Microsofts Regler for God Oppførsel for Leverandører Microsoft har ambisjoner om å være mer enn bare et bra selskap vi vil være et fantastisk selskap. På veien mot målet holder vi fast på vår forpliktelse om å hjelpe mennesker og virksomheter over hele verden med å oppnå høyest mulig produktivitet og suksess. Målsetningen vår handler ikke bare om å skape innovative teknologiske løsninger. Det handler også om hvem vi er som selskap og enkeltpersoner, hvordan vi leder selskapet internt og hvordan vi samarbeider med kunder, partnere, myndigheter, samfunn og leverandører. Gjennom Retningslinjer for Forretningsatferd (www.microsoft.com/mscorp/legal/buscond) har Microsoft etablert selskapsstandarder som omfatter etisk forretningspraksis og samsvar med lovgivning. Disse standardene gjelder for alle medarbeidere, direktører og ledere i Microsoft. På lignende vis forventer Microsoft at deres leverandører følger opp denne integritetsforpliktelsen ved å overholde og gi sine medarbeidere opplæring i Microsofts Regler for God Oppførsel for Leverandører. SAMSVAR MED REGLENE FOR GOD OPPFØRSEL FOR LEVERANDØRER Leverandører og deres medarbeidere, agenter og underleverandører (under fellesbetegnelsen Leverandører ) må overholde disse Reglene for God Oppførsel for Leverandører når de gjør forretninger med eller på vegne av Microsoft. Leverandørene må straks informere sin Microsoft-kontaktperson (eller en person i Microsoftledelsen) hvis det oppstår en situasjon som gjør at Leverandøren handler i strid med disse reglene for oppførsel. Samtidig som det forventes av Microsoft-leverandører at de har egne rutiner for å sikre samsvar og dokumentere at reglene for oppførsel overholdes, kan Microsoft kontrollere leverandører eller inspisere leverandøranlegg for å få bekreftet overholdelse. Microsoft kan kreve umiddelbar fjerning av en leverandørs representant eller medarbeider som handler på en måte som er ulovlig eller i strid med disse reglene for oppførsel eller en annen Microsoft-policy. Samsvar med disse reglene for oppførsel og gjennomført opplæring i reglene, som Microsoft kan tilby, er obligatorisk, i tillegg til eventuelt andre forpliktelser i enhver avtale en leverandør måtte ha med Microsoft. PRAKSIS I SAMSVAR MED JURIDISKE OG LOVBESTEMTE KRAV Alle Microsoft-leverandører må ha en forretningspraksis som overholder gjeldende lover og forskrifter når de gjør forretninger med og/eller på vegne av Microsoft, og må, uten begrensninger: Handel: Overholde alle gjeldende handelsreguleringer samt alle gjeldende lover og forskrifter for eksport, reeksport og import. Antitrust: Drive virksomhet i samsvar med alle lover for antitrust og rettferdig konkurranse som gjelder for vernetingene der virksomheten drives. Boikotter: Ikke delta i internasjonale boikotter som ikke er sanksjonert av myndighetene i USA eller gjeldende lover. Korrupsjonsbekjempelse: Ikke delta i bestikkelser eller utilbørlig provisjon av noen art, det være seg i forhandlinger med offentlige tjenestemenn eller personer i privat sektor. Microsoft er forpliktet til å overholde den etiske praksisen som fremgår av den amerikanske Foreign Corrupt Practices Act ( FCPA ) samt antikorrupsjonslovene og lovene mot hvitvasking av penger i landene der Microsoft har Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 1
virksomhet. Leverandører må overholde alle gjeldende antikorrupsjonslover og lover mot hvitvasking av penger, inkludert FCPA, samt lover som regulerer lobbyvirksomhet, gaver og ytelser til offentlige tjenestemenn, lover som gjelder bidrag til politiske kampanjer og andre relaterte bestemmelser. Leverandører skal ikke, direkte eller indirekte, tilby eller betale noe av verdi (inkludert reiser, gaver, utgifter til underholdning og donasjoner til veldedige formål) til tjenestemenn eller ansatte i stat, offentlig instans, politisk parti eller offentlig internasjonal organisasjon eller kandidater til politiske stillinger, i den hensikt å (i) påvirke denne tjenestemannens, ansattes eller kandidatens handlinger eller beslutninger på utilbørlig vis med den hensikt å fremme forretningsinteresser i vid forstand for Microsoft, eller (ii) på annen måte fremme Microsofts forretningsinteresser i vid forstand på utilbørlig vis. Som representanter for Microsoft skal Leverandører i alle henseender overholde Microsofts Antikorrupsjonspolicy for Representanter som finnes på http://www.microsoft.com/enus/legal/compliance/anticorruption/default.aspx#dwtr. FORRETNINGSPRAKSIS OG -ETIKK Microsoft-leverandører er forpliktet til å utføre sine forretningsmessige interaksjoner og aktiviteter med integritet, og skal, uten begrensninger: Forretningsregistre: Dokumentere og rapportere all forretningsinformasjon ærlig og nøyaktig og overholde alle gjeldende lover som angår omfang og nøyaktighet av denne informasjonen. Opprette, lagre og fjerne forretningsregistre i samsvar med alle gjeldende juridiske og lovbestemte krav. Være ærlig, direkte og sannferdig i diskusjoner med representanter for regulerende organ og statlige tjenestemenn. Presse: Snakke med pressen på vegne av Microsoft kun hvis Leverandøren har uttrykkelig, skriftlig autorisasjon fra Microsoft til å gjøre dette. Gaver: Unngå å gi gaver til Microsoft-ansatte, siden selv en gave gitt i god hensikt kan fremstå som en bestikkelse under visse omstendigheter eller skape interessekonflikter. Tilby ikke noe av verdi for å oppnå eller beholde et gode eller en fordel for giveren, og tilby ikke noe som kan synes å ha innflytelse på eller påvirke dømmekraft eller sette den Microsoft-ansatte i takknemlighetsgjeld. Bruk alltid god dømmekraft, diskresjon og moderasjon når en gave, et måltid eller et underholdningstilbud tilbys til Microsoft-ansatte. Enhver gave fra en Leverandør må være tillatt i henhold til policyen for den Microsoft-ansattes forretningsenhet og land, siden det kan være at Microsofts forretningspolicyer og regionale policyer helt forbyr gaver eller har en maksimumsgrense for gaveverdi som varierer. Enhver gave, ethvert måltid eller underholdningstilbud må være i samsvar med gjeldende lov, må ikke være i strid med giverens og/eller mottakerens policyer på dette området, og må være i tråd med lokal skikk og praksis. Leverandører skal ikke gi gaver av noen som helst verdi til medlemmer av Global Procurement Group (GPG) eller dens representanter. Interessekonflikter: Unngå tilsynelatende eller faktiske ubeleiligheter eller interessekonflikter. Leverandører kan ikke handle direkte med Microsoft-ansatte hvis ektefelle eller samboer eller annet familiemedlem eller slektning har betydelig økonomisk interesse i Leverandøren. Under fremforhandlingen av leverandøravtalen eller utøvelsen av Leverandørens forpliktelser er det heller ikke tillatt å handle direkte med en leverandørmedarbeiders ektefelle, samboer eller annet familiemedlem eller slektning som er ansatt hos Microsoft. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 2
Innsidehandel: Unngå innsidehandel ved avstå fra kjøp eller salg av Microsoft-verdipapirer eller et annet selskaps verdipapirer hvis det foreligger informasjon om Microsoft eller annet selskap som ikke er generelt tilgjengelig for investorer, og som kan påvirke en investors beslutning om å kjøpe eller selge verdipapiret. ARBEIDSPRAKSIS OG MENNESKERETTIGHETER Microsoft forventer at selskapets Leverandører deler forpliktelsen overfor menneskerettigheter og like muligheter på arbeidsplassen. Alle Microsoft-leverandører må ha en ansettelsespraksis som overholder alle gjeldende lover og forskrifter, og må, uten begrensninger: Være i tråd med Microsofts forpliktelse om å ha en arbeidsstokk og en arbeidsplass uten trakassering og ulovlig diskriminering. Siden vi anerkjenner og respekterer kulturelle forskjeller, krever vi at Leverandører ikke opptrer diskriminerende ved ansettelser, i lønnsforhold, tilgang til opplæring, forfremmelser, avslutning og/eller pensjonering ut fra rase, hudfarge, kjønn, nasjonalitet, religion, alder, funksjonshemming, kjønnsidentitet eller -uttrykk, sivil status, graviditet, seksuell legning, politisk tilknytning, medlemskap i fagforening eller veteranstatus. Kun frivillig arbeidskraft. Bruken av tvunget arbeid uansett om dette er i form av kontraktarbeid eller arbeid under kausjon eller fengselsarbeid av Microsoft-leverandører, er forbudt. Det er dessuten forbudt å støtte noen form for ulovlig menneskehandel i forbindelse med ufrivillig arbeid via trusler, tvang, falske påstander eller andre tvangsforanstaltninger. Ikke kreve at arbeidere deponerer depositum eller egne identitetspapirer (statsutstedt ID, pass eller arbeidstillatelse) hos sin arbeidsgiver Arbeidere skal fritt kunne fratre sin stilling i overensstemmelse med lokale og nasjonale lover og forskrifter uten ulovlig straff. Overholde alle lokale og nasjonale lover og forskrifter vedrørende minimumsalder for medarbeidere og ikke bruke barnearbeidere. Leverandører kan ikke ansette noen under 15 år, under skolepliktig alder eller under den lovlige minimumsarbeidsalderen for ansettelse avhengig av hva som er høyest. Microsoft støtter kun utviklingen av lovlige lærlingprogrammer til fordel for unge menneskers utdannelse og vil ikke gjøre forretninger med dem som misbruker slike systemer. Medarbeidere under 18 år skal ikke utføre risikofylt arbeide og kan være utelukket fra nattarbeid av hensyn til utdannelsesmessige behov. Ikke foreta fysisk avstraffelse eller misbruk. Fysisk misbruk eller avstraffelse, trusler om fysisk misbruk, seksuell trakassering eller annen form for trakassering samt verbale overgrep eller andre former for trusler er forbudt. Betal gjeldende lovlige lønninger under humane forhold. Alle medarbeidere skal ha tydelig, skriftlig informasjon om sine ansettelsesforhold med hensyn til lønninger og for øvrig etter behov i hele ansettelsesperioden. Fradrag i lønnen som en disiplinær metode er ikke tillatt, og fradrag i lønn, som ikke utbetales i henhold til nasjonal eller lokal lovgivning, er heller ikke tillatt uten uttrykkelig, skriftlig tillatelse fra den medarbeideren som er involvert. Alle disiplinære tiltak skal registreres. Lønn og goder som utbetales for en standard arbeidsuke, skal som minimum overholde de lokale og nasjonale lovlige standarder. Ikke kreve at medarbeidere jobber mer enn det maksimale antallet arbeidstimer som er angitt i lokale og nasjonale forskrifter. Leverandørene må sørge for at overtidsarbeid er frivillig og betales i Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 3
overensstemmelse med lokale og nasjonale lover og forskrifter. En arbeidsuke skal ikke være på mer enn 60 timer i uken, inkludert overtidsarbeid, bortsett fra i nødssituasjoner eller unntakssituasjoner. Medarbeiderne har rett på minst én fridag i en syvdagers uke. Oppbevar medarbeiderregistre i overensstemmelse med lokale og nasjonale lover og forskrifter, og opplys i god tid, via lønnsslipp eller lignende dokumentasjon hvilket grunnlag medarbeidere betales på. Respekter medarbeidernes rett til å organisere seg og til kollektiv forhandling i overensstemmelse med juridiske krav. Som anført ovenfor krever vi at Leverandørene ikke diskriminerer i forbindelse med ansettelse, lønn, tilgang til opplæring, forfremmelse, oppsigelse og/eller pensjon basert på medlemskap i en fagforening. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Microsoft-leverandører forventes å innarbeide god praksis for håndteringen av helse, miljø og sikkerhet i alle aspekter av virksomheten, og må, uten begrensninger: Skape et sikkert og sunt arbeidsmiljø og fullt og helt overholde alle lover, forskrifter og praksiser for helse, miljø og sikkerhet, herunder de som gjelder innenfor arbeidssikkerhet, nødssituasjonsberedskap, arbeidsskader og -sykdom, industriell hygiene, fysisk krevende arbeide, sikring av maskiner, sanitet, matvarer og boliger. Det skal treffes passende forholdsregler for å minimere årsakene til risikoer i arbeidsmiljøet. Forby bruk, besittelse, distribusjon eller salg av ulovlige stoffer mens man befinner seg på eiendom som eies eller leies av Microsoft. MILJØFORSKRIFTER OG -BESKYTTELSE Microsoft anerkjenner sitt sosiale ansvar for å beskytte miljøet og forventer at deres Leverandører deler deres forpliktelse til å reagere på de utfordringene som er forårsaket av klimaendringer, og arbeide for å beskytte miljøet. Som en del av denne forpliktelsen må alle Microsoft-leverandører uten begrensninger: Overholde alle gjeldende miljømessige lover og forskrifter vedrørende farlige materialer, luftutslipp, tømming av avfall og spillvann, herunder fremstilling, transport, oppbevaring, avhending og utslipp i miljøet av slike materialer. Tilstrebe å redusere eller eliminere alle typer avfall, herunder vann og energi, ved å implementere passende vedlikeholdsmetoder i egne anlegg via vedlikeholds- og produksjonsprosesser og ved å resirkulere, gjenbruke eller skifte ut materialer. Anskaffe, vedlikeholde og holde alle miljømessige tillatelser og registreringer oppdatert og følge de driftsmessige og rapporteringsmessige kravene til slike tillatelser. Hvis det er relevant, identifisere kjemikalier eller andre materialer som frigis, og som utgjør en trussel mot miljøet, og administrere dem på passende vis for å sørge for sikker håndtering, flytting, oppbevaring, bruk, resirkulering eller gjenbruk og avhending. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 4
Overholde alle gjeldende lover, forskrifter og kundekrav vedrørende forbud mot eller begrensning av bestemte stoffer, herunder merking om resirkulering og avhending. BESKYTTELSE AV AKTIVA OG IMMATERIELLE RETTIGHETER Beskyttelse av immaterielle rettigheter er avgjørende for ethvert selskap. Microsoft er avhengig av immaterielle rettigheter som informasjon, prosesser og teknologi. Alle Microsoft-leverandører må, uten begrensninger: Respektere og beskytte de immaterielle rettighetene for alle parter ved kun å bruke informasjonsteknologi og -programvare som er anskaffet og lisensiert på lovlig vis Kun bruke programvare, maskinvare og innhold i overensstemmelse med de tilhørende lisenser og brukervilkår. Beskytte og på ansvarlig vis bruke Microsofts fysiske og immaterielle aktiva, herunder immaterielle rettigheter, materielle aktiva, forbruksvarer og utstyr når de er autorisert av Microsoft til å bruke slike aktiva. Kun bruke informasjonsteknologi og -systemer (herunder e-post) som er levert av Microsoft til autoriserte Microsoft-virksomhetsrelaterte formål. Microsoft forbyr på det strengeste Leverandører å bruke teknologi og systemer som er levert av Microsoft, for å (i) opprette, få tilgang til, lagre, skrive ut, anmode om eller sende materiale som er trakasserende, sjikanerende, truende, krenkende, seksuelt eksplisitt eller på annen måte støtende eller upassende, eller å (ii) sende falsk, krenkende eller skadelig kommunikasjon. Overholde alle Microsoft-krav og -prosedyrer for vedlikehold av adgangskoder, konfidensialitet, sikkerhet og beskyttelse av personlige opplysninger som betingelse for å levere varer eller tjenester til Microsoft eller få tilgang til Microsofts interne virksomhetsnettverk, systemer og bygninger. Alle data som lagres eller sendes via utstyr som eies eller leies av Microsoft, skal anses for å være private og er Microsofts eiendom. Microsoft kan overvåke all bruk av virksomhetsnettverket og alle systemer (herunder e-post) og kan få tilgang til alle data som lagres eller sendes via Microsoft-nettverket. Overholde Microsoft og andres eierskapsrettigheter til immaterielle rettigheter, herunder, men ikke begrenset til, opphavsrettigheter, patenter, varemerker og forretningshemmeligheter, og administrere overdragelse av teknologi og kunnskap på en måte som beskytter immaterielle rettigheter. RAPPORTERING AV TVILSOM OPPFØRSEL Hvis du ønsker å rapportere om tvilsom atferd eller en mulig overtredelse av Regler for God Oppførsel for Leverandører, kan du kontakte din primærkontakt hos Microsoft for å løse problemet. Hvis det ikke er mulig eller passende, kontakter du Microsoft på en av følgende måter: Telefon: Microsoft-nummeret for forretningsregler på 1-877-320-MSFT (6738). Hvis du ringer fra andre steder enn USA, kan du foreta en noteringsoverføring til nummeret for forretningsregler ved å kontakte en internasjonal operatør og be om å foreta en oppringning til 1-704-540-0139. E-post: Hvis du er en Leverandør med tilgang til Microsoft-intranettet, kan du sende en e-post til direktøren for overholdelse via aliaset for forretningsregler og overholdelse, buscond@microsoft.com. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 5
Post: Send et brev til direktøren for overholdelse ved Microsoft Corporation, Legal and Corporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. Telefaks: Send en telefaks til direktøren for overholdelse på 1-425-705-2985. Microsoft vil overholde konfidensialiteten i den utstrekning det er mulig og vil ikke akseptere noen straff eller represalier mot noen enkeltpersoner, som i god tro har søkt rådgivning eller rapportert tvilsom atferd eller en mulig overtredelse av Regler for God Oppførsel for Leverandører. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 6