Ås kommune Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Postboks 195 1431 ÅS Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/00616-28 Trine Christensen 20.07.2016 K-sak 69/15: Tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapport om dokumentbehandling og arkiv til Kontrollutvalget innen 21.10.2016. Viser også til rådmannens svar på forvaltningsrevisjonen datert 25.06.2015. Vår ref: 15/00616-22 hvor det er beskrevet hvordan arkivtjenesten vil etterleve anbefalingene. Tilbakemeldingen under viser hvordan anbefalingene er etterlevd. Follo distriktrevisjon kom med fire anbefalinger på oppfølging: 1 Utvikle tilpassede opplæringstilbud som møter brukernes ulike behov. Grunnkurs, viderekurs, samt tilpassede kurs på ulike enheter er avholdt. Brukerstøtte kan nås både via e-post og telefon og brukes flittig. 2 Vurdere tiltak som kan bidra til økt registrering av arkivverdig dokumentasjon. Oppgradering Public 360 SP8 med et mer brukervennlig grensesnitt ble gjennomført juni 2016. Bevarings- og kassasjonsplan utarbeides og forventes ferdigstilt høsten 2016. 3 Sørge for at arkivplanen blir ferdigstilt i 2015 Arkivplanen ble godkjent i rådmannens ledergruppe august 2015. Den er publisert på kommunens intranett og hjemmeside. 4 Implementere løsninger som på en bedre måte håndterer overvåkningen av frister i byggesaksbehandlingen og sensitiv informasjon Oppgradering Public 360 SP8 med et mer brukervennlig grensesnitt, og med bedre håndtering av forløpsmaler for byggesaker er implementert. Forløpsmalene er Postadresse Besøksadresse Telefon 64 96 20 00 Org.nr. 964 948 798 Postboks 195 Skoleveien 1 Telefaks Bankgiro 1654.07.99605 1431 Ås post@as.kommune.no www.as.kommune.no Side 1 av 2
gjennomgått og vedtatt i samarbeid med arkivtjenestene og byggesaksavdelingene i Frogn og Vestby. Ny modul for vedtaksoppfølging i Public 360. Den forventes å være i full bruk fra høsten 2016. Sikkersone 360 er tatt i bruk i sak- og arkivsystemet Public 360 Det er laget Retningslinje for behandling av dokumentasjon innen pleie og omsorgtjenesten i sak- og behandlingssystemene Gerica og 360, og retningslinjene for elevmapper og barnemapper er oppdatert i forhold til dokumenter som skal på sikkersone i 360 Med hilsen Trine Christensen Dokumentet er elektronisk godkjent. Vedlegg: ens svar på forvaltningsrevisjon angående dokumentbehandling og arkiv Ås kommune- Vår ref.: 15/00616-28 Side 2 av 2
Ås kommune Follo distriktsrevisjon IKS Postboks 3010 1402 SKI Bjørn Tore Nedregård Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/00616-22 Andreas Brodahl 25.06.2015 ens svar på forvaltningsrevisjon angående dokumentbehandling og arkiv er godt fornøyd med resultatene som er kommet frem i forvaltningsrevisjonen - dokumentbehandling og arkiv. Overgang til fullelektronisk arkiv og innføring av nytt sak- og arkivsystem har vært et krevende prosjekt for hele organisasjonen, der vi har lykkes med å gi ledere og saksbehandlere et bedre verktøy for saksbehandling og arkivering. Dokumentfangsten har økt etter innføring av nytt system. Innføring av flere elektroniske skjema har forenklet en god del både for saksbehandlere og for innbyggere. Men samtidig har presset på arkivtjenesten økt i forhold til antall dokumenter som skal kvalitetssjekkes, offentlige journaler som skal produseres og oppfølging / brukerstøtte for Public 360s ca. 250 brukere. Et av målene med å innføre fullelektronisk arkiv var å få til integrasjon mellom sak- og arkivsystemet og de ulike fagsystemene som benyttes i kommunen. Dette krever også store ressurser å følge opp fra arkivtjenestens side. en vurderer arkivtjenestens kapasitet som kritisk i forhold til all saksbehandling i kommunen. Det vil derfor være viktig med tilstrekkelig kapasitet innenfor denne tjenesten i fremtiden for å holde kvaliteten oppe. Follo distriktrevisjon kommer med fire anbefalinger på oppfølging: 1 Utvikle tilpassede opplæringstilbud som møter brukernes ulike behov. Når enhetsledere melder inn nye brukere i sak- og arkivsystemet, får alle nye saksbehandlere en e- post fra arkivet om at de er lagt til som saksbehandlere og at de er påmeldt første månedlige 360 grunnkurs. Grunnkursene er obligatoriske. E- posten som sendes er vedlagt her. Det samme grunnkurset er åpent for påmelding for alle brukere av systemet og kursoversikt ligger tilgjengelig på intranett under fanen Det Skjer! Det er plass til opptil 15 brukere på hvert kurs. Det holdes ett kurs hver måned hele året, unntatt juni og juli. Ferieavvikling og erfaring tilsier at ingen melder seg på kurs i juni. Postadresse Besøksadresse Telefon 64 96 20 00 Org.nr. 964 948 798 Postboks 195 Skoleveien 1 Telefaks 64 96 20 19 Bankgiro 1654.07.99605 1431 Ås post@as.kommune.no www.as.kommune.no Side 1 av 3
Arkivtjenesten holder også jevnlige kurs ute i ulike tjenester. De er spesialtilpasset den tjenestens saksbehandling. ( eks. barnevern og bygg- og geodataavdelingen) Det gis også opplæring en til en når saksbehandler ikke har tid til å vente på neste grunnkurs, eller om en saksbehandler ber om særskilt opplæring. Det var planlagt å starte opp viderekurs i 360 våren 2015, men på grunn av kapasitet ble kursrekken utsatt til høsten 2015. Det er planlagt å holde 6 kurs i året, annenhver måned. Viderekursene vil løpe årlig slik som grunnkursene, og kursrekken vil bli publisert på intranett. Tilbakemeldingene i undersøkelsen, oppgitt under punkt 4.2.3 i revisjonsrapporten, vil bli bakt inn i kursene. Når nye moduler eller nye funksjoner blir lagt til i Public 360 blir det holdt kurs for brukerne av disse. Det er planlagt kurs i sikker sone og i forløpsmaler i byggesaker i tillegg til de løpende grunnkursene og viderekursene. Det vil også bli gjennomført obligatoriske kurs innen for forvaltningsloven og offentlighetsloven høsten 2015. Dette blir kurs fra eksterne aktører. 2 Vurdere tiltak som kan bidra til økt registrering av arkivverdig dokumentasjon. En av grunnene til at Public 360 ble valgt som det nye sak- og arkivsystemet for kommunen, var fordi det oppfylte kravet om enkelt brukergrensesnitt i kravspesifikasjonen som ble lagt ut på anbud. Det var viktig for kommunen å velge et system som var enkelt å bruke for saksbehandlerne nettopp med tanke på dokumentfangst. Dokumentfangst blir inngående behandlet på alle kurs og samlinger med ledere og saksbehandlere i kommunen. Arkivtjenesten driver holdningsarbeid ovenfor ulike enheter, en del enheter blir spesielt fulgt opp når en ser at de registrerer lite inne i sak- og arkivsystemet. Det er opprettet sak i Public 360 for å arkivere kommunikasjon som skjer på facebooksiden til Ås kommune, hvor ansvarlig for siden har som oppgave å fange opp og arkivere henvendelser som ansees å være journalpliktige. ens vurdering er at det pågående holdningsarbeidet fører frem, og at bevisstheten er økende i organisasjonen. En ser også effekt av økt fokus på arkiv i samfunnet generelt. 3 Sørge for at arkivplanen blir ferdigstilt i 2015. Arbeidet med arkivplanen har løpt parallelt med forvaltningsrevisjonen - dokumentbehandling og arkiv denne våren. Arbeidet er betydelig mer fullført enn det utkastet som Follo distriktsrevisjon fikk tilsendt i februar. Arkivplanen vil bli sendt til godkjenning i rådmannens ledergruppe i første møte etter sommerferien og forutsatt godkjenning, vil den så bli publisert kommunens intranett og kvalitetssystem. Ås kommune- Vår ref.: 15/00616-22 Side 2 av 3
4 Implementere løsninger som på en bedre måte håndterer overvåkingen av frister i byggesaksbehandlingen og sensitiv informasjon. I forbindelse med oppgradering til nyeste versjon av Public 360 vil vi få en ny og forbedret versjon av forløpsmaler for byggesak. Det blir et mer anvendelig verktøy for byggesaksbehandlerne og vil bedre overvåking og mulighet for rapportering på frister for byggesaksavdelingen. Public 360 sikker sone, ble teknisk ferdigstilt 24.juni 2015. Etter sommeren vil dokumentflyt i organisasjonen hva gjelder dokumenter som skal i sikker sone bli gjennomgått og implementert i organisasjonen og i aktuelle prosesser, retningslinjer og rutiner. Det arbeides også fra arkivets og helse - og sosial etatens side med en retningslinje som skal styre hvilket fagsystem i kommunen som skal journalføre ulike type dokumenter som skal behandles. Dette arbeidet bygger på Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten, KS FOU 144017 Mars 2015. Med hilsen Trine Christensen Andreas Brodahl Service- og kommunikasjonssjef Dokumentet er elektronisk godkjent. Vedlegg: Ny bruker i P360.msg Ås kommune- Vår ref.: 15/00616-22 Side 3 av 3