MØTEINNKALLING. Side1

Dato: 05.05.2014 MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtested: Alta BT 10024 videokroa/tromsø B 124 Hiet, Alta/Tromsø Møtedato: 15.05.2014 Tidspunkt: 13:15 Eventuelt forfall må meldes snarest på epost til astrid.laegreid@uit.no Den som ikke kan møte, må videresende innkalling til møte til sin vararepresentant. Vennlig hilsen Astrid Bangsund Lægreid seniorkonsulent Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side1

Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. AMU 5/14 AMU 6/14 AMU 7/14 Fordeling av tildelte AMU-midler 2014 - budsjett 2014/2369 AMU ved UiT Norges arktiske universitet 2014/2369 Arbeidsmiljødagen 2014 2013/2463 Orienteringssaker OS 3/14 Prosjektplan ARK 2014 2013/4541 OS 4/14 Oversikt avviksmeldinger 2014 2014/45 OS 5/14 Orienteringssak- Sykefravær 1. kvartal 2014 2009/5100 RS 5/14 Referatsaker Årsrapport 2013 om UiTs utøvelse i forbindelse med landtransport av farlig gods -ADR 2009/852 RS 6/14 Møteplan for AMU for 2014 2013/4933 RS 7/14 Årsrapport hovedverneområde 8 Universitetsbiblioteket 2012/4803 RS 8/14 Referat hovedverneombudsmøte 25. mars 2014 2013/4933 RS 9/14 Referat fra hovedverneombudsmøte 29. januar 2014 2014/1569 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side2

Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2014/2369 /ABL000 Dato: 29.04.2014 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Arbeidsmiljøutvalget 15.05.2014 5/14 Fordeling av tildelte AMU-midler 2014 - budsjett Innstilling til vedtak: 1) Tildeling av midler til møter for vernetjenesten/verneombudsforum (inkl. konferanse deltakelse for repr. for hovedverneombud) på inntil kr 30 000,-. 2) Øvrige budsjettmidler er til fordeling slik det fremgår i oppsettet. Begrunnelse: Arbeidsmiljøutvalget (AMU) er av universitetsstyret tildelt kr 250 000,- for 2014. Dette inkluderer midler til drift av AMU, verneombudsforum, HMS-forum, seminar/kurs for AMU og verneombud, arbeidsmiljødag og arbeidsmiljøpris etter følgende oppsett: Fordeling/tiltak Budsjett Merknad Møter for vernetjenesten/ 30 000,- Tildeling verneombudsforum (inkl. konf.delt. for representant for hovedverneombud) Arbeidsmiljødag 120 000,- Arbeidsmiljøpris 50 000,- Driftsutgifter 50 000,- Sum 250 000,- Tromsø, 29.04.2014 Bjarte Toftaker personalsjef Astrid Bangsund Lægreid seniorkonsulent Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side3

astrid.laegreid@uit.no 77 64 49 74 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side4

Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2014/2369/ANP002 Dato: 29.04.2014 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget 15.05.2014 6/14 AMU ved UiT Norges arktiske universitet fra 1.8.2014 fra 1.8.2014 Innstilling til vedtak: 1. Arbeidsmiljøutvalget slutter seg til anbefalingen om at AMU ved UiT Norges Arktiske universitet har følgende sammensetning: o 4 representanter fra arbeidsgiversiden o 4 representanter fra arbeidstakersiden o 1 representant fra Bedriftshelsetjenesten (BHT) o 1 observatør fra Læringsmiljøutvalget (LMU) o 1 observatør fra sentralt HMS-personale i Administrasjonen 2. Campus utenfor Tromsø bør være representert både fra arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden. 3. Arbeidsmiljøutvalget ber om at Retningslinje for Arbeidsmiljøutvalget (AMU) oppdateres med hensyn til endringene. Begrunnelse: UiTs sittende AMU er valgt for perioden 01.08.12-31.07.14. Den 01.08.13 fusjonerte tidligere Høgskolen i Finnmark og Universitetet i Tromsø til UiT Norges Arktiske universitet. I forbindelse med fusjonen fattet AMU følgende vedtak i sak AMU 15-13 AMU ved UiT Norges arktiske universitet: 1. Arbeidsmiljøutvalget går inn for at medlemstallet for AMU for UiT Norges arktiske universitet økes med 2 medlemmer for perioden frem til 31.7.2014. 2. De nye medlemmene med respektive varamedlemmer oppnevnes hhv fra arbeidsgiverog arbeidstakersiden ved campus Finnmark. Det ble i samme møte bestemt at AMU i løpet av første halvår av 2014 skal vurdere om økningen med to representanter fra campus Finnmark skal videreføres, eller om representasjon fra flere campus kan ivaretas med færre representanter. Etter en prøveperiode på nærmere ett år er det ingen indikasjoner på at medlemstallet i AMU bør økes permanent. Det anbefales at den opprinnelige sammensetningen av AMU gjeninnføres fra 01.08.14. For at ivareta flest mulig grupper innen virksomheten anbefales det at campus utenfor Tromsø er representert i AMU både fra arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side5

Odd Arne Paulsen personal- og organisasjonsdirektør Bjarte Toftaker personalsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side6

Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2013/2463/ABL000 Dato: 30.04.2014 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget 15.05.2014 7/14 Arbeidsmiljødagen 2014 Innstilling til vedtak: 1. Arbeidsmiljøutvalget står for ledelsen av arbeidsmiljødagen, og utpeker en av sine representanter til konferansier. 2. Arbeidsmiljøutvalget ber om at det lages nyhetssak i forbindelse med utlysning av arbeidsmiljøprisen. Begrunnelse: Arbeidsmiljøutvalget vedtok i februar 2011 å invitere alle ansatte til en årlig arbeidsmiljødag. Dagen ble sett på som et ledd i UiTs arbeid med kulturbygging og integrasjonsprosesser etter fusjonen med Høgskolen i Tromsø, og ville samtidig falle godt sammen med det øvrige HMS og personalpolitiske arbeidet. Dagen (fra kl 1200 1530) har siden vært arrangert årlig på Campus Tromsø i Breivika. I 2013 ble det dagen video overført til Finnmark. Programmet har bestått av foredrag, kulturelle innslag og servering av kaker og kaffe. Arbeidsmiljødagen har en ramme på 120 000 kroner. Arbeidsmiljødagen 2014 For å planlegge dagen er det er opprettet ei arbeidsgruppe bestående av Arvid Inge Paulsen, nestleder i AMU. Marit Fagerheim, Viggo Johannessen, Hege Skogvang og Astrid Lægreid fra avdeling for personal og organisasjon. Arbeidsmiljødagen 2014 vil følge samme ramme som tidligere. Arbeidsmiljødag en 2014 arrangeres 6. november 2014 fra kl 1200 1530 ved Teorifagbygget, auditorium 1. Foredragene overføres til Campusene Finnmark. Arbeidsgruppa er fortsatt i planleggingsfasen med programmet, og tenker at dagen vil omhandle medarbeiderskap/medarbeiderutvikling. I den forbindelse er Torleif Lundquist som er profesjonell foredragsholder, invitert til å gi oss inspirasjon og kunnskap på området. Rektor Anne Husebekk vil dele ut arbeidsmiljøprisen. Kjørereglene for et forsvarlig og godt arbeidsmiljø vil fortsatt være sentral. Gruppa arbeider også med å se på om vi har interne krefter som kan foredra over temaet stress/stressmestring. Et tema som kom fram ved AMUs behandling av denne saken i 2013. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side7

Det er viktig at AMU og vernetjenesten er synlige og tilstede på arrangementet. Det foreslås derfor at AMU står for ledelsen av arbeidsmiljødagen, og at AMU utpeker en av sine representanter til konferansier. Tromsø, 30.4.2014 Bjarte Toftaker personalsjef Astrid Bangsund Lægreid seniorkonsulent astrid.laegreid@uit.no 77 64 49 74 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side8

Orienteringssaker Side9

Orienteringssaker Side10

Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2013/4541/ABL000 Dato: 30.04.2014 ORIENTERINGSSAK Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget 15.05.2014 3/14 Prosjektplan ARK 2014 Vedlagt oversendes Prosjektplan ARK 2014 til orientering. Astrid Bangsund Lægreid seniorkonsulent astrid.laegreid@uit.no 77 64 49 74 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side11

ARK 2014 Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelser Universitetet i Tromsø 30.04.2014 Side12

Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn...4 1.1 Bakgrunn...4 2 Mål og rammer...4 2.1 Oppfølging av undersøkelsen gjennomført i 2011...4 2.2 Mål...4 2.3 Kritiske suksessfaktorer...5 2.4 Rammebetingelser og forutsetninger ARK...5 3 Prosjektorganisering...6 3.1 Prosjektstruktur...6 3.2 Ansvarsforhold...6 Oppdragsgiver:...6 Prosjekteier (PE):...6 Prosjektansvarlig (PA):...7 Prosjektleder (PL):...7 Styringsgruppe (SG):...7 Prosjektgruppe (PG):...8 Prosessleder (PRL):...8 3.3 Øvrige roller og bemanning...9 Vernetjenesten...9 Fakultets/avdelingsledelse (FAL)...9 Institutt-/senter-/seksjonsledere (ISSL)...9 AMU...9 Andre ressurspersoner...9 Universitetsstyret...9 4 Planer...10 4.1 Tidspunkt for gjennomføring...10 4.2 Milepæler...10 Milepæl 5 Risikovurdering...10 Milepæl 6 Informasjonsplan...10 Milepæl 7 Motivasjonskampanje...11 Milepæl 12 Når medarbeider-undersøkelsen er gjennomført...11 Milepæl 14 Risikovurdering...11 4.3 Aktiviteter...11 Hovedaktivitet 14 Informasjonsplan...11 Hovedaktivitet 16 Presentasjon av ARK på Fak.dir/Dekan møte...11 UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side13 postmottak@uit.no www.uit.no 2

Hovedaktivitet 17 Motivasjonsplan...11 Hovedaktivitet 19 ARK opplæring for Fakultets-/avdelingsledelse og Verneombud...12 Hovedaktivitet 53 planlegging av OU dag...12 Hovedaktivitet 52 Tilbakemeldingsmøte...12 Hovedaktivitet 56 Forlag til tiltak del 1...12 Hovedaktivitet 58 Forslag til tiltak del 2...12 Hovedaktivitet 63 Iverksette handlingsplan...13 5 Informasjonsprinsipper...13 Innsyn for ansatte...13 Innsynsforespørsler...13 6 Vedlegg...1 1 Milepæl- og aktivitetsplan...1 2 Estimert tidsbruk for prosessledere (PRL)...7 UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side14 postmottak@uit.no www.uit.no 3

1 Bakgrunn 1.1 Bakgrunn Universitetsstyret vedtok i SAK 63-13 at Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet (UiT) skal gjennomføre arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse i 2014 med bruk av verktøyet ARK. Undersøkelsen vil gi Universitetet verdifull informasjon til arbeidet med å utvikle samhandling og arbeidsmiljø, som er en viktig det av ledernes, vernetjenestens og medarbeidernes ansvar. 2 Mål og rammer 2.1 Oppfølging av undersøkelsen gjennomført i 2011 En sentral del av forberedelsene før gjennomføring av ny undersøkelse vil være å følge opp planlagte tiltak etter forrige undersøkelse. Mange enheter gjorde et godt oppfølgingsarbeid, og utarbeidet handlingsplaner i dialog mellom ledere, medarbeidere og verneombud. For å bygge oppslutning blant ansatte om neste undersøkelse, vil det være behov for gjøre en gjennomgang av status for planlagte tiltak, og informere ansatte, verneombud og tillitsvalgte om dette. Universitetsdirektøren vil be enhetene om å gjøre en slik gjennomgang. Dette vil underbygge viktigheten av arbeidsmiljøspørsmål og stimulere til god oppslutning rundt undersøkelsen som skal gjennomføres i 2014. 2.2 Mål Hovedmål: ARK gir grunnlag for strategiske arbeidsmiljøsatsninger og den kontinuerlige daglige utviklingen av arbeidsmiljøet, ut fra hvordan ansatte opplever sin arbeidssituasjon. Prosessmål: 1. Gjennomføre spørreundersøkelsen ARK ved UiT. 2. Oppnå en svarprosent på minimum 75 % 3. Gjennomføre tilbakemeldingsmøter med alle enheter 4. Gjennomføre organisasjonsutviklingsprosess (OU prosess) med alle enheter der ansatte utformer forslag til tiltak vedrørende arbeidsmiljøet for enheten/gjennomføre prosess for utvikling av forbedringstiltak ved alle enheter 5. Alle enheter skal ha vedtatt handlingsplan for utvikling av arbeidsmiljø for de neste 2 år innen utgangen av januar 2015 Effektmål: 1. Å gi medarbeidere mulighet for medvirkning i forhold til strategisk og kontinuerlig utvikling av arbeidsmiljøet 2. Å øke medarbeideres opplevelse av arbeidsglede og trivsel 3. Å legge til rette for medarbeiderskap, slik at medarbeidere bidrar til å utvikle sin arbeidsplass 4. Å øke medarbeideres følelse av å ha et meningsfullt arbeid, og være stolt av sin arbeidsplass 5. Å fremme fellesskap og samarbeid UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side15 postmottak@uit.no www.uit.no 4

2.3 Kritiske suksessfaktorer Oppfølging fra forrige undersøkelse er lukket En god prosjektplan som sikrer fremdrift og måloppnåelse Forankring av ARK hos ledelsen ved fakultet og enheter At ledere prioriterer ARK Motiverte og engasjerte prosessledere At prosessledere har metode/statistikk forståelse/faglig forståelse av arbeidsmiljøfaktorer Prosessledere med formidlingsevne og vilje Prosessledere med engasjement for arbeidsmiljøspørsmål At vernetjenesten og tillitsvalgte er involvert Engasjerte medarbeidere Støtte til fakultet/enheter i gjennomføring, tilbakemelding og utviklingsprosess Ekstra støtte/ressurser til enheter med dårlig score 2.4 Rammebetingelser og forutsetninger ARK Leder og verneombud skal besvare to sett med spørsmål, ett før og ett etter spørreskjemaundersøkelsen (Fakta ARK 1 og Fakta ARK 2). Før undersøkelsen skal organisatoriske spørsmål besvares, etter undersøkelsen skal spørsmål vedrørende oppfølging og gjennomførte lokale prosesser besvares. Det skal etableres en database som skal inneholde data fra alle gjennomførte spørreskjemaundersøkelser sammen med utfylte faktaark. Databasen skal kunne levere ut data som grunnlag for rapporter og resultatpresentasjoner ved gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkelser og for bruk i forskning. Dataene eies av de institusjonene som benytter ARK i fellesskap. Krav om en viss standardisering av opplegg for tilbakemelding og oppfølging av resultat fra spørreskjemaundersøkelsen for å sikre faglig forsvarlighet, videreutvikling av konseptet og mulighet for forskning. Prosjektgruppen skal foreta en overordnet risikovurdering for hele Universitetet i forkant av undersøkelsen og bistå enhetsledelse og vernetjenesten i risikovurdering på enhetsnivå ved behov. Det skal foretas en enkel overordnet risikovurdering av en del forhold, herunder f.eks. om det eksisterer spesielle utfordringer som konflikter, planlagte eller gjennomførte omorganiseringer, andre relevante prosesser, språkbarrierer, manglende tilgang til PC eller ferieavvikling. Vurdering av oppfølgingen av forrige undersøkelse inngår også som en del av risikovurderingen. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side16 postmottak@uit.no www.uit.no 5

Institutt-/senter-/seksjonsledelse og vernetjenesten skal foreta risikovurdering av enhetsvise utfordringer. Det skal foretas en enkel enhetsvis risikovurdering av en del forhold, herunder f.eks. om det eksisterer spesielle utfordringer som konflikter, planlagte eller gjennomførte omorganiseringer, andre relevante prosesser, språkbarrierer, manglende tilgang til PC eller ferieavvikling. Vurdering av oppfølgingen av forrige undersøkelse inngår også som en del av risikovurderingen. Prosesslederne kan bistå enhetene i risikovurderingen. Prosjektgruppen og annet nøkkelpersonell skal gjennomgå kurs, veiledning og opplegg for erfaringsutveksling. For å kunne utnytte verktøyet i tråd med intensjonene, er det nødvendig å ha kunnskap om noe bakenforliggende teori. I tillegg vil det på sikt bli aktuelt med et opplegg for erfaringsdeling mellom nøkkelpersonell i sektoren og forskerne. Avtaleinngåelse hvor krav til åpenhet, forankring, tilbakemelding, oppfølging og dokumentasjon presiseres. Opplegget må gjennomføres i henhold til de avtaler som gjelder ved hver enkelt virksomhet. 3 Prosjektorganisering 3.1 Prosjektstruktur ARK Styringsgruppe (SG) Personal- og organisasjonsdirektør/ personalsjef (leder) 1 representant for tjenestemannsorganisasjonene 1 representant for vernetjenesten 1 representant fra fakultetene POA har sekretariatsfunksjon for styringsgruppa Prosjektleder (PL) Prosjektgruppe (PG) Prosessledere ARK Prosjekteier: Universitetsdirektøren Ressurspersoner: Avdeling for personal- og organisasjon (POA), bedriftshelsetjenesten (BHT), ARK sentralt, og interne ressurser fra UiT med pedagogisk kompetanse, kompetanse på organisasjonspsykologi, informasjonsformidling m.m. Fakultet / institutt Vernetjenesten Organisasjoner 3.2 Ansvarsforhold Oppdragsgiver: Universitetsstyret Prosjekteier (PE): Universitetsdirektør Lasse Lønnum/Ass. universitetsdirektør Britt Elin Steinveg. PEs ansvar: Ansvar for gjennomføring Organisering av prosessen Oppfølging UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side17 postmottak@uit.no www.uit.no 6

Prosjektansvarlig (PA): Personal- og organisasjonsdirektør Odd Arne Paulsen og personalsjef Bjarte Toftaker PAs ansvar: Godkjenning av prosjektplan Fremdriftsoppfølging Kvalitetssikring Sørge for nødvendig støtte til ledere og verneombud Prosjektleder (PL): Benedicte Andersen og Marit Fagerheim (POA) PLs ansvar: Skrive prosjektplan Planlegging Fordeling av oppgaver og rammer Prosjektgjennomføring Kvalitetssikring av prosess Oppfølging Planlegging av oppgaver i mellomperiodene Planlegge prosess og tilbakemeldingsmøter med leder og verneombud Distribuere resultatpresentasjoner Bistå i tolkning av resultat Lede prosessen med standardisering av tilbakemeldingsprosessene ved enhetene Gi råd om tiltak og tiltaksprosesser Styringsgruppe (SG): 1. Personal- og organisasjonsdirektør Odd Arne Paulsen/personalsjef Bjarte Toftaker (leder) 2. 1 representant for tjenestemannsorganisasjonene 3. 1 representant for vernetjenesten 4. 1 representant fra fakultetene 5. POA har sekretariatsfunksjon for styringsgruppa SGs ansvar: Godkjenne prosjektplan med en detaljert plan, herunder: tidsplan, aktivitetsplan, beskrivelse av roller og ansvarsfordeling med mer, for gjennomføring av alle fasene i undersøkelsene. Beslutte hvilke resultatpresentasjoner/rapporter UiT skal bestille. Komme med innspill og tilbakemelding til prosjektgruppa. Forvalte midler til ARK prosessen UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side18 postmottak@uit.no www.uit.no 7

Prosjektgruppe (PG): 1. 1 representant fra Fakultet for naturvitenskap og teknologi 2. 1 representant fra Det juridiske fakultet 3. 1 representant fra Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning 4. 1 representant fra Fakultet fra biovitenskap, fiskeri og økonomi 5. 1 representant fra Det helsevitenskapelige fakultet 6. 1 representant fra Det kunstfaglige fakultet 7. 1 representant fra Finnmarksfakultetet 8. 1 representant fra Universitetsbiblioteket 9. 1 representant fra Tromsø Museum 10. 1 representant fra Administrasjonen Prosjektgruppen består av prosessleder(e) ved hver enhet på nivå 2 (7 fakulteter, UB, TMU og Administrasjonen). Dersom PG har behov for midler til noen aktiviteter i forbindelse med ARK, tas dette opp som sak for SG som forvalter midlene som er avsatt til prosessen. Prosessleder (PRL): Prosesslederne utpekes av fakultetene, sentral ledelse og administrasjon. Prosessledelsen er et kompetansekrevende arbeid, de som skal delta aktivt i arbeidet bør derfor ha erfaring i prosessledelse og være engasjert i arbeidsmiljøspørsmål. Det vil bli gitt opplæring i hvordan det nye verktøyet er å forstå, og det vil bli gitt mulighet for trening i å gjennomføre tilbakemelding av resultatene og prosessledelse. Det er en fordel om prosessleder har grunnleggende kunnskaper om samfunnsvitenskapelig metode og statistikk, og har faglig forståelse av arbeidsmiljøfaktorer. Forslag til prosessledere kan være HR og HMS personell, fagpersoner fra relevante fagfelt. Det utpekes en person som kan ivareta koordinering, prosessledelse og tilbakeføring av resultatene ved eget fakultet/ sentral ledelse og administrasjon (se punkt 6, vedlegg 2 for estimert tidsbruk for PRL). Prosesslederne skal lede prosessen med gjennomføring og oppfølging av undersøkelsen ved enhetene, i samarbeid med ledelsen ved fakultet/enhet. Prosesslederne er en viktig samarbeidspartner som har en nøkkelrolle sammen med ledelsen i gjennomføring av undersøkelsen. Vernetjenesten skal bistå prosessveileder og enhetene i dette arbeidet. Det forutsettes at enhetene setter av nødvendige ressurser til dette. PRL vil sammen med PL utgjøre et team. PRLs ansvar: Være med på å planlegge prosess og tilbakemeldingsmøter med leder og verneombud Distribuere resultatpresentasjoner Bistå tolkning av resultat Bistå ledere med presentasjon av resultat overfor enhetens ansatte Bistå ledere med å lede prosesser der alle ansatte inkluderes i tolkning av resultat og utvikling av bevarings- og forbedringstiltak. Gi råd om tiltak og tiltaksprosesser UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side19 postmottak@uit.no www.uit.no 8

3.3 Øvrige roller og bemanning Vernetjenesten En representant fra vernetjenesten er representert i styringsgruppa. Verneombud skal sammen med enhetsleder besvare to sett med spørsmål, ett før og ett etter spørreskjemaundersøkelsen (Fakta ARK 1 og Fakta ARK 2). Før undersøkelsen skal organisatoriske spørsmål besvares, etter undersøkelsen skal spørsmål vedrørende oppfølging og gjennomførte lokale prosesser besvares. Vernetjenesten skal bistå prosesslederne og enhetene i gjennomføring og oppfølging av undersøkelsen. Vernetjenesten representerer alle ansatte og skal være med å planlegge tilbakemeldingsmøte, sammen med PRL. Vernetjenesten skal også som de ansattes representant delta i tiltaksarbeidet, både planlegging av OU prosess ved enheten, og i etterkant av at ansatte har levert inn forslag til tiltak, være med på utforming av forslag til handlingsplan for de neste 2 år. Vernetjenesten har også som rolle å sammen med institutt-/senter-/seksjonsledelse se til at handlingsplanen som vedtas iverksettes, og at ting skjer i henhold til oppsatt plan. Fakultets/avdelingsledelse (FAL) Ledelsen har ansvar for gjennomføring og oppfølging på sine enheter, for at rapporter gjennomgås og for å involvere vernetjenesten i prosessen. De har ansvar for at det utarbeides planer med tiltak i forhold til arbeidsmiljøet på enhetsnivå. Ledelsen er sentral i arbeidet med å motivere og engasjere medarbeiderne i å delta i utviklingen av arbeidsmiljøet gjennom ARK prosessen. De er viktige rollemodeller som bør stimulere medarbeiderne gjennom å framsnakke ARK og bidra til engasjerte medarbeidere i alle sammenhenger, og på denne måten understøtte arbeidet til prosjektgruppen, prosesslederne og vernetjenesten. Institutt-/senter-/seksjonsledere (ISSL) Ledelsen har ansvar for å motivere sine ansatte til å besvare undersøkelsen, for gjennomføring og oppfølging av tiltak på sitt institutt/sin enhet (jamfør SAK 63-13), og sørge for å involvere vernetjenesten i prosessen. Ledelsen har også ansvar for det systematiske forbedringsarbeidet ved instituttet/avdeling i etterkant av undersøkelsen. AMU Arbeidsmiljøutvalget skal følge prosessen i alle dens faser og komme med innspill underveis. Andre ressurspersoner POA og BHT vil kunne bistå enhetene etter behov underveis i prosessen. ARK sentralt, og interne ressurser fra UiT med pedagogisk kompetanse, kompetanse på organisasjonspsykologi, informasjonsformidling og eventuelt andre kan også bistå ved behov. Universitetsstyret Bestiller av medarbeiderundersøkelse ved hjelp av ARK metoden. Universitetsstyret får fremlagt hovedresultater fra undersøkelsen og orientering om hva som er gjennomført. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side20 postmottak@uit.no www.uit.no 9

4 Planer 4.1 Tidspunkt for gjennomføring Rektor og universitetsdirektør har på bakgrunn av universitetsstyrets vedtak i sak S 63-13 besluttet at tidspunkt for gjennomføringen av undersøkelsen blir høsten 2014, medio september. Undersøkelsen sendes ut 01.september med 2 ukers svarfrist. 4.2 Milepæler For milepælplan se punkt 6 vedlegg, vedlegg 1 Milepæl- og aktivitetsplan. Milepæl 5 Risikovurdering PG skal foreta en enkel overordnet risikovurdering av en del forhold, herunder; om det eksisterer spesielle utfordringer ved UiT. Enhetsledelse og vernetjenesten skal foreta risikovurdering av enhetsvise utfordringer, og prosesslederne kan bistå enhetene i denne prosessen. Med i vurderingen: Konflikter Planlagte eller gjennomførte omorganiseringer Andre relevante prosesser Språkbarrierer Manglende tilgang til PC eller ferieavvikling Vurdering av oppfølgingen av forrige undersøkelse Milepæl 6 Informasjonsplan Prosjektgruppen skal gjennom informasjonsplanen sikre at alle ansatte får god og presis informasjon om blant annet verktøyet som er valgt, målet med undersøkelsen, hvordan prosessen er lagt opp, og kommunisere viktigheten av at alle medarbeidere deltar. Det er viktig å få frem hva man ønsker å oppnå og hvordan prosessen med tilbakemeldingsmøter og utvikling og implementering av tiltak skal legges opp. Prosjektgruppen utformer en informasjonsplan, som inneholder mål for gjennomføringen av ARK, herunder: Detaljert tidsplan for informasjon som skal ut i virksomheten, hvem skal sende ut informasjon, til hvem, når osv. Informasjonskanaler som skal benyttes til ulik informasjon. Det anbefales å benytte ordinære informasjonskanaler som faste møter, allmøter, web-sider, internavis og i tillegg eventuelt e-post. Direkte kommunikasjon, som møter, er å foretrekke med elektronisk kommunikasjon som supplement. Hvilken informasjon som skal publiseres på nettsiden ARK Informasjonsplanen vedtas av styringsgruppen for ARK. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side21 postmottak@uit.no www.uit.no 10

Milepæl 7 Motivasjonskampanje Prosjektleder utformer en motivasjonskampanje med bistand fra prosjektgruppen. Plan for motivasjonskampanjen skal inneholde strategi for hvordan man bidrar til at medarbeiderne ved Universitetet i Tromsø er engasjert og besvarer undersøkelsen, deltar i tilbakemeldingsmøter og i organisasjonsutviklingsprosessen med å foreslå tiltak som danner grunnlag for enhetsvis tiltaksplan. Motivasjonskampanjen kan for eksempel belønne god svarprosent ved å avholde en kakefest, eller det kan trekkes premier blant de som besvarer undersøkelsen osv. Ledelse, verneombud og tjenestemannsorganisasjonene er viktige ambassadører for medarbeiderundersøkelsen, og plan for motivasjonsarbeidet bør også inneholde strategi for hvordan arbeide med disse gruppene for å skape engasjement på alle nivå. Det er viktig at en del av motivasjonsarbeidet er forankring av medarbeiderundersøkelsen hos ledelsen ved UiT, samt holdningsarbeid mot overnevnte grupper. Motivasjonskampanjen vedtas av styringsgruppen for ARK. Milepæl 12 Når medarbeider-undersøkelsen er gjennomført Medarbeiderundersøkelsen sendes ut 01. september til alle som er ansatt ved Universitetet i Tromsø pr 01. august i 50 % stilling eller mer. Milepæl 14 Risikovurdering I etterkant av at undersøkelsen er gjennomført og de enhetsvise rapportene er overlevert fra ARK sentralt må det foretas en ny forenklet risikovurdering. Denne må ses i sammenheng med de risikoer som kom frem i forrige risikokartlegging og resultatene for enhetene. Der det eksempelvis kommer frem dårlig score på ledelse bør dette risikovurderes, og et tiltak kan være å benytte seg av interne ressurspersoner på relevant fagfelt som kan komme med gode råd i forhold til spørsmål som bør stilles, prosessgjennomføring, annen støtte som bør gis osv. som tiltak. 4.3 Aktiviteter For aktivitetsplan se punkt 6 vedlegg, vedlegg 1 Milepæl- og aktivitetsplan. Hovedaktivitet 14 Informasjonsplan PL skriver utkast til informasjonsplan og avholder møte med PG for innspill. Planen legges frem for SGL som godkjenner denne. Hovedaktivitet 16 Presentasjon av ARK på Fak.dir/Dekan møte Marit Christensen fra ARK sentralt ved NTNU presenterer ARK og har presentasjon av hvorfor vi gjør ARK på denne måten, med flere tema innen organisasjonspsykologi (helsefremmende arbeid, jobbengasjement osv.). Målet med møtet er å presenterer ARK som del av forankringen på ledernivå, samt motivere og engasjere lederne til å prioritere ARK og bli ambassadører for ARK på sine fakultet/enheter. Hovedaktivitet 17 Motivasjonsplan PL skriver utkast til informasjonsplan og avholder møte med PG for innspill. Planen legges frem for SGL som godkjenner denne. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side22 postmottak@uit.no www.uit.no 11

Hovedaktivitet 19 ARK opplæring for Fakultets-/avdelingsledelse og Verneombud Målet med møtet er å presenterer ARK som del av forankringen på ledernivå, samt motivere og engasjere lederne til å prioritere ARK og bli ambassadører for ARK på sine fakultet/enheter. Hovedaktivitet 53 planlegging av OU dag PRL bistår EL og VO med å sette sammen grupper til gruppearbeidet hvor de ansatte skal komme med forslag til tiltak. Når grupper skal settes sammen er det viktig å diskutere hvordan man skal prioritere, om man skal sette sammen grupper som opplever ting likt, eller folk med ulik bakgrunn/utgangspunkt. Gruppesammensetningen bør også vurderes nøye i forhold til å legge til rette for at alle skal kunne komme til ordet, og kjennskap til ansatte, ulike personligheter og roller i arbeidsmiljøet, dynamikken i arbeidsmiljøet og mellommenneskelige forhold på enheten er da viktig. Hovedaktivitet 52 Tilbakemeldingsmøte PRL legger frem funn fra undersøkelsen, og tar med svarprosent, forklarer variasjon og andre viktige ting rundt funnene. Det er viktig at PRL eksemplifiserer hva et funn kan skyldes/hva som kan ligge bak svarene, og poengterer at statistikken ikke sier noe om hva som ligger bak svarene, men at det er de ansatte som skal mene noe om resultatene og at det er de som skal komme med forslag til tiltak og prioritere hva de mener er viktigst for dem å utvikle i arbeidsmiljøet. Det er viktig at PRL sammen med ISSL synliggjør alle ansatte grupper på tilbakemeldingsmøtet, og fremhever viktigheten av alles bidrag til å nå målene for UiT. For eksempel at renholderen er viktig fordi hvis klasserom og kontor vaskes har ikke de ansatte og studentene noe sted å oppholde seg, at administrasjon er viktig fordi uten dem vil ikke ansatte få administrative tjenester som f.eks. lønn, at studiekontoret er viktig fordi de tar opp studentene og ivaretar dem osv. Dette er en viktig rolle som PRL har sammen med ISSL, og er en del av holdningsskapende arbeid ved UiT. Ordvalg er viktig. Positiv psykologi. Viktig å fokusere på det positive. I planleggingen av standard tilbakemelding er det viktig å ha fokus på det positive. Viktig å forklare: mobbing er ikke tatt med i ARK-KIWEST spørreskjema. Ta med en foil om varsling og anonym varsling. Forklare at det er nulltoleranse for mobbing og at dette skal varsles. Hovedaktivitet 56 Forlag til tiltak del 1 DEL1 De ansatte skal plukke ut maks 5 utviklingsområder i gruppen, skrive dem på et A3 ark. Alle gruppene skal henge opp sine plakater i et stort rom på veggene. Det byttes på at 1 på gruppen blir stående ved siden av gruppens plakat og kan forklare gruppens prioriterte områder og besvare spørsmål fra de som går rundt. De ansatte får utdelt 3 post-it lapper, og går rundt i rommet hvor de leser på de ulike gruppenes prioriterte områder. Alle skal klistre sine post-it lapper på de områdene som de synes er viktigst for dem. PRL + ISSL + VO samler etterpå inn alle plakater og sammenstiller prioriterte områder. De som har fått flest stemmer «går videre». Prosessen er beregnet til å ta ca. 3 timer. Hovedaktivitet 58 Forslag til tiltak del 2 DEL2 De prioriterte områdene skal arbeides videre med og brytes ned av de ansatte til konkrete forslag til tiltak, som leveres inn til ISSL. ISSL + VO + PRL utarbeider forslag til tiltak basert på forslagene som er kommet inn, samt eventuelt supplerende tiltak med bakgrunn i risikovurdering, funn og erfaring. Prosessen er beregnet til å ta ca. 2-3 timer. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side23 postmottak@uit.no www.uit.no 12

Hovedaktivitet 63 Iverksette handlingsplan ISSL sørger for å iverksette handlingsplan for enheten innen utgangen av januar 2015. Arbeidet integreres i øvrig virksomhetsplanlegging ved enheten. 5 Informasjonsprinsipper Innsyn for ansatte Alle ansatte vil få utdelt en rapport for den organisatoriske enheten de tilhører og har svart under (institutt-/senter-/sekjsonsvise resultater). Rapportene som deles ut er interne dokumenter som skal behandles konfidensielt, og de er unntatt offentlighet etter offentleglova 15. Alle ansatte vil i tillegg ha tilgang på virksomhetsresultatet for universitetet i Tromsø som vil offentliggjøres på universitetets hjemmesider i etterkant av undersøkelsen. Rapporter på nivå 2 og 3 skal ikke formidles elektronisk til ansatte eller gjøres tilgjengelig på nett. Tilgangen til disse rapportene skal begrenses. Dersom distribusjon av rapporter per e-post er nødvendig, skal e-posten inneholde klar instruks om hvordan rapporter kan og ikke kan videresendes. Innsynsforespørsler Universitetsledelsen har ansvar for offentliggjøring av resultater fra medarbeiderundersøkelsen. Overordnede resultater i undersøkelsen vil offentliggjøres på universitetets hjemmesider i etterkant av undersøkelsen, og pressen vil få tilgang på disse resultatene. Det skal som hovedregel kun presenteres resultater på institusjonsnivå. Ekstern informasjon skal forankres tydelig i hensikten med undersøkelsen og de tiltakene UiT vil gjennomføre i oppfølgingen. Alle innsynsforespørsler skal henvises til universitetsdirektør. UiT Norges arktiske universitet N-9037 Tromsø Sentralbord: 77 54 40 00 Faks: 77 64 49 00 Side24 postmottak@uit.no www.uit.no 13

6 Vedlegg 1 Milepæl- og aktivitetsplan SG= Styringsgruppe PRL= Prosessleder VO =Verneombud SGL= Styringsgruppeleder TO=Tjenestemannsorganisasjonene VT= Vernetjenesten PL= Prosjektleder PA= Prosjektansvarlig ISSL= Institutt-/senter-/seksjonsleder FAL= Fakultets-/avdelingsledelse Mars April Mai Jun Aug Sept Okt Nov Jan TID ARK Medarbeiderundersøkelse 2014 MILEPÆLER HOVEDAKTIVITET Innenfor hver milepæl 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Nr Når styringsgruppe er Universitetsdirektør utpeker leder av SG HA1 MP1 oppnevnt SGL utpeker PL HA2 Brev til TO, VT og fakultet om å finne HA3 representant til SG. MP2 Når PG er opprettet Brev til fakultet om representant til PG HA4 som skal ha rolle som PRL SGL vedtar forslag til PG HA5 Når prosjektplan er Prosjektplan sendes ut på høring til HA6 MP3 godkjent UiT.dir. og fakultet/avdelinger SGL godkjenner prosjektplan HA7 MP4 Når standardisert tilbakemelding er planlagt MP5 MP6 Når risikokartlegging er gjennomført Når informasjonsplan er godkjent SG møte, hvor prosjektplan presenteres og det gis tilbakemeldinger PL utformer standardisert tilbakemeldingsmøte (PowerPoint mal), møteagenda og plan for tilbakemeldingsprosess SG + PG risikovurderer på overordnet plan PRL + leder + VO risikovurderer på enhetsnivå eventuelt med bistand fra POA/BHT Nettside for ARK opprettes og info legges ut fortløpende PL utformer informasjonsbrev til ansatte om ARK PL skriver informasjonsplan hovedaktiviteter Antall HA8 HA9 HA10 HA11 HA12 HA13 HA14 Side25

SG= Styringsgruppe PRL= Prosessleder VO =Verneombud SGL= Styringsgruppeleder TO=Tjenestemannsorganisasjonene VT= Vernetjenesten PL= Prosjektleder PA= Prosjektansvarlig ISSL= Institutt-/senter-/seksjonsleder FAL= Fakultets-/avdelingsledelse Mars April Mai Jun Aug Sept Okt Nov Jan TID 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Nr ARK Medarbeiderundersøkelse 2014 MILEPÆLER HOVEDAKTIVITET Innenfor hver milepæl SG godkjenner informasjonsplan HA15 Når Presentasjon av ARK på HA16 MP7 motivasjonskampanje fakultetsdirektør/dekanmøte av ARK er godkjent sentralt PL skriver plan for motivasjonskampanje HA17 PRL tar opp med EL og VT ved enhetene HA18 om de ønsker særskilte motivasjonstiltak på sin enhet SG godkjenner motivasjonskampanje HA19 MP8 Når PG + SGL + PA + HA20 FAL + VO har ARK sentralt har opplæring med PG + gjennom-ført SGL + og PA opplæring i ARK PG lager ARK-opplæring for ISSL + VO HA21 ARK sentralt har opplæring med FAL + HA22 VO MP9 Når AMU er orientert SGL/PL presenterer prosessen så langt og HA23 MP10 MP11 om prosessen så langt Når organisasjonsstruktur er beskrevet Når ARK MU er forankret på alle nivå i hva som er planlagt videre på AMU møte PRL setter opp aktivitetsplan i Excel for sitt område PL setter opp forslag til institusjonens organisasjonsstruktur i ARK-KIWEST- RegSkjema (fane1: organisasjonsstruktur) Ledelse orienteres om organisasjonsstruktur Fakultet fyller ut oversikt over ISSL i ARK-KIWEST-RegSkjema (fane 2: enhetsledere) PG + i samarbeid med enheter Kvalitetssikring av data PG iverksette motivasjonskampanje hovedaktiviteter Antall HA24 HA25 HA26 HA27 HA28 HA29 Side26

SG= Styringsgruppe PRL= Prosessleder VO =Verneombud SGL= Styringsgruppeleder TO=Tjenestemannsorganisasjonene VT= Vernetjenesten PL= Prosjektleder PA= Prosjektansvarlig ISSL= Institutt-/senter-/seksjonsleder FAL= Fakultets-/avdelingsledelse Mars April Mai Jun Aug Sept Okt Nov Jan TID 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Nr ARK Medarbeiderundersøkelse 2014 MILEPÆLER hele organisasjonen HOVEDAKTIVITET Innenfor hver milepæl PRL har opplæring med ISSL + VO i ARK HA30 PG iverksette informasjonsplan HA31 PRL har informasjonsmøte med HA32 fakultetsledere, enhetsledere og VO PRL har informasjonsmøte med ansatte HA33 MP12 Når medarbeiderundersøkelsen er ARK-KIWEST-RegSkjema (fane 3: PL sørger for at informasjon om ansatte i HA34 gjennomført ansatte) fylles ut sentralt Alle enheter kvalitetssikrer informasjon HA35 om ansatte i ARK-KIWEST-RegSkjema (fane 3: ansatte) Faktaark 1 fylles ut av enhetsleder + VO HA36 PRL kvalitetssikrer at faktaark 1 er utfylt HA37 ved sitt fakultets enheter, og oppdaterer aktivitetsplan PL sørger for at det sendes ut spørreskjema HA38 til alle ansatte 01.09. Utsendelse av purring til de som ikke har HA39 MP13 Når resultater fra undersøkelsen er klar svart pr 08.09 og 15.09. PRL, i samarbeid med enhetsleder og VO booker dag for tilbakemeldingsmøte og lager agenda for dagen hovedaktiviteter Antall HA40 PL får oversendt rapporter fra ARK HA41 sentralt innen 20.10. PL fordeler enhetsrapportene til PRL HA42 PRL oversender enhetsrapport til sine HA43 enheter i ephorte PRL orienterer enheter om svarprosent HA44 PRL tolker enhets rapporter HA45 PL tolker institusjonsrapporter HA46 Side27

SG= Styringsgruppe PRL= Prosessleder VO =Verneombud SGL= Styringsgruppeleder TO=Tjenestemannsorganisasjonene VT= Vernetjenesten PL= Prosjektleder PA= Prosjektansvarlig ISSL= Institutt-/senter-/seksjonsleder FAL= Fakultets-/avdelingsledelse TID Mars April Mai Jun Aug Sept Okt Nov Jan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Nr MP14 MP15 MP16 ARK Medarbeiderundersøkelse 2014 MILEPÆLER Når risikovurdering er gjennomført Når tilbakemeldingsmøte er gjennomført Når OU dag hvor ansatte kommer med forslag til tiltak er gjennomført HOVEDAKTIVITET Innenfor hver milepæl PL skriver nettsak om institusjonsrapporter og tilgjengeliggjør resultater for alle ansatte og media på ARK nettside PG risikovurderer på overordnet plan i henhold til funn opp mot risikokartlegging del 1. PRL risikovurderer på enhetsnivå i henhold til funn opp mot risikokartlegging del 1. PRL har møter med EL og BHT om funn i risikovurdering, og funn fra undersøkelsen, og oppdaterer aktivitetsplan PRL lager PowerPoint presentasjoner for sine enheter hvor funn fra enheten presenteres ISSL sender ut invitasjon til alle ansatte om deltakelse på tilbakemeldingsmøte, med agenda. PRL legger frem resultatene fra undersøkelsen på tilbakemeldingsmøte med alle ansatte PRL, i samarbeid med enhetsleder og VO booker dag for arbeid med forslag til tiltak, lager agenda for dagen, planlegger gruppesammensetning og oppdaterer aktivitetsplan for enhet ISSL sender ut invitasjon til alle ansatte om deltakelse på dag for arbeid med forslag til tiltak, med agenda. PRL gjennomfører OU prosess del 1 ved enhetene sine, hvor alle ansatte får komme med forslag til tiltak hovedaktiviteter Antall HA47 HA48 HA49 HA50 HA51 HA52 HA53 HA54 HA55 HA56 Side28

SG= Styringsgruppe PRL= Prosessleder VO =Verneombud SGL= Styringsgruppeleder TO=Tjenestemannsorganisasjonene VT= Vernetjenesten PL= Prosjektleder PA= Prosjektansvarlig ISSL= Institutt-/senter-/seksjonsleder FAL= Fakultets-/avdelingsledelse TID Mars April Mai Jun Aug Sept Okt Nov Jan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Nr MP17 ARK Medarbeiderundersøkelse 2014 MILEPÆLER Når forslag til handlingsplan er lagt frem for alle ansatte HOVEDAKTIVITET Innenfor hver milepæl ISSL får overlevert alle forslagene til tiltak for videre arbeid med å lage oversikt over forslagene som er kommet inn på enheten, som sendes ut til alle ansatte for videre diskusjon ISSL + PRL gjennomfører OU prosess del 2 hvor alle ansatte jobber videre med de innleverte forslagene til tiltak og prioriterer hva som bør inn i handlingsplan for enheten PRL, i samarbeid med enhetsleder og VO booker dag for presentasjon av forslag til handlingsplan for alle ansatte, og sender ut invitasjon til alle ansatte PRL, ISSL og VO, (evt. BHT/andre ressurspersoner), gjennomgår alle forslagene til tiltak fra de ansatte og utformer forslag til handlingsplan for enheten ISSL legger frem forslag til handlingsplan for alle ansatte, som har mulighet for å komme med ytterligere innspill/tilbakemeldinger ISSL, i samarbeid med PRL og VO sørger for at enheten får på plass egen handlingsplan jan. 2015 FAL, i samarbeid med PRL og VO sørger for at handlingsplaner utformes og iverksettes på enheter jan. 2015 FAL sørger i samarbeid med PRL for at aktivitetsplan for enheten oppdateres og innrapporterer måloppnåelse til PG (kopi av handlingsplan). jan. 2015 hovedaktiviteter Antall HA57 HA58 HA59 HA60 HA61 HA62 HA63 HA64 Side29

Side30

2 Estimert tidsbruk for prosessledere (PRL) Et grovt estimert overslag over timebruk på fakultetene. Følgende bør vurdere å oppnevne mer enn 1 PRL på grunn av tidsressurs og størrelse på område: Fakultet for naturvitenskap og teknologi, Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning, Det helsevitenskapelige fakultet, Administrasjonen. Skisse timeforbruk: Ant institutt/avd A B C D E F G H TOT Fakultet for naturvitenskap og teknologi 6 42 14 75 42 7 42 38 38 298 Det juridiske fakultet 1 7 14 75 7 7 7 38 38 193 Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning 11 77 14 75 77 7 77 38 38 403 Fakultet fra biovitenskap, fiskeri og økonomi 3 21 14 75 21 7 21 38 38 235 Det helsevitenskapelige fakultet 8 56 14 75 56 7 56 38 38 340 Det kunstfaglige fakultet 2 14 14 75 14 7 14 38 38 214 Finnmarksfakultetet 3 113 14 75 21 7 21 38 38 327 Universitetsbiblioteket 1 37,5 14 75 7 7 7 38 38 224 Tromsø Museum 1 37,5 14 75 7 7 7 38 38 224 Administrasjonen (UTA, ØA, POA, AFU, IT, BEA, Studie) 7 49 14 75 49 7 49 38 38 319 TOT tidsbruk UiT 2776 Tidsbruk/oppgaver A Institutt/tilbakemeldingsmøte + OU prosesss 7 B ARK opplæring pr 1 PRL 14 C PG arbeid før sommeren (tot) 75 D Tolke resultater (pr institutt) 7 E Overlevere resultater i ephorte (pr fakultet) 7 F Risikokartlegging før og etter (pr institutt) 7,5 G Diverse møter med ledelse osv (tot) 37,5 H Etterarbeid 37,5 Side31

Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2014/45/JSC000 Dato: 29.04.2014 ORIENTERINGSSAK Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget 15.05.2014 Oversikt avviksmeldinger 2014 Vedlagt er oversikt over avviksmeldinger i perioden 01.01. 30.04.14. Jan Thomas Schwenke seniorrådgiver jan.t.schwenke@uit.no 77 64 50 28 Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Vedlegg: 1 Oversikt avviksmeldinger 2014 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side32

Skademeldinger pr 05.05.2014 ephorte 2014/45 Enhet Enhet Tilknytning Jnr Dato Hendelse ADM ITA Ans 5 31.01.2014 Fall under ballspill (velferdstiltak) ADM ITA Ans 6 04.03.2014 Fall under ballspill (velferdstiltak) ADM KSA Ans 13 07.02.2014 Fall fra stol ADM BEA Ans 14 22.04.2014 Finger i klem mellom dør og karm BFE ADM Ans 4 13.02.2014 Fall på is/snø BFE AMB Ans 12 23.01.2014 Sprut av vaskemiddel Finnmarksfak IIF Stud 7 05.03.2014 Fall ved skikjøring Helsefak ISM Ans 1 28.01.2014 Fall på is/snø Helsefak IMB Stud 8 13.03.2014 Søl av KOH Helsefak IMB Ans 9 19.03.2014 Nedfall av skap Helsefak IMB Ans 10 27.03.2014 Kontakt med ukjent materiale under avfallstømming (autoklave) Helsefak IMB Stud 11 28.03.2014 Skadet under øvelseskjøring med ambulanse NT-fak IG Ans 2 03.02.2014 Glipp av borekjerne TMU SKV Ans 3 11.02.2014 Fall på is/snø Side33

Årsak Skade Person/ matriell Eksp reg Sykem Arb.d Risiko sykem. vurdert 65,4 Fall Skadet skulder P 0 J 3 N Fall Kneskade P 0 N 0 N Sto på en vanlig stol m Brudd på ryggvirvel P 0 J 30 N stofftrekk. Hælen på skoen hektet ved nedstigning Rakk ikke gjennom døra Klem på neglen P 0 N 0 J Ikke strødd Kutt i hodet, sydd P 0 N 0 N Benyttet ikke vernebriller Skade på hornhinne på Pett øye 0 N 0 N Avrevet korsbånd P 0 J 1. sem N Dårlig brøyting Brist ribbein P 0 N 0 N Defekt begerglass Søl på bukse M 0 N 0 N Dårlig oppheng Ingen M 0 N 0 N Umerket avfall i autoklaven Hudutslett P? N 0 J Usikret som pasient Skade i nakken P 0 J? N Mistet taket under omlasting fra Knust brille M 0 N 0 N bil til tralle Dårlig strødd Brukket ankel P 0 J 32,4 N Side34

Kommentar Dørpumpe justert nestenulykke OPPFØLGING Side35

Avdeling for personal og organisasjon Arkivref: 2009/5100/VBE010 Dato: 30.04.2014 ORIENTERINGSSAK Til: Møtedato: Sak: Arbeidsmiljøutvalget 15.05.2014 5/14 Orienteringssak- Sykefravær 1. kvartal 2014 Forslag til innstilling til vedtak: Arbeidsmiljøutvalget tar rapporten om sykefraværet til orientering, og ber om at Universitetsdirektøren følger opp enheter med sykefravær over 5 %. Seksjon for personal og organisasjon har med oppdrag fra AMU utarbeidet tallgrunnlag for sykefraværet ved UiT Norges arktiske universitet. Hensikten med oversikten er å gi AMU mulighet til å vurdere sykefraværet ved universitetet og eventuelt på bakgrunn av dette, vurdere å iverksette nærmere undersøkelser og tiltak. Universitetets lønns- og personalsystem, Paga, viser følgende tall for sykefraværsutviklingen for hele universitetet, egen- og legemeldt sykefravær, til og med 1. kvartal 2014: 6,00% 5,00% 4,00% 5,01% 4,06% 4,42% 4,47% 4,67% 3,76% 3,32% 3,41% 4,18% 3,00% 2,00% 1,00% 0,00% 1.kvartal 12 2.kvartal 12 3.kvartal 12 4.kvartal 12 1.kvartal 13 2.kvartal 13 3.kvartal 13 4.kvartal 13 1.kvartal 14 Fra og med 4.kvartal 2013 er tidligere Høgskolen i Finnmark inkludert i sykefraværstallene. Det totale sykefraværet gikk opp med 0,77 % fra 4. kvartal 2013 til 1. kvartal 2014, men fra 1.kvartal 2013 har det falt med 0,49 %. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side36

For enhetene fremgår følgende oversikt i Paga over sykefraværstall (egen- og legemeldt) til og med 1. kvartal 2014: 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 4. kvartal 2011 1. kvartal 2012 2. kvartal 2012 3. kvartal 2012 4. kvartal 2012 1. kvartal 2013 2. kvartal 2013 3. kvartal 2013 4. kvartal 2013 1. kvartal 2014 UiT 4,35 5,01 4,06 4,42 4,47 4,67 3,76 3,32 3,41 4,18 UADM 5,18 6,32 5,24 6,88 7,04 7,45 5,8 4,4 4,93 6,56 NT-fak 2,78 3,42 2,45 2,97 3,72 4,25 3,13 2,19 1,74 2,16 BFE 5,37 6,16 4,94 4,50 3,60 3,66 3,87 4,09 4,25 3,79 Jur fak 5,49 4,88 2,47 2,59 4,58 3,65 1,98 2,66 4,67 3,2 Helsefak 3,76 4,35 3,41 3,69 3,77 3,92 2,99 2,92 3,49 3,96 HSL-fak 4,61 5,16 4,92 5,07 4,52 4,59 4,17 3,74 3,01 3,48 Kunstfak 3,06 4,18 3,59 6,03 4,05 3,11 2,42 1,93 1,54 3,1 UB 8,92 9,2 3,71 5,25 5,44 5,03 2,65 3,58 4,77 5,75 TMU 2,57 3,52 3,44 3,64 6,14 6,54 5 3,36 4,18 7,95 Fra 4. kvartal 2013 til 1. kvartal 2014 øker TMU sykefraværet med hele 3,77 % og er den enheten med mest økning i denne perioden. De har et sykefravær på 7,95 % i 1. kvartal 2014. Administrasjon og UB har også et sykefravær på over 5 % i 1. kvartal 2014. Administrasjon hadde et sykefravær på 6,56 % og UB på 5,75 %. Administrasjon, Kunstfak og Jurfak øker sykefraværet med 1,63 %, 1,56 % og 1.47 % Jurfak, Kunstfak og UB hadde veldig lavt sykefravær 2. kvartal 2013. Men UB har økt sykefraværet med 3,1 % fra 2. kvartal 2013 til 1. kvartal 2014. Mens Jurfak har økt sykefraværet med 1,22 % i samme periode. Kunstfak har lavest sykefravær med 3,1 %, men også de har økt siden 2. kvartal 2013 med 0,68 %. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side37

Fra NAV har UiT fått tilsendt oversikt over det legemeldte sykefraværet fordelt på diagnose, direktemeldt fra legen. Pr dags dato foreligger tall fra NAV til og med 4. kvartal 2013. Tall for 1. kvartal 2014 er ikke tilgjengelige enda og er dermed ikke med i denne rapporten. Utviklingen i det legemeldte sykefraværet fordelt på diagnose gir oss følgende oversikt fram til 4. kvartal 2013: 40,00% 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% Almenne og uspesifiserte lidelser Sykdommer i fordøyelsesorganene Sykdommer i hjerte/karsystemet Muskel/skjelett - lidelser Sykdommer i nervesystemet Psykiske lidelser Sykdommer i luftveiene Svangerskaps-sykdommer Andre lidelser Tallene i diagnoseoversikten er ikke beregnet ut fra avtalte dagsverk i gruppen, men viser sykefraværet i diagnosegruppen delt på det totale sykefraværet. Det innebærer at endringer i en diagnosegruppe vil gi endringer i alle gruppene, selv om det reelle antallet i en gruppe i praksis er uendret. Rapporten viser at muskel/skjelettlidelser og psykiske lidelser er de to desidert største årsakene til sykefraværet. De utgjør til sammen 59,4 % av sykefraværet ved UiT. Muskel/skjelettlidelser har minket fra 3.kvartal til 4. kvartal 2013 med 0,8 %. Mens psykiske lidelser har hatt en oppgang på 5,60% i samme periode. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3 Side38

Tall fra Altinn viser at sykefraværet ved UiT er sammenlignet med landet som helhet og sektoren i 4. kvartal 2007-2013 som følger: 7 6 5 4 3 2 1 0 2009 2010 2011 2012 2013 UiT Undervisning Statlig forvaltning Hele landet Sammenligningstallene for 4. kvartal 2013 viser at sykefraværet ved UiT går ned med 0,5 % fra 3. kvartal 2013, og ligger 1,3 % lavere enn landsgjennomsnittet. Sammenlignet med NTNU hadde UiT totalt et sykefravær på 3,81%, mens NTNU lå på 4,53 % i 2013. UiT lå altså 0,72 % under NTNU. UiB og UiO har ikke svart på henvendelsen vedrørende sykefravær 2013. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4 Side39

Kvartalsvis utviklingen av sykefraværet ved UiT fra 2009-2013: 6 5 4 3 4,7 4,5 4,4 4,1 4,1 3,9 3,7 3,5 5 5 4,6 4,6 4,3 4,4 4 4,6 4,14 3,4 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 2 4. kvartal 1 0 2009 2010 2011 2012 2013 Tallene viser at sykefraværet går ned i 4. kvartal 2013 med 0,5 % fra 4. kvartal 2012. Oversikt over lengden på sykefraværet for 3. kvartal 2009-2013: 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 2009 2010 2011 2012 2013 Totalt 4,4 3,9 4,1 4,6 4,1 <8 dager 0,3 0,3 0,2 0,2 0,3 8-16 dager 0,4 0,4 0,3 0,4 0,4 17 dager - 8 uker 1,1 0,9 0,8 0,9 1,1 >8 uker - 20 uker 1,7 1,6 1,6 1,7 1,4 >20 uker - 39 uker 0,7 0,6 0,8 1 0,6 >39 uker 0,3 0,2 0,3 0,4 0,2 Korttidsfraværet på under 8 uker er stabilt. Langtidsfraværet går litt ned. Sykefraværet på 8-20 uker går ned med 0,3 % fra 4. kvartal 2013 til 3. kvartal 2014. For samme perioden går sykefraværet fra 20 til 39 uker ned med 0,4 %. Mens langtidsfraværet, over 39 uker, går ned 0,2 %. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5 Side40

Legemeldt sykefravær for 4. kvartal med aldersfordeling: 7 6 5 4 3 2 Totalt 16-20 21-29 30-39 40-49 50-59 60-69 1 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Tallene viser sykefraværet i prosent regnet ut fra avtalte dagsverk for den aktuelle arbeidsgruppen, 4. kvartal, fra 2009-2013. Sykefraværet minker i aldersgruppen 60-69 fra 3. kvartal 2013 til 4. kvartal 2013 med 0,7 %. Sammenlignet med landet for øvrig, ligger UiT 0,8% lavere enn på landsgjennomsnittet, som er på 6,5 %. For aldersgruppen 40-49 år synker sykefraværet med 0,4 %. For 4. kvartal 2013 ligger tallet på landsbasis på 5,4 % for denne gruppen, mens for UiT ligger det på 3,3 %. Sykefraværet for aldersgruppen 30-39 år synker med 0,7 % fra 2012 til 2013 og ligger nå på 3,3 %. På landsbasis er sykefraværet på 5,4 %. Total synker sykefraværet med 0,5 % fra 2012 til 2013, 4. kvartal. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6 Side41

Tallene viser bruk av gradert sykefravær fordelt på kjønn: 40 35 30 25 20 15 10 5 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Totalt 29,2 29,7 28 32,9 33,8 32,3 Kvinne 33,1 30,7 28,5 32,4 35,7 34,4 Mann 20,1 26,8 26,7 34,3 28,6 26,1 Det er et mål for partene i arbeidslivet at man skal få folk ut i gradert arbeid i stede for full sykemelding. Aktiv sykemelding falt bort som virkemiddel i 2011. Bruken av gradert sykemelding holder seg stabilt fra 2012 til 2013 i 4. kvartal ved UiT. For menn har gradert sykemelding minket fra 2012 til 2013 i 4.kvartal med 2,5 %, mens for kvinner har bruken av gradert sykemelding minket med 1,3 %. Kjønnsfordelingen av det totale legemeldte sykefraværet er som følger: 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Kvinne Mann Kvinneandelen av sykefraværet har gått ned siden 2012, men ligger fortsatt på rundt 70 %. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 7 Side42

Bjarte Toftaker personalsjef Kopi: Tjenestemannsorganisasjonene Vernetjenesten Vanja Bergman førstekonsulent UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 8 Side43

Referatsaker Side44

Referatsaker Side45

UiT Norges arktiske universitet ÅRSRAPPORT FRA SIKKERHETSRÅDGIVER Transport av farlig gods - ADR ADR: Accord européen relatif au transport international des marchandises dangereuses par route ("Den europeiske avtale om internasjonal vegtransport av farlig gods") ÅR 2013 Rapportansvarlig: Sikkerhetsrådgiver Geir Sagelv 9151 STORSLETT Tlf 417 58 038 E-mail: geir@sagelv.no RAPPORTEN ER PÅLAGT GJENNOM KAP. 1..8.3.3 ADR FORSKRIFTEN OG SKAL UTARBEIDES ÅRLIG. RAPPORTEN SKAL ARKIVERES I 5 ÅR OG VÆRE TILGEJENGELIG FOR TILSYNDMUNDIGHETENE PÅ FORESPØRSEL Side46