MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET

TOLGA KOMMUNE Møtested: Storstua, kommunehuset Møtedato: 07.05.2015 Tid: kl. 09.30 MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET Møtestart kl. 09.30. Starter med befaring på Tolga næringspark for å høre om etablering av Rørosmeieriet. Kjører fra kommunehuset kl. 09.30. NB! Møte i Administrasjonsutvalget rett etter møte i formannskapet. Start kl. 13.30 Drøfting/orienteringssaker: OU-arbeidet - prosessjobbing. De 3 komitelederne referer kort fra arbeidet i komiteene så langt, og legger fram 1-2 aktuelle problemstillinger til drøfting som det ønskes politisk tilbakemelding på. SAKLISTE Saksnr. 24/15 25/15 Tittel GODKIENNING REFERATSAKER AV INNKALLING OG SAKLISTE 26/15 27/15 VALG - ENDRING AV REPRESENTANTER VALGSTYRET ÅRSMELDING OG ÅRSREGNSKAP 2014 I 28/15 Unntatt offentleg innsyn (0[1) Ofl 13 RULLERENDE LEDERAVTALE FOR RÅDMANN I TOLGA KOMMUNE Tolga, 30.april 2015 Ragnhild Aashaug ordfører

Eventuelt forfall meldes snarest til tlf. 62 49 65 00. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Representanter som er inhabile i en sak varsler leder om dette slik at vararepresentant kan Møtet er åpent for publikum.

Sak 24/15 Sak 24/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Arkiv: 033 Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 15/449 Kan Sundmoen Jordet Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 24/15 Formannskapet 07.05.2015 Rådmannens innstilling: Innkalling og sakliste 07.05.2015 godkjennes. Side 3 av 9

Sak 25/15 Sak 25/15 REFERATSAKER Arkiv: 033 Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 15/450 Kari Sundmoen Jordet Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 25/15 Formannskapet 07.05.2015 Side 4 av 9

Sak 26/15 Sak 26/15 VALG - ENDRING AV REPRESENTANTER I VALGSTYRET Arkiv: 014 Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 15/184 Kari Sundmoen Jordet Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 17/15 Kommunestyret 26.03.2015 3/15 Valgstyret 23.04.2015 26/15 Formannskapet 07.05.2015 Saksopplysninger: Fra 1. januar 2012 ble det en begrensning i hvilke oppgaver listekandidater kan ha ved gjennomføringen av valg. Dette vil innebære at listekandidater ikke lenger er valgbare til stemmestyrene, og at de ikke kan tjenestegjøre som stemmemottakere eller valgfunksjonærer. Bakgrunnen for lovendringen er at det er prinsipielt uheldig at kandidater som selv stiller til valg har direkte kontakt med velgerne i stemmesituasjonen. Departementet peker på at selve muligheten for eller mistanken om påvirkning kan bidra til å svekke tilliten og skape negative holdninger til valgordningen. Ved stortingsvalg og fylkestingsvalg gjelder begrensningen i alle kommuner i det fylket vedkommende er ført opp på valglisten. En kommunestyrerepresentant som ikke er ført opp på valglisten for stortingsvalget kan dermed sitte i stemmestyret ved årets valg. I kommunestyremøte 26.mars 2015 ble følgende valgt til å sitte i valgstyret ved kommune- og fylkestingsvalget 2015; Jo Esten Trøan, leder Per Gunnar Bakken, nestleder Anne Buttingsrud Inger Johanne Simensen Elin Brennmoen I etterkant er det kommet opplysninger om at Anne Buttingsrud er satt opp på Senterpartiets Fylkesliste, og kan derfor ikke sitte i valgstyret. Det må derfor oppnevnes et nytt medlem til å sitte i valgstyret, slik at det blir komplett med 5 medlemmer. Rådmannens innstilling: 1. Som valgstyre i Tolga kommune i forbindelse med Kommune og Fylkestingsvalget 14.september 2015, oppnevnes i tillegg til de 4 som er valgt i kommunestyrebehandlingen 26.mars 2015. Side 5 av 9

Sak 27/15 Sak 27/15 ÅRSMELDING OG ÅRSREGNSKAP 2014 Arkiv: 210 Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 15/453 Stein Halvorsen Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 27/15 Formannskapet 07.05.2015 Kommunestyret 21.05.2015 Utskrift sendes til: Vedlegg: Regnskap 2014 Årsmelding 2014 Revisjonsberetning datert 08.04.15 Kontrollutvalgets uttalelse datert 28.04.15 Saksopplysninger: Det er formannskapet som fremmer innstilling for kommunestyret. Regnskapet og årsmeldingen er dokumenter som gir mye informasjon om kommunens økonomi og tjenesteproduksjon. Dokumentene må leses sammen for å gi den nødvendige innsikten og se helheten. Rådmannens kommentarer i årsmeldingen sier både noen om resultat og drift for 2014, samt gir en vurdering av den situasjonen kommunen befinner seg i. Den økonomiske analysen viser nokkeltall og utviklingen av økonomien over tid. Beskrivelsen av hvert virksomhetsområde i årsmeldingen beskriver og vurderer de mål som er satt. Her inngår en vurdering i forhold til KOSTRA-tall, økonomisk resultat og den tjenesteproduksjonen som har foregått i løpet av året. Saksvurdering: Når det gjelder vurderinger av regnskapet og den økonomiske utviklingen i året, henvises det i all hovedsak til regnskap og årsmeldingen som gir omfattende redegjørelser for kommunens økonomiske situasjon i 2014. Ved årsavslutningen viste driftsregnskapet et merforbruk og det skal da foretas strykninger i henhold til gjeldende regnskapsbestemmelser. Disse strykningene skal da gjennomføres i en prioritert rekkefølge. Følgende strykninger ble foretatt: Overføring fra drift til investering (egenkapitalinnskudd KLP) kr 337 000r Budsjettert avsetning til disposisjonsfond næring kr 300 000.- Mindreavsetning til flyktningefondet i forhold til budsjett kr 1 312 000,- Side 6 av 9

Sak 27/15 Etter foretatte strykninger viser driftsregnskapet for 2014 et merforbruk på kr 2 370 000,-. Netto driftsresultat målt i % av driftsinntekter ligger for 2014 er på - 1,9 % mens tilsvarende for 2013 var + 1,1 %. Netto driftsresultat er lik brutto driftsresultat minus avskrivninger og minus finanstransaksjoner. Investeringsregnskapet viser et merforbruk på kr 387 000,- og gjelder i all hovedsak finansiering av egenkapitalinnskuddet til KLP på kr 337 000,- som ble gjenstand for strykning ved overføring fra driftsregnskapet. I tillegg er det en liten overskridelse på et prosjekt. Dette prosjektet er også finansiert med mindreavsetning til ubundet investeringsfond, hvilket er i henhold til gjeldende regnskapsbestemmelser. Merforbruket på kr 2 370 000,- må iimdekkes i løpet av 2015 og 2016. Greier ikke kommunen dette blir vi inmneldt i ROBEK. ROBEK er: Register om betinget godkjenning og kontroll (ROBEK) er et register over kommuner og fylkeskommuner som grunnet økonomisk ubalanse krever statlig godkjenning på lånopptak og investeringer som vil føre til langsiktige utgifter. Det er fylkesmannen som utøver denne kontrollen på vegne av staten. Forholdet er slik at den summen kommunen vedtar skal dekkes inn år 1, det vil nå si 2015 må nås ellers ryker man rett inn i ROBEK. Rådmannen vurderer dette derfor hen slik at vi må bestemme en lavere inndekning i 2015 enn i 2016. Skulle man derimot komme i en posisjon så man kan dekke inn mer år 1 er det selvsagt fullt mulig. Når vi leser et merforbruk på kr 2 370 000,- må dette selvsagt også sees i lys av at vi faktisk gjennom tertialrapporteringer har brukt opp de midlene vi hadde lagt opp til skulle avsattes til disposisjonsfond. Totalt var denne avsetningen i budsjett kr 2 319 000,-. Budsjettjusteringene var relatert til økte utgifter barnevern, sosialhjelp, økte behov i barnehagene og varslet skattesvikt. En rekke ulike omstendigheter har bidratt til et meget svakt økonomiske resultat i 2014. Det består både av faktorer vi selv ikke rår over og faktorer vi selv kan påvirker/gjøre noe med. Når slike faktorer og hendelser samler seg på ett år blir det meget krevende og utfordrende. Det vises til faktorer over i forhold til forhold vi i liten grad har kontroll på. For en del virksomheter er det dels betydelige overskridelser i 2014. En del av overskridelsene har ikke blitt avdekket på et tidlig nok tidspunkt til at vi kunne få gjort noe med dem. Dette er selvsagt ikke godt nok og noe det vil bli tatt tak i. Vi får ikke lenger gjort så mye mer med 2014. Rådmannen er mer opptatt av å se framover og for å ta grep som gjør at vi sikrer kontroll og mulighet for tidlig å kunne ta grep om det er nødvendig. Fra å være i en situasjon med noenlunde grei økonomi. Det vil si grei og sårbar, er vi nå plutselig i en krevende økonomisk situasjon. Får vi hendelser alla 2014 i 2015 er vi plutselig midt ut i en kritisk økonomisk situasjon. Det er ingen tvil slik rådmannen ser det. Vi må både løse den krevende situasjonen vi er i, og vi må bygge en helt annen økonomisk robusthet. En liten økonomi er mer sårbar enn litt større økonomier. Side 7 av 9

Sak 27/15 Det er allerede tatt grep og ytterligere grep vil fortløpende bli tatt om det blir nødvendig. Gjør vi ikke det havner vi fort i en situasjon er alt vil handle om økonomi eller kanskje snarere mangel på dette. Det mener rådmannen vil være tragiske for en kommune som tross alt levere omfattende og meget gode tjenester, og i en organisasjon der man jobber bra sammen og drar i samme retning. Det er kanskje nå mer enn noen gang at vi får prøvd og se om kommune med TÆL er oss. Tydelig, ærlig og lojal bør være gjeldende både i medvind og motvind. Akkurat nå trenger vi sammen å brette opp ermene og ta et tøft men nødvendig tak. Dette blir virkelig å sette trepartssamarbeidet på en prøve. Heldigvis og tross alt er det fortsatt vi som har hånden på rattet og kan manøvrere ut av situasjonen. Setter vi bare på cruisekontrollen, lener oss tilbake og lar det står til går ikke dette bra. Valget er etter rådmannens syn lett. Dette må vi og skal vi greie i lag. Rådmannens innstilling: Årsregnskapet og årsmelding for 2014 godkjennes. Merforbruket i investering på kr 387 000,- dekkes inn slik: Kr 337 000,- fra disposisjonsfondet. - Kr 50 000,- fra ubrukte lånemidler. 3. Merforbruk på drift på kr 2 370 000,- dekkes inn slik: 2015: Kr 750 000,- 2016: Kr 1 620 000,- Side8 av 9

fsflflr UNG11 [I= Til kommunestyret i Tolga kommune REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Tolga kommune som viser kr 107.130.228 til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk på kr 2.369.837. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2014, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Administrasjonssjefens ansvar for årsregnskapet Administrasjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som administrasjonssjefen finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomforer revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den inteme kontrollen som er relevant for kommunens utarbeidelse av et årsregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Hovedkontor Kommunehuset Avd.ktr Tolga kommune Orgnr 987727675mva 2550 Os i Østerdalen 2540 Tolga Telefon 72419437 E-post post@revisjonfiell.no Teiefon 72401170

Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med loy og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Tolga kommune per 31. desember 2014, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon medforbehold om budsjeit Rammeområdet Pleie og omsorg har hatt et betydelig merforbruk i forhold til regulert budsjett på kr. 3.260.000. Vi viser til redegjørelsen i rådmannens årsberetning. Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi, med unntak for forholdet beskrevet i avsnittet ovenfor, at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnetnødvendigi henholdtilinternasjonal standardforattestasjonsoppdrag (ISAE)3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell infonnasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Tolga, 8. april 2015 Revis on Fjell IKS Cedi Svein Magne Evavold Revisjonssjef Revisor Hovedkontor Kommunehuset Avd.ktr Tolga kommune Orgnr 987727675mva 2550 Os i Østerdalen 2540 Tolga Telefon 72419437 0-post post@revisjonfjell.no Telefon 7240 [70

Til Kommunestyret i Tolga kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Tolga kommunes årsregnskap for 2014 Kontrollutvalget har i møte 28. april 2015 behandlet Tolga kommunes årsregnskap for 2014. Regnskap og årsberetning for 2014 er avlagt rettidig. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 8. april 2014. 1 tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg at Tolga kommunes regnskap for 2014 viser kr 107 130 228 til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk på kr 2 369 837. Kontrollutvalget har merket seg at revisjonsberetningen er avgitt med et forbehold om budsjett. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med Whorende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget har ellers ingen merknader bl Tolga kommunens årsregnskap for 2014. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for 2014. Tolga 28. april 2015 K-7 / /... Asban Slettan Leder.dr4-C Steinar SimensenMarit NestlederVaramedlem Erlien Hulbækmo r:1`n Marit Gilleberg Elin Brennmoen Medlem Medlem f)r:-..cno7i1c,c(-1 Kopi: Formannskapet

Sak 28/15 Unntatt offentleg innsyn (0fl) Of1 13 Sak 28/15 RULLERENDE LEDERAVTALE FOR RÅDMANN I TOLGA KOMMUNE Arkiv: 401 Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 15/454 Ragnhild Aashaug Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 28/15 Formaimskapet 07.05.2015 Side 9 av 9