Østre Toten kommune Kommunikasjons- og informasjonsplan for innføring av eiendomsskatt
Innhold 1 INNLEDNING... 3 2 MÅL... 3 3 RAMMER OG RETNINGSLINJER... 3 3.1 ÅPEN OG AKTIV KOMMUNIKASJON... 3 3.2 GENERELL KOMMUNIKASJONSATFERD... 4 3.3 HÅNDTERING AV UFORUTSETTE HENDELSER... 4 4 PLAN FOR HÅNDTERING AV INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON... 4 4.1 HVEM SKAL INFORMERES, NÅR, OG OM HVA... 4 4.2 HVEM INFORMERER PUBLIKUM OG EIENDOMSBESITTERE OM HVA... 6 4.3 HVORDAN INFORMASJON SKAL GIS... 6 4.4 INNKOMMENDE INFORMASJON... 6 4.5 HVILKEN INFORMASJON ER GRADERT ELLER AV INTERN KARAKTER OG IKKE SKAL UTGIS... 7 4.6 HVEM SOM SKAL FÅ GRADERT INFORMASJON OG LEGITIMASJONSKRAV... 8 Rammer og retningslinjer for taksering Østre Toten kommune Side 2 av 8
1 Innledning Det vil være et utstrakt behov for informasjon til publikum, eiere av skatteobjekter og internt, i forbindelse med prosessen for å innføre eiendomsskatt i Østre Toten kommune. Ved god gjennomføring av denne planen vil man kunne redusere unødvendig kommunikasjon mellom partene samt skape en trygghet for at det gjennomføres en god og rettferdig prosess. Dette dokumentet inneholder hovedkapitler Mål Rammer og retningslinjer Plan for håndtering av informasjon og kommunikasjon 2 Mål Målet med kommunikasjons- og informasjonsplanen er å sørge for; at alle involverte parter i prosessen har god bakgrunnskunnskap og innsyn i den generelle prosessen for å komme frem til beskatningen av skatteobjektene at eiere av skatteobjekter har innsyn i informasjon som angår deres eiendom og føler trygghet for at de er rettferdig behandlet 3 Rammer og retningslinjer Underkapitlene nedenfor gir generelle rammer og retningslinjer for åpen og aktiv kommunikasjon, kommunikasjonsatferd og håndtering av uforutsette hendelser, noe som vil være viktige elementer for å nå målet med kommunikasjons- og informasjonsplanen. 3.1 Åpen og aktiv kommunikasjon Åpen og aktiv kommunikasjon danner basis for å få alle involverte i prosessen til å føle at de har bakgrunnskunnskap, innsyn og trygghet for at prosessen gjennomføres rettferdig. Det legges vekt på følgende for å oppnå dette; Alle som ønsker det skal får innsyn i takseringsgrunnlaget for sin egen eiendom både når det gjelder metode for taksering, faktagrunnlag, sjablonger og vurderinger. Informer med sikte på å skape bred forståelse for takseringen. Vi skiller mellom politisk informasjon og administrativ informasjon, men samordner denne slik at informasjonen blir enkel å motta for eiendomsbesitter. Informere om problemstillinger som vi erfaringsmessig vet eiendomsbesitterne spør om. Dette skal bidra til at eiendomsbesitterne får den informasjonen de etterspør og at prosjektet får færre enkelthenvendelser og klager. Utarbeide et eget opplegg for kommunikasjon i forbindelse med utlegging av takster til offentlig ettersyn. Informere publikum generelt om 7 i lov om eiendomsskatt slik at innbyggerne i størst mulig grad har informasjon om hva loven sier og hva kommunestyret har vedtatt om bruk av 7. Det skal gis informasjon om beregningsmetode ved taksering i forbindelse med utsending av brev om takst og skatt. Kreve skriftlige henvendelser fra eiendomsbesitterne når det gjelder henvendelser om faktafeil der de dokumenterer feilene. Rammer og retningslinjer for taksering Østre Toten kommune Side 3 av 8
3.2 Generell kommunikasjonsatferd Prosjektet vil få mange typer henvendelser. Viktige rammer for atferden er: Skill klart mellom takseringsfaglige henvendelser og politiske henvendelser. Henvis politiske henvendelser til politisk ledelse. Vær vennlig, presis, imøtekommende og fast. Henvendelser som avviker vanlig høflighet, henvises til prosjektleder eller til rådmannen. Muntlige henvendelser besvares muntlig. Skriftlige henvendelser besvares skriftlig. 3.3 Håndtering av uforutsette hendelser Prosjektet vil oppleve uforutsette hendelser. Håndtering av slike hendelser kan ikke planlegges, men en kan trekke opp rammer for håndteringen med sikte på å samordne informasjonen og å sikre at håndteringen skjer på riktig nivå i kommunen (prosjektledelse, administrativ ledelse, politisk ledelse). Den som registrerer uforutsette hendelser, melder fra slik at prosjektledelse, rådmann og leder i takstnemnda får informasjon om hendelsen. Rådmann og leder i takstnemnda vurderer om ordfører skal informeres og avklarer håndtering av uforutsette hendelser i hvert enkelt tilfelle. 4 Plan for håndtering av informasjon og kommunikasjon I dette kapittelet beskrives hvem som skal informeres om hva og når. Det gjelder både internt i organisasjonen og til publikum og eiendomsbesittere. Det vil bli utarbeidet arbeids og sjekkliste for å sørge for at informasjon vi mener skal gjøres tilgjengelig blir ivaretatt. Dette dokumentet vil være et levende dokument i hele prosjektets levetid og oppdateres også basert på innspill fra innbyggerne om informasjon de eventuelt savner. Videre definerer kapittelet hvordan vi skal håndtere innkommende informasjon samt hvilken informasjon som er gradert og hvem som kan få tilgang til denne informasjonen. 4.1 Hvem skal informeres, når, og om hva Tabellen nedenfor gir oversikt over hvem som skal informeres, når de skal få informasjon og hvilken informasjon de enkelte skal ha. Rammer og retningslinjer for taksering Østre Toten kommune Side 4 av 8
Hvem informeres Når Om hva Medarbeidere i prosjektetprosjektledelse - nemnd Løpende Rammer og retningslinjer for prosjektet Prosjektplan Milepæler og fremdriftsplaner Avvik i fremdriftsplaner Nødvendig opplæring - tidspunkt for dette Økonomiske rammer - innkjøpsregler Kommuneadministrasjon ledelse Løpende Politisk ledelse ordfører Rådmannen vurderer Rådmannen vurderer Publikum generelt Ved oppstart av prosjektet før besiktigelsene. Eiere av skatteobjekter Ved oppstart av prosjektet Når besiktigelsestidspunkt for de enkelte områder/roder er avklart. Når takseringsgrunnlaget foreligger for kontroll og evt. tilbakemelding. Når skatten foreligger beregnet basert på kommunestyrets skattevedtak. Oversikt over besiktigelsespersoner Prosjektplan Løpende orientering om fremdrift evt. avvik. Økonomirapportering Lokale politiske vedtak og rammer gitt av kommunestyret. Juridiske rammer for takseringsarbeidet lovverk/forskrifter/rettsavgjørelser etc. Eiendomsskattevedtektene. Opplysninger om eiendomsskatteområdet. Samme som for publikum generelt, - i tillegg til følgende: Faktaopplysninger registrert på egen eiendom for kontroll evt. tilbakemeldinger. Takseringsmetode herav opplysninger i matrikkelen, sjablonger, korreksjonsfaktorer, besiktigelsestidspunkt etc. Resultat av takseringen hva gjelder egen eiendom. Muligheter for tilbakemeldinger klagemuligheter. Endelig utlignet skatt m/klagemuligheter.
4.2 Hvem informerer publikum og eiendomsbesittere om hva For å få til en god og systematisk kommunikasjon med publikum og eiendomsbesitterne som er direkte berørt av eiendomsskatten, kanaliserer vi informasjonen og henvendelsene hovedsakelig gjennom tre instanser. Tabellen nedenfor viser hvilken instans som tar ansvar for hvilken informasjon: Informasjonsinstans Servicetorget/telefonisk, elektronisk og direkte Prosjektledelse takstog anketakstnemnda Takstnemnda Ansvar for hvilken informasjon Generell henvendelse fra publikum som ikke berører den enkeltes skatteobjekt. Spesielle henvendelser som gjelder eget skatteobjekt. Husk legitimasjon. Tilbakemelding/klagebehandling fra eiere som gjelder spesifikt skatteobjekt. Endelig utlignet skatt 4.3 Hvordan informasjon skal gis For å sørge for å nå frem til alle i kommunen med informasjonen de trenger i eiendomsskattesaken har vi valgt å bruke følgende kommunikasjonskanaler: Postutsendelse Østre Toten Kommunes hjemmeside Facebook Oppland Arbeiderblad og Totens Blad Servicetorget ved henvendelser fra publikum Husk! All henvendelse fra media kanaliseres til Østre Toten kommunens informasjonssjefen. 4.4 Innkommende informasjon I forbindelse med innføringen av eiendomsskatten vil det være mange som har henvendelser enten av muntlig karakter eller skriftlig karakter. Ved muntlige henvendelser tar servicetorget seg av dette gjennom å besvare spørsmål eventuelt veilede til riktig måte å få inn skriftlig informasjon på der dette er nødvendig. For elektronisk henvendelser blir det opprettet egen e-post adresse ( e-skatt@ostretoten.kommune.no). Innkommende brevforsendelser vedrørende eiendomsskatt rutes til postmottaket som tar seg av skanning og innleggelse i ACOS. Det blir opprettet egne elektroniske skjema for bl.a. fritakssøknader og klager som overføres direkte til WEB Sak
4.5 Hvilken informasjon er gradert eller av intern karakter og ikke skal utgis Opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt er unntatt offentlighet, jfr. Offentlighetslovens 13 jfr. forvaltningslovens 13. Eiendomsskatteloven 29 har regler om taushetsplikt i eiendomsskattesaker. Bestemmelsen fastsetter at: Reglane i likningslova 3-13 om teiingsplikt gjeld på tilsvarande måte for tenestemenn og nemndmedlemar som er med på å skriva ut eigedomsskatt. Ligningsloven 3-13 har følgende ordlyd: 1. Enhver som har eller har hatt verv, stilling eller oppdrag knyttet til ligningsforvaltningen, skal hindre at uvedkommende får adgang eller kjennskap til det han i sitt arbeid har fått vite om noens formues- eller inntektsforhold eller andre økonomiske, bedriftsmessige eller personlige forhold. Den som tiltrer verv, stilling eller oppdrag skal avgi skriftlig erklæring om at han kjenner og vil overholde taushetsplikten. DOKUMENTER SOM REGELMESSIG VIL VÆRE HELT ELLER DELVIS UNNTATT OFFENTLIGHET ER: TAKSTPROTOKOLL FRA TAKSTNEMND OG OVERSKATTETAKSTNEMND. EIENDOMSSKATTEKONTORETS OG BESIKTELSESMENNENES FORSLAG TIL TAKST. SØKNADER OG VEDTAK OM NEDSETTELSE OG ETTERGIVELSE AV EIENDOMSSKATT. KLAGER SÅ LANGT DE INNEHOLDER OPPLYSNINGER OM SKATTEYTERS EIENDOM, ØKONOMISKE ELLER PERSONLIGE FORHOLD. Taushetsplikten er imidlertid ikke til hinder for at skatteyter selv får innsyn i opplysninger vedrørende egen eiendom. Innhold i skattelisten er unntatt taushetsplikt. Det vises til eiendomsskattelovens 15 som slår fast at eiendomsskattelisten skal legges ut til offentlig ettersyn. Eiendomsskattelisten skal inneholde takstverdien på alle eiendommene, skattesats, hvilken skatt som er utskrevet og om eiendommen er fritatt fra eiendomsskatt. Det følger av kommuneloven 31 at møter i folkevalgt organer er offentlige med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt. Takstnemndene er underlagt taushetsplikt i medhold av eiendomsskatteloven 29. Finansdepartementet har derfor lagt til grunn at møter i takstnemndene etter byskattelovens 4 ikke er offentlige. Takstnemnda i Østre Toten kommune har i medhold av offentlighetslovens 11 Meirinnsyn likevel bestemt at møtene normalt vil være offentlige, med unntak av de gangene saker som er taushetsbelagte skal behandles. Rammer og retningslinjer for taksering Østre Toten kommune Side 7 av 8
4.6 Hvem som skal få gradert informasjon og legitimasjonskrav I henhold til eiendomsskatteloven 29, gjelder forvaltningsloven for behandling av eiendomsskattesaker. Forvaltningsloven har regler om partsinnsyn i 18 21. Med partsinnsyn menes partens rett til innsyn i dokumenter som gjelder egen sak. Den enkelte skatteyter har derfor krav på innsyn i dokumenter som gjelder skatteyterens egen eiendom. Dette gjelder typisk nedtegninger under befaringen av takstnemnda eller befaringsmennene over eiendomstype, areal og forhold som tillegges betydning ved den skjønnsmessige vurdering av en eiendoms takstverdi. Det stilles krav om legitimasjon. Dersom skatteyters fullmektig krever dokumentinnsyn skal det etterspørres dokumentasjon for fullmaktsforholdet. Dette gjelder imidlertid ikke når fullmektigen er advokat. Rammer og retningslinjer for taksering Østre Toten kommune Side 8 av 8