Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: Saksnummer: 13.02.2014 S-sak 5/14 Saksbehandler: Journalnummer: Tone Elisabeth Østvedt 2013/1848 AVLAGT ÅRSREGNSKAP 2013 Saken i korte trekk Høgskolens avlagte årsregnskap for 2013 viser et resultat på kr -27 192,26. Dette tilsvarer overskuddet av den eksternt finansierte virksomheten, samt tap ved salg av aksjer i Vitenlaben AS, og foreslås overført til høgskolens virksomhetskapital. Avregning statlig og bidragsfinansiert aktivitet er redusert med 19,0 mill. kroner fra 2012, hvilket innebærer at høgskolen har et merforbruk i 2013. Høgskolens økonomi er solid. Men det vil allikevel være fokus på økonomistyringen framover for å sikre en forvaltning og disponering av ressursene i henhold til bevilgende myndigheters mål, styringssignaler, gjeldende retningslinjer og styrets prioriteringer. Tilråding Jeg tilrår at styret gjør følgende vedtak: 1. Styret godkjenner avlagt årsregnskap for 2013 med ledelseskommentarer. 2. Styret vedtar at resultatet på kr -27 192,26 dekkes av virksomhetskapitalen. Bakgrunn Kunnskapsdepartementet (KD) har i brev av 18.12.13 fastsatt at årsregnskapet skal stilles opp i henhold til de prinsipper som er fastsatt i de statlige regnskapsstandardene og presenteres i samsvar./. med departementets oppstillingsplaner, jf. vedlegg 1. Avlagt årsregnskap er ikke er revidert av Riksrevisjonen ennå. Når revisjonen er utført, vil høgskolen motta revisjonsbrev fra Riksrevisjonen. Dette, sammen med regnskapet, utgjør revidert årsregnskap. Styret vil få dette til behandling i junimøtet. Avlagt årsregnskap for 2013 består av resultatregnskap, balanseoppstilling, kontantstrømoppstilling, noter, saldobalanse, periodisert resultatbudsjett, kontroll- og nøkkeltallsberegninger, utfylt kontrollark./. og styrets kommentarer til regnskapet (ledelseskommentarer), jf. vedlegg 2.
2 Vurdering Høgskolens resultatregnskap for 2013 fremkommer slik: Note 31.12.2013 31.12.2012 Driftsinntekter Inntekt fra bevilgninger 1 582 817 280 555 139 551 Inntekt fra gebyrer 1 0 0 Inntekt fra tilskudd og overføringer 1 23 977 114 27 737 076 Gevinst ved salg av eiendom, anlegg og maskiner 1 0 11 800 Salgs- og leieinntekter 1 28 727 635 29 685 863 Andre driftsinntekter 1 3 235 637 29 219 Sum driftsinntekter 638 757 666 612 603 508 Driftskostnader Lønn og sosiale kostnader 2 427 761 871 405 021 787 Varekostnader 0 0 Andre driftskostnader 3 219 109 326 202 202 803 Kostnadsførte investeringer og påkostninger 4,5 0 0 Avskrivninger 4,5 10 752 712 10 597 713 Nedskrivninger 4,5 0 0 Sum driftskostnader 657 623 909 617 822 303 Ordinært driftsresultat -18 866 243-5 218 795 Finansinntekter og finanskostnader Finansinntekter 6 20 097 28 049 Finanskostnader 6 182 137 44 902 Sum finansinntekter og finanskostnader -162 040-16 853 Inntekter fra eierandeler i selskaper m.v. Utbytte fra selskaper m.v. 0 0 Sum inntekter fra eierandeler i selskaper m.v. 0 0 Resultat av ordinære aktiviteter -19 028 283-5 235 648 Avregninger Avregning med statskassen (bruttobudsjetterte) 7 0 0 Avregning statlig og bidragsfinansiert aktivitet (nettobudsjetterte) 15 19 001 090 5 786 187 Sum avregninger 19 001 090 5 786 187 Periodens resultat -27 192 550 539 Disponeringer Tilført annen opptjent virksomhetskapital 8-27 192 550 539 Sum disponeringer -27 192 550 539 Innkrevningsvirksomhet og andre overføringer til staten Inntekter av avgifter og gebyrer direkte til statskassen 9 Avregning med statskassen innkrevningsvirksomhet 9 Sum innkrevningsvirksomhet og andre overføringer til staten 0 0 Tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten Overføringer fra statskassen til tilskudd til andre 10 Utbetalinger av tilskudd til andre 10 Sum tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten 0 0 Høgskolen har generelt sett to typer av inntekter. Fra KD med tilhørende virksomheter får høgskolen en årlig bevilgning til statsoppdraget. Denne skal nyttes fullt ut til den ordinære virksomheten. Den delen av bevilgningen som ikke er brukt ved periodens slutt, skal ikke fremstilles som et overskudd av S-sak 5/14
3 driften, men midlene skal avsettes i balansen for senere bruk, som en forpliktelse til å utføre statsoppdraget i fremtiden. Dette mer-/mindreforbruket har fått betegnelsen Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet, og kan ikke gi egenkapital/virksomhetskapital til høgskolen. I balansen for 2013 er Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet oppført med 46,7 mill. kroner. I endelig regnskap for 2012 var denne avsetningen 66,1 mill. kroner, dvs. en endring på -19,3 mill. kroner. Overføring til Statsbygg for ombygging av servicetorg på Notodden utgjør 7,8 mill. kroner av merforbruket. Merforbruket knyttet til de øvrige aktivitetene har ligget stabilt på 10 11 mill. kroner gjennom hele 2013. Dette er i samsvar med høgskolens mål for 2013 om et merforbruk på 10 mill. kroner. (jf. Årsplan for 2013). I tillegg har høgskolen mottatt bidrag som ikke er inntektsført i regnskapet ennå, fordi de ikke skal tas til inntekt før de brukes. Ubrukte bidrag står på egen linje i balansen som Ikke inntektsførte bevilgninger og bidrag med 11,0 mill. kroner i 2013, mot 3,4 mill. kroner i 2012. Dette gir oppsamlet sum avregninger på 57,7 mill. kroner i 2013 mot 69,4 mill. kroner i 2012, dvs. en reduksjon på 11,7 mill. kroner. Det vises videre til note 15 i vedlegget, som viser den andel av bevilgninger, og midler som skal behandles tilsvarende, som ikke er benyttet pr. 31.12.13. Disse midlene er å anse som en forpliktelse. Det er i noten spesifisert hvilke formål bevilgningen forutsettes å dekke i påfølgende termin. Den andre typen inntekter høgskolen har, er fra oppdragsaktivitet, som er organisert i regnskapet som prosjekter. Aktive prosjekter nullstilles ved periodeavslutning, slik at bidraget fra disse er kr 0 inntil prosjektet er avsluttet. Det er kun avsluttede prosjekter som gir et resultat, og disse resultatene øker eller reduserer høgskolens virksomhetskapital. For 2013 viser resultatoppstillingen et overskudd fra oppdragsaktivitet på kr -27 192,26. Av dette er overskudd fra 5 prosjekter på til sammen kr 156 094,06. Tre prosjekter gikk med underskudd med til sammen kr 139 287,32. I tillegg ble aksjer i Vitenlaben AS solgt med et tap på kr 43 999,00. Det er styret som skal fastsette disponering av årets resultat. Jeg viser i den forbindelse til styrets vedtak i S-sak 60/05 Fastsetting av interne retningslinjer for eksternt finansiert virksomhet, hvor behandling av over- og underskudd ved prosjekter er beskrevet slik: "6.2.3 Ved avslutning av oppdragsprosjekter skal det som gjenstår på prosjektkontoen ved prosjektets avslutning, posteres til kontogruppe 92 Resultatoverføringer. Underskudd på oppdragsprosjekter skal tilsvarende dekkes av kontogruppe 92. Kontogruppe 92 samler opp over- og underskudd fra avsluttede prosjekter. 6.2.4 Styret disponerer samlet resultat fra avsluttede prosjekter, og disponeringen skjer ved årsavslutning. Styret kan vedta å føre resultat fra driftsenhetenes oppdragsvirksomhet til fri egenkapital for HiT. Enheten som var ansvarlig for resultatet, tilføres/trekkes da driftsmidler. 6.2.5 Ved avslutning av bidragsprosjekter skal det som gjenstår på prosjektkontoen ved prosjektets avslutning overføres til den ordinære driften." Med bakgrunn i retningslinjene som er omtalt ovenfor, vil jeg tilrå at resultatet på kr -27 192,26 dekkes av annen virksomhetskapital. Det er kun styret som kan disponere virksomhetskapitalen. Høgskolens driftsenheter, som har opptjent disse resultatene, får kompensasjon/reduksjon i form av driftsmidler i bytte mot virksomhetskapital. Jeg vil komme tilbake til dette i revidert budsjett for 2014. S-sak 5/14
4 Videre er virksomhetskapitalen redusert med kr 300 000, da styret vedtok å kjøpe aksjer i Industriinkubatoren Proventia AS. Høgskolen hadde en opptjent virksomhetskapital pr. 01.01.13 på kr 5 391 050. Etter tilførsel/reduksjon av årets resultat og disponeringer vil virksomhetskapitalen være kr 5 363 858. Høgskolen har slik balanse pr. 31.12.13: EIENDELER Note 31.12.2013 31.12.2012 A. Anleggsmidler I Immaterielle eiendeler Forskning og utvikling 4 0 0 Rettigheter og lignende immaterielle eiendeler 4 530 255 348 849 Sum immaterielle eiendeler 530 255 348 849 II Varige driftsmidler Bygninger, tomter og annen fast eiendom 5 600 400 647 200 Maskiner og transportmidler 5 11 738 181 9 692 431 Driftsløsøre, inventar, verktøy og lignende 5 24 617 598 22 277 735 Anlegg under utførelse 5 0 0 Beredskapsanskaffelser 5 0 0 Sum varige driftsmidler 36 956 180 32 617 366 III Finansielle anleggsmidler Investeringer i datterselskaper 11 0 0 Investeringer i tilknyttet selskap 11 0 0 Investeringer i aksjer og andeler 11 300 000 44 000 Obligasjoner og andre fordringer 0 0 Sum finansielle anleggsmidler 300 000 44 000 Sum anleggsmidler 37 786 435 33 010 215 B. Omløpsmidler I Varebeholdninger og forskudd til leverandører Varebeholdninger 12 0 0 Forskuddsbetalinger til leverandører 12 0 0 Sum varebeholdninger og forskudd til leverandører 0 0 II Fordringer Kundefordringer 13 4 094 495 3 105 028 Andre fordringer 14 7 226 039 6 372 551 Opptjente, ikke fakturerte inntekter 16 1 010 537 0 Sum fordringer 12 331 070 9 477 579 III Investeringer Tøyenfondet og Observatoriefondet 8 Sum finansielle omløpsmidler 0 0 IV Kasse og bank Bankinnskudd på konsernkonto i Norges Bank 17 144 737 787 155 069 865 Andre bankinnskudd 17 0 0 Andre kontanter og kontantekvivalenter 17 0 0 Sum kasse og bank 144 737 787 155 069 865 Sum omløpsmidler 157 068 857 164 547 444 Sum eiendeler 194 855 292 197 557 659 S-sak 5/14
5 VIRKSOMHETSKAPITAL OG GJELD C. Virksomhetskapital Note 31.12.2013 31.12.2012 I Innskutt virksomhetskapital Innskutt virksomhetskapital 8 0 0 Sum innskutt virksomhetskapital 0 0 II Opptjent virksomhetskapital Opptjent virksomhetskapital 8 5 363 858 5 391 050 Sum opptjent virksomhetskapital 5 363 858 5 391 050 Sum virksomhetskapital 5 363 858 5 391 050 D. Gjeld I Avsetning for langsiktige forpliktelser Ikke inntektsført bevilgning knyttet til anleggsmidler 4, 5 37 486 435 32 966 215 Andre avsetninger for forpliktelser 0 0 Sum avsetning for langsiktige forpliktelser 37 486 435 32 966 215 II Annen langsiktig gjeld Øvrig langsiktig gjeld Sum annen langsiktig gjeld 0 0 III Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld 17 397 916 16 015 680 Skyldig skattetrekk 15 333 405 14 763 535 Skyldige offentlige avgifter 14 011 048 13 233 287 Avsatte feriepenger 34 975 942 32 891 268 Forskuddsbetalte, ikke opptjente inntekter 16 2 974 701 4 663 145 Annen kortsiktig gjeld 18 9 628 062 8 195 177 Sum kortsiktig gjeld 94 321 073 89 762 093 IV Avregning med statskassen Avregning med statskassen (bruttobudsjetterte) 7 0 0 Avsetning bevilgningsfinansiert aktivitet (nettobudsjetterte) 15 46 710 151 66 053 307 Ikke inntektsførte bevilgninger og bidrag (nettobudsj.) 15 10 973 775 3 384 993 Ikke inntektsførte gaver og gaveforsterkninger 15 0 0 Sum avregninger 57 683 925 69 438 301 Sum gjeld 189 491 434 192 166 609 Sum virksomhetskapital og gjeld 194 855 292 197 557 659 Jeg viser til styresak i marsmøtet om økonomirapport for 3. tertial 2013, for nærmere gjennomgang av økonomisk status i 2013. For øvrig viser jeg til ledelseskommentarene til regnskapet i vedlegg 2. S-sak 5/14
6 Revidert årsregnskap for 2013 vil bli utarbeidet etter at Riksrevisjonen har avgitt sitt revisjonsbrev for 2013. Revidert årsregnskap skal sendes departementet senest 15. juli 2014. Kristian Bogen rektor Vedlegg: 1. Brev fra KD av 18.12.13. 2. Avlagt årsregnskap for 2013, bestående av resultatregnskap, balanse, kontantstrømoppstilling, noter, periodisert resultatbudsjett for 2013, kontroll- og nøkkeltallsberegninger, kontrollark og ledelseskommentarer. S-sak 5/14
Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 13/5210-18.12.13 Regnskap for 2013 og delårsrapportering i 2014 Vi viser til Finansdepartementets rundskriv R-8/2013 av 11. november 2013 vedrørende avslutningen av statsregnskapet for 2013 og rapportering av regnskapsopplysninger til statsregnskapet i 2013, og til rundskriv R-10/2012 av 7. desember 2012 og R-10/2013 av 12. desember 2013 vedrørende rapportering av regnskapsopplysninger til statsregnskapet for henholdsvis 2013 og 2014. Rundskrivene er tilgjengelige på Finansdepartementets hjemmeside under lenken dokumenter. Alle skjemaer som skal benyttes ved rapporteringen, kan lastes ned fra Direktoratet for økonomistyrings nettsider (http://www.dfo.no/no/forvaltning/statsregnskapet/arsoppgjor/arsoppgjor-2013/) og Database for statistikk om høgre utdannings nettsider (http://dbh.nsd.uib.no/dokumentasjon/rapporteringskrav/ ). 1. Statsregnskapet for 2013 og enkelte andre rapporter for 2013 - frister Institusjonene skal sende inn regnskapsmateriale for 2013 til Riksrevisjonen, Direktoratet for økonomistyring (DFØ), Database for statistikk om høgre utdanning (DBH) og Kunnskapsdepartementet innen de frister og i det omfang som er angitt i tabellene nedenfor. Følgende frister gjelder for NOKUT: NOKUT: Rapport/Oppgave Kasserapport Posteringer til kapitalregnskapet Frist til Riksrevisjonen Frist til DFØ Frist til DBH Frist til KD 15. januar 15. januar 15. januar 2014 2014 2014 24. januar 2014 Aksje- og eierinteresser 1. februar 2014 Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg. 18 22 24 90 90* høyskoleavdelingen Gustav Birkeland NO-0032 Oslo Org no. 22247590 postmottak@kd.dep.no http://www.kd.dep.no/ 872 417 842
NOKUT: Rapport/Oppgave Omposteringer 1 Forklaringer til statsregnskapet Overføringer Avlagt årsregnskap for 2013 Riksrevisjonens beretning 2013 Frist til Riksrevisjonen Frist til DFØ Frist til DBH Frist til KD 1. februar 2014 15. februar 2014 15. februar 2014 15. februar 2014 15. februar 2014 14 dager mottak, senest 15. juli 2014 Følgende frister gjelder for institusjonene som har unntak fra bruttoprinsippet (alle institusjoner unntatt NOKUT): Nettobudsjetterte institusjoner: Rapport/Oppave Likviditetsrapport Posteringer til kapitalregnskapet Frist til Riksrevisjonen 15. januar 2014 Frist til DFØ 15. januar 2014 Frist til DBH Frist til KD 15. januar 2014 24. januar 2014 Aksje- og 1. februar 2014 eierinteresser Avlagt årsregnskap 15. februar 2014 15. februar 2014 for 2013 Gaver og 15. februar gaveforsterkninger 2 2014 Riksrevisjonens beretning 2013 14 dager mottak, senest 15. juli 2014 Konsernregnskap for 2013 14 dager etter ordinær generalfor- samling, senest 15. juli 2014 2. Rapportering av regnskapsopplysninger All formell rapportering av regnskapsopplysninger til departementet skal sendes elektronisk til postmottak@kd.dep.no. Dette er nærmere spesifisert nedenfor. Rapporteringen til DBH skal skje elektronisk i samsvar med de maler som er fastsatt for dette. For rapportering og innsending av regnskapsmateriale til Riksrevisjonen gjelder de retningslinjer Riksrevisjonen har gitt om dette i eget brev til institusjonene. 1 Endringer i frist for omposteringer kan bli gitt på kort varsel. NOKUT må så langt som råd foreta nødvendige omposteringer i løpende termin. 2 Gjelder universitetene og høyskoler som kan tildele doktorgrad. Side 2
Nærmere om rapporteringen fra NOKUT Omposteringer Omposteringer i bevilgningsregnskapet skal som regel skje før kasserapport pr. 31. desember 2013 sendes til DFØ. Dersom det oppstår behov for omposteringer etter at kasserapporten er innsendt, må forslag om dette sendes til departementet innen den frist som er angitt i tabellen ovenfor eller eventuelt blir gitt særskilt. Eventuelle forslag om omposteringer skal inneholde klare debet- og kreditføringer, beløp med to desimaler og med samme beløp til debet og kredit. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved omposteringer som gjelder mellomværendet med statsregnskapet, skal mellomværendet også føres opp med saldo etter ompostering. Dette er spesielt viktig i forbindelse med tilleggsposteringer, slik at det ikke oppstår differanser mellom statsregnskapet og virksomhetsregnskapene. Vi viser til rundskriv R-8/2013, punkt 3.2.1. Forklaringer Forklaringene til statsregnskapet skal stilles opp i samsvar med de retningslinjer som er tatt inn i punkt 3.2.4 i ovenfor nevnte rundskriv R-8/2013. Det kan i praksis legges til grunn at mindreforbruk på mer enn 5 prosent av bevilgningen eller mer enn 5 mill. kroner på den enkelte post skal forklares. Merforbruk skal alltid forklares. Tilsvarende gjelder for andre forhold av vesentlig art. I tillegg skal alle poster hvor det er gitt hjemmel til å foreta endringer, omtales i forklaringene. Dette gjelder stortingsvedtak, kongelig resolusjon og skriftlig samtykke gitt av Finansdepartementet eller Kunnskapsdepartementet. Vi viser til rundskriv R- 8/2013, punkt 3.2.2. Forklaringene skal gis med utgangspunkt i regnskapet etter at eventuelle omposteringer er gjort, og sendes departementet innen den frist som er angitt i tabellen ovenfor. Overføring av ubrukt bevilgning Forslag om overføring av ubrukt bevilgning fra 2013 til 2014 skal sendes departementet innen fristen som er angitt i tabellen ovenfor. Vi vil komme tilbake til overføringene når Finansdepartementet har fattet vedtak om overføringene til 2014 på de aktuelle kapitler og poster. Vi viser for øvrig til punkt 3.4.1 om overføring av ubrukt bevilgning fra 2013 til 2014 i rundskriv R-8/2013. Innrapportering av opplysninger til kapitalregnskapet alle institusjoner Institusjonene skal rapportere inn følgende kapitalposter: i. Leieboerinnskudd ii. Ordinære fond iii. Beholdningen i konsernkontoordningen (gjelder ikke NOKUT) Til rapporteringen av punktene (i)-(ii) skal Skjema 6 Innrapportering av posteringer til kapitalregnskapet i Finansdepartementets rundskriv R-8/2013 benyttes, jf. vedlegg 1 til rundskrivet. Rapporten under punkt (iii) skal stilles opp i samsvar med malen i avsnitt 7 i Side 3
Finansdepartementets rundskriv R-106 Økonomiregelverkets rekkevidde overfor statlige virksomheter som har fått unntak fra bruttobudsjetteringsprinsippet for regnskapsåret 2013 som helhet. Inngående balanse pr.1. januar 2013 fremgår av kontogruppe 82 Virksomheter med særskilte fullmakter i vedlegg 3 i Meld. St. 3 (2012-2013). Vi viser for øvrig til vedlegg 2 i Finansdepartementets rundskriv R-8/2013 som angir grupper og undergrupper i kapitalregnskapet. Beholdninger i konsernkontoordningen skal angis i undergruppe 8202 i kapitalregnskapet. Posteringene i kapitalregnskapet skal også sendes elektronisk til sd@kd.dep.no innen 24. januar 2014. For å forenkle regnskapsrapporteringen skal ikke lenger likviditetsrapporter sendes til Kunnskapsdepartementet. Vi understreker viktigheten av at institusjonene foretar korrekt og rettidig rapportering av posteringene til statens kapitalregnskap. Dette er et viktig redskap for departementet i oppfølgingen av kapitalpostene i sektoren. Oversikt over statens aksje- og eierinteresser Vi viser til departementets brev av 13. desember 2006 vedrørende opprettelse av en selskapsdatabase. Departementet legger opp til at institusjonene skal rapportere aksje- og eierinteresser til statsregnskapet for regnskapsåret 2013 direkte til selskapsdatabasen i DBH på http://dimp.nsd.uib.no/selskap/. Vi viser for øvrig til tabell 3.6 Aksjeinteresser per 31. desember 2012 i Meld. St. 3 (2012-2013) som viser beholdningene pr. 31. desember 2012. Oversikten er delt opp i følgende grupper: Gruppe 1: Aksjer i gruppe 1 omfatter aksjer som er eid av staten og finansiert med bevilgning over 90- post i statsbudsjettet og aktivert i kontogruppe 6260 i kapitalregnskapet pr. 31. desember 2013. Gruppe 1 omfatter pr. 31. desember 2013 bare de eierposisjonene Kunnskapsdepartementet selv forvalter. Gruppe 2: Aksjer i gruppe 2 omfatter aksjer institusjonene har anskaffet med overskuddet av oppdragsfinansiert aktivitet, eller forvalter etter fullmakt fra Kunnskapsdepartementet. Vi presiserer at det er verdien på transaksjonstidspunktet, dvs. da aksjen ble kjøpt/anskaffet, som skal føres opp som bokført verdi. Historisk kost legges til grunn for oppføringen, og bokført verdi skal derfor som regel ikke justeres ved svingninger i markedsverdi. Vi viser til kapittel 4.4 Prinsipp for føring av statsrekneskapen i Meld. St. 3 (2012-2013). Side 4
Vi understreker at rapporteringen skal være i samsvar med retningslinjene i punkt 3.3.2 i Finansdepartementets ovenfor nevnte rundskriv R-8/2013. Departementet baserer rapporteringen av statens aksjeinteresser på opplysningene i selskapsdatabasen i DBH, og forutsetter at selskapsdatabasen til enhver tid er korrekt oppdatert og omfatter alle aksjer institusjonen forvalter 31. desember 2013. Vi forutsetter videre at det er samsvar mellom opplysningene i selskapsdatabasen, note 11 i institusjonenes regnskap og det som er registrert i foretaksregisteret hos Brønnøysundregistrene. Oppstilling og presentasjon av årsregnskapet og standardiserte nøkkeltall for 2013 for institusjoner som har hatt unntak fra bruttoprinsippet og kontantprinsippet Vi viser til tidligere brev om oppstilling og presentasjon av regnskapene i universitets- og høyskolesektoren, senest departementets brev av 18. desember 2012, 29. april 2013 og 23. august 2013. Årsregnskapet for 2013 skal stilles opp i henhold til de prinsipper som er fastsatt i de statlige regnskapsstandardene og presenteres i samsvar med oppstillingsplanene som er fastsatt for universitets- og høyskolesektoren. Standard årsoppgjørspakke finnes på DBHs hjemmeside og vil være tilgjengelig fra 20. desember 2013. Årsoppgjørspakken følger oppgjørspakken som ble benyttet i forbindelse med rapporteringen pr. 2. tertial 2013. Det skal minst gis tilleggsopplysninger i samsvar med forslaget til noter i rapporteringspakken. Vi minner spesielt om at avsnittet Ikke inntektsførte bevilgninger, bidrag og gaver i note 15 (note 15 II) ved årsavslutningen bare skal brukes når det er særskilt fastsatt eller kan dokumenteres at bevilgningene er forutsatt brukt i påfølgende termin fra bevilgende myndighets side. Vi viser ellers til omtalen av den regnskapsmessige behandlingen av bidrag og gaver nedenfor. Vi viser til brev av 17. april 2007 om periodisering av inntekter fra bevilgninger og enkelte kostnadsarter. Som faglig støtte for virksomhetene anbefaler departementet veilederne Periodisert regnskap i staten (revidert av DFØ november 2011) og Bruk av periodisert rekneskap og nøkkeltal i styringa i staten (utgitt av DFØ oktober 2012). Veilederne gir en grunnleggende og praktisk fremstilling av et periodisert regnskap og bruken av dette i styringen. Avlagt årsregnskap for 2013 Departementet ber om at avlagt årsregnskap for 2013 sendes Riksrevisjonen og DBH innen 15. februar 2014. Vi viser til særskilt brev fra Riksrevisjonen angående innsending av grunnlagsmaterialet for regnskapsavlegget for 2013 til Riksrevisjonen. Vi understreker betydningen av at institusjonene planlegger og gjennomfører årsavslutningen slik at fristen overholdes og at regnskapsmaterialet foreligger i sin endelige versjon når det sendes Riksrevisjonen og DBH. Det vil ikke bli gitt utsettelser. Det avlagte årsregnskapet for 2013 skal være godkjent av institusjonens styre og skal bestå av: Side 5
- prinsippnote - resultatregnskap - balanseoppstilling - kontantstrømoppstilling etter den direkte modellen - statsregnskapsrapportering - standardiserte nøkkeltall (tabellene 1-4) - øvrige noter - saldobalanse i henhold til standard kontoplan - periodisert resultatbudsjett for 2013 - utfylt kontrollark - ledelseskommentarer Ledelseskommentarene skal være undertegnet av styrets leder eller den styret bemyndiger og inneholde styrets vurdering av institusjonens drift i regnskapsåret og inneholde følgende elementer: - en kortfattet beskrivelse av institusjonens formål, - en bekreftelse på at regnskapet er avlagt i samsvar med reglene i de statlige regnskapsstandardene med opplysning om eventuelle avvik, - omtale av vesentlige endringer i resultat- og balanseposter i forhold til tidligere årsregnskap, - omtale av vesentlige avvik mellom periodisert resultatbudsjett og resultatregnskap, og beskrivelse av hvordan slike avvik vil bli fulgt opp og lukket, - gjennomføringen av budsjettet for 2013 med vekt på prioriterte oppgaver i tildelingsbrevet for 2013. Utviklingen i avsatt andel av tilskudd til bevilgningsfinansiert virksomhet skal omtales, - gjennomførte investeringer i perioden og planlagte investeringer i senere perioder, og - ressursutfordringer som framkommer i institusjonens arbeid med flerårsbudsjett/langtidsplan Ledelseskommentarene skal ta utgangspunkt i institusjonens regnskapstall, og begrenses til forhold som er av vesentlig betydning for å kunne vurdere institusjonens regnskapsavlegg og økonomiske stilling. Avvikling av ordningen med to regnskapsavlegg fra og med 2013 For å forenkle regnskapsrapporteringen skal innleveringen av revidert årsregnskap (tidligere kalt endelig årsregnskap) avvikles fra og med avlagt regnskap for 2013. Avlagt årsregnskap er institusjonenes endelige årsregnskap. Eventuelle korrigeringer, for eksempel som følge av revisjon, skal gjøres i påfølgende regnskapsår, med mindre departementet i samråd med Riksrevisjonen i særskilte tilfeller gir annen instruks. Vi viser for øvrig til reglene i SRS 3 om korrigering av feil. Side 6
Riksrevisjonens beretning skal fortsatt rapporteres til DBH innen 14 dager etter at denne er mottatt og senest 15. juli 2014. Standardiserte nøkkeltall For å forenkle regnskapsrapporteringen har departementet inkludert de standardiserte nøkkeltallene i årsoppgjørspakken og koplet regnskapsinformasjonen i årsoppgjørspakken til tabellene for nøkkeltallene. Tabellene fylles derfor ut automatisk. Den særskilte rapporteringen av grunnlagsdata til de standardiserte nøkkeltallene faller dermed bort. Vi understreker imidlertid at budsjettkolonnene i kontantstrømoppstillingen og i notene 1, 21 og 22 inngår i regnskapsavlegget og må fylles ut. Vi viser ellers til vedlegg 3, tabell 3.10 i Meld. St. 3 (2012-2013). 3. Særskilte forhold som gjelder årsregnskapet for 2013 Dette avsnittet omtaler enkelte forhold som ble tatt opp i regionsseminarene høsten 2013 eller som institusjonene har tatt opp med departementet, eller som av andre grunner bør avklares. Vi gjengir her omtalen av relevante særskilte forhold i departementets brev av 29. april og 23. august 2013, og viser ellers til orienteringene i regionsseminarene høsten 2013. Midler som skal videreformidles til andre Midler som skal videreformidles til andre skal ikke resultatføres ved institusjonen. Kunnskapsdepartementet legger til grunn at institusjonene balansefører midler som helt eller delvis skal videreformidles, og at bare den delen som skal brukes ved institusjonen resultatføres. Se for øvrig DFØs Veiledningsnotat til standard kontoplan for statlige virksomheter som utarbeider virksomhetsregnskapet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS). Bruk av virksomhetskapital Institusjoner som velger å bruke virksomhetskapital for å dekke underskudd eller supplere bevilgningsfinansiert aktivitet, skal presentere slik bruk som angitt i note 15, jf. note 8. Revidert reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer Vi viser til rundskriv F-07-13 av 26.august 2013 med reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer, samt orientering om dette på de regionale økonomiseminarene høsten 2013. Vi viser videre til tabell med forklaringer og eksempler på klassifisering og forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, som er tilgjengelig på departementets nettsider under økonomirapportering. Rundskrivet erstatter tidligere rundskriv F-20-07. Feriepenger Vi viser til brev av 29. april og minner om at institusjoner som får sine lønnstjenester fra DFØ, har fått de statsinterne feriepengeforpliktelser medregnet arbeidsgiveravgift postert direkte på underkonto 2168. Departementet har utformet korreksjonsmekanismen i note 15 slik at denne underkontoen ikke skal nullstilles på balansedagen, men føres over til ny regnskapsperiode. Anvisningen i føringskontoplanen på denne underkontoen skal dermed ikke følges. Side 7
Kontrollark Kontrollarket er tatt inn i oppgjørspakken fom. 2. tertial 2013. Det er tatt i bruk flere fargekoder for enklere utfylling av arket. Vi understreker at kontrollarket er ment som redskap for den interne kontrollen av regnskapsavlegget, og at eventuelle utslag i kontrollarket må avklares før regnskapet avsluttes og oppgjørspakken sendes til DBH. Formlene i kontrollarket må derfor ikke endres. Det vil bli gjennomført kontroller ved innlevering av oppgjørspakken. Note 1 Departementet legger til grunn at tildelinger til nasjonale senter klassifiseres som bevilgning og presenteres i note 1. Slike tildelinger tas med i linje N1.9. Vi minner om at institusjonene kan etablere de nødvendige underkonti for å legge til rette for ønsket presentasjon av noter. Dette kan være aktuelt for de som presenterer midler fra Utdanningsdirektoratet på egen linje i note 1. Note 21 og 22 Vi presiserer at del IV i noten kun er ment som en oppsummering og ikke er en avstemming av øvrige deler av noten. Gaver Ordningen med gaveforsterkning er avviklet for 2013, men mottatte gaver skal fortsatt stå på rentekonto i Norges bank. Prinsippet om motsatt sammenstilling skal brukes når det gjelder den regnskapsmessige behandlingen av gaver og gaveforsterkninger. Dette innebærer at inntektsføringen skal utsettes til gaven og eventuelt også gaveforsterkningen brukes. Ubrukte gaver og eventuelle ubrukte gaveforsterkninger skal presenteres på egen linje i avsnitt D IV i balanseoppstillingen og spesifiseres i note 15 del II. Vi anbefaler at mindre gaver under kr 30 000 av praktiske grunner bør inntektsføres når de mottas. Universitetene og høyskoler med rett til å tildele doktorgrad skal plassere gaveforsterkninger og gaver som utløser gaveforsterkning på rentebærende konto i Norges Bank. Det er innført et særskilt opplegg som skal brukes ved rapportering til kapitalregnskapet av gaver som utløser gaveforsterkning. Vi viser til punkt 3.3.8 i Finansdepartementets rundskriv R-8/2013. Skjema 14 skal brukes ved rapportering av gaver og gaveforsterkningsmidler, jf. vedlegg 1 til rundskriv R-8/2013. Korrigering av feil og virkning av prinsippendring og estimatendring Vi viser til reglene i SRS 3 om regnskapsføring av virkning av endring av regnskapsprinsipper for de institusjoner som har gjennomført prinsippendringer i 2013. Når det er gjennomført en prinsippendring skal sammenlikningstallene i balansen oppgis per 01.01 og det skal opplyses om virkningen av prinsippendringen i prinsippnoten. Standard kontoplan for statlige virksomheter Vi viser til Finansdepartementets rundskriv R-102 av 22. november 2013. Standard kontoplan for statlige virksomheter er fastsatt som obligatorisk for statlige virksomheter, jf. bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 3.3.3. Virksomhetene skal bokføre på kontoene Side 8
i standard kontoplan. Rapporter hvor saldobalansen ikke er i henhold til denne planen på 3- siffernivå vil ikke bli akseptert av DBH. Vi har mottatt spørsmål om bruk av underkonti på firesiffernivå. Med unntak av enkelte underkonti i kontogruppe 19 kan institusjonene selv opprette underkonti, forutsatt at de brukes i samsvar med betegnelsen på overordnet konto på tresiffernivå. Det er gjort mindre endringer i standard kontoplan siden rapportering for 1. tertial og det er åpnet for bruk av følgende konti i 2013: 180 - Kortsiktige finansinvesteringer 304 - Salgsinntekt tjenester, avgiftspliktig 436 - Forbruk av innkjøpte varer og tjenester 501 - Fast ansatte 512 - Midlertidig ansatte 513 - Midlertidig ansatte 661 - Reparasjon og vedlikehold egne bygninger 662 - Reparasjon og vedlikehold egne bygninger 714 - Reisekostnad 716 - Diettkostnad Oppdatert kontoplan finnes på departementets hjemmeside. Delårsrapportering i 2014 Vi viser til departementets brev av 3. oktober 2013 om Finansdepartementets endringer i Bestemmelser om økonomistyring i staten samt Finansdepartementets rundskriv R-115 og R10/2013. Endringene i bestemmelsene og kravene trer i kraft 1. januar 2014. Dette innebærer at årsrapporteringen for 2013 gjøres etter de gjeldende bestemmelsene før endringen. Departementet vil gjennomgå endringene i rapporteringen i 2014 med Universitets- og høgskolerådet og kommunisere disse i et eget brev om rapporteringskrav i første tertial 2014. De nye bestemmelsene for årsregnskap innebærer blant annet et krav om å utarbeide en bevilgningsoppstilling. Denne er allerede tatt med i oppgjørspakken for 2013 som en frivillig note. Vi anbefaler at institusjonene fyller ut denne for å gjøre seg kjent med oppstillingen. NOKUT må gjøre seg kjent med de nye rapporteringskravene som er fastsatt i Finansdepartementets rundskriv R-10/2013. NOKUT skal sende inn regnskapsrapport etter kontantprinsippet med akkumulerte tall for perioden regnskapet omhandler til statsregnskapet på de tidspunkter som er angitt i tabellen nedenfor, jf. også rundskriv R-10/2013. De øvrige institusjonene (alle unntatt NOKUT) skal sende inn forenklet rapport om likvidbevegelse på institusjonens oppgjørskonto i Norges Bank til Direktoratet for økonomistyring på de tidspunkter som er angitt i tabellen nedenfor og i det format som er angitt i rundskriv R-10/2013 Rapportering til statsrekneskapen for 2014. Vi gjør oppmerksom Side 9
på at likviditetsrapporten skal sendes som signert og skannet vedlegg i e-post til statsregnskap@dfo.no. Rapport Frist til DBH Frist til DFØ Rapport om likvidbevegelse på oppgjørskonto i Norges Bank (gjelder ikke NOKUT) Regnskapsrapport etter kontantprinsippet med akkumulerte tall for perioden regnskapet omhandler (gjelder bare NOKUT) 15. i hver måned første gang 15. februar 2014 15. i hver måned, første gang 15. februar 2014 Med hilsen Toril Johansson (e.f.) ekspedisjonssjef Gustav Birkeland seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Kopi til: Riksrevisjonen Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste AS Side 10
Adresseliste Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Postboks 6768 St. Olavs plass 0130 OSLO Høgskolen i Bergen Postboks 7030 5020 BERGEN Høgskolen i Buskerud Postboks 235 3601 KONGSBERG Høgskolen i Gjøvik Postboks 191 2802 GJØVIK Høgskolen i Harstad Havnegt. 5 9480 HARSTAD Høgskolen i Hedmark Postboks 400 2418 ELVERUM Høgskolen i Lillehammer Postboks 952 2604 LILLEHAMMER Høgskolen i Molde, vitenskapelig høgskole i logistikk Postboks 2110 6402 MOLDE Høgskolen i Narvik Postboks 385 8505 NARVIK Høgskolen i Nesna 8700 NESNA Høgskolen i Nord-Trøndelag Postboks 2501 7729 STEINKJER Høgskolen i Oslo og Akershus Postboks 4, St. Olavs plass 0130 OSLO Høgskolen i Sogn og Fjordane Postboks 133 6851 SOGNDAL Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskoleadministrasjonen 7004 TRONDHEIM Høgskolen i Telemark Postboks 203 3901 PORSGRUNN Høgskolen i Vestfold Postboks 2243 3103 TØNSBERG Høgskolen i Volda Postboks 500 6101 VOLDA Høgskolen i Østfold 1757 HALDEN Høgskolen i Ålesund Serviceboks 17 6025 ÅLESUND Høgskolen Stord/Haugesund Klingenbergveien 8 5414 STORD Kunst- og designhøgskolen i Strømgaten 1 5015 BERGEN 7491 TRONDHEIM Bergen Kunsthøgskolen i Oslo Postboks 6853 St Olavsplass 0130 OSLO Norges handelshøyskole Helleveien 30 5045 BERGEN Norges idrettshøgskole Postboks 4014 Ullevål Stadion 0806 OSLO Norges musikkhøgskole Postboks 5190 Majorstua 0302 OSLO Norges teknisknaturvitenskapelige universitet Norges veterinærhøgskole Postboks 8146 Dep. 0033 OSLO Samisk høgskole Hánnoluohkká 45 9520 KAUTOKEINO Universitetet for miljø- og Postboks 5003 1432 ÅS biovitenskap Universitetet i Agder Serviceboks 422 4604 KRISTIANSAND S Universitetet i Bergen Postboks 7800 5020 BERGEN Universitetet i Nordland Postboks 1490 8049 BODØ Universitetet i Oslo Postboks 1072 Blindern 0316 OSLO Universitetet i Stavanger 4036 STAVANGER Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet 9019 TROMSØ Nasjonalt organ for kvalitet i Postboks 1708 Vika 0121 OSLO Side 11
Adresseliste utdanningen Senter for internasjonalisering av utdanning Postboks 1093 5809 BERGEN Side 12
Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: Saksnummer: 13.02.14 S-sak 6/14 Saksbehandler: Journalnummer: Magne Hegna 2009/659 IMPLEMENTERING AV CHARTER & CODE VED HØGSKOLEN I TELEMARK Saken i korte trekk Forskerrekruttering og mobilitet er utpekt som satsingsområde og virkemiddel for å realisere en kunnskapsbasert økonomi i Europa gjennom European Research Area (ERA). For å oppnå dette må det være attraktivt å jobbe som forsker, og forskeres arbeidsvilkår og karrieremuligheter står derfor høyt på den politiske agendaen. Charter & Code er i denne sammenhengen viktige virkemiddel for å imøtekomme utfordringer knyttet til forskerrekruttering og mobilitet på nasjonalt og europeisk nivå. Høgskolen i Telemark (HiT) har tidligere signert Charter & Code. Med dette har HiT signalisert en intensjon om å følge prinsippene nedfelt i charteret. På grunnlag av dette har det vært nedsatt en arbeidsgruppe som har utarbeidet et utkast til handlingsplan for implementering av Charter & Code. Handlingsplanen beskriver hvor det synes å være et gap mellom fastsatte standarder nedfelt i Charter & Code på den en siden og HiTs regler, rutiner og praksis på den andre siden, og hvilke tiltak som det tas sikte på å iverksette for å lukke dette gapet i handlingsplanperioden. Tilråding Med forbehold om mulige endringer som følge av drøftingsmøte 10.02.14 råder jeg styret til å gjøre slikt vedtak: Bakgrunn Styret vedtar å gi sin tilslutning til handlingsplan for implementering av Charter & Code ved Høgskolen i Telemark. Den Europeiske erklæring om forskere og Atferdsregler for rekruttering av forskere (The European Charter for Researchers and the Code of Conduct for the Recruitment of Researchers forkortet Charter & Code), er EU-kommisjonens virkemiddel for å imøtekomme utfordringer knyttet til forskerrekruttering- og mobilitet på nasjonalt og europeisk nivå. HiT signerte 08.08.12 Charter & Code, jf. vedlegg 1. Med dette har høgskolen signalisert en intensjon om å følge prinsippene som er nedfelt i charteret. Implementering av Charter & Code ved den enkelte institusjon innebærer en fem-trinns prosedyre som følger: 1. Institusjonen gjør en internanalyse (avviksanalyse) for å sammenligne sin praksis med Charter & Code prinsippene. Relevante aktører skal inkluderes i prosessen. 2. På bakgrunn av resultatet fra internanalysen utarbeider institusjonen en handlingsplan som skal publiseres på institusjonens nettsider.
2 3. Når handlingsplanen er anerkjent av EU-kommisjonen, får institusjonen rett til å bruke EUs HR-logo. 4. Institusjonen skal foreta en egenevaluering hvert annet år og revidere tiltakene. 5. Institusjonen vil gjennomgå en ekstern evaluering hvert fjerde år. Som det går fram, vil institusjonen få rett til å bruke EUs HR-logo («HR excellence in research»-logo) når trinn 1 3 er gjennomført. Det er viktig å ha rett til bruke denne logoen da den er i ferd med å etablere seg som en bekreftelse på kvalitet og anerkjennelse blant forskningsinstitusjoner i Europa. Logoen signaliserer at institusjonen jobber for et stimulerende og godt arbeidsmiljø for forskere og implementerer tiltak som ivaretar forskerkarrieren. Logoen vil kunne bidra til å promotere og synliggjøre institusjonen, den vil kunne stimulere internasjonal rekruttering og fungere som et kvalitetsstempel i forbindelse med internasjonale prosjektsøknader. Det har vært oppnevnt en arbeidsgruppe som har hatt til oppgave å utvikle, koordinere og gjennomføre Charter & Code-prosessen ved HiT. I samsvar med pkt. 1 i den fem-trinnsprosedyren som det er referert til ovenfor, har arbeidsgruppa gjennomført en internanalyse. Denne er bygd opp rundt de fire hovedområdene som Charter & Code tematiserer. Disse er: I. Etiske og faglige forhold. II. Rekruttering og utvelgelse. III. Arbeidsbetingelser. IV. Forskeropplæring og karriereutvikling. I analysen har gruppa sett på de prinsipper om ansvar og forpliktelse for forskere og arbeidsgivere som er fastsatt i Charter & Code, og vurdert disse opp mot nasjonale regelverk, interne retningslinjer og praksis i høgskolen. For å få en fullstendig oversikt over situasjonen, har arbeidsgruppa innhentet synspunkter og erfaringer fra ledere, aktive forskere og stipendiater ved høgskolen. Det er i den forbindelse gjennomført fire workshops, samt at det er gjennomført en spørreundersøkelse for stipendiater ved høgskolen. Med bakgrunn i den internanalysen som er gjennomført, har arbeidsgruppa avdekket at det på noen områder er et gap mellom de prinsipper og retningslinjer som er nedfelt i Charter & Code og gjeldende praksis ved HiT. Med grunnlag i pkt. 2 i den prosedyren som det er referert til ovenfor, har arbeidsgruppa utarbeidet utkast til en handlingsplan, jf. vedlegg 2, med tiltak og ansvar med sikt på å lukke det gapet som er avdekket. Vurdering Gjennom internanalysen har arbeidsgruppa analysert hvordan standarden og prinsippene som er nedfelt i Charter & Code harmoniserer med høgskolens praksis og eget regelverk innenfor de ulike områdene. Arbeidet med Charter & Code viser at HiT i stor grad har innarbeidet gode felles prinsipper for ansvar og forpliktelser for forskere og arbeidsgiver. Internanalysen viser imidlertid at høgskolen har et forbedringspotensial på noen områder. Jeg har ingen merknader til arbeidsgruppas vurderinger, og gir min tilslutning til arbeidsgruppas forslag til handlingsplan med tiltak, ansvar og frister. Kristian Bogen rektor Vedlegg: 1. Brev 08,08,12 Signering av Charter & Code 2. Handlingsplan for perioden 01.03.14 31.07.16 S-sak 6/14
3 S-sak 6/14
Endelig versjon 14.01.14 Charter & Code ved Høgskolen i Telemark Handlingsplan for perioden 01.03.14 31.07.16 Innledning Selv om Norge ikke er medlem i EU, er landet likevel nært tilknyttet unionen ved at det har sluttet seg til EØS- og Schengenavtalen. Det samme gjelder Norges forhold til det europeiske forskningsområdet. I en tid med økende globalisering har det europeiske forskningsområdet en viktig rolle gjennom sitt arbeid for gode og effektive forhold for forskningen i Europa. Et sunt, vitenskapelig samvirke vil gjøre Europa mer konkurransedyktig i hele verden og bidra til å forhindre en mulig mangel på kvalifiserte forskere. The European Charter for Researchers and the Code of Conduct for the Recruitment of Researchers, forkortet Charter & Code, er EU-kommisjonens virkemiddel for å imøtekomme utfordringer knyttet til forskerrekruttering og mobilitet på nasjonalt og europeisk plan. Beslutningen om innføringen av Charter & Code ble gjort av EU-kommisjonen I 2005. Dette trekker opp linjene for rettigheter og forpliktelser for forskerne og deres arbeidsgivere (charter) og for prinsippene for rekruttering og forfremmelse for forskerne (code). Forskere er i Charter & Code beskrevet som «Fagfolk som er engasjert i utviklingen og frambringelsen av ny kunnskap, nye produkter, prosesser, metoder og systemer, og i ledelsen av prosesser i den forbindelse.». Undervisning er eksplisitt nevnt som noe som inngår i betegnelsen «forskere». Av dette følger at HiTs virksomhet og ansatte omfattes av forskerbegrepet i Charter & Code. Charter & Code er todelt idet den omhandler: a) Erklæring om forskere. b) Adferdsregler for rekruttering av forskere. Høgskolen i Telemark (HiT) signerte 08.08.12 Charter & Code og sluttet seg med det til erklæringen og adferdsreglene. Begrunnelsen for at HiT har sluttet seg til erklæringen og adferdsreglene i Charter & Code er å finne i høgskolens strategier for perioden 2010 2014, der det bl.a. framgår at: HiT har universitetsetablering, eventuelt videreutvikling av universitetsfunksjonene i Telemark som mål. Det skal legges særlig vekt på å øke prosentdelen ansatte i vitenskapelige første- og toppstillinger. Forskningsvirksomheten skal styrkes i omfang og kvalitet, og støtte opp under høgskolens utdanningsprofil. 1
Den primære oppgaven for HiT, slik det framgår av Lov om universiteter og høgskoler 1 3, er å gjennomføre samfunnsoppdraget som er utdanning, forskning, formidling og nær samhandling med omgivelsene. Det er også nedfelt i høgskolens verdigrunnlag. Det er derfor naturlig at HiT ønsker å være en aktiv deltaker i det europeiske forskningsområdet. Gjennom å slutte seg til Charter & Code vil HiT støtte opp om verdien av et åpent og attraktivt europeisk arbeidsmarked for forskere. HiT ønsker også å motivere sine forskere til å arbeide i utenlandske institusjoner for å dra nytte av internasjonale erfaringer og perspektiver. I et lengre tidsperspektiv kan dette føre til høyere prestasjoner av permanent karakter og kvalitetsforbedringer for alle parter. Dess høyere prestasjoner en forskningsinstitusjon kan vise til, dess bedre kan den bidra til å øke betydningen for det europeiske forskningsområdet. HiT ser fram til å møte disse utfordringene. HiT har i sitt analysearbeid lagt til grunn til de generelle prinsipper for og krav til forskere og arbeidsgivere som framgår av Den europeiske erklæring om forskere og atferdsregler for rekruttering av forskere. Charter & Code består av 40 anbefalte prinsipper om ansvar og forpliktelser for forskere og deres arbeidsgivere, og berører følgende fire hovedområder: I. Etiske og faglige forhold. II. Rekruttering og utvelgelse. III. Arbeidsbetingelser. IV. Forskerutdanning og karriereutvikling. I vurderingen av høgskolens praksis knyttet til hvert av disse fire områdene har høgskolen basert seg på følgende tre faser i prosessen: 1. Identifisere utfordringer og viktige problemstillinger innen hvert av hovedområdene. 2. Prioritere mellom dem. 3. Vurdere mulig tiltak innenfor prioriterte områder. Prosessen har hatt forankring i høgskolens ledelse, representert ved rektors ledergruppe. Tjenestemannsorganisasjonene har blitt informert. Første steg i prosessen var å etablere en permanent arbeidsgruppe som fungerte som et basis- og kontaktpunkt for alle involverte. Gruppen var sammensatt av personal- og organisasjonsdirektøren, Viserektor for forskning og utvikling (FoU) og medarbeidere fra forsknings- og utviklingsseksjonen og personal- og organisasjonsutviklingsseksjonen. Tilsammen besto gruppen av 6 medlemmer. I flere informasjonsmøter ble alle berørte parter ved HiT informert om Charter & Code og motivert til å delta og bistå i arbeidet. Arbeidsgruppens første oppgave var å vurdere alt som finnes av nasjonalt og lokalt regelverk, retningslinjer, rutiner og prosedyrer av relevans for de ulike faktorene som inngår i Charter & Code. Hensikten med dette var å etablere et bilde av i hvilken grad regelverket som regulerer høgskolens virksomhet er i tråd med standardene som er satt i Charter & Code. Denne innledende analysen ble drøftet og komplettert i institusjonens Forskningsutvalg hvor det sitter representanter for ulike fagmiljøer. I den neste fasen var fokus på om høgskolens praksis er i tråd med standardene og 2
regelverket. Innledningsvis ble det gjennomført en spørreskjemaundersøkelse blant høgskolens stipendiater. Deretter ble det gjennomført 4 «workshops» over en periode på en måned. I den forbindelse ble representanter for alle 4 fire fakulteter invitert til å delta. Gruppene besto av ansatte i vitenskapelige stillinger som driver med forskning, instituttledere og stipendiater. Hver «workshop» varte en halv dag. Sammen med deltakerne ble det gjennomført en evaluering med sikte på å finne ut hvordan prinsippene nedfelt i Charter & Code allerede er innarbeidet ved HiT, og hvor det er nødvendig å gjennomføre endringer. Samtidig har det blitt drøftet hvordan aktuelle endringer kan forankres i en handlingsplan. De funn som er gjort gjennom dette arbeidet, har avdekket hvor det synes å være et gap mellom fastsatte standarder på det ene siden og HiTs regler, rutiner og praksis på den andre siden innenfor hvert av de fire hovedområdene nevnt ovenfor. Nedenfor beskrives de hovedfunn som er gjort og hvilke særskilte forbedringstiltak høgskolen vil iverksette innen hvert av disse områdene i handlingsplanperioden fram til 31.07.16 for å lukke det gapet som er avdekket. Angivelse av tiltak, ansvar og frister framgår i tabellform. I Etiske og faglige forhold. Forskernes etiske og faglige ansvar er nærmere omtalt i den delen av Charter & Code som omhandler erklæring om forskere. Det framgår bl.a. at forskerne må forholde seg til lover, forskrifter og etablerte forskningsetiske regler, samt ivareta datasikkerhet og respektere immaterielle rettigheter. Videre går det fram at forskerne skal oppfylle kontraktsmessige og rettslige forpliktelser overfor arbeids- og oppdragsgivere, og samarbeide med disse ved evaluering av forskningsinnsatsen. Arbeidsgiverne skal bistå forskerne gjennom tilrettelegging og kvalitetssikring. Åpenhet og høy etisk bevissthet skal prege alle deler av forskningen ved den enkelte institusjon. Innenfor det hovedområdet som omhandler etiske og faglige forhold har spesielt følgende problemstillinger blitt belyst gjennom prosessen som har vært gjennomført ved HiT: Spørsmål om etiske forhold knyttet til forskningen. Spørsmål om forskningsfrihet. Spørsmål om formidling og utnyttelse av ressurser. Den interne analysen samt samtalene med forskerne indikerer at høgskolen har visse utfordringer knyttet til bevissthet om forskningsetikk og etisk refleksjon. Ut fra de funn som er gjort og tilbakemeldinger som har kommet, synes de etiske prinsipper i betydelig grad å være implisitte, men uuttalte, og det mangler arenaer for åpen og kritisk dialog rundt forskningsetiske temaer. Det ligger dessuten utfordringer knyttet til bevisstgjøring av etiske problemstillinger i forskningsprosjekter. Når det gjelder forskningsfrihet, indikerer samtalen med forskerne at begrepet ikke oppleves entydig. Det pekes særlig på at det kan være en spenning mellom frihet for den enkelte forsker og de begrensninger som ligger i rammevilkår og institusjonens strategi. I spørsmålet om formidling og utnyttelse av resultater har det bl.a. blitt pekt på at det er for få formidlings- og publiseringskanaler, samt at det ofte knytter seg spørsmål til opphavsrett både i forbindelse med medforfatterskap og når flere institusjoner forsker sammen. 3
Handlingsplan med tiltak og ansvar: Forbedringstiltak Ansvarlig Frist Det skal etableres et forskningsetisk Viserektor for FoU. 01.11.14 utvalg ved HiT. Utvalget skal bidra til å styrke etisk refleksjon rundt forskningen ved HiT og sette forskningsetiske temaer på agendaen. Alle som er veiledere innen Viserektor for FoU/instituttledere. 01.03.15 forskerutdanning skal gis opplæring i etikk. Sikre at HiTs verdidokument, etiske Personal- og 01.05.15 retningslinjer og varslingsrutiner er godt kjent i alle deler av organisasjonen, spesielt blant stipendiater. organisasjonsdirektøren. HiT vil innføre systemer, forskrifter for og rutiner for lagring av forskningsdata. IT-sjef i samarbeid med biblioteksjef. 01.05.14 II Rekruttering og utvelgelse. De fastsatte adferdsregler for rekruttering av forskere i Charter & Code legger spesielt vekt på en helhetlig og kvalitetsbevisst rekrutteringsprosess med krav om tydelige og veldefinerte utlysinger av stillinger, samt en åpen og effektiv prosess med løpende informasjon til søkerne, vekt på bedømming og tydelige krav til stillingen. Videre legges det vekt på verdsettelse av forskjellige kvalifikasjoner, som bl.a. mobilitetserfaring og annen erfaringsbakgrunn. Når det gjelder hovedområdet Rekruttering og utvelgelse, er følgende forhold spesielt belyst i den prosessen som har vært gjennomført ved HiT: 4 Hva er situasjonen når det gjelder åpenhet og gjennomsiktighet i rekrutterings og utvelgelsesprosessene? Er det spesielle utfordringer knyttet til tidsbruk? Hvordan er forholdene når det gjelder vurdering av kompetanse og egnethet i tilsettingsprosessene? Blir nytilsatte ivaretatt på en god nok måte? Når det gjelder rekrutterings- og utvelgelsesprosessene og vurdering av kompetanse og egnethet, blir det fra flere hevdet at det er for lite informasjon om tilsetting av nye kollegaer. Dette gjelder både mht. selve prosessen, men også når det gjelder informasjon om utlysninger og vurderingene knyttet til kompetansebehov. I spørsmålet om tidsbruk, blir det fra flere uttalt at prosessene knyttet til tilsetting generelt tar for lang tid. Det gjelder spesielt den tiden som medgår til sakkyndig bedømmelse. Når det gjelder nytilsatte, blir det fra flere pekt på at disse får for lite informasjon, og at det er for liten formell oppfølging. Generelt er det vanskelig for nyansatte å orientere seg i høgskolen.
Handlingsplan med tiltak og ansvar: Forbedringstiltak Ansvarlig Frist Innenfor rammen av gjeldende lovog regelverk skal tilsettingsprosessen ved HiT gjennomføres så raskt som mulig. Det skal settes tidsfrister for tilbakemeldinger fra de sakkyndige komitéene. Rutinene for rekruttering og tilsetting skal gjennomgås. Informasjon til søkerne gjennom tilsettingsprosessen skal bedres. Personal- og organisasjonsdirektøren. 31.12.14 HiT skal legge til rette for bedre ivaretakelse av nyansatte ved at det bl.a. skal være en fadder- og/eller mentorordning for alle som begynner i høgskolen. Det skal utvikles felles prosedyrer for tilsetting av stipendiater ved HiT for å sikre felles praksis og ivaretakelse av likebehandlingsprinsippet Personal- og organisasjonsdirektøren/alle med personallederansvar Viserektor for FoU og Personal- og organisasjonsdirektøren 01.08.14 01.08.14 III Arbeidsbetingelser. Charter & Code gir anbefalinger om hvordan institusjonene kan skape attraktive arbeidsvilkår for forskere. Det framgår at forskningsmiljøet bør være stimulerende med en god forskningsinfrastruktur. De som finansierer forskningen må sørge for at tilstrekkelige ressurser stilles til rådighet for gjennomføring av forskningsprosjektet. Det framgår videre at institusjonene bør tilby forskerne et godt arbeidsmiljø med fleksible arbeidsordninger tilpasset den enkeltes behov. Arbeidsstedet skal være preget av ikke-diskriminering og likestilling. Forskere bør kunne delta i medvirknings- og beslutningsprosesser ved institusjonene. Innenfor det hovedområdet som omhandler arbeidsbetingelser er følgende problemstillinger spesielt belyst ved HiT: Hvordan er situasjonen når det gjelder anerkjennelse av forskning? Hvordan er arbeidsvilkårene for de ansatte? Blir ikke-diskriminering tilstrekkelig ivaretatt? Blir forskningsmiljøene godt ivaretatt? Hvordan stiller det seg mht. ressurstilgangen? Når det gjelder spørsmålet om anerkjennelse av forskning, blir det pekt på at det i HiT synes å være en kultur for at undervisning har større anerkjennelse enn forskning. I spørsmålet om arbeidsvilkår for ansatte generelt og når det gjelde hensynet til ikke-diskriminering, er det ikke påpekt spesielle problemer. 5
Når det gjelder spørsmålet om forskningsmiljøene blir godt ivaretatt, blir det i tilbakemeldingene bl.a. trukket fram at det er behov for mer forskningsstøtte, og at denne støtten i større grad må være tilpasset forskningens egenart da det er ulike behov i de ulike miljøene. Om ressurstilgang blir det bl.a. pekt på at midler som høgskolen opparbeider til forskning bør pløyes tilbake til forskningsmiljøene, at det i større grad må fordeles midler til grupper av forskere, og at det bør etableres incitamentordninger som kan bidra til å fremskaffe mer forskningsmidler. Videre blir det pekt på behov for etablering av prosjektstyringsverktøy. Handlingsplan med tiltak og ansvar: Forbedringstiltak Ansvarlig Frist Det skal utvikles et system for kompetanse- og karriereutvikling for alle forskere ved HiT på ulike stadier i karrieren. Viserektor for FoU i samarbeid med personal- og organisasjonsdirektøren. 01.05.16 Det skal etableres incitamentordninger som kan virke stimulerende for så vel forskere som forskningsmiljøer i høgskolen Det skal utarbeides retningslinjer for immaterielle rettigheter knyttet til forskning, patenter og digitalisert undervisning. For å gi forskerne bedre oversikt, kontroll og styring over prosjektene som gjennomføres, tar HiT sikte på at det etableres bedre verktøy og systemer for prosjektstyring. Det skal utvikles ordninger som kan stimulere til forskningsklynger og forskningssamarbeid på tvers av fagog organisasjonsgrenser. HiT vil arbeide for å fremme mobilitet ved å innføre ordninger som gjør det mulig for stipendiatene å ha et utenlandsopphold i løpet av stipendiatperioden. Viserektor for FoU/Økonomidirektøren/Personalog organisasjonsdirektør Viserektor for FoU, viserektor for utdanning, personal- og organisasjonsdirektør 01.09.14 01.11.14 Økonomidirektøren. 01.01.15 Viserektor for FoU/dekanene. 01.10.15 Viserektor for FoU. 31.07.16 IV Forskerutdanning og karriereutvikling. For å gjøre forskerkarrieren mer attraktiv anbefaler Charter & Code at institusjonene legger til rette for en organisert forskerutdanning, at postdoktorstillinger brukes til faglig utvikling, og at forskernes karriereutvikling inkluderes i HR-strategien for forskere. Det foreslås at forskere kontinuerlig bør oppdatere seg faglig, samt at veilednings- og undervisningsinnsatsen bør prioriteres og verdsettes gjennom forskernes karriereutvikling. Under dette området er spesielt følgende forhold belyst i gjennomgangen ved HiT: Hvordan er forholdene når det gjelder veilednings- og mentorordninger? 6
Blir hensynet til karriererådgiving tilstrekkelig ivaretatt? Er det gode nok muligheter for forskeropplæring? Er det gode nok muligheter for faglig utvikling? Ut fra det som har kommet fram i tilbakemeldingene fungerer ikke dagens ordning med veiledningsog mentorordninger godt nok. Når det gjelder spørsmålet om karriererådgiving, blir det pekt på at det bør legges særlig vekt på støtte og ressurser til unge forskere. Om forskeropplæring og faglig utvikling blir det bl.a. nevnt at det bør etableres professorløp i høgskolen, at det bør tas sikte på å opprette flere postdoktorstillinger, og at det i større grad må motiveres til utenlandsopphold for forskere. For øvrig synes HiT å ha gode muligheter for faglig utvikling, men dette må settes mer i system enn det er i dag. Handlingsplan med tiltak og ansvar: Forbedringstiltak Ansvarlig Frist Det etableres en mentorordning og Viserektor for FoU i samarbeid med 01.06.14 et strukturert program for ansatte i undervisnings- og forskningsstillinger som er i prosess med å kvalifisere seg til første- eller toppstilling dekanene og instituttlederne. Alle som holder på med forskerutdanning ved HiT skal trekkes inn i større forsker-nettverk. Veilederne skal ha et særskilt ansvar for dette. Instituttledere og veiledere 01.01.15 7
Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: Saksnummer: 13.02.14 S-sak 07/14 Saksbehandler: Journalnummer: Bente Sundbø 2014/94 EN SAMLET OVERSIKT OVER PERSONALSITUASJONEN VED HØGSKOLEN I TELEMARK 2013 Saken i korte trekk En årlig gjennomgåelse av den samlede personalsituasjonen gir styret og ledelse innblikk i status og utvikling over tid på sentrale områder innen personalfeltet. Tilråding Jeg tilrår at styret gjør slikt vedtak: Styret tar En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark i 2013 datert 30.01.14 til orientering, med de forslag til oppfølgingspunkt som fremkommer i saken. Bakgrunn Denne saken har vært lagt fram for styret årlig siden 2005. Rapporten inneholder områdene personalsituasjonen (årsverk, kjønnsfordeling, aldersfordeling m.v), rekruttering, helse, miljø og sikkerhet, velferd, kompetanseutvikling, arbeidsvilkår og lønn, medbestemmelse, tilsettingsorgan og råd og utvalg. Rapporten gir innblikk, status og utvikling over tid på sentrale områder innen personal- og organisasjonsfeltet. Opplysningene i saken er innhentet fra DBH (Database for statistikk om høgre utdanning pr. 01.10.13), fra lønns- og personalsystemet og ved intern rapportering. Vurdering Hensikten med denne saken er å gi styret en samlet oversikt over aktuelle områder innenfor personalfeltet. Rapportene gir mulighet for å se utvikling over tid på enkeltområder, og vil være sentrale i planleggingen av personaladministrative og utviklingsorienterte tiltak. Nedenfor refereres kort de viktigste utfordringer som rapporten viser at høgskolen vil stå overfor i de kommende årene. Utvikling i antall årsverk I 2012 ble det registrert en betydelig økning i antall årsverk ved HiT. Økningen var på 35 årsverk, en økning på 6 % fra året før. 23 av årsverkene var innen UFF-stillinger, hvorav 8 stipendiater. AF hadde den største økningen med 18 årsverk. Hovedvekten av økningen ved AF var innenfor undervisnings- og forskerstillinger og stipendiater. Økningen det siste året har imidlertid vært vesentlig mer beskjeden med 4,3 årsverk, en økning på kun 0,7 %. Gruppen undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger (UFF-stillinger) økte med 9,1 årsverk, mens de andre gruppene viser en liten reduksjon. Andelen midlertidige ansatte har økt med 11,2 årsverk det siste året. Det er spesielt i gruppen høgskolelektorer at midlertidigheten øker. S-sak 07/14
2 I den vedlagte saken ser vi litt nærmere på utviklingen de fire siste årene. Tallene fra DBH viser at tilsatte ved HiT har økt med 77 årsverk i perioden 2009 2013, noe som utgjør en økning på 15 % totalt. Det var Fakultet for estetiske fag-, folkekultur og lærerutdanning og Fakultet for helse- og sosialfag som økte mest med henholdsvis 25 % og 20 %. Av stillingsgruppene er det UFF-stillinger som økte mest med 67 årsverk, dvs. 21 %. Administrative stillinger (ledere og saksbehandlere) har økt med 12,6 årsverk, som er en økning på 9 %. Forholdstall publisert i DBH viser at vitenskapelig tilsatte øker mer enn administrative, og at HiT har en lavere andel administrative tilsatte enn gjennomsnittet for sektoren. Egenfinansierte studenter ved HiT har økt med 25 % i samme periode. Første- og toppstillinger Andelen første- og toppstillinger av det totale tallet på undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger har steget med ett prosentpoeng siste året, og er nå på 43 %. Det har vært erkjent en god stund at vi ikke vil nå det fastsatte målet om 50 % første- og toppstillinger innen utgangen av 2014. Det vil kreve en ekstraordinær satsing over tid for å nå dette målet. Pr 01.10.13 manglet HiT 10-12 årsverk i kategorien første- og toppstillinger for å nå målet som var satt for 2013 (46 %). Dette tallet vil trolig øke til 15 20 årsverk gitt målet om 50 % første- og toppstillinger i 2014. Det ble vedtatt en handlingsplan i juni 2012 som følges aktivt opp. Planen inneholder tiltak for å få flere med første- eller toppkompetanse til å søke stillinger ved HiT, samt målrettede tiltak for å stimulere til kvalifisering og interne faglige opprykk. Det kan bl.a. nevnes at flere stillinger blir lyst ut internasjonalt og det er satt i gang et prosjekt for førstelektorkvalifisering kalt FRAMover ved HS og EFL. Fakultetene har fokus på å motivere tilsatte for kvalifisering til førstekompetanse, en faktor som også vektlegges ved rekruttering I 2013 var det totalt 13 personer som fikk opprykk til første- eller toppstilling. Dette er en økning fra tidligere år, og er forhåpentlig en utvikling som vil fortsette med det målrettede arbeidet som er igangsatt. Høgskolen har fremdeles en utfordring når det gjelder å øke tallet på kvinnelige tilsatte i første- og toppstillinger. Andelen har imidlertid gått opp fra 30 % til 32 % siste året, selv om andelen kvinnelige professorer har gått ned. Det ble vedtatt en ny handlingsplan for likestilling i styremøtet 13.12.12, som skal bidra til å sette fokus på dette. Rekruttering Høgskolen har fremdeles rekrutteringsutfordringer på enkelte fagområder. Konkurransesituasjonen mht lønn utgjør én krevende faktor. I tillegg er det en utfordring å få tilstrekkelig mange søkere med førstekompetanse og ønsket erfaring for øvrig særlig innen profesjonsfagene. Høgskolen signerte i 2012 EUs erklæring om forskere og forskning, Charter and Code bestående av 40 anbefalte prinsipper om ansvar og forpliktelser for forskere og arbeidsgivere innenfor temaene arbeidsvilkår, rekruttering, etiske prinsipper, opplæring og karriereutvikling. Etter en bred prosess er det utviklet en tiltaksplan som legges fram for styret i egen sak. Midlertidig stillinger Som det fremgår av rapporten, har andelen midlertidige stillinger ved HiT økt noe om en legger departementets beregningsmåte til grunn. En stor andel utgjør stillinger hvor midlertidighet er ønsket (åremålsstillinger, stipendiater etc.). Vi ser likevel en vekst i vikarbruk som vil bli fulgt nøye. S-sak 07/13
3 Arbeidsmiljø Det er gjennomført en medarbeiderundersøkelse (MUSIK) ved alle enheter ved HiT i 2013 som følges opp i bred prosess i hver organisasjonsenhet. Enheter som har særlige utfordringer, blir fulgt opp. Sykefraværet viser en økende tendens, og ligger nå over høgskolens vedtatte mål på 4 %. Behovet for tiltak for å snu tendensen blir fortløpende vurdert av ledelse og verneorganisasjon i samarbeid med bedriftshelsetjenesten. De gamle avtalene med bedriftshelsetjenestene ble sagt opp i 2012. Etter en anbudsrunde i 2013 ble Bedriftshelsen valgt som felles bedriftshelsetjeneste for hele HiT gjeldende fra 01.07.13. Revidert lokal lønnspolitikk Ny revidert lokal lønnspolitikk ble vedtatt i forhandlingsmøte 29.04.13. Lønnspolitikken utgjør en felles plattform for hvordan lønnssystemet skal brukes og hvilke lønnsmessige tiltak som er nødvendige for å nå høgskolens mål. Lønnspolitikkens mål er å bidra til at høgskolen beholder kvalifiserte og motiverte medarbeidere bidra til at høgskolen rekrutterer medarbeidere med riktig kompetanse og kvalifikasjoner (utdanning, praksis og personlig egenskaper) til å utføre de oppgaver som er lagt til de ulike stillingene. virke som incitament for kompetanseutvikling Oppsummering De ansattes kompetanse, innsats, motivasjon og arbeidsglede er avgjørende for at høgskolen skal kunne ivareta sitt samfunnsoppdrag, nå sine mål og realisere sin strategiske plan. Å ta dette på alvor betyr å arbeide systematisk nettopp med disse faktorene slik det gjøres gjennom medarbeiderundersøkelsene, handlingsplanene for å øke første- og toppkompetanse, arbeidet med implementering av Charter and Code og ikke minst gjennom den daglige ledelsesutøvelsen i alle deler av organisasjonen. Til tross for dette, mener jeg det fremdeles er mer å hente i form av enda bedre systematikk og langsiktighet i forvaltning og utvikling av de menneskelige ressurser ved Høgskolen i Telemark, og dette vil stå på HiTs utviklingsagenda også i 2014. Kristian Bogen Rektor Vedlegg: En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 med vedlegg S-sak 07/13
Høgskolen i Telemark Personal- og organisasjonsutviklingsseksjonen EN SAMLET OVERSIKT OVER PERSONALSITUASJONEN VED HØGSKOLEN I TELEMARK 2013 30.01.14
2 Innledning En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark har vært lagt fram for styret hvert år siden 2005. Rapporten inneholder områdene personalsituasjonen (årsverk, kjønnsfordeling, aldersfordeling m.v.), rekruttering, helse, miljø og sikkerhet, velferd, kompetanseutvikling, arbeidsvilkår og lønn, medbestemmelse, tilsettingsorgan og råd og utvalg. Rapporten gir innblikk, status og utvikling over tid innen sentrale områder innen personal- og organisasjonsfeltet. Opplysningene i saken er innhentet fra DBH (Database for statistikk om høgre utdanning pr. 01.10.13), fra lønns- og personalsystemet og ved intern rapportering. Som vedlegg til saken følger et dokument med nøkkeltall innen årsverk, alderssammensetning og lønnsnivå på fakulteter og institutter ved Høgskolen i Telemark pr. 01.10.13. Innholdsfortegnelse Side 1. Personalsituasjonen 1.1. Antall ansatte og stillinger 3 1.2. Professorer/dosenter 7 1.3. Første- og toppstillinger 8 1.4. Stipendiater/rekrutteringsstillinger 10 1.5. Likestilling 11 1.6. Lærlinger 15 1.7. Aldersfordeling 15 1.8. Seniorpolitikk 17 1.9. Avtalefestet pensjon og alderspensjon 17 1.10. Uførepensjon 17 1.11. Turn over 18 2. Rekruttering 2.1. Utlyste stillinger 18 2.2. Annonsering 19 2.3. Rekruttering av professorer 19 2.4. Cather and Code 20 3. Helse, miljø og sikkerhet 3.1. Arbeidsmiljøutvalget 20 3.2. Inkluderende arbeidsliv og sykefravær 21 3.3. Bedriftshelsetjeneste 22 3.4. Medarbeiderundersøkelsen MUSIK 22 4. Velferd 4.1. Velferdsutvalgene 23 4.2. Inspirasjonsdagen 24 4.3. Helsefremmende aktivitet 24 5. Kompetanseutvikling 5.1. Interne kurs 24 5.2. Lederutvikling 25 5.3. Førstelektorprogram 25 5.4. Studiepermisjon for teknisk-administrativt tilsatte 25 5.5. Plan for å øke antall tilsatte i første- og toppstillinger 25 6. Arbeidsvilkår og lønnsforhandlinger 26 7. Medbestemmelse 26 8. Tilsettingsorgan 27 9. Råd og utvalg 27 En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
3 1. Personalsituasjonen 1.1 Antall ansatte og stillinger Stillingsrammer Styret fastsatte stillingsrammene for 2013 i S-sak 116/12. Med endringer foretatt av rektor i løpet av året ser stillingsramme for 2013 slik ut: Tabell 1.1.1 Stillingsramme for 2013 Driftsenhet Ordinære stillinger Oppdragsstillinger Faste oppdragsstillinger Samlet ramme Fakultet for allmennvitenskapelige fag (AF) 118,05 10,00-128,05 Fakultet for estetiske fag, folkekultur og 144,80 1) 12,00 4,00 160,80 lærerutdanning (EFL) Fakultet for helse- og sosialfag (HS) 73,30 7,00 2,00 82,30 Fakultet for teknologiske fag (TF) 70,50 8,00 2,00 80,50 Biblioteket 16,30 - - 16,30 Driftstjenesten 40,30 - - 40,30 Fellesadministrasjonen 41,10 3) - - 41,10 IT-tjenesten 18,00 1) 0,52 2) - 18,50 SUM 522,35 37,5 8,00 567,85 Følgende endringer er gjort i løpet av året: 1) Overføring av en fast stilling med IT-relaterte oppgaver fra EFL til IT. 2) Omgjøring av en halv stilling ved IT fra oppdrag til ordinær stilling for å brukes til å ivareta ansvaret for AV-utstyr på Notodden. 3) Opprettelse av en ny stilling ved Utdanningsseksjonen innen admninistrativ databehandling. Pga. innvilget permisjon vil utvidelsen få effekt først i 2017. Stipendiatstillingene fra rekrutteringsstipendprogrammet og lærlinger er ikke inkludert i stillingsrammen. Utvikling i årsverk Tabell 1.1.2 nedenfor viser oversikt over faktisk tilsatte årsverk ved høgskolen pr 01.10.13. I tallet på administrative stillinger inngår kontorstillinger, saksbehandlerstillinger og lederstillinger. I tallet på drifts- og vedlikeholdsstillinger inngår renholds- og vaktmesterstillinger. Støttestillinger for undervisning er ingeniørstillinger og bibliotekstillinger. Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger (UFFstillinger) omfatter alle vitenskapelig tilsatte inkl. rekrutteringsstillingene. Andre stillinger omfatter for tiden kun lærlinger. Tabell 1.1.2 Antall faktiske årsverk og utvikling i prosent 2009-2013 Stillingsgrupper/ Dr.enh 2009 2010 2011 2012 2013 Utvikling årsverk 2012-2013 Utvikling årsverk 2009-2013 Utvikling prosent 2009-2013 Administrative stillinger 138,2 145,6 143,9 152,8 150,8-2,0 12,6 9 % Andre stillinger (lærlinger) 4,0 5,0 5,0 5,0 4,0-1,0 - - Drifts- og 19,0 17,0 16,9 18,2 16,7-1,5-2,3 12 % vedlikeholdsstillinger Støttestillinger for 47,1 50,6 45,3 47,3 47,0-0,3-0,1 - undervisning Undervisnings-, forsknings- 318,1 334,7 353,3 375,8 384,9 9,1 66,8 21 % og formidlingsstillinger Totalt 526,4 552,8 564,4 599,1 603,4 4,3 77,0 15 % En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
4 Tabell 1.1.2 forts. Driftsenheter: 2009 2010 2011 2012 2013 Utvikling årsverk 2012-2013 Utvikling årsverk 2009-2013 Utvikling prosent 2009-2013 Fakultet for 116,2 120,2 118,7 137,3 134,5-2,8 18,3 16 % allmennvitenskapelige fag Fakultet for estetiske fag, 143,9 160,1 165,5 172,7 180,1 7,4 36,2 25 % folkekultur og lærerutdanning Fakultet for helse- og 75,2 76,1 84,4 85,6 90,3 4,7 15,1 20 % sosialfag Fakultet for teknologiske fag 78,9 83,6 84,9 87,0 80,6-6,4 1,7 2 % Biblioteket 17,5 18,7 16,9 17,5 17,0-0,5-0,5-3 % Driftstjenesten 35,4 34,7 34,9 35,5 32,8-2,7-2,6-7 % Fellesadministrasjonen 40,1 39,5 39,5 41,4 42,0 0,6 1,9 5 % IT-tjenesten 19,2 20,0 19,6 22,1 26,1 4,0 6,9 36 % Totalt 526,4 552,8 564,4 599,1 603,4 4,3 77,0 15 % I 2012 ble det registrert en betydelig økning i antall årsverk ved HiT. Økningen var på 35 årsverk, en økning på 6 % fra året før. 23 av årsverkene var innen UFF-stillinger, hvorav 8 stipendiater. AF hadde den største økningen med 18 årsverk. Hovedvekten av økningen ved AF var innenfor undervisnings- og forskerstillinger og stipendiater. Økningen det siste året har imidlertid vært vesentlig mer beskjeden med 4,3 årsverk, en økning på kun 0,7 %. Gruppen undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger (UFF-stillinger) har økt med 9,1 årsverk, mens alle de andre gruppene har en liten reduksjon. EFL øker med 7,4 årsverk totalt. Hele økningen er innenfor UFF-stillingene. Av disse er 2,5 årsverk stipendiater. Første- og toppstillinger øker mest fra 39,3 til 44,3, det vil si en økning på 5 årsverk. Det er Institutt for lærerutdanningsfag som det siste året har hatt den største økingen ved fakultetet med 4,2 årsverk (jf. tabell 1.2 i vedlegget). AF har samlet sett en netto nedgang på 3,3 årsverk fordelt med 1,7 saksbehandlerstillinger og 1,6 UFFstillinger. Det er likevel en økning i antall stipendiatstillinger med 4,4 årsverk fra 14 til 18,4. HS har en netto økning i antall årsverk på 4,7. Innenfor UFF-stillingene har stipendiatene økt med ett årsverk, førstelektor med ett årsverk og høgskolelektorer med 3,7 årsverk. TF har en netto nedgang på 6,4 årsverk. Dette skyldes i hovedsak en vesentlig nedgang i antall stipendiater. Tabellen viser at IT-tjenesten har økt med 4 årsverk siste år. Forklaringen på dette er beskrevet på side 5 om midlertidige stillinger. Utvikling i årsverk 2009-2013 Utviklingen av antall årsverk ved HiT fra 2009 til 2013 viser en prosentvis økning på 15 % (77 årsverk). Det er EFL og HS som øker mest med henholdsvis 25 % og 20 %. Av stillingsgruppene er det undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger som øker mest med 21 % og 67 årsverk. Adminstrative stillinger (ledere og saksbehandlere)har økt med 9 % i perioden. Utviklingen av antall egenfinansierte studenter har økt med 25 % siden 2009. Ved AF og EFL har En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
5 økningen vært på henholdsvis 27 % og 29 %. Midlertidig tilsatte Tallene i tabellen under er hentet fra DBH. Midlertidige tilsettinger ved HiT sett under ett har økt med 11,2 årsverk i forhold til året før (7,8 %). Tabell 1.1.3 Utvikling i antall faktiske årsverk fra 2012 til 2013 fordelt på faste og midlertidige Driftsenhet 2012 2013 Utvikling Utvikling Faste Midl. Totalt Faste Midl. Totalt midl. årsverk årsverk totalt AF 103,3 34,0 137,3 95,7 38,8 134,5 4,8-2,8 EFL 127,3 45,4 172,7 123,8 56,3 180,1 10,9 7,4 HS 65,7 19,9 85,6 68,9 21,4 90,3 1,5 4,7 TF 58,6 28,4 87,0 60,1 20,5 80,6-7,9-6,4 Biblioteket 15,1 2,4 17,5 14,6 2,4 17,0 - -0,5 Driftstjenesten 31,5 4,0 35,5 30,3 2,5 32,8-1,5-2,7 IT-tjenesten 17,1 5,0 22,1 19,1 7,0 26,1 2,0 4,0 Fellesadministrasjonen 37,6 3,8 41,4 36,8 5,2 42,0 1,4 0,6 SUM 456,2 142,9 599,1 449,2 154,1 603,4 11,2 4,3 UFF-stillingene har økt totalt med 9,1 årsverk, og nesten hele økningen er midlertidig tilsatte. Store deler av økningen gjelder EFL, og spesielt høgskolelektorer. Økningen i antall midlertidige tilsatte ved AF skyldes i hovedsak økning i antall stipendiater. TF har hatt en stor nedgang i antall midlertidige stillinger, og dette skyldes i all hovedsak at mange stipendiater ble ferdig med sin tilsettingsperiode i 2013. I tabellen kan det se ut som at IT-tjenesten har økt med 4 årsverk det siste året. Dette kan forklares med flere forhold. Noe skyldes flytting av arbeidsoppgaver fra fakultet til IT, noe gjelder sykevikariat, og 1,5 årsverk er samarbeid med eksterne som vi får refundert lønnsmidler fra. Det har de siste årene blitt et økt fokus på bruken av midlertidige stillinger i UH-sektoren og FAD har fra og med 2012 bedt om å få en oversikt over midlertidig tilsatte innenfor tre sentrale stillingsgrupper. I tabellen nedenfor er alle typer midlertige stillinger inkludert, bortsett fra rekrutteringsstillingene. Tabell 1.1.4 Andel midlertidig tilsatte innenfor tre ulike stillingsgrupper Stillingsgrupper 2009 2010 2011 2012 2013 Snitt i sektoren Saksbehandler og utredningsstillinger 15 % 7 % 6 % 8 % 9 % 14 % Støttestillinger til undervisning (ingeniør og bibliotekar) 6 % 10 % 5 % 5 % 10 % 9 % Undervisnings- og forskerstillinger 17 % 18 % 17 % 16 % 18 % 15 % Andel midlertidige totalt 23 % 24 % 23 % 24 % 26 % 22 % I sektoren er det mange ulike hjemler for å tilsette i midlertidig stilling, og en god del av disse er ønskede stillinger, slik som stipendiater, bistillinger, åremålsstillinger osv. I tabell 1.1.5 har vi forsøkt å skrelle bort de klart definerte midlertidige stillingene, for om mulig å kartlegge hvor mye uønsket bruk av midlertighet vi faktisk har. Med begrepet andre midlertidige stillinger i tabellen menes her ansettelser som ikke har en hjemmel for midlertidighet av typen vikariater, utdanningsstillinger, bistillinger, oppdragsstillinger, åremålstillinger eller lærlinger. Tabellen viser også utviklingen i bruken av vikariater og timelærere. Bruken av vikariater har økt siste året, mens «andre midlertidige tilsatte» er redusert. En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
6 Tabell 1.1.5 Andre midlertidige stillinger i årsverk pr. 01.10.13 Driftsenhet Andre midlertidige Vikarer Timelærere 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013 AF 2,5 7,7 3,3 8,7 7,4 10,7 10,2 10,6** 10,5 EFL 0,5 1,4 1,6* 17,5 15,7 25,0 3,9 4,1 5,0 HS - - 13,9 8,1 8,4 4,2 3,2 3,0 TF 4,0 4,0 2,0 - - 1,7 3,4 2,5 4,3 Biblioteket - - - 1,4 2,6 2,4 Driftstjenesten 1,0 1,0 1,0-1,0 1,0 Fellesadministrasjonen - 1,8 0,8 1,0-0,2 IT-tjenesten - - 1,0 3,0-1,0 SUM 8,0 18,3 9,7 45,4 34,8 50,4 21,7 20,4 22,8 *0,6 årsverk ved EFL er timelærere registrert som ordinært midlertidig tilsatt i lønnssystemet. ** Tallet for timelærere ved AF i 2012 er kontrollregnet og justert i januar 2014. Tallet på årsverk timelærere ovenfor er framkommet ved at de totale regnskapsførte utgifter til timelærere/øvingslærere/gjesteforelesere er dividert med en stipulert årslønn fastsatt av departementet (for 2012 kr 615 000,-). Forholdstall studenter og vitenskapelig personale Tabellen nedenfor viser forholdstall for perioden 2009-2013 mellom registrerte studenter og ansatte i undervisnings- og forskerstillinger. Antall studenter per ansatt i undervisnings- og forskerstillinger ved Høgskolen i Telemark har vært forholdsvis stabilt når man ser på høgskolens totaltall. Fakultet for allmennvitenskapelige fag skiller seg ut ved at det er vesentlig flere studenter per vitenskapelig tilsatt der enn ved de andre fakultetene. Fakultet for teknologiske fag skiller seg ut motsatt vei ved at det er vesentlig færre studenter per vitenskapelig tilsatt. Tabell 1.1.6 Studenter per årsverk i undervisnings- og forskerstillinger 2009-2013 Fakultet 2009 2010 2011 2012 2013 Fakultet for allmennvitenskapelige fag 22,7 24,3 26,5 23,2 22,4 Fakultet for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning 16,7 15,9 14,8 16,0 16,0 Fakultet for helse- og sosialfag 15,7 16,6 15,5 16,5 16,7 Fakultet for teknologiske fag 12,3 11,7 11,3 11,9 12,6 Totalt 17,3 17,5 17,3 17,4 17,4 Gjennomsnitt statlige høgskoler 17,2 17,2 17,4 17,8 17,7 Forholdstall administrativt og vitenskapelig personale Tabell 1.1.7 viser forholdstall mellom administrativt og vitenskapelig personale utregnet etter departementets beskrivelse. Dette forholdstallet inngår i virksomhetsmål 4.1 i rapport og planer. Som vitenskapelig tilsatte regnes i denne sammenheng alle i undervisnings, forsknings- og formidlingsstillinger, samt støttestillinger som ingeniører og bibliotekarer. I kategorien administrativt tilsatte sorterer resten av de tilsatte (administrativt tilsatte og drifts- og vedlikeholdsstillinger). Som forholdstallene nedenfor viser, har det blitt flere vitenskapelig tilsatte for hver administrativt tilsatt. Tabell 1.1.7 Forholdstall mellom administrativt tilsatte og vitenskapelig personale 2010-2013 Fakultet 2009 2010 2011 2012 2013 Administrative stillinger 138,2 145,6 143,9 152,8 150,8 Andre stillinger 4,0 5,0 5,0 5,0 4,0 Drifts- og vedlikeholdsstillinger 19,0 17,0 16,9 18,2 16,7 Totalt administrative stillinger og driftsstillinger 161,2 167,6 165,8 176,0 171,5 Støttestillinger (ingeniør og bibliotekstillinger) 47,1 50,6 45,3 47,3 47,0 En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
7 Undervisnings- forsknings- og formidlingsstillinger 318,1 334,7 353,3 375,8 384,9 Totalt UFF-stillinger og støttestillinger 365,2 385,3 398,6 423,1 431,9 Totalt antall tilsatte ved HiT 526,4 552,8 564,4 599,1 603,4 a) Forholdstall mellom vitenskapelig/støttestillinger og 2,3 2,3 2,4 2,4 2,5 admistrative/driftsstillinger Forholdstall for statlige høgskoler totalt 2,2 2,2 2,1 2,1 2,0 Som det går fram av diagram 1.1.8 utgjør andelen administrativt tilsatte (saksbehandler/ utredningsstillinger og lederstillinger) 25 %. Sammenlignbare tall i DBH-databasen viser at HiT har en lavere andel administrativt tilsatte enn gjennomsnittet blant statlige høgskoler(29 %). Diagram 1.1.8 Fordelingen av årsverk mellom de ulike stillingsgruppene - 2013 Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger 64 % Administrative stillinger 25 % Drifts- og vedlikeholdsstill 3 % Støttestillinger for undervisning 8 % 1.2 Professorer/dosenter Totalt har høgskolen 36 personer i professorstilling, men pga. noen permisjoner og deltid var det 31,5 aktive årsverk pr 01.10.13. I tillegg har høgskolen 5,1 årsverk i dosentstilling. Tabellen nedenfor viser fordelingen av professorer og dosenter på hvert enkelt institutt fra 2010 til 2013. Økningen fra 2010 til i dag har vært på nær 26 %. Professor II stillingene framkommer i egen tabell og er ikke inkludert i tabell 1.2.1. Utviklingen i antall professorer/dosenter de siste åtte årene fra 2005 til i dag, viser en kraftig økning. I 2005 var det 22,2 årsverk i professorer/dosenter, mens det i 2013 var 40,5 årsverk. Dette er en økning på 79 %. Til sammenligning kan nevnes at økningen i antall UFF-stillinger i samme periode har vært på 25 %. Andelen professorer/dosenter av totalt antall UFF-stillinger har som følge av dette økt fra 7,2 % til 10,3 %. 13 av dagens professorer ved HiT har fått opprykk etter kompetanse. Det er i 2013 tilsatt tre professorer etter ordinær utlysning. To av disse er rekruttert fra egne rekker. I tillegg har to medarbeidere fått opprykk til professor etter kompetanse. 5 professorer har gått av med pensjon i løpet av året. En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
8 Tabell 1.2.1 Professorer og dosenter i årsverk fordelt på kjønn og institutt fra 2010 til 2013 Institutt for 2010 2011 2012 2013 Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner idretts- og friluftslivsfag 1 1 1 1 1 1 1 - kultur og humanistiske fag 6,9 2 6 1 5,5 1 6,5 1 natur-, helse- og miljøvernfag 2,2 1 2,8 1 5 1 5 0,4 økonomi og informatikk 2-2 - 2-2 - Totalt AF 12,1 4 11,8 3 13,5 3 14,5 1,4 folkekultur 1-2 - 3-3 - forming og formgiving 1-1 1,9 1,25 2,4 1 1,4 pedagogikk 1,5-1,5 0,8 0,6 1-0,2 lærerutdanningsfag - - - - 1-3 1 Totalt EFL 3,5 0 4,5 2,7 5,9 3,4 7,0 2,6 helsefag - - 1-1 - 1 - sosialfag 1 1 1 2 1 2 1 2 Totalt HS 1 1 2 2 2 2 2,0 2,0 prosess-, energi og miljøteknologi 4-5 1 5 1 6* 1 elektro, IT og kybernetikk 5-4 - 5-4,1 - Totalt TF 9 0 9 1 10 1 10,1 1,0 Sum 27,6 5,0 29,3 8,7 31,4 9,4 33,5 7,0 HiT totalt 32,6 36,0 40,8 40,5 * Inkludert en dekan og instituttleder med professorkompetanse. Tabellene 1.3.1 1.3.4 i vedlegget viser fordelingen av alle de vitenskapelige stillingskodene på instituttene. I tillegg til ordinære professorat har høgskolen knyttet til seg 13 professor II stillinger. Dette tallet har vært stabilt de siste årene. Tabell 1.2.2 Antall årsverk professor II (bistillinger) pr fakultet fra 2010 til 2013 2010 2011 2012 2013 Fakultet Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner AF 0,2 0,2 0,2 0,4 0,2 EFL 0,5 0,2 0,3 0,5 0,3 0,3 0,3 0,5 HS 0,2 0,2 0,2 0,2-0,2 TF 1,0 1,0 1,0 0,8 - Sum 1,9 0,2 1,7 0,7 1,5 0,5 1,5 0,9 HiT totalt 1,1 2,4 2,0 2,4 1.3 Første- og toppstillinger Den totale andelen første- og toppstillinger ved HiT har økt med nær 1 % siste året. Tallene er fremkommet ved å benytte samme beregningsmåte som Database for statistikk om høgere utdanning (DBH). Første-/toppstillingene beregnes i forhold til gruppen undervisnings- og forskerstillinger (UF), der stipendiater og vitenskapelig assistent holdes utenfor. En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
9 Tabell 1.3.1 Prostentdel første- og toppstillinger av det totale tallet på UFF-stillinger (ekskl. stipendiater) 2009 2010 2011 2012 2013 Årsverk første- og toppstillinger 109,7 117,8 129,3 136,9 144,5 Prosentdel første- og toppstillinger 0,38 0,40 0,42 0,42 0,43 I tillegg har 9 av høgskolens ledere første-/toppkompetanse. Høgskolen har en handlingsplan med tiltak som skal bidra til å øke andelen første- og toppstillinger ved høgskolen. Som en del av dette er det etablert et program for førstelektorkvalifisering ved HS og EFL. Se mer om dette i pkt 5.3. Diagrammet nedenfor viser andelen første- og toppstillinger ved hvert enkelt fakultet de siste tre årene. EFL har hatt en prosentvis god utvikling siste året. Dette skyldes bl.a. at fire medarbeidere der har fått opprykk til førstestilling. Diagram 1.3.2 Prosentvis andel første- og toppstillinger ved fakultetene i 2011 til 2013 70 60 50 40 30 20 10 0 64 63 63 61 62 62 42 42 43 28 29 32 29 27 28 2011 2012 2013 TF AF HS EFL Totalt Tabellene 1.3.1 1.3.4 i vedlegget viser en mer detaljert oversikt over fordelingen av første- og toppstillingene på fakultet og institutt. Opprykk til første- og toppstillinger Tabellen nedenfor viser antall medarbeidere i undervisnings- og forskerstillinger som har fått faglig opprykk de siste årene. I 2013 var det totalt 13 personer som fikk opprykk til første- og toppstillinger. Dette er en positiv utvikling, som vi har tro på vil fortsette med det målrettede arbeidet som er igangsatt. Tabellen er endret i forhold til tidligere år ved at tallene nå viser opprykkene i det året de blir ferdigbehandlet og kunngjort, og ikke det tidspunktet opprykket gjøres gjeldende fra. Behandlingstiden på opprykksaker kan være lang, og da opprykket skal gis virkning fra søknadstidspunktet, ble det noe uoversiktlig å bruke virkningstidspunkt i tabellen. En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
10 Tabell 1.3.3 Antall faglige opprykk i undervisnings- og forskerstillinger i perioden 2009 2013 Stillingskoder 2009 2010 2011 2012 2013 Professor - 1-1 4 Dosent - - 2 - - Førsteamanuensis 2 2 2 3 3 Førstelektor 1 1 3 1 6 Opprykk til første-/toppstilling 3 4 7 5 13 Høgskolelektor 1 1 2-1 Opprykk totalt 4 5 9 5 14 Ved EFL er det fire personer har fått opprykk til førstelektor og to til professor. Ved AF er det to som har fått opprykk til professor og tre som har blitt førsteamanuensis. HS og TF har èn høgskolelektor hver som har oppnådd førstekompetanse. 1.4 Stipendiater/rekrutteringsstillinger Høgskolen har i 2013 hatt 22 rekrutteringsstipendiatstillinger tildelt fra Kunnskapsdepartementet. Disse fordelte seg slik på fakultetene: 8 ved Fakultet for allmennvitenskapelige fag 3 ved Fakultet for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning 3 ved Fakultet for helse- og sosialfag 8 ved Fakultet for teknologiske fag I tillegg finansierer høgskolen 11 stipendiater dekket av mindreforbruk fra tidligere år, og minst 4 av egne midler. I 2013 var 2,3 årsverk finansiert av eksterne midler. Det er en nedgang fra 6,8 årsverk året før. Det har vist seg vanskelig å ha en god og helthetlig oversikt over finansieringen av stipendiatene, og det er noe usikkert om alle fakultetene har ens praksis for stillingskodeinnplassering for ansatte som er i Phd-utdanning. Pr 01.10.13 har høgskolen 47,4 årsverk tilsatt i stipendiatstillinger. I tillegg er det én tilsatt i postdoktorstilling. Tabellen nedenfor viser oversikt over aktive årsverk pr 01.10.13. Ved AF, EFL og HS har antall stipendiater økt i 2013, mens ved TF har det gått ned. Det er overvekt av kvinnelige stipendiater ved tre av fakultetene. Ved Fakultet for teknologiske fag er kun hver tredje stipendiat kvinne. Tabell 1.4.1 Antall årsverk i stipendiatstillinger ved HiT 2010 2013 2010 2011 2012 2013 Fakultet Totalt % Kvinner Totalt % Kvinner Totalt % Kvinner Totalt % Kvinner AF 9,4 89 % 9,2 89 % 14,0 71 % 18,4 73 % EFL 4,0 100 % 4,2 100 % 7,5 100 % 10,0 100 % HS 4,0 75 % 4,8 79 % 6,0 83 % 7,0 71 % TF 18,8 43 % 20,3 32 % 19,0 42 % 13,0 31 % HiT totalt 36,2 65 % 38,4 59 % 46,5 67 % 48,4 65 % En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
11 1.5 Likestilling Fram til 30.11.13 har likestillingsutvalget hatt slik sammensetning: Medlem Varamedlem Arbeidstakerrepr. Anne Marie Håseth Dag Aasland Tove Kammen Evy Olsnes Inger Åse Reierson Corinne Feremans Arbeidsgiverrepr. Kjersti Ulriksen (leder) Ingvild M. Birkeland Hans Martin Rugstad Tone Jøran Oredalen Robert Immerstein Frode Bakken Studenter Veronika Henden (AF) Svein M. Skimmeland (AF) Det har vært gjennomført 3 møter. Følgende saker er drøftet: Status for oppfølgingen av handlingsplan for likestilling Hørignsinnspill i forbindelse med lokal lønnspolitikk for HiT Forslag til nytt mandat for likestillingsutvalget Diskusjon om høgskolens politikk ved tilsetting av ledere Nye medlemmer til utvalget er oppnevnt med fungeringsperiode 01.12.13 30.11.16: Medlem Varamedlem Arbeidstakerrepr. Anne Marie Håseth, EFL Evy Olsnes, HS Astrid Hus, EFL Jens Johan Hyvik, AF Kjersti Røsvik,HS Arbeidsgiverrepr. Jarle Tommy Bjerkholt, FA Kjetil Horgmo, FA Nina Martinsen, TF Erik Nordberg, HS Anne Bischoff, AF Bodil Akselvoll, EFL Studenter Julianne Dreyer Arijane Håpnes Synne Arnesen Jenseg I 2013 var 52,6 % av de tilsatte kvinner. Andelen kvinner blant UFF-stillingene økte fra 48 % til 49,6 % fra 2012 til 2013. Kvinneandelen er lavere i første- og toppstillinger (32 %). Fakultet for helse- og sosialfag og Fakultet for teknologiske fag har fremdeles en skjev kjønnsfordeling. Høgskolen fortsetter arbeidet med å øke prosentdelen kvinner i første- og toppstillinger. Det er vedtatt en handlingsplan for likestilling i styremøte 13.12.12. En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
12 Gjennomsnittslønn i stillingsgruppene Diagrammet nedenfor viser gjennomsnittslønn for menn og kvinner i noen stillingsgrupper ved høgskolen. Diagram 1.5.1 Gjennomsnittslønn for kvinner og menn i et utvalg stillingsgrupper pr 01.10.13 utvikling 2012-2013 800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 0 Kvinner Menn Gjennomsnittslønn for kvinner er gjennomgående lavere enn menns. Mye av forklaringen til dette er at kvinner er overrepresentert i de lavere stillingskodene i de fleste stillingsgrupper. Dette gjenspeiler seg også i gruppen undervisnings- og forskningspersonalet. I stillingsgruppen førsteamanuensis derimot, viser tallene at kvinner hadde høyere gjennomsnittslønn enn menn. Det samme var gjeldende for professorer i 2012. Men dette har endret seg siste år. Nå har menn igjen høyere lønn enn kvinner i denne gruppe. Den største lønnsforskjellen mellom kvinner og menn er å finne blant lederstillingene. Det er hovedsakelig mannlige tilsatte i de best betalte stillingene, og flest kvinner i de lederstillingene som er lavest lønnet. Det er større forskjeller nå enn det var for noen få år siden. I gruppen saksbehandlerstillinger er det en overvekt av kvinner i de lavere stillingskodene. Her er det også slik at menn tjener gjennomsnittlig mest i alle stillingskodene, så nær som den laveste koden konsulent der det kun er tre deltidstilsatte menn. I rådgiver- og seniorrådgiverkoden er det tilnærmet likt antall tilsatte menn og kvinner. Kvinner tjener gjennomsnittlig henholdsvis 98 og 97% av det menn gjør. Kapittel 2 i vedlegget viser en detaljert oversikt over gjennomsnittslønn i ulike stillingskoder på hvert enkelt fakultet, samt en oversikt over teknisk-administrative stillinger ved fakultetene og fellestjenestene. Lønnsutvikling Økningen i gjennomsnittslønnen har vært forholdsvis lav siste året. For stillingskodene høgskolelektor og professorer har snittet gått noe ned. En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
13 Stor utskifting av medarbeidere i stillingsgruppene kan påvirke utviklingen. Dersom eldre medarbeidere slutter og nye og yngre personer med kortere ansiennitet tiltrer, vil gjennomsnittslønnen kunne gå ned for stillingsgruppen som sådan. Ca. 20 høgskolelektorer har tiltrådt det siste året, og disse har vesentlig lavere ansiennitet enn gjennomsnittet for gruppen. Driftsstillingene som kun består av menn har hatt den største lønnsøkningen med 2,4 % siste året. En stor del av dette kan forklares med at denne gruppen var prioritert under lokale lønnsforhandlinger høsten 2012. Andell kvinner i de ulike stillingsgruppene Tabell 1.5.2 Kjønnsfordeling for heltids- og deltidstilsatte pr 01.10.13 Kvinner Menn Totalt Heltidsansatte 242 249 491 Deltidsansatte 142 82 224 Antall medarbeidere som går i deltidsstilling har økt med 48 personer siste året. Samtidig er det 15 færre i heltidsstilling. Totalt antall tilsatte har økt fra 682 til 715 det siste året. Dette kan skyldes flere forhold, bl.a. økt bruk av delvis omsorgspermisjon og delvis uføre- og alderspensjon. Nær halvparten av vikarene ved HiT har deltidsstilling. Det er fremdeles flere kvinner som går i deltidsstilling (64 %) enn menn. Mannlige medarbeidere i deltidsstilling tilhører i hovedsak undervisnings- og forskningspersonale (bistillinger inkludert). Tabell 1.4 i vedlegget viser en mer detaljert oversikt over deltidstilsatte sortert på driftsenheter. Tabellen nedenfor viser en prosentvis utvikling av kvinneandelen i antall årsverk i utvalgte stillingskoder i perioden 2010 til 2013. Tabell 1.5.3 Prosentvis andel kvinner i utvalgte stillingsgrupper 2010 2011 2012 2013 Stillingsnavn Årsverk totalt % kvinner Årsverk totalt % kvinner Årsverk Totalt % kvinner Årsverk Totalt Administrative stillinger 145,6 68 143,9 69 152,8 70 150,8 69 % kvinner Andre stillinger (lærlinger) 5,0 40 5,0 40 5,0 60 4,0 - Drifts- og vedlikeholdsstillinger 17,0 60 16,9 57 18,2 58 16,7 54 Støttestillinger for undervisning 50,6 36 45,3 32 47,3 32 47,0 28 Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger 334,7 48 353,3 49 375,8 48 384,9 50 Totalt 552,8 52 564,4 52 599,1 53 603,4 53 Høgskolelærer 18,2 63 15,9 61 15,1 59 13,0 54 Høgskolelektor/am. 161,9 56 167,5 60 173,2 59 178,0 60 Førsteamanuensis 60,6 31 67,8 32 70,2 34 71,5 41 Førstelektor 25,9 41 24,3 33 25,2 28 30,8 31 Dosent/høgskoledosent 3,5 29 6,7 45 7,3 41 7,1 42 Professor 25,7 17 28,5 20 31,5 20 32,6 12 Stipendiat 36,2 65 37,5 61 45,5 65 47,4 65 Konsulent 28,0 95 28,8 92 29,4 92 22,2 94 Førstekonsulent 39,4 79 34,9 76 41,3 82 29,5 84 En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
14 Seniorkonsulent 8,0 75 11,0 91 15,0 93 23,6 89 Rådgiver 18,8 63 20,1 61 21,4 60 27,8 55 Seniorrådgiver 4,0 25 8,6 23 7,0 29 9,9 50 Avdelingsingeniør 12,6 22 11,8 32 11,1 25 12,6 17 Overingeniør 15,0 7 18,0 10 20,0 10 16,8 6 Senioringeniør 6,0 17 5,0 20 5,0 20 5,6 18 Dekan 4,0 50 4,0 50 3,0 33 4,0 50 Instituttleder 13,0 39 11,0 62 13,0 61,5 11,0 64 Totalt alle stillinger 552,8 52 564,4 52 599,1 53 603,4 53 Prosentandel kvinner oppgis uten desimaler, og er avrundet oppover. Antall ansatte med førstelektorkompetanse har økt, og kvinneandelen har økt siste året, men har ikke kommet opp på det samme nivået som i 2010 og 2011. Når det gjelder professorer har andelen kvinner sunket og er nå på kun 12 %. Høgskolen har for tiden syv kvinnelige professorer fordelt på fire årsverk. I tillegg er fem kvinnelige professorer tilknyttet høgskolen gjennom bistilling. I yrkesgruppen ingeniører er kvinneandelen også lav. Hele gruppen sett under ett viser en kvinneandel på ca 12 %. Spesielt blant overingeniørene er kvinneandelen lav med kun èn (pluss èn i permisjon) tilsatt kvinne av 17 årsverk. Stillingskodene innenfor saksbehandlergruppen viser en forskyvning fra de lavere stillingskodene til de høyere. En del av forklaringen til dette er at konsulenter og førstekonsulenter i lokale forhandlinger får opprykk til høyere stillingskoder. Dette er ofte kvinner med lang farsttid i høgskolen. Tabell 1.5.4 Prosentvis andel kvinner i lederstillinger Stillingsgrupper 2010 2011 2012 2013 Totalt % kvinner Totalt % kvinner Totalt % kvinner Totalt % kvinner Topplederstillinger 8,0 25 9,0 22 9,0 22 10,0 30 Mellomlederstillinger 25,6 34 23,0 57 27,6 54 24,4 57 Lederstillinger totalt 33,6 32 32,0 47 36,6 46 34,4 49 Grupperingen av lederstillingene i tabellen over følger samme inndeling som DBH benytter. I gruppen topplederstillinger inngår rektor, direktør, to viserektorer, to avdelingsdirektører og dekaner. I mellomlederstillinger inngår administrasjonssjef, arkivleder, IT-sjef, driftssjef, biblioteksjef, markeds- og kommunikasjonssjef, instituttleder, kontorsjef og studieleder. Gruppelederne ved Biblioteket, Driftstjenesten og IT-tjenesten er innplassert i stillingskoder som ikke er definert som lederstillinger, og holdes dermed utenfor DBH-oversiktene over lederstillinger. HiT har i realiteten 11 lederstillinger med personalansvar i tillegg til det som framkommer i tabellen over. Kun 2 av disse er kvinner (biblioteket). Kvinneandelen i mellomlederstillinger økte betydelig fra 2010 til 2011, hvilket kan bety at tilsettingsprosessene i forbindelse med nye åremåltilsettinger i 2011 gav resultater. Samlet sett ligger kvinneandelen godt over høgskolens mål om 40 % kvinner i lederstillinger. Sentrale styringsparametre I rapporteringen til departementet i mars hvert år (rapport og plan) inngår sentrale styringsparametre som gjengis diagrammet nedenfor. Andelen første- og toppstillinger av det totale tallet på undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger har steget med ett prosentpoeng siste året, og er nå på 43 %. Det fastsatte målet fra strategisk plan om å øke til 50 % første- og toppstillinger innen 2014 vil ikke bli nådd. Det vil kreve en En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
15 ekstraordinær satsing over tid for å nå dette målet. Det jobbes aktivt med tiltak for å øke andelen. Rektor har vedtatt en handlingsplan med tiltak knyttet til rekruttering og intern kvalifisering. Andel kvinner i dosent- og professorstillinger har det siste året gått ned med fem prosentpoeng. Kvinneandelen i førstelektor- og førsteamanuensisgruppen har imidlertid gått noe opp. Totalt sett har kvinneandelen for første- og toppstillinger totalt økt med to prosentpoeng. Diagram 1.5.5 Prosentvis andel og utviklingen i sentrale styringsparametre hentet fra Rapport og Planer 50 40 30 20 10 0 40 42 42 43 a) Andel første- og toppstillinger av det totale tallet på UF-stillinger 25 24 19 19 b) Andel kvinner i dosent- og professorstillinger 30 30 30 32 31 c) Andel kvinner i første- og toppstillinger 47 46 49 d) Andel kvinner i lederstillinger 24 2324 26 2010 2011 e) Andel midlertidig tilsatte 2012 2013 1.6 Lærlinger Høgskolen har ved utgangen av 2013 fire lærlinger i IKT-fag ved IT-tjenesten. Lærlingeprogrammet foregår over to år ett år på opplæring og ett år verdiskaping. To IKT-lærlinger og én kontorlærling avla fagprøven høten 2013. Nye IKT-lærlinger ble tatt inn samme høst, mens det ikke er tatt inn ny kontorlærling nå. 1.7 Aldersfordeling Tabellen nedenfor viser gjennomsnittsalder ved høgskolen i årene 2010 2013. Gjennomsnittsalderen varierer noe mellom de ulike driftsenhetene. IT-tjenesten har lavest gjennomsnittsalder, mens Fakultet for helse- og sosialfag har den høyeste. Tabell 1.7.1 Gjennomsnittsalder fordelt på driftsenheter 2010 2013 2010 2011 2012 2013 Driftsenhet Snitt Snitt Snitt Snitt Fakultet for allmennvitenskapelige fag 48,9 48,9 48,4 48,2 Fakultet for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning 49,4 49,7 49,8 49,9 Fakultet for helse- og sosialfag 51,2 52,2 52,7 52,5 Fakultet for teknologiske fag 44,9 45,3 46,1 46,7 Biblioteket 46,8 47,4 46,2 47,9 Driftstjenesten 50,1 51,9 51,7 52,8 Fellesadministrasjonen 46,9 47,3 47,7 48,1 IT-tjenesten 37,1 37,1 39,1 38,0 Totalt 48,3 48,8 49,0 49,1 En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
16 Tabell 1.7.2 viser at det er en forholdsvis stor aldersspredning for stillingsgruppene ingeniørstillinger og saksbehandlerstillinger. Driftstjenesten og Fakultet for helse- og sosialfag har svært få tilsatte under 40 år. Samlet for høgskolen er aldersgruppen 45-49 år den største med 97,2 årsverk (16 %). Andelen medarbeidere over 60 år har økt med 8 årsverk fra 17,3 % til 18,5 %. Tabell 1.7.2 Antall årsverk i 5-årsintervaller fordelt på stillingsgrupper - 2013 Stillingsgrupper 15-19 20-24 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-64 65-69 70-74 Totalt Andre stillinger (lærling) 4,0 - - - - - - - - - - - 4,0 Bibliotekstillinger - - - - 1,0 2,3 4,9-0,2 0,6 2,0-11,0 Drifts- og vedlikeholdsstillinger - 1,0 - - - 1,0 2,9 1,8 1,9 1,5-0,4 10,6 Ingeniører - - 3,0 3,6 4,4 7,6 1,0 5,0 6,0 4,4 - - 35,0 Hjelpestillinger for undervisning - - - - 1,0 - - - - - - - 1,0 Lederstillinger - - - - - - 3,0 4,0 3,0 - - - 10,0 Mellomlederstillinger - - - - - 2,0 5,0 6,0 6,0 4,8 0,6-24,4 Rekrutteringsstilling - - 12,0 11,0 7,6 6,0 6,8 2,0 2,0 1,0 - - 48,3 Renholdsstillinger - - - 1,0 - - - 1,3 3,2 0,7 - - 6,2 Saksbehandler- /utrederstillinger - - 1,5 5,6 17,4 20,9 19,5 19,8 13,8 12,5 5,0 0,3 116,4 Undervisnings- og forskerstillinger - - 4,6 20,1 32,9 35,0 54,1 54,4 56,4 60,2 15,7 2,0 335,4 Totalt for HiT 4,0 1,0 22,2 41,3 64,3 74,8 97,2 94,4 92,6 85,7 23,3 2,7 603,4 Tabell 1.7.3 nedenfor viser hvor mange vitenskapelig tilsatte ved hvert institutt som er over 55 og 65 år. Tabellen sier noe om hvor mange medarbeidere som kan forventes å slutter pga alder de kommende årene. Fakultet for helse- og sosialfag har den høyeste andelen medarbeidere over 55 år. Ved to institutter er mer enn halvparten av det vitenskapelig personalet over 55 år. Dette gjelder Institutt for folkekultur og Institutt for helsefag. Av totalt 138 personer over 60 år er 15 personer professorer eller dosenter. 7 av disse er over 65 år. Tabell 1.7.3 Medarbeidere over 55 år i vitenskapelig stilling sortert etter institutt pr 01.10.13 - årsverk Institutt / Fakultet Vit. tilsatt pr inst. Over 55 år Herav over 65 år Andel over 55 år Institutt for idretts- og friluftslivsfag 22,4 3,2-14 % Institutt for kultur- og humanistiske fag 32,4 10,5 2,5 32 % Institutt for natur-, helse- og miljøvernfag 23,2 7,2 1,8 31 % Institutt for økonomi og informatikk 27,8 11,8 0,6 42 % TOTALT Fakultet for allmennvitenskapelige fag 105,8 32,7 4,9 31 % Institutt for folkekultur 12,2 7,5 1,0 62 % Institutt for forming og formgiving 32,3 13,0 2,8 40 % Institutt for lærerutdanningsfag 65,4 16,9 2,6 26 % Institutt for pedagogikk 38,3 16,1 3,2 42 % TOTALT Fakultet for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning 148,1 53,5 9,6 36 % Institutt for helsefag 41,0 20,3 0,2 50 % Institutt for sosialfag 31,1 14,6 1,7 47 % TOTALT Fakultet for helse- og sosialfag 72,6 34,9 1,9 48 % En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
17 Institutt for elektro, IT og kybernetikk 20,0 5,2-26 % Institutt for prosess, energi og miljøteknologi 37,6 10,4 1,4 28 % TOTALT Fakultet for teknologiske fag 57,6 15,6 1,4 27 % TOTALT for HiT 384,1 136,6 17,7 37 % 1.8 Seniorpolitikk Arbeidsgiverne i staten skal legge til rette for at arbeidstakerne kan stå lenger i arbeid. Et virkemiddel i den sammenheng er gitt i Hovedtariffavtalen i staten ved at alle medarbeidere over 62 år får 8 dager tjenestefri med lønn pr. år. Deltidstilsatte får rett til fridager forholdsmessig. HiT hadde 93 medarbeidere i denne gruppen i 2013. Det er forholdsvis mange av disse som ikke benytter seg av fridagene, men får det utbetalt i lønn når året er avsluttet. Den vedtatte seniorpolitikken ved Høgskolen i Telemark har følgende overordet mål: Seniorpolitikken ved Høgskolen i Telemark skal utformes med fleksibilitet og innrettes slik at den møter de ulike behovene som finnes i seniorgruppa. Det skal arbeides for at medarbeidere kan gå ut av arbeidslivet på en verdig måte." Seniorpolitikken ved HiT har blitt fulgt opp ved at det er gitt tilbud om 3-dagers seniorkurs til tilsatte fra det året de fyller 60 år. Kursene arrangeres av Nestor Seniorutvikling i Melsomvik. HiT hadde 27 deltagere fordelt på to kurs i 2013. Det var fire søkere til ordningen med seniorstipend, men kun midler til å tildele ett stipend. 1.9 Avtalefestet pensjon og alderspensjon Tabellen nedenfor viser at det i løpet av 2013 var 8 personer som benyttet seg av ordningen med avtalefestet pensjon. Av disse var det 3 personer som valgte delvis AFP. Det var 3 personer som ventet til de var 67 år eller eldre før de gikk av med alderspensjon. Tabell 1.9.5 a) Antall personer som har benyttet avtalefestet pensjon (AFP) Antall personer med AFP 2009 2010 2011 2012 2013 Hel pensjon 6 4 4 2 5 Delvis pensjon 6 5 2 2 3 Sum hel og delvis AFP 12 9 6 4 8 Tabell 1.9.5 b) Antall personer som har gått av med alderspensjon Antall personer på alderspensjon 2009 2010 2011 2012 2013 Hel pensjon 1-12 4 11 Delvis pensjon 5 2 3 1 1 Sum hel og delvis alderspensjon 6 2 15 5 12 1.10 Uførepensjon I 2013 har 18 personer gått over på uførepensjon/arbeidsavklaringspenger. Så mange som 15 av disse er delvis i arbeid. Noen av disse er i en positiv utvikling og har utsikter til å øke stillingsandelen ytterligere, og forhåpentligvis komme tilbake i full stilling. I et IA-perspektiv er det en ønsket utvikling at flest mulig En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
18 beholder en delvis tilknytning til arbeidslivet framfor å bli stående helt utenfor. Tabell 1.10.1 Antall personer som har gått over til uførepensjon/arbeidsavklaringspenger Antall personer med uførepensjon 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Hel pensjon 4 3 9 3 5 3 Delvis pensjon 7 9 2 4 5 15 Sum hel og delvis uførepensjon 11 12 11 7 10 18 1.11 Turn over Turnover-prosenten som har vært oppgitt i denne saken tidligere år har blitt regnet ut med grunnlag i de faste ansatte. Personer som gikk over på hel alders- eller uførepensjon er tidligere holdt utenfor regnestykket. I 2012 ble turnoveren på denne måten beregnet til 1,1 %. Ved en tilsvarende beregning i 2013 er turnoveren så lav som 0,4 %. Høsten 2013 kom det en ny standard rapport for turnover i lønns- og personalsystemet SAP HR. En slik rapport har vært etterspurt i sektoren for å kunne sammenligne data på likt grunnlag. Vi finner det riktig å bruke den nye rapporten i denne saken. Forskjellen i bergningen er at SAP-rapporten inkluderer alle personer som slutter uansett grunn. Det betyr at de som går over på alders- eller uførepensjon teller med i regnestykket. Dette betyr at turnoveren blir noe større med denne utregningen enn tidligere. Turnover for 2013 er etter den nye utregningsmåten på 1,6 %. Tilsvarende tall for 2012 var 1,3 %. 2. Rekruttering 2.1 Utlyste stillinger Tabellen nedenfor viser hvor mange stillinger som har vært utlyst de siste årene: Tabell 2.1 Antall utlyste stillinger i 2009-2013 2009 2010 2011 2012 2013 Antall stillinger utlyst, samlet 75 104 94 90 82 Undervisnings- og forskerstillinger 52 63 69 69 64 Teknisk-administrative stillinger 23 22 14 15 15 Lederstillinger 18 11 6 3 Faste stillinger 33 54 48 38 29 Midlertidige stillinger/vikariater 42 50 46 52 50 Fakultet for allmennvitenskapelige fag 12 25 17 20 22 Fakultet for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning 27 40 41 39 37 Fakultet for helse- og sosialfag 11 13 7 11 9 Fakultet for teknologiske fag 13 13 17 11 6 Fellestjenestene (Bibl, Drift, FA, IT) 12 13 12 9 8 En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
19 Antall mottatte søknader til stillingene har variert fra 0 til 56. Gjennomsnittlig var det 9,5 søknader per utlysing, som er tilsvarende likt fra året før (0,5 mindre). Det var i gjennomsnitt 15,5 søknader til tekniskadministrative stillinger, 6 søknader til lederstillinger og 8 søknader til undervisnings- og forskerstillinger. Høgskolen i Telemark benytter det elektroniske søknadsbehandlingssystemet EasyCruit. 2.2 Annonsering HiT har som foregående år annonsert ledige stillinger i TA, Varden og på forskning.no i tillegg til egne nettsider og NAVs nettsider. Lederstillinger og enkelte nøkkelstillinger lyses i tillegg ut i Aftenposten. EUs forskermobilitetsportal (EURAXESS) benyttes ved kunngjøring av ledige professorat og stipendiatstillinger. Ved enkelte utlysinger har andre medier vært benyttet i tillegg. Som følge av økt fokus på å rekruttere fra et større geografisk området spesielt til første- og toppstillinger, ble det fra mai 2012 inngått avtaler om å publisere på følgende nordiske og europeiske nettsteder: universitetsjobb.se academicpositions.se universtetstillinger.no academicpositions.no universitypositions.dk academicpositions.dk universitypositions.eu academicpositions.fi fof.se academicpositions.de forsning.com academicpositions.co.uk academicpositions.eu Disse avtalene er videreført fram til våren 2014. Effekten av den enkelte annonseringskanal vil bli vurdert i løpet av vinter/vår 2014. En foreløpig analyse høsten 2013 viste at de fleste søkerne oppgir å ha sett annonsen enten på hit.no (35 %) eller nav.no (26 %) først. Det ble brukt kr 662 000,- til annonsering (budsjett kr 619 000) mot kr 624 000 i 2012. 2.3 Rekruttering av professorer Det er rekruttert tre professorer i løpet av 2013 innenfor følgende fagområder: Kulturanalyse og kulturpolitikk Kroppsøving Maskinteknisk design De to siste er nyopprettede professorat i 2011 og 2012. Ved årets slutt hadde høgskolen seks professorat under utlysing/tilsetting. De fleste utlysingene har sin bakgrunn i at en del professorer har gått av med alderspensjon. Det har gjennomsnittlig vært ca 13 søkere til professoratene. Tilsettingsprosessen kan ofte ta lang tid i høgskolesektoren. For de tre professoratene nevnt ovenfor tok det gjennomsnittlig 13 måneder fra utlysningsteksten var godkjent i tilsettingsutvalget til det ble foretatt endelig tilsettingsvedtak. I tillegg til dette er det ofte tre måneders oppsigelsestid, slik at en person ofte ikke er på plass før det har gått ett og et halvt år. Sakkyndig komité i disse tre tilfellene brukte gjennomsnittlig fem måneder på å levere sin uttalelse. En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
20 2.4 Charter and Code Høgskolen sluttet seg til og signerte i 2012 EUs erklæring om forskere og forskning, Charter and Code (C & C), bestående av 40 anbefalte prinsipper om ansvar og forpliktelser for forskere og arbeidsgivere med tanke på arbeidsvilkår, rekruttering, etiske prinsipper, opplæring og karriereutvikling. I et samarbeid mellom FoU-seksjonen og Personal- og organisasjonsutviklingsseksjonen er det i 2012 og 2013 gjennomført en bred prosess for å identifisere høgskolens utfordinger når det gjelder arbeidsvilkår og rekruttering av stipeniater og andre tilsatte med forskningsoppgaver. Som et grunnlag for utvikling av en tiltaksplan, er høgskolens regelverk og rutiner gjennomgått ut fra kravene i erklæringen. Det er gjennomføt en spørreundersøkelse blant sitpendiater og fire seminarer med instituttledere, professorer/dosenter og andre grupper som driver forskning. Med bakgrunn i denne kartleggingen og analysen er det utviklet en tiltaksplan som vil bli lagt fram for styret i februar 2014. 3. Helse, miljø og sikkerhet 3.1 Arbeidsmiljøutvalget Hoved-AMU haddet opprinnelig slik sammensetning i 2013: Medlem Varamedlem Arbeidstakerrepr. Idar Vassli (hovedverneombud) Anne Rasch Halvorsen (leder) Hildegunn Hegna Haugen Bente Sundbø Anita Dale Arbeidsgiverrepr. Kjetil Horgmo Magne Hegna Erik Nordberg Marianne Hedlund Nina Martinsen Morten Chr. Melaaen Hoved-AMU har hatt 4 møter i 2013. Utvalget har behandlet følgende saker: Valg av leder og nestleder for 2013 Sykefraværsstatistikk - kvartalsvis Gjennomgang av Intranett-prosjektet Medarbeiderundersøkelsen MUSIK drøfting av gjennomføring og oppfølging Anskaffelse av ny bedriftshelsetjeneste (BHT) kravspesifikasjon og vurdering av tilbud Utkast til handlingsplan BHT og implementeringsplan for ny BHT Årsrapport om HMS-arbeid ved HiT 2012 Orientering om arbeid med sertifisering av studiestedet Porsgrunn som Miljøfyrtårn Registrering av kjemikalier i systemet ECO-online kontaktpersoner Beredskap og sikkerhet for studenter arbeidsdeling mellom AMU og Læringsmiljøutvalget Følgende personer har vært verneombud i perioden: Idar Vassli (hovedverneombud) til 31.07.13, Bjørn Ivar Nilsen Haugdal fra 01.08.13 Paul Gowland (Notodden) Tone Reiten til 31.08.13, Karin Brekke Li fra 02.09.13 (Bø) En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
21 Studiested Porsgrunn er delt inn i fire verneområder og har fire verneombud: Helen Kortner, Fakultet for helse- og sosialfag Arve Lorentzen, Fakultet for teknologiske fag Hilde Kilen, Fakultet for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning Kirsten Marie Olsen, Bibiotek, Drift, IT og Fellesadministrasjonen Leder for den enkelte driftsenhet har ansvaret for at det gjennomføres internkontrollrunder for å sikre det fysiske arbeidsmiljøet. 3.2 Inkluderende arbeidsliv og sykefravær Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv ble undertegnet 13.03.03 med et hovedmål om å redusere sykefraværet med 20 % innen utgangen av 2005. Avtalen ble forlenget 17.01.11, og gjelder fram til 31.12.13. Det totale sykefraværet ved HiT i 2013 var på 4,8 %. Kurven i diagrammet nedenfor viser en fortsatt stigning i sykefraværet. Diagram 3.2.1 Sykefraværet i prosent fra 2007 til 2013 6,0 % 5,0 % 4,0 % 4,8 % 5,4 % 4,3 % 3,7 % 3,6 % 4,2 % 4,8 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Det er bekymringsfullt at sykefraværet øker også for 2013. De enhetene som har det største sykefraværet blir fulgt opp med særskilte tiltak. HiT har etablerte rutiner for oppfølging av sykmeldte som følges opp lokalt. En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14
22 Diagram 3.2.2 Sykefraværet i prosent fordelt på høgskolens enheter 2012 og 2013 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 9,1 6,9 6,6 5,9 5,2 4,1 4,2 4,4 3,4 3,6 2,8 3,2 AF EFL HS TF FA IT/BiB/Drift 2012 2013 3.3 Bedriftshelsetjeneste Som undervisningsinstitusjon er HiT gjennom forskrift pålagt å være knyttet til en bedriftshelsetjeneste (BHT). HiT har tidligere hatt tre avtaler med bedriftshelsetjenester, to avtaler med StaminaHOT (tidligere Hjelp24) for ansatte ved hhv Porsgrunn og Notodden/Rauland og en avtale med Senter for Arbeidshelse og Miljø i Telemark (SAMT) for ansatte i Bø. Avtalene var inngått i hhv 1996 og 1998. Det har vært vanskelig å få oversikt over bruken av BHT, i tillegg tilsa volumet på tjenestene, at de ut fra regelverket om offentlige anskaffelser, burde ut på anbud. Det ble gjennomført en anbudsrunde våren 2013 og etter en vurdering av pris, kvalitet og kompetanse, inngikk HiT en 4-årig avtale med Bedriftshelsen AS felles for alle studiesteder. Bedriftshelsen er godkjent av Arbeidstilsynet og har fire avdelinger i Vestfold og Telemark med et komplett tjenestespekter. Bedriftshelsen har 27 fagpersoner fordelt på fire avdelingskontorer som ligger på hhv Herøya, Rafnes, Langestrand i Larvik og Borgeskogen i Stokke. Det er gjennomført et implementeringsprogram høsten 2014 for å gjøre tjenesten kjent blant medarbeidere, ledere og verneombud, og Bedriftshelsen er allerede i godt inngrep med arbeidsmiljøutfordringer i ulike deler av HiT. 3.4 Medarbeiderundersøkelsen MUSIK Det er tidligere vedtatt å gjennomføre medarbeiderundersøkelsen MUSIK hvert annet år, fortrinnsvis om høsten. På grunn av at ønske om å ha fullt fokus på det igangsatte lederutviklingsprogrammet, ble MUSIK-undersøkelsen utsatt fra høsten 2012 til vinteren 2013. MUSIK er et opplegg for å kunne arbeide systematisk med forbedringer av arbeidsmiljøet. Den består av en anonym spørreundersøkelse og en gruppevis oppfølging i den enkelte organisasjonsenhet. Alle ledere har gjennomført 1 ½ dags opplæring knyttet til gjennomføring og oppfølging av undersøkelsen, inklusive hvordan gjennomføre gruppesamtaler. Vi oppnådde en svarprosent på 86,6 på spørreundersøkelsen i 2013, noe som er meget høyt og indikerer at det er en sterk kultur og interesse for å investere i arbeidsmiljøet blant de tilsatte ved HiT. En samlet oversikt over personalsituasjonen ved Høgskolen i Telemark 2013 S-sak 07/14