REFERAT Årsmøte i H.O.G. Arctic Chapter 8/11 2014
Møtested: Vågan Rådhus, Svolvær Tidspunkt: 8/11 2014 kl 12.00 Deltakere: 47 medlemmer. Stig Bosch, Jon Petter Medby, Mona Vonheim, Connie Aamodt, Hans Bjørnstad, Ann Karin Bowitz, Roy Charlsen, Kurt Fredheim, Ingny Fredriksen, Jan Grønbeck, Lene Grønbeck, Frans Houtman, John Bjørnar Jakobsen, Knut Johannessen, Edd Krane, Kirsti Kristiansen, Kai Liland, Bent Mikalsen, Knut Arne Ness, Jan Normann, Kjell Normann, Per Jonny Sjøstrand, Marijke Windhorst, Liv Iren Jespersen, Tony Jespersen, Monika Markussen, Paal Erik Markussen, Wenche Nordgård, Jan Nylund, Beate Samuelsen, Reidar Samuelsen, Willy Strand, Phulsupha Strand, Karl Ove Thomassen, Vibeke Bernhoff, Merethe Bjørnstad, Thor Harry Bjørnstad, Frode Fure, Elisabeth Hansen, Viggo Hoff, Terje Jespersen, Knut Bjarne Klaussen, Siv Klaussen, Odd Nordgård, Roy Stokvik, Pavel Borisovich, Alexander Plaksunov Director Knut Bjarne Klaussen ønsker alle deltakere velkommen. Secretary Odd Nordgård informerer om praktiske detaljer for møtegjennomføringen. Møtet satt kl 1200. Sak 1: Godkjenning av innkalling. Det fremkommer ingen kommentarer eller innsigelser på møteinnkallingen. Innkallingen godkjennes. Sak 2: Valg av ordstyrer. Assistant Director Hans Bjørnstad foreslås også i år som ordstyrer. Ingen motkandidat foreslås. Hans Bjørnstad velges ved akklamasjon. Sak 3: Valg av to deltakere til å underskrive protokollen. Roy Charlsen og Connie Aamodt foreslås. Ingen motkandidater. Forslagene akklameres. Sak 4: Årsberetning 2014. Årsberetningen for 2014 deles ut til Årsmøtedeltakerne. Director Knut Bjarne leser beretningen. Ingen innsigelser fra forsamlingen til Årsberetningen. Beretningen godkjennes. Secretary Odd Nordgård (Referent) Side 1
Sak 5: Regnskap 2014. Regnskapet for 2014 deles ut. Treasurer Terje Jespersen går igjennom regnskapet. Vi har innkassert kr. 33 000 i medlemskontingent. Årets tre arrangementer, Open House vår og høst samt 6th Arctic H.O.G. Rally har til sammen gitt oss et netto overskudd på kr. 100 614. Også lotteri, Grasrotandelen samt salg av medlemseffekter har gitt oss inntekter. Han går også igjennom sentrale utgiftsposter i regnskapet. Revisor Viggo Hoff tar ordet. Regnskapet er gjennomgått, revidert, og funnet i orden i henhold til gjeldende regler. Regnskapet godkjennes av Årsmøtet. Sak 6: Budsjett 2015. Treasurer Terje orienterer. Styret foreslår å avholde nytt Road Captain-kurs som til en viss grad dekkes økonomisk av Chapteret. Det foreslås også å avholde nye kjøresikkerhetskurs. Disse vil imidlertid i hovedsak være selvfinansierende. Director Knut Bjarne orienterer om planlagte kostnader i f.m. forarbeidet til Nordic Harley Days 2016, herunder promotion video og et planlagt fysisk møte i trefforganisasjonen. Det kom ingen innvendinger mot disse foreslåtte tiltakene. Sak 7: Kontingent 2015. Det er tidligere vedtatt at kontingenten skal inn som fast Årsmøtesak hvert år. Chapteret har i også i år en relativt god økonomi, så det er i utgangspunktet ikke noe umiddelbart behov for en økning. Chapteret står imidlertid foran en rekke kostnader forbundet med arrangeringen av Nordic Harley Days 2016. Et viktig argument for å holde kontingenten uendret er å opprettholde samt stimulere dugnadsånden i Chapteret. Flere forslag lanseres. Det stemmes til slutt over hvorvidt kontingenten skal holdes uendret i 2015. Uendret kontingent i 2015 vedtas. Sak 8: Innkomne saker. Sak 8.1:Innføring av hedersbevisning i Arctic Chapter. Director Knut Bjarne redegjør for forslaget. Det presiseres at dette er tenkt som en årlig utdeling, primært i forbindelse med Årsmøtet. Ingen motforestillinger fra salen. Forslaget, inkludert retningslinjer, vedtas. Secretary Odd Nordgård (Referent) Side 2
Sak 8.2: Økonomisk bidrag fra Dealer ifm. Open House Sponsoring Dealer Reidar redegjør for forslaget. I og med at dette innebærer en forpliktelse til å hjelpe til under Open House og krever en viss innsats fra medlemmene, har Styret valgt å legge dette frem som Årsmøtesak. Det fremkommer ingen innvendinger mot forslaget. Forslaget vedtas. Sak 8.3: Anskaffelse av designprogram. Secretary Odd redegjør på vegne av Styret for forslaget. I samarbeid med Editor Jeppe har vi kommet frem til at programmet In Design med tilhørende Photoshop-program er en egnet pakke for vårt bruk. Denne må imidlertid leies og vil dermed påføre Chapteret en månedlig kostnad. Dette vil igjen si at vi til en hver tid har den mest oppdaterte utgaven, vi har god lagringsplass på nett tilknyttet denne avtalen og vi kan når vi måtte ønske det si opp avtalen. Forslaget vedtas. Sak 9: Valg Valgkomitéen har i år bestått av følgende medlemmer: Jan Grønbeck (leder), Marit Pettersen, Bo Kufaas og Jon Svartås. Valgkomiteen har ikke foreslått endringer i Styret for neste år. Alle i Styret har takket ja til gjenvalg, og det kom heller ikke inn noen benkeforslag. De fleste øvrige offiserer har også takket ja til gjenvalg. Som ny Webmaster foreslår valgkomiteen Vidar Grønbeck. Historian Rune Dahl har ikke vært tilgjengelig for valgkomiteen Benkeforslag på ytterligere en Activities Officer i Salten: Vidar Sørensen Benkeforslag på ny Photographer: Roy Charlsen. Som Revisor foreslås Viggo Hoff. Som ny valgkomite foreslås Vibeke Bernhoff (Leder), Roy Charlsen og Kjell Normann. Da det ikke fremkommer motforslag vedtas valgkomiteens forslag ved akklamasjon. Benkeforslagene som kommer i tillegg til valgkomiteens forslag vedtas også ved akklamasjon. Rune Dahl vil bli forespurt om gjenvalg som Historian av Styret. Vidar Sørensen har ikke blitt forspurt om vervet som Activities Officer og valget avhenger av at han takker ja til vervet. Secretary Odd Nordgård (Referent) Side 3
Styret og Offisersfunksjonene for 2015 blir som følger: Styret: Sponsoring Dealer: Director: Assistant Director: Assistant Director: Treasurer: Secretary: Head Roadcaptain: Membership Officer: Reidar Samuelsen Knut Bjarne Klaussen Hans Bjørnstad Jon Petter Medby Terje Jespersen Odd Nordgård Tony Jespersen Thor Harry Bjørnstad Øvrige offisersfunksjoner: Activities Officer Coordinator: Hans Bjørnstad Activities Officers: Salten/Helgeland: Terje Jespersen Elisabeth Hansen Viggo Hoff Frode Fure Vidar Sørensen (forbehold om aksept) Lofoten/Vesterålen: John Bjørnar Jakobsen Jan Grønbeck Marijke Windhorst Troms: Ofoten: Jon Svartås Frode Wiker Willy Strand Finnmark: Murmansk: Stig Bosch Alexander Plaksunov Secretary Odd Nordgård (Referent) Side 4
Ladies of Harley Officers: Salten/Helgeland: Ofoten: Rigmor Berntzen Liv Iren Jespersen Marit Pettersen Lofoten/Vesterålen: Janne Johnsen Lene Grønbeck Ingny Fredriksen Road Captains: Salten/Helgeland: Frode Fure Terje Jespersen Ofoten: Trond Pettersen Lofoten/Vesterålen: Jon Bjørnar Jakobsen Frans Houtmann Jan Grønbeck Finnmark: Murmansk: Stig Bosch Alexander Plaksunov Øvrige verv: Webmaster: Chapter Chaplain: Safety officer: Vidar Grønbeck Egil Arnsby Erling Bille Berntzen Pål Erik Markussen Merchandise Officer Quartermaster: Merethe Bjørnstad Frode Wiker Secretary Odd Nordgård (Referent) Side 5
Photographer: Kjell Normann Bjørnar Strand Roy Charlsen Historian: Rune Dahl (forbehold om aksept) Sak 10: Aktivitetsplan 2015. Activities Officer Coordinator Hans Bjørnstad orienterer om arbeidet og går igjennom aktivitetsplanen for 2015 så langt den foreligger. Han henstiller til alle om å sende inn informasjon om planlagte aktiviteter. Director Knut Bjarne orienterer om nytt Road Captain kurs samt Kjøresikkerhetskurs i henhold til HOG s Safe Rider Skills Program. Sak 11: KLICKS 2014 Utsettes til festmiddagen Møte hevet kl 14.30 Odd Nordgård Referent Roy Charlsen Connie Aamodt Secretary Odd Nordgård (Referent) Side 6