KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV konsulentvirksomhet for juridiske tjenester til Avdeling for skoleanlegg Anskaffelsesnummer 31-UDE-2014
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Prosedyre... 5 2.2 Tilbudsfrist... 5 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Ønsket presentasjonsform... 6 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Deltilbud... 6 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 6 2.9 Opplysningsplikt... 7 2.10 Taushetsplikt... 7 2.11 Offentlighet... 7 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 7 2.13 Forbehold... 7 2.14 Gjennomføring av avrop... 7 2.14.1 Parallelle rammeavtaler... 7 2.14.2 Tildelingskriterier for avropsavtale ved parallelle rammeavtaler... 8 2.14.2Tildelingsskjema/avtale... 8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 8 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 8 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 9 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 9 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 10 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 10 4.1 Registrering av tilbud... 10 4.2 Tildelingskriteriene... 10 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 10 VEDLEGG... 11 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune ved Utdanningsetaten (UDE), heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av konsulentvirksomhet for juridisk rådgivning. Avtalen skal være en rammeavtale mellom UDE og tre til fem leverandører. Oslo er både kommune og fylkeskommune. Utdanningsetatens ansvarsområde omfatter grunnskolen, videregående opplæring, voksenopplæring, spesialundervisning, fagopplæring, Fagskolen, Oslo musikk- og kulturskole (OMK), pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPtjenesten) og Aktivitetsskolen. Direktøren i Utdanningsetaten er administrativ og faglig leder for kommunal og fylkeskommunal opplæring i samsvar med lover, forskrifter og rundskriv fra statlige og kommunale myndigheter. Et av Utdanningsetatens satsningsområder er funksjonelle og vedlikeholdte skoleanlegg. Avdeling for skoleanlegg (ASA) i Utdanningsetaten har ansvaret for skolebehovsplanlegging, bestilling og oppfølging av byggeprosjekter. Virksomheten er hjemlet i lov om grunnskolen og den videregående opplæringen (opplæringslova) og lov om Fagskoleutdanning. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Therese Corneliussen E-postadresse : Therese.Corneliussen@ude.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Behovet for nye elevplasser i Osloskolen vil den neste tiårsperioden øke kraftig. Det økte skolebehovet gir store utfordringer med å få etablert tilstrekkelig antall elevplasser i tide. Utvidelse, bygging av nye skoleanlegg og omgjøring av eksisterende skoleanlegg har vært sentrale strategiske grep for å øke skolekapasiteten raskt nok. På grunn av det samlede volumet på utbyggingen og omstruktureringen ser ASA behov for å innhente ekstern kompetanse innen juridisk rådgivning som kan bistå avdelingen i forbindelse ved utredning av gjennomføring- og kontraktstrategi. I tillegg skal det gis bistand ved utarbeiding av konkurransegrunnlag samt bistand i konkurransefasen. Oppdraget må kunne løses i samarbeid med kommunens interne juridiske kompetanse. Kommuneadvokaten er kommunens prosessfullmektig i tvister i rettsapparatet. Det er følgelig ikke behov for bistand fra leverandøren i forbindelse med tvister i rettsapparatet. Det tas forbehold om at behovet for bistand vil kunne variere gjennom avtaleperioden. Anskaffelsens samlede verdi anslås å være mellom 3-4 millioner kroner eks. mva., inkludert opsjonsårene. Oppdragsgiver gjør særskilt oppmerksom på at estimatet er kun retningsgivende og innebærer ingen forpliktelse for Oppdragsgiver. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3
Det er mulig å benytte underleverandører ved levering av tilbud. Det skal i så fall dokumenteres at partene samlet kan levere som et fullverdig tilbud innen de aktuelle behovsområdene. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Uke 29 Uke 37 Uke 36 Uke 37 Uke 37 Uke 38 Uke 39 Uke 39 Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt Aktivitet Kunngjøring av konkurranse Tilbudsfrist Evaluering av kvalifikasjoner Tilbudsevaluering og valg av tilbud Utsendelse av tildelingsbrev Klagefrist (utløp av karensperiode) Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år. For avtalen gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten med ytterligere 2 år (1 + 1 år) på uendrede vilkår. Avtaleperioden regnes fra signering av rammeavtalen. Leverandøren skal forholde seg til oppdragsgivers løpende behov innenfor timeramme for de enkelte oppdrag. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale, Oppdragsavtalen (SSA-O) med bilag, også omtalt som rammeavtalen, se vedlegg 1. 1.4.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse juridisk bistand", 31-UDE-2014", og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 08.09.2014 kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt, forseglet med tape eller lignende, Tilbudet skal merkes: "31-UDE-2014 - juridisk bistand". Tilbudet skal være på norsk. Tilbudet skal leveres elektronisk på minnepinne som én sammenhengende pdf-fil. Tilbudet skal også inneholde en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Se også punkt 2.4. Det er ikke tillatt å levere tilbudet på e-post. Tilbudet skal leveres personlig eller ved postsending. Tilbudet skal leveres til: Navn: Utdanningsetaten, Adresse: Strømsveien 102, 0663 Oslo, Seksjon for dokumenthåndtering i 9. etasje Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5
2.4 Ønsket presentasjonsform Dokumentene skal leveres elektronisk på minnepinne som én sammenhengende fil i følgende rekkefølge: Dokumentasjon Signert tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Henvisning til konkurransegrunnlag - Skatteattest Punkt 3.2 Merverdiavgiftsattest Punkt 3.2 HMS-egenerklæring (se vedlegg) Punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og Punkt 3.3.1 juridiske stilling Dokumentasjon på leverandørens finansielle og Punkt 3.3.2 økonomisk stilling Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige Punkt 3.3.3 kvalifikasjoner Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen SSA-O bilag 2 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene Punkt 4.2 Fullstendig utfylt prisskjema SSA-O, bilag 5 Sladdet utgave av tilbudet Punkt 2.11 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 08.10.2014 kl. 12:00 2.6 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, se beskrivelse av delområdene i konkurransegrunnlagets bilag 1 punkt 2. Tilbudene vil bli evaluert per delområde. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudsbefaring eller tilbudskonferanse. Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6
2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.14 Gjennomføring av avrop 2.14.1 Parallelle rammeavtaler I denne anskaffelsen vil oppdragsgiver inngå rammeavtale med tre til fem leverandører. Tildeling av avropsavtaler foretas etter at det er iverksatt ny konkurranse mellom de leverandører oppdragsgiver har parallelle rammeavtaler med. Konkurransen skal gjennomføres på følgende måte: 1. For hver avropsavtale som skal inngås skal oppdragsgiver skriftlig be om tilbud fra de leverandører som er i stand til å gjennomføre avropet. Forespørsel om tilbud skal inneholde en oppdragsbeskrivelse. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7
2. Kunden fastsetter en tilstrekkelig frist til innlevering av tilbud på de enkelt avropsavtaler. Tilstrekkelig frist fastsettes på grunnlag av kompleksitet og den tid som medgår til å utarbeide tilbud. 3. Tilbudene skal sendes inn skriftlig og innholdet skal holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfristen. 4. Kunden tildeler hver avropsavtale til den Leverandør som har gitt det beste tilbudet på grunnlag av de tildelingskriterier for avropsavtalen som er fastsatt i konkurransegrunnlagets punkt 2.14.2. 2.14.2 Tildelingskriterier for avropsavtale ved parallelle rammeavtaler Tildelingen av avropsavtale skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 1. Forventet kvalitet ut fra kompetansen til de spesifikke personene som tilbys for tjenesten, dokumentert gjennom vedlagte CV-er. Kunden forbeholder seg retten til å gjennomføre intervju og referansesjekk. 2. Priser i henhold til oppgitte priser i prisskjemaet. Kriteriene er ikke oppgitt i prioritert rekkefølge. Vekting av kriteriene oppgis i tilbudsforespørsel for hvert oppdrag. 2.14.2Tildelingsskjema/avtale Vedlagte tildelingsskjema/avtale vil bli inngått per oppdrag/avrop, jf. vedlegg 1, bilag 8. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8
3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak 3.3.2 Krav Leverandøren skal være kredittverdig. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Dokumentasjonskrav Kredittverdig/rating, ikke eldre enn 1 år, utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon som bekrefter at leverandøren er kredittverdig. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9
3.3.3 Krav Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Dokumentasjonskrav Det kreves relevant OPSerfaring Leverandørens 3 mest relevante leveranser innen lignende oppdrag de siste 3 årene, inkludert en kortfattet beskrivelse av oppdraget, der leverandørens bidrag i oppdraget fremkommer, herunder rolle, omfang, tidspunkt, varighet og navn på oppdragsgiver. Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne. Beskrivelse av leverandørens kapasitet. Oversikt over foretakets totale bemanning og kompetanseområder. Det skal ikke gis CV-er/ beskrivelse av navngitte personer her. (CV-er skal dog inngis jamfør punkt 4.2 for evaluering av oppfyllelse av kvalitetskriteriet). 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Timepris konsulent 30 % Ferdig utfylt prisskjema, jf. vedlegg 1 bilag 5. Kvalitet, herunder kompetanse og erfaring hos tilbudt personell. 70 % CV pr tilbudt ressurs i henhold til kravspesifikasjonen pkt 3. Referanse fra tidligere oppdragsgiver for oppdrag av lignende karakter. Det skal leveres minst en skriftlig referanse per tilbudt ressurs. Referansene skal si noe om tilbudte ressurs sin rolle, type oppdrag, utførelse av oppdrag, oppdragsforståelse, samspill med oppdragsgiver og oppnådd resultat. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Oppdragsgiver vil tildele rammeavtale til 3-5 leverandører. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 10
Etter evaluering av mottatte tilbud i forhold til tildelingskriteriene, vil oppdragsgiver tildele rammeavtale per delområde til den eller de leverandørene som er gitt høyest score per delområde. Oppdragsgiver vil i tillegg tildele rammeavtale for de tre delområdene samlet, til en eller flere leverandører som er gitt høyest score for de tre delområdene samlet. Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Leverandørene tildeles kontrakt for ett, flere eller samtlige delområder. * * * Dato: 17.07.2014 Harald Øvland, avdelingsdirektør VEDLEGG Vedlegg 1: SSA-O, Oppdragsavtalen inklusiv 8 bilag: Bilag 1: Utdanningsetatens beskrivelse av oppdraget (kravspesifikasjon) Bilag 2: Leverandørens besvarelse av oppdraget Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet prisbestemmelser, herunder prisskjema Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelse Bilag 8: Tildelingsskjema/avtale Vedlegg 2: HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 11