Veiledning: Føring av fravær i itslearning Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Versjon 3.1 - november 2012 Erstatter versjon 3.0
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 1.1. Nytt i denne veiledningen... 3 2. Fravær... 4 3. Forslag til oppsett av føring av fravær... 4 3.1. Eksempel - 1.trinn (småtrinnene)... 4 3.2. Eksempel - 6.trinn (mellomtrinnene)... 4 3.3. Eksempel - 9. trinn (ungdomstrinnene)... 5 4. Legge til terminer i et fag... 5 4.1. Nytt: Avslutning av termin 1... 5 5. Merke timeplanen... 6 5.1. Oppsett av flere timeplaner... 7 6. Faglærer: Føre fravær... 8 6.1. Fraværskoder, Trondheim kommune... 8 6.2. Fraværskoden F... 8 6.3. Sette samme fraværskode for flere elever... 9 6.4. Fullfør uke... 9 6.5. Faglærer: Rapporter... 10 7. Kontaktlærer... 11 7.1. Administrere og sette fravær (kontaktlærer)... 11 7.2. NB! Fra timesfravær til dagsfravær... 12 7.3. Sette samme fraværskode for flere elever... 12 7.4. Endre/ administrere fravær for en elev... 13 7.5. Doble timer i timeplanen... 13 7.6. Kontaktlærer: Rapporter... 14 8. Rektor: Rapporter... 15 9. Elev: Vise mitt fravær... 15 10. Finner du ikke Fravær-pekeren?... 15 11. Føring av fravær for elever som har tilbudet sitt ved to skoler... 16 12. Hjelp!... 16 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 2 av 16
1. Innledning Denne brukerveiledningen er laget for det pedagogiske personalet i Trondheim kommune. Den er utarbeidet med utgangspunktet fra Hjelp -funksjonen i itslearning, men er blitt tilpasset Trondheim kommune. Det forutsettes at skolen har representanter av lærere / ledelse som har gjennomført administratorkurs i itslearning, og at de er med og hjelper til. Nyeste versjon av denne veiledningen kan hentes fra itslearningfaget *Lærere i TK Eller fra: https://intranett.trondheim.kommune.no/itslearning-fravar Alle lærere (kontaktlærere, faglærere) og elever er automatisk hentet fra skoleadministrasjonssystemet (heretter kalt Extens) inn i itslearning. Dette gjelder også inndelingene av elevene (klasser/grupper). For ungdomstrinnene er også alle fagene opprettet automatisk. Dette betyr at fagene må opprettes manuelt på barnetrinnene. Dersom elever, lærere, fag (kun for ungdomstrinnene) ikke er opprettet i itslearning, så må Extensansvarlig ved skolen kontaktes. Vi anbefaler å føre fraværet rett etter undervisningen minimum en gang i uka. Hilsen Ståle Tømmerås Leif Cato Larsen Gjershaug Systemadministratorer i itslearning, Trondheim kommune itslearning@trondheim.kommune.no 1.1. Nytt i denne veiledningen Versjon 3.1 Kapittel 5 En time i itslearning er satt til 60 minutter Kapittel 6.2 - Fraværskoden F Versjon 3.0 Kapittel 4.1 - Nytt: Avslutning av termin 1 Kapittel 7.4 - Endre/ administrere fravær for en elev Endre/ administrere fravær for en elev Kapittel 7.5 - Doble timer i timeplanen Kapittel 8 - Rektor: Rapporter Kapittel 11 - Føring av fravær for elever som har tilbudet sitt ved to skoler 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 3 av 16
2. Fravær Fraværsfunksjonen gjør det mulig for lærere å holde oversikt over fraværet på fagnivå, og den gir kontaktlærere en oversikt over deltakernes fravær på tvers av flere fag. For lærere administreres fraværet under Status og oppfølging i fagets navigasjonstre, mens kontaktlærere finner en Fravær-peker i fanen Kontaktlærer. Det finnes flere løsninger for å føre fravær i itslearning. Det som fungerer godt ved en skole trenger ikke å fungere ved en annen skole. Ved noen tilfeller er det naturlig å føre all fravær i et fag, mens det i andre tilfeller så er det mest praktisk for lærerne å føre fravær i sitt undervisningsfag og da i sitt fag i itslearning (anbefales). Forslag til føring blir presentert under. 3. Forslag til oppsett av føring av fravær Ved noen skoler er oppsettet allerede utført. I de tilfeller hopp til side 5 Legg til terminer i et fag. 3.1. Eksempel - 1.trinn (småtrinnene) Alle fag må opprettes manuelt, og deltakere (elever og lærere) må meldes inn manuelt. For mange vil det her være naturlig å opprette kun et fag pr gruppe. Disse kan hete: 1.trinn blå 1.trinn grønn 1.trinn gul 1.trinn rød 1.trinn brun Dersom kontaktlærer har alle fagene i sin gruppe, kan en praktisk løsning være å registrere fravær direkte under fanen kontaktlærer. Husk at timeplanen må allikevel defineres i et fag. Det kan også være hensiktsmessig og melde inn alle lærere på trinnet i alle fagene. Dette selv om de ikke har disse gruppene daglig, men ofte vil undervisningen skje på tvers av gruppene. 3.2. Eksempel - 6.trinn (mellomtrinnene) Alle fag må opprettes manuelt, og deltakere (elever og lærere) må meldes inn manuelt. For mange vil det her være naturlig å opprette et fag pr undervisningsfag. Disse kan hete: 6A Matematikk 6A Naturfag 6A Kroppsøving Osv Dette vil føre til en større sammenheng mellom pedagogisk bruk av itslearning og den praktiske løsningen for å føre fravær for læreren. Men det er også mulighet for å velge en enklere løsning, slik 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 4 av 16
det vises til i avsnittet om 1.trinn, dvs å opprette kun et fag pr. gruppe. 3.3. Eksempel - 9. trinn (ungdomstrinnene) Alle undervisningsfag er opprettet automatisk i itslearning med tilhørende faglærer. Dette skjer gjennom en import fra Extens. Ved evt feilplasserte elever eller lærer, så må endringene skje i Extens. Oppdateringene i itslearning vil da skje i løpet av natten etter. All fraværsføring skjer da i faget. Det vil her være naturlig at alle faglærerne oppretter en timeplan i sitt undervisningsfag. Til skoleadministrator Extens oppretter tre norskfag og to engelskfag, samt fag for Atferd og Oppførsel. Disse er fortrinnvis opprettet for føring av karakterer, men det er ikke hensiktmessig at disse er tilgjenglige for lærere og elever. Vi forslår at de overflødige fagene arkiveres, og skolen benytter kun et av fagene i norsk og et i engelsk for å føre fravær. Dette er også mest hensiktmessig i pedagogisk øyemed. Husk at de arkiverte fagene må aktiviseres igjen ved karakterinnlegging. Sjekkliste Før du starter føring av fravær, må du sørge for at: terminer er lagt til i faget timeplanen i faget er merket 4. Legge til terminer i et fag Lærer legger til terminer (T1 og T2) i faget 1. Finn faget du vil legge til terminer i. 2. Klikk Status og oppfølging. 3. Klikk Fravær. 4. Klikk Legg til terminer. 5. Velg Termin 1 (T1) og Termin 2 (T2) fra listen 6. Klikk Legg til 7. Klikk Lagre Merk: Det er ikke mulig å legge til en termin etter siste termindato. Termin 1 avsluttes 15.januar. 4.1. Nytt: Avslutning av termin 1 Fra og med skoleåret 2012/2013 så er datoen for avslutning av Termin 1 fast fra år til år. Denne datoen er 15.januar. Dette gjelder alle skolene. Skoleåret 2012/2013: Termin 1: 20.august 2012 15.januar 2013 Termin 2: 16.januar 2013 20.juni 2013 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 5 av 16
5. Merke timeplanen Når terminene er lagt til må timeplanen for dette faget opprettes. 1. Klikk Status og oppfølging. 2. Klikk Fravær. 3. Under fanen Oppsett så velger du terminen du ønsker å opprette timeplanen for (eks Termin 1 (T1) 2012/2013) 4. Huk av timene i ukevisningen 5. NB! Klikk Lagre 6. Gjenta opperasjonen for Termin 2 Merk: En time i itslearning er satt til 60 minutter. Har elevene er skoledag fra 08.15 14.15, så skal det merkes av for 6 timer denne dagen Hvis du endrer en eksisterende timeplan, vil endringene gjelde fra den datoen det foretas. Inntasting av Antall undervisningstimer benyttes ikke. Dette tallet benyttes for utregning av fraværsprosent. 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 6 av 16
5.1. Oppsett av flere timeplaner Det er mulighet å sette opp ulike timeplaner. Dette gir en mulighet til å sette opp en timeplan A og timeplan B. Dette gjøres under Oppsett og Legg til ekstra: Eksempelt på navn på timeplanene kan da være: A Partallsuker B Oddetallsuker 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 7 av 16
6. Faglærer: Føre fravær Vær oppmerksom på at det bare er fravær som føres. Hvis alle elevene er til stede, er det ikke nødvendig å foreta seg noe. For å føre fravær klikker du kategorien Status og oppfølging >>Fravær >> Før fravær. Forsikre deg om at du har valgt riktig termin, uke, gjeldende timeplan og dag 1. Fravær føres ved å klikke rullegardinboksen og velge den aktuelle fraværskoden. Du kan også skrive inn en kommentar til fraværet ved å klikke det grå notatet. Merk: Faglærer har ikke mulighet til sette dagsfravær. Dette utføres av kontaktlærer, da under Kontaktlærerfanen se Kontaktlærer. 6.1. Fraværskoder, Trondheim kommune Kodene, som brukes i Trondheim kommune, er: 6.2. Fraværskoden F Koden F - Fravær (årsak ikke registrert) er en midlertidig kode. Dette betyr at den skal endres til GFE/GFL/GFP/UF. Koden F benyttes når lærer registrerer at elev er fraværende og ikke vet årsaken. Kontaktlærer endrer kode F til rett kode. Ved terminslutt skal ingen 1 Du vil automatisk styres til dagens dato. Dette gjelder elever stå ikke med dersom koden termin F 1 ikke har startet. 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 8 av 16
6.3. Sette samme fraværskode for flere elever I de tilfeller hvor flere elever har samme fraværskoder, så er det mulig å sette disse kodene i en operasjon. 1. Huk av for de aktuelle elevene 2. Øverst ved den aktuelle timen velg rett fraværskode 6.4. Fullfør uke Når du har ført fraværet for en uke, sender du uken til kontaktlæreren ved å klikke knappen Fullfør uke. Da er du ferdig med jobben. Vær oppmerksom på at du må sende uken selv om det ikke er registrert fravær. Merk: Når faglærer har trykket Fullfør uke er det ikke mulig for faglærer å gjøre noen endringer eller legge til noe fravær for den aktuelle uken. Kontaktlærer har denne rettigheten 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 9 av 16
6.5. Faglærer: Rapporter Kategorien Rapporter gir en totaloversikt over fraværet i faget. Hvis du klikker Terminrapport bak navnet til en elev, vises en detaljert rapport over elevens fravær. 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 10 av 16
7. Kontaktlærer Kontaktlærerne ser fraværet for alle sine elever på tvers av fagene, noe som gir en god oversikt. Kontaktlærere kan redigere fraværsdataene som faglærer har sendt, og sette dagsfraværet hvis en elev har vært fraværende hele dagen. For å administrere fravær klikker kontaktlæreren kategorien Kontaktlærer >> Administrer Fravær. 7.1. Administrere og sette fravær (kontaktlærer) 1. Klikk kategorien Kontaktlærer. 2. Klikk Administrer fravær 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 11 av 16
NB! Det er bare kontaktlærer som har mulighet til å føre dagsfravær: 7.2. NB! Fra timesfravær til dagsfravær Kontaktlærer må gjøre om timesfravær til dagsfravær i de tilfellene elevene har fravær hele dagen, slik at eleven har korrekt fordeling mellom fraværstimer og dager. Når kontaktlærer setter en fraværskode under kolonnen Dagsfravær vil alle eventuelle timesfravær blir overskrevet (for den dagen). Det er viktig at dette følges opp av kontaktlærer. 7.3. Sette samme fraværskode for flere elever Kontaktlærer har, i motsetning til faglærer, mulighet til å sette dagsfravær. I de tilfeller hvor flere elever har samme fraværskoder, så er det mulighet å sette disse kodene i en operasjon. 1. Huk av for de aktuelle elevene 2. Øverst ved den aktuelle time/dagsfravær velg rett fraværskode 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 12 av 16
7.4. Endre/ administrere fravær for en elev I itslearning er det mulig for kontaktlærer å administere fraværet for en elev om gangen. Dette gjøres via Kontaktlærer >> Administrer Fravær. Velg deretter den aktuelle elev: Du vil nå få en ukevisning for den aktuelle eleven. Her kan kontaktlærer føre / redigere timesfravær og dagsfravær. Merk at valget for dagsfravær er plassert på nederste rad. 7.5. Doble timer i timeplanen Dersom to faglærere setter opp den samme timen eks mandag 1.time, så vil disse timene vises under Kontaktlærer >> Administrer Fravær: Doble timer bør unngås, da dette gir mulighet for å sette dobbelt fravær for elevene i den samme timen. I de tilfeller det er hensiktmessig å sette timeplanen opp med doble timer, så må kontaktlærer være spesielt oppmerksom på dette og evt slette fraværet for det ene faget: 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 13 av 16
Merk: Denne slettingen er ikke nødvendig dersom det er heldagsfravær. 7.6. Kontaktlærer: Rapporter Under fanen Rapporter har kontaktlærer mulighet til å få en totaloversikt over fraværet til enkeltelever (terminrapport se nr 1) og fraværsfordelingen mellom de forskjellige fraværskodene (se nr 2). 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 14 av 16
8. Rektor: Rapporter De med rollen Rektor i itslearning 2 har blant annet mulighet til å se rapport over fravær for alle elever for sin enhet. Fremgangsmåten er lik som for Kontaktlærer (se kapitel Kontaktlærer: Rapporter) Alle med rollen Rektor har fanen Rektor: Tips: For å se fravær på gruppenivå - gå til Rektor>> Administrer fravær. Velg fanen Rapporter. Velg ønsket hierarkiet (gruppen): 9. Elev: Vise mitt fravær Elevene kan få oversikt over egen fravær: 1. Klikk kategorien eportfolio. 2. Klikk Fravær. 10. Finner du ikke Fravær-pekeren? Hvis du ikke finner Fravær-pekeren i oversikten Status og oppfølging, kan du aktivere den i faginnstillingene. Gå til det aktuelle faget og klikk på Faginnstillinger og deretter Egenskaper. Merk av for Bruk fraværsrapportering under Funksjoner. Klikk deretter Lagre. Nå kan du klikke Status og oppfølging. En peker til Fravær vises. 2 Skoleadministrator legger til rektorer fra Admin. >> Skoleledere 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 15 av 16
11. Føring av fravær for elever som har tilbudet sitt ved to skoler I de tilfeller der eleven har sitt skoletilbud ved to enheter eks 3 dager på nærskolen og 2 dager ved en av spesialgruppene ved Dalgård skole, så må det opprettes en felles forståelse for hvordan fraværet skal føres mellom disse to skolene. Tips: 1. Opprett et eget fag for denne elev 2. Meld inn alle lærere som ansvar for denne eleven både fra nærskolen og den andre skolen 3. Legg til terminene 4. Sett opp en felles timeplan I dette faget føres all fravær for denne elev. Merk: Kontaktlærer må her være spesielt oppmerksom på faren ved å føre doble timer, da denne eleven vil ha et dobbelt sett med timer. Se kapitel Doble timer i timeplanen 12. Hjelp! Alle lærere skal henvende seg til sin skoleadministrator i itslearning ved behov for hjelp. Alle skoleadministratorene og Extensansvarlig kan få hjelp og støtte av: Ståle Tømmerås Leif Cato Larsen Gjershaug Oppvekstkontoret, Trondheim kommune E-post: itslearning@trondheim.kommune.no / ist-extens@trondheim.kommune.no 15.11.2012 Oppvekstkontoret, Trondheim kommune Side 16 av 16