Vedlegg 1 til kvalifikasjonsgrunnlag Tjenesteområde A og B - Forskningsrådet generelt Innledning Forskningsrådet sentralt og Rådets mange programmer og aktiviteter utgir en mengde ulike trykksaker i løpet av et år. Det lages for eksempel brosjyrer, faktaark, blader, temahefter, strategier, rapporter og konferansemateriell. I en rekke profilerende trykksaker er tekst og bilder og andre designelementer fullstendig integrert. I tillegg produseres det rapporter og andre teksttunge dokumenter med enkel innmat i svart/hvitt og omslag i farger med bilder. Tekster til trykksakene produseres enten internt eller ved at Forskningsrådet kjøper journalisttjenester eksternt. Slike tjenester er ikke en del av denne anskaffelsen. De fleste publikasjonene trykkes, men noen utformes kun som elektroniske dokumenter i pdfformat. Forskningsrådet arbeider imidlertid med å få flere publikasjoner over fra trykt til elektronisk format. I framtida tenker vi oss at det kan være aktuelt med nye formater og kanaler. Det er derfor lagt inn en opsjon i tilknytning til tjenesteområde B. Det er vanlig å ha møter i Forskningsrådets lokaler i fbm konkrete produksjoner. Leverandør må kunne møte på inntil et døgns varsel. Evt. reiseutgifter til og fra disse møtene må inkluderes i de oppgitte prisene i tilbudsfasen. Visuell profil Forskningsrådet har en egen visuell profil med maler som viser hvordan alt materiell skal utformes grafisk. Designtjenestene vil primært dreie seg om grafisk utforming innenfor profilen. Bilder til trykksakene leveres delvis fra Forskningsrådet, delvis får designer oppgaven med å finne bilder. Innenfor profilene finnes ulike frihetsgrader og muligheter til kreative løsninger, avhengig av publikasjonstype. Produktene skal i ulik grad profilere Forskningsrådet. En oversikt over de mest vanlige produktene/oppdragene finnes i tabellen på neste side. (profilmanual: http://harek.forskningsradet.no/profilmanual/index.html) Kommunikasjonsavdelingens rolle Kommunikasjonsavdelingen har overordnet ansvar for Forskningsrådets visuelle profil. Avrop på inngått rammeavtale skal kunne initieres av alle enheter i Forskningsrådet, etter samråd med Kommunikasjonsavdelingen. Materiellet som skal produseres skal godkjennes av Kommunikasjonsavdelingen før dette ferdigstilles og trykkes eller publiseres. I tråd med Forskningsrådets retningslinjer for grafisk produksjon skal også alle bestillinger av trykking foretas av Kommunikasjonsavdelingen. 1
Beskrivelse av tjenesteområde A og B I anskaffelsen har Forskningsrådet delt inn designertjenestene i 4 ulike tjenesteområder ut fra hva slags tjenester som skal leveres i de enkelte deloppdragene og hvilke tider av året tjenestene skal leveres. Tjenesteområdene er beskrevet i vedlegg 1-3. De som blir invitert til å inngi tilbud (fase 2) vil da få anledning til å inngi tilbud på et eller flere av tjenesteområdene. Det skal inngås avtale med 1-3 leverandører innen tjenesteområde A og 1-3 leverandører innenfor tjenesteområde B. Alle tjenestene skal følge retningslinjer for visuell profil og fastsatte maler. Beløpene i rubrikkene er vanskelig å anslå og baserer seg derfor på erfaringer fra tidligere år. Tjenesteområde A B Navn på Enkle designtjenester Design med høy grad av kreativt tjenesteområde arbeid Beskrivelse Produksjon av enkle trykksaker. Liten grad av profilering av Forskningsrådet Tjenestene bestilles først og fremst av forskningsprogrammene. Utformes i nært samarbeid med programkoordinator (administrativ leder for programmet). Oppdrag med kreativt arbeid og som fordrer erfaring med produksjon av lignende trykksaker. Stor grad av profilering av Forskningsrådet. Utformes i nært samarbeid med Kommunikasjonsavdelingen Tjenesteelementer som kan inngå i et oppdrag innenfor det aktuelle tjenesteområdet Nyhetsbrev, 4 sider Faktaark, 2 sider Foldere/brosjyrer Omslag til A4-rapport Konferanseinvitasjoner Roll-up Plakater Brosjyrer Strategier og policyer Sluttrapporter fraprogrammene Temahefter Konferansemateriell og - profilering Leveringstid Omfang Arbeidet innebærer ofte kort leveringstid. Varierer fra oppdrag til oppdrag. Samlet omfang på oppdrag i denne kategorien antas å ligge i størrelsesorden mellom kr. 200.000 og 400.000. Varierer fra år til år. Varierer fra oppdrag til oppdrag, men innebærer ofte kort leveringstid og ufravikelige frister. Samlet omfang på oppdrag i denne kategorien antas å ligge i størrelsesorden mellom kr. 500 000 og 1 000 000. Varierer fra år til år Opsjoner Mulige utviklingsområder for tjenesteområde B kan i perioden bli: 1. tilby digitale løsninger for publikasjoner utover pdf-formatet, på andre plattformer (f.eks. mobil, lesebrett, html) 2. videreutvikle nye- og eksisterende elementer i den visuelle profilen. Tilbyder kan om ønskelig inn gi tilbud på disse opsjonene. Gi en kort presentasjon av leverandørens kvalifikasjoner for opsjonen og dokumentér disse. 2
Vedlegg 1 til kvalifikasjonsgrunnlag Tjenesteområde C Forskningsdagene Forskningsdagene er en nasjonal festival for formidling av forskning til allmennheten, i regi av Norges forskningsråd. Forskningsdagenes visjon er å skape begeistring og forståelse for forskning, og alle kunnskapsinstitusjoner i Norge er invitert til å delta. Forskningsdagenes nasjonale sekretariat koordinerer og tilrettelegger den felles arenaen for alle deltakerinstitusjonene. Denne felles arenaen består i en felles, årlig plakat for festivalen, felles annonsering, profilprodukter, felles pressearbeid og et felles temabilag distribuert med en landsdekkende avis, samt enkelte felles arrangementer som åpning av festivalen og nasjonal finale i Forsker grand prix som markerer avslutningen på festivalen. Festivalen har hvert år et nytt tema, fastsatt av Forskningsrådet. Dette gjør at det hvert år utvikles et nytt konsept, som blant annet skal manifesteres i et nytt slagord og ny plakat hvert år. Hvert nytt konsept skal være nært knyttet til Forskningsdagenes visjon og formål og bygge videre på tidligere års konsepter, samt at det skal være i tråd med Forskningsrådets politikk og langsiktige satsinger. Visuell profil Forskningsdagene har en egen grafisk profil. I tillegg har arrangementskonseptet Forsker grand prix en egen grafisk profil. Utover det som er presisert i profildokumentet er det alltid nyutvikling fra år til år i forbindelse med tema. Dessuten kan variasjoner i lokalisering og rammer for de faste arrangementene fordre visuelle tilpasninger og ekstra profilmateriell. Profilmanualen ligger her: www.arrangor.forskningsdagene.no/grafisk. Siste års plakater og postkort ligger her: www.arrangor.forskningsdagene.no/plakat. Og siste års bilag ligger her: www.forskningsdagene.no/bilag. Beskrivelse av tjenesteområdet Faste årlige oppdrag som inngår i avtalen: 1. Årets plakat og slagord: Hvert år har festivalen et nytt tema. Designeren skal være en ressursperson for sekretariatet når det gjelder slagord og plakatmotiv. Tilblivelsen av slagordet og utforming av plakaten er to prosesser som avhenger av hverandre, og Forskningsdagene er derfor avhengig av en designer som fullt ut setter seg inn i festivalens formål, har god kjennskap til forskning og forskningsformidling generelt, markedet for plakaten og miljøene den skal brukes i. Arbeidet med slagord og plakat starter opp tidlig på året. Det innebærer jevnlige arbeidsmøter frem til trykking i starten av juni. 2. Underprodukter av plakaten: På forespørsel må leverandøren kunne tilby å modifisere plakaten til ulike formater, ofte med kort leveringstid. Eksempler: postkort, storformat bannere, roll ups, forsider på brosjyrer. 3. Avisbilag: Forskningsdagene gir hvert år ut et bilag som distribueres med en 3
Oppgaver som inngår i avtalen, men som varierer fra år til år: Arbeidsprosess eller flere landsdekkende aviser. De siste årene har VG vært brukt. Forskningsdagenes sekretariat leder produksjonen av bilaget og har det løpende redaksjonelle ansvaret. Designtjenestene innebærer desking av stoffet i nært samarbeid med redaksjonen, gjerne i Forskningsrådets lokaler. Designer må være en ressursperson for redaksjonen når det gjelder alt fra totalt inntrykk av hele trykksaken, til layout av tekst og bilder, til redigering og tittelvalg. Det vil være nødvendig med korrekturer tett opp under deadline pga. nyhetskvalitet på noe av stoffet. Bilder til bilaget leveres delvis fra Forskningsdagene, delvis får designeren oppgaven med å finne bilder. Designeren må kunne bearbeide og justere ulike typer bilder, av ulik kvalitet og opprinnelse. Det er behov for at designeren har direkte kontakt og trykkeriet i forbindelse med klargjøring for trykk. Utforming av materiell til Forskningsdagenes åpningsarrangement og til Forsker grand prix, ofte med kort leveringstid. Eksempler: Invitasjon, program, plakat, flyers. Designeren kan bli bedt om å gi råd i forbindelse med ivaretakelse av grafisk profil for Forskningsdagene og Forsker grand prix på overordnet nivå. Hoveddelen av oppgavene vil ligge i perioden fra og med april til og med september hvert år. Det vil kunne bli aktuelt å løse noen oppgaver i løpet av juli måned, men det er unntaksvis. Arbeidet med plakaten starter i februar. Arbeidet vil være på sitt mest intensive under oppkjøringen til festivalen - fra midten av august til midten av september. I denne perioden er nær, løpende kontakt med Forskningsdagenes sekretariat nødvendig. Det kan være formålstjenlig med fysiske møter i Forskningsrådets lokaler og telefonkontakt i tillegg til epostkontakt. Leveringsfristene kan være korte, og antall korrekturrunder kan være vanskelig å forutse. Det er derfor en forutsetning at leverandøren setter av én eller flere dedikerte designere til hele den intensive perioden, at det fremlegges en back up for uforutsett fravær, slik at alle frister kan overholdes. Reiseutgifter til og fra møter må inkluderes i de oppgitte prisene i tilbudsfasen. Leveringstid Omfang Leverandøren må på vegne av sekretariatet kunne forestå kontakt med og leveransekontroll av de trykkeriene Forskningsrådet og Forskningsdagene inngår avtaler med. Leveringstid og frister varierer fra oppdrag til oppdrag. I arbeidet med avisbilaget kan det være korrekturrunder med frister på ned mot én time. Samlet omfang per år på oppdrag i denne kategorien antas å ligge i størrelsesorden kr. 180 000 til kr. 220 000. De oppdragene som kan inngå i avtalen og som varierer fra år til år er inkludert i dette anslaget. 4
Vedlegg 3 til kvalifikasjonsgrunnlag Tjenesteområde D - Nysgjerrigper Innledning Norges forskningsråd gir ut Nysgjerrigperbladet som en del av tiltaket Nysgjerrigper. Tiltaket har som mål å oppmuntre barn og unge til nysgjerrighet og utforsking, og er et forsøk på en tidlig rekruttering av unge forskere. Nysgjerrigperbladets målgruppe er barn i barneskolealder. Nysgjerrigperbladet har et opplag på 85 000, kommer med fire utgaver per år og er på 32 sider. Bladet presenterer forskningsnyheter på en måte som gjør stoffet tilgjengelig for målgruppen. I tillegg inneholder bladet eksperimenter, plakater, konkurranser og hjernetrim. Bladet skal appellere like mye til jenter som til gutter, og skal ha et innhold og en form som passer barn i 4.-7. klasse (9-13-åringer). Bladets utseende, og spesielt forsiden, skal appellere til 6.-7. klassinger, selv om innholdet skal være enkelt nok for en 4.-5. klassing å forstå. Denne rammeavtalen gjelder kun designtjenester for Nysgjerrigperbladet. Redaksjonelle tjenester og produksjon av tekster kjøpes inn eksternt, og er ikke en del av denne anskaffelsen. Det er vanlig å ha møter i Forskningsrådets lokaler i fbm konkrete produksjoner. Leverandør må kunne møte på inntil et døgns varsel. Evt. reiseutgifter til og fra disse møtene må inkluderes i de oppgitte prisene i tilbudsfasen. Utforming av Nysgjerrigperbladet Nysgjerrigperbladet skal utformes grafisk på samme eller liknende måte som slik det fremstår i dag. Tidligere utgaver av bladet kan lastes ned her: http://nysgjerrigper.no/artikler/nysgjerrigperbladet Det foreligger per i dag ingen profilmanual for bladet, men formatet, forsiden og grafiske elementer som logo og vignetter til faste spalter skal for det meste beholdes, og må gjenbrukes av designer. Designer vil også få i oppgave å lage illustrasjoner til artikler og eksperimenter. Disse krever høyere grad av kreativitet, og evne til å fremstille fagstoffet visuelt, på en måte som treffer målgruppen. Se tidligere utgaver av bladet for utforming av faste spalter og mengden illustrasjoner. Forskningsrådets og redaktørens rolle Ansvarlig redaktør for Nysgjerrigperbladet er avdelingsdirektør for Forskningsrådets kommunikasjonsavdeling. Bladet har også en ekstern redaktør som sammen med redaksjonen i Forskningsrådet fungerer som oppdragsgiver, og leverer tekst, disposisjon, illustrasjonsideer og foto (der det foreligger). Designer vil derfor få i oppgave å utforme bladet grafisk etter redaksjonens retningslinjer og i nært samarbeid med redaksjonen. Beskrivelse av tjenesteområdet Det skal inngås avtale med 1 leverandør innen tjenesteområde D. Beløpene i rubrikkene baseres på erfaringer fra tidligere år. 5
Tjenesteområde Navn på tjenesteområde Beskrivelse Tjenesteelementer som kan inngå i et oppdrag innenfor det aktuelle tjenesteområdet Leveringstid Omfang D Design av Nysgjerrigperbladet Grafisk utforming av fire utgaver av Nysgjerrigperbladet per år. Tjenesten bestilles av Nysgjerrigper i Forskningsrådets kommunikasjonsavdeling, og utformingen skjer i samarbeid med og etter retningslinjer fra Nysgjerrigperbladets redaktør/redaksjon. Utforming av Nysgjerrigperbladet (32 sider). Følgende oppgaver inngår i utformingen av bladet: Planlegging av fire utgaver per år ved å delta på et brifingmøte med redaksjonen i forkant av hver utgave. Lage illustrasjoner (varierende antall per utgave, men i snitt skal designer lage egne illustrasjoner til ca. 10 artikler/faste spalter per utgave). Ombrekking Medvirkning til valg av fotografisk materiale ved behov Minst tre korrekturrunder per utgave. Klargjøring til trykk og kontakt med trykkeri Klargjøring av pdf-filer for nettpublisering, ca.6 pdffiler per utgave. Noe av innholdet vil kreve enkle justeringer før publisering på nett. Utforming av undervisningsopplegg som utarbeides til hver utgave, noe som tilsvarer 2 pdf etter et fast oppsett. Arbeidet vil følge en fast produksjonsplan satt opp av Nysgjerrigper og Forskningsrådet i samarbeid med redaktør. Produksjonsplanen utarbeides for en årgang om gangen, og har ufravikelige frister. Produksjon av én utgave strekker seg over tre til fire måneder. 4 utgaver av Nysgjerrigperbladet per årgang. Oppdrag innenfor dette tjenesteområdet antas å ligge i størrelsesorden mellom kr. 300 000 og 500 000 per år. Opsjoner For tjenesteområde D: 1) Redesign av Nysgjerrigperbladet. Dette kan innebære total redesign av hele bladet, eller kun deler av innholdet som for eksempel forsiden eller enkelte spalter. 2) Tilby digitale løsninger for publikasjonen utover pdf-formatet, på andre plattformer (f. eks mobil, lesebrett, html) 6