PROTOKOLL MENIGHETSRÅDSMØTE NR. 4 ÅR 2011 Torsdag, 26. mai 2011 Tilstede: Anfin Skaaheim, Nils Inge Haus, Astrid With Solvang, Bjørg Ohnstad, Åse Røyset Spalder, Brit Næss-Andresen, sokneprest Dag Håland, og daglig leder Eli Jordheim. Forfall: Hege Norset Blichfeldt, Heming Olsen-Bergem, Arne Amundsen og Evelyn Høy Krog. SAKER: SAK 33/11: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE SAK 34/11: GODKJENNING AV PROTOKOLL MR 3/11 04.05.11 SAK 35/11: REFERAT FRA AU 4/11, 16.05.11 SAK 36/11: POST, REFERATSAKER OG INFORMASJON SAK 37/11: ORGELSAKEN (ORGELPROSJEKTET) SAK 38/11: UTLEIE AV KIRKEN TIL FRIVILLIGE OG ANSATTE SAK 39/11: KIRKEVALGET SAK 40/11: SOMMERFESTEN, DEN 17.06.11 SAK 41/11: ORGANISTVIKAR SAK 42/11: TROSOPPLÆRINGSUTVALGET SAK 43/11: MØTEPLAN FOR HØSTEN SAK 44/11: EVENTUELT
SAK 33/11: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste godkjennes uten merknader. SAK 34/11: GODKJENNING AV PROTOKOLL MR 3/11, 04.05.11 Protokollen godkjennes uten endringer SAK 35/11: REFERAT FRA AU 4/11, 16.05.11 Menighetsrådet tar referat fra AU til etterretning. SAK 36/11: POST, REFERATSAKER OG INFORMASJON Renhold i kirken: det arbeides med saken Prosjekt Klassisk på søndag Husleiesaken barnehagene; saken jobbes med. Ferieliste for ansatte i Vardåsen menighet Organistvikar; vi har fått fire søkere. Det vil i løpet av kort tid settes inn nytt ventilasjonsanlegg i kirken. Bruktmarkedsutvalgets medlemmer består av Evelyn Høy Krog, Arne Amundsen og Solfrid Bergem. SAK 37/11: ORGELSAKEN (ORGELPROSJEKTET) Leder for orgelutvalget, Astrid B. Bayegan, tok initiativ til kontakt med Menighetsrådet gjennom Menighetsrådets leder, Anfin Skaaheim. Arbeidsutvalget inviterte henne til å komme på et møte i AU og i Menighetsrådet, da det er av vesentlig betydning for Menighetsrådet å ha en dialog med våre godt fungerende utvalg, samt få informasjon om deres virksomhet. Det ble avholdt et ekstraordinært AU- møte den 25.05.11. Til stede i dette møtet var medlemmer i AU, samt leder for orgelutvalget og organistvikaren i Vardåsen menighet. Leder for orgelutvalget reiste tre ulike problemstillinger knyttet til: 1. Menighetsrådets støtte til utvalgets arbeid, 2. Orgelutvalgets rolle ihht hva slags type orgel menigheten ønsker at skal kjøpes inn, samt 3. Mulighet for økonomisk handlefrihet. Det foreligger i den forbindelse et ønske om å få innvilget et beløp på kr.24.000,- til dekning av ulike utgifter. Menighetsrådet satte av ca.30 min. til informasjon og en dialog om orgelsaken. Det ble i løpet av samtalen i MR gitt stor støtte til orgelutvalgets arbeid, samtidig som det ble påpekt at arbeidet med underetasjen og arbeidet med anskaffelse av nytt orgel må gå parallelt. 2
Videre ble det også slått fast at annen utsmykning av kirken ikke kan prioriteres pr. i dag. Menighetsrådet fattet følgende vedtak: 1. Menighetsrådet anser orgelutvalgets arbeid å være en svært viktig del av menighetens virksomhet, og ønsker et tett samarbeid og en regelmessig dialog med utvalget. 2. Det er tidligere fattet vedtak om å gå til innkjøp av et mekanisk orgel i Vardåsen kirke. Menighetsrådet vil be orgelutvalget om å legge fram forslag om hva slags type orgel som kan være hensiktsmessig i kirkerommet, ulike type orgler og kostnader knyttet til de ulike alternativene. 3. Menighetsrådet innvilger kr.24.000,- til orgelutvalgets arbeid for kommende 12 mndr. fra vedtaksdato.. Menighetsrådets leder får, i samarbeid med daglig leder, delegert myndighet til å vurdere hvordan dette beløpet skal fremskaffes. SAK 38/11: UTLEIE AV KIRKEN TIL FRIVILLIGE OG ANSATTE Det har ved flere anledninger foregått en drøfting av muligheten for å redusere utleiepris for kirken i forhold til frivillige og ansatte. Saken ble nå aktualisert da en av menighetens frivillige skal leie kirken. vedtar å halvere prisen for leie av kirken for følgende grupper: 1) Frivillige som sitter i menighetens råd og utvalg 2) Frivillige som har lederansvar i en av menighetens aktiviteter 3) Ansatte i menigheten Det gis 50% tillegg i pris for ikke-kirkelig relatert arrangement. Unntak kan forekomme i henhold til skjønn. SAK 39/11: KIRKEVALGET Planleggingen av kirkevalget går sin gang, og det er mye som må planlegges, forberedes og organiseres. Dette gjelder blant annet tidspunkt for valg og forhåndstemming, samt distribusjon av valgbrosjyre, rekruttering av frivillige medarbeidere og informasjonsstrategi. 3
fattet følgende vedtak: Kirkevalget foregår 12. september på de samme stedene som kommunevalget i Vardåsen sokn. Kirkesjefen gis fullmakt til å finne egnede lokaler. Vi følger vedtak i Asker kommunes valgstyre om åpningstid for valglokalene, kl.09.00 21.00. Forhåndstemming i eget eller annet sokn foregår på menighetskontoret i Vardåsen kirke i åpningstiden i perioden 10.august til 9.september, samt på menighetskontoret tirsdag 6.september, kl.17.00 19.00. Distribusjon av valgbrosjyrer vil gjennomføres ved hjelp av frivillige i menigheten. Det arbeides for å rekruttere frivillige valgmedarbeidere til stemmestedene, samt til opptelling av stemmer. Disse gis opplæring i god tid før valget. vil formidle informasjon om valget gjennom kunngjøringer under gudstjenestene, oppslag på kirketorget, informasjonsblad (menighetsblad), samt hjemmesiden. For øvrig vil menigheten følge den informasjonsstrategi som besluttes for prostiet ved Asker kirkelige fellesråd. SAK 40/11:SOMMERFESTEN, DEN 17.06 Sommerfesten er under planlegging, og oppgaver skulle avklares i MRmøtet så langt dette var mulig. Foreløpig program for festen ble lagt fram i møtet. har det primære ansvar for tillaging av måltidet og rydding etterpå, mens staben har det hovedsaklige ansvaret for invitasjonen og programmet. Menighetsrådets medlemmer møter opp kl.17.00, den 17.06. tar ansvar for en god gjennomføring av sommerfesten, i samarbeid med staben i Vardåsen menighet. SAK 41/11: ORGANISTVIKAR Det har kommet inn fire søknader til stillingen som organistvikar i Vardåsen menighet. Intervjugruppa består av personalsjef, daglig leder, representant fra staben og representant fra Menighetsrådet. 4
Leder for gis fullmakt til å ivareta menighetsrådets interesser i ansettelse av organistvikar. Dette på bakgrunn av at det gjelder et kortere vikariat. SAK 42/11: TROSOPPLÆRINGSUTVALGET Det forelå et brev fra menighetspedagogen, der hun ba om at medlemmer av Trosopplæringsutvalget oppnevnes for to år ad gangen, og derved ikke følger Menighetsrådets valgperiode. Hun begrunnet det med at Det er naturlig nok mange småbarnsforeldre i dette utvalget, og de synes det er vanskelig å binde seg for en såpass lang periode fordi hverdagen er mer uoversiktlig i denne fasen av livet. vedtar at medlemmer av Trosopplæringsutvalget blir valgt for to år ad gangen. SAK 43/11: MØTEPLAN FOR HØSTEN Følgende møteplan bygger på et behov for å ha et møte før kirkevalget, samt at det legges opp til to møter før jul for det nye Menighetsrådet. Det vil da legges til rette for et overlappingsmøte for gammelt og nytt menighetsråd den 9.november. Datoene er lagt til ulike ukedager, da det er lite heldig å benytte samme dag av hensyn til dem som har faste avtaler på spesielle ukedager. vedtar følgende møteplan for høsten 2011: 30.august, 29.september, 9.november og 8.desember. SAK 44/11: EVENTUELT Ingen saker. Vel møtt på sommerfesten! 5