Helse Sør-Øst RHF Utlysning av innovasjonsmidler - 2015 Informasjon til søker Avd. forskning og innovasjon, Helse Sør-Øst RHF 25.09.2015
Innholdsfortegnelse Søknader om innovasjonsmidler i Helse Sør-Øst... 2 Søknadskategorier... 2 Slik søker du... 3 Søknadsadgang... 3 Brukerstøtte for søknadssystemet... 3 Brukerkonto... 3 Språk... 4 Søknadsskjema - Tekst... 4 Godkjenning av budsjett... 4 Hva skal søknaden inneholde?... 4 Søknadsskjema med beskrivende informasjon... 5 Prosjektets tittel... 5 Informasjon om søker... 5 Søknadsbeløp... 5 Nytteverdi for helsetjenesten... 6 Plan for kommersialisering eller opptak i helsetjenesten... 6 Finansiering... 6 Skjema for tilleggsinformasjon... 6 Prosjektbeskrivelse... 6 CV... 7 Innsending av søknad og søknadsfrist... 7 Vurdering og tildeling... 7 Vurderingskriterier... 7 Retningslinjer for håndtering av klager... 8 1
Søknader om innovasjonsmidler i Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst lyser ut midler til innovasjonsprosjekter innenfor tre hovedkategorier: Forskningsbasert innovasjon Brukerdreven innovasjon Strategiske innovasjonsprosjekter I tillegg kan det søkes om støtte til prosjekter der det er inngått OFU-kontrakt med Innovasjon Norge. Det er en egen prosess for disse søknadene. Se her for mer informasjon. Søknadskategorier For 2015 er beskrivelser for søknadskategoriene som følger: Forskningsbasert innovasjon Det legges ikke til grunn en tematisk prioritering av fagområder for denne kategorien. Brukerdreven innovasjon Aktuelle tema for brukerdrevne innovasjonsprosjekter kan for eksempel være: Løsninger rettet mot forbedring av kvalitet og sikkerhet i pasientbehandlingen. Løsning fokusert på driftsutfordringer som f. eks. flaskehalser i pasientbehandlingen. Løsninger som kan føre til betydelige forbedringer f. eks. av prosessmessig karakter. Løsninger som fører til effektivisering, arbeidsbesparelse og enklere håndtering. Løsninger som kobler teknologi og tjenester, f. eks bruken av selvbetjeningsteknologi i registrerings- og bestillingsprosesser. Innovasjonsområder kan være: produkter/tjenester metoder for produksjon / leveranse / distribusjon modeller for ledelse / organisering / arbeidsforhold / kompetanseutvikling forretningsmodeller Strategiske innovasjonsprosjekter Strategisk innovasjon betyr utvikling av nye prosesser eller tjenester som får strategisk betydning for Helse Sør-Øst, og som gir tryggere tjenester for pasientene. For denne utlysningen gjelder følgende tema for strategisk innovasjon: Løsninger som på en helt ny måte kan bidra til merkbart tryggere helsetjenester for pasienter i Helse Sør-Øst RHF. Innovasjon handler om å skape en løsning eller nyvinning som er nyttig og dekker ett eller flere behov hos de berørte partene. Det krever innsikt i behovene og innsikt i hva som skal til for at innovasjonen tas i bruk. 2
Valget av dette temaet er begrunnet i ønsket om å unngå unødvendige pasientskader og store kostnader for det regionale helseforetaket (ca. 500 MNOK årlig gjennom pasientskadeerstatning). Det er også et mål å følge opp bestillingen fra Helse- og omsorgsdepartementet om å redusere pasientskader med 25 % innen utgangen av 2018. Som underlag for utlysningen henvises det til: Det nasjonale pasientsikkerhetsprogrammet I trygge hender 24-7. Strategi (2014-2018) Helse Sør-Øst sin Strategi for kvalitet og pasientsikkerhet 2014-2016 Det kan tildeles inntil 3 MNOK til dette formålet. Tildeling av midler er betinget av at det kommer inn søknader av tilstrekkelig høy kvalitet. Slik søker du For søknadskategoriene forskningsbaserte, brukerdrevne og strategiske innovasjonssøknader søker du i en elektronisk søknadsportal. Dette er Helse Sør-Øst RHFs mottakssystem for innovasjonssøknader. For å søke må du registrere deg med en egen brukerkonto i søknadsportalen. Søker må selv plassere søknaden i riktig kategori. Det er en egen prosess for prosjekter med OFU-kontrakt med Innovasjon Norge. Se her for mer informasjon. Søknadsadgang Prosjektleder må være ansatt i minst 20 % stilling ved et helseforetak/privat, ideelt sykehus i Helse Sør-Øst eller ved en privat institusjon med søknadsadgang. Søknaden må fremmes gjennom en søkerinstitusjon. Brukerstøtte for søknadssystemet Føringene for søknaden er beskrevet nedenfor og følger søknadsskjema i den elektroniske søknadsportalen. Søker har ansvaret for at søknaden er fullstendig, dvs. at søknadsskjema er korrekt utfylt, at riktige bilag er lastet opp og at etterspurt informasjon er gitt i henhold til føringene. Dersom søknaden ikke oppfyller oppsatte vilkår eller ikke følger de føringer som er angitt, kan søknaden bli avvist på formelt grunnlag. Eventuelle spørsmål av teknisk / administrativ karakter kan også rettes på e-post til avdeling for forskning og innovasjon, Helse Sør-Øst RHF, med adresse: innovasjon@helse-sorost.no. Brukerkonto Før du oppretter en søknad, må du registrere deg med egen konto (e-postadresse og passord) i søknadsportalen. Denne kontoen er personlig og gir mulighet til å laste opp og lagre CV og annen dokumentasjon. 3
De søknader du registrerer i søknadsportalen, kobles mot din personlige konto. Det kan være fordelaktig å registrere seg som bruker i god tid før søknadsfrist. Språk Søknadsskjemaet er tilgjengelig på norsk og engelsk. Søker kan fritt velge mellom disse språkene. Søknadsskjema - Tekst I søknadsportalen blir du bedt om å registrere informasjon i to ulike skjema (søknadsskjema og tilleggsopplysninger) samt laste opp de bilag som etterspørres. I skjemaene er alle frie tekstfelter begrenset på antall tegn eller ord. Dersom du har skrevet teksten på forhånd i Microsoft Word kan du bruke klipp/lim for å sette inn tekst. Det er imidlertid ikke mulig å sette inn bilder eller figurer i tekstfeltene. Alle skjema og bilag er obligatoriske. Det vil ikke være mulig å sende inn en søknad uten at alle obligatoriske skjemafelt er fylt ut og vedlegg lastet opp. Godkjenning av budsjett Det forutsettes at søknaden er gjort kjent for budsjettansvarlig ved søkers enhet/avdeling i søkerinstitusjonen. Budsjettansvarlig vil bli bedt om å bekrefte dette ved mottak av en kvittering på innsendt søknad. Prosjektleder må derfor oppgi navn og e-postadresse på budsjettansvarlig ved innsending av søknaden. Vennligst merk at søknaden ikke regnes som fullført før bekreftelse fra budsjettansvarlig er mottatt av Helse Sør-Øst RHF. Hva skal søknaden inneholde? Søker har ansvaret for at søknaden er fullstendig og at informasjon er gitt i henhold til føringene. Last bare opp materiale som er etterspurt. Innsending av tilleggsinformasjon etter søknadsfrist tillates ikke, bortsett fra i de tilfeller der dette etterspørres spesifikt fra Helse Sør- Øst RHF. Søknaden skal inneholde: Prosjektinformasjon registrert i skjema. o A: søknadsskjema for prosjektet o B: tilleggsinformasjon til administrativt bruk Prosjektbeskrivelse iht. mal (maks. 3 sider, PDF) - vedlegg CV for prosjektleder (1 side, PDF) - vedlegg Bekreftelse fra budsjettansvarlig (sendes inn av budsjettansvarlig etter at søker har innlevert de andre dokumentene) 4
Søknadsskjema med beskrivende informasjon Under følger spesifikke krav til feltene i søknadsskjemaet: Prosjektets tittel Angi én norsk og én engelsk prosjekttittel. Tittelen må være beskrivende og populærvitenskapelig med klar referanse til prosjektets innhold (unngå generiske titler som Søknad om innovasjonsmidler ). Informasjon om søker Her legger du inn navn på prosjektleder for innovasjonsprosjektet. Legg inn kun ett navn (eventuelle aktive samarbeidspartnere skal navngis i prosjektbeskrivelsen). Skriv også inn prosjektleders tittel og tilhørighet, dvs. sykehus og organisatorisk enhet, samt telefonnummer og e-postadresse. Kvittering for mottatt søknad vil bli sendt til denne e-postadressen. Prosjektinformasjon Velg kategori for innovasjonsprosjektet fra menyen. Det er søkers ansvar å plassere søknaden i riktig kategori, og denne vil definere videre behandling og plassering av søknaden i relevant vurderingskomité. Søkere som plasserer søknaden i kategorien forskningsbasert innovasjon, skal også oppgi status/utviklingstrinn for prosjektet. I denne kategorien gjelder følgende definisjoner: - Teknisk proof-of-principle: det foreligger konkrete bevis fra søker som illustrerer teknisk gjennomførbarhet for prosjektet og som demonstrerer et potensial for videreutvikling av oppfinnelsen. - In vivo proof-of-principle: data fra in vivo-modeller er tilgjengelig og illustrerer prinsipp for idéen/oppfinnelsen. For medisinsk utstyr, diagnostikk eller IT-løsninger, vil det ideelt være etablert en funksjonell prototype. - Pre-klinisk arbeid fullført: alt pre-klinisk arbeid er utført og leder opp til en første studie i mennesker (first-in-man). Søknadsbeløp Skriv inn søknadsbeløp (kun tall). Det kan søkes om støtte til et innovasjonsprosjekt for ett år ad gangen. For 2015, er øvre grense for tildeling av midler satt til 500 000 kroner, og det kan kun søkes om opp til 50 % av prosjektets totalbudsjett. Vennligst merk at søknaden kan bli avvist dersom det søkes om mer enn 500 000 kroner. Unntaket er søknader om strategiske innovasjonsmidler. For denne utlysningen er det satt av en pott på 3 millioner kroner som vil bli fordelt på et fåtall prosjekter. Tildeling av midler er betinget av at det kommer inn søknader av tilstrekkelig høy kvalitet og relevans i forhold til utlysningen. Det forutsettes ikke egenfinansiering for denne typen prosjekter. 5
Nytteverdi for helsetjenesten Beskriv prosjektets nytteverdi for helsetjenesten og hvorfor det er behov for denne løsningen. Beskriv status for håndtering av problemstillinger knyttet til løsningen i dag, og hvorfor idéen representerer et fortrinn over eksisterende løsninger. Plan for kommersialisering eller opptak i helsetjenesten Oppgi eventuelle patenter eller patentsøknader knyttet til prosjektet det søkes bidrag til. Gi en kort oppsummering av plan for utnyttelse av løsningen i helsetjenesten og/eller kommersiell utnyttelse, samt problemstillinger som vil kunne påvirke muligheter for levering av en løsning eller et produkt. Finansiering Oppgi kostnadene i prosjektet i kroner for de 12 månedene det søkes midler til med spesifisering av personalkostnader, kjøp av tjenester, utstyr og driftskostnader. Skjema summerer automatisk en totalsum for de ulike postene. Oppgi også en finansieringsplan for prosjektet der det vises til finansieringskilder. Angi egeninnsats i timer 1, annen finansiering og omsøkt beløp fra Helse Sør-Øst RHF i kroner for prosjektperioden. Merk at totalsummen for kostnadene skal være lik totalsummen i finansieringsplanen. Søknadsbeløp fra Helse Sør-Øst RHF må ikke overstige maksimalt søknadsbeløp for type innovasjonsprosjekt. Skjema for tilleggsinformasjon Informasjonen i dette skjemaet vil kun bli behandlet administrativt. Skjemaet er imidlertid obligatorisk og må fullføres før søknaden kan sendes inn. Klassifiser idéen/innovasjonen ved valg av de tema/kategorier som best beskriver den. Det er mulig å krysse av for flere alternativer. Prosjektbeskrivelse Prosjektbeskrivelsen skal skrives etter gjeldende mal. Merk at alle punktene skal besvares. Prosjektbeskrivelsen kan foreligge på norsk eller engelsk. Den skal ikke overstige tre A4-sider inkludert figurer/tabeller og referanseliste. Skrifttypen skal tilsvare Arial 11 pkt eller Times New Roman 12 pkt, med enkel linjeavstand og min. 2 cm marger. For referanseliste og ev. figurtekst kan skriftstørrelse 9 benyttes. Prosjektbeskrivelsen lastes opp som et vedlegg til søknaden og skal foreligge i PDF-format. 1 Timeantall x timesats. For beregning av timesats, se: Forskningsrådet - beregning av timesatser i VRI 6
CV Søknaden skal inneholde CV for prosjektleder. Denne skal lastes opp som vedlegg i PDFformat og skal ikke overstige én A4-side i Times New Roman, tegnstørrelse 12, enkel linjeavstand. Prosjektleder skal gi en kort oversikt over utdanning og kompetanse, stilling(er) og eventuelle innovasjonsaktiviteter av betydning for søknaden. Innsending av søknad og søknadsfrist Søknadsfrist for innovasjonsmidler i Helse Sør-Øst er 6. november 2015 kl. 16:00. Søker oppfordres til å sende inn en foreløpig søknad i god tid for å unngå eventuelle problemer like før fristen. Innen fristens utløp kan søknaden endres og sendes inn på nytt. Etter søknadsfrist stenger portalen og søknaden får tildelt et løpenummer i vår søknadsdatabase. Budsjettansvarlig ved søkers enhet har da en uke (syv kalenderdager) på å godkjenne søknaden slik at den kan gå videre i vurderingsprosessen. Denne godkjenningsprosessen trigges automatisk når søker oppgir navn og e-postadresse til budsjettansvarlig. Vurdering og tildeling Søknadene vurderes av medlemmer i vurderingskomiteer etter gitte kriterier. Komiteene for forskningsbasert og brukerdreven innovasjon er eksternt sammensatt. Strategiske innovasjonssøknader vurderes i en egen komité som er internt sammensatt fra Helse Sør-Øst RHF. Endelige tildelingslister vil bli publisert på Helse Sør-Øst RHF sine nettsider for forskning og innovasjon, og søkerne vil samtidig bli tilskrevet med informasjon om søknadens utfall. Oppstart av prosjektet må skje innen tre måneder etter tildeling. Vurderingskriterier Helse Sør-Øst RHF har satt opp fire vurderingskriterier for søknader om innovasjonsmidler. Hvert kriterium har underpunkter som skal vurderes for å bygge opp under karaktergivningen. Kriteriene er felles for søknadskategoriene og er tilpasset for å kunne anvendes på alle søknader som omfattes av utlysningen. 1. Innovasjonsgrad, nytenking, originalitet (vekting 30 %) Kan oppfinnelsen / løsningen betraktes som ny eller original? Utfordrer den gjeldende praksis / eksisterende metoder i helsetjenesten? Er det potensial for etablering av nye metoder eller nye innfallsvinkler? Inkluderer prosjektet bruk av nye teknologier / metoder eller er det innovativ anvendelse av eksisterende teknologier / metoder på nye områder? 2. Prosjektkvalitet (vekting 25 %) 7
Hvordan er kvaliteten på den generelle utformingen av innovasjonsprosjektet? Er mål / resultater for det foreslåtte prosjektet klart og overbevisende framstilt? Er det god utnyttelse av relevante samarbeidsmuligheter (f.eks. mellom helseforetakene, med næringsliv o.a.) og involvering av brukere / pasienter? Hvordan er kvaliteten av prosjektet med hensyn til status og utvikling innenfor fagfeltet / bruksområdet? foreslåtte metoder, hensiktsmessig bruk og tilgang til infrastruktur og utstyr? 3. Gjennomførbarhet (vekting 20 %) Er den foreslåtte prosjektbeskrivelsen, inkludert tidsplan og milepæler, optimal for gjennomføring av det foreslåtte prosjektet? Er tilstrekkelig kompetanse, utstyr og ressurser tilgjengelige for prosjektet? Er prosjektleders bakgrunn og kompetanse relevant for prosjektet? Vil prosjektet utføres i et relevant miljø (med relevante samarbeidspartnere) som er egnet for gjennomføring? Er det en gjennomtenkt og strategisk plan for utnyttelse, opptak i helsetjenesten og utbredelse av løsningen? 4. Nytteverdi for helsetjenesten (vekting 25 %) Hvordan vurderes behovet for den foreslåtte løsningen innenfor helsetjenesten evt. kommersiell etterspørsel, nasjonalt og internasjonalt? Vil den foreslåtte løsningen være fordelaktig med tanke på forbedringer, redusert forbruk og kostnader og/eller effektivisering? Berører løsningen sentrale gap og problemstillinger? Finnes det begrensninger for utbredelse av løsningen, og er disse adressert på en tilfredsstillende måte? Retningslinjer for håndtering av klager Prosjektleder har anledning til å påklage saksbehandlingsfeil i forbindelse med behandling av søknaden. Utøvelse av faglig skjønn ved vurdering av søknaden kan derimot ikke påklages. Fristen for å klage er tre uker etter mottak av søknadsavslaget. Klagen skal fremmes skriftlig gjennom søkerinstitusjon: Klagen skal være begrunnet, dvs. det skal gjøres kortfattet rede for hvilke saksbehandlingsfeil den gjelder. Klagen sendes til Helse Sør-Øst RHF ved direktør for avdeling forskning og innovasjon med kopi til innovasjon@helse-sorost.no. Etter mottak av klage vil Helse Sør-Øst RHF svare søker innen to uker, med kopi til søknadsinstitusjon. Det vil da bl.a. bli gjort rede for den administrative behandlingen av søknaden, spesielt vedrørende forhold som gjelder påpekte saksbehandlingsfeil. 8
Dersom søker og søknadsinstitusjon etter denne redegjørelse ønsker å opprettholde klagen, vil saken bli oversendt et eget klageutvalg med juridisk kompetanse og eksterne medlemmer. 9