ETISKE RETNINGSLINJER (CODE OF CONDUCT) FOR INFRATEK

Transkript

1 ETISKE RETNINGSLINJER (CODE OF CONDUCT) FOR INFRATEK

2 Innhold 01 DETTE ER KODEN FORHOLD INNEN INFRATEK 2.1. Arbeidsforhold og arbeidsmiljøet 2.2. Helse og sikkerhet 2.3. Sensitiv informasjon og taushetsplikt 2.4. Interessekonflikt 2.5. Sikring av eiendom og eiendeler FORHOLD TIL INTERESSENTER 3.1. Kunder 3.2. Kommunikasjon, media og sponsing 3.3. Innsideinformasjon og finansiell rapportering 3.4. Konkurransespørsmål 3.5. Korrupsjon og bestikkelser 3.6. Gaver og forretningsfordeler 3.7. Hvitvasking 3.8. Forhold til leverandører 3.9. Miljøvern IVERKSETTELSE OG OVERVÅKING 4.1. Iverksettelse 4.2. Overvåking 4.3. Brudd på koden 4.4. Bekreftelse

3 01 DETTE ER KODEN Infrateks etiske retningslinjer kalles Koden, eller Code of Conduct. Koden utgjør den juridiske og etiske rammen for alle ansattes atferd og gjelder Infratek-konsernet og alle datterselskaper. Koden skal opprettholde integriteten innen Infratek og fastsetter standardene for hvordan vi driver forretningsvirksomhet og opptrer som ansvarsbevisste og ansvarlige representanter for selskapet. Den påvirker hvordan vi tenker på våre handlinger, og hva vi burde og ikke burde gjøre. Alle ansatte skal forstå hvordan disse retningslinjene påvirker deres daglige arbeid, og hvordan de skal opptre i henhold til dem. Alle ansatte har et personlig ansvar for å overholde de fastsatte retningslinjene. Koden fastsetter de grunnleggende atferdsreglene i selskapet og i forhold til forretningspartnere og allmennheten generelt. De gjenspeiler også de grunnleggende verdiene vi etterstreber. Spesielt gjelder dette verdier hva angår ansettelse, arbeid og produktsikkerhet samt miljøvern. Det er bare en forretningsatferd som fullt ut er i samsvar med alle lover og bestemmelser og høye etiske normer som kan sikre Infrateks langsiktige suksess og tjene samfunnet på beste måte. Før den årlige energisamtalen som alle ansatte skal ha med sjefen sin, må de ha gjennomført Infrateks nettbaserte Code of Conduct-quiz. Alle nyansatte i Infratek skal gjennomføre quizen for å bekrefte at de har lest, forstått og forplikter seg til å overholde prinsippene i Koden. Selv om Kodens omfang er utformet for å dekke relevante etiske atferdsområder, vil det oppstå situasjoner der beskrivelsene som er gitt her ikke er utfyllende. I slike situasjoner skal det førende prinsippet være at man handler til Infrateks beste, og at man rådfører seg med lederen sin når man er i tvil om hvordan man skal opptre. Infrateks Kode er opprettet og vedtatt av styret. Spørsmål vedrørende retningslinjene skal rettes til konsernets Compliance Officer. I Infratek er det CFO/finansdirektør som innehar denne rollen. 3

4 02 FORHOLD INNEN INFRATEK 2.1. Arbeidsforhold og arbeidsmiljøet Infratek forventer at enhver som opptrer på vegne av selskapet, behandler alle med høflighet og respekt. Infratek skal være en stimulerende arbeidsplass med et inkluderende arbeidsmiljø. Infratek bestreber seg på å være en arbeidsplass der alle ansatte har mulighet til å utvikle sine individuelle ferdigheter og evner. Ingen ansatt skal utsettes for diskriminering eller trakassering på grunn av alder, kjønn, religion, seksuell legning, nedsatt funksjonsevne, politisk oppfatning eller etnisitet. Infratek respekterer og støtter beskyttelse av internasjonalt proklamerte menneskerettigheter som er i samsvar med FNs menneskerettighetserklæring. Selskapet støtter prinsippene som er fastsatt i ILOs erklæring om grunnleggende prinsipper og rettigheter på arbeidsplassen. Selskapet støtter ILOs arbeid med å formulere og opprettholde internasjonale arbeidsstandarder og sosiale standarder og å skape arbeid innenfor en ramme av menneskelig verdighet som et viktig krav for å bekjempe fattigdom. Selskapet anerkjenner og støtter forsamlingsfrihet og arbeidstakernes rett til kollektive forhandlinger innenfor rammene av gjeldende lover og bestemmelser. Infratek tolererer ikke noen form for trakassering eller nedverdigende behandling av eller overfor ansatte. Infratek forventer at alle ansatte avstår fra å bruke alkohol eller rusmidler i arbeidstiden Helse og sikkerhet Infratek skal være bransjeledende når det gjelder helse og sikkerhet for våre ansatte. Med hensyn til arbeidsulykker er Infrateks visjon at ingen hendelser skal inntreffe. Sikkerhet for våre ansatte har høyeste prioritet i selskapet. sikkerhetsrelaterte spørsmål. Farer skal identifiseres, og risiko vurderes og overvåkes, for å forebygge ulykker og yrkessykdommer. Det forventes at alle ansatte melder fra om avvik og ulykker i Infrateks HSEQ-system (fportal) Sensitiv informasjon og taushetsplikt Den ansatte har taushetsplikt både i henhold til lov og skriftlig avtale. Hver enkelt ansatt har taushetsplikt hva angår alle saker som vil kunne gi tredjepart uautorisert tilgang til konfidensiell informasjon. Hvordan, hvor og med hvem Infratek-relaterte saker diskuteres må vurderes nøye. Informasjon fra eksterne parter skal behandles med minst den samme grad av konfidensialitet som vår egen interne informasjon Interessekonflikt Interessekonflikt oppstår når vi har en personlig interesse, eller interesse ved siden av jobben, som er i strid med Infrateks beste. En ansatt skal ikke utføre handlinger eller ha personlige interesser som gjør det vanskelig for vedkommende å utføre arbeidet sitt på en objektiv måte. En ansatt har ikke lov til å benytte seg av informasjon vedkommende får tilgang til ved bruk av selskapets eiendom, opplysninger eller i kraft av sin stilling, til egen vinning. Dersom en interessekonflikt oppstår, skal den ansatte vurdere saken og melde fra til sin nærmeste overordnende og til Infrateks Compliance Officer. Selv om vi mener at vår dømmekraft ikke på noen måte vil bli påvirket av en interesse vi har utenom jobben, vil en interessekonflikt kunne oppstå likevel dersom andre med rimelighet oppfatter det som en viktig interesse. Det er ledelsens ansvar å iverksette de best mulige ulykkesforebyggende tiltak for å sikre at arbeidsmiljøet er i overensstemmelse med helse- og sikkerhetskrav, og å sørge for at alle ansatte får tilstrekkelig opplæring i 4

5 2.5. Sikring av eiendom og eiendeler Infrateks eiendom og eiendeler må sikres på en hensiktsmessig måte. Selskapets eiendeler skal kun benyttes til legitime forretningsformål, og kun av ansatte som er godkjent for dette. Ansatte har et ansvar for å beskytte selskapets eiendeler mot tyveri og tap. Den ansatte skal rapportere ethvert tyveri, svinn eller misbruk av selskapets eiendeler. Ansatte som benytter selskapets kjøretøyer, skal kun benytte disse til arbeidsrelaterte oppgaver. Den ansattes bruk av IT-systemer og internett-tjenester må styres av virksomhetens behov og ikke av personlige interesser. Informasjon som produseres og lagres på Infrateks IT- systemer, anses som selskapets eiendom, og den ansatte må opprettholde elektroniske filer og arkiver på en ryddig måte. Privat bruk er tillatt kun i begrenset utstrekning, og informasjon som kan oppfattes som ulovlig eller upassende, skal ikke under noen omstendighet behandles eller lastes ned. 5

6 03 FORHOLD TIL INTERESSENTER 3.1. Kunder Infratek skal skape vekst gjennom å være en foretrukket partner som kundene stoler på, og gjennom å levere tjenester av høy kvalitet på en kostnadseffektiv måte. Siden Infrateks ansatte ofte arbeider nær kundene på kundenes anlegg/eiendom, og noen ganger også på kundenes IT-systemer, er det viktig at Infrateks ansatte overholder kundens etiske retningslinjer, sikkerhetsregler og andre grunnleggende regler. Dersom kunden ikke har gitt utfyllende regler, bør Infrateks ansatte be om dette. I tilfeller der det er uoverensstemmelse mellom Infrateks retningslinjer og kundens etiske retningslinjer, skal Infrateks ansatte overholde de strengeste retningslinjene Kommunikasjon, media og sponsing Infratek arbeider for å opprettholde transparent, åpen og proaktiv kommunikasjon med alle interessenter, men uten å avsløre konfidensiell eller sensitiv informasjon som vil kunne påvirke selskapet eller selskapets kunder negativt. Kun spesielt utpekte talspersoner har rett til å gi uttalelser på vegne av Infratek, og gi uttrykk for selskapets offisielle synspunkter på forskjellige saker. All kommunikasjon til media (presse, radio, TV) skal utelukkende gis gjennom, eller godkjennes av, kommunikasjonsavdelingen/kommunikasjonssjefen i Infratek. Derfor skal alle ansatte henvise ethvert spørsmål fra media til kommunikasjonsavdelingen/kommunikasjonssjefen. Infrateks krisekommunikasjon skal være serviceorientert og basert på åpenhet og ærlighet. Dersom en alvorlig uventet situasjon har oppstått, er det avgjørende å melde fra til Infrateks kriseledelsesteam så raskt som mulig. Alle ansatte skal følge Infrateks retningslinjer for varsling av krise dersom det oppstår en alvorlig uventet hendelse eller utvikling der Infratek er berørt. Sponsing og donasjoner skal utelukkende håndteres av kommunikasjonssjefen/kommunikasjonsavdelingen på konsernnivå. Infratek deltar ikke i sponsing på lokalt nivå og gir heller ikke donasjoner lokalt Innsideinformasjon og finansiell rapportering Gjennom en obligasjonsutstedelse på Oslo Børs er Infratek underlagt de samme lovene for informasjonsdeling som et offentlig børsnotert selskap. Infratek vil derfor gi nøyaktig informasjon til finansmarkedene i samsvar med alle relevante lover og forskrifter for børsnoterte selskaper i Norge. De årlige regnskapene og kvartalsregnskapene skal være i samsvar med loven, IFRS-reglene og god regnskapsskikk. Infrateks regnskapsprosess skal sikre at alle transaksjoner blir korrekt registrert i samsvar med lokal lovgivning og god regnskapsskikk Konkurransespørsmål Infratek støtter rettferdig og åpen konkurranse i alle markeder. Selskapet er forpliktet til å utføre sin virksomhet i samsvar med prinsippene for rettferdig konkurranse. Dette omfatter streng overholdelse av anti-trust-lover og bestemmelser som har til hensikt å beskytte konkurransen mot atferd som hindrer konkurranse. Infratek må ikke utveksle informasjon eller inngå avtaler med konkurrenter, kunder eller leverandører på en måte som fører til risiko for at konkurransen i markedet blir hindret, begrenset eller vridd. 6

7 3.5. Korrupsjon og bestikkelser 3.7. Hvitvasking Infratek er motstander av alle former for korrupsjon og vil aktivt bestrebe seg på at det ikke forekommer i selskapets forretningsvirksomhet. Ansatte skal ikke tilby ulovlige eller upassende gaver, og heller ikke pengemessig eller annen godtgjørelse for å oppnå forretningsmessige eller personlige fordeler. Ansatte skal heller ikke benytte avtaler med mellommenn for å oppnå lignende fordeler som kan oppfattes som korrupsjon. Alle betalinger må være i samsvar med Infrateks regnskapsprosedyrer og økonomiske prosedyrer for godkjenning og registrering av utbetalinger, og må fremlegges for det angjeldende ledelsesnivå for gjennomgang i samsvar med selskapets fullmakts- og attesteringsstruktur. Selskapet er forpliktet til å gjøre forretninger kun med vel ansette kunder og andre forretningspartnere som driver sin virksomhet på lovlig måte og hvis midler kommer fra legitime kilder. Alle ansatte skal melde fra om eventuell mistenkelig atferd fra kunder eller andre (mulige) forretningspartnere til Compliance Officer, og følge alle regnskaps- og arkiveringskrav og økonomiske rapporteringskrav som gjelder kontantutbetalinger og andre utbetalinger i forbindelse med transaksjoner Gaver og forretningsfordeler Infratek og dets ansatte må aldri benytte gaver, fordeler eller annen forbudt kompensasjon av noe slag i sitt forhold til kunder, leverandører, myndigheter eller andre beslutningstakere for å sikre eller beholde forretningsvirksomhet. Infrateks ansatte kan ikke motta gaver, fordeler eller andre former for kompensasjon fra kunder, leverandører eller andre parter, som vil kunne påvirke objektiviteten deres når de fatter beslutninger. Tildeling og mottakelse av gaver og fordeler av symbolsk verdi kan være tillatt i visse tilfeller, forutsatt at dette er i samsvar med Infrateks retningslinjer vedrørende antikorrupsjon. 7

8 3.8. Forhold til leverandører 3.9. Miljøvern Ansatte i Infratek skal behandle leverandører, inklusive innleide konsulenter og rådgivere, upartisk og rettferdig. Leverandører forutsettes å følge etiske standarder som er i overensstemmelse med Infrateks standard. Infratek skal aktivt bestrebe seg på å få leverandørene til å forplikte seg til å overholde prinsippene som er fastsatt i koden. Det finnes spesielle etiske retningslinjer for leverandører, som bør vedlegges alle viktige avtaler. Leverandører forplikter seg til å gjøre forretninger på en slik måte at de ikke bryter internasjonalt anerkjente prinsipper og retningslinjer vedrørende menneskerettigheter og arbeidsrettigheter, samt retningslinjer vedrørende miljø og korrupsjon. Leverandører må også sørge for at deres egne produsenter og underleverandører ikke bryter disse prinsippene. Infratek krever at alle innkjøp er av høy miljøkvalitet. Gjentatte eller alvorlige brudd på prinsippene i koden skal føre til opphør av samarbeidet med den aktuelle leverandøren. Infratek vil opptre ansvarlig med en ambisjon om å redusere direkte og indirekte negativ påvirkning av det ytre miljøet. Infratek vil overholde relevante internasjonale lover og standarder og søke å minimere miljøpåvirkningen. Infratek har innført prinsippet om at vi tilbyr kundene muligheten til å velge mer miljøvennlige løsninger der det finnes gode alternativer. Dessuten arbeider vi hardt for å utvikle og benytte økovennlige metoder og løsninger. Videreutvikling av virksomheten, produkter og tjenester vil bli basert på prinsipper om bærekraftig utvikling. Alle ansatte må gjøre seg kjent med, og strengt overholde, alle miljølover og miljøforskrifter, og gjennom sin egen atferd bidra til at målene relatert til miljøvern og vern av naturressurser som går lengre enn kravene i eksisterende lovgivning, blir nådd. Nyansatte må gjennomgå Infrateks e-læringsprogram for miljøvern. 8

9 IVERKSETTELSE OG OVERVÅKNING 4.1. Iverksettelse Lederne er ansvarlig for å kommunisere kravene i Infrateks Kode, og alle ansatte må sørge for at de er kjent med innholdet i Koden, signere på at de har lest og forstått, og utføre pliktene sine i samsvar med de krav som er angitt Overvåkning Lederne har ansvaret for både å fremme og overvåke overholdelse av koden innenfor sitt respektive ansvarsområde. Brudd på koden vil ikke bli tolerert og kan medføre interne disiplinærtiltak, avskjed eller straffeforfølgelse Brudd på koden - Det å bryte, eller be andre bryte, lover, forskrifter eller koden - Å unnlate straks å ta opp et brudd som er kjent, eller som det er mistanke om - Å unnlate å samarbeide i forbindelse med Infrateks undersøkelser av mulige overtredelser - Gjengjeldelse mot enhver ansatt som i god tro rapporterer bekymringer vedrørende integritet Styret skal iverksette alle tiltak det anser for å være hensiktsmessige for å undersøke eventuelle overtredelser. Hvis en overtredelse har funnet sted, vil Infratek gjennomføre de disiplinære eller forebyggende tiltak som selskapet anser for å være hensiktsmessige. Alle ansatte anmodes sterkt om å melde fra dersom de fatter mistanke om at det skjer brudd på gjeldende lover og forskrifter eller på Infrateks Kode. Det bør meldes fra til den ansattes linjeleder eller til Infrateks Compliance Officer. Det kan meldes fra anonymt, og alt det meldes fra om, vil bli undersøkt. Infratek aksepterer ikke noen diskriminering av, eller andre negative konsekvenser for, personer som i god tro har rapportert mistanke om brudd. Eventuelle avvik fra koden må godkjennes av Infrateks styre. De som begår brudd på lover, forskrifter eller koden, må være forberedt på å ta de følgene som gjelder for type overtredelse og overtredelsens omfang. Alvorlige brudd kan medføre at rettslige skritt blir tatt, og opphør av ansettelsen. Tjenesteforsømmelse som kan føre til disiplinærtiltak, omfatter (men er ikke begrenset til): 4.4. Bekreftelse Som ansatt i Infratek bekrefter jeg at jeg er kjent med innholdet i Koden og forplikter meg til å overholde prinsippene som er beskrevet her. Infrateks Koden kan periodevis bli revidert. Jeg er forpliktet til å holde meg selv oppdatert om endringer som foretas. Dato: Navn (blokkbokstaver): Underskrift: 9