. Forslag til vedtak: Generalforsamlinga tek regnskapen til orientering og innvilger Styret ansvarsfridom. Side 1 av 6

Prosjektrekneskap for KANDU 2013 Inntekter 1.1.0 Generelle inntekter Budsjett 2013 Kontroll Note 1.1.1 Medlemskontigent kr 230 000 kr 245 329 1.1.2 Frifond nasjonal kr 550 000 kr 720 040 1.1.3 Hyperion Oslo kr 225 000 kr 210 292 1.1.4 Utleieordning kr 50 000 kr 257 126 1.1.5 Prosjektstøtte kr - kr - 1 1.1.7 Momskompensasjon kr 250 000 kr 270 064 2 1.1.8 Andre inntekter kr 5 000 kr 15 236 3 1.1.9 The Gathering SUM Inntekter kr 5 835 000 kr 5 382 740 kr 7 145 000 kr 7 100 826 Utgifter 1.2.0 Kontor- og lokaledrift Budsjett 2013 Kontroll Note 1.2.1 Lokale, leie og renhold -kr 175 000 -kr 176 509 1.2.2 Forsikring -kr 15 000 1.2.3 Vedlikehold av lokale -kr 30 000 -kr 53 942 4 1.2.4 Telefoni -kr 4 500 -kr 2 430 1.2.5 Porto og bud -kr 7 500 -kr 1 556 1.2.6 Rekvisita -kr 6 000 -kr 26 430 4 SUM -kr 238 000 -kr 260 868 1.3.0 Organisasjonsdrift 1.3.1 Møte- og reisekostnadar -kr 125 000 -kr 114 108 5 1.3.2 Medlemskontingent Hyperion++ -kr 60 000 -kr 42 222 SUM -kr 185 000 -kr 156 329 1.4.0 Administrasjon 1.4.1 Rekneskap og anna administrasjon -kr 160 000 -kr 111 326 1.4.2 Revisjon -kr 38 064 6 SUM -kr 160 000 -kr 149 390 1.5.0 Aktiviteter -kr 250 000 1.5.1 KANDU-Chillout -kr 38 511 7 1.5.2 Digital kultur -kr 83 752 8 1.5.3 Informasjonsarbeid -kr 9 994 1.5.4 Utleieordning -kr 8 798 1.5.5 Aktivitetskveld -kr 14 000 1.5.9 The Gathering -kr 5 775 000 -kr 5 790 099 SUM -kr 6 025 000 -kr 5 945 153 1.6.0 Utstyr 1.6.1 Investering, utstyr -kr 100 000 -kr 259 614 9 1.6.2 Vedlikehold, utstyr -kr 50 000 -kr 86 284 SUM -kr 150 000 -kr 345 899 1.8.0 Finansposter 1.8.1 Finanskostnadar -kr 5 000 -kr 6 793 1.8.2 Finansinntekter kr 15 000 kr 12 851 1.8.3 Uforutsette kostnadar -kr 20 000 -kr 12 092 1.8.4 Avskrivninger -kr 375 000 -kr 271 150 10 SUM -kr 385 000 -kr 277 184 SUM Utgifter -kr 7 143 000 -kr 7 134 823 Resultat kr 2 000 -kr 33 997 Side 2 av 6

Noter/kommentarer til regnskapen for KANDU Offentleg støtte Vi får ein god del inntekter frå Hyperion, Hyperion Oslo og Hyperion Øst. Dette erinntekter som føyrer med seg ein god del arbeid for oss med tanke på rapportering, sannsynleggjering av medlemskap og liknande. Vi betalar og kontingent (post 1.3.2) kvart år, og både inntektane og utgiftene som følge av dette vil variere frå år til år. 1. Prosjektstøtte KANDU søkte ikkje om prosjektmidler i 2013. 2. Momskompensasjon KANDU deltek i ei støtteordning som kompenserer organisajonar for innføyringa av meirverdiavgift. Denne støtteordninga er utforma slik at KANDU får god uttelling, og det er ikkje basert på reell meirverdiavgift då vi er plassert i ei tildelingsgruppe for kulturorganisasjoner og dermed har forenkla tildeling. Det understrekast at dette ikkje er refusjon for meirverdiavgift (som er innbakt i postane på TG13), men ei støtteordning. 3. Andre inntekter Denne posten dekker diverse inntekter som til dømes Grasrotandelen. Alle som speler på Norsk Tipping kan knyte opp KANDU til spelekontoen sin, og vi vil då få 5% av det dei speler for. Vi har sidan starten i 2009 gått frå 28 spelarar til 107. 4. Kontor- og lokaledrift I perioda har vi starta arbeidet med å bytte kontorlokale. Dette har kosta ein god del, og medføyrer auka kostnadar. 5. Organisasjonsdrift Vi har i perioda avhalde eitt større helgemøter med TG-leiinga. Desse møta er viktig bidrag frå KANDU til TG då det set gode rammer kor ein kan diskutere viktige spørsmål. 6. Administrasjon Jamfør vedtak på generalforsamlinga i 2013 er revisjon skilt ut som eiga budsjettpost. 7. Chillout Avrekning for uteståande forskot er ikkje gjort, og vil bli lagt til rekneskapen for 2014. 8. Digital Kultur Det har i perioda vore behov for å fornye ein del utstyr i Digital Kultur-parken, blant anna opptrykk av nye bileter. 9. Investering i utstyr I perioda har vi starta arbeidet med å skifte ut gamle skjermer, gått til investering av utstyr til bruk på stand med meir. 10. Avskrivninger Utstyr som har større verdi og blir kjøpt inn anten i TG- eller KANDU-budsjettet må skrivast ned over tid. Til dømes, kjøper vi ei datamaskin til 9.000kr som er forventa å vere brukande til formålet den er kjøpt inn til i tre år, betalar ein 9.000kr med ein gong men rekneskapsfører berre 3.000kr kvart år tre år på rad. Svitsjene kjøpt i 2010 er etter dette rekneskapsåret endeleg nedbetalt. Side 3 av 6

Prosjektrekneskap for KANDU, kapittel 9 The Gathering 2013 Rekneskapen for The Gathering 2012 er føyrd i pennen av Ocon Regnskap AS, som er statsautoriserte rekneskapsførarar med særskild god erfaring innan frivillig sektor og arrangementverksemd. Dagleg økonomiarbeid er gjort av økonomiansvarleg for TG13 Andreas-Johann Østerdal Ulvestad og han sitt crew. Rekneskapen er føyrd etter norsk standard 4102. Meirverdiavgift reknast etter avtale mellom KANDU og Skatt Øst med bakgrunn i endringa i merverdiavgiftslova som KANDU lobba gjennom. Post Budsjett Kontroll Differanse Note Felles:Sponsorer Kontant Felles:Sponsorer Hardware kr 900 000 kr 100 000 kr 773 000 -kr 127 000 -kr 100 000 Felles:Magasin Felles:Billettsalg kr 4 725 000 kr 4 609 740 -kr 115 260 1 Felles:Momsrefusjon kr 40 000 -kr 40 000 2 Felles:KANDUs medlemsavgift -kr 225 000 kr 225 000 1 Felles:Sovetelt Felles:Restaurant/Special Projects -kr 130 000 -kr 100 000 -kr 189 182 -kr 59 182 kr 100 000 3 Felles:Markedsføring TG13 -kr 30 000 -kr 76 076 -kr 46 076 4 Felles:Hallandel Felles:Forsikringer Felles:Adgangssystemer -kr 1 698 500 -kr 20 000 -kr 25 000 -kr 1 694 600 -kr 13 864 kr 3 900 kr 6 136 kr 25 000 Felles:Radioer Felles:Telefoniløsning Felles:Sponsorsupport Felles:Merchandising -kr 30 000 -kr 10 000 -kr 35 000 kr 50 000 -kr 28 634 -kr 6 448 -kr 25 004 -kr 12 648 kr 1 366 kr 3 552 kr 9 996 -kr 62 648 5 Felles:Switcher -kr 200 000 -kr 200 000 Felles:T-skjorter Felles:Organizer/Chiefs-samling Felles:Studietur Felles:Samling fag/kompetanse Felles:Sikingspott Felles:Frikjøp Sum -kr 175 000 -kr 40 000 -kr 30 000 -kr 30 000 -kr 50 000 -kr 180 000 kr 2 806 500 -kr 152 256 -kr 51 693 -kr 28 165 -kr 28 770 -kr 29 505 -kr 78 020 kr 2 767 874 kr 22 744 -kr 11 693 kr 1 835 kr 1 230 kr 20 495 kr 101 980 -kr 38 626 Post Budsjett Kontroll Differanse Note Crewombud:Motellrom -kr 8 000 -kr 8 000 Crewombud:Crewtiltak -kr 12 000 -kr 835 kr 11 165 Crewombud:Crewfellestiltak Sum -kr 40 000 -kr 12 467 kr 27 533 -kr 60 000 -kr 21 302 kr 38 698 Side 4 av 6

Post Budsjett Kontroll,00 Note Core:Chillout kr 20 000 -kr 20 000 Core:Core:Kontorrekvisita -kr 15 000 -kr 31 274 -kr 16 274 Core:Logistikk:Forbruksmateriale -kr 20 000 -kr 38 045 -kr 18 045 Core:Logistikk:Transport/porto -kr 60 000 -kr 47 926 kr 12 074 Core:Logistikk:Creweffekter -kr 200 000 -kr 168 928 kr 31 072 Core:Møtekostnader -kr 15 000 kr 15 000 Core:Logistikk:Hotellopphold gjester -kr 8 000 -kr 4 897 kr 3 103 Core:Logistikk:Erstatningspliktig -kr 5 000 -kr 998 kr 4 002 Core:Crewcare:Sosialiseringstiltak -kr 15 000 -kr 19 531 -kr 4 531 Core:Crewcare:Mat og drikke -kr 165 000 -kr 185 875 -kr 20 875 Core:Crewcare:Bestikk,service -kr 40 000 -kr 57 731 -kr 17 731 Sum -kr 523 000 -kr 555 203 -kr 32 203 Post Budsjett Kontroll,00 Note Deltakerombud:Motellrom -kr 8 000 -kr 9 000 -kr 1 000 6 Deltakerombud:Deltakerpleie -kr 7 000 -kr 5 559 kr 1 441 Deltakerombud:Generelle utgifter -kr 2 000 kr 2 000 Sum -kr 17 000 -kr 14 559 kr 2 441 Post Budsjett Kontroll,00 Note Economy:Lys og forbruksmatriell -kr 2 000 -kr 1 950 kr 50 Economy:Reise -kr 1 000 -kr 1 000 Economy:Motellrom -kr 3 500 -kr 4 300 -kr 800 6 Sum -kr 6 500 -kr 7 250 -kr 750 Post Budsjett Kontroll,00 Note Info:Forbruksmateriell -kr 30 000 -kr 46 610 -kr 16 610 Info:Generelle utgifter -kr 4 000 -kr 16 830 -kr 12 830 Info:Motellrom -kr 4 000 -kr 5 000 -kr 1 000 6 Info:Møte/sosialiseringsutgifter -kr 25 000 -kr 54 801 -kr 29 801 Info:Desk-stand -kr 30 000 kr 30 000 3 Info:App -kr 25 000 -kr 3 086 kr 21 914 Info:Systems:SMS -kr 10 000 -kr 4 008 kr 5 992 Sum -kr 128 000 -kr 130 336 -kr 2 336 Post Budsjett Kontroll,00 Note Prosjektkoordinator:Reiseutgifter -kr 3 000 kr 3 000 Prosjektkoordinator:Motellrom -kr 4 000 -kr 5 000 -kr 1 000 Prosjektkoordinator:Systemer -kr 2 000 -kr 3 299 -kr 1 299 Sum -kr 9 000 -kr 8 299 kr 701 Post Budsjett Kontroll,00 Note Security:Kursing, drift, rekvista -kr 49 000 -kr 18 014 kr 30 986 Security:Reiseutgifter -kr 5 000 -kr 1 550 kr 3 450 Security:Motellrom -kr 8 000 -kr 9 500 -kr 1 500 Security:Politivakthold -kr 25 000 -kr 41 761 -kr 16 761 Sum -kr 87 000 -kr 70 824 kr 16 176 Side 5 av 6

Post Budsjett Kontroll,00 Note Tech:Reiskostnader -kr 3 000 -kr 1 386 kr 1 614 Tech:Motellrom -kr 4 000 -kr 5 500 -kr 1 500 6 Tech:Møte/workshops Tech:Materiell -kr 20 000 -kr 30 000 -kr 17 302 -kr 30 770 kr 2 698 -kr 770 Tech:Internett -kr 250 000 -kr 890 706 -kr 640 706 7 Sum -kr 307 000 -kr 945 664 -kr 638 664 Post Budsjett Kontroll,00 Note Event:Generelle utgifter Event:Motellrom Event:Møte og reisekostnader Event:Forbruksmateriell (Dekor, forbruk) -kr 4 000 -kr 20 000 -kr 10 000 -kr 115 000 -kr 9 797 -kr 26 200 -kr 12 786 -kr 69 953 -kr 5 797 -kr 6 200 -kr 2 786 kr 45 047 Event:Entertainment -kr 200 000 -kr 94 884 kr 105 116 3 Arena:Sceneteknikk -kr 400 000 -kr 494 541 -kr 94 541 3 Creativia:Giveaways -kr 10 000 -kr 10 728 -kr 728 Creativia:Premier Game:Premier Broadcast Unit:HDTV-Produksjonsutstyr Sum Totalt Resultat -kr 250 000 -kr 231 949 kr 18 051 -kr 100 000 -kr 48 267 kr 51 733 -kr 500 000 -kr 422 691 kr 77 309 -kr 1 609 000 -kr 1 421 796 kr 187 204 kr 60 000 -kr 407 358 -kr 467 358 Noter 1. Kontingent kan ikke føres som utgift, jf "oppblåsning av regnskapet". Kontingent er derfor trukket fra billettinntektene. 2. Momsrefusjon er innkorporert "over fjøla" på de fleste poster. 3. (Hele) Posten ble ikke brukt, delvis grunna overskridelse på internett. 4. Premietur for TG12 (Toronto). 5. Varer ble ikke produsert, og mesteparten ble refundert til deltakerne. 6. Prisøkning på motellet 7. Frafall av sponsor på dette punktet ga høyere kostnader Side 6 av 6

SAK 4, FORBEREDT AV ANDREAS-JOHANN ULVESTAD OG IDA MUNKERUD Økonomistatus 2014 Økonomien har hittil i 2014 vært preget av romslig likviditet. Organisasjonen brukte i 2013 mindre penger enn forventa til flytteprosessen til nytt lokale, noe som medførte at en del kostnader ble flytta over til 2014. KANDU har i perioda utlyst og ansatt en organisasjonssekretær som har ansvar for administrasjon og daglig økonomiarbeid. Arbeidet med å dokumentere prosesser og overføre oppgaver til denne personen er godt i dag, og allerede nå foretas det meste av daglig økonomiarbeid av organisasjonssekretæren. Regnskapet blir også i 2014 ført av Ocon Regnskap AS, et statsautorisert regnskapsbyrå med spesielt fokus på frivillige organisasjoner og derunder ungdomsarrangementer. Regnskapet for 2013 er revidert av revisor og det er avtale om at også 2014-regnskapet skal revideres. Budsjettet ble på styremøte 12. september 2014 revidert for å ta høyde for periodisering av kostnader som kom i 2014 og som var forventet å komme i 2013. Vedtaksforslag: Generalforsamlinga tar den økonomiske beretningen til orientering Side 1 av 9

Budsjettkontroll per 11. september 2014 Inntekter 1.1.0 Generelle inntekter Budsjett 2014 Hittil i fjor Kontroll 1.1.1 Medlemskontigent kr 250 000 kr 2 500 kr 263 350 1.1.2 Frifond nasjonal kr 600 000 kr - kr 570 418 1.1.3 Hyperion Oslo og Akershus kr 225 000 kr - kr - 1.1.4 Utleieordning kr 50 000 kr - kr 26 679 1.1.5 Prosjektstøtte kr - kr - kr - 1.1.6 Andre inntekter kr 9 932 kr 13 982 1.1.7 Momskompensasjon kr 200 000 kr - kr - 1.1.8 Andre inntekter kr 20 000 kr - kr 4 249 1.1.9 The Gathering SUM Inntekter kr 1 345 000 kr 12 432 kr 878 678 Utgifter 1.2.0 Kontor- og lokaledrift Budsjett 2014 Hittil i fjor Kontroll 1.2.1 Lokale, leie og renhold -kr 200 000 -kr 90 577 -kr 140 151 1.2.2 Forsikring -kr 5 000 1.2.3 Vedlikehold av lokale -kr 30 000 -kr 3 643 -kr 154 498 1.2.4 Telefoni -kr 541 1.2.5 Porto og bud 1.2.6 Rekvisita SUM 1.3.0 Organisasjonsdrift Budsjett 2014 1.3.1 Møte- og reisekostnadar 1.3.2 Medlemskontingent Hyperion++ SUM -kr 4 500 -kr 1 763 -kr 7 500 -kr 1 556 -kr 7 046 -kr 6 000 -kr 12 988 -kr 13 098 -kr 253 000 -kr 109 306 -kr 316 556 -kr 125 000 -kr 31 186 -kr 30 842 -kr 75 000 -kr 2 635 -kr 2 635 -kr 200 000 -kr 33 821 -kr 33 477 1.4.0 Administrasjon 1.4.1 Rekneskap og anna administrasjon 1.4.2 Revisjon SUM -kr 230 000 -kr 47 665 -kr 9 323 -kr 38 064 -kr 46 600 -kr 230 000 -kr 85 729 -kr 55 923 1.5.0 Aktiviteter -kr 320 000 1.5.1 KANDU-Chillout -kr 38 511 -kr 59 860 1.5.2 Digital kultur -kr 12 771 -kr 279 1.5.3 Informasjonsarbeid -kr 7 872 -kr 42 230 1.5.4 Utleieordning -kr 1 721 -kr 3 000 1.5.5 Aktivitetskveld -kr 10 002 -kr 9 473 1.5.9 The Gathering SUM -kr 320 000 -kr 70 877 -kr 114 843 1.6.0 Utstyr 1.6.1 Investering, utstyr 1.6.2 Vedlikehold, utstyr SUM -kr 100 000 -kr 95 749 -kr 77 882 -kr 50 000 -kr 13 757 -kr 84 687 -kr 150 000 -kr 109 506 -kr 162 569 1.8.0 Finansposter 1.8.1 Finanskostnadar -kr 5 000 -kr 5 134 -kr 11 068 1.8.2 Finansinntekter kr 15 000 1.8.3 Uforutsette kostnadar -kr 20 000 -kr 12 092 1.8.4 Avskrivninger -kr 285 000 -kr 135 575 -kr 57 674 SUM -kr 295 000 -kr 152 802 -kr 68 743 SUM Utgifter Resultat -kr 1 448 000 -kr 562 041 -kr 752 111 -kr 103 000 -kr 549 609 kr 126 567 Side 2 av 9

Regnskapsrapport, The Gathering 2014 Det understrekes at dette bare er et midlertidig resultat som kan endres i positiv og negativ retning i løpet av året. Regnskapet for The Gathering 2014 er ført i pennen av Ocon Regnskap AS, som er statsautoriserte regnskapsførere med spesielt god erfaring innen frivillig sektor og arrangementvirksomhet. Daglig økonomiarbeid er gjort av økonomiansvarlig for TG14, Andreas-Johann Østerdal Ulvestad og hans crew. Regnskapet er ført etter norsk standard 4102. Merverdiavgift beregnes etter avtale mellom KANDU og Skatt Øst med bakgrunn i endringen i merverdiavgiftsloven som KANDU lobbet gjennom. Interne justeringer er ikke gjort. For eksempel hører ikke alt som er ført på Felles:Motellrom hjemme på denne posten, en del skal fordeles på andre motellposter nedover. Videre er det forventa mindre inntekter og utgifter i tida som kommer. Sponsormidlene kan ikke ventes å øke det presenteres tall for fakturerte inntekter, ikke bare hva som er kommet inn på konto (kontantprinsipp). Kapittel Budsjett Kontroll Diff Felles kr 3 056 500 kr 3 004 223 kr 52 277 Crewombod -kr 76 000 -kr 3 828 -kr 72 172 Core Deltakarombod Economy Event Info -kr 484 000 -kr 605 641 kr 121 641 -kr 36 000 -kr 23 002 -kr 12 998 -kr 7 500 -kr 1 862 -kr 5 638 -kr 1 495 000 -kr 1 523 341 kr 28 341 -kr 143 500 -kr 120 597 -kr 22 903 Prosjektkoordinator -kr 10 500 -kr 10 500 Security Tech Resultat -kr 93 000 -kr 635 000 kr 76 000 -kr 52 646 -kr 608 994 kr 64 311 -kr 40 354 -kr 26 006...fortsetter på neste side Side 3 av 9

...fortsatt fra forrige side Side 4 av 9

Pnr Post Budsjett Kontroll 800 Felles:Sponsorar Kontant kr 750 000 kr 649 760 801 Felles:Sponsorar Kontant Forventede kr 125 000 802 Felles:Sponsorer Hardware 803 Felles:Frikjøp -kr 150 000 -kr 47 425 804 Felles:Magasin 805 Felles:Billettsal kr 4 650 000 kr 4 823 787 806 Felles:Momsrefusjon kr 70 000 807 Felles:KANDUs medlemsavgift hentes direkte av salg 808 Felles:Motell, samla kr 25 000 -kr 59 150 809 Felles:Sovetelt -kr 140 000 -kr 101 642 810 Felles:Special Projects -kr 50 000 -kr 24 258 811 Felles:Felles marknadsføyring -kr 20 000 812 Felles:Felles marknadsføyring neste år -kr 50 000 -kr 4 368 813 Felles:Hallandel -kr 1 698 500 -kr 1 694 600 814 Felles:Forsikringer -kr 20 000 -kr 11 238 815 Felles:Adgangssystemer -kr 20 000 -kr 7 271 816 Felles:Samband -kr 35 000 -kr 65 989 817 Felles:Telefoni -kr 10 000 -kr 25 735 818 Felles:Utstyrsfornying -kr 10 000 -kr 2 232 819 Felles:Sponsorsupport -kr 60 000 -kr 22 837 820 Felles:Merchandising kr 10 000 821 Felles:T-skjorter deltakarar -kr 175 000 -kr 163 053 822 Felles:Organizer/Chiefs-samling -kr 60 000 -kr 69 317 823 Felles:Pre-kickoff -kr 25 000 824 Felles:Sikringspott -kr 50 000 -kr 170 209 Sum kr 3 056 500,00 kr 3 004 222,68 Post Budsjett Kontroll 840 Crewombod:Motellrom -kr 9 000 841 Crewombod:Sosiale Tiltak -kr 5 000 -kr 3 294 842 Crewombod:Crewtiltak på TG -kr 12 000 -kr 534 843 Crewombod:Crewfellestiltak før/etter TG -kr 50 000 Sum kr - 76 000,00 kr - 3 828,21 Post Budsjett Kontroll 850 Core:Chillout+Organer fakt. Kostnadar kr 20 000 851 Core:Core:Kontorrekvisita -kr 15 000 -kr 16 664 852 Core:Logistikk:Forbruksmateriale -kr 20 000 -kr 79 959 853 Core:Logistikk:Transport/porto -kr 50 000 -kr 52 581 854 Core:Logistikk:Creweffekter -kr 170 000 -kr 206 151 855 Core:Møtekostnadar -kr 15 000 856 Core:Logistikk:Hotellopphald gjester -kr 9 000 857 Core:Logistikk:Erstatningspliktig -kr 5 000 858 Core:Crewcare:Sosialiseringstiltak -kr 15 000 -kr 4 918 859 Core:Crewcare:Mat og drikke -kr 165 000 -kr 216 222 860 Core:Crewcare:Bestikk,service -kr 40 000 -kr 29 146 Sum kr - 484 000,00 kr - 605 641,03 Side 5 av 9

Post Budsjett Kontroll 870 Deltakerombod:Motellrom -kr 9 000 871 Deltagerombod:Generelle utgifter -kr 2 000 -kr 3 564 872 Deltagerombod:Buss -kr 9 000 -kr 17 715 873 Deltagerombod:Møteutgifter -kr 6 000 874 Deltakerombod:Deltakarpleie -kr 10 000 -kr 1 723 Sum kr - 36 000,00 kr - 23 002,35 Post Budsjett Kontroll 880 Economy:Forbruksmatriell -kr 2 000 -kr 1 862 881 Economy:Reise -kr 1 000 882 Economy:Motellrom -kr 4 500 Sum kr - 7 500,00 kr - 1 861,79 Post Budsjett Kontroll 900 Info:Forbruksmateriell -kr 35 000 -kr 42 492 901 Info:Generelle utgifter -kr 4 000 902 Info:Motellrom -kr 4 500 903 Info:Møte-, kurs- og sosialiseringsutgifter -kr 50 000 -kr 55 058 904 Info:Desk-stand -kr 15 000 -kr 2 388 905 Info:App -kr 25 000 -kr 20 659 906 Info:Systems:SMS -kr 10 000 Sum kr - 143 500,00 kr - 120 596,78 Post Budsjett Kontroll 920 Prosjektkoordinator:Reiseutgifter -kr 3 000 921 Prosjektkoordinator:Motellrom -kr 4 500 922 Prosjektkoordinator:Systemer -kr 3 000 Sum kr - 10 500,00,00 Post Budsjett Kontroll 930 Security:Kursing, drift, rekvista -kr 30 000 -kr 44 589 931 Security:Reiseutgifter -kr 5 000 -kr 3 856 932 Security:Sikringsutstyr -kr 4 000 933 Security:Motellrom -kr 9 000 -kr 4 200 934 Security:Politivakthald -kr 45 000 Sum kr - 93 000,00 kr - 52 645,89 Post Budsjett Kontroll 950 Tech:Reisekostnadar -kr 3 000 -kr 668 951 Tech:Motellrom -kr 4 500 -kr 4 500 952 Tech:Møte/workshops -kr 30 000 -kr 22 877 953 Tech:Materiell -kr 45 000 -kr 35 155 954 Tech:Vedlikehald infrastruktur -kr 50 000 -kr 46 752 955 Tech internett, transit -kr 190 000 -kr 194 041 956 Tech:Internett. Fiberleige -kr 312 500 -kr 305 000 Sum kr - 635 000,00 kr - 608 993,78 Side 6 av 9

970 Event:Forbruksmateriell 971 Event:Motellrom 972 Event:Møte og reisekostnadar 973 Event:Produksjon 974 Event:Opplæring 975 Event:Entertainment 976 Event:Creativia:Premier 977 Event:Game:Premier 978 Event:Game:Lounge Sum Totalt Resultat Post Budsjett Kontroll -kr 20 000 -kr 65 370 -kr 10 000 -kr 8 990 -kr 35 000 -kr 32 093 -kr 1 000 000 -kr 979 998 -kr 10 000 -kr 12 340 -kr 100 000 -kr 111 844 -kr 260 000 -kr 249 810 -kr 50 000 -kr 42 500 -kr 10 000 -kr 20 397 kr -1 495 000,00 kr -1 523 341,38 kr 76 000,00 kr 64 311,47 kr 76 000,00 kr 64 311,47 Side 7 av 9

Noter/kommentarer til økonomikontrollen 1. Kontantkassa er ikkje endeleg avstemt, som medfører at kontantsal på The Gathering (dagsbillettar o.l.) ikkje er med i omsetningstala. 2. All internavrekning er ikkje gjort endå, kostnadar vil bli flytta på i dei tilfella at det er ein faktura som skal fordelast på fleire postar. 3. Det må forventast at politivakthald blir fakturert, men faktura er ikkje motteke til no. 4. Posten Felles:Momsrefusjon vil ikkje bli aktivert då det er redusert meirverdiavgift generelt over «heile fjøla» for meirverdiavgiftkostnadar i kvar post. Prosentandelen vil variere frå år til år. I år er det trukke av 12% av meirverdiavgift som er betalt, då 12% av inntektene våre er MVA-pliktige. 5. Revisor kjem sannsynlegvis til å pålegge KANDU avskriving av ein del inntekter som tidlegare er bokføyrd, som tap. Dette er i hovudsak sponsorinntekter. Det er ikkje tatt høgde for dette i oversikta som er her. Side 8 av 9

Historisk resultatutvikling, The Gathering Da The Gathering er et årlig arrangement og ledelsen for et år ikke er ansvarlig for aktivitetene til den forrige ledelsen, har man tillatt en viss form for flytende drift av resultaten på den måte at overskudd og underskudd blitt dekket av KANDUs egenkapital. For å få en oversikt over den langsiktige økonomien for The Gathering som avdeling er det utarbeidet en helhetlig oversikt som er gjengitt under. Arrangement Resultat Akkumulert resultat The Gathering 2007:still puzzled? kr 61 987 kr 61 987 The Gathering 2008:optimus prime kr 41 235 kr 103 223 The Gathering 2009:fire and ice -kr 221 436 -kr 118 214 The Gathering 2010:submerged -kr 298 899 -kr 417 113 The Gathering 2011:partly cloudy -kr 22 122 -kr 439 235 The Gathering 2012:At the end of the Universe kr 256 511 -kr 182 724 The Gathering 2013:Singularity -kr 407 358 -kr 590 082 Side 9 av 9

SAK 5, FORBEREDT AV ANDREAS-JOHANN ØSTERDAL ULVESTAD Budsjett 2015 Styret ønsker å fortsatt legge til rette for jevnlig aktivitet i våre nye lokaler i Frivillighetshuset på Tøyen. Lokalene skal kunne brukes av både The Gathering og KANDU for aktivitetskvelder, lager, kontor og møter. De ulike TG-crewene har de siste årene stadig oftere brukt våre lokaler til møter og arbeidshelger, og vi ønsker å fortsatt legge til rette for dette framover. Lokalene vil også kunne lånes ut til små datatreff, eller brukes til kurs, spillkvelder, eller andre aktiviteter medlemmene ønsker. Styret ønsker å videreføre innsatsen på medlemstilbud innen Chillout. Vi mener at Chillout er et bra alternativt tilbud for deltakere på The Gathering og en god promotør for KANDUs tilbud.. Styret ønsker også å videreføre helgemøter med TG-ledelsen, ettersom disse har vist seg å bedre kommunikasjonen og samarbeidet mellom organene. Det er i budsjettet foreslått en økning for lokale for å dekke de kostnadene som er i nytt lokale, herunder at det nå har blitt en arbeidsplass som medfører visse krav til HMS. Samtidig er budsjettpostene som er knytta til dette slått sammen til en post for å synliggjøre den reelle kostnaden. Det er tatt høyde for videreføring av revisjon av regnskapet vårt. Dette mener Styret er det eneste forsvarlige i lys av at vi har en såpass stor økonomi. Vi foreslår som vanlig en stor pott satt av til generell fordeling av aktiviteter, uten spesifikk øremerking. Dette åpner også for at endringer av arbeidsprogrammet har mer effekt. Arbeidet knytta til forvaltning av organisasjonen som søknader om midler, rapportering, regnskap og lignende krever vesentlig arbeidsinnsats. Det er lagt inn budsjettmidler for å videreføre de to deltidsstillingene som generalforsamlinga i 2013 vedtok. Vedtaksforslag: Det vedlagte budsjettet blir vedtatt Side 1 av 2

1.1.0 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 Inntekter Generelle inntekter Budsjett 2014 Budsjettforslag A Medlemskontingent kr 250 000 kr 260 000 Statsstøtte, nasjonalt kr 800 000 kr 900 000 Statsstøtte, lokale midler kr 225 000 kr 225 000 Utleieordninga kr 50 000 kr 50 000 1.1.5 Prosjektstøtte kr - kr - 1.1.8 1.1.9 Andre inntekter The Gathering kr 20 000 kr 20 000 kr 7 000 000 SUM Inntekter kr 1 345 000 kr 8 455 000 Utgifter 1.2.0 Kontor- og lokaledrift Budsjett 2014 Budsjettforslag A 1.2.1 1.2.2 1.2.6 Lokale Forsikring Infrastruktur (telefoni, porto, rekvisita) SUM -kr 230 000 -kr 5 000 -kr 6 000 -kr 241 000 -kr 300 000 -kr 15 000 -kr 20 000 -kr 335 000 1.3.0 1.3.1 1.3.2 1.4.0 1.4.1 1.4.2 Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar -kr 125 000 -kr 125 000 Medlemskontingent Hyperion++ -kr 75 000 -kr 50 000 SUM -kr 200 000 -kr 175 000 Administrasjon Rekneskap og anna administrasjon -kr 200 000 -kr 250 000 Revisjon -kr 30 000 -kr 40 000 SUM -kr 230 000 -kr 290 000 1.5.0 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 Aktiviteter -kr 320 000 -kr 320 000 KANDU-Chillout Digital kultur Informasjonsarbeid Utleieordning Aktivitetskveld -kr 7 000 000 SUM -kr 320 000 -kr 7 320 000 1.5.9 The Gathering 1.6.0 1.6.1 1.6.2 1.8.0 1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.8.4 Utstyr Investering, utstyr -kr 100 000 -kr 100 000 Vedlikehold, utstyr -kr 50 000 -kr 50 000 SUM -kr 150 000 -kr 150 000 Finansposter Finanskostnadar -kr 5 000 -kr 10 000 Finansinntekter kr 15 000 kr 15 000 Uforutsette kostnadar -kr 20 000 -kr 20 000 Avskrivninger -kr 285 000 -kr 200 000 SUM -kr 295 000 -kr 215 000 SUM Utgifter -kr 1 436 000 -kr 8 485 000 Resultat -kr 91 000 -kr 30 000 Side 2 av 2

SAK 6a, FORBEREDT AV MARCUS SÆTHERSHAGEN Orienteringer: Styret sin orientering Dette dokumentet er Styret sin orientering for arbeidsåret 2013-2014. Orienteringen inneholder hovedpunktene for aktiviteten i organisasjonen og hvilken retning den p.t. holder. Vedtaksforslag: Generalforsamlinga tar Styret sin beretning til orientering Side 1 av 5

Styrets sammensetning i perioden 2013-2014 Leder Marcus Sæthershagen Nestleder Martin Torp Styremedlemmer Varamedlemmer Simen Olsen (konstituert sekretær) Andreas-Johann Østerdal Ulvestad (konstituert kasserer) Peder Hulthin Per Escild Hadland Svein-Thomas I. Tvedt 1. Elling Klepp 2. Karl Fredrik Haugland 3. Niklas myklebost KANDU har fått flotte nye lokaler! De to siste lokalene vi har hatt; på henholdsvis Brynseng og Alexander Kiellands plass, har begge vært mørke og lite gjennomførte. Vi har forsøkt å gjennomføre regelmessige aktiviteter begge plasser, men de har ikke vært bra nok tilrettelagt. KANDU ønsket derfor å flytte, og en snøball begynte å rulle. KANDU ble initiativtaker for å starte Frivillighetshuset på Tøyen. Lokalet vårt er svært nær kollektivknutepunktet Tøyen T, og det tar få minutter å gå til busstasjon, togstasjon og lignende. Vi deler etasje med blant annet Hyperion N4F og i bygget har man paraplyorganisasjonen LNU (Norges Barne- og ungdomsorganisasjoner), Elevorganisasjonen, Wikimedia Norge og mange andre. Vi er allerede i diskusjoner med flere av disse for samarbeid. Vi har tatt lederskapet for å bygge opp syvende etasje i bygget til et lokale som passer til seriøse møter og konferanser samt festlige aktivitetskvelder. Det vil bli litt retrogaming, litt moderne, behagelige steder å sitte og diskutere, filmrom som kan brukes til demovisninger med mer. Vi ser fram til et råflott lokale som står helt ferdig om noen få måneder. Vi må samtidig innrømme at hele flytteprosessen har tatt veldig mye kapasitet bort fra aktivitetsskaping. Det at vi fremdeles ikke har et permanent lager i bygget i påvente av at andre leietakere skal flytte ut og avklaringer med blant annet Oslo kommune gjør at vi fremdeles er litt ad-hoc. Styrearbeid Styret har hatt møter en fast dag hver måned samt flere møter ved behov. Vi har forsøkt å involvere eksterne parter via nettjenester som Skype og Google Hangout med varierende suksess. Styret har i perioden arbeidet aktivt med å redusere innflytelse i driften av The Gathering. Blant tiltakene kan vi nevne overgang til treårige avtaler fra faste leverandører slik at de følger leieperioden til Vikingskipet, at TG-ledelsen og Styret sammen diskuterer seg fram til gode retningslinjer for arrangementet med mer. Styret har ikke hatt ønske om å tre inn i enkeltsaker, Side 2 av 5

og har bare gjort dette ved absolutt behov. KANDU i media Det har blitt oppretta ei mediegruppe med ansvar for all kontakt med media. Denne mediegruppa har vært leda av Simon Eriksen Valvik, og har blant annet kontakta journalister for korreksjoner ved faktafeil i saker som omhandler datamiljøet og datatreff. Endelig eget kontor KANDU har i mange år delt kontor med ulike organisasjoner og bedrifter. Det er et stort steg i positiv retning at vi nå har fått et helt eget rom som er vårt kontor. Her har vi til enhver tid to PCplasser som er tilgjengelig med stasjonære datamaskiner, telefon og mer, og tilgjengelig for bruk. Vi har også mulighet til å reservere ulike konferansesaler og møterom i Frivillighetshuset til møter, samlinger og lignende. Allerede har det blitt brukt til mange møter i TG-systemet og ikke minst for møter i KANDU. Det er også personer i TG-systemet som har meldt at de ønsker å ha muligheten til å ha semi-fast arbeidsdag på kontoret. To ansatte på kontoret! På generalforsamlinga i 2013 ble det diskutert om organisasjonen har blitt såpass stor at det er for mye å legge alt på frivillige skuldre. Det ble lagt inn budsjettmidler for ansettelser, og vi kan med glede informere om at vi har fått to nye ansatte! Begge arbeider en dag i uka (torsdager), som da har blitt fast kontordag med bemanna telefon og tilgjengelighet. Dette betyr naturligvis ikke at Styret skal slutte å gjøre ting, men at Styret kan fokusere på andre ting og at organisasjonen vokser. De ansatte blir fulgt opp av ledelsen; styreleder, nestleder og kasserer. Aktivitetsansvarlig Irene Irene legger nå plan for en rekke aktiviteter i høst og vinter. Målet er at vi skal ha et variert tilbud alt fra spillkvelder til kurs, utstillinger og annet som Styret prioriterer. Organisasjonssekretær Ida Ida har som ansvar å sørge for daglig drift av kontoret. Dette innebærer mottak av digital post og sneglepost, refundering av utlegg og betaling av regninger og mer. Spesifikt er det en stor avlastning for Kasserer, som følger opp økonomioppgavene. Representasjon KANDU har vært representert på ulike arrangement gjennom året. Vi har også hatt et kort møte med Kronprinsen. Side 3 av 5

Utleieordninga Kreativ Aktiv Norsk DataUngdom Utleieordninga har blitt ytterligere styrka i tida som har gått, og det er inngått treårige leieavtaler med flere datatreff. Inntektene går til vedlikehold og nyinnkjøp. Det skal nå utarbeides nye prislister hvor noe utstyr vil bli satt ned i pris. Medlemsrekruttering KANDU hadde i 2013 hele 6.988 medlemmer. Som perioden før, har en også denne perioden gjennom aktivitet i lokalene og andre medlemstilbud rekruttert medlemmer som ikke stammer fra deltakelse på The Gathering. Chillout I år var Chillout på The Gathering et samarbeid mellom KANDU og Hyperion N4F, som ikke hadde egen stand. Chillout hadde Nerf arena, Nerd swim og andre lavterskelaktiviteter og konkurranser på standen. Målet med Chillout var å fokusere på KANDUs medlemstilbud og gjøre deltakerne klar over deres medlemskap i organisasjonen. The Gathering 2014 - Transylvania Det var rekordmange 5.509 personer som kjøpte billett til The Gathering 2014. Av disse var det 86 utenlandske personer, 182 personer med Creative-billett og 634 besøkende. Fjerninga av depositumet for besøkende har medført en økning sett mot tidligere år. Styrets inntrykk av TG14 er at det har vært et særs godt og mangfoldig aktivitetstilbud. Det ble tatt valg om å ikke fokusere på e-sport, og heller ha fokus på kreativitet og deltakerinitierte spillkonkurranser samt foredrag. Det arbeides aktivt med å få sponsorer som ikke bare stiller ut et produkt, men som også skaper aktivitet for deltakerne. Eksempler på sponsorer som gjør mye ut av seg og aktiviserer deltakerne er Komplett og Forsvaret. Ledelsen for The Gathering 2014 har bestått av: Core-organizer: Vegard Skjefstad Event-organizer: Guro Faller Info-organizer: Simon Eriksen Valvik Sikkerhet-organizer: Harald M. Christiansen Tech-organizer: Peter Blakstad Crewombud: Mats Frøiland Deltakerombud: Sondre Langenes Økonomiansvarlig: Andreas-Johann Østerdal Ulvestad Side 4 av 5

Det var totalt 393 personer i crew, noe som var en oppgang på 37 personer fra året før. 112 av disse var førsteårscrew mens 75 personer hadde TG14 som sitt andre år. 85 (22%) var kvinner. Hovedcrew Antall TG14 Antall TG13 Endring Core 55 57-2 Crewombud 3 2 1 Event 114 77 37 Info 57 52 5 Sikkerhet 104 102 2 Tech 35 32 3 Økonomi 4 3 1 KANDU m/chillout 39 39 0 Merk at en del av 15 personer av endringen i Event er at mentorer er tatt inn i crewlista på TG14. Merk også at oversikten ovenfor ikke tar høyde for personer som er registrert i mer enn en gruppe. År Antall personer Endring 2014 393 10,40% 2013 356-0,02% 2012 358-0,80% 2011 361 9,00% 2010 331 7,00% 2009 310 4,00% 2008 298 18,00% 2007 253 10,00% 2006 230 Side 5 av 5

Kontrollkomiteen Adresse: Kolstadgata 1, N-0652 Oslo Org.nr.: NO 988 148 245 MVA (VAT) E-post: kk@kandu.no Rapport til generalforsamingen 2014 KONTROLLKOMITEENS RAPPORT TIL GENERALFORSAMLINGEN 2014 I tråd med vedtektenes 7-1 fremlegger Kontrollkomiteen rapport til generalforsamlingen. Kontrollkomiteens oppgaver er definert i vedtektenes 7-1. Kontrollkomiteens oppgave er å kontrollere at organisasjonen fungerer etter vedtektenes bokstav og ånd, at generalforsamlingens vedtak blir satt ut i livet, at organisasjonen følger god forretningsorden, og at valg foregår på en demokratisk og korrekt måte. Kontrollkomiteen skal framlegge en egen rapport på hver ordinære generalforsamling om sitt arbeid og hvordan organisasjonen har fungert foregående år. I tillegg gir 7-3 kontrollkomiteen rett til å foreta bindende tolkninger av organisasjonens vedtekter KONTROLLKOMITEENS ARBEID SIDEN FORRIGE GENERALFORSAMLING Kontrollkomiteen har i tråd med organisasjonens sedvane også i denne perioden hatt en flat struktur. Siden forrige ordinære generalforsamling har Kontrollkomiteen avholdt 8 møter og behandlet 18 saker. Kontrollkomiteen har i tillegg hatt løpende kontakt. Den 26. august måtte Andreas Lindrupsen trekke seg fra Kontrollkomiteen, fordi han takket ja til vervet koordinator for TG15-ledergruppen. Det presiseres likevel at Lindrupsen har vært aktiv og deltagende i komiteens arbeid frem til han trakk seg. Kontrollkomiteen har ved flere anledninger stilt spørsmål til Styret. Komiteen har fått tilfredsstillende svar på disse. Organisasjonen i tiden etter forrige ordinære generalforsamling 1. STYRETS ARBEID I denne perioden har bytte av lokale tatt mye tid for styret. Derfor kan arbeidsprogrammet fremstå som i liten grad oppfylt i perioden mellom forrige ordinære generalforsamling og denne. Kontrollkomiteen understreker imidlertid at arbeidet med nytt lokale har sitt klare fundament i flere av arbeidsprogrammets punkter og over tid vil gagne organisasjonen mer enn det midlertidig lavere aktivitetsnivået. Kontrollkomiteen mener fremdeles at arbeidsprogrammets punkt seks (Digital kultur skal i rampelyset) og ni (Kompetanseheving og internkursing) i liten grad er oppfylt. Styret har for punkt ni erkjent at dette ikke har blitt oppfylt. Vedrørende punkt seks har Styret forklart overfor Kontrollkomiteen at rettigheter har vært en utfordring, men Kontrollkomiteen bemerker at dette i så fall har blitt dårlig kommunisert på styremøter. I løpet av perioden har Styret ansatt en aktivitetsansvarlig og organisasjonssekretær. I tillegg har det også i denne perioden vært interne gnisninger, både mellom enkeltmedlemmer i Styret, og Styret og TGs ledergruppe, som har tatt en del tid. Kontrollkomiteen mener Styret bruker mye tid på å diskutere trivielle saker, og mindre tid på å jobbe med å oppfylle generalforsamlingens vedtak. Kontrollkomiteen opplever at mange i Styret hovedsaklig har interesse for The Gathering, og ikke øvrig drift av organisasjonen. 2. AVHOLDELSE AV EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING Kontrollkomiteen ble kort tid etter ordinær generalforsamling kontaktet av Styret med informasjon om at organisasjonens vedtekter ikke gjenspeilet at KANDU er en medlemsforening i Hyperion, men kunne fremstå som en egen landsdekkende organisasjon. Dette kunne igjen få konsekvenser for organisasjonens statsstøtte. Kontrollkomiteen var derfor enig med Styret i å innkalle til ekstraordinær generalforsamling i tråd med vedtektenes 8-6, for å få endret dette punktet i vedtektene. I tråd med vedtektens 5-4 skal styrets protokoller være tilgjengelig for medlemmene, dette har ikke vært praksis i denne perioden. Dette har ved flere anledninger vært påpekt av komiteen. Side 1 av 6

Kontrollkomiteen Adresse: Kolstadgata 1, N-0652 Oslo Org.nr.: NO 988 148 245 MVA (VAT) E-post: kk@kandu.no Rapport til generalforsamingen 2014 3. GJENNOMFØRINGEN AV THE GATHERING 2014 Kontrollkomiteen er svært fornøyd med måten The Gathering 2014 ble gjennomført på, spesielt vil vi fremheve at Ledergruppen hadde jevnlige møter og Kontrollkomiteen mottok kort tid etter møtene gode referater, og at det er inngått flere flerårige avtaler om viktig infrastruktur for arrangementet. 4. VALGKOMITEENS ARBEID FREM MOT GENERALFORSAMLINGEN 2014 Kontrollkomiteen har registrert at Valgkomiteens arbeid frem mot generalforsamlingen 2014 til en viss grad har vært preget av uklarheter rundt vedtektene og krav og frister rundt valgbarhet og nominasjon. Det har også vært dårlig kommunikasjon. Kontrollkomiteen registrerer imidlertid at Styret i sitt forslag til arbeidsprogram for neste periode legger opp til å i samråd med neste valgkomité hindre at slike situasjoner oppstår i fremtiden. TOTALVURDERING Kontrollkomiteen er av den oppfatning av at organisasjonen drives med sunn økonomi, innenfor lovens rammer og at vedtektenes bokstav og ånd blir fulgt. Som tidligere nevnt bærer styrets arbeid preg av å være arbeid for fremtiden. Det vil si at aktivitetsnivået har falt etter nyttår, da Styret på det tidspunktet har brukt mye energi på flytting, ansettelser og lignende. Organisasjonens største og viktigste arrangement var også i 2014 utsolgt, og så vidt Kontrollkomiteen er kjent med gjennomført på en god måte. Vi bemerker imidlertid at økonomien på skrivende tidspunkt ikke er sluttført. Oslo 13. september 2014 Vetle Halvorsen Jens Ådne J. Rydland Vedlegg: Kontrollkomiteens tolkninger av organisasjonens vedtekter i perioden. Side 2 av 6

Kontrollkomiteen Adresse: Kolstadgata 1, N-0652 Oslo Org.nr.: NO 988 148 245 MVA (VAT) E-post: kk@kandu.no Rapport til generalforsamingen 2014 TOLKNING AV VEDTEKTENES 2-3 Med hjemmel i vedtektenes 7-3 kan kontrollkomiteen foreta bindende tolkninger av organisasjonens vedtekter. Kontrollkomiteen har på sitt møte 9. januar 2014 tolket vedtektenes 2-3 som omhandler disiplinærtiltak, og hvordan retten til å forsvare seg muntlig og skriftlig skal benyttes. Kontrollkomiteen er av den mening at det vil være dårlig bruk av tillitsvalgte og andre medlemmers tid at forslag om disiplinærtiltak som åpenbart vil bli avvist skal tas opp til full behandling, med muntlige og skriftlige forsvar fra den det gjelder. Kontrollkomiteen tolker vedtektenes bokstav og ånd, slik at retten til å forsvare seg muntlig og skriftlig gjelder i saker hvor styret mener det er grunnlag for å starte en prosess som kan føre til vedtak om disiplinærtiltak. Kontrollkomiteen mener videre at det er dårlig organisasjonsskikk å bruke mye tid på behandling av disiplinærtiltak som åpenbart ikke kan føre frem. Kontrollkomiteens tolkning er enstemmig Side 3 av 6

Kontrollkomiteen Adresse: Kolstadgata 1, N-0652 Oslo Org.nr.: NO 988 148 245 MVA (VAT) E-post: kk@kandu.no Rapport til generalforsamingen 2014 TOLKNING AV VEDTEKTENES 9-1 Med hjemmel i vedtektenes 7-3 kan kontrollkomiteen foreta bindende tolkninger av organisasjonens vedtekter. Kontrollkomiteen har på telefonmøte 2. september 2014 tolket vedtektenes 9-1 som omhandler valgbarhet. I arbeidet med tolkning av vedtektene har komiteen sett på både bokstav og ånd i vedtektene. 9-1 sier ganske enkelt at «Kun stemmeberettigede medlemmer kan stille til valg i organisasjonens verv.», og hvem som er stemmeberettiget på generalforsamlingen er definert av 2-2 som sier at for å være stemmeberettiget må man ha vært medlem i minimum 10 dager, og at eventuell kontingent må være betalt. Kontrollkomiteen tolker derfor vedtektene slik at for å kunne stille til valg må man ha vært medlem i minimum 10 dager, og at dette også gjelder når det er Valgkomiteen som nominerer personen. Kontrollkomiteens tolkning er enstemmig Side 4 av 6

Kontrollkomiteen Adresse: Kolstadgata 1, N-0652 Oslo Org.nr.: NO 988 148 245 MVA (VAT) E-post: kk@kandu.no Rapport til generalforsamingen 2014 TOLKNING AV VEDTEKTENES 9-2 Med hjemmel i vedtektenes 7-3 kan kontrollkomiteen foreta bindende tolkninger av organisasjonens vedtekter. Kontrollkomiteen har på sitt møte 12. august 2014 tolket vedtektenes 9-2 som omhandler nominasjoner og valgbarhet. I arbeidet med tolkning av vedtektene har komiteen sett på både bokstav og ånd i vedtektene. Første setning av vedtektene, tilsier at kandidater som ønsker å stille til verv, må gi beskjed til valgkomiteen innen 20 dager før generalforsamlingen avholdes. Etter vedtektenes bokstav, skulle dette medføre at det ikke var mulig å foreslå/nominere andre personer enn seg selv. Kontrollkomiteen kan ikke se at dette er i tråd med hverken organisasjonens sedvane eller vedtektenes ånd. Kontrollkomiteen tolker derfor vedtektene slik at alle medlemmer av KANDU har rett til å nominere andre medlemmer til ulike verv i organisasjonen. Andre setning i paragrafen går ut på at valgkomiteen kan fremme andre kandidater til verv under generalforsamlingen. Kontrollkomiteen har sett på denne ordlyden og finner det klart at både vedtektenes bokstav og ånd her mener komiteen som helhet ikke enkeltmedlemmer i komiteen. Kontrollkomiteen tolker derfor vedtektene til at for at valgkomiteen skal kunne fremme kandidater under generalforsamlingen må dette gjøres vedtak med ordinært flertall i komiteen. Kontrollkomiteens tolkning er enstemmig Side 5 av 6